OPERACIÓN Y LOGISTICA DE EVENTOS

Universidad Abierta y a Distancia de México

OPERACIÓN Y LOGISTICA DE EVENTOS

Evidencia de aprendizaje
Plan de logística

NOMBRE: YAHAYRA SHARETTY CERECEDO ARROYO

MATRICULA: ES1511116791

LUGAR Y FECHA: 12-03-20

CANCUN QUINTANA ROO.
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Propósito
Esta evidencia de aprendizaje tiene como finalidad que elabores un plan de logística para un evento determinado.

1. Selecciona uno de los dos eventos que se mencionan en el archivo que se encuentra en la columna de material de apoyo. Uno de
estos eventos es una convención y el otro es una junta comercial. Selecciona sólo uno de ellos e investiga las características del
evento que hayas seleccionado.

Introducción

Convención:

De acuerdo al Glosario de SECTUR, es una palabra que proviene de las raíces latinas cum (conjunto, unión, igualdad) y venio-ventum (venir). Se
aplica a toda reunión que se realiza en torno a un tema para la difusión y conocimiento del mismo entre todos los participantes.

“Se define como convención toda reunión gremial o empresarial cuyo objetivo es el tratar asuntos comerciales entre los participantes en torno a un
mercado, producto o marca. La iniciativa suele ser empresarial, la convocatoria es cerrada (limitada a un público personalizado y relacionado con
el tema) y la participación suele ser por invitación.” (SECTUR, Glosario de Turismo de Negocios. Pág. 24)

Tiene un programa técnico en el que los participantes se familiarizan y entablan negociaciones respecto a un campo de negocio específico.

Características de la convención.
La duración máxima del evento es de 2 días.
Debe considerarse asistencia de por lo menos 50 asistentes registrados al evento.
Son reuniones empresariales o institucionales.
No hay cuota de inscripción (las patrocina la empresa o institución)
No tiene una periodicidad definida.
De acuerdo a su alcance geográfico puede ser local, estatal, nacional e internacional.
La logística es el conjunto de métodos y medios idóneos para implementar en la organización,
planificación, flujo y gestión de cualquier emprendimiento o servicio. (Ineventos. Logística en la
organización de eventos. Recuperado 08 de Octubre de 2015).

2. Posteriormente, analiza los requerimientos que se especifican y elabora un plan de logística que incluya: comité organizador,
actividades de planeación (adjuntando gráfica de Gantt, cronograma y programas), ejecución (agregando listas de verificación) y
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seguimiento del evento (incluir ejemplos de cuestionarios de evaluación, mínimo dos para diferentes áreas). Así como todas las
actividades que son pertinentes para llevar a cabo la logística del evento que hayas elegido en sus diferentes etapas según los
requerimientos y características solicitados en el mismo. Guíate de las actividades por área y de las funciones del coordinador del
evento. Puedes incluir imágenes relacionadas con los montajes, ambientación, proveedores de servicios, recintos sede, etc. que apoyen
la descripción de tu plan de logística.
Pre evento(preparación) Evento(ejecución) Post evento(seguimiento)
Investigación: Se debió efectuar una reunión con el cliente para Desarrollo y dirección Evaluación de resultados.
establecer sus necesidades y expectativas. Montaje y equipamiento Actividades post- evento.
El organizador de eventos debió efectuar un análisis diacrónico
(pasado, misión original, su desarrollo) y a la vez sincrónico Se realiza el cumplimiento de los
(misión actual, estilo gerencia, la estructura, su tecnología y el compromisos adquiridos.
clima organizacional). Se cancelan los
Planificación: Realización del evento pagos pendientes.
Etapa 1 Se reproduce y se
1. Seleccionar fecha: Esta no debe coincidir con días hace el envió del
feriados y/o festivos, ni con otros eventos importantes material y de las
próximos a realizarse, tomando en cuenta la disponibilidad conclusiones del evento.
Desmontaje
de los participantes y/o invitados especiales. (19 al 22 y 26 Se redacta y se envían cartas de
al 29 de octubre tentativamente). agradecimiento a todas las
personas que hicieron posible la
realización del evento.
Se evalúa el evento, a raves de la
medición de los resultados
generales, para
Es donde se van a ejecutar todas
medir si lo
las actividades que se
planificado se
planificaron durante el pre-evento.
cumplió o no.
2. Seleccionar el lugar de realización, teniendo en cuenta la
Va a consistir en la reunión de
capacidad, la comodidad, iluminación, equipos de sonido,

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proximidad, etc. todas las personas involucradas Se recopila y archiva la

en el mismo, en el lugar y hora información correspondiente al
estimada guiada por la evento (memoria y cuenta).
programación que el comité
organizador preparo como
evento.

2. Seleccionar transporte, alojamiento, alimentos y bebidas

de los invitados, ponentes y/o participantes.

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4. Definir:
*Los objetivos y políticas del evento:
es esencial la fijación comprensiva
de los objetivos para determinar el
tema, el alcance y el programa.
*Tipo de técnica y nombre del evento
de acuerdo a los fines y a la
naturaleza del mismo.

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Etapa 2
7. Seleccionar el temario, temas o puntos
definidos que se trataran en el evento a
desarrollar.
8. Determinar el número y perfil de los
asistentes al evento: invitados especiales,
participantes, ponentes y acompañantes. (Se
estimara tomando en cuenta la magnitud y las
posibilidades tanto del espacio físico como de
recursos financieros).
Organización:
Etapa 1
5. Nombrar al comité organizador.
*Coordinador general: es el responsable
de coordinar, planificar y dirigir a los integrantes de evento.
*Las comisiones: son equipos de trabajo que contribuyen a cumplir
los pasos del evento sistematizadamente.
6. Fijar sede provisional del comité organizador.
Etapa 2
9. Elaborar el cronograma general de actividades.

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10. Estimar los recursos humanos, materiales y técnicos

(inventario hipotético de recursos)
11. Elaborar el presupuesto (estimación
de costos y gastos que genere la realización
del evento, más un 10% de gastos
imprevistos).

CONCLUSION:
El ejemplo proporcionado elegido, fue el de la convencional nacional de “laboratorio” a realizarse en la ciudad de Guadalajara, en el mes de
octubre para 58 personas de diferentes estados, motivo por el cual se necesita una buena planeación y logística, desde la sede que cuente
con el espacio y equipo adecuado para el evento, la trasportación y alojamiento de los asistentes, restaurante, etc. para que se pueda
lograr el éxito de este evento. Ya que si no se toman en cuenta todos los puntos, el evento puede tener un resultado no favorable.

Bibliografía:

1.- Contenido nuclear. Operación y logística de eventos. Unidad 3.El plan de logística. Recuperado de:

https://ca.unadmexico.mx/contenidos/DCSA/BLOQUE1/AET/05/AOLE/U3/descargables/AOLE_U3_CN.pdf

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2.- Contenido nuclear. Operación y logística de eventos. Unidad 1.Eventos turísticos. Recuperado de:

https://ca.unadmexico.mx/contenidos/DCSA/BLOQUE1/AET/05/AOLE/U1/descargables/AOLE_U1_CN.pdf

3.- Contenido nuclear. Operación y logística de eventos. Unidad 2.Organizacion y logística de eventos turísticos. Recuperado de:

https://ca.unadmexico.mx/contenidos/DCSA/BLOQUE1/AET/05/AOLE/U2/descargables/AOLE_U2_CN.pdf

4.- Fleitman, Jack. Eventos y exposiciones una organización exitosa. Editorial McGraw-Hill. Mexico 1997.

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