Manual de Funciones Notaria 18 Autoguardado

RESOLUCION 001 DEL DIA 1º.
DE FEBRERO DE 2011
MANUAL DE FUNCIONES
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
NOTARIA DIECIOCHO DEL CIRCULO DE MEDELLIN
El Notario Dieciocho del Círculo de Medellín, en uso de sus facultades legales y

considerando que se hace necesario adoptar el Manual de Funciones, procesos y
procedimientos de la Notaría Dieciocho del Círculo de Medellín, resuelve adoptar
mediante la presente Resolución el Manual de Funciones, procesos y
procedimientos de acuerdo a sus Objetivos, Principios y Valores Institucionales,
Misión y Visión para una mejor y pronta prestación del servicio público notarial y
deberá ser observado con sumo cuidado y sentido de pertenencia y compromiso
por todos quienes hacen parte del personal de la notaría.
En el ejercicio de las funciones de todos y cada uno de los funcionarios, los

principios y valores que regirán nuestra conducta, comportamiento y labores
dentro de la notaría serán la rectitud, lealtad, honestidad, moralidad, respeto,
dignidad, solidaridad, cooperación, celeridad, responsabilidad y puntualidad en la
prestación del servicio público notarial; y se tendrá además como premisa
institucional la eficiencia, efectividad y economía en el cumplimiento de los
deberes y funciones.
La Notaría Dieciocho del Círculo de Medellín estará a cargo de su titular, que en

este caso es HECTOR IVAN TOBON RAMIREZ, notario nombrado en propiedad
por concurso público y abierto, mediante decreto presidencial número 105 del 16
de enero de 2009 y posesionado el día 12 de febrero de 2009, quién a su vez
liderará, organizará, dirigirá y controlará la notaría personalmente ó a través de las
funciones y competencias delegadas a los titulares de las distintas dependencias
de la Notaría que en el presente manual se señalan.
Los titulares de las diferentes dependencias de la Notaría, el contador (a) y otros

asesores externos o internos que llegasen a existir tendrán su propia autonomía e
independencia para el ejercicio de sus funciones y competencias, según su propio
criterio profesional, pero siempre ceñido a las políticas trazadas por el notario y las
normas legales que regulan el servicio público notarial. No obstante los titulares de
las diferentes dependencias se colaborarán armónicamente en el ejercicio de sus
funciones para el logro de los objetivos, metas, cumplimiento de las funciones y
normatividad legal, para la plena satisfacción de los servicios solicitados por los
usuarios e informes pertinentes y oportunos a las diferentes entidades del Estado.
La Notaría Dieciocho del Círculo de Medellín tendrá una oficina de Administración

que estará a cargo de un Profesional en Derecho, Administración ó Contaduría
Pública que ejercerá las funciones propias de administración, para cuyo efecto
contará con autonomía e independencia, recursos e infraestructura necesaria
para el buen desempeño del cargo y la del personal asignado a su dependencia y
a la notaría.
OFICINA DE LA ADMINISTRACION
CARGO: ADMINISTRADOR (A)
REQUISITOS: Título profesional en Derecho, Administración o Contaduría y

veinticuatro (24) meses de experiencia profesional.
JEFE INMEDIATO: El Notario
FUNCIONES ESENCIALES:
1º. ORGANIZACIÓN Y CONTROL EN LA PLANTA DE PERSONAL.

Organizar, dirigir y controlar la planta de personal.
Según las necesidades del recurso humano y su ubicación en las diferentes
dependencias lo coordinará con el notario, con el fin distribuir el personal de tal
manera que el servicio se preste en forma oportuna.
2º. LOCAL.
El local debe permanecer en óptimas condiciones de comodidad, presentación y
aseo no sólo para los funcionarios, sino también para los usuarios; con buena
ventilación, iluminación.
Constitución Política, artículo13, incisos 3 y 47; ley 361 de 1997 y ley 762 de 2002.
3º. HOJAS DE VIDA, LICENCIAS Y PERMISOS.

Organizar, controlar y mantener actualizado las hojas de vida de todos los
funcionarios, del notario titular y de los Notarios con funciones de encargo.
En ellas deberá reposar no sólo las constancias de estudios antes de la
vinculación a la oficina sino también de las que realicen mientras están vinculados
a la notaría, en especial los relacionados con la prestación del servicio;
experiencia, certificados del DAS, Contraloría y Procuraduría, entre otros.
En la hoja de vida del notario titular deberá reposar el decreto de nombramiento, el
acta de posesión y domicilio, afiliación salud EPS y fondo de pensiones; licencias
y permisos concedidos con la providencia que lo concedió como el acta de
posesión del encargado y que se haya remitido a la Superintendencia de
Notariado y Registro.
Decreto ley 960 de 1970, artículo 157; ley 100 de 1993, artículo 153, numeral 2º.;
instrucción administrativa 09 de 2007; decreto 412 de 2007, artículo24, numeral
15; ley 29 de 1973; decreto 2148, artículo118; ley 712 de 2001; instrucción
administrativa 01-39 del 8 de junio de 2001.
4º. TIEMPOS DE RESPUESTA EN TRÁMITES NOTARIALES.

Observar la calidad y oportunidad en la prestación del servicio notarial.
5º. SELECCIÓN DEL PERSONAL.

Preseleccionar el personal, según su buen criterio, que sea necesario en la notaría
para una oportuna y eficiente prestación del servicio notarial.
Dará cuenta al notario de la preselección del personal para evaluar las calidades y
conveniencia en la escogencia final del personal.
6º. EMPLEADOS.
Proyectar las afiliaciones y pagos a la seguridad social, riesgos profesionales,
pensiones, cesantías, intereses a las cesantías, primas, parafiscales, cajas de
compensación y demás que sean necesarias y exigidas por ley de los funcionarios
vinculados mediante contrato de trabajo, así como proyectar las soluciones de las
novedades que en una u otra forma se pueda presentar en tal sentido.
Todos los empleados vinculados mediante un contrato de trabajo a término fijo ó
indefinido, sin excepción, deberá estar asegurado a una E. P.S. al momento de la
vinculación y gozará de todos los derechos y prerrogativas estipulados en la
legislación laboral.
Ley 29 de 1973; decreto 2148 de 1983, artículo 118; instrucción administrativa 01-
39 de 2001; ley 100 de 1993; decreto 412 de 2007 y ley 712 de 2001.
7º. NOMINA.
Proyectar y hacer efectivo el pago de la nómina cada quince días según las
políticas de consignación en la cuenta de cada uno de los funcionarios.
Todos los funcionarios, por convenio con una entidad bancaria, deberán tener una
cuenta de ahorros a la cual se les consignará o transferirá los valores percibidos
por sueldos, primas, vacaciones y cualquier otro emolumento.
Ley 29 de 1973; decreto 2148 de 1983 y ley 100 de 1993.
8º. DOTACION.
Coordinará lo pertinente para la dotación del personal en los períodos legales
durante el año.
De la dotación legal al personal cada cuatro meses quedará constancia en las
hojas de vida de los funcionarios.
Código Sustantivo del Trabajo, Ley 29 de 1993, decreto 2148, ley 100 de 1993.
9º. VACACIONES.
Establecer el programa de vacaciones anual de los funcionarios y que será fijado
en forma permanente en la cartelera “compromiso notarial”.
Por norma general y sin excepción no se podrán acumular vacaciones. Razón por
la cual se coordinará el disfrute de las mismas sin que el servicio notarial se vea
afectado por falta de personal. No obstante se somete este programa de
vacaciones a lo estipulado en el Reglamento Interno de Trabajo y al Código
Sustantivo del Trabajo
10º. MANEJO DE CUENTAS, CLAVES Y CAJA FUERTE.

A su cargo estará el manejo de la Cuenta Única Notarial, de los saldos de cuentas
bancarias, clave de caja fuerte, y proyección de cheques que deban ser firmados
por el notario para el cumplimiento de las obligaciones y erogaciones en general.
Exclusivamente para estos conceptos será el manejo de la CUN, artículo 64 de la
ley 863 de 2003, Instrucción Administrativa 01 de enero de 2004.
Las cuentas, claves, caja fuerte y chequeras serán de manejo exclusivo e
intransferible del administrador (a) y del notario.
11º. POLIZA DE RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL Y OTRAS

OBLIGACIONES.
Velará para que se mantenga vigente la póliza de responsabilidad civil
extracontractual de la notaría, y su pago, así como el pago oportuno de los
servicios públicos, arriendo, vigilancia y proveedores.
Con un plan de pago se establecerán los egresos por estos conceptos y la fecha
de su cumplimiento.
12º. INFORMES SEGÚN PROYECCION DE LA CONTADORA.

Presentará los informes estadísticos, según las proyecciones que para el efecto
haga la Contadora.
13º. OBLIGACIONES CON LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y

REGISTRO (RECAUDO).
Para el efecto se cumplirá con las obligaciones para con el grupo de tesorería de
la Superintendencia de Notariado y Registro, mediante el informe estadístico
remitido por la notaría mensualmente y necesariamente debe coincidir con el
número de escrituras autorizadas que aparecen en el libro de relación, con
excepción de las escrituras exentas, actos sin cuantía y viviendas de interés
social.
Decreto 2148 de 1983, artículos 122 y 123; resolución vigente de tarifas.
14º. OBLIGACIONES CON EL FONDO ESPECIAL DE LA SUPERINTENDENCIA

DE NOTARIADO Y REGISTRO-APORTES Y RECAUDOS.
Presentar mensualmente y de manera oportuna el informe estadístico al grupo de
recaudos y subsidios notariales de la Superintendencia, cruzando la información
con el número de escrituras autorizadas según el libro de relación, y su pago, con
base en el reporte de la Oficina Jurídica. Resolución vigente de tarifas; decreto
1681 de 1996, articulo 28, parágrafo 2º.
15º. APORTES ESPECIALES.
Cumplirá con el aporte especial con destino al fondo especial de la
Superintendencia de Notariado y Registro, el cual debe ser consignado y remitido
dentro de los cinco (5) días siguientes a aquel en que se haya percibido del
usuario, teniendo en cuenta la resolución vigente de tarifas.
Decreto 2148 de 1983, artículos 122 y 123
16º. DIRECCION DE IMPUESTOS Y ADUANA NACIONALES-DIAN.

INSCRIPCION EN EL RUT.
Verificará en coordinación con la Contadora que el Notario cumpla con las
regulaciones pertinentes para tener la calidad de contribuyente declarante del
impuesto sobre las rentas, responsable del impuesto sobre las ventas y agente
retenedor; y que la certificación de inscripción en el RUT se exhiba en lugar visible
al público.
Decreto 2788 de 2004 y ley 1111 de 2006.
17º. DECLARACIONES MENSUALES DE RETENCION EN LA FUENTE.

Velará por el buen manejo y debidamente conservada y actualizada la carpeta
donde repose copia de los recibos oficiales y en donde consten las
consignaciones por concepto de Retención en la Fuente.
Estatuto tributario, artículos 365, 366, 375,376, 398, 399, 400, 603 al 606; decreto
2509 de 1985, artículos 8 y 9; decreto 1189 de 1988, articulo 20; ley 1111 de
2006.
18º. RELACION DE ENAJENACION DE BIENES.

Presentará anualmente a la Superintendencia una relación de las enajenaciones
efectuadas en la Notaría, según los valores señalados por el Gobierno Nacional,
con base en la proyección que para tal efecto le haga la Oficina Jurídica.
Estatuto Tributario, artículo 629 y la Resolución vigente expedida por la DIAN.
19º. DECLARACION CUATRIMESTRAL IMPUESTO AL VALOR AGREGADO-

IVA.
Velará por el buen manejo y debidamente conservada y actualizada la carpeta
donde reposen los recibos oficiales y que consten las consignaciones oportunas
del IVA cuatrimestral, según reporte que para el efecto le haga la Contadora.
Decreto reglamentario 1250 de 1992, artículo 5º.; decreto reglamentario 2076 de
1992, artículos 17 y 18; Estatuto Tributario, artículos 600 al 603.
20º. APORTE ESPECIAL DE LA ADMINISTRACION DE JUSTICIA.

Presentará oportunamente las liquidaciones e informes, y verificará lo reportado
por ingresos brutos en el informe estadístico con lo anotado en el Libro de
Contabilidad por ingresos brutos, y lo confrontará con la carpeta donde reposen
los recibos de la administración de impuestos, en donde conste el pago mensual
de esos aportes, según proyecciones que para el efecto haga en uno y otro
sentido la contadora.
Constitución Política, artículo 131, inciso 1; ley 6ª. De 1992, artículo 135; decreto
1960 de 1993; instrucción administrativa 01-26 del 8 de junio de 2001.
21º. EXPEDICION DE CERTIFICADOS DE RETENCION EN LA FUENTE.

Verificará que cada que se efectúe una retención en la fuente se expida un
certificado por cada retención.
Artículo 667 del Estatuto Tributario
22º. EXPEDICION Y REQUISITOS DE LAS FACTURAS.

Monitoreará y verificará que las facturas expedidas por la Notaría por los Derechos
Notariales cumplan con los requisitos exigidos por ley.
Artículos 615, 617 y 618 del Estatuto Tributario.
23º. ASPECTOS CONTABLES.

Verificará que en todo caso el Notario lleve libros de contabilidad: ingresos-
egresos y saldo líquido; que el libro esté debidamente foliado y registrado ante la
DIAN; que los valores reportados en el Informe Estadístico recibido por la
Superintendencia coincida con lo que aparece en el libro de contabilidad. Para
este efecto se tendrán en cuenta las proyecciones que realice la Contadora.
Decreto 1347 de 1970; instrucción administrativa No. 01-26 de junio 8 de 2001.
24º. COMPROBANTES DE INGRESOS.

Verificará que estén debidamente archivados y que reposen en la notaría los
comprobantes de ingresos, y que lo anotado en el libro de contabilidad concuerde
con las facturas archivadas.
Artículos 615 y 617 del Estatuto Tributario; instrucción administrativa 01-26 de
enero 8 de 2001
25º. COMPROBANTES DE EGRESOS.

Monitoreará y verificará que los gastos guarden relación de causalidad con los
gastos de la Notaría, o sea con los comprobantes de egresos.
26º. INFORME ESTADISTICO NOTARIAL.

Cotejará y verificará que el informe estadístico mensual concuerde con los
impuestos, recaudos, aportes y pago de nómina, gastos de funcionamiento,
escrituración y registro civil, entre otros.
Decreto 2143 de 1883; instrucción administrativa 03 de febrero 27 de 2003;
instrucción administrativa 16 de junio 6 de 2003; instrucción administrativa 22 de
noviembre 1 de 2005.
27º. CUENTA UNICA NOTARIAL.

Verificará que la Cuenta Única Notarial, CUN, sea solo para pagar la
Administración de Justicia, Fondo Especial del Notariado, DIAN, a la
Superintendencia y demás organismos públicos.
Ley 863 de 2003, artículo 65; instrucción administrativa 01 de enero 2 de
2004.
28º. EMPASTE Y CONTROL DE ESCRITURAS.

Verificará y monitoreará por el orden, buen manejo, las medidas de seguridad y
actualización del archivo de protocolo de escrituras públicas y registro del Estado
Civil, para cuyo efecto coordinará con la oficina jurídica la empastada de los
mismos.
Si la empastada de libros se hace por fuera de la notaría, se debe elaborar un acta
que se archivará y que necesariamente contendrá la entrega de las escrituras, con
indicación de su número, la fecha de iniciación y terminación del trabajo y con las
firmas del notario y el empastador. Los paquetes de cada tomo deben estar
foliados.
Decreto 2148 de 1983, artículo 54.
29º. REGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL.

Presentará oportunamente las liquidaciones e informes a la Registraduría Nacional
del Estado Civil de las copias expedidas de los registros civiles, según informe
proyectado por la coordinadora del Registro civil de la Notaría.
Resolución 330 de abril 27 de 2009 proferida por el Registrador Nacional del
Estado Civil.
30º. INFORMES DE VIVIENDAS DE INTERES SOCIAL. (Se envía si lo solicita

la Superintendencia)
Presentará el informe oportunamente a la Superintendencia de Notariado y
Registro del cuadro de ingresos notariales por las escrituras públicas autorizadas,
que sean de Vivienda de Interés Social, según informe proyectado por la Oficina
Jurídica.
31º. LAVADO DE ACTIVOS. UNIDAD DE INFORMACION Y ANALISIS
FINANCIERO-UIAF.
Se hace necesario informar a la Unidad de Análisis Financiero UIAF, dentro de los
términos destinados para el efecto, todas aquellas operaciones que se determinen
en las normas que regulan la materia, en cuanto a transacciones en efectivo
individuales y colectivas, en los momentos definidos por la UIAF.
Así mismo, informará sobre todos aquellos negocios o actos jurídicos que sean
valorados como sospechosos, como aquellos cuya cuantía o elementos no
guardan relación con la actividad económica de los clientes, o por su número, o
por las cantidades transadas o por sus particularidades, que excedan los
parámetros de normalidad establecidos para determinado rango de mercado o
sobre los que existan serias dudas o indicios de su origen, o indicios de su
vinculación con actividades ilícitas.
Instrucción administrativa 06 del 14 de agosto de 2007.
32º. INFORME DE OPERACIONES SOSPECHOSAS. Comunicará

inmediatamente a la UIAF las operaciones sospechosas, una vez recibido el
informe de la Oficina Jurídica.
33º. INFORMES DE AUSENCIA DE OPERACIONES SOSPECHOSAS.

Comunicará en la última quincena de cada trimestre a la UIAF, la ausencia de
operaciones sospechosas, según informe que le presente en forma oportuna y en
tal sentido la Oficina Jurídica.
Instrucción administrativa 06 del 14 de agosto de 2007
34º. INFORME DE OPERACIONES MULTIPLES. Comunicará a la UIAF cada

mes las operaciones múltiples, según informe recibido de la Oficina Jurídica.
35º. INFORME DE OPERACIONES SUPERIORES A 300 SMMV.

Comunicará mensualmente a la UIAF los actos notariales que superen los 300
SMMV, según informe de la Oficina Jurídica.
36º. RELACION DE ENAJENACION DE BIENES. (Contadora y jurídica)

Comunicará a la Superintendencia de Notariado y Registro, según proyección de
la oficina jurídica, de las enajenaciones efectuadas, según los valores fijados por
el gobierno nacional.
Artículo 629 del Estatuto Tributario y la resolución vigente proferida por la DIAN.
37º. INFORMES AL SENA. (Ya no se envían informes, sólo tener los

aprendices y cumplir con la cuota del Sena)
Informará al SENA sobre las Sociedades que entren en liquidación, según las
proyecciones de informes que adelante la Oficina Jurídica.
38º. INSTRUMENTOS CON DOS MESES DE NUMERADOS.

Velará en coordinación con la oficina jurídica del seguimiento y control a los
instrumentos que lleven dos (2) mese de numeración, según el libro de relación,
con el fin de ponerles el sello y la nota de no autorización, mientras no sean
cancelados los derechos notariales.
39º. INFORME UNIONES MARITALES DE HECHO. (Lo hace la contadora los

primeros 3 días hábiles de cada mes, según los links que dio la Super para
realizar dichos informes)
Informar a la Superintendencia de Notariado y Registro las Uniones Maritales de
Hecho, según proyecto presentado por la oficina jurídica.
40º. INFORME UNIONES MARITALES ENTRE PAREJAS DEL MISMO SEXO.
(Lo hace la contadora los primeros 3 días hábiles de cada mes, según los
links que dio la Super para realizar dichos informes)
Informar a la Superintendencia de Notariado y Registro de las Uniones Maritales

de Hecho entre parejas del mismo sexo, según proyecto presentado por la oficina
jurídica.
41º. INFORME DE INTERDICTOS. (Lo hace la contadora los primeros 3 días

hábiles de cada mes, según los links que dio la Super para realizar dichos
informes)
Informar a la Superintendencia de Notariado y registro de la relación de interdictos,

que le proyecte la dependencia de Registro civil.
42º. INVENTARIOS.
Organizar y mantener actualizada la carpeta de inventario general de bienes,
muebles y enseres; del inventario de insumos y papelería e inventario individual de
bienes muebles, enseres e insumos asignados y cargados a cada funcionario.
43º. TARIFAS NOTARIALES.

Velará para que anualmente se actualicen las tarifas fijadas al público de los
costos de los servicios notariales, según resolución publicada por la
Superintendencia de Notariado y Registro.
44º. PUBLICACION DE TARIFAS NOTARIALES.

Velará para que se mantenga fijado al público y en cartelera, la Resolución
expedida por la Superintendencia de Notariado y Registro, mediante la cual se
establece la actualización de las tarifas notariales.
Resolución 7880 del 28 de diciembre de 2006, artículo 56.
45º. NOTARIAS EN TURNO.

Velará para que se mantenga fijado en cartelera el resumen de las notarías en
turno los días sábados, según acto administrativo de la Superintendencia de
Notariado y Registro.
Instrucción Administrativa 11 del 5 de julio de 2002.
46º.EDICTOS EN CARTELERA. (Lo hace la Coordinadora de Registro Civil)

Velará para que haya una cartelera para la fijación de edictos y matrimonios.
Decreto 902 de 1988, artículo 3º., decreto 2668 de 1988, artículo 4º..
47º. REPARTO DE MINUTAS.

Velará para que permanezca en cartelera el aviso “LAS MINUTAS SOMETIDAS A
REPARTO, DEBEN PRESENTARSE EN LA OFICINA DE REGISTRO DE
INSTRUMENTOS PUBLICOS DE MEDELLIN, ZONA NORTE”.
48º. AVISOS.
Verificará la fijación permanente en lugares visibles al público de los horarios y
días de atención al público.
Decreto ley 960 de 1970, artículos 158 y 160; Instrucción administrativa de
diciembre 12 de 2001.
49º. SISTEMA DE INFORMACION NOTARIAL.

Velará para que el Sistema Notarial (Santiago Ferreira) esté implementado y se
esté utilizando adecuadamente.
Permite la estandarización de los procesos notariales y mejorar las herramientas
de supervisión, control y legalidad y de gestión.
50º. Velará para que sean efectivamente expedidas las facturas de las escrituras
pagadas y canceladas y cuyos valores sean iguales a las sumas consignadas,
según monitoreo constante que en tal sentido se hará.
51º. ARCHIVO DE FACTURAS.

Velará para que en forma oportuna, cronológica y numeral se forme el archivo de
facturas de las escrituras pagadas y canceladas.
52º. MONITOREO DE CAMARAS Y SISTEMAS DE SEGURIDAD.

Velará constantemente para que los equipos de seguridad, cámaras de monitoreo,
detectores de humo, alarmas silenciosas y de pánico, extintores y demás sistemas
de seguridad estén funcionando correctamente.
53º. ORGANIZACIÓN Y CONTROL DE ARCHIVOS.

Organizar, controlar y mantener actualizados los archivos respectivos de su
dependencia y, controlar y vigilar que los archivos de las demás dependencias de
la notaría cumplan en su organización oportuna y actualización.
54º. ACTAS DE VISITAS.

Llevará y conservará la carpeta de las actas de visitas generales y especiales de
la Superintendencia de Notariado y Registro.
55º. JORNADA LABORAL.

Velará para que los funcionarios adscritos a la Notaría, bien sea por contratos a
término fijo, indefinido o prestación de servicios cumplan eficiente y puntualmente
con las funciones asignadas.
56º. COMPROMISO INSTITUCIONAL.

Velará para que los funcionarios adscritos a la Notaría conserven siempre la mejor
presentación personal, buenos modales, respeto, amabilidad, orientación, pronto y
efectivo servicio a los usuarios.
57º. CONVIVENCIA LABORAL.

Velará por la conservación de un agradable y buen clima organizacional y la
debida cooperación, solidaridad y compañerismo entre los funcionarios adscritos a
la Notaría.
58º. SEGUIMIENTO ÓPTIMO A EQUIPOS Y MUEBLES DE OFICINA.

Velará para que los equipos, muebles y enseres siempre se encuentren en
óptimas condiciones y, a su vez, que aquellos asignados a los funcionarios les den
el uso, trato, servicio, mantenimiento adecuado y solo exclusivo para el servicio de
la notaría.
Instrucción administrativa No. 17 de 1993.
59º. SEGUIMIENTO A AUXILIARES DE CAJA.

Verificará que los auxiliares administrativos de caja cumplan con el manejo
transparente de los dineros recibidos de los usuarios.
60º. SEGUIMIENTO Y CONTROL A AUXILIARES ADMINISTRATIVOS.

Hará el seguimiento y control a los auxiliares administrativos a su dependencia,
según funciones que se le hayan asignado.
61º. SEGUIMIENTO Y CONTROL A FUNCIONARIO RECEPCIONISTA.

Verificará que el funcionario con funciones de recepcionista cumpla con
delicadeza, eficiencia y oportunamente su función.
62º. SEGUIMIENTO, CONTROL Y MEDIDAS DE SEGURIDAD AL

FUNCIONARIO MENSAJERO.
Ejercerá el control y asignación de tareas al funcionario que esté cumpliendo
funciones de mensajería; que asuma con máximo cuidado, responsabilidad y
diligencia su función. Y siempre tener en cuenta las medidas de seguridad, y más
cuando se trate de transportar dineros, bien en efectivo o cheque, y deba
trasladarse a entidades particulares, Estatales o bancarias.
63º. SEGUIMIENTO Y CONTROL A FUNCIONARIOS DE SERVICIOS

GENERALES.
Verificará y ejercerá el control y vigilancia en el funcionario que ejerce funciones
de servicios generales, con el fin de mantener las distintas dependencias y oficina
en general en óptima presentación, para lo cual este funcionario deberá tomar las
medidas de seguridad, entre otras cosas, mediante “AVISOS DE CUIDADO”
cuando se trate de limpieza de pisos mojados ó similares y haya servicio a los
usuarios.
64º. ARQUEOS DE CAJA.

Efectuar como medidas de control y sin previo aviso, los arqueos de caja.
65º. Las demás funciones que le sean asignadas por el Notario.
La Notaría Dieciocho del Círculo de Medellín tendrá una Oficina Jurídica que
estará a cargo de un Abogado Titulado, que ejercerá las funciones propias de
Asesor Jurídico, para cuyo efecto contará con autonomía e independencia,
recursos e infraestructura necesaria para el buen desempeño del cargo y la del
personal asignado a su dependencia.
SECRETARIO
CARGO: Secretario
REQUISITOS: Ser abogado titulado, egresado o con estudios secundarios, pero

en este caso con una práctica judicial, notarial o registral por un espacio de tres
años.
1º. SECRETARIO DELEGADO.

Se delega y bajo la responsabilidad del notario podrá autorizar las copias
referentes a las escrituras que conforman el protocolo y de los folios del registro
del estado civil que reposan en la misma notaría.
Decreto 1534 de 1989
2º. Las demás funciones que le asigne el notario.
OFICINA JURIDICA
CARGO: ASESOR JURIDICO
REQUISITOS: Título Profesional en Derecho y veinticuatro (24) meses de

experiencia profesional relacionada.
1º. ORGANIZACIÓN Y CONTROL EN EL PERSONAL A SU CARGO.

Organizar, dirigir, controlar y asignarle funciones al personal adscrito a su
dependencia.
2º. PREPARACION ACTUALIZADA DE LOS FUNCIONARIOS.

Velará para que el personal adscrito a su dependencia tenga los conocimientos
adecuados y constantemente se prepare a través de circulares, memorandos,
reuniones, conferencias, seminarios, simposios, diplomados y escritos, entre otros,
para el cumplimiento óptimo, eficiente, efectivo y oportuno de las funciones
asignadas.
3º.ATENCION PERSONALIZADA A LOS USUARIOS. Atenderá, escuchará y

recibirá a los usuarios que requieren de una asesoría, consejo o servicio notarial y
serán orientados de conformidad.
4º. ATENCION INMEDIATA A LOS USUARIOS.

Dará información inmediata a las solicitudes, escritos, derechos de petición,
oficios, cartas y requerimientos de los usuarios y entidades del Estado.
5º. MANEJO DEL PAPEL NOTARIAL.

Tendrá el manejo del papel notarial y será distribuido entre los asesores y
protocolistas de manera controlada y de acuerdo al serial.
6º. ENAJENACION DE BIENES INMUEBLES DE LA POBLACION EN RIESGO

DE DESPLAZAMIENTO O DESPLAZADA.
Celosamente Verificará además en la revisión y control previo de las escrituras,
una vez sean pasadas por los asesores o protocolistas, que estas hayan pasado
por el filtro de prohibición de enajenar en zonas declaradas de desplazamiento
forzado o en inminente riesgo de desplazamiento que se prueba con el certificado
de tradición y libertad del predio, expedido con una antelación no mayor a cinco
(5) días, el cual se protocolizará junto con el acto de transferencia; o en su
defecto, si la zona donde se encuentre el predio está cobijado con la medida se
exigirá el acto administrativo del comité Municipal mediante el cual ha comunicado
el levantamiento de la medida.
Constitución Política, artículo 2; decreto 2007 de 2001; decreto 4720 del 30 de
noviembre de de 2007; instrucciones administrativas 08, 10 y 28 de 2010 e
instrucciones administrativas 15 y 17 de 2010 dirigidas a los registradores de
instrumentos públicos.
7º. CONTROL PREVIO ANTES DE LA FIRMA DE LOS OTORGANTES.

Celosamente Verificará que en la revisión y control previo de las escrituras que
sean pasadas por los asesores o protolistas, que estas contengan los elementos
esenciales de los contratos; que los paz y salvos o comprobantes fiscales estén al
día y en original; que el certificado de tradición y libertad esté vigente si de
enajenaciones se trata; que el predio se identifique por su cédula o registro
catastral vigente, por su nomenclatura, paraje o localidad, matrícula inmobiliaria,
linderos y cabida por el sistema métrico decimal; que los instrumentos estén
redactados en un lenguaje sencillo, jurídico y preciso; que en la primera página de
la escritura esté el formulario de calificación; que al instrumento se haya adjuntado
el formulario de preliquidación de los actos; que sean redactadas en idioma
castellano; que en la extensión del documento no se dejen claros o espacios
vacíos; que no se usen abreviaturas o iniciales que puedan dar lugar a confusión;
las cantidades o referencias numéricas se expresarán en letras, y entre
paréntesis, se anotarán las cifras correspondientes; que se hayan indicado los
números de las hojas empleados; que el acto no sea absolutamente nulo; que en
caso de representación, bien por poder especial o el general se verifique su
procedencia y autenticidad, su vigencia, si es suficiente, específico, claro e
inequívoco; que se hayan anotado en el instrumento los nombres, apellidos,
estado civil, edad, domicilio, teléfono y dirección de los comparecientes; si se trata
de la disposición de un derecho real de dominio o la constitución de un gravamen,
se deberá indicar la situación jurídica del bien respecto de la sociedad conyugal,
en caso de ser o haber sido casados; que contenga el precio y en moneda
colombiana, pero si el precio está referido en moneda extranjera, que contenga su
equivalencia en moneda nacional; que en los casos de creación de empresas de
vigilancia, transportadoras de valores ó similares no podrá pasarse la escritura
para otorgamiento de los interesados y autorización del notario hasta tanto hayan
aportado para su protocolización, la autorización de autoridad competente, sobre
su funcionamiento y actividad.
Decreto ley 960 de 1970 y su decreto reglamentario 2148 de 1983; Decreto 2187
de 2001, artículo 3º.
8º. CONTROL LISTAS CLINTON Y SECUESTRADOS. Celosamente Verificará

además en la revisión y control previo de las escrituras, una vez sean pasadas por
los asesores o protocolistas, que estas hayan pasado por el filtro de la lista Clinton
y de la lista de secuestrados en el País.
9º. CONTROL PREVIO DE PRELIQUIDACIONES. Celosamente verificará en la

revisión y control previo de las escrituras públicas, que a estas se adjunte la
preliquidación hecha por los asesores o protocolistas antes de pasar los usuarios
a cancelar en caja, para establecer su concordancia con los actos extendidos en la
escritura, y en todo caso, antes de pasárselas al notario para su autorización.
10º. VERIFICACION QUE EL INSTRUMENTO TENGA ANOTADO EL VALOR A

PAGAR CORRECTAMENTE PARA LAS DIFERENTES ENTIDADES.
Será celoso en la verificación y revisión de las escrituras públicas antes de
pasárselas al Notario para su autorización; y como control previo verificará que
todas y cada una y de manera detallada contengan la preliquidación de los valores
por retención en la fuente, Iva, recaudos y aportes para la Superintendencia,
Ministerio del Interior, derechos notariales, hojas de protocolo y copias, entre
otros, si los hubiera.
11º. VERIFICACION DE LOS ACTOS Y QUE CON LA FACTURA ANEXA

ESTOS CONCUERDEN CON LOS PAGOS ANTES DE LA AUTORIZACION DEL
NOTARIO.
Verificará además en la revisión y control previo de las escrituras, que a estas se
adjunte la factura de pago correspondiente y que esta si corresponda a aquella,
que todos los actos estipulados estén debidamente liquidados, facturados y
cancelados.
12º. INFORME AL NOTARIO DE INSTRUMENTOS QUE FALTA FIRMA DE

OTORGANTES
Revisará y hará un seguimiento constante a los instrumentos extendidos, y si
alguno de ellos no ha sido firmado por alguno ó algunos de los declarantes
pasados dos meses de la firma del primer otorgante y no llegare a perfeccionarse
por esta causa, se le informará en su momento al notario, para anotar en él lo
acaecido y no autorizarlo.
13º. SISTEMA BIOMETRICO DE IDENTIFICACION

Verificará además en la revisión y control previo, que todos los otorgantes hayan
pasado por el sistema biométrico de identificación. Excepcionalmente se
autorizará su domicilio, previa autorización del titular de la oficina jurídica y
necesariamente llevará a un lado de la escritura la leyenda. “ SE AUTORIZA
A…(SE ANOTA EL NOMBRE DE UNA DE LAS ASISTENTES DE JURIDICA)
PARA LA FIRMA A DOMICILIO POR DISCAPACIDAD FISICA TEMPORAL O
PERMANENTE DEL OTROGANTE…EN LA DIRECCION…DEL
DIA…MES…AÑO…”.
14º. LIBRO DE RELACION DE ESCRITURAS.

Llevar el libro de relación de escrituras y verificar que se desarrolle en debida
forma, simultáneamente con el libro Indice.
El libro deberá contener las siguientes cinco columnas reglamentarias: 1-Fecha
del instrumento, 2-número de la escritura; 3-apellidos y nombres de los otorgantes,
vendedores, permutante que comparezca en primer término, donante,
constituyente de gravámenes, arrendadores, el que cancela, el que enajena, etc.;
4-nombres y apellidos de los comparecientes de la otra parte, cuando se trate de
relaciones bilaterales y 5- naturaleza del acto o contrato.
Se debe diligenciar con pulcritud, evitando tachaduras, enmendaduras, borrones,
espacios en blanco que puedan ser utilizados por personas inescrupulosas, que
esté en buen estado de integridad y conservación, y que se encuentre al día de tal
manera que sus datos coincidan con las últimas escrituras autorizadas.
El libro de relación podrá llevarse de igual manera por hojas electrónicas.
Decreto ley 960 de 1970, artículo 109 y siguientes
15º. LIBRO INDICE ALFABETICO.

Llevar el libro índice y verificar que se desarrolle en debida forma.
Debe estar diligenciado con todas las anotaciones de las escrituras que configuran
el libro de relación.
La primera columna debe estar conformada por los apellidos y nombres de la
tercera columna del libro de relación; se debe elaborar simultáneamente con el
libro de relación y en orden cronológico, y contendrá además los datos de las
columnas 1, 2, 4 y 5 de este.
Decreto ley 960 de 1970, artículos 111 y siguientes.
16º. EXPEDICION DE CERTIFICADOS.

Le proyectará al notario las certificaciones sobre aspectos especiales y concretos
que consten en el
protocolo, solo en los casos autorizados por la ley, como en los casos de los
extractos de las escrituras de constitución, reforma, disolución o liquidación de
sociedades, conforme a las normas pertinentes del código civil y código de
comercio.
Dichas certificaciones tendrán el mérito señalado en la ley.
Los certificados de cancelación de hipotecas o condiciones resolutorias se
expedirán con destino al registrador correspondiente y al notario que custodia el
original a que se refiere la cancelación cuando no sea el mismo ante quién se
otorgó el instrumento que contenga el acto de cancelación de hipotecas o
condiciones resolutorias.
17º. COORDINACION CON LA ADMINISTRATIVA DE INSTRUMENTOS CON

DOS MESES DE NUMERADOS.
Velará en coordinación con la oficina administrativa, y la mantendrá informada, del
seguimiento y control a los instrumentos que lleven dos (2) meses de numerados,
según el libro de relación, con el fin de ponerles el sello y la nota de no
autorización, mientras no sean cancelados los derechos notariales.
18º. EMPASTE Y CONTROL DE ESCRITURAS.

Verificará y monitoreará por el orden, buen manejo, las medidas de seguridad y
actualización del archivo de protocolo de escrituras públicas y registro del Estado
Civil, para cuyo efecto coordinará con la oficina administrativa la empastada de los
mismos.
Si la empastada de libros se hace por fuera de la notaría, se debe elaborar un acta
que se archivará y que necesariamente contendrá la entrega de las escrituras, con
indicación de su número, la fecha de iniciación y terminación del trabajo y con las
firmas del notario y el empastador. Los paquetes de cada tomo deben estar
foliados.
19º. GUARDA Y CONSERVACION DEL PROTOCOLO.

En el caso del traslado del protocolo por tener más de treinta años, se deberá
hacer en un sitio que ofrezca su conservación.
Decreto ley 960 de 1970, artículo 106, 107 y 108; instrucción administrativa 02-03
de febrero 28 de 2002.
20º. INICIACION DEL PROTOCOLO.

Se debe conservar, así como todo el protocolo, la primera escritura otorgada en la
notaría, al momento de su creación.
21º. FOLIATURAS Y NOTAS DE CLAUSURAS.

El protocolo es el archivo fundamental del notario. Tendrá vigencia desde el
primero de enero hasta el treinta y uno de diciembre de cada año, procurando que
cada tomo no exceda de mil el número de hojas. Las escrituras se colocan en el
orden numérico sucesivo y se enumerarán las hojas que las compongan y las de
los documentos agregados. Al final de cada uno de ellos el notario pondrá su
respectiva nota de clausura con su firma entera y la fecha.
Decreto ley 960 de 1970, artículos 107 y 108.
22º. SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS.

El manejo del archivo se debe sujetar a lo dispuesto en el acuerdo número 07 de
1994 y la ley 594 de 2000, por medio del cual se dicta la ley general de archivos.
23º. INSPECCION DE ESCRITURAS PUBLICAS.

Revisará por selección periódicamente, escrituras públicas con diferentes actos o
contratos a fin de verificar que se cumplan con los requisitos exigidos por el
decreto ley 960 de 1970, su decreto reglamentario 2148 de 1983 y la norma que
regula las tarifas notariales.
24. LIBRO DE TESTAMENTOS.

Llevar el libro de testamentos y verificar que aquél se desarrolle en debida forma.
25. REPARTO DE MINUTAS

Los actos de la nación, los departamentos, intendencias, comisarías y municipios
y, en general de todos los organismos administrativos, institutos, empresas
industriales y comerciales del Estado y sociedades de economía mixta que deban
celebrar por escritura pública, cuando en el círculo de que se trate haya más de
una notaría se repartirán equitativamente entre las que existan. Así mismo los
establecimientos bancarios, oficiales y semioficiales, que tengan por objeto
principal desarrollar planes de vivienda y negocios de finca raíz, quedan sometidos
a este régimen.
Resolución 2277 de abril 17 de 2006, resolución 1078 del 20 de febrero de de
2008 y resolución 9516 del 20 de octubre de 2010.
26. CONCILIACIONES.
Llevar el libro o carpeta de conciliaciones que directamente orientará el notario,
para cuyo efecto proyectará los escritos pertinentes.
Las conciliaciones son mecanismos de resolución de conflictos, a través del cual
dos o más personas gestionan por sí mismas la solución de sus diferencias, con la
ayuda de un tercero neutral y calificado.
Es indispensable saber que los asuntos laborales y contenciosos administrativos
no son conciliables.
Ley 640 de 2001 y decreto 1000 del 2007.
27º. INFORMES DE CONCILIACIONES AL MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE

JUSTICIA.
Proyectar el informe a la oficina administrativa de las conciliaciones adelantadas,
entre los meses de enero y julio, para lo de su competencia ante el Ministerio del
Interior y de Justicia.
28º. CARPETAS UNIONES PAREJAS DEL MISMO SEXO.

Llevar el libro o carpeta de uniones maritales de hecho entre parejas del mismo
sexo.
29º. LIBRO SOLICITUDES DE SUCESIONES.
Llevar el libro de solicitudes de sucesiones, desde su iniciación hasta su
terminación.
Circular 252 del 11 de noviembre de 2009, que requiere información trámite
sucesoral a través del sistema de información notarial SIN.
30º. LIBRO SOLICITUDES DE DIVORCIO, CESACION EFECTOS CIVILIES DE

MATRIMONIO CATOLICO Y OTROS
Llevar el libro de solicitudes de divorcio, cesación de efectos civiles de matrimonio
católico, liquidación de sociedades conyugales y liquidación de sociedad
patrimonial.
31º. LIBRO INICIACION LIQUIDACION DE HERENCIA Y SOCIEDADES

CONYUGALES.
Llevar el libro de iniciación de trámite de liquidaciones de herencias y sociedades
conyugales vinculado a ellas, como su culminación, ya sea en forma regular o por
desistimiento. Para el efecto se debe diligenciar formato creado por la
32º. LIBRO DE REMATES.

Llevar el libro de remates, si los hubiere.
33º. CARPETA CON COPIA DE CERTIFICADOS SOBRE ASPECTOS

CONCRETOS QUE CONSTE EN PROTOCOLO.
Verificará que se Lleve el libro o carpeta con copia de los certificados a través del
encargado del protocolo, sobre aspectos concretos que consten en un
determinado instrumento ó documento protocololizado, como compraventas con
indicación del precio, o de haberse constituido un gravamen. Dichas
certificaciones tendrán el mérito señalado en la ley.
34º. ACTAS O ESCRITURAS DE COMPARECENCIA.

Proyectará los testimonios escritos mediante acta ó escritura pública, a elección
del interesado, cuando se trate de comprobar que una persona concurrió a la
notaría a otorgar una escritura prometida. En todos los casos el notario dejará
constancia de los documentos presentados por el compareciente.
35º. Velará para que en el caso de cancelación de gravámenes, limitaciones

o condiciones que se hagan por escritura pública, se adelanten las anotaciones
del caso en la escritura original, y a su vez, proyectará y extenderá los certificados
en los casos de cancelación de gravámenes, limitaciones o condiciones que se
destinan para el registro de instrumentos públicos. De igual forma, que aquellas
sólo se harán por el titular del derecho y mediante otra escritura.
36º. DEPOSITOS Y EL LIBRO RESPECTIVO.

Llevar celosamente el libro de depósitos y verificar que se haga mediante acta
numerada.
Ley 29 de 1973, artículo 18; instrucción administrativa 01-28 de junio 3 de 2001.
37. REGISTRO DE FIRMAS.

Verificará que se esté llevando en debida forma.
Puede llevarse por el sistema de libro o tarjeta. Todo registro de firmas debe estar
autorizado por el notario con su fecha. Si de personas jurídicas se trata, debe
estar acreditada la representación y en caso de personas naturales, el
correspondiente documento de identificación. Recomiendo dejar copia de estos
documentos. Estos registros tendrán una vigencia anual, razón por la cual tendrán
que ser renovados año tras año.
Decreto-ley 960 de 1970, artículo 73; decreto 2148 de 1983, artículo 12.
38º. INFORMES AL SENA.

Proyectará el informe al SENA sobre Sociedades que entran en liquidación y lo
comunicará a la Administración de la Notaría, para que a su vez remita el informe
respectivo.
39º. RELACION DE ENAJENACION DE BIENES.

Proyectar el Informe anualmente a la oficina administrativa de las enajenaciones
efectuadas, según los valores fijados por el gobierno nacional, para lo de su
competencia y comunicación a la Superintendencia de Notariado y Registro.
Artículo 629 del Estatuto Tributario y la resolución vigente proferida por la DIAN.
40º. INFORME ESTADISTICO.

Proyectarle el informe estadístico mensual a la oficina administrativa, para lo de su
competencia y comunicación a la Superintendencia de Notariado y Registro.
41º. INFORME SEGÚN LIBRO DE RELACION.

Proyectará el informe a la oficina administrativa de las escrituras, según el Libro de
Relación, para lo de competencia y comunicación al Fondo Especial de la
42º. LAVADO DE ACTIVOS. UNIDAD DE INFORMACION Y ANALISIS

FINANCIERO-UIAF.
Se hace necesario informar a la Unidad de Análisis Financiero UIAF, dentro de los
términos destinados para el efecto, todas aquellas operaciones que se determinen
en las normas que regulan la materia, en cuanto a transacciones en efectivo
individuales y colectivas, en los momentos definidos por la UIAF.
Así mismo, informará sobre todos aquellos negocios o actos jurídicos que sean
valorados como sospechosos, como aquellos cuya cuantía o elementos no
guardan relación con la actividad económica de los clientes, o por su número, o
por las cantidades transadas o por sus particularidades, que excedan los
parámetros de normalidad establecidos para determinado rango de mercado o
sobre los que existan serias dudas o indicios de su origen, o indicios de su
vinculación con actividades ilícitas.
43º. INFORME DE OPERACIONES SOSPECHOSAS. Proyectará el informe a la

oficina administrativa, inmediatamente tenga conocimiento de operaciones
sospechosas.
44º. INFORMES DE AUSENCIA DE OPERACIONES SOSPECHOSAS.

Proyectará el informe a la oficina administrativa en los primeros siete (7) días de
cada trimestre de la ausencia de operaciones sospechosas, si fuera el caso.
45º. INFORME DE OPERACIONES MULTIPLES. Proyectará el informe a la

oficina administrativa en los primeros siete (7) días de cada mes de las
operaciones múltiples, para lo de su competencia.
46º. INFORME DE OPERACIONES SUPERIORES A 300 SMMV.

Proyectará el informe mensual a la oficina administrativa de los actos notariales
que superen los 300 SMMV, para lo de su competencia.
47º. INFORME DE VIVIENDAS DE INTERES SOCIAL.
Proyectará los informes a la oficina administrativa del cuadro que dan cuenta de
las escrituras autorizadas, que sean de vivienda de interés social, para lo de su
competencia.
48º. INSTRUMENTOS CON DOS MESES DE NUMERADOS.

Velará en coordinación con la oficina administrativa, y la mantendrá informada, del
seguimiento y control a los instrumentos que lleven dos (2) meses de numerados,
según el libro de relación, con el fin de ponerles el sello y la nota de no
autorización, mientras no sean cancelados los derechos notariales.
49º. INFORME UNIONES MARITALES DE HECHO.

Proyectará el informe mensual a la oficina administrativa de las Uniones Maritales
de Hecho, para lo de su competencia.
50º. INFORME UNIONES MARITALES ENTRE PAREJAS DEL MISMO SEXO.

Proyectará el informe mensual a la oficina administrativa de las Uniones Maritales
de Hecho entre parejas del mismo sexo, para lo de su competencia.
51º. TESTAMENTOS CERRADOS.

El número de testamentos debe guardar armonía con el libro de relación de estos,
el cual debe indicar el nombre del testador y el lugar donde se encuentran
depositados; los llevará en debida forma, ejercerá su control, y sigilosamente los
guardará en caja fuerte.
El sobre que contiene el testamento, debe estar cerrado, lacrado y debidamente
firmado por el testador, cinco testigos y el notario. Igualmente debe indicar que se
trata de un testamento.
Decreto 2148 de 1983, artículos 29 al 33.
52º. APERTURA DE TESTAMENTOS.

Coadyuvará con el notario y previa consulta con él la apertura de testamentos
cerrados y su publicación.
53º. ACTA DE APERTURA Y PUBLICACION DE TESTAMENTOS.

Proyectará el acta respectiva de la apertura y publicación de los testamentos
cerrados.
54º. EL REGISTRO DEL ESTADO CIVIL DE LAS PERSONAS.

Verificará que la inscripción de los diferentes hechos y actos relacionados con el
estado civil de las personas se ajusten a los decretos 1260 de 1970, decreto 999
de 1988 y demás normas concordantes. Para el efecto los indicativos seriales
conjuntamente con los documentos que los respaldan, deben guardar completa
armonía con el libro de varios, actas complementarias y boletas de comparendo,
cuando es del caso.
55º. LIBRO DE VARIOS, ACTAS COMPLEMENTARIAS Y BOLETAS DE

COMPARENDO.
Verificará que en el libro de varios se anoten los actos y hechos que afecten el
Estado Civil de las Personas; que se lleve en debida forma las actas
complementarias y boletas de comparendo.
56º. TARJETAS INDICES, ANTECEDENTES Y GUARDA Y CONSERVACION

DE LOS ARCHIVOS.
Verificará que se esté llevando en debida forma el sistema de tarjetas índices,
antecedentes y demás libros del protocolo de registro civil y su empaste que
constituyen el protocolo del Registro Civil. El sistema de tarjetas podrá ser llevado
de manera sistematizada.
Decreto ley 1260 de 1970, artículos 8, 13, 14, 16, 17, 50 y 68.
57º. ENVIOS Y COMUNICACIONES A OTROS FUNCIONARIOS DEL
REGISTRO CIVIL.
Verificará que la oficina de registro civil no sólo mantenga actualizada la
información, sino que también le esté comunicando en forma oportuna a la oficina
Administrativa los reportes de nacimientos, matrimonios y defunciones, relación de
hijos extramatrimoniales, madres solteras, actas complementarias y relación de
hechos y, actos inscritos en el libro de varios, para lo de su competencia y
remisión a la Registraduría Nacional del Estado Civil, Instituto Colombiano de
Bienestar Familiar y demás entidades del Estado.
Decreto 1873 de 1971, artículo 5, 71; decreto ley 1260 de 1970, artículos 55 y 59;
decreto 2158 de 1970, artículo 1º; decreto 2668 de 1988, artículo 7; decreto 1269
de 1970, artículo 72; instrucción administrativa 02 del 11 de enero de 2006.
58º. REGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL-OFICINA DE

NOVEDADES ALTAS Y BAJAS- CIRCULAR 018 DE MARZO DE 2004.
Verificará que la oficina de registro civil le comunique a la oficina administrativa el
reporte de altas y bajas, para lo de su competencia ante la Registraduría Nacional
del Estado Civil.
59º. REPORTE DE EXTRANJEROS FALLECIDOS.

Verificará que la oficina de registro civil le comunique en forma oportuna a la
oficina administrativa el reporte de extranjeros fallecidos, para lo de su
competencia y remisión al Departamento Administrativo de Seguridad DAS.
60º. INFORMACION USUARIOS.

Dará información inmediata que requieran los usuarios y las entidades del Estado
sobre el estado civil de las personas, siempre y cuando las normas lo permitan.
61º. REPORTE AL I.C.B.F RELACIONES DE HIJOS EXTRAMATRIMONIALES-

DEFENSORIA DE FAMILIA. Verificará que oportunamente remita a la oficina
administrativa los informes correspondientes para el Instituto Colombiano de
Bienestar Familiar I.C.B.F. y Defensoría de Familia en relación a los hijos
extramatrimoniales.
62º. INFORME DE INTERDICTOS.

Verificará que la dependencia de registro civil sí le esté proyectando los informes
mensuales de interdictos a la oficina administrativa, para lo de su competencia.
63º. INFORME Y LIQUIDACION DE COPIAS DEL REGISTRO CIVIL.

Velará para que la dependencia de Registro Civil informe y liquide de manera
oportuna a la oficina administrativa las copias expedidas de los registros civiles,
para lo de su competencia.
64º. SUPERVIVIENCIA DE FE DE VIDA.

Orientará a los funcionarios correspondientes para efectos de los sellos de Fe de
Vida, una vez el compareciente exhiba el documento que lo identifica. En este
testimonio escrito se anotará el documento que lo identifica, nombres y apellidos
completos, el día y la hora de la diligencia, y hará estampar la huella dactilar del
compareciente.
Decreto2148 de 1983, artículo 37.
65º. DECLARACIONES EXTRAPROCESO.

Velará para que los funcionarios correspondientes de proyectar las declaraciones
extrajuicio las enumeren y cumplan para el efecto con los procedimientos de ley,
siempre y cuando sean permitidas.
Las declaraciones extrajuicio se presentarán bajo la gravedad del juramento y
tienen fines extraprocesales, las cuales tendrán el alcance de las rendidas ante
juez civil.
El interesado podrá elaborar el acta y presentarla con los siguientes requisitos: La
manifestación de que declara bajo la gravedad del juramento, la explicación de las
razones de su testimonio y que ésta versa sobre aspectos personales del
declarante o de que tenga conocimiento.
En la práctica de pruebas procesales destinadas a procesos de cualquier
jurisdicción, salvo la penal, se tendrá en cuenta la citación de la contraparte y con
observancia de las reglas sobre práctica y contradicción establecidas en el Código
de Procedimiento Civil.
En estos caso se hará con citación de la contraparte mediante notificación por
aviso, con no menos de de diez días de antelación a la fecha de la diligencia.
Decreto 1557 de 1989, ley 1395 de 2010, artículo 113.
66º. REGISTRO DE FIRMAS.

67º. AUTORIZACION SALIDA DE MENORES DEL PAIS.

Verificará que todos los funcionarios en el caso de las autorizaciones de salida de
menores de edad del País, adopte siempre el formato preestablecido por la
Superintendencia a través de la circular 132 del 18 de julio de 2007.
78º. Las demás funciones que le sean asignadas por el notario.
CARGO: ASISTENTES JURIDICOS
REQUISITOS: Ser abogado titulado ó egresado ó estar cursando séptimo

semestre de derecho.
EQUIVALENCIAS: En caso de no ser abogado titulado y ser abogado egresado ó

estar cursando estudios de derecho, se exigirá además una experiencia mínima
de tres (3) meses en asuntos notariales.
JEFE INMEDIATO: El Asesor Jurídico
1º. BUEN USO, TRATO ADECUADO Y MANTENIMIENTO DE EQUIPOS Y

MUEBLES.
Darle uso exclusivo, buen trato y mantenimiento adecuado a los equipos, muebles
y enseres asignados para el cumplimiento de las funciones.
2º. ATENCION PERSONALIZADA A LOS USUARIOS.

Atenderán directamente a los usuarios cuando requieran de una asesoría ó
servicio notarial; escucharán sus inquietudes, dudas y planteamientos y los
orientarán de conformidad.
3º. MANEJO DEL PAPEL NOTARIAL.

Por delegación del asesor jurídico, manejarán y repartirán entre los asesores o
protocolistas, según sus necesidades, el papel notarial oficial, cuidando
celosamente llevar un control del serial entregado a uno u otro funcionario, con su
respectiva fecha.
4º. Extender escrituras públicas.

Decreto 960 de 1970, artículo 12 y siguientes.
5º. CONTROL PREVIO ANTES DE LA FIRMA DE LOS OTORGANTES.

Celosamente Verificarán en la revisión y control previo de las escrituras que sean
pasadas por los asesores o protolistas, que estas contengan los elementos
esenciales de los contratos; que los paz y salvos o comprobantes fiscales estén al
día y en original; que el certificado de tradición y libertad esté vigente si de
enajenaciones se trata; que el predio se identifique por su cédula o registro
catastral vigente, por su nomenclatura, paraje o localidad, matrícula inmobiliaria,
linderos y cabida por el sistema métrico decimal; que los instrumentos estén
redactados en un lenguaje sencillo, jurídico y preciso; que en la primera página de
la escritura esté el formulario de calificación; que al instrumento se haya adjuntado
el formulario de preliquidación de los actos; que sean redactadas en idioma
castellano; que en la extensión del documento no se dejen claros o espacios
vacíos; que no se usen abreviaturas o iniciales que puedan dar lugar a confusión;
las cantidades o referencias numéricas se expresarán en letras, y entre
paréntesis, se anotarán las cifras correspondientes; que se hayan indicado los
números de las hojas empleados; que el acto no sea absolutamente nulo; que en
caso de representación, bien por poder especial o el general se verifique su
procedencia y autenticidad, su vigencia, si es suficiente, específico, claro e
inequívoco; que se hayan anotado en el instrumento los nombres, apellidos,
estado civil, edad, domicilio, teléfono y dirección de los comparecientes; si se trata
de la disposición de un derecho real de dominio o la constitución de un gravamen,
se deberá indicar la situación jurídica del bien respecto de la sociedad conyugal,
en caso de ser o haber sido casados; que contenga el precio y en moneda
colombiana, pero si el precio está referido en moneda extranjera, que contenga su
equivalencia en moneda nacional; que en los casos de creación de empresas de
vigilancia, transportadoras de valores ó similares no podrá pasarse la escritura
para otorgamiento de los interesados y autorización del notario hasta tanto hayan
aportado para su protocolización, la autorización de autoridad competente, sobre
su funcionamiento y actividad.
Decreto ley 960 de 1970 y su decreto reglamentario 2148 de 1983; Decreto 2187
de 2001, artículo 3º.
6º. CONTROL LISTAS CLINTON Y SECUESTRADOS. Celosamente Verificarán

además, en la revisión y control previo de las escrituras, una vez sean pasadas
por los asesores o protocolistas, que estas hayan pasado por el filtro de la lista
Clinton y de la lista de secuestrados en el País.
7º. ENAJENACION DE BIENES INMUEBLES DE LA POBLACION EN RIESGO

DE DESPLAZAMIENTO O DESPLAZADA.
Celosamente Verificarán además, en la revisión y control previo de las escrituras,
una vez sean pasadas por los asesores o protocolistas, que estas hayan pasado
por el filtro de prohibición de enajenar en zonas declaradas de desplazamiento
forzado o en inminente riesgo de desplazamiento que se prueba con el certificado
de tradición y libertad del predio, expedido con una antelación no mayor a cinco
(5) días, el cual se protocolizará junto con el acto de transferencia; o en su
defecto, si la zona donde se encuentre el predio está cobijado con la medida se
exigirá el acto administrativo del comité Municipal mediante el cual ha comunicado
el levantamiento de la medida.
Constitución Política, artículo 2; decreto 2007 de 2001; decreto 4720 del 30 de
noviembre de de 2007; instrucciones administrativas 08, 10 y 28 de 2010 e
instrucciones administrativas 15 y 17 de 2010 dirigidas a los registradores de
instrumentos públicos.
8º. CONTROL PREVIO DE PRELIQUIDACIONES. Celosamente verificará en la

revisión y control previo de las escrituras públicas, que a estas se adjunte la
preliquidación hecha por los asesores o protocolistas antes de pasar los usuarios
a cancelar en caja, para establecer su concordancia con los actos extendidos en la
escritura, y en todo caso, antes de pasárselas al notario para su autorización.
9º. VERIFICACION QUE EL INSTRUMENTO TENGA ANOTADO EL VALOR A

PAGAR CORRECTAMENTE PARA LAS DIFERENTES ENTIDADES.
Será celoso en la verificación y revisión de las escrituras públicas antes de
pasárselas al Notario para su autorización; y como control previo verificará que
todas y cada una y de manera detallada contengan la preliquidación de los valores
por retención en la fuente, Iva, recaudos y aportes para la Superintendencia,
Ministerio del Interior, derechos notariales, hojas de protocolo y copias, entre
otros, si los hubiera.
10º. VERIFICACION DE LOS ACTOS Y QUE CON LA FACTURA ANEXA

ESTOS CONCUERDEN CON LOS PAGOS ANTES DE LA AUTORIZACION DEL
NOTARIO.
Verificará además en la revisión y control previo de las escrituras, que a estas se
adjunte la factura de pago correspondiente y que esta si corresponda a aquella,
que todos los actos estipulados estén debidamente liquidados, facturados y
cancelados.
11º. INFORME AL NOTARIO DE INSTRUMENTOS QUE FALTA FIRMA DE

OTORGANTES
Revisará y hará un seguimiento constante a los instrumentos extendidos, y si
alguno de ellos no ha sido firmado por alguno ó algunos de los declarantes
pasados dos meses de la firma del primer otorgante y no llegare a perfeccionarse
por esta causa, se le informará en su momento al notario, para anotar en él lo
acaecido y no autorizarlo.
12º. SISTEMA BIOMETRICO DE IDENTIFICACION

Verificará además en la revisión y control previo, que todos los otorgantes hayan
pasado por el sistema biométrico de identificación. Excepcionalmente se
autorizará su domicilio, previa autorización del titular de la oficina jurídica y
necesariamente llevará a un lado de la escritura la leyenda. “ SE AUTORIZA
A…(SE ANOTA EL NOMBRE DE UNA DE LAS ASISTENTES DE JURIDICA)
PARA LA FIRMA A DOMICILIO POR DISCAPACIDAD FISICA TEMPORAL O
PERMANENTE DEL OTROGANTE…EN LA DIRECCION…DEL
DIA…MES…AÑO…”.
13º. LIBRO DE RELACION DE ESCRITURAS.

Llevar el libro de relación de escrituras y verificar que se desarrolle en debida
forma, simultáneamente con el libro Indice.
El libro deberá contener las siguientes cinco columnas reglamentarias: 1-Fecha
del instrumento, 2-número de la escritura; 3-apellidos y nombres de los otorgantes,
vendedores, permutante que comparezca en primer término, donante,
constituyente de gravámenes, arrendadores, el que cancela, el que enajena, etc.;
4--nombres y apellidos de los comparecientes de la otra parte, cuando se trate de
relaciones bilaterales y 5- naturaleza del acto o contrato.
Se debe diligenciar con pulcritud, evitando tachaduras, enmendaduras, borrones,
espacios en blanco que puedan ser utilizados por personas inescrupulosas, que
esté en buen estado de integridad y conservación, y que se encuentre al día de tal
manera que sus datos coincidan con las últimas escrituras autorizadas.
El libro de relación podrá llevarse de igual manera por hojas electrónicas.
Decreto ley 960 de 1970, artículo 109 y siguientes
14º. LIBRO INDICE ALFABETICO.

Llevar el libro índice y verificar que se desarrolle en debida forma.
Debe estar diligenciado con todas las anotaciones de las escrituras que configuran
el libro de relación.
La primera columna debe estar conformada por los apellidos y nombres de la
tercera columna del libro de relación; se debe elaborar simultáneamente con el
libro de relación y en orden cronológico, y contendrá además los datos de las
columnas 1, 2, 4 y 5 de este.
Decreto ley 960 de 1970, artículos 111 y siguientes.
15º. EXPEDICION DE CERTIFICADOS.

Le proyectará al notario las certificaciones sobre aspectos especiales y concretos
que consten en el
protocolo, solo en los casos autorizados por la ley, como en los casos de los
extractos de las escrituras de constitución, reforma, disolución o liquidación de
sociedades, conforme a las normas pertinentes del código civil y código de
comercio.
Dichas certificaciones tendrán el mérito señalado en la ley.
16. REPARTO DE MINUTAS

Los actos de la nación, los departamentos, intendencias, comisarías y municipios
y, en general de todos los organismos administrativos, institutos, empresas
industriales y comerciales del Estado y sociedades de economía mixta que deban
celebrar por escritura pública, cuando en el círculo de que se trate haya más de
una notaría se repartirán equitativamente entre las que existan. Así mismo los
establecimientos bancarios, oficiales y semioficiales, que tengan por objeto
principal desarrollar planes de vivienda y negocios de finca raíz, quedan sometidos
a este régimen.
Resolución 2277 de abril 17 de 2006, resolución 1078 del 20 de febrero de de
2008 y resolución 9516 del 20 de octubre de 2010.
17º. OTROS LIBROS O CARPETAS QUE DEBEN LLEVAR.

los libros o carpetas de actas de comparecencia, de certificaciones de cancelación
de hipotecas, de conciliaciones, de uniones maritales de hecho entre parejas del
mismo sexo, de solicitudes de sucesiones; de solicitudes de divorcio, cesación de
efectos civiles de matrimonio católico, liquidación de sociedades conyugales y
liquidación de sociedad patrimonial; de iniciación de trámite de liquidación de
herencias y sociedades conyugales vinculadas a ellas; el de remates y demás
actas o carpetas necesarias para conformar el archivo.
18º. PROYECCION DE INFORMES.

Proyectarán los informes que le sean encomendados por el asesor jurídico y que
van dirigidos al administrador (a) de la Notaría y que tengan que ver con el Sena
sobre sociedades que entran en liquidación, sobre enajenaciones, informe
estadístico, el de escrituras según el libro de relación, el de conciliaciones en los
meses de enero y julio dirigidos al Ministerio del Interior y de Justicia, el de
escritura públicas que sean de vivienda de interés social, el de operaciones
sospechosas, el informe trimestral de ausencia de operaciones sospechosas, el de
ausencia de operaciones sospechosas, el de operaciones múltiples, el informe
mensual de actos notariales que superen los 300 SMMV, el de uniones maritales
de hecho, el de uniones maritales de hecho entre parejas del mismo sexo, el de
actas de apertura y publicación de testamentos cerrados y demás que le sean
asignados.
19º. Las demás funciones que le sean asignadas por el Jefe inmediato ó por el
notario.
CARGO: COORDINADOR DE REGISTRO CIVIL
REQUISITOS: Tener estudios secundarios, conocimientos básicos sobre el

sistema de registro civil y una experiencia relacionada no inferior a un año.
EQUIVALENCIAS: En caso de no tener estudios secundarios se exigirá una

experiencia no inferior a cinco (5) años en asuntos de registro civil.

MUEBLES.
y enseres asignados para el cumplimiento de sus funciones.
2º. ATENCION PERSONALIZADA A LOS USUARIOS.

Atenderá directamente a los usuarios cuando requieran de una asesoría o servicio
notarial, escuchará sus inquietudes, dudas y planteamientos y los orientará de
conformidad.
Por delegación del asesor jurídico llevará el Registro del Estado Civil de las
personas.
3º. EL REGISTRO DEL ESTADO CIVIL DE LAS PERSONAS.
Por delegación del asesor jurídico llevará la inscripción de los diferentes hechos y
actos relacionados con el estado civil de las personas se ajusten a los decretos
1260 de 1970, decreto 999 de 1988 y demás normas concordantes. Para el efecto
los indicativos seriales conjuntamente con los documentos que los respaldan,
deben guardar completa armonía con el libro de varios, actas complementarias y
boletas de comparendo, cuando es del caso.
4º. LIBRO DE VARIOS, ACTAS COMPLEMENTARIAS Y BOLETAS DE

COMPARENDO.
Llevará por delegación del asesor jurídico el libro de varios , y verificará que se
anoten los actos que afecten el estado civil de las personas, como
reconocimientos de hijos extramatrimoniales, legitimación, adopciones, alteración
de la patria potestad, emancipación, capitulaciones matrimoniales, interdicciones
judiciales, nulidad de matrimonios, dicernimientos de guarda, rehabilitaciones,
divorcios, manifestación de avecinamiento y declaraciones de ausencia, entre
otros.
Que se lleven en debida forma las actas complementarias y boletas de
comparendo
5º. TARJETAS INDICES, ANTECEDENTES Y GUARDA Y CONSERVACION DE

LOS ARCHIVOS.
Velará por el buen estado de las tarjetas índices, los antecedentes y demás libros
del protocolo de registro civil; que se encuentren organizados y empastados con
indicación del número de folio seriado, que haya uniformidad en el empaste de los
registros de nacimiento, matrimonio y defunciones.
El sistema de tarjetas índices podrá ser llevado de manera sistematizada.
Decreto ley 1260 de 1970, artículos 8, 13, 14, 16, 17, 50 y 68.
6º. ENVIOS Y COMUNICACIONES A OTROS FUNCIONARIOS DEL REGISTRO

CIVIL.
Verificará que la oficina de registro civil no sólo mantenga actualizada la
información, sino que también le esté comunicando en forma oportuna a la oficina
Administrativa los reportes de nacimientos, matrimonios y defunciones, relación de
hijos extramatrimoniales, madres solteras, actas complementarias y relación de
hechos y, actos inscritos en el libro de varios, para lo de su competencia y
remisión a la Registraduría Nacional del Estado Civil, Instituto Colombiano de
Bienestar Familiar y demás entidades del Estado.
Decreto 1873 de 1971, artículo 5, 71; decreto ley 1260 de 1970, artículos 55 y 59;
decreto 2158 de 1970, artículo 1º; decreto 2668 de 1988, artículo 7; decreto 1269
de 1970, artículo 72; instrucción administrativa 02 del 11 de enero de 2006.
7º.º. REGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL-OFICINA DE
NOVEDADES ALTAS Y BAJAS- CIRCULAR 018 DE MARZO DE 2004.
Verificará que la oficina de registro civil le comunique a la oficina administrativa el
reporte de altas y bajas, para lo de su competencia ante la Registraduría Nacional
del Estado Civil.
8º. REPORTE DE EXTRANJEROS FALLECIDOS.

Proyectar los informes mensuales al administrador (a) sobre el reporte de
extranjeros fallecidos, con copia del registro civil de defunción para la Dirección de
gestión Notarial de la Superintendencia, con especificación que se trata de una
copia para el Departamento Administrativo de Seguridad DAS.
9º. INFORMACION USUARIOS.

Dará información inmediata que requieran los usuarios y las entidades del Estado
sobre el estado civil de las personas, siempre y cuando las normas lo permitan.
10º. REPORTE AL I.C.B.F RELACIONES DE HIJOS EXTRAMATRIMONIALES-

DEFENSORIA DE FAMILIA.
Proyectar el informe al administrador (a) sobre los reportes al Instituto Colombiano
de Bienestar familiar I.C.B.F. y Defensoría de Familia sobre hijos
extramatrimoniales y madres solteras.
11º. INFORME DE INTERDICTOS.

Proyectarle al administrador (a) los informes mensuales de interdictos, para lo de
su competencia.
12º. INFORME Y LIQUIDACION DE COPIAS DEL REGISTRO CIVIL.

Coadyuvará con el administrador (a) en la proyección oportuna de los informes y
liquidaciones a la Registraduría Nacional del estado Civil, de las copias expedidas
de los registros civiles.
12º. INFORME FORMATO 2B.

Proyectar el informe oportuno mensual al administrador (a) de producción formato
2B de la Registraduría Nacional del Estado Civil.
13º. INFORMACION INMEDIATA A ENTIDADES DEL ESTADO.

Dar información inmediata que requieran las entidades del Estado sobre el estado
civil de las personas, según se encuentren en el archivo.
14º. EXTENDERA ESCRITURAS PUBLICAS DE MATRIMONIOS.

Extenderá las escrituras públicas de Matrimonio Civil y cambios de nombre, con
observancia de sus requisitos y elementos esenciales.
15º. CRONOGRAMA DE MATRIMONIOS.

Llevará el calendario en orden cronológico y previa consulta con el notario de las
celebraciones de matrimonios dentro de la notaria, como aquellos que sean
servicio a domicilio.
17º. Las demás funciones que le sean asignadas por el jefe inmediato o por el
notario.
CARGO: AUXILIARES ADMINISTRATIVOS
REQUISITOS: Tener estudios secundarios y experiencia relacionada no

menos de seis (6) meses
JEFE INMEDIATO: El Administrador (a)


MUEBLES.
y enseres asignados para el cumplimiento de sus funciones.
2º. PROYECCION DE ESCRITOS E INFORMES.

Contribuir con los escritos y proyección de informes para las afiliaciones,
seguridad social, riesgos profesionales, pensiones, cesantías, primas,
parafiscales, cajas de compensación, sueldos, la DIAN, Superintendencia de
Notariado y registro, UIAF, SENA, Ministerio del Interior, entidades públicas y
privadas y demás que sean asignadas por su jefe inmediato.
3º. DIGITALIZACION DE INFORMACION.

Contribuir con la digitalización de la información que le sea encomendada por el
administrador.
4º. MANEJO Y CONSERVACION DE ARCHIVOS.

Velará por el buen manejo y debida conservación y actualización de los archivos
que reposen en la oficina de la administración y la notaría.
5º. ORGANIZACIÓN Y ACTUALIZACION DE INVENTARIOS.

Contribuir con la organización y actualización de la carpeta de inventario general
de la notaría; el inventario de muebles, insumos y enseres asignados y cargados
individualmente a los funcionarios.
notario.
CARGO: AUXILIARES DE CAJA
REQUISITOS: Tener estudios secundarios y experiencia relacionada en caja no

menor a un mes
JEFE INMEDIATO: El administrador (a)

MUEBLES.
y enseres asignados.
2º. USO DEBIDO AL DATAFONO.

Darle buen uso al datafono electrónico para el pago con tarjetas débito.
3º. SISTEMA DE INFORMACION NOTARIAL.

Velará para que se utilice adecuadamente el Sistema de Información Notarial SIN.
4º. MANEJO TRANSPARENTE A LOS DINEROS.

Darle siempre el manejo transparente a los dineros recibidos por los usuarios.
5º. COBRO LEGAL, REAL Y EXACTO.

Serán celosos al cobrar el valor real y exacto según preliquidación adjunta a las
escrituras con visto bueno de jurídica, de acuerdo a las tarifas fijadas por la
6º. CUIDADO PREVENTIVO CON LOS DINEROS.

Serán celosos al recibir, revisar y guardar los dineros por el cobro de los derechos
notariales.
7º. EXPEDICION Y REQUISITOS DE LAS FACTURAS.

Siempre se expedirá la factura por el valor exacto y el servicio solicitado y pagado
por los usuarios. Con ellos se llevará en forma oportuna, cronológica y numeral el
archivo de facturas.
8º. NUMERO DE COPIAS DE LAS FACTURAS.

Siempre se expedirán tres facturas: una para archivo de la Caja, una para el
usuario y una para la conformación del archivo por el encargado del protocolo de
escrituras.
9º. APERTURA Y CIERRE DE LA NOTARIA.

Se encargará de abrir y cerrar la notaría en los días y las noches que para el
efecto disponga la administración, según programación que con antelación se le
hará saber.
10º. MEDIDAS DE SEGURIDAD CON EL DINEROS.

No podrá permanecer en caja gruesas sumas de dinero, los mismos que
constantemente deberán ser consignados en las cuentas y según instrucciones
que para el efecto le asigne el jefe inmediato.
12º. Las demás funciones que le sean asignadas por el jefe inmediato.
CARGO: ASESOR DE ESCRITURAS O PROTOCOLISTA
REQUISITOS: Ser abogado titulado o egresado, o haber cursado estudios

secundarios y una experiencia no inferior a cinco (5) años, o haber cursado
estudios primarios y una experiencia no inferior a diez (10) años.
1º. Darle uso exclusivo, buen trato y mantenimiento adecuado a los equipos,
muebles y enseres asignados para el cumplimiento de sus funciones.
2º. Atenderá directamente a los usuarios cuando requieran de una asesoría ó

orientarán de conformidad; averiguarán los fines prácticos y jurídicos que los
interesados se proponen alcanzar con su declaración para que quede fielmente
expresado en el instrumento, y se indicará el acto o actos, contrato o contratos con
su denominación legal.
3º. Siempre los interesados deberán presentar los comprobantes fiscales en el

momento de solicitar el servicio notarial y no serán extendidos hasta tanto los haya
presentado.
4º. Los comprobantes fiscales se agregarán a las escrituras en forma original o en

fotocopia autenticada por un notario siempre y cuando el original de donde
provenga se halle protocolizado y se indique en ella la escritura con la cual está.
En la escritura se anotará las especificaciones de los comprobantes allegados, por
su numeración, lugar, fecha y oficina de expedición, persona a cuyo favor se
hayan expedidos, con su identificación, cuantía si la tuviere y fecha límite de la
vigencia. Estos datos serán reproducidos en las copias que del instrumento
llegaren a expedirse.
5º. Recibirán y extenderán las declaraciones de los interesados que requieran de
escritura pública y de aquellos que los interesados quieran revestir de esta
solemnidad.
6º. Deberán sugerir a las partes las correcciones que se juzguen necesarias para
que la declaración se acomode a la finalidad de los comparecientes, a las normas
legales y a la clara expresión idiomática.
7º. Verificará para que el compareciente indique necesariamente de cualquier

situación que afecte el inmueble objeto de su declaración.
8º. Extendida la escritura se cerciorarán que sea leída por los otorgantes antes de
firmar para aclarar, modificar o corregir lo que les pareciera. En todo caso se
dejará constancia en el instrumento de su aprobación y asentimiento.
9º. Si se trata de personas sordas, la lectura será hecha por ellas mismas, y si de
ciegas se trata, únicamente por el notario.
10º. Si alguno de los otorgantes no supiere o no pudiere firmar, el instrumento
será suscrito por la persona a quien él ruegue, cuyo nombre, edad, domicilio e
identificación se anotarán en la escritura. El otorgante imprimirá a continuación su
huella dactilar de lo cual se dejará testimonio escrito con indicación de cuál huella
ha sido impresa.
11º. Asumirán con sumo celo la revisión de las minutas y escrituras extendidas
antes de ser remitidas a la oficina jurídica para su estudio, con el fin de que se
encuentren conforme al querer y voluntad de los interesados.
12º. Como autocontrol, siempre verificarán que haya adjuntado a las minutas o
escrituras la preliquidación y que esta sea precisa y exacta en los valores según
los actos que contenga, tales como la retención en la fuente, IVA, recaudos y
aportes para la Superintendencia, Ministerio del Interior, derechos notariales, hojas
de protocolo, y copias, entre otros, si lo hubiera. Hecha esta revisión y estar
conforme a la Resolución que estipula los valores a cobrar, y una vez el
documento esté conforme al querer de los otorgantes, estos documentos podrán
pasar a revisión de la oficina jurídica para el visto bueno y pago en caja de los
respectivos derechos.
13º. Verificarán y antes de remitir las minutas a revisión jurídica, y antes de la

firma de los otorgantes que estos hayan pasado por el filtro de prohibición de
enajenar en zonas declaradas de desplazamiento forzado o en inminente riesgo
de desplazamiento, o en su defecto, el acto administrativo del Comité Municipal
mediante el cual ha comunicado el levantamiento de la medida; que hayan pasado
por el filtro de la lista Clinton y la lista de secuestrados del País.
14º. Celosamente verificarán en la revisión y autocontrol de sus propias minutas o

escrituras, que contengan los elementos esenciales del contrato; que los paz y
salvos o comprobantes fiscales estén al día y en original; que el certificado de
tradición y libertad esté vigente si de enajenaciones se trata; que se hayan adjunto
los documentos pertinentes y del caso en original, según se trate el acto; que el
predio se identifique por su cédula o registro catastral vigente, por su
nomenclatura, paraje o localidad, matrícula inmobiliaria, linderos y cabida por el
sistema métrico decimal; que los instrumentos estén redactados en un lenguaje
sencillo, jurídico y preciso; que la primera página de la escritura sea el formulario
de calificación; que sean redactados en idioma castellano; que en la extensión del
documento no se dejen claros o vacíos; que no se usen abreviaturas o iniciales
que puedan dar lugar a confusión; las cantidades o referencias numéricas se
expresarán en letras, y entre paréntesis, se anotarán las cifras correspondientes;
que se hayan indicado los números de las hojas empleadas; que teniendo en
cuenta las causales de nulidad, el acto no sea absolutamente nulo; que en caso
de representación, bien por poder especial o general se verifique su procedencia y
autenticidad, su vigencia, si es suficiente, específico, claro e inequívoco; que se
hayan anotado en el instrumento los nombres, apellidos, estado civil, edad,
domicilio, teléfono y dirección de los comparecientes; si se trata de la disposición
de un derecho real de dominio o la constitución de un gravamen, se deberá indicar
la situación jurídica del bien respecto de la sociedad conyugal, en caso de ser o
haber sido casados; que contenga el precio y en moneda colombiana, pero si el
precio está referido en moneda extranjera, que contenga su equivalencia en
moneda nacional; que en los casos de creación de empresas de vigilancia,
transportadora de valores ó similares se haya aportado para su protocolización la
autorización previa de funcionamiento, expedida por autoridad competente.
15º. Verificará además en la revisión y autocontrol, que todos los actos extendidos
en la escritura estén debidamente liquidados.
16º. Cumplidos los pasos reseñados desde el numeral tres (3) al quince (15) los
interesados o posibles otorgantes podrán firmar, no sin antes pasar por el sistema
biométrico de identificación.
17º. Excepcionalmente serán autorizados los asistentes jurídicos por el asesor

jurídico o por el notario para cumplir con el domicilio para el otorgamiento de una
escritura, y necesariamente llevará en la primera hoja de la escritura a un costado
la leyenda: “SE AUTORIZA A…(SE ANOTA EL NOMBRE DEL ASISTENTE
JURÍDICO) PARA LA FIRMA A DOMICILIO POR DISCAPACIDAD FISICA
TEMPORAL O PERMANENTE DEL OTORGANTE…EN LA DIRECCION…EL
DIA…DEL MES…AÑO…”.
18º. Velarán para que pasados dos (2) meses desde el momento que se numeró
la escritura con la firma del primer otorgante, si no ha sido firmada por el o los
demás otorgantes por falta de pago de los derechos notariales, inmediatamente la
pasarán a la oficina jurídica para la nota de “de no autorización por falta de firma y
pago de los derechos notariales”.
19º. Siempre recordar, que el documento será numerado y llevado al libro de

relación y simultáneamente el de índice con la firma del primer otorgante.
notario.
CARGO: AUXILIARES DE AUTENTICACIONES Y ENCARGADO DEL

ALMACEN E INVENTARIO
REQUISITOS: haber cursado estudios secundarios y una experiencia relacionada

no inferior a seis (6) meses
muebles y enseres asignados para el cumplimiento de sus funciones. En particular
a los sellos se les dará un uso pulcro, transparente y puntual.
2º. Atenderán directamente a los usuarios cuando requieran de una asesoría ó

3º. Por norma general los usuarios se identificarán con su cédula de ciudadanía,
en caso contrario, el notario conocerá del caso.
4º. Tendrán el manejo de registro de firmas por libro o tarjetas.
5º. Como la Notaría ha implementado la autenticación digital, o sea de

documentos por el sistema biométrico de identificación, que conlleva lector de la
cédula, foto y huella digital y consecuencialmente un adhesivo impreso con los
datos de ley, según la autenticación que se trate, será implementado para todo
acto de autenticación, con excepción de la autenticación de copias de documentos
que se tenga a la vista el cual tendrá el sello manual. No obstante,
simultáneamente tendrán vigencia todos y cada uno de los sellos manuales, que
excepcionalmente serán usados como cuando el sistema biométrico no funcione
por fallas técnicas, cuando se trate de autenticación a domicilio, por presencia
inusual y masiva de usuarios que requieran el servicio y atención inmediata, por
fuerza mayor o caso fortuito.
6º. Cuando se requiera prestarle el servicio a los usuarios estos exhibirán su

cédula de identificación para estampar y llenar el sello del reconocimiento
espontáneo de documento privado ó de cualquier autenticación previo el examen
de la cédula de identificación.
7º. REGISTRO DE FIRMAS.

Atenderán a los usuarios para estampar el sello de firmas bien sean servidores
públicos, particulares o notarios que tengan registradas las firmas.
8º. Pondrán el sello de autenticación del testimonio de que las firmas fueron
puestas en ese momento en la notaría, estableciendo la identidad de los firmantes.
9º. Pondrán el sello de autenticación de huella.
10º. Pondrán el sello de autenticación de firma a ruego.
11º. Atenderán a los usuarios para estampar el sello de correspondencia o

identidad que exista un documento que se tenga a la vista y su copia mecánica o
literal.
12º. Atenderán a los usuarios para estampar el sello de la existencia de las

personas para la correspondiente fe de vida.
13º. Atenderán a los usuarios para estampar el sello de reconocimiento de

contenido de un documento y su firma, bien sea en el mismo documento ó en hoja
adicional. Si de personas que no sepan o puedan firmar, se leerá de viva voz el
documento, de lo cual se dejará constancia, que será suscrita por un testigo
rogado por el compareciente, quién además imprimirá su huella dactilar. Si se
tratare de personas ciegas, se leerá de viva voz el documento y si fuere
consentido por el declarante, se anotará esta circunstancia. Si entre los
comparecientes hubiere sordos, ellos mismos leerán el documento y expresarán
su conformidad, y si no supiere leer manifestarán su intención para que se
establezca su concordancia con lo escrito y se cerciorarán del asentimiento para
obligarse en los términos del documento como para reconocer su contenido y
rogar sus firmas.
De todos estos casos previamente será informado el notario para ordenar su
trámite.
14º. Bajo ninguna circunstancia se prestará el servicio de reconocimiento de
documento y firma si los comparecientes son absolutamente incapaces.
15º. Se encargarán de abrir y cerrar la notaría en los días y las noches que para el
hará saber.
notario.
CARGO: AUXILIARES DE DECLARACIONES EXTRAJUICIO
REQUISITOS: Haber cursado estudios secundarios y una experiencia

relacionada no inferior a seis (6) meses.
muebles y enseres asignados para el cumplimiento de sus funciones. En particular
a los sellos se les dará un uso pulcro, transparente y puntual.
2º. Atenderán directamente a los usuarios cuando requieran de una asesoría ó

3º. Por norma general los usuarios se identificarán con su cédula de ciudadanía,
con excepción de la denuncia por pérdida del documento.
4º. Las declaraciones extrajuicio serán voluntarias, bajo la gravedad del juramento
y serán numeradas.
5º. Se pueden practicar pruebas extraprocesales con citación de la contraparte

según el código de procedimiento civil y con citación de la contraparte.
6º. En las declaraciones de uniones maritales de hecho se establecerá la

concordancia y coherencia.
7º. En las declaraciones de uniones maritales de hecho de extranjero se

establecerá la coherencia entre el lapso de permanencia y lo que declara.
8º. En el caso del contenido y autorización de menores para salir del País deberá
utilizarse el formato único establecido por la Superintendencia de Notariado y
Registro.
Notario.
CARGO: AUXILIARES DE REGISTRO CIVIL
REQUISITOS: Haber cursado estudios secundarios y una experiencia relacionada

no inferior a seis (6) meses.

2º. Atenderá directamente a los usuarios cuando requieran de una asesoría o

servicio notarial, escuchará sus inquietudes, dudas y planteamientos y los
3º.Codyuvarán en el Registro del Estado Civil de las personas.
4º. Coadyuvarán en la verificará de que en el libro de varios se anoten los actos

que afecten el estado civil de las personas como reconocimientos de hijos
extramatrimoniales, legitimación, adopciones, alteración de la patria potestad,
emancipación, capitulaciones matrimoniales, interdicciones judiciales, nulidad de
matrimonios, dicernimientos de guarda, rehabilitaciones, divorcios, manifestación
de avecinamiento y declaraciones de ausencia, entre otros.
5º. Colaborarán en la verificarán para que el sistema de tarjetas índice esté

conforme a la ley, que a su vez podrá ser sistematizado.
6º. Se obligarán en la verificación del buen estado de los antecedentes y que se

encuentren organizados y empastados con indicación del número de folio seriado,
que haya uniformidad en el empaste de los registros de nacimiento, matrimonio y
defunciones.
7º. Verificarán el buen estado del empaste de los libros de protocolo del registro
civil.
8º. Coadyuvarán con la coordinadora del Registro Civil en la proyección oportuna

de los informes y liquidaciones a la Registraduría Nacional del Estado Civil de las
copias expedidas de los registros civiles.
9º. Colaborarán en la proyección de informes que le demande la coordinadora del

registro civil, incluido el formato 2B de la Registraduría.
10º. Proyectarán los informes que le demande la coordinadora de registro civil

sobre los reportes al Instituto Colombiano de Bienestar familiar I.C.B.F. y
Defensoría de Familia sobre hijos extramatrimoniales y madres solteras.
11º. Proyectarán los informes, si así se lo requiere la coordinadora, sobre la

relación de interdictos.
12º. Coadyuvarán en la proyección de los informes mensuales y pertinentes

dirigidos a la Registraduría Nacional del Estado Civil y demás entidades Estatales.
13º. Coadyuvarán en la información inmediata que requieran las entidades del

Estado sobre el estado civil de las personas que reposen en la notaría, si así se lo
demanda la coordinadora.
14º. Proyectarán los informes mensuales sobre el reporte de extranjeros fallecidos

con copia del registro civil de defunción, para la Dirección de gestión Notarial de la
Superintendencia con especificación que se trata de una copia para el
Departamento Administrativo de Seguridad DAS.
15º. Colaborarán en la extensión de las escrituras públicas de Matrimonio Civil y
cambios de nombre con observancia de sus requisitos y elementos esenciales.
notario.
CARGO: RECEPCIONISTA

no inferior a tres (3) meses.
JEFE INMEDIATO: El administrador (a)
2º. Atenderá a los usuarios de manera atenta, amable y cordial.

orientará de conformidad.
4º. Atenderá las llamadas de los usuarios y absolverá sus inquietudes.
5º. Atenderá las llamadas de los usuarios y las trasladará al funcionario o

dependencia respectiva cuando así lo han solicitado.
6º. Manejará el sistema biométrico de identificación para los otorgantes de

escrituras públicas, para lo cual antes de firmar las escrituras se corroborará su
identificación con la cédula de ciudadanía por el lector de cédulas, se les tomará
su foto y huella.
7º. Coadyuvar en las tareas y funciones administrativas en autenticaciones,

registro civil, fotocopias, protocolo y mantenimiento de la oficina cuando así se le
solicite por el jefe inmediato.
notario.
CARGO: MENSAJERO

no inferior a un año, ó haber cursado estudios primarios y una experiencia no
inferior a tres (3) años
3º. Organizará la correspondencia de las diferentes dependencias y la entregará

de acuerdo a las instrucciones que para el efecto le haga el jefe inmediato.
4º. Consignará los dineros en efectivo ó cheque de manera constante sin dejar
acumular gruesas sumas de dinero, de acuerdo a las instrucciones que reciba de
su jefe inmediato, teniendo siempre de presente tomar las medidas de seguridad
del caso.
5º. Colaborará en las funciones de autenticaciones, copias y protocolo, según las

instrucciones recibidas por el administrador (a), asesor jurídico o notario.
6º. Colaborará en el aseo, mantenimiento y conservación de equipos e

instalaciones de la notaría, según las instrucciones recibidas por el administrador
(a), asesor jurídico o notario.
7º. Se encargará de abrir y cerrar la notaría en los días y las noches que para el
hará saber.
8º. Las demás funciones asignadas por el jefe inmediato, asesor jurídico ó notario.
CARGO: ENCARGADO DE FOTOCOPIAS

no inferior a un año, ó haber cursado estudios primarios y una experiencia no
inferior a tres (3) años

3º. Hacer buen uso del papel entregado para las labores encomendadas.
4º. Verificar constantemente que las máquinas están en óptimas condiciones de

fotocopiado.
5º. Verificar siempre que se haya cancelado el servicio, antes de prestarlo.
6º. Se prohíbe terminantemente prestarle el servicio de fotocopiado a funcionarios

ó particulares para uso personal.
7º. Las demás funciones asignadas por el jefe inmediato.
CARGO: SERVICIOS GENERALES

no inferior a un año.

3º. Hacer buen uso de los elementos de aseo, material y demás insumos para las
labores encomendadas.
4º. Mantener organizada la notaría en aseo y limpieza.
5º. Velará por el orden y organización de los espacios destinados para los
usuarios.
6º. Velará por la limpieza impecable de muros, vidrios, puertas, ventanas, pisos,
baños, cocina, equipos, muebles y enseres.
7º. Siempre tomará las medidas de “precaución y de peligro” con las señales
móviles en las zonas de los funcionarios y afluencia y circulación constante de
usuarios cuando se trate de limpieza de muros, vidrios y pisos.
8º. Procurará al máximo no hacer aseo, en especial los pisos, en jornadas de

atención al público, excepto que las circunstancias lo ameriten pero siempre
tomando las medidas de precaución anotadas en el numeral anterior.
9º. Procurará no exhibir en público implementos o elementos de aseo en mal

estado, sucio o generalmente deteriorado.
10º. Advertirá de manera inmediata el deterioro de los implementos ó elementos

de aseo, llaves de agua o canillas, luces, lámparas, puertas, ventanas, chapas,
servicios sanitarios, fugas de agua y cualquier otro elemento en las instalaciones
de la notaría.
11º. Las demás funciones asignadas por el jefe inmediato.
CARGO: ENCARGADOS DEL ARCHIVO DE PROTOCOLO
REQUISITOS: Haber cursado estudios secundarios y una experiencia en archivo

protocolo no menor a un mes, ó haber cursado estudios primarios y una
experiencia en archivo de protocolo no menor a dos meses.
JEFE INMEDIATO: Asesor Jurídico

3º. Hacer buen uso del papel entregado para las labores encomendadas.
4º. Verificar constantemente que las máquinas están en óptimas condiciones de

fotocopiado.
5º. Verificar siempre que se hayan cancelado los servicios notariales, antes de
proceder a las copias de las escrituras públicas destinadas para el usuario,
catastro y registro de instrumentos públicos.
6º. Se prohíbe terminantemente prestarle el servicio de fotocopiado a funcionarios

ó particulares para uso personal.
7º. Se encargarán de la conservación, cuidado y protección de los libros de

protocolo.
8º. Revisarán las escrituras matrices con el fin de verificar que estén
perfeccionadas con sus respectivos anexos, que la factura adjunta se haya
expedido conforme a los actos autorizados y que se hayan cancelado todos los
derechos.
9º. Controlarán los libros que salen para las diferentes dependencias de la notaría,
y su regreso.
10º. Se encargarán de fotocopiar las escrituras destinadas para el usuario, registro

y catastro con sus respectivos sellos.
11º. Organizarán las escrituras originales en paquetes y de tal manera que puedan
ser empastadas, para lo cual informarán en tiempo oportuno, para tal efecto.
12º. Las demás funciones asignadas por el jefe inmediato o por el notario.
HECTOR IVAN TOBON RAMIREZ

NOTARIO DIECIOCHO DE MEDELLIN

Manual de Funciones Notaria 18 Autoguardado

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RESOLUCION 001 DEL DIA 1º.

NOTARIA DIECIOCHO DEL CIRCULO DE MEDELLIN

El Notario Dieciocho del Círculo de Medellín, en uso de sus facultades legales y

En el ejercicio de las funciones de todos y cada uno de los funcionarios, los

La Notaría Dieciocho del Círculo de Medellín estará a cargo de su titular, que en

Los titulares de las diferentes dependencias de la Notaría, el contador (a) y otros

La Notaría Dieciocho del Círculo de Medellín tendrá una oficina de Administración

CARGO: ADMINISTRADOR (A)

REQUISITOS: Título profesional en Derecho, Administración o Contaduría y

1º. ORGANIZACIÓN Y CONTROL EN LA PLANTA DE PERSONAL.

3º. HOJAS DE VIDA, LICENCIAS Y PERMISOS.

4º. TIEMPOS DE RESPUESTA EN TRÁMITES NOTARIALES.

5º. SELECCIÓN DEL PERSONAL.

10º. MANEJO DE CUENTAS, CLAVES Y CAJA FUERTE.

11º. POLIZA DE RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL Y OTRAS

12º. INFORMES SEGÚN PROYECCION DE LA CONTADORA.

13º. OBLIGACIONES CON LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y

14º. OBLIGACIONES CON EL FONDO ESPECIAL DE LA SUPERINTENDENCIA

16º. DIRECCION DE IMPUESTOS Y ADUANA NACIONALES-DIAN.

17º. DECLARACIONES MENSUALES DE RETENCION EN LA FUENTE.

18º. RELACION DE ENAJENACION DE BIENES.

19º. DECLARACION CUATRIMESTRAL IMPUESTO AL VALOR AGREGADO-

20º. APORTE ESPECIAL DE LA ADMINISTRACION DE JUSTICIA.

21º. EXPEDICION DE CERTIFICADOS DE RETENCION EN LA FUENTE.

22º. EXPEDICION Y REQUISITOS DE LAS FACTURAS.

23º. ASPECTOS CONTABLES.

24º. COMPROBANTES DE INGRESOS.

25º. COMPROBANTES DE EGRESOS.

26º. INFORME ESTADISTICO NOTARIAL.

27º. CUENTA UNICA NOTARIAL.

28º. EMPASTE Y CONTROL DE ESCRITURAS.

29º. REGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL.

30º. INFORMES DE VIVIENDAS DE INTERES SOCIAL. (Se envía si lo solicita

32º. INFORME DE OPERACIONES SOSPECHOSAS. Comunicará

33º. INFORMES DE AUSENCIA DE OPERACIONES SOSPECHOSAS.

34º. INFORME DE OPERACIONES MULTIPLES. Comunicará a la UIAF cada

35º. INFORME DE OPERACIONES SUPERIORES A 300 SMMV.

36º. RELACION DE ENAJENACION DE BIENES. (Contadora y jurídica)

37º. INFORMES AL SENA. (Ya no se envían informes, sólo tener los

38º. INSTRUMENTOS CON DOS MESES DE NUMERADOS.

39º. INFORME UNIONES MARITALES DE HECHO. (Lo hace la contadora los

Informar a la Superintendencia de Notariado y Registro de las Uniones Maritales

41º. INFORME DE INTERDICTOS. (Lo hace la contadora los primeros 3 días

Informar a la Superintendencia de Notariado y registro de la relación de interdictos,

43º. TARIFAS NOTARIALES.

44º. PUBLICACION DE TARIFAS NOTARIALES.

45º. NOTARIAS EN TURNO.

46º.EDICTOS EN CARTELERA. (Lo hace la Coordinadora de Registro Civil)

47º. REPARTO DE MINUTAS.

49º. SISTEMA DE INFORMACION NOTARIAL.

51º. ARCHIVO DE FACTURAS.

52º. MONITOREO DE CAMARAS Y SISTEMAS DE SEGURIDAD.

53º. ORGANIZACIÓN Y CONTROL DE ARCHIVOS.

54º. ACTAS DE VISITAS.

55º. JORNADA LABORAL.

56º. COMPROMISO INSTITUCIONAL.

57º. CONVIVENCIA LABORAL.

58º. SEGUIMIENTO ÓPTIMO A EQUIPOS Y MUEBLES DE OFICINA.

59º. SEGUIMIENTO A AUXILIARES DE CAJA.

60º. SEGUIMIENTO Y CONTROL A AUXILIARES ADMINISTRATIVOS.

61º. SEGUIMIENTO Y CONTROL A FUNCIONARIO RECEPCIONISTA.

62º. SEGUIMIENTO, CONTROL Y MEDIDAS DE SEGURIDAD AL