GRUPO FLORES

CORPORACION FLORES REPUESTOS

ÁREA: LOGÍSTICA

PROPUESTA HOJA DE PATRULLAJE DE LAS 5”S”

PARA LAS AGENCIAS DE CORFLO

INVOLUCRADOS: CRISTIAN ASDRUBAL MARTELL MOLINA

DARIO AGUSTIN BENAVIDES ANDINO

FEBRERO DEL 2020

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 INTRODUCCIÓN

Se elaboró esta propuesta para una hoja de patrullaje para las diferentes agencias a nivel
nacional, como parte del proceso del seguimiento y cultura de las 5”S” de la calidad y en la
evaluación de las agencias, para asegurar que el personal se adapte y acostumbre aplicarlas de
forma natural y eficiente para proveer un ambiente laboral seguro y confiable.

JUSTIFICACIÓN

Esta propuesta de hoja de patrullaje nace a partir de la falencia, de aplicar naturalmente las
5”S” en las diferentes agencias de Corporación Flores, ya que solo se acostumbra aplicarlas
previo a las evaluaciones mensuales que realiza el departamento de logística. Igual con esta
nueva hoja de patrullaje se busca mejorar el desempeño de la organización y mejora continua
en las diferentes agencias y almacenes de Grupo Flores.

METODOLOGÍA

Se pretende distribuir a todos los encargados de agencias, el formato para imprimir de la hoja
de patrullaje para la verificación de áreas donde se pueden aplicar las 5 “S” de la calidad, esto
con el apoyo del formato.

 Inspección del área a evaluar

 Calificar según el puntaje que considere correcta en cada una de las casillas
 Realizar la sumatoria del puntaje acumulado (100%)
 Digitar los datos en el formato en digital
 Mantener seguimiento con el formato todas las semanas (elaborándolo los días
sábados, o miércoles)
 Proyectar los resultados de acorde a cada semana, y mantener registro del desempeño
de todas las evaluaciones por semana y comparativo entre las demás agencias.

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 Objetivo General

 Dar dirección a las acciones de implementación sostenible de las 5S, mediante un

instructivo dotado de las pautas requeridas para su aplicación de manera efectiva, ágil y
sencilla.

Objetivos Específicos

 Aumento de la productividad al reducir tiempos en procesos de servicios, tiempos

muertos en almacén, talleres y oficinas, acceso a documentos, herramientas u otros
recursos.
 Aumento de la calidad al reducir errores humanos en los procesos, y además al reforzar
estandarización de los procesos de recepción, despacho y servicio a los clientes.
 Reducción de costos al mejorar la gestión de inventarios, disminuir las pérdidas por
obsolescencia de inventarios, eficientar el uso del espacio físico en las instalaciones de
las agencias y disminuir riesgos potenciales de accidentes laborales.
 Elevación de la moral del trabajador al dignificar el puesto del trabajo, al fomentar
identificación y compromiso del personal, con equipos, herramientas, instalaciones y
recursos de la empresa en general.

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 Generalidades de las 5S

Se denomina Las 5S de la calidad a una filosofía originaria de Japón nacida en la década de los
60’s. Están basadas en la aplicación de cinco conceptos, cuyos términos originales en el idioma
japonés comienzan con la letra S.

Estos principios una vez aplicados al ambiente de trabajo, generan transformaciones físicas que
impactan positivamente la productividad de las operaciones que se ejecutan en el mismo.

Definiciones de las 5S
Seiri = Seleccionar o clasificar
Separar elementos innecesarios de los que son necesarios; descartar lo innecesario.

Seiton = Organizar
Colocar lo necesario en lugares fácilmente accesibles, según la frecuencia y secuencia de uso. Es
decir, colocar cada cosa en su respectivo lugar.

Seiso = Limpiar
Limpiar completamente el lugar de trabajo, de tal manera que no haya polvo, ni grasa en
máquinas, herramientas, pisos, equipos entre otros.

Seiketsu = Estandarización
Estandarizar las aplicaciones de las tres anteriores, de tal manera que la aplicación de éstas se
convierta en una rutina.

Shitsuke = Disciplina
Entrenar a la gente para que aplique con disciplina las buenas prácticas de orden y limpieza.

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La Primera S: Seiri

“Desechar lo que no se necesita”

Seiri o clasificar significa eliminar del área de trabajo todos los elementos innecesarios y que no
se requieran para realizar nuestra labor.
Frecuentemente el área de trabajo se "llena" de elementos, herramientas, cajas con productos,
carros, útiles y elementos personales y cuesta trabajo pensar en la posibilidad de realizar el
trabajo sin estos elementos.
Se busca tener alrededor elementos o componentes pensando que harán falta para el próximo
trabajo. Estos elementos perjudican el control visual del trabajo, impiden la circulación por las
áreas de trabajo, induce a cometer errores en el manejo de materias primas y en numerosas
oportunidades pueden generar accidentes en el trabajo.
La primera "S" de esta estrategia aporta métodos y recomendaciones para evitar la presencia
de elementos innecesarios. El Seiri consiste en:
 Separar en el sitio de trabajo las cosas que realmente sirven de las que no sirven.
 Clasificar lo necesario de lo innecesario para el trabajo rutinario.
 Mantener lo que se necesita y eliminar lo excesivo.
 Separar los elementos empleados de acuerdo a su naturaleza, uso, seguridad y
frecuencia de utilización con el objeto de facilitar la agilidad en el trabajo.
 Organizar las herramientas en sitios donde los cambios se puedan realizar en el menor
tiempo posible.
 Eliminar elementos que afectan el funcionamiento de los equipos y que pueden
conducir a generar averías.
 Eliminar información innecesaria y que puede conducir a errores de interpretación o de
actuación.

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Propósito:

El propósito del Seiri es retirar de los puestos de trabajo todos los elementos que no son
necesarios para las operaciones de campo o de oficina cotidianas. Los elementos necesarios se
deben mantener cerca de la "acción", mientras que los innecesarios se deben retirar del sitio o
eliminar.
La implantación del Seiri permite crear un entorno de trabajo en el que se evitan problemas de
espacio, pérdida de tiempo, aumento de la seguridad y ahorro de energía.
Al implantar Seiri se obtienen entre otros los siguientes beneficios:
 Se mejora el control visual de los elementos de trabajo, materiales en proceso y
producto final.
 Es más fácil identificar las áreas o sitios de trabajo con riesgo potencial de accidente
laboral.
 El personal de oficina puede mejorar la productividad en el uso del tiempo.

Como implementar el Seiri

Para poder implementar Seiri se requiere Identificar elementos innecesarios en el lugar

seleccionado para implantar las 5S. Se puede emplear de lista de elementos innecesarios.

Esta lista permite registrar el elemento innecesario, su ubicación, cantidad encontrada, posible
causa y acción sugerida para su eliminación; donde ya están establecidos los criterios a
considerar. Esta lista es cumplimentada por el operario, encargado o supervisor durante el
tiempo en que se ha decidido realizar la campaña Seiri.

Plan de Acción para retirar los elementos innecesarios

Para aplicar Seiri se debe preparar un plan para eliminarlos gradualmente. En este punto se
podrá aplicar la filosofía del Ciclo Deming (PHVA “Planear, Hacer, Verificar y Actuar”) para
desarrollar las acciones que permita retirarlos. El plan debe contener los siguientes puntos:

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• Mantener el elemento en igual sitio.
• Mover el elemento a una nueva ubicación dentro de la planta.
• Almacenar el elemento fuera del área de trabajo.
• Eliminar el elemento.
El plan debe indicar los métodos para eliminar los elementos: desecharlo, venderlo, devolverlo
al proveedor, destruirlo o utilizarlo.

Control e informe de la situación

Es necesario preparar un informe donde se registre y se informe el avance de las acciones

planificadas, como las que se han implantado y los beneficios aportados. El jefe del área debe
preparar este documento y publicarlo en el tablón informativo sobre el avance del proceso 5S.

La Segunda S “Seiton”
“Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”

Seiton consiste en organizar los elementos que se han clasificado como necesarios de modo
que se puedan encontrar con facilidad. Aplicar Seiton en mantenimiento tiene que ver con la
mejora de la visualización de los elementos de las máquinas e instalaciones industriales.
Una vez se han eliminado los elementos innecesarios, se define el lugar donde se deben ubicar
aquellos que se necesitan con frecuencia, identificándolos para eliminar el tiempo de búsqueda
y facilitar su retorno al sitio una vez utilizados.
Seiton permite:

 Disponer de un sitio adecuado para cada elemento utilizado en el trabajo de rutina para
facilitar su acceso y retorno al lugar.
 Disponer de sitios identificados para ubicar elementos que se emplean con poca
frecuencia.
 Disponer de lugares para ubicar el material o elementos que no se usarán en el futuro.
 Identificar y marcar todos los sistemas auxiliares del proceso como tuberías, aire
comprimido, combustibles entre otros.

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  Incrementar el conocimiento de los equipos por parte de los operadores.

Propósito

La práctica del Seiton pretende ubicar los elementos necesarios en sitios donde se puedan
encontrar fácilmente para su uso y nuevamente retornarlos al correspondiente sitio.
Las metodologías utilizadas en Seiton facilitan su codificación, identificación y marcación de
áreas para facilitar su conservación en un mismo sitio durante el tiempo y en
perfectas condiciones.
Desde el punto de vista de la aplicación del Seiton en un equipo, esta "S" tiene como propósito
mejorar la identificación y marcación de los controles de los sistemas y elementos críticos
para mantenimiento y su conservación en buen estado.
En las oficinas Seiton tiene como propósito facilitar los archivos y la búsqueda de documentos,
mejorar el control visual de las carpetas y la eliminación de la pérdida de tiempo de acceso a la
información.

Como implementar el Seiton

La implementación del Seiton requiere la aplicación de métodos simples y desarrollados por los
trabajadores. Los métodos más utilizados son:
a) Controles visuales: Un control visual se utiliza para informar de una manera fácil entre
otros los siguientes temas:
 Sitio donde se encuentran los elementos.
 Donde ubicar el material en proceso y producto final, y si existe el producto
defectuoso.
 Conexiones eléctricas.
 Sitio donde colocar los elementos de aseo, limpieza y residuos clasificados.

b) Mapa 5S: Es un gráfico que muestra la ubicación de los elementos que se pretende
ordenar en un área de la planta. El mapa 5S permite mostrar donde ubicar el almacén

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 de herramientas, elementos de seguridad, extintores de fuego, duchas para los ojos,
pasillos de emergencia y vías rápidas de escape, armarios con documentos entre otros.
Los principios para encontrar las mejores localizaciones de herramientas son:
 Localizar los elementos en el sitio de trabajo de acuerdo con su frecuencia de
uso.
 Los elementos usados con más frecuencia se colocan cerca del lugar de uso.
 Los elementos de uso no frecuente se almacenan fuera del lugar de uso.

Una vez que se han decidido las mejores localizaciones, es necesario un modo para
identificar estas localizaciones de forma que cada uno sepa dónde están las cosas, y
cuantas cosas de cada elemento hay en cada sitio.

Para esto se puede emplear:

 Indicadores de ubicación.
 Indicadores de cantidad.
 Letreros y tarjetas.
 Nombres de las áreas de trabajo.
 Puntos de lubricación y limpieza.

La tercera S “Seiso”

“Limpiar el sitio de trabajo y los equipos y prevenir la suciedad y el desorden”

Seiso significa eliminar el polvo y la suciedad de todos los elementos de una fábrica. Seiso
implica inspeccionar el equipo durante el proceso de limpieza. Se identifican problemas de
escapes, averías, fallos o cualquier tipo de fugas.

La limpieza se relaciona estrechamente con el buen funcionamiento de los equipos y la

habilidad para producir artículos de calidad. La limpieza implica no únicamente mantener los
equipos dentro de una estética agradable permanentemente. Seiso implica un pensamiento
superior a limpiar. Exige que se realice un trabajo de identificación de las fuentes de suciedad y
contaminación para tomar acciones de raíz para su eliminación, de lo contrario, sería imposible

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mantener limpio y en buen estado el área de trabajo. Se trata de evitar que la suciedad, el
polvo u otros se acumulen en el lugar de trabajo.

Para aplicar Seiso se debe:

 Integrar la limpieza como parte del trabajo diario.

 Asumir la limpieza como una actividad de mantenimiento.
 Se debe eliminar la distinción entre operario de proceso, operario de limpieza y operario
de técnico de mantenimiento.
 El trabajo de limpieza como inspección genera conocimientos sobre el equipo.
 No se trata únicamente de eliminar la suciedad, se debe evitar la acción de limpieza a la
búsqueda de las fuentes de contaminación con el objeto de eliminar sus causas
primarias.

Implementación del Seiso

El Seiso debe implantarse siguiendo una serie de pasos que ayuden a crear el hábito de
mantener el sitio de trabajo en correctas condiciones. El proceso de implementación se debe
apoyar en un fuerte programa de entrenamiento y suministro de los elementos necesarios para
su realización, como también del tiempo requerido para su ejecución.

Existen cuatro pasos para su implementación:

Paso 1: Campaña o jornada de limpieza

Es frecuente que una empresa realice una campaña de orden y limpieza como un primer paso
para implementar las 5S. En esta jornada se eliminan los elementos innecesarios y se limpia el
equipo, pasillos, armarios, almacenes entre otros. Esta clase de limpieza no se puede considerar
un Seiso totalmente desarrollado, ya que se trata de un buen inicio y preparación para la
práctica de la limpieza permanente. Esta jornada de limpieza ayuda a obtener un estándar
de la forma como deben estar los equipos permanentemente.

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Esta jornada o campaña crea la motivación y sensibilización para iniciar el trabajo
de mantenimiento de la limpieza y progresar a etapas superiores Seiso.

Paso 2: Planificar el mantenimiento de la limpieza

El encargado del área debe asignar un contenido de trabajo de limpieza en la planta. Si se trata
de un equipo de gran tamaño o una línea compleja, será necesario dividirla y asignar
responsabilidades por zona a cada trabajador.

Paso 3: Preparar elementos para la limpieza

Aquí se aplica el Seiton a los elementos de limpieza, almacenados en lugares fáciles de

encontrar y devolver. El personal debe estar entrenado sobre el empleo y uso de estos
elementos desde el punto de vista de la seguridad y conservación de estos.

Paso 4: Implantación de la limpieza

Retirar polvo, aceite, grasa sobrante de los puntos de lubricación, asegurar la limpieza de la
suciedad de las grietas del suelo, paredes, cajones, maquinaria, ventanas, etc., Es necesario
remover capas de grasa y mugre depositadas sobre las guardas de los equipos, rescatar los
colores de la pintura o del equipo oculta por el polvo.
Las ubicaciones de los repuestos es de crucial importancia, ya que es el producto que se le está
ofreciendo a nuestros clientes, y las viñetas de identificación deben estar libre de suciedad
como los estantes donde se guardan dichos repuestos.
Seiso implica retirar y limpiar profundamente la suciedad, desechos, polvo, óxido, limaduras de
corte, arena, pintura y otras materias extrañas de todas las superficies.
No hay que olvidar las cajas de control eléctrico, ya que allí se deposita polvo y no es
frecuente por motivos de seguridad, abrir y observar el estado interior.
Durante la limpieza es necesario tomar información sobre las áreas de acceso difícil, ya que en
un futuro será necesario realizar acciones Kaizen o de mejora continua para su eliminación,
facilitando las futuras limpiezas de rutina.

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Se debe insistir que la limpieza es un evento importante para aprender del equipo e identificar
a través de la inspección las posibles mejoras que requiere el equipo. La información
debe guardarse en fichas o listas para su posterior análisis y planificación de las acciones
correctivas.

La Cuarta S “Seiketsu”

“Preservar altos niveles de organización, orden y limpieza”

Seiketsu es la metodología que nos permite mantener los logros alcanzados con la aplicación de
las primeras tres “S”. Si no existe un proceso para conservar los logros, es posible que el lugar
de trabajo nuevamente llegue a tener elementos innecesarios y se pierda la limpieza alcanzada.

Seiketsu pretende mantener el estado de limpieza alcanzado con las tres primeras S. Enseñar al
operario a realizar normas con el apoyo de la dirección y un adecuado entrenamiento; las
normas deben contener los elementos necesarios para realizar el trabajo de limpieza, tiempo
empleado, medidas de seguridad a tener en cuenta y procedimientos a seguir en caso de
identificar algo anormal.

Implementación del Seiketsu

Seiketsu es la etapa de conservar lo que se ha logrado aplicando estándares a la práctica de las

primeras tres “S”, por lo que está fuertemente relacionada con la creación de los hábitos para
conservar el lugar de trabajo en perfectas condiciones.

Se requieren de los siguientes pasos:

Paso 1: Asignar trabajos y responsabilidades

Para mantener las condiciones de las tres primeras “S”, cada operario debe conocer
exactamente cuáles son sus responsabilidades sobre lo que tiene que hacer y cuándo, dónde y
cómo hacerlo. Si no se asignan a las personas tareas claras relacionadas con sus lugares de
trabajo, Seiri, Seiton y Seiso tendrán poco significado.

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Paso 2: Integrar las acciones Seiri, Seiton y Seiso en los trabajos de
rutina

El estándar de limpieza de mantenimiento autónomo facilita el seguimiento de las acciones de

limpieza, lubricación y control de los elementos de ajuste y fijación. Estos estándares ofrecen
toda la información necesaria para realizar el trabajo. El mantenimiento de las condiciones
debe ser una parte natural de los trabajos regulares de cada día.

En caso de ser necesaria mayor información, se puede hacer referencia al manual de limpieza
preparado para implantar Seiso.

La Quinta S “Shitsuke”

“Crear hábitos basados en las cuatro “S” anteriores”

Shitsuke o Disciplina significa convertir en hábito el empleo y utilización de los métodos
establecidos y estandarizados para la limpieza en el lugar de trabajo. Se puede obtener los
beneficios alcanzados con las primeras "S" por largo tiempo si se logra crear un ambiente de
respeto a las normas y estándares establecidos.
Shitsuke implica el respeto de las normas y estándares establecidos para conservar el sitio de
trabajo impecable, realizar un control personal y el respeto por las normas que regulen el
funcionamiento de una organización y promover el hábito de auto controlar o reflexionar sobre
el nivel de cumplimiento de las normas establecidas.

Propósito

La práctica del Shitsuke pretende lograr el hábito de respetar y utilizar correctamente los
procedimientos, estándares y controles previamente desarrollados. En lo que se refiere a la
implantación de las 5S, la disciplina es importante, porque sin ella, la implantación de las cuatro
primeras “S” se deteriora rápidamente.

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Implementación del Shitsuke

La disciplina no es visible y no puede medirse a diferencia de la clasificación, orden, limpieza y

estandarización. Existe en la mente y voluntad de las personas y solo la conducta demuestra la
presencia, sin embargo, se pueden crear condiciones que estimulen la práctica de la disciplina.
Es necesario educar e introducir mediante el entrenamiento de "aprender haciendo" cada una
de las “S”. No se trata de construir "carteles" con frases, eslóganes y caricaturas divertidas
como medio para sensibilizar al trabajador. Estas técnicas de marketing interno servirán
puntualmente pero se agotan rápidamente.

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Procedimiento de las 5S en Corporación Flores

La filosofía de la calidad de las 5S, se puede aplicar a todas las diferentes áreas o
departamentos de una empresa, de una forma fácil de comprender.

Para poder aplicar la metodología de las 5S, se ha diseñado un formato de inspección para
inspeccionar los puntos de interés para su inspección debida como ser: estantes, gavetas,
oficinas, maquinas, baños entre otros.

A continuación se muestra las instrucciones a seguir para llenar el formato de inspección de 5S.

En la hoja se detallan la información con respecto al área, inspector, fecha y encargado.

También se encuentran una columna con cada una de las 5S (Clasificación, Orden, Limpieza,
Estandarización y Disciplina).

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FORMATO HOJA DE PATRULLAJE

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 GUIA DE IMPLEMENTACIÓN DE LA HOJA

La hoja está diseñada en base a una evaluación de 100 %. Donde se especifican diferentes
puntos a evaluar cómo ser estantes, gaveteros, pasillos, áreas de trabajo, techos, baños,
oficinas, entre otros.

Se llena con la información de la agencia a la cual se está evaluando, la fecha, el jefe de la

tienda, y el encargado de la evaluación.

Se subdivide por cada categoría de las 5”S”.

El formato de evaluación es mediante la puntuación de 1 a 5 porciento por cada casilla, en la

cual queda a la perspectiva del evaluador. El total al final de la hoja suma el 100%.

I) SEIRI

Para Seiri, se han formulado 4 preguntas para su evaluación, las cuales se desglosan de la
siguiente manera:

1) Han sido desechado los objetos y materiales obsoletos o innecesarios.

2) Están identificados los estantes o depósitos para almacenamientos de materiales,
herramientas y equipos.
3) Los pasillos y área de trabajo se encuentran libres de obstáculos.

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 4) Los archivos/papelería se encuentran clasificados y rotulados.

Se marcará con una “X” en el puntaje que se considere correcto para cada pregunta, el cual es
de un rango de 1 a 5 puntos.

Además se dispone de un cuadro de observaciones para poder especificar la causa de haber

penalizado en puntaje, para retroalimentación en la evaluación de forma específica.

La categoría Seiri, suma un total de 20 puntos.

II) SEITON

Para la categoría Seiton, 4 preguntas se han formulado para su evaluación, las cuales se
desglosan de la siguiente manera:

5) Herramientas y materiales se ubican en sus estantes o recipientes correspondientes.

6) Materiales y herramientas se ubican de manera ordenada donde les corresponden.
7) Los archivos se encuentran apilados en su lugar correspondiente.
8) Se tiene registro de entrega y retiro de materiales y equipos.

Además de su respectivo cuadro de observaciones, para especificar las penalizaciones.

La categoría Seiton también suma un total de 20 puntos.

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 III) SEISO

Para la categoría Seiso, se han formulado 5 preguntas para su evaluación, las cuales se
desglosan de la siguiente manera:

9) Edificio o instalaciones están limpios y en buen estado (estantes, techo, iluminación,

etc.)
10) Están las áreas de trabajo limpias, incluyendo paredes, pisos, escritorios, archivero,
sillas.
11) Los materiales almacenados están limpios y en buenas condiciones.
12) Se cuenta con personal y material para la limpieza y sanitación del área.
13) Se encuentra los aceites, lubricantes y cajas libres de suciedad.

Además de su respectivo cuadro de observaciones, para especificar las penalizaciones. La

categoría Seiso, suma un total de 25 puntos, ya que se considera de gran importancia esta
categoría y de vital importancia para las agencias, oficinas y talleres.

IV) SEIKETSU

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Para la categoría Seiketsu, se han formulado 4 preguntas para su evaluación, las cuales se
desglosan de la siguiente manera:

14) Se cuenta con señalización de entradas y salidas, equipos, advertencias de lugares y

situaciones de peligro.
15) Se cuenta con equipo de emergencia (extintor, lámparas de emergencias, otros)
16) Están rotulados e identificados con nóren y viñeta los estantes y ubicaciones.
17) Se cuenta con un medio de información que indique los reglamentos, seguimientos,
indicadores en el área de trabajo.

Además de su respectivo cuadro de observaciones, para especificar las penalizaciones. La

categoría Seiketsu, suma un total de 20 puntos.

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 V) SHITSUKE

Para la categoría Shitsuke, se han formulado las últimas 3 preguntas para su evaluación, las
cuales se desglosan de la siguiente manera:

18) El personal se involucra en el cumplimiento de las 5”S”.

19) Se encuentra todas las instalaciones señalizadas con información del seguimiento a la
filosofía de las 5”S”.
20) Fácil tránsito de personal y movimientos de equipos o materiales entre las áreas de
trabajo.

Con las 20 preguntas formuladas, se logra el final acumulativo de 100 puntos.

En el final de la hoja se puede apreciar el cuadro de resumen de la evaluación de la hoja de

patrullaje, donde se encuentra el porcentaje neto por cada categoría (clasificación, orden,
limpieza, estandarización, disciplina y el total acumulado), con su nota real obtenida.

Finalmente el evaluador firmará la hoja para dar concluida la evaluación.

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Al haber concluido la hoja de patrullaje, se procederá a ingresar la información en un formato
de Excel, que está diseñado para la sumatoria de la nota, y realiza un gráfico por la evaluación.

Es una herramienta que nos ayuda a visualizar la situación real de la aplicación de las 5”S” en
cada agencia, oficina o taller en Grupo Flores.

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