MODULO SEMIPRESENCIAL: DOCUMENTACION COMERCIAL

Contenido

EL ACTA

 El acta se utiliza para dejar evidencia de lo sucedido, temas tratados y acordados en una
reunión o situación específica.
 Se utiliza en reuniones y eventos donde por su importancia y requerimiento así .lo amerite.
 Se utiliza en razón a que permite llevar un control y evidencia escrita de las actividades
efectuadas en una reunión y de los acuerdos o compromisos adquiridos en la misma.

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 CARACTERISTICAS:
 Debe redactarse en libros especiales.
 Deben ser redactadas en un lenguaje
claro, preciso y sencillo.
 Se considera el número de asistencias.
 Toda acta debe ser aprobada en reunión.

USOS:
Hacen uso de ella todas las instituciones, sociedades mercantiles, empresas cooperativas, organismos
públicos, instituciones de diversa naturaleza, tienen la obligación de llevar los correspondientes libros
de actas, en los que quede debida constancia de los acuerdos que se han pactado por los miembros
que las representan.
Para ello el libro de actas debe estar foliado y firmado, en la primera página, por un notario.

TIPOS DE ACTA:
Acta de reuniones: Facilita la síntesis de lo sucedido en la reunión. Resulta muy apropiado para las
reuniones orientadas a la toma de decisiones, revisar el avance de un determinado proyecto, o aquellos
que se convocan para la resolución de conflictos.
Acta de asamblea: Documento que contiene la celebración
de un acta ordinaria o extraordinaria, celebrada por los
miembros de una persona moral (las personas morales no
tienen existencia material o concreta; no existen como
individuo sino como institución) .

Acta de Constitución: El acta de constitución viene a ser la

partida de nacimiento de la organización que estamos
formando y en cual se hace constar el tipo de organización.
Acta Constitutiva: Viene a ser un documento o constancia notarial en la que se registran los datos
referentes a la de la información de una sociedad o agrupación.
Acta de nacimiento: Es el primer documento que identifica a
una persona, este documento oficial expedido por el estado da
el reconocimiento y o nacimiento (como el mismo nombre lo
dice), de toda persona a la vida jurídica (es un control del
estado para la persona sujeta de derechos y obligaciones
dentro del marco legal). Este documento contiene los datos
primordiales de toda persona como lo son: Nombre completo,
Nombre de los padres, lugar de nacimiento, fecha de
nacimiento, hora de nacimiento y así todos los datos de
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planificación de la persona, es el documento más importante de toda persona.
Acta de Matrimonio: Es un acto jurídico civil, solemne y público mediante dos personas de distintos
sexos establecen una unión regulada por ley y dotada de cierta estabilidad y cierta permanencia.
Acta notarial: Son aquellos documentos autorizados en forma legal por el Notario, para dar fe de un
hecho o de una pluralidad de hechos que presencie o le consten, o que personalmente realice o
compruebe y que no constituyen negocio jurídico.
REQUISITOS:
El acta debe contener por los menos los siguientes requisitos generales:
1. NOMBRE Y RUC de la empresa a la cual pertenece.
2. NUMERO DEL ACTA: Las actas deben llevar una numeración cronológica. Si se lleva en un
solo libro de actas del máximo órgano – asamblea – y del órgano de administración – junta
directiva – el consecutivo debe ser independiente para cada órgano. Si se pasa de un año a
otro o el libro se cambia por agotamiento, el consecutivo continua.
3. ORGANO QUE SE REUNE: Asamblea de accionistas, junta de socios, juntas directivas,
consejos de administración, juntas de vigilancia, etc.
4. CLASE DE REUNION: Ordinaria – Extraordinaria – universal, de derecho propio, de segunda
convocatoria, reunión no presencial o decisiones tomadas a vuelta de correo.
5. CIUDAD DONDE SE DESARROLLO LA REUNION: Son ineficaces las decisiones adoptadas
en reuniones desarrolladas por fuera del domicilio de la sociedad, salvo en la reunión universal.
6. EL LUGAR, LA FECHA Y LA HORA de la reunión.
7. QUIEN CONVOCO Y EN CALIAD DE QUE: El medio utilizado para convocar a la reunión, y el
término de antelación de la misma o fecha en que se convocó. Son ineficaces las decisiones
adoptadas en reuniones que no se cumplieron las condiciones establecidas en los estatutos o
la ley para la convocatoria, salvo en la reunión universal.
DEBE TENERSE EN CUENTA:
 Fecha, hora y lugar en la que se celebra la reunión o junta.
 Cuando el acta lo formaliza una determinada sociedad,
deberá figurar el nombre de esta.
 Nombre y apellidos de todos los convocados, indicando
quienes han asistido y quiénes no.
 Nombres y apellidos del encargado de presidir la reunión o
junta (el presidente u otro designado)
 Orden del día a tratar, en él se indicaran los puntos a
tratar tratando de que estos se relacionen por orden de
tratamiento.
 Se indicaran los acuerdos adoptados en la reunión o junta,
pero también se podrán indicar aquellos aspectos o
puntos en los que no se ha podido establecer un acuerdo.
 Personas que han intervenido en el establecimiento de los
acuerdos.

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  Cuando se trata de juntas, se deberá de indicar el número de asistentes con derecho a voto ya
que no todos los presentes tienen derecho a voto, e incluso, hay asistentes que tiene derecho
a votar pero su voto no resulta vinculante. Por otra parte, se indicara quienes son las personas
que votan personalmente o quienes delegan su derecho de voto sobre otras (representantes)
por medio de la autorización correspondiente.
 Cierre y firmas del presidente o director y del secretario o secretaria, siendo esta última
persona la encargada de levantar el acta oficial, es decir, con la firma se entiende que el acta
es aprobada en reunión.

PARTES DE UN ACTA: MODELO 1

La redacción del acta a cargo generalmente del secretario de la institución de que se trate, debe
contener básicamente lo siguiente:
A) INTRODUCCION:
Comprende la anotación de la ciudad, local, hora y fecha, en que la reunión se celebre;
asimismo, los participantes, director de debates y secretario.

B) CUERPO:
Es el cuerpo de la sesión, comprende:
Despacho: En esta parte, el Presidente o quien dirige da cuenta de la documentación remitida
y de la recibida, la cual puede pasar a la orden del día, si se considera pertinente.

Informes: Cualquiera de los miembros asistentes da a conocer los asuntos de interés para la
institución. A veces, si se juzga necesario, un informe puede pasar a Orden del Día.

Pedidos: Se anuncian en forma verbal, su fundamentación se hace en Orden del Día.

ORDEN DEL DIA: Es la parte más importante de la sesión, se le denomina

también Debate. En esta parte se expone, discute, debate, aprueba o
rechaza cada uno de los pedidos o puntos de la agenda, según la secuencia
. u orden de su formulación.

Finalización: Esta parte no se escribe en el acta bajo nombre, viene a ser la conclusión
de………..y no habiendo más asuntos que tratar, el Presidente (o quien dirige la sesión)
levanta la sesión u otras frases parecidas.
Adicionalmente:
Control de asistencia: Llegada la hora para la cual ha sido convocada o citada la sesión,
quien ejerce la presidencia (o dirige la sesión), ordena al secretario a pasar lista para
determinar si se cuenta o no con el quorum necesario para dar inicio de la sesión.

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 Lectura de la agenda: El Presidente (o quien dirige), lee la agenda de la sesión, la misma que
se hizo conocer por medio de la convocatoria o citación correspondiente. También hace
referencia a los documentos e informes que pasaron a “orden del día”, ya como parte de la
agenda. .
Firma de los que aprueban el acta: Según lo determinen las normas de cada institución, las
actas una vez aprobadas deben ser firmadas por todos los asistentes o solamente por el
Presidente (o quien dirige la sesión), y el Secretario o por una comisión elegida para tal fin.

PARTES DE UN ACTA CONSTITUTIVA (MODELO 2)

1. NOMBRE, NACIONALIDAD Y DOMICILIO: Son datos de cada uno de los integrantes de la
sociedad.
2. OBJETO DE LA SOCIEDAD: También se le llama objeto social. Está compuesto por las
actividades que la empresa tendrá autorización de llevar a cabo.
3. RAZON SOCIAL: Es el Nombre que se le va a
otorgar a la empresa.
4. DURACION DE LA SOCIEDAD: La duración es el
periodo de tiempo que se puede llevar a cabo el
desarrollo de la sociedad, tiempo que se puede
disminuir o ampliar a conveniencia y a gusto de los
socios que integran la misma.
5. DOMICILIO SOCIAL: Se especifica el domicilio
social de la empresa.
6. APORTACIONES: Forman parte del capital social de la persona a la empresa. Las aportaciones de
capital pueden ser de tipo de especie o de dinero.
7. FACULTADES DE LOS ADMINISTRADORES Y FORMAS DE ADMINISTRACION DE LA
SOCIEDAD: Las empresas deben tener un administrador único o un consejo de administración.
debe especificarse el alcance y el contenido de las facultades de cada uno.
8. DISTRIBUCION DE PERDIDAS Y UTILIDADES ENTRE SOCIOS: Especificar de manera libre la
forma en la cual se lleva a cabo la entrega y reparto de utilidades.
9. CASOS DE DISOLUCION PARA LA LIQUIDACION DE LA SOCIEDAD: Los socios tienen la
libertad de determinar la forma en la cual consideren correcta disolver y terminar la sociedad,
siempre y cuando estas decisiones no estén en contra con la ley.

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 MODELO 2: ACTA N° 1 DE CONSTITUCION DE LA EMPRESA EL
TRIUNFADOR SOCIEDAD ANONIMA
En la ciudad de Cajamarca, a los 03 días del mes de enero del dos mil veinte, siendo
NOMBRE,
NACIONALIDAD Y las tres de la tarde en el local ubicado en el Jirón Apurímac N° 740, se reunieron los
DOMICILIO
Señores (as) : Ronald Ríos Pérez, de nacionalidad peruana, identificado con DNI N°
26667649, con domicilio en el Jirón Dos de Mao N° 320; del distrito, provincia y
departamento de Cajamarca, soltero; Luz Ramos Díaz, de nacionalidad peruana,
identificada con DNI ° 26986750, con domicilio en el Jirón Tarapacá N° 890, del
distrito, provincia y departamento de Cajamarca, soltera; Aldo Cieza Trujillo, de
nacionalidad peruana, identificado con DNI N° 26657897, con domicilio en el Jirón
Revilla Pérez 1030, del distrito, provincia y departamento de Cajamarca, soltero, Diana
Dávalos Herrera, de nacionalidad peruana, identificada con DNI N° 40709040, con
domicilio en el Jr. Revilla Pérez N° 890, del distrito, provincia y departamento de
Cajamarca, soltera, José Zegarra Gómez, identificado con .DNI N° 70675940, con
domicilio en Avenida Héroes del Cenepa 500, del distrito, provincia y departamento de
Cajamarca, soltero..
Con la finalidad de constituir una Sociedad Anónima Abierta, dedicada a brindar
servicios educativos, llegando a los siguientes acuerdos:
OBJETO
OBJETO SOCIAL: Brindar servicios educativos.
RAZON SOCIAL DENOMINACION O RAZON SOCIAL: Empresa el triunfador Sociedad Anónima SA
DURACION: El plazo de duración de la sociedad es por tiempo indeterminado, dando
DURACION
por inicio de sus actividades a partir de la fecha de emisión de la escritura pública.
DOMICLIO SOCIAL: La Sociedad señala su domicilio en el Jirón Apurímac N° 740, de
DOMICILIO la ciudad de Cajamarca, sin embargo podrá establecer sucursales, o representantes en
cualquier lugar del país.
APORTACIONES CAPITAL SOCIAL Y ACCIONES: El capital social es de S/. 100,000.00 (Cien mil
Nuevos Soles), cada una íntegramente suscrita y pagada, distribuida de la siguiente
manera:
Ronald Ríos Pérez, aporta S/ 25,000.00
Luz Ramos Díaz, aporta S/ 25,000.00
Aldo Cieza Trujillo, aporta S/. 25,000.00
Diana Dávalos Herrera, aporta S/ 25,000.00
FACULTADES FACULTADES DE LOS ADMINISTRADORES Y FORMAS DE ADMINISTRACION DE
LA SOCIEDAD: La administración de la sociedad corresponde por derecho a los
socios, pero estos convienen en delegarla en un gerente, con facultades para
representar la sociedad.
En esta oportunidad se designa como Gerente general al Señor: Aldo Cieza Trujillo
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DISTRIBUCION DE DISTRIBUCION DE UTILIDADES ENTRE SOCIOS: La distribución de utilidades se
UTILIDDES
hará de la siguiente manera:
a) Solo podrá hacerse en merito a los estados financieros preparados al cierre de un
periodo determinado o la fecha de corte en circunstancias especiales que acuerde el
directorio...
b) Solo podrá distribuirse dividendos en razón de utilidades obtenidas.
c) Podrá distribuirse dividendos a cuenta, previa opinión favorable del directorio.

DISOLUCION DISOLUCION PARA LA LIQUIDACION DE LA SOCIEDAD: La disolución y

liquidación de la sociedad se efectuara conforme a la Ley General de Sociedades.
Se encomendó al Señor Aldo Cieza Trujillo iniciar las acciones correspondientes para
la debida constitución formal de la Empresa el triunfador Sociedad Anónima SA, de
acuerdo a los requerimientos que la ley demanda.
Siendo las 6 p.m. del mismo día y no habiendo otro punto que abordar se da por
concluido la reunión, firmando los presentes en señal de conformidad.

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DATOS DATOS

FIRMA FIRMA

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DATOS DATOS

FIRMA FIRMA

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BIBLIOGRAFIA
https://es.slideshare.net/Carlitos1505/doc-administrativos
https://es.slideshare.net/zxzjorgezxz/el-acta-presentacion-ppt-1
https://es.slideshare.net/whyp/el-acta-presentation?next_slideshow=1

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