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UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

FACULTAD DE INGENIERÍA
ESCUELA DE INGENIERÍA MECÁNICA INDUSTRIAL

ANÁLISIS DE PUESTOS

El análisis de puestos es el proceso de reunir, analizar y registrar información relativa


a los puestos dentro de una organización en el cual se determinan las características del
puesto, los deberes y el tipo de persona que debe ser contratada para el mismo. Se
presentan diversas técnicas para el análisis del puesto y para elaborar descripciones del
mismo.

Cabe recalcar que entendemos como puesto al conjunto de funciones con una
posición definida dentro de la estructura de la organización.

Antes de comenzar con un análisis de puesto, se debe estudiar:


• La organización
• Características
• Objetivos
• Insumos (personal, material y de procesos)
• Productos y/o servicios que brinda

Se deben conocer previamente todos los aspectos de la organización para lograr


realizar un análisis de puestos efectivo.

El propósito del análisis de puestos es obtener respuestas a cinco preguntas


importantes:
1. ¿Qué tareas físicas y mentales lleva a cabo el trabajador?
2. ¿Cuándo deberá terminarse el trabajo?
3. ¿Dónde deberá llevarse a cabo el trabajo?
4. ¿Cómo realiza el trabajo el colaborador?
5. ¿Qué competencias son necesarias para llevar a cabo el trabajo?
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En una empresa se describen los puestos en un Organigrama, que es la gráfica que


muestra los títulos de los puestos de una organización y los conecta por medio de líneas
que indican responsabilidad y subordinación, muestra en forma gráfica el esqueleto de la
organización. Presenta el título de la posición de cada gerente y, a través de líneas
conectoras, muestra quién reporta a quién y quién está a cargo de qué departamento.

El propósito de organizar los puestos y realizar un organigrama es dar a cada persona


un puesto diferente y separado, y asegurarse de que estos puestos están coordinados de
tal forma que la organización cumpla sus objetivos.
Los organigramas son útiles porque:

1. Muestran los títulos de cada gerente.


2. Muestran quién reporta a quién.
3. Muestran quién está a cargo de cada departamento.
4. Muestran los departamentos establecidos.
5. Muestran la cadena de mando.
6. Permiten a cada empleado conocer el título de su puesto y su lugar en la empresa

Aun así, debemos de saber que los organigramas no tienen regularmente:


1. Las descripciones de los deberes y responsabilidades cotidianas específicas.
2. Líneas reales de comunicación en la organización.
3. Que tan cerca se supervisa a los empleados.
4. El nivel real de autoridad y poder que tiene cada gerente en su posición.

Estructura y partes de un organigrama:


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Ejemplo: Organigrama de Coca-Cola

El desarrollo de una estructura organizacional (Organigrama), produce puestos


que tienen que ser cubiertos. El análisis de puestos es el procedimiento a través del
cual se determinan los deberes y la naturaleza de las posiciones y los tipos de personas
que deben ser contratadas para esos puestos. Proporciona datos sobre los
requerimientos del puesto que más tarde se utilizan para desarrollar las descripciones
del puesto y las especificaciones del puesto.

Como supervisor de personal, se debe de tratar de obtener uno o más de los


siguientes tipos de información por medio de la realización de análisis del puesto:
1. Actividades del puesto
2. Comportamientos humanos
3. Máquinas, herramientas, equipo y auxiliares utilizados en el trabajo
4. Estándares del desempeño
5. Contexto del puesto
6. Requisitos de personal
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Importancia del Análisis de Puestos:

• Proporciona la base de un sistema de información sobre los recursos humanos


de una organización.
• Los análisis procuran obtener un panorama general de la organización y el
trabajo que se desempeña.
• Se desarrollan cuestionarios para obtener datos específicos sobre los puestos,
las características de las personas que deben desempeñarlos y los niveles de
desempeño, así mismo, se utilizan entrevistas, opiniones de grupos de
expertos, observación directa o combinación de estas técnicas.

Beneficios del Análisis de Puestos:

• Para la empresa
o Reparte mejor la carga de trabajo
o Fija responsabilidades
o Mejor coordinación y organización
o Ejecutivos pueden discutir con bases más firmes
• Jefes o supervisores
o Ayuda al entrenamiento del personal
o Se puede exigir lo que se puede hacer y cómo hacerlo
o Evita interferencias y duplicaciones de funciones
• Empleados
o Sabe que tiene que hacer
o Sabe que se espera de él
o Conoce si está trabajando bien
o Conoce su autoridad y responsabilidad
• Departamento de recursos humanos
o Da requisitos para la selección de personal
o Coloca al trabajador según aptitudes
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o Ayuda a evaluar puestos, fijar incentivos


o Facilita las entrevistas y atención de quejas
o Sirve de base para aplicar muchas técnicas de administración.

Pasos para realizar un Análisis de Puestos:

1. Identificar el uso que se dará a la información, para determinar el tipo de datos que
se reúna y la técnica que se utiliza para hacerlo. Existen varios métodos para tomar
datos para el análisis del puesto, los cuales van desde entrevistas cualitativas a
cuestionarios altamente cuantificados. Su primer paso, debe ser el determinar el uso
de la información del análisis de puesto.

2. Reunir información sobre los antecedentes, como es el caso de organigramas,


diagramas de proceso, y descripciones del puesto.

3. Seleccionar las posiciones representativas para analizarlas, esto es necesario


cuando hay muchos puestos similares por analizar y cuando toma demasiado tiempo
el análisis.

4. Reunir información del análisis del puesto. El siguiente paso es analizar el puesto
obteniendo los datos sobre las actividades del mismo, las conductas requeridas de
los empleados, las comisiones de trabajo y los requerimientos humanos (como las
características y capacidades necesarias para desempeñar un trabajo). Para esto
debe utilizarse una o más de las técnicas de análisis del puesto.

5. Revisar la información con los participantes que lo desempeñaran y el superior


inmediato del mismo. El verificar la información ayudará a determinar si ésta es
correcta, si está completa y si es fácil de entender para todos los involucrados.

6. Desarrollar una especificación y descripción del puesto ya que, en la mayoría de los


casos, una descripción y especificación de un puesto son dos resultados concretos
del análisis de la posición.
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La descripción del puesto

Es una declaración por escrito que describe las actividades y responsabilidades


inherentes al puesto, así como las características importantes del mismo tales como las
condiciones de trabajo, bajo qué condiciones se realiza el trabajo, el departamento a cuál
pertenecerá, su mobiliario a utilizar, su jefe inmediato, etc.

Es una declaración por escrito de lo que en realidad hace el ocupante de esa


posición, esta información se utiliza a su vez para escribir una especificación de puesto.
En esta, se enlista el conocimiento, la capacidad y la destreza requerida para
desempeñar el trabajo satisfactoriamente.

Aunque no existe un formato estándar que debe utilizarse para escribir una
descripción de puesto, la mayoría de ellas contiene cuando menos secciones sobre:

1. Identificación del Puesto


Es donde se procede a determinar los atributos del puesto de trabajo. Contiene
varios tipos de información. Como el título del puesto, la sección de estatus del puesto
en la descripción del mismo permite una identificación rápida del status exento o no
exento de ese puesto, el código del puesto (referencia rápida de todos los empleos), la
fecha de diseño y descripción. También indica la ubicación del puesto en términos de su
planta/división y departamento/sección, el título del supervisor inmediato aparece
también en la sección de identificación, salario y /o escala de paga del empleo,
grado/nivel, rango del sueldo.

2. Resumen del Puesto

Este debe describir la naturaleza general del puesto enlistando solo sus funciones y
actividades principales. Recuerde que la descripción del puesto debe ser lo más
específica posible a fin de ayudarle a identificar el tipo de personas que se contraten para
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ocuparlo, los requerimientos de capacitación del mismo y la forma en que se evalúa al


trabajador.

3. Relaciones, Responsabilidades y Deberes

Estas muestran las interacciones del empleado con otras personas dentro y fuera de
la organización. Otra sección se debe utilizar para presentar una lista detallada de las
responsabilidades y deberes reales del puesto.

4. Autoridad y Estándares del Puesto

Define los límites de la autoridad del trabajador, incluyendo sus limitaciones en la


toma de decisiones, la supervisión directa de otros trabajadores y las limitaciones
presupuestarias.

5. Condiciones de trabajo

La descripción del puesto contendrá también una lista de las condiciones de trabajo
especiales en que se incurra. Podría incluir elementos tales como nivel de ruido,
condiciones peligrosas, nivel de calor, fatiga, etc.

6. Especificaciones del puesto

Resume las cualidades personales, características, capacidades y antecedentes


requeridos para realizar el trabajo, muestra el tipo de persona que se debe reclutar, así
como las cualidades que se deben probar. Y responde a la pregunta, ¿Qué
características humanas y experiencia son necesarias para hacer bien este trabajo?
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Como Reunir Información Sobre el Análisis del Puesto


Ya que se ha reunido la información de los antecedentes y que se ha identificado el
puesto que analizará, el siguiente paso es obtener la información sobre los deberes,
responsabilidades y actividades de esa posición. Existen varias técnicas que se pueden
utilizar para reunir estos datos, analizaremos las más importantes.

La obtención de los datos para el análisis del puesto requiere por lo general de un
especialista de personal, el ocupante del puesto y su supervisor. El especialista de
personal podría tener que observar y analizar el trabajo que se realiza y después
desarrollar una descripción y especificación del puesto. El análisis del puesto implica un
esfuerzo integrado entre el especialista, el supervisor y el trabajador.

A continuación, se presentan los métodos más populares para obtener la información


para el análisis del puesto:

• La Entrevista: es un diálogo entablado entre dos o más personas. El entrevistador


formula preguntas y el entrevistado las responde. Existen tres tipos de entrevistas
que se pueden utilizar para obtener datos para el análisis de puesto:
o Entrevistas individuales con cada empleado.
o Entrevistas colectivas con grupos de empleados que desempeñan el
mismo trabajo.
o Entrevistas con uno o más supervisores que tengan un conocimiento a
fondo del puesto que se está analizando.

VENTAJAS:
o Uso generalizado.
o Permite a la persona detectar actividades y comportamientos que de otra
forma podrían no salir a la luz.
o Ofrece la oportunidad de explicar los objetivos y resultados del análisis del
puesto, y al entrevistador dar a conocer sus frustraciones o puntos de vista.
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o Ofrece una forma rápida y sencilla de obtener información.

DESVENTAJAS:
o Puede distorsionar la información, ya sea por falsificación directa o un simple
mal entendido.
o El personal lo puede considerar como evaluación de desempeño que podría
afectar su sueldo.

• Cuestionarios: es un documento formado por un conjunto de preguntas que deben


estar redactadas de forma coherente, y organizadas, secuenciadas y estructuradas
de acuerdo con una determinada planificación, con el fin de que sus respuestas nos
puedan ofrecer toda la información necesaria. En un extremo, algunos
cuestionarios son listas de verificación muy estructuradas. Por otro lado, el
cuestionario puede ser abierto y sólo pedir al empleado que describa las actividades
principales de su puesto. En la práctica, el mejor cuestionario está a la mitad de
estos dos extremos.

VENTAJAS:
o Forma rápida y eficaz de obtener información de un gran número de
empelados
o Su costo es menor que el de la entrevista
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DESVENTAJAS:
o Puede ser costoso el tratar de que cada empleado entienda correctamente
las preguntas.

• Observación: la observación es la adquisición activa de información a partir del


sentido de la vista. La observación directa es útil en los trabajos que consistan
principalmente en actividad física observable, como por ejemplo a empleados de
limpieza, de línea de ensamblaje y de contabilidad, se debe tener precaución pues
la observación constante no es apropiada.

La observación directa se utiliza por lo regular en conjunción con las


entrevistas. Una forma de hacerlo es observar al empleado en su trabajo durante
un ciclo completo. En este punto se toman notas de todas las actividades
observadas durante el desarrollo del trabajo. Después de acumular tanta
información como sea posible se entrevista al trabajador. Es necesario alentar a
la persona a que aclare los puntos no entendidos y que explique las actividades
adicionales que realiza que no se hayan observado.

• Bitácora del participante: se puede pedir a los trabajadores que lleven un diario,
bitácora o listados diarios de todas las actividades en las que participan, junto con
el tiempo que les dedica, lo cual nos ofrece una visión amplia de los diferentes
puestos.
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Técnicas Cuantitativas para el Análisis de Puestos:

En la mayoría de las empresas utilizan los 4 métodos anteriores para reunir datos
para el análisis de puesto, algunas veces estos métodos narrativos no son los más
apropiados. Tres métodos cuantitativos populares son:

1. El Cuestionario de Análisis de Posición,


2. El Procedimiento del Departamento del Trabajo y
3. El Análisis Funcional del Puesto.

1. Cuestionario de Análisis de Posición (CAP)


Cuestionario utilizado para reunir datos cuantificables y referentes a los deberes
y responsabilidades de diversos puestos. La ventaja del CAP es que ofrece una
clasificación cuantitativa o perfil de cualquier empleo en términos de la forma en que
se clasifica ese puesto en cinco dimensiones básicas:
• Tener responsabilidades de toma de decisiones
• Desempeñar actividades que requieran habilidad
• Mantenerse físicamente activo
• Operar vehículos/equipo
• Procesar información

2. Procedimiento del Departamento de Trabajo (PDT)


Método estandarizado para calificar, clasificar y comparar a casi todos los tipos
de trabajo con base en los datos, las personas y las cosas. Es un conjunto de
actividades básicas o funciones del trabajador que describe lo que un empleado puede
hacer con respecto a los datos, a las personas y a las cosas. Es necesario señalar
también que a cada función del trabajador se le ha asignado un nivel de importancia.
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3. Análisis Funcional del Puesto (AFP)


Método para clasificar puestos, que es similar al análisis del puesto del
departamento del trabajo, pero además se toma en cuenta la medida en que las
instrucciones, razonamiento, juicio y la facilidad verbal son necesarias para
desempeñar el puesto. El AFP identifica también los estándares de desempeño y los
requerimientos de capacitación, de esta forma el realizar un análisis de puestos
utilizando el enfoque funcional permite responder la pregunta: ¿Para hacer este
trabajo y cumplir con estos estándares que capacitación requiere el trabajador?

¿Cómo se convierte en evaluación de puesto un análisis de trabajo?


El análisis de puestos de trabajo constituye la herramienta básica a partir de la
cual se determina el sistema de valoración de puestos a utilizar. Sin el análisis de
puestos de trabajo no resultaría posible la posterior realización de la valoración,
procedimiento mediante el que se pretende determinar el valor relativo de los distintos
puestos que componen una organización.

OBJETIVOS:
• Proporcionar bases técnicas para lograr una eficaz administración de sueldos y
salarios.
• Implantar datos precisos para alcanzar una correcta planeación y control
sobrecostos de recursos humanos.
• Crear una base para negociar cuotas de trabajo con el sindicato o con otras
autoridades.
• Reducir la rotación de personal.
• Motivar al personal en la relación de sus objetivos.
• Mejorar la imagen externa de la organización.

Se utilizan cuatro métodos principales a fin de convertir los datos de análisis del trabajo
en un sistema de evaluación de puestos:
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1. Graduación: este método sirve para categorizar los puestos en grupos, clases,
grados y descripción de grados. Se escriben en tarjetas separadas los nombres
de los puestos junto con descripciones sencillas. A continuación, un comité
selecciona las tarjetas colocándolas en orden de mayor a menor valor, la
dificultad en este caso es que resulta casi imposible que todos los miembros del
comité conozcan todos los puestos o que estén totalmente de acuerdo con
respecto a la importancia de los diversos factores, como lo son las condiciones
de trabajo, la supervisión que se requiere, etc.

2. Clasificación: el Comité clasifica primero todos los puestos que existen en las
empresas en categorías de trabajo como: A= trabajo de mensajeros, B= trabajos
secretariales sencillos que no requieren adiestramiento, etc.

3. Comparación de Factores: métodos ampliamente utilizado para clasificar los


puestos de acuerdo con una diversidad de factores de habilidad y dificultad, para
posteriormente sumar estas clasificaciones y llegar a una clasificación numérica
global para cada posición específica, se puede decir también que es un método
confiable, aunque complejo, para evaluar tipos muy diversos de puestos.

4. Método de Puntos: método de valuación de puestos en el que se identifican


varios factores compensables y posteriormente se determina la medida en la que
cada uno de estos factores está presente en el puesto. Se definen los puestos
en términos de factores comunes a todos, como responsabilidad, capacidad,
educación, esfuerzos necesarios, etc. La cantidad de cada factor varía según el
puesto.

El siguiente es un ejemplo de la estructura que podría tener una descripción de


puestos:
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IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO


Descripción general
Nombre de la Organización:
Nombre del puesto:
Departamento:
Nivel Jerárquico del puesto:
Subordinación:
Comunicaciones colaterales:

Descripción detallada
1. Sección de identificación del puesto: mediante el título del puesto y otros datos de
identificación, ayuda a distinguir un puesto entre los demás de la organización.
2. Sección de resumen del puesto o establecimiento del puesto: sirve para
proporcionar una visión general que deberá ser suficiente para identificar y
diferenciar las obligaciones de ese puesto.
3. Sección de deberes del puesto: deben ser descriptos por declaraciones breves, en
las que debe indicarse:
• Lo que hace el trabajador
• Cómo lo hace
• Por qué lo hace
• Herramientas y equipos utilizados, materiales empleados y procedimientos a
seguir.

I. Requisitos intelectuales. Las exigencias del cargo, requisitos intelectuales que


debe poseer el ocupante del cargo, tales como:
a. Instrucción básica
b. Experiencia básica anterior
c. Adaptabilidad al cargo
d. Iniciativa necesaria
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e. Aptitudes necesarias

II. Requisitos físicos. La cantidad y continuidad de energía y de esfuerzos físico y


mental requeridos y la fatiga provocada
a. Esfuerzo físico necesario
b. Capacidad visual
c. Destreza o habilidad
d. Complexión física necesaria

III. Responsabilidades implícitas. Además del trabajo normal y sus atribuciones:


a. Supervisión de personal
b. Material, herramientas o equipo
c. Dinero títulos o documentos
d. Contactos internos o externos
e. Información confidencial

IV. Condiciones de trabajo. Se refiere a las condiciones ambientales del lugar donde
se desarrolla el trabajo y sus alrededores, que pueden hacerlo desagradable,
molesto o sujeto a riesgos, exigiendo al ocupante del cargo una fuerte adaptación
para mantener su productividad y rendimiento:
a. Ambiente de trabajo
b. Riesgos

También es posible reunir información sobre el comportamiento humano como


sensibilidad, comunicación, toma de decisiones y escritura. En este punto se incluye
información referente a las exigencias personales del puesto en términos de gasto de
energía, caminar largas distancias y otros.
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Responsabilidad
Se especifica la responsabilidad del ocupante con respecto al uso, supervisión y
mantenimiento de las máquinas, herramientas, equipo y auxiliares utilizados en el cargo o
sus dependientes directos.

Contexto del puesto


Este comprende la información referente a cuestiones como condiciones físicas y
horario de trabajo y el contexto social y organización, por ejemplo, la gente con la que el
empleado deberá interactuar habitualmente. También puede reunirse aquí información
sobre los incentivos financieros y no financieros vinculados con el empleo.

Requerimientos del puesto


Es usual reunir información con respecto a los requerimientos humanos del puesto
tales como los conocimientos o las habilidades con los que se relaciona (educación,
capacitación experiencia laboral), así como los atributos personales (aptitudes,
características físicas, personalidad, intereses) que se requieren, a continuación se
determina un ejemplo de lo que podría realizarse para generar un análisis de puestos, ya
que cada organización organiza esta estructura de acuerdo a sus experiencias y
necesidades.

Ejemplo:
1. Identificación del Puesto
Nombre del puesto: Asistente de Gerencia Administrativo
Ubicación: Departamento Administrativo
Depende jerárquicamente de: Gerente General – Gerente Administrativo
Supervisa a: Secretaria, Recepcionista, Piloto, Mensajero
Jornada de Trabajo: Lunes a viernes 8:00 a 17:00 hrs
Sábados de 8:00 a 12:00 hrs
Salario: Q5,000.00
A partir del noveno mes Q6,500.00
Prestaciones de Ley
Bonificaciones por excelente desempeño
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2. Descripción Genérica:
• Supervisión y control de los gastos • Recursos Humanos.
administrativos y de personal. • Entregar informes mensuales de evaluaciones de
• Control de ingresos y egresos. desempeño laboral.
• Supervisión departamento de • Actualización mensual de todos los departamentos
compras. de la empresa.
• Elaborar planificación de los gastos • Supervisión al personal asignado.
de proyectos. Manejo de cuentas de la empresa.
3. Descripción Específica:
• Requiere de una persona que • Que tenga la visión de mejorar los egresos dentro
posea conocimientos contables de la organización mensualmente, tener
para el manejo de las cuentas en Q organización y manejo de personal.
y $ de la empresa. • Carácter y buena actitud para resolver cualquier tipo
• Envío y transferencias al exterior. de situación que se presente.
• Analiza la mejora de cómo • Exportación de exhibidores para otros países:
optimizar los recursos de la elaboración de póliza + impuestos + gastos + costos
empresa. de proyectos.

4. Principales Responsabilidades:
• Mantener la información de manera • Cumplir con los tiempos de entrega de
confidencial. planificaciones.
• Desarrollar las actividades que se • Administrar de manera adecuada el puesto de
requiere para este puesto con trabajo.
excelencia.
• Atender a todas las necesidades de
Gerencia General.

5. Condiciones de trabajo:
100% Asistencia
Administración
Oficina Centrales
6. Especificación del Puesto:
Habilidades Profesión / Ocupación
• Excelente actitud hacia la empresa, • Graduado Perito Contador o carrera afín
compañeros, clientes. • Estudios universitarios, Administración de
• Manejo del personal, relaciones Empresas
interpersonales.
• Creatividad Conocimientos necesarios
• Iniciativa • Manejo de programas al 100% (Word, Excel)
• Adaptabilidad • Exportaciones e importaciones
• Respuesta bajo presión • Idioma Inglés
• Capacidad de manejar múltiples
tareas. Experiencia
• Coordinación y liderazgo • 2 años mínimo en puestos similares
• Esfuerzo para obtener éxito en las actividades a
realizar

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