Curso: sistemas de información contable

Glosario

Consulta # 1

Algoritmo
Un algoritmo es una secuencia lógica y finita de pasos que permite solucionar un
problema o cumplir con un objetivo.

Los algoritmos deben ser precisos e indicar el orden lógico de realización de cada
uno de los pasos, debe ser definido y esto quiere decir que si se ejecuta un
algoritmo varias veces se debe obtener siempre el mismo resultado, también debe
ser finito o sea debe iniciar con una acción y terminar con un resultado o solución
de un problema.

Cuando se elabora un algoritmo se debe tener en cuenta lo siguiente:

 Tener claro cuál es el problema que va a solucionar.

 Establecer un objetivo que permita medir la solución del problema.
 Elaborar un algoritmo que solucione el problema.
 Realizar pruebas al algoritmo para verificar los resultados.

Base de datos
Una base de datos se puede definir como un conjunto de información relacionada
que se encuentra agrupada ó estructurada.

Desde el punto de vista informático, la base de datos es un sistema formado por

un conjunto de datos almacenados en discos que permiten el acceso directo a ellos
y un conjunto de programas que manipulen ese conjunto de datos.
Backup

Respaldo, copia de seguridad o copia de reserva a una copia de los datos

originales de un sistema de información o de un conjunto de software (archivos,
documentos, etc.) que se almacena en un lugar seguro o una región segura de la
memoria del sistema, con el fin de poder volver a disponer de su información en
caso de que alguna eventualidad, accidente o desastre ocurra y ocasione su
pérdida del sistema. En otras palabras, se trata de una copia por si acaso que,
usualmente, se actualiza cada cierto tiempo como medida de seguridad.

Criptografía
Básicamente, a criptografía es la técnica que protege documentos y datos. 
Funciona a través de la utilización de cifras o códigos para escribir algo secreto en
documentos y datos confidenciales que circulan en redes locales o en internet. Su
utilización es tan antigua como la escritura. Los romanos usaban códigos para
ocultar sus proyectos de guerra de aquellos que no debían conocerlos, con el fin
de que sólo las personas que conocían el significado de estos códigos descifren el
mensaje oculto.

Datos
Un dato es una representación simbólica (numérica, alfabética, etc.) de un atributo
de una entidad. Un dato no tiene valor semántico (sentido) en sí mismo, pero al
ser procesado puede servir para realizar cálculos o tomar decisiones.

Los datos son susceptibles de ser comprimidos, encriptados, transmitidos y

almacenados.

En su nivel más rudimentario, los datos de una computadora son un montón de

unos y ceros, conocidos como datos binarios. Como todos los datos de la
computadora están en formato binario, se pueden crear, procesar, guardar y
almacenar digitalmente.
En la informática es muy usado y valorado este término, debido a que la
información que se introduce en las computadoras es recibida en forma de datos y
los mismos son manipulados para que se pueda desarrollar distintas soluciones a
los diferentes problemas, por ejemplo, en programación informática un dato es en
general una expresión que indica las cualidades de los diferentes comandos sobre
los que un algoritmo puede trabajar.

Extranet

Se trata de una red informática que permite el acceso a terceras partes, es decir,
usuarios ajenos al propietario.

El propietario es el responsable de determinar el nivel de privilegios que concede a

cada usuario, o grupo de usuarios.

En la actualidad, una de las implementaciones más habituales de la extranet a

nivel global son los servicios de atención al cliente que ofrecen las diferentes
compañías. En un alto porcentaje de casos incluyen la posibilidad de descargar
contenidos, como por ejemplo la guía o el libro de instrucciones de un determinado
producto.

Firma electrónica
La firma electrónica, en la Resolución 00070 de 2016, se define básicamente como
la combinación entre una serie de datos en forma electrónica, es decir, de la
mezcla entre una identidad electrónica y un código electrónico.

Gracias a que fue una iniciativa legislativa, tiene efectos y parámetros legales que
debe cumplir para que sea válida como tal y para que sea válida en diferentes
procesos legales. Con la expedición de la Resolución 000022 de 2019, el trámite
para poder gestionar la firma electrónica se optimizó y ahora es posible habilitarla
a través de la página web de la DIAN.
Firma digital
Una firma digital no es otra cosa que una secuencia de carácteres que se adjunta
al final del cuerpo del mensaje que se pretende transmitir bajo firma. Nos ofrece la
posibilidad de informar, dar fe y/o manifestar una voluntad con total validez y
seguridad, sin necesidad de encontrarnos de cuerpo presente para estampar sobre
un papel nuestra firma manuscrita.

Una firma digital permite identificar inequívocamente a la persona que emite el

mensaje, tener la certeza de que el mensaje se encuentra exactamente igual que
como fue emitido al momento de su recepción y que el firmante no tenga la
posibilidad de negar el haber firmado el documento. Es decir, una firma digital
otorga identidad e integridad a un documento y evita su repudiación en origen.

Firewall
Un firewall o cortafuegos es un dispositivo de hardware o un software que nos
permite gestionar y filtrar la totalidad de tráfico entrante y saliente que hay entre 2
redes u ordenadores de una misma red.

Hacker

Hacker es una voz del inglés para referirse a una persona o a una comunidad que
posee conocimientos en el área de informática y se dedica a acceder a sistemas
informáticos para realizar modificaciones en el mismo. Los hackers también son
conocidos como “piratas informáticos”.

Hardware
Hardware es la parte física de un ordenador o sistema informático. Está formado
por los componentes eléctricos, electrónicos, electromecánicos y mecánicos, tales
como circuitos de cables y luz, placas, memorias, discos duros, dispositivos
periféricos y cualquier otro material en estado físico que sea necesario para hacer
que el equipo funcione.
HTLM
El lenguaje HTML puede ser creado y editado con cualquier editor de texto básico
con conocimientos de los códigos que componen el lenguaje. No obstante, la
escritura de un documento HTML es muy simple, consiste en una marca (tag)
exterior, entre signos de menor que y mayor que (<>), que funcionan como
comandos de formatos de textos, formularios, links, imágenes, entre otros.

HTTP

HTTP es un protocolo de acceso para las páginas web a través de Internet. HTTP
son las siglas para Hypertext Transfer Protocol que se traduce al español como el
“protocolo de transferencia de hipertextos”.

Información
Denominamos como información al conjunto de datos, ya procesados y ordenados
para su comprensión, que aportan nuevos conocimientos a un individuo o sistema
sobre un asunto, materia, fenómeno o ente determinado. La palabra, como tal,
proviene del latín informatĭo, informatiōnis, que significa ‘acción y efecto de
informar’.

Internet
Internet es un neologismo del inglés que significa red informática descentralizada
de alcance global. Se trata de un sistema de redes interconectadas mediante
distintos protocolos que ofrece una gran diversidad de servicios y recursos, como,
por ejemplo, el acceso a archivos de hipertexto a través de la web.

Intranet
Es una plataforma digital cuyo objetivo es asistir a los trabajadores en la
generación de valor para la empresa, poniendo a su disposición activos
como contenidos, archivos, procesos de negocio y herramientas; facilitando la
colaboración y comunicación entre las personas y los equipos.
Es una plataforma interna, en vez de pública como internet, por lo que solo los
miembros de esa organización tienen acceso a ella.

IP
Es un protocolo de comunicación de datos digitales clasificado funcionalmente en
la capa de red según el modelo internacional OSI.
(Internet Protocol) funciona haciendo las veces de código de normas entre los
diferentes dispositivos que son capaces de interactuar en una red. 

LAN (Red de Área Local)

Es un grupo de equipos pertenecientes a una misma organización y conectados
dentro de un área geográfica pequeña a través de una red, generalmente con la
misma tecnología (la más utilizada es Ethernet).
Una red de área local puede contener 100, o incluso 1.000, usuarios.

Menú de comandos

es una serie de opciones que el usuario puede elegir para realizar determinadas
tareas.

Microprocesador
Es la esencia de los computadores (cerebro de la computadora), lleva a cabo o
ejecuta los programas, y es imprescindible para el funcionamiento del ordenador.
Se trata de un chip o pastilla de silicio, que contiene circuitos integrados,
transistores, y que se halla protegido por una cobertura de cerámica y plástico. Su
forma es cuadrada o rectangular, y su color es negro.

Ofimática
Es un conjunto de herramientas de informática que se utilizan para optimizar,
mejorar y automatizar los procedimientos que se realizan en una oficina.
Las herramientas de ofimática permiten idear, crear, almacenar y manipular
información, pero deben estar las computadoras sí o sí conectadas a
una red de internet.

PAN (Red Personal Área Network)

es una red informática para interconectar dispositivos centrados en el espacio de
trabajo de una persona individual. Un PAN proporciona transmisión de datos entre
dispositivos tales como computadoras, teléfonos inteligentes, tabletas y asistentes
digitales personales.

Password

Una contraseña o password es una serie secreta de caracteres que permite a un

usuario tener acceso a un archivo, a un ordenador, o a un programa. En sistemas
multiusos, cada usuario debe incorporar su contraseña antes de que el ordenador
responda a los comandos.

Periféricos
En informática, se denomina periféricos a los aparatos y/o dispositivos auxiliares e
independientes conectados a la unidad central de procesamiento de una
computadora.

Se consideran periféricos tanto a las unidades o dispositivos a través de los cuales

la computadora se comunica con el mundo exterior, como a los sistemas que
almacenan o archivan la información, sirviendo de memoria auxiliar de la memoria
principal.

Se entenderá por periférico al conjunto de dispositivos que, sin pertenecer al

núcleo fundamental de la computadora, formado por la CPU y la memoria central,
permitan realizar operaciones de entrada/salida (E/S) complementarias al proceso
de datos que realiza la CPU. 
RAN (Random acceso memory)

En informática, la memoria RAM (acrónimo de Random Access Memory, o Memoria

de Acceso Aleatorio) es un tipo de memoria operativa de los computadores y
sistemas informáticos, adonde va a ejecutarse la mayor parte del software: el
propio sistema operativo, el software de aplicación y otros programas semejantes.

ROM (Read Only Memory)

En informática, cuando hablamos de memoria ROM (acrónimo de Read–
Only Memory, es decir, Memoria de Sólo Lectura), nos referimos a un tipo de
almacenamiento empleado en computadores y otros dispositivos electrónicos, que
se caracteriza por ser únicamente de acceso para lectura y nunca para escritura,
es decir, que se la puede recuperar, pero no modificar o intervenir.

Routers
Un router es un dispositivo de hardware que permite la interconexión de
ordenadores en red.
El router o enrutador es un dispositivo que opera en capa tres de nivel de 3. Así,
permite que varias redes u ordenadores se conecten entre sí y, por ejemplo,
compartan una misma conexión de Internet.
Un router se vale de un protocolo de enrutamiento, que le permite comunicarse
con otros enrutadores o encaminadores y compartir información entre sí para
saber cuál es la ruta más rápida y adecuada para enviar datos.

Servidor central
Un servidor es un ordenador u otro tipo de equipo informático encargado de
suministrar información a una serie de clientes, que pueden ser tanto personas
como otros dispositivos conectados a él. La información que puede transmitir es
múltiple y variada: desde archivos de texto, imagen o vídeo y hasta programas
informáticos, bases de datos, etc.
Software
El software es el conjunto de instrucciones que una computadora debe seguir,es
decir, todas aquellas indicaciones sobre lo que tiene que hacer y cómo.

El concepto de software engloba todo aquello que es intangible en la

computadora, lo que no se puede tocar, como, por ejemplo, los programas y los
sistemas operativos.

Sistema operativo

Un sistema operativo es el software responsable de gestionar y coordinar el

funcionamiento básico de diversas aplicaciones, hardware y demás recursos
utilizados, El sistema operativo se encarga de realizar importantes y diferentes
tareas como transmitir información entre los programas de aplicación, controlar el
funcionamiento de los dispositivos periféricos (impresoras, teclados, etc.), evitar
problemas de seguridad en ciertos programas, entre otros.

Tcp/Ip
El modelo TCP/IP permite un intercambio de datos fiable dentro de una red,
definiendo los pasos a seguir desde que se envían los datos (en paquetes) hasta
que son recibidos. Para lograrlo utiliza un sistema de capas con jerarquías (se
construye una capa a continuación de la anterior) que se comunican únicamente
con su capa superior (a la que envía resultados) y su capa inferior (a la que solicita
servicios).
TCP o Protocolo de Control de Transmisión, es un protocolo de internet encargado
de informar del destino de los datos permitiendo la creación de conexiones
seguras. Aunque fue desarrollado entre 1973 y 1974, continúa siendo a día de hoy
uno de los protocolos fundamentales en internet. TCP sirve, además, como soporte
a muchas de las aplicaciones y protocolos que han surgido después.
El protocolo TCP es una forma segura de intercambio de datos al requerir de la
autorización entre cliente y servidor, o emisor y receptor, antes de producirse la
transferencia. Una vez ambas partes hayan autorizado la transmisión, podrá
iniciarse el envío y recepción de datos. El protocolo TCP, al igual que otros como el
protocolo SSH, nació para sustituir protocolos anteriores; debido a su antigüedad,
dichos protocolos resultaban inseguros para la conexión o el intercambio de datos
en internet.

Telemática
Telemática es un campo de la ciencia que engloba los conocimientos de la
informática y de la tecnología de la comunicación para el desarrollo de diseños,
procesos y técnicas de servicios o aplicaciones que permiten transmitir datos.

Terabyte
Terabyte es un término usado para describir la cantidad de datos almacenados en
el disco duro de una computadora. El almacenamiento de datos se mide
usualmente en bytes, megabytes y gigabytes, pero el término terabyte se está
volviendo más común a medida que las computadoras proporcionan más espacio
de almacenamiento a los usuarios.

Terminal de red
También es conocido bajo el nombre de Consola, a todo dispositivo electrónico que
forma parte del Hardware de un ordenador, y que tiene la funcionalidad básica de
ingresar o mostrar los datos que se encuentran dentro de una computadora o en
un determinado sistema de computación.

CPU
CPU es la sigla para Central Processing Unit traducido al español como la Unidad
central de procesamiento de una computadora.

UPS
es una fuente de energía eléctrica que suministra o abastece al computador, está
contiene una batería que seguirá emergiendo electricidad en el caso que haya un
corte de luz o un problema eléctrico en la infraestructura. El UPS dará energía por
unos minutos más para que el trabajador tenga el tiempo necesario para guardar
archivos de importancia y apagar el ordenador de la correcta forma.

URL
Es una secuencia estándar de caracteres que identifica y permite localizar y
recuperar una información determinada en la Internet. Eso que escribimos en la
casilla del navegador o explorador para visitar una página web determinada,
comúnmente referido como “dirección”, es justamente su URL.

USB
Es un protocolo de conexión que permite enlazar diversos periféricos a un
dispositivo electrónico (frecuentemente, un ordenador) para el intercambio de
datos, el desarrollo de operaciones y, en algunos casos, la carga de la batería del
dispositivo o dispositivos conectados. 

Virus Informáticos
Un virus informático, o virus de computadora, es un software malicioso ejecutable
o un código que infecta archivos y programas en su ordenador. Abrir un archivo
infectado ejecutará el código del virus y dañará sus archivos, su ordenador y en
general su seguridad en la red. 

WAN
Es la sigla de Wide Area Network (“Red de Área Amplia”). El concepto se utiliza
para nombrar a la red de computadoras que se extiende en una gran franja de
territorio, ya sea a través de una ciudad, un país o, incluso, a nivel mundial. Un
ejemplo de red WAN es la propia Internet.

Web
es aquella que consiste en un documento electrónico que contiene información,
cuyo formato se adapta para estar insertado en la World Wide Web, de manera
que los usuarios a nivel mundial puedan entrar a la misma por medio del uso de
un navegador, visualizándola con un dispositivo móvil como un smartphone o
un monitor de computadora.

WinZip
Es un programa que comprime y descomprime datos, es decir, se le reduce el
tamaño a un archivo o serie de datos. 
 Consulta # 2

Sistema ERP
El término ERP se refiere a Enterprise Resource Planning, que significa “sistema de
planificación de recursos empresariales”. Estos programas se hacen cargo de
distintas operaciones internas de una empresa, desde producción a distribución o
incluso recursos humanos.
Los sistemas ERP suponen una gran inversión para las empresas. 
Las empresas que adquieren un ERP notan un aumento la productividad.

Ventajas de un sistema ERP

Las principales ventajas de estos sistemas son:

 Automatización de procesos de la empresa.

 Disponibilidad de la información de la empresa en una misma plataforma.

 Integración de las distintas bases de datos de una compañía en un solo

programa.

 Ahorro de tiempo y costes.

Desventajas de un sistema ERP

El inconveniente más común suele ser el coste del software ERP. Esto se debe
normalmente al nivel de personalización que necesita un sistema ERP para cubrir
las necesidades de la empresa: a mayor nivel de personalización, mayor precio.
Además, algunos de los costes que un ERP conlleva pueden aparecer de forma
posterior a su instalación y adquisición, lo que se denomina costes ocultos.
Puede encontrar una descripción detallada de estos costes ocultos, junto con
ejemplos y cálculos reales de presupuestos de los ERP más usados en la Guía
ERP.
Otra desventaja a tener cuenta al elegir un paquete ERP está en la
implementación. En algunos casos, puede que la instalación, el hardware necesario
para su funcionamiento y la preparación de su infraestructura tarden demasiado.
Esto puede provocar retrasos en el funcionamiento interno de su empresa que
pueden causar pérdidas. No obstante, existen sistemas en la nube que pueden
prevenir este tipo de inconvenientes, al no tener que ser implementados
físicamente en la empresa.

Supply Chain Management SCM o Cadena de Gestión de

Suministro

Atendiendo a la definición del Council of Supply Chain Management

Professionals (CSCMP) por “cadena de suministro” entendemos: los diferentes
eslabones que se suceden en una compañía, que van desde las materias primas no
procesadas hasta los productos terminados que llegan al consumidor final.

La SCM es el ciclo de vida de un producto o servicio, desde que se concibe hasta

que se consume. Un subsistema dentro de la organización que engloba la
planificación de las actividades de: suministro, fabricación y distribución de
los productos. En definitiva, la cadena de suministro engloba la oferta y la
demanda, dentro y fuera de la empresa.

Fases de la Cadena de Suministro

Durante los procesos que se dan en la Cadena de Suministro existen diversos

eslabones (compras, suministro, gestión de existencias, transporte,
mantenimiento…). En ellos participan actores como: proveedores, fabricantes,
distribuidores, mayoristas, detallistas y clientes o consumidores finales.
Todos ellos trabajan codo con codo para que podamos disfrutar de un
determinado producto o servicio. Pero ¿qué fases diferenciamos en la Cadena
de Gestión de Suministro?

1. Suministro. Cómo y de dónde obtenemos las materias primas

2. Fabricación. Convertir dichas materias primas en productos terminados.
3. Distribución. Traslada el producto final hasta los comercios, factorías y
lugares de venta para que pueda ser adquirido por el consumidor.

La Cadena de Suministro está presente en cada fase del proceso de un producto o

servicio, englobando todas las actividades de gestión y logística. Lo que para unos
puede ser el producto final, para otros puede ser el producto intermedio o
incluso la materia prima.

Veamos las diferencias con la Cadena de Suministro:

 La SCM consiste en la planificación de las actividades involucradas en

la búsqueda, obtención y transformación de los productos, sean estos
proveedores, intermediarios, funcionarios o clientes.
 La Cadena de Suministro abastece y regula las operaciones de
fabricación, distribución, marketing, ventas, diseño de producto, finanzas y
tecnología.
  Uno de los aspectos importantes de la Cadena de Suministro es
la sincronización, ya que cualquier fallo crearía un efecto en cadena
provocando atascos y bloqueos.
 La Logística es el conjunto de los medios y métodos que permiten llevar
a cabo la organización de una empresa o de un servicio.
 La función de la logística es implementar y controlar con eficiencia los
materiales y los productos, desde el punto de origen hasta el consumo. El
objetivo es satisfacer las necesidades del consumidor al menor coste
posible.
 La logística estudia cómo colocar los bienes y servicios en el lugar
apropiado, en el momento preciso y bajo las condiciones adecuadas. Esto
permite que las empresas cumplan con los requerimientos de sus clientes y
obtengan la mayor rentabilidad posible.
 La gestión de la logística es una parte muy importante de la Cadena de
Suministro. Esta controla la eficiencia del transporte, la gestión de la
flota, el almacenamiento, los equipos de manejo de materiales y las
operaciones de preparación de pedidos.

Importancia de una buena gestión de la cadena de suministro

Aclarados estos conceptos veremos por qué es bueno implementar una eficaz
cadena de gestión de suministro. Te detallamos cuáles son los beneficios que
genera:

 Fidelidad de los clientes. Gracias a la eficiencia en los procesos

productivos, la atención al cliente mejora en el tiempo de entrega o las
condiciones de compra. Esto origina que los clientes tengan en mente la
marca cuando piensen en estos determinados productos. Si la experiencia
de compra es satisfactoria, repetirán.
 Mejor control. Con el proceso definido, podemos saber en tiempo real en
qué eslabón de la cadena se encuentra el producto. Esto permite mayor
 control con actores externos como los proveedores. Así podremos acceder
de forma rápida y sencilla a mayor número de ofertas. Además, permite
hacer seguimiento de las fechas de entradas de suministros, producción,
fechas de distribución etc.
 Como consecuencia, los pequeños conflictos o problemas cotidianos
se reducen.
 Más rentabilidad. Se reducen todos los costes operativos de la cadena de
suministro entre un 20-30%.
 Mejora la competitividad y permite llegar a nuevos mercados.
 Liderazgo. Una buena implementación de la cadena de suministro conlleva
buenos resultados para una organización. También hará que despuntes en
el mercado como una compañía líder. Los clientes juegan un papel decisivo,
si ellos te eligen acabarán convirtiéndote en un referente.
 Mayor unidad en el equipo. Cada actor sabe sus funciones, cuándo debe
llevarlas a cabo y la importancia de trabajar en equipo. Funcionan como una
cadena: cada pieza es clave para que el producto llegue en las mejores
condiciones a los clientes.

Definición de CRM

La definición de CRM (en inglés Customer Relationship Management, o Gestión de

las relaciones con clientes) es una aplicación que permite centralizar en una única
Base de Datos todas las interacciones entre una empresa y sus clientes.

El software CRM, por definición, permite compartir y maximizar el conocimiento de

un cliente dado y de esta forma entender sus necesidades y anticiparse a ellas. Por
definición, el CRM recopila toda la información de las gestiones comerciales
manteniendo un histórico detallado.
Una solución CRM permite dirigir y gestionar de forma más sencilla las campañas
de captación de clientes y de fidelización. Gracias al CRM se puede controlar el
conjunto de acciones realizadas sobre los clientes o clientes potenciales, y
gestionar las acciones comerciales a partir de un cuadro de mandos detallado.

Las empresas que utilizan soluciones CRM generan más oportunidades de venta,
agilizando la gestión, con presupuestos actualizados en tiempo real y procesos de
ventas optimizados. Del mismo modo las empresas que utilizan CRM pueden hacer
mejores segmentaciones, y disponen de la información para un servicio de
atención al cliente y postventa de nivel superior.

¿Qué hace CRM?

Almacena información de clientes actuales y potenciales (nombre, dirección,

teléfono, etc), y sus actividades y puntos de contacto con la empresa, incluyendo
visitas a sitios, llamadas telefónicas, e-mails, entre otras interacciones.

Esta plataforma reúne e integra datos valiosos para preparar y actualizar los
equipos con información personal de los clientes, historial y preferencias de
compras.

Rastrea activamente y administra la

información de los clientes

Conecta todo su equipo en cualquier

dispositivo

Captura de manera inteligente los e-mails

de los clientes
 Simplifica tareas repetitivas para que
pueda hacer un acompañamiento de leads
(generación de oportunidades de venta de servicio y

productos a través de diferentes técnicas.) más

efectivo

Proporciona recomendaciones

Expande y personaliza conforme el

crecimiento de la empresa

KM - Knowledge Management System (KM System) 

Knowledge Management System (KM System) se refiere a los sistemas

informáticos para gestionar el conocimiento en las organizaciones, que soportan la
creación, captura, almacenamiento y distribución de la información. Estos sistemas
son una parte más de la estrategia de Gestión del Conocimiento dentro de las
organizaciones.

La idea de un sistema KM es permitir a los empleados tener un acceso completo a

la documentación de la organización, orígenes de información y soluciones. El
típico ejemplo es la empresa donde un ingeniero conoce las composiciones de
metales que podría reducir el nivel de los ruidos en motores. Compartiendo esta
información, se podría ayudar a diseñar motores más efectivos o podría ayudar y
dar ideas a otros componentes de la organización a diseñar mejores equipamientos
o a mejorar los productos. Otro ejemplo podría ser el departamento comercial que
necesita información sobre los clientes y puede consultar la información recopilada
por otros compañeros al respecto. O el departamento de sistemas que tienes todos
sus manuales de administración y documentación informatizados y es fácil buscar
soluciones a problemas presentados anteriormente en dicha información.
Un sistema KM podría incluir lo siguiente:

1. Tecnología documental que permita la creación, gestión y compartición de

documentos con un formato determinado (como Lotus Notes, portales Web
de gestión documental, Bases de datos distribuidas).
2. Ontología/taxonomía: similar a la tecnología de documentación para crear
un sistema de terminologías que son usadas por sumarizar, organizar o
clasificar los documentos (por ejemplo, Autor, Materia, Organización, etc).
3. Proporcionar mapas de red de la organización para mostrar el flujo de
comunicación entre las entidades y los individuos.
4. Desarrollo de herramientas sociales dentro de la organización para sacar un
mayor aprovechamiento de la creación del sistema KM.

Los sistemas KMS trabajan con información, aunque es una disciplina que se
extiende más allá de los sistemas informáticos. Las características más importantes
de un sistema KMS pueden incluir:

1. Propósito: un KMS tiene que tener el explicito objetivo de la gestión del

conocimiento, permitiendo la colaboración, el compartir buenas prácticas y
similares.
2. Contexto: Una perspectiva de los sistemas KMS es ver que el conocimiento
es información organizada con inteligencia, acumulada e integrada en un
contexto de creación y aplicación de dicho conocimiento.
3. Procesos: el sistema KMS es desarrollado para soportar y permitir procesos
de conocimiento intensivo, como tareas o proyectos de creación,
construcción, identificación, captura, selección, evaluación, acceso,
recuperación y aplicación, que es el llamado ciclo de vida del conocimiento.
4. Participantes: Los usuarios pueden jugar roles activos de participantes
involucrados en las redes del conocimiento y en las comunidades, aunque
esto no tiene porque ser necesariamente el caso. Los sistemas KMS esta
diseñados para que el conocimiento se desarrolle colectivamente y la
distribución de dicho conocimiento sea un proceso continuo de cambio,
reconstrucción y aplicación en diferentes contextos, por diferentes
participantes con diferentes backgrounds y experiencias.
5. Instrumentos: el sistema KMS debe soportar instrumentos de gestión del
conocimiento, como la captura, creación y compartición de aspectos
codificables de la experiencia, la creación de directorios de conocimiento
corporativos, con su correcta clasificación, taxonomía u
ontología,  localizadores de experiencia, sistemas de gestión de habilidades,
herramientas de colaboración para permitir conectar personas interesadas
en los mismos temas, permitiendo de esta manera la creación de redes de
conocimiento.
Un KMS ofrece servicios integrados para desarrollar instrumentos KM para una red
de participantes, que serán trabajadores activos del conocimiento durante todo el
ciclo de vida de este. Los sistemas KMS pueden ser usados para procesos de
cooperación, colaboración entre comunidades, organizaciones virtuales, sociedades
u otras redes virtuales, para gestionar contenidos, actividades, interactuar y
generar flujos de trabajo, proyectos, trabajos, departamentos, privilegios, roles,
participantes con el propósito de extraer y generar nuevo conocimiento, darle valor
y transferirlo, generando nuevos servicios, usando nuevos formatos e interfaces en
diferentes canales de comunicación.

El termino KMS puede ser asociado a los programas Open Source y las licencias,
iniciativas y políticas Open Source Software, Open Standards, Open Protocols and
Open Knowledge.

Beneficios de los sistems KM

Algunas de las ventajas más destacables de los sistemas KM son:

1. La información organizacional valiosa se comparte a través de la estructura

de la organización.
2. Podemos evitar reinventar la rueda, reduciendo trabajo redundante
reutilizando trabajo ya realizado por otros en la misma organización.
3. Reducción de los tiempos de formación de los nuevos empleados.
4. Retención de la propiedad Intelectual de los trabajos después de que el
empleado abandone la empresa. Es como si el conocimiento fuera
codificado.