La conciliación bancaria es un proceso operativo que permite

revisar y conciliar los importes del libro “bancos” y las cifras

reportadas por la entidad bancaria.

En este editorial mencionamos ejemplos de las

contabilizaciones que deben llevarse a cabo al realizar el
proceso.
Una conciliación bancaria es el procedimiento mediante el
cual se comparan los registros contables del libro “bancos” con
los movimientos reportados por el banco, con el fin de
confrontar las diferencias y efectuar los registros contables a los
que haya lugar.

A continuación, mostraremos ejemplos de las

contabilizaciones que se deben realizar al encontrar las
diferencias entre los saldos del libro “bancos” y los
registros del estado de cuenta o extracto bancario.

Hay que tener en cuenta que para documentar la

contabilización se requiere:

 Detallar el comprobante o soporte contable con su

respectiva numeración.
 Establecer cuál es el soporte por parte del banco, por
ejemplo, el extracto bancario o estado de cuenta de
determinado mes.
 Identificar los datos del tercero, en este caso el nombre de
la entidad financiera o bancaria y el NIT.
 El concepto por el que se realiza la contabilización, por
ejemplo, comisión bancaria, gravamen a los movimientos
financieros, devolución de cheque, etc.
 El respectivo código del PUC de la entidad,
correspondiente a la naturaleza de la cuenta y un auxiliar
que generalmente detalla la transacción.
Gravamen del 4 x 1.000
El cobro actual del 4 x 1.000 surgió como medida de
contingencia para la crisis financiera de 1998 (ver Decreto 2331
de 1998), y por diversas razones se ha sostenido hasta la
actualidad.

Este cobro genera una nota débito para el banco, dado que con
dicho rubro se disminuye el saldo del cliente para cubrir una
obligación fiscal.

Para la entidad, por el contrario, es una nota crédito que

disminuye su saldo en el libro “bancos”. Si al realizar la
conciliación bancaria se evidencia que no se ha contabilizado
este cobro que aparece en el extracto, se debe efectuar el
siguiente registro contable:

Detalle Débito Crédito

Gasto por XXXX

servicios
financieros

Bancos XXXX

Cheque devuelto
En ocasiones los clientes notifican transacciones o
consignaciones realizadas y la entidad procede a registrarlas en
el libro “bancos”. No obstante, al revisar el extracto bancario, la
entidad constata que dichas operaciones no están
registradas, ya sea porque están en tránsito o porque el
cliente pagó con un cheque que fue devuelto por el banco.
Si al realizar la conciliación bancaria se evidencia que en el
extracto no aparecen consignaciones o trasferencias realizadas
por terceros a la entidad, y se comprueba que se debe a que el
cliente emitió un cheque que fue devuelto por el banco por
insuficiencia de fondos, se debe realizar una nota débito para
reversar la disminución de la cuenta “clientes”.

De esta manera se puede evidenciar en los libros contables

que el cliente no ha realizado el pago. El registro contable es
el siguiente:

Detalle Débito Crédito

Clientes XXXX

Bancos XXXX

Ahora bien, otro caso que puede suscitarse es que un

cheque de la entidad haya sido registrado como entregado
al proveedor, pero el banco lo haya devuelto. Al darse esta
situación, como la entidad no ha realizado el pago a los
proveedores, debe realizar una nota crédito que justifique el
aumento del saldo de la cuenta “proveedores” y realizar el
siguiente registro:

Detalle Débito Crédito

Proveedores XXXX

Bancos XXXX

 
Consignaciones no registradas por la
entidad
Es muy probable que los clientes no notifiquen a la entidad las
transacciones o consignaciones realizadas, y que estas, a
pesar de estar en las arcas de la entidad, no estén registradas
en el libro “bancos”.

Si al realizar la conciliación bancaria se evidencia que en libros

no aparecen consignaciones o trasferencias realizadas por
terceros, la entidad debe verificar en el extracto bancario el
NIT o nombre de la entidad que registró la consignación y
cruzar con los datos de cuentas por cobrar.

Para evidenciar en libros que el cliente ya realizó el pago o

abono correspondiente,  se debe realizar la siguiente
contabilización.

Detalle Débito Crédito

Bancos XXXX

Clientes XXXX

Consignaciones sin identificar

Ahora bien, si al realizar la conciliación no es posible
identificar quién realizo la consignación, se puede abordar
esta situación de dos formas:

 Si se considera que la consignación proviene de un cliente

es posible contabilizar un débito a la cuenta “bancos”
contra un crédito a una cuenta denominada “pagos
pendientes por aplicar”. El registro sería el siguiente:
 Detalle Débito Crédito

Bancos XXXX

Clientes – XXXX
pagos
pendientes
por aplicar

 Si se considera que definitivamente no se trata del pago

realizado por un cliente, es posible contabilizarlo como
un pasivo susceptible de prescripción extintiva que
genere posteriormente un ingreso para la
entidad (ver Concepto 328 del 25 de mayo de 2016 del
Consejo Técnico de la Contaduría Pública –CTCP–). El
registro contable inicial es el siguiente:

Detalle Débit Crédit

o o

Bancos XXXX

Pasivo – XXXX
consignacione
s por
identificar

Si deseas profundizar al respecto, te recomendamos nuestro

editorial Tratamiento de partidas conciliatorias bajo Estándares
Internacionales de Información Financiera.

No obstante lo ya explicado, algunos consultores

recomiendan que no se contabilicen pasivos por
consignaciones pendientes de identificar, debido a que la
norma fiscal señala que los pasivos deben estar respaldados
por documentos idóneos y con el lleno de las formalidades
exigidas por la contabilidad (ver artículo 283 del ET), por lo cual
sería difícil que una entidad pueda reconocer una deuda a la
que no le pueda asociar un tercero. En el siguiente video se
profundiza al respecto:

Será entonces decisión de cada entidad definir el

tratamiento que seguirá ante estas situaciones, de acuerdo
con sus políticas contables y de control interno.

Cheques girados y no cobrados

Cuando una entidad gira un cheque a sus proveedores e
identifica en la conciliación bancaria que el proveedor no lo ha
cobrado, puede seguir cualquiera de los siguientes
tratamientos:

 Disminuir el saldo de bancos y de proveedores porque

es el portador del cheque quien tiene el derecho de
disponer de los recursos.

Detalle Débito Crédito

Proveedores XXXX

Bancos XXXX

 Alternativamente, la entidad puede seguir el siguiente

tratamiento:

Al emitir el cheque al proveedor, reclasificar el saldo de

proveedores a la cuenta de proveedores con cheques
emitidos, así:
 Detalle Débito Crédito

Pasivos – XXXX
proveedores

Pasivos – XXXX
proveedores
con cheques
emitidos

Luego, cuando se identifique que el proveedor cobró el

cheque, disminuir el saldo de la cuenta “bancos”, como se
muestra a continuación:

Detalle Débito Crédito

Pasivos – XXXX
proveedores
con cheques
emitidos

Bancos XXXX

Cobro de cargos bancarios

El banco realiza cobros, como cuotas de manejo, comisiones
por transacción, cobro de chequera, entre otros, que están
visibles en el estado de cuenta o extracto bancario, pero que,
generalmente, las entidades no tienen registrados en su
contabilidad. Al momento de realizar la conciliación bancaria
es usual que los rubros correspondientes a este tipo de
transacciones salgan a la luz.

En dichos casos se genera una nota débito para el banco

porque el valor del cargo financiero es un ingreso para el
banco, mientras que para la entidad es una nota crédito que
disminuye el saldo de la cuenta “bancos”.

El siguiente, sería el registro correspondiente que debe realizar

la entidad para reconocer los cargos pendientes con el banco.

Detalle Débito Crédito

Gastos por XXXX

cobro de
chequera (o
cualquier
otro
concepto)

Bancos XXXX

Abono de intereses
El banco, así como realiza cobros, también realiza abonos a la
cuenta del titular; estos abonos generalmente no son tenidos en
cuenta por la entidad.

Este tipo de operaciones generan una nota débito para la

organización porque con los intereses abonados
incrementa el valor en libros de la cuenta “bancos”,
mientras que para el banco estas operaciones generan una
nota crédito ya que incrementan su obligación con la entidad.

De identificar que existe un abono por intereses por parte

del banco en el extracto bancario, la entidad debe realizar
el siguiente registro contable:

Detalle Débito Crédito

Ingresos por XXXX
intereses

Bancos XXXX