Definición de Análisis de Puesto

El análisis de puestos es un procedimiento que forma parte de las tareas administrativas de una
empresa y que consiste en la determinación de las responsabilidades y obligaciones de las
posiciones laborales.

Análisis de puestos a partir de dicho análisis, es posible decidir qué tipos de personas deberían ser
contratadas para ocupar los puestos de acuerdo a su capacidad y experiencia. El análisis de puestos,
en definitiva, no es más que la recopilación, organización y evaluación de la información referente
a un puesto de trabajo.

La fundación de una empresa u organización, la creación de nuevas posiciones laborales, la

modificación de una estructura y la actualización de las remuneraciones son situaciones que llevan
a desarrollar el análisis de puestos.

En otras ocasiones, la necesidad de llevar a cabo un análisis de puestos surge a partir de

manifestaciones de los propios trabajadores, cuando no tienen en claro qué tareas específicas les
corresponden o cuando surgen conflictos de competencia y autoridad entre los empleados.

Al realizar un análisis de puestos preciso, la administración logra mejorar su gestión de los recursos
humanos, ya que puede contratar o designar a los trabajadores apropiados para cada puesto y fijar
las remuneraciones que merecen.

Entre los datos que deben recopilarse durante el análisis de puestos se encuentran las actividades
y procesos del trabajo; las responsabilidades; las acciones físicas; la comunicación; las máquinas y
herramientas utilizadas; los conocimientos necesarios; las normas; y el contexto.

El administrador del programa de análisis de puesto es el encargado de diseñar los modelos para
recoger los datos, verificar el procedimiento y garantizar el cumplimiento del calendario de
ejecución.

Los seis pasos para realizar un análisis de puestos son:

Paso 1
Determine el uso de la información del análisis de puesto. Empiece por identificar el uso que dará
a la información, ya que esos determinar el tipo de datos que se reúna y la técnica que utilice para
hacerlo.

Algunas técnicas como entrevistar a los empleados y preguntarles en qué consiste el puesto y cuáles
son sus responsabilidades son útiles para redactar las descripciones de puestos y seleccionar los
empleados. Otras técnicas de análisis de puestos como el cuestionario de análisis de posición que
se describe posteriormente no proporcionan la información específica para descripciones de
puestos, pero proporcionan clasificaciones numéricas para cada puesto, que se pueden utilizar para
compararlos con propósitos de compensaciones. Por tanto su primer paso es determinar el uso de
información del análisis de puestos. Entonces podrá decidir cómo reunir información.
Paso 2
Reúna una información previa. A continuación, es necesario revisar información previa disponible,
como organigramas, diagramas de proceso y descripciones de puestos. Los organigramas muestran
la forma en que el puesto en cuestión se relaciona con otras posiciones y cuales su lugar en la
organización. En el organigrama de identificar el título de cada posición y, por medio de las líneas
que las conectan, de demostrar quién reporta a quién y con quien se espera que la persona que
ocupa el puesto se comunique.
Un diagrama de proceso permite una comprensión más detallada del flujo de trabajo que en la que
se puede obtener del organigrama. En su forma más simple, un diagrama de proceso muestra el
flujo de datos de entrada y datos de salida del puesto estudiado. En este caso, por ejemplo, se
espera que el empleado de control de inventario y recibe inventario de los proveedores, tome las
solicitudes de inventario de los dos gerentes de planta y proporcione en lo que le solicitan a estos
gerentes, así como la información del estado de los inventarios actuales.
La descripción del puesto con consecuente, si existe, puede ser un buen punto a partir del cual
podría preparar una descripción revisada del puesto.

Paso 3
Seleccione posiciones representativas para analizarlas. Esto es necesario cuando a muchos puestos
similares por analizar y toma demasiado tiempo el análisis del puesto por ejemplo las posiciones de
todos los trabajadores de ensamble.

Paso 4
Reúna información del análisis de puesto. El siguiente paso es analizar realmente el puesto
obtenido los datos sobre las actividades que involucra, la conducta requería a los empleados, las
condiciones de trabajo y los requerimientos humanos. Para esto debe utilizarse una o más técnicas
de análisis del puesto.

Paso 5
Revise la información con los participantes. El análisis del puesto ofrece información sobre la a la
naturaleza y funciones del puesto. Este información debe ser verificada con el trabajador que no
desempeña y un superior inmediato. Edificar la información ayudará a determinar si es correcta, si
está completa y si es fácil de entender para todos involucrados. Este paso de revisión puede
ayudarle a obtener la aceptación del ocupante del puesto de los datos del análisis que se obtuvieron,
al darle la oportunidad de modificar la descripción de las actividades que realiza.

Paso 6
Elaboró una descripción y especificación del puesto. En la mayoría de los casos, una descripción y
especificación de un puesto son dos resultados concretos del análisis de la oposición. La descripción
del puesto es una relación por escrito de las actividades y responsabilidades inherentes al puesto,
así como de sus características importantes como las condiciones de trabajo y los riesgos de
seguridad. La especificación del puesto resume las cualidades personales, características,
capacidades y antecedentes requeridos para realizar el trabajo, y podría ser un documento separado
o parte de la misma descripción del puesto.

RESUMEN
Análisis de Puestos.- procedimiento para determinar las tareas y requisitos de aptitudes de un
puesto y el tipo de personas que se debe contratar.

Descripción de puestos.- lista de las tareas, responsabilidades, relaciones de informes, condiciones

de trabajo, y responsabilidades de supervisión de un puesto producto de un análisis de puestos.

Especificación del Puesto.- listas de los requerimientos humanos del puesto, esto es, la educación,
la capacidad, personalidad, etc., necesarias otro producto del análisis de puestos.

Usos de las descripciones de puesto

Una vez que las descripciones formales de puestos han obtenido aceptación, los gerentes
encuentran otras aplicaciones prácticas de las mismas como en las siguientes áreas de recursos
humanas:

El empleo de las descripciones de puestos en el reclutamiento y selección de personal

Las descripciones de puestos confeccionadas correctamente pueden ayudar en la búsqueda de

obreros, empleados, supervisores y gerentes calificados. Por ejemplo, la preparación de un anuncio
en que se pide llenar determinado cargo se simplifica sintetizando la descripción del empleo y sus
especificaciones.

Para la selección de candidatos a empleo, los entrevistadores comprobarán que las descripciones
de puestos facilitarán. Todo el proceso de entrevistas concentrándolo en los factores pertinentes.

El entrevistador tratará de determinar la experiencia previa de un postulante y cotejarla con las

tareas y responsabilidades que figuran en la descripción de puesto.

Los tipos genéricos de descripciones suelen ser más útiles que los específicos para la contratación.
El encargado de la selección busca a personas con experiencia y condiciones adaptables o
transferibles a las exposiciones muy generales de trabajo y responsabilidades que figuran en las
descripciones genéricas.

El empleo de las descripciones de puestos en la planificación, capacitación y perfeccionamiento

de la mano de obra

Cuando una compañía se expande, experimenta la necesidad de contar con más mano de obra. En
plan de largo aliento tal vez no se conozca de inmediato la forma precisa que asumirá la organización
futura. No obstante, se pueden expresar las aptitudes técnicas, administrativas y ~especializadas
que se requerirán en términos muy amplios, como aparecen por lo común en las descripciones
genéricas.

El gerente que desee adaptar su fuerza laboral presente a las necesidades futuras de la empresa
podrá preparar descripciones de puestos genéricas que atiendan tales necesidades. La comparación
de las descripciones actuales y futuras le dará una estimación bastante justa de dónde poará hallar
el personal con las condiciones requeridas.

Además, el gerente descubrirá necesidades específicas de capacitación y

perfeccionamiento. Entonces podrá planear programas de formación de la fuerza de trabajo
presente, a fin de prepararla para el futuro.

La capacitación y perfeccionamiento de la fuerza de trabajo también tiene gran importancia para

las operaciones actuales. Por ejemplo, una gerencia puede comparar las condiciones de los titulares
con las delineadas en una descripción de puesto específica y determinar la necesidad de programas
de capacitación individual o de grupos.

El empleo de las descripciones depuesto en la evaluación del desempeño

Los métodos más modernos de evaluación del desempeño destacan la importancia de la motivación
y la fijación de metas u objetivos para cada empleado. Como resultado de ello, las descripciones de
puestos como herramientas de evaluación del desempeño ya no son tan importantes como en el
pasado. Sin embargo, siguen siendo el punto de referencia principal para basar las normas de
desempeño.

La base de evaluación de los empleados es la medida en que éstos cumplen sus obligaciones. La
descripción de puestos proporciona al gerente la herramienta para determinar si el empleado
cumple todas sus obligaciones y responsabilidades. Como ya se señaló, hay ciertas aptitudes de
comportamiento que no pueden incorporarse fácilmente a una descripción: medida del espíritu
creador, gama de recursos, capacidad de análisis, rapidez de reacciones, etc.

Estas aptitudes acaso sean criterios importantes para evaluar el desempeño. Por lo tanto, el gerente
no deberá emplear las descripciones de puestos como base única para medir el rendimiento.

El empleo de las descripciones depuesto en el análisis del flujo de trabajo

El analista de la corriente de trabajo puede emplear las descripciones como punto de partida para
confeccionar en diagrama de progresión. Una vez hecho el diagrama en que figuren las operaciones
y el trabajo paso a paso, el analista de puestos tal vez descubra tareas que no se revelaron en las
descripciones de puestos.

La nueva información podrá utilizarla para perfeccionar aún más las descripciones. Debe producirse
una firme interdependencia entre los analistas de corriente de trabajo y los de puestos. Esta
interdependencia pone en guardia a los gerentes sobre la necesidad de rediseñar puestos para que
el trabajo se haga más eficientemente.

Esto puede dar lugar a que se dispongan de modo diferente las tareas, obligaciones y
responsabilidades de una descripción a la siguiente. Programa de descripción de puestos en el cual
ha de participar en definitiva todo empleado, o bien un esfuerzo más limitado, antes de empezar
deberán disiparse el desinterés y los recelos.

Empleo de las descripciones de puesto en la administración de salarios y compensación

Se utiliza para asegurar igualdad de pago para igualdad de trabajo, para asegurar igual pago para
trabajos de valor comparable y para hacer una valoración de puestos es necesario la información
aportada por la descripciones de puesto.

Contenido de Manual de Descripciones y

Perfiles de Puestos
Manual de Puestos

El Manual de Puestos documenta información ordenada y específica sobre la ubicación, descripción

de funciones, responsabilidades, condiciones de trabajo y características necesarias para que cada
puesto dentro de la organización sea desempeñado de la mejor forma. Este tipo de Manual es un
instrumento técnico de trabajo, el cual se usa comúnmente en las instituciones con el fin de mejorar
la gestión de la administración de recursos humanos.

Objetivos del Manual de Puestos

Los objetivos que persigue este tipo de manual son los siguientes:

Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa estableciendo las líneas de
autoridad en sus distintos niveles.

Establecer una descripción clara y concisa del puesto para que los funcionarios tengan una visión
oportuna y objetiva de sus funciones.

Determinar los perfiles de puestos, conforme a las funciones obtenidas en el formato de descripción
de los mismos, con objeto de que contribuya a normar criterios para la toma de decisiones dentro
de la planeación del desarrollo profesional de los servidores públicos.

Adecuar las políticas de selección de personal, inducción al puesto y capacitación de personal.

Mejorar la funcionalidad de las actividades administrativas de la institución.

Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su

incorporación al puesto asignado.

Contenido básico del Manual de Puestos

Un Manual de Puestos deberá contener al menos la siguiente información básica:

• Portada: en dicha sección se debe incorporar el logotipo de la institución, el tipo de manual que
se presenta, nombre de la institución o unidad administrativa, la fecha y el lugar de elaboración del
Manual.

• Introducción: es la explicación del contenido del Manual, donde se incluye cómo está
estructurado, objetivos o propósitos, ámbito de aplicación, y periodicidad o circunstancias que
ameritan que el manual deba actualizarse para mantenerse vigente.

• Objetivo y Alcance: es la intención o propósito que tiene la Institución o unidad administrativa al

elaborar el Manual. En el alcance se indican las unidades administrativas en las que aplican las
disposiciones contenidas en el documento.

• Descripción de puestos de trabajo: abarca información en relación con a) la identificación del

puesto de trabajo; b) nombre del puesto; c) unidad administrativa en la cual se desempeña; d)
codificación del puesto; e) descripción genérica (objetivo); f) listado de funciones y atribuciones
inherentes al puesto; g) periodicidad de cada una de esas funciones (diaria, semanal, quincenal,
mensual, etc.); h) requisitos del ocupante del puesto o perfil del ocupante, tales como: nivel
académico, habilidades y destrezas, conocimientos técnicos y/o específicos, i) requisitos legales.

• Firmas de autorización: en este apartado se Indica el nombre, cargo y firma de los titulares de la
Institución que autorizan el manual, así como de las unidades administrativas que los elaboran y
revisan.