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Operación y logística de eventos
5° semestre
Clave:
LIC 11143527
Unidad 2. Organización y logística de eventos

turísticos
Contenido nuclear
Unidad 2. Organización y logística de eventos turísticos
Contenido nuclear
Índice
Presentación .............................................................................................................................................................................. 2
Estructura temática .................................................................................................................................................................... 4
Características de los tipos de eventos turísticos ....................................................................................................................... 5
Congresos .............................................................................................................................................................................. 7
Convenciones ......................................................................................................................................................................... 9
Exposiciones ........................................................................................................................................................................ 12
Ferias ................................................................................................................................................................................... 14
Viajes de incentivo ................................................................................................................................................................ 15
Elementos de la planeación y organización en eventos turísticos ............................................................................................ 18
Impacto económico y social ..................................................................................................................................................... 50
Impacto económico ............................................................................................................................................................... 50
Impacto social ....................................................................................................................................................................... 52
Organismos de apoyo a los eventos turísticos ......................................................................................................................... 53
Nacionales ............................................................................................................................................................................ 53
Internacionales ..................................................................................................................................................................... 56
Cierre ....................................................................................................................................................................................... 60
Fuentes de consulta ................................................................................................................................................................. 61
División de Ciencias Sociales y Administrativas / Administración de Empresas Turísticas 1

Contenido nuclear
Presentación
Bienvenid@!
Estimado estudiante:
En esta unidad se analizarán la organización y logística de los eventos turísticos. Para conocer la organización y logística de
los eventos turísticos, hay que conocer y analizar la conceptualización, características, generalidades, organización, impacto
económico y logística de cada uno de ellos, los cuales conociste en la unidad anterior.
Generalmente todos los países tienen un organismo público que se encarga de desarrollar, promover y crear la infraestructura
necesaria para el desarrollo de los eventos en el turismo de reuniones a través de la política gubernamental, que genera los
recursos financieros para canalizarlos a la consecución de los objetivos del ámbito turístico y hay dos formas de generar
recursos: la tasa cero y el impuesto al I.V.A. Por ejemplo, en México se creó el Consejo de Promoción Turística de México
(CPTM), para realizar la estrategia de promoción del país en el desarrollo de la actividad de reuniones, con el propósito de
incrementar la competitividad y visibilidad del producto turístico mexicano para congresos, convenciones, incentivos y
exposiciones a través de la coordinación de esfuerzos de los diferentes actores públicos y privados que intervienen en la
cadena productiva. Y a su vez se creó la Oficina de Turismo de Reuniones para atender las demandas del mercado, su
objetivo es el de constituir un organismo promotor de México como destino internacional ideal para la celebración de
congresos, convenciones, viajes de incentivo, ferias y exposiciones (SECTUR, 2012).

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Por ejemplo, especialmente para los eventos de ferias, anualmente se desarrolla el Programa de Ferias Internacionales, que
incluye la participación de diferentes países en las ferias más importantes de los principales mercados emisores, que son:
Norteamérica, Europa y Latinoamérica, integrando uno solo: El Pabellón, a fin de fortalecer la presencia y promoción de los
estados, destinos e industria turística, estas acciones se dan en el marco normativo del CPTM y se sustentaron en el Diario
Oficial de la Federación el jueves 24 de noviembre de 2005 (Diario Oficial de la Federación, 2005, p. 47).
La organización y logística de los eventos refleja una política de promoción y publicidad competitiva en el ámbito global. Cada
vez que un país participa en los principales eventos mundiales, capta la atención de las asociaciones, instituciones,
organismos y empresas de otros países para realizar sus reuniones en ese país, de ahí la importancia de conocer y manejar
los conceptos y generalidades en la operación de los eventos.
El turismo de reuniones y/o negocios cobra cada vez más importancia, por lo que es imprescindible analizar su origen,
significado e importancia. En esta unidad podrás analizar las características de cada tipo de evento lo que te permitirá
distinguir la forma en que se realizan y la importancia de cada uno de ellos, así como su impacto económico y social, sobre
todo para los destinos o sedes. Además, analizarás los elementos de la planeación y organización en eventos turísticos de
este tipo de turismo, finalmente conocerás los organismos que apoyan al turismo de reuniones tanto nacionales como
internacionales.
En este apartado encontrarás toda la información necesaria para que puedas desarrollar las actividades de aprendizaje.
¡Éxito!

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Estructura temática

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Características de los tipos de eventos turísticos
Antes de iniciar con el estudio de las características de los diferentes tipos de eventos turísticos es importante aclarar que
existen diferentes formas de nombrar e identificar a un mismo tipo de evento, como se muestra en el siguiente cuadro:
EUROPA MÉXICO NORTEAMÉRICA
Congress Congreso Convention
Convención Meeting
Convention
Seminar Seminario Conference
Conference Conferencia Lecture

Fuente: “Turismo de Convenciones, Inventivos, Congresos y Exposiciones”. Eduardo Yarto. Editorial Trillas.
Por lo que es importante considerarlo cada vez que se revisen documentos o artículos que hablen sobre este tema.
Para su estudio los eventos turísticos son:
 Congresos
 Convenciones
 Exposiciones
 Ferias
 Viajes de incentivo

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Aunque existen otros tipos de eventos:
• Presentaciones de productos
• Aniversarios
• Cenas de gala
Empresariales • Inauguraciones o aperturas
• Eventos de temporadas
• Cocktails
• Eventos políticos
• Fiestas temas
• Competencias
Deportivos • Celebraciones especiales

• Celebraciones escolares
• Bodas
• Cumpleaños
Sociales • Quince años
• Bautizos
• Aniversarios
• Despedidas Reuniones familiares
Ahora bien, tanto los eventos turísticos y los otros tipos de eventos, pueden tener varias sesiones de trabajo, los cuales
pueden ser de diferentes formatos en cuanto a presentación y objetivos perseguidos. Es decir, se pueden emplear una o
varias formas de comunicación dentro del programa del evento, como son:

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Lluvia de ideas
Panel
Foro
Debate
Mesa redonda
Sesión plenaria
Asamblea general
Sesiones simultáneas
Talleres
Programa de acompañantes
Citas perfectas o matchmaking
Congresos
“Son reuniones cuyo propósito es impartir e intercambiar información, encontrar soluciones y averiguar hechos dentro de los
campos técnico, económico y de múltiples áreas. Puede describirse como una fusión de experiencias y opiniones provenientes de
personal altamente capacitado. Por lo general, los congresos reúnen a las autoridades en la materia de que se trate.” (Cravioto,
Tonatiuh 2013, Pág. 27).
Características:
- Complicado de organizar
- Organiza agrupaciones y/o asociaciones de carácter mundial.

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- Los gastos de los participantes son absorbidos total o parcialmente por las instituciones que representan.
- Pueden reunir desde 50 personas en adelante.
- Pueden ser regionales, nacionales o internacionales.
- La participación es voluntaria
- El programa del evento se organiza por sesiones de trabajo simultáneas y asambleas.
- Se requieren recintos grandes que permitan dividirlo en varios salones e incluso permitir la realización de exposiciones
de productos relacionados o exhibiciones de trabajos o investigaciones.
- Por el volumen de participación pueden ser varios hoteles sede hasta de distintas categorías.
- Como sedes se recomienda grandes ciudades con gran infraestructura hotelera, que tengan centros de convenciones
y medios y vías de comunicación por carreteras y aeropuertos nacionales e internacionales con gran número de
asientos disponibles.
- Su duración promedio es de dos a cuatro días. Y se programan normalmente los primeros cuatro meses y los tres
últimos del año.
- Se requiere promoción dirigida a los participantes, con varios meses de anticipación para dar tiempo suficiente para el
registro.
- El financiamiento es por medio de patrocinios, ventas de stands en el área de exposición y las cuotas de registro.
- Su organización es por medio de comités encabezados por el presidente de la asociación o agrupación y un
coordinador general del congreso.
- Por la cantidad de participantes en congresos internacionales, las sedes que normalmente se utilizan en México son:
la Ciudad de México, Monterrey, Guadalajara, Cancún y Mérida.

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Tomado de presentación MMS (media and meetings solutions) Planeación y Organización de Eventos de Turismo de Reuniones
Convenciones
De acuerdo al autor Juan Manuel Buendía:
“Son reuniones de grupos de personas que comparten intereses similares, ya sean comerciales, industriales, profesionales,
políticos, privados, particulares, religiosos o de otra índole, y que convergen en una fecha y un lugar determinados previamente,
para convivir, tratar asuntos de interés común y tomar decisiones al respecto” (2013, Pág. 115).

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Pueden ser:
 Corporativas. Organizadas por grandes empresas para motivar, entrenar y capacitar a su personal. Son de asistencia
obligatoria.
 Institucionales. Son independientes y pueden ser pagadas por sus asociaciones o por los propios participantes.
 De asociaciones. Agrupan a miembros de una comunidad que ejercen la misma profesión, actividad o especialidad, o
que comparten un mismo interés colectivo. Asistencia voluntaria y gastos cubiertos por el asistente.
 Empresariales. Son eventos que convocan a ejecutivos, distribuidores y/o agentes de ventas. Es común que se
expongan los nuevos productos y/o servicios a las empresas.
Características:
- Normalmente las empresas pagan una parte o el total de los gastos de los participantes.
- Los participantes suelen ser elegidos, pueden ser de 30 hasta 500 personas o incluso más.
- Pueden ser locales, nacionales, regionales o internacionales.
- El programa en su mayoría se compone de sesiones plenarias y ocasionalmente simultáneas y de trabajo.
- Generalmente utilizan un solo hotel con salones suficientes para reuniones, y con instalaciones y equipo audiovisual
suficiente.
- Por lo general las sedes son en destinos de playa o ciudades pequeñas bien comunicadas.
- Duran de dos a cuatro días.
- Se realizan en temporadas bajas (enero a junio y de septiembre a noviembre).
- No requiere de gran promoción, al ser normalmente obligatoria, solo requiere de algún medio de comunicación para
transmitir la invitación e información del evento.

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- El financiamiento de estos eventos proviene del presupuesto que designan las empresas para este fin o bien, con la
realización de convenios de cooperación con otras empresas.
- Para su organización se designa un responsable del evento que puede o no contratar empresas especializadas.

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Exposiciones
Evento que se organiza con un propósito comercial o cultural para mostrar productos, servicios y/o documentos a un público
objetivo.
- Las exposiciones pueden ser especializadas: industriales y comerciales, cuyas diferencias son:
Especializadas De consumo
Organizadores Organizados profesional de eventos Asociaciones, cámaras o gobierno
Perfil del Visitante Invitados del ramo específico Público en general
Costo Sin costo, sólo por invitación Se estima un costo por entrada
Gafete Con todos los datos del asistente y en No hay, si acaso un sticker o
código de barras calcomanía
Negocio Venta en volumen Venta individual
Pago por productos adquiridos Contrato a plazo Efectivo
Tomada de Ramírez, Esthela. 2006, Pág. 77.
- Por su giro pueden ser horizontales (ocupan varios eslabones o cadenas en la industria) o verticales (ocupan solo un
área de la cadena de la industria)
- Por su alcance geográfico pueden ser: locales, regionales, nacionales e internacionales.
- Se pueden realizar en cualquier fecha y normalmente en ciudades grandes que cuentan con los recintos exprofeso.

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Ferias
La importancia de estos eventos se centra en la

vinculación de oferentes y demandantes, se puede
ampliar la lista de contactos, los precios son más
accesibles que en el mercado común, en un solo espacio
se puede encontrar el producto innovador, durante un
periodo específico y se dispone de un espacio de
negocios.
Características:
- Pueden ser Independientes (se forma una estructura

de organización exclusivamente para su realización.
Ejemplo: una exposición sobre automóviles).
Complementarias: (cuando se apoyan en la estructura
Feria del automóvil
de organización determinada para un evento).
Fuente: Pixabay
- Por su cobertura geográfica pueden ser: internacionales, nacionales, regionales, locales

- El tiempo de anticipación para empezar los trabajos de organización de una exposición de carácter internacional es de
dos y medio años, y de uno nacional de un año y medios aproximadamente.
- La inversión para la organización puede ser elevada o no dependiendo de la calidad de ponentes, los materiales, los
productos, la cantidad de personal, distancias de la sede, gastos de escenografía, etc.

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Viajes de incentivo
De acuerdo a la autora Esthela Ramírez, el viaje de incentivo se define como:
“Evento organizado por una empresa con la finalidad de premiar o reconocer el desempeño de sus empleados o trabajadores.
Este desempeño normalmente es en el área de ventas, aunque no es limitativo de ella. Se da mucho en empresas de seguros, de
ventas como Jafra, Avon, Omnitrition, etc.” (2006, Pág. 74).
Características:
- La participación es meritoria.
- La empresa paga todos los gastos de los participantes.
- Este tipo de evento es el que tiene menos índice de participación, pero es el que tiene un gasto per cápita más
elevado.
- El número de participantes es de 30 hasta más de 300 personas.
- No tiene sesiones de trabajo.
- Las actividades son de recreo, descanso y premiación.
- La ambientación y creatividad de salones de banquetes o de reunión son indispensables. Se puede emplear algún
tema sobre el cual versará las ambientaciones y el viaje en general.
- Se utiliza un solo hotel por ser grupos reducidos.
- La dirección general de la empresa, selecciona el destino.
- Normalmente se realizan de enero a junio y de septiembre a noviembre.
- Los destinos pueden ser playas o lugares exóticos como Cancún, San Miguel de Allende, etc.

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- La promoción debe ser para motivar a los empleados.

- La empresa paga todo. El sistema es autofinanciable.
- Existe un responsable del área que organizará este tipo de eventos o bien puede auxiliarse de empresas
especializadas.

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Mercado Evento Objetivo Mecanismo

Turismo de Congresos Reunir profesionistas Conferencias, paneles,
reuniones para discusión e foros, seminarios,
intercambio de ideas y simposios, etc.
conocimiento
Convenciones Reunión empresarial Conferencias, foros,

para el lanzamiento de seminarios, ponencias,
un nuevo producto o paneles, etc.
descubrimiento
Ferias Exhibición de productos Conferencias, paneles,
o servicios para seminarios, ponencias,
promover negocios simposios, etc.
Exposiciones Comercial o cultural Conferencias, foros,
para mostrar productos simposios, ponencias,
servicios o documentos paneles, etc.
Viaje de incentivos Premiar y/o motivar el Conferencias,
desempeño de los Excursiones, recorridos,
trabajadores actividades recreativas y
culturales.
Investiga Para profundizar revisa y estudia:
 Ramírez, E. Turismo de Negocios. Capítulo 4 Principales eventos.

 Cravioto, T. Organización de Congresos y Convenciones. Capítulo 2.
Grupos, congresos y convenciones.

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Elementos de la planeación y organización en eventos turísticos
Las etapas en las que se realizan los eventos que pueden ser nombradas de diferentes formas:
Actividades antes del evento Durante el evento Después del evento
Etapa mecánica (teórica o estructural) Etapa dinámica (práctica u operativa)

y Control
prevención y planeación Integración, Dirección
Preparación Ejecución Seguimiento
Para efecto de este documento se trabajará con las etapas: Preparación, Ejecución y Seguimiento.
Como cualquier actividad y si se quiere tener éxito lo primero que se tiene que realizar es la Planeación del mismo. Se dice
que la planeación es fundamental para una buena coordinación entre todas las partes que intervienen en la realización y
permite aumentar las posibilidades de tener resultados positivos.
La planeación de eventos turísticos cuenta con tres principios que se deben considerar y adecuar al tipo de evento a realizar,
que son:
- Precisión, lo que implica definir detalladamente y con exactitud las acciones a seguir, debido a que lo que se pretende
es efectuar acciones concretas,
- Flexibilidad, en donde existen elementos externos que no se pueden controlar, por lo que se debe considerar un
margen para ajustar los imprevistos en su momento y minimizar sus efectos nocivos,
- Unidad, la cual consiste en el diseño de acciones coordinadas hacia un mismo fin.

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En la planeación, organización y realización de cualquier evento deben considerarse aspectos que influyen en el transcurso
del mismo, como son:
1. Características de las instituciones organizadoras o patrocinadoras.

2. Trascendencia, extensión y nivel de tratamiento del tema.
3. Objetivos generales y específicos.
4. Nivel de conocimiento y especialización de los ponentes.
5. Características de los participantes.
6. País, localidad e instalaciones de la sede.
7. Duración del evento (días, semanas, meses).
Existen dos componentes claves para el éxito de cualquier tipo de evento: La institución patrocinadora y la dirección o
coordinación del evento.
La institución patrocinadora es la responsable de ofrecer el evento.

Puede ser un individuo o una o varias organizaciones.
“La dirección o coordinación de eventos y reuniones es

considerada como una profesión, cuya principal tarea puede
centrarse en planear, administrar, orientar los procesos de grupos,
transcribir, preparar originales y controlar su publicación y
difusión. También requiere conocimientos especializados sobre la
comunicación durante el evento. (Richero, Alicia. 2008 Pág. 23).

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Toma nota…
Un evento no planeado, no organizado,
conducirá al caos y al desperdicio de
recursos humanos y materiales. (Riachero,
Alicia. 2008 Pág. 24)
Debido a que se trata de grandes eventos, no es posible que una

sola persona pueda realizar todo el trabajo que conlleva; puede
llevar la organización general pero no conoce de temáticas
específicas ni cuenta con tiempo suficiente para realizarlas; no
está capacitado para realizar los trabajos específicos de cada
área en particular. Por lo que es necesario formar un comité
organizador que se integre por una coordinación general (puede
estar representado por el director general de un centro
organizador, el gerente de una compañía o el secretario ejecutivo
de una institución académica. En ese nivel se establecerá la
razón de ser del evento, así como las pautas y líneas generales
de trabajo a cargo de la coordinación), apoyada por siete Comité organizador
coordinaciones de áreas o comités: Fuente: Pixabay

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1. Técnica
2. Administración
3. Comercialización y difusión
4. Operación
5. Relaciones públicas e información
6. Finanzas
7. Exposiciones
Cada coordinación o comité debe integrarse por un equipo de trabajo que tenga la formación y experiencia acorde a su área
de desarrollo. Se requiere tener personal capacitado y calificado en algunos puestos claves que dependerán, según su área
de desarrollo, de las distintas coordinaciones o comités mencionados previamente y que son:
 Coordinador general
 Coordinador de cada área
 Administrador del sistema de registro
 Administrador del sistema de hospedaje
 Administrador del sistema de información y comunicación
 Administrador del sistema de alimentos
 Administrador del sistema de adquisiciones
 Administrador del sistema de seguridad
 Administrador de exposición
 Responsable de ventas
 Responsable de la difusión y la publicidad

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 Responsable del diseño y la decoración

 Responsable del área jurídica
 Responsable de la tesorería
 Responsable de la capacitación
 Responsable del centro de operaciones
 Responsable de la sala de prensa
 Responsable de los medios de comunicación
 Responsable de ponentes e invitados especiales
 Responsable de edecanes
 Responsable del personal de apoyo e intendencia
 Responsable del servicio médico
 Responsable de la guardería
 Responsable de música y espectáculos
 Responsable del sonido, video, iluminación, fotografía y grabación
 Responsable del mantenimiento y servicios generales
 Responsable de los recursos materiales
 Responsable de los servicios turísticos
 Responsable de los eventos especiales
 Contador general
Esta lista permite observar la cantidad de acciones, capacidades y personas que se necesitan para la realización de estos
eventos.

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La planeación de un evento se compone de una serie de etapas con un orden lógico y cronológico:
Etapa posterior y
Etapa preliminar optativa del
Evento o reunión
de planeación seguimiento del
evento
Acumular
experiencias y
Ejecución y Evaluación de la conocimientos
Planeación
administración actividad para la realización
de actividades
futuras
Existen diferentes herramientas que nos permiten visualizar en forma gráfica y completa el evento:
 Gráfica de Gantt
 Cronograma
 Fluxograma
Gráfica de Gantt. La gráfica o diagrama de Gantt es una herramienta gráfica que tiene por objetivo mostrar el tiempo de
dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado. Aun cuando no muestra las
relaciones existentes entre las diferentes actividades, la posición de cada tarea a lo largo del tiempo hace que se puedan
identificar dichas relaciones e interdependencias.

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Permite representar las diferentes fases, tareas y actividades

programadas como parte de un proyecto o para mostrar en una
línea de tiempo las diferentes actividades; lo que permitirá
visualizar incidentes y en caso necesario, reaccionar
rápidamente y determinar las soluciones necesarias en caso de
desvíos en los tiempos establecidos, por sucesos imprevistos.
De igual forma sirve como lista de chequeo, de las actividades a

realizar en un proyecto. Puede incluir las personas
responsables de cada una de ellas. Esto les permitirá a todos
los involucrados saber quién lleva adelante cada una y entender
de quienes pueden depender aquellas que están relaciones y/o
Gráfica de Gantt
Fuente: Pixabay
encadenadas a sus funciones.
La acción final de todo diagrama de Gantt es la fecha del evento en sí mismo, por lo que habrá que destacarla para que se
entienda que es la única fecha “inamovible” y es conocida como el “día D”. De acuerdo al tiempo disponible se puede elaborar
de forma mensual, semanal o diaria.
Debe ser elaborada por el comité organizador y será el coordinador general quién deberá distribuir copias impresas entre los
involucrados, siendo él, el único que conserve el archivo original. En caso de realizarse algún cambio deberá, será el
Coordinador General quien lo realice y lo vuelva a distribuir entre los involucrados asegurándose de que todos manejen la
misma información.

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El Coordinador General deberá controlar que todas las actividades se realicen en los tiempos establecidos, su función y
responsabilidad es seguir el desarrollo de todo lo anotado en el diagrama. En el caso de que una alguna actividad se
concluya antes del tiempo estimado, habrá que ajustar el diagrama, recorriendo los tiempos de las actividades encadenadas.
En caso de que la Coordinación del evento sea externa, habrá que entregar una copia del diagrama al cliente.
Cronograma. Es un esquema que muestra la secuencia que lleva a cabo un proceso. Se utiliza durante toda la ejecución del
evento. Permite detectar todo tipo de desviaciones y actuar en consecuencia. La función primordial de éstos es asignar
responsabilidades a quienes integran la empresa organizadora de eventos y cada uno de los proveedores participantes del
evento. Además, son de gran ayuda para hacer un seguimiento paso a paso de las tareas y el cumplimiento de las mismas.
Se utiliza para el armado, desarrollo y desarme del evento. Se debe realizar uno por cada rubro participante, para que tenga
bien claro cada acción propia a realizar. Darle a cada persona más información que la correspondiente solo ocasiona
confusión. Solo el coordinador general tendrá la información total y unificada.
Se elabora por día y con horarios exactos. Por segmento horario conveniente se establecerá todo lo que habrá que realizar,
incluyendo nombre de la persona que realizará la acción y cuáles serán las acciones a ejecutar por éste.
El coordinador general debe controlar la realización en tiempo y forma de cada uno de los tiempos marcados. En caso de
desvíos en los tiempos establecidos, los correctivos, cambios y/o ajustes de los mismos solo podrán ser implementados por el
coordinador. Ante cada modificación realizada, el coordinador deberá avisar a quienes se vean afectados.
Debe ser lo más explícito y concreto posible en el detalle de cada actividad para que se pueda delegar en forma correcta.

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El día del evento, por ejemplo, en la mesa técnica van a estar trabajando muchos de los proveedores en conjunto
(iluminación, sonido, video, entre otros) y ellos van a necesitar de esa información también, para tener en claro cuando es el
momento exacto de ejecución de cada actividad planeada. De igual forma pasará con el sector gastronómico, el coordinador
de recepcionistas, la empresa de transporte encargada del traslado de invitados, agasajados y/o disertantes. Esta
herramienta permite que todos los involucrados conozcan sus responsabilidades y tareas específicas a realizar.
Fluxograma. Es un diagrama que expresa gráficamente las distintas actividades que componen un procedimiento o parte de
este, estableciendo su secuencia cronológica. De acuerdo a la autora Alicia Riachero (2008. Pág. 25), la elaboración del
fluxograma es lo más importante en la etapa de preparación ya que permite seguir fluidamente las líneas de trabajo futuras.
Se puede dividir en cinco líneas de acción:
Línea 1. Toma de decisiones preliminar (definición del tema, las metas y los objetivos, el perfil de los participantes y oradores,
el diseño del evento)
Línea 2. Tareas de avance (presupuesto tentativo, el contacto y compromiso de los oradores y panelistas, contratación de
instalaciones, arreglos de traslados)
Línea 3. Promoción y contacto con los participantes
Línea 4. Ejecución del evento (tareas, actividades complementarias)
Línea 5. Seguimiento y evaluación

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Preparación Ejecución Seguimiento
Toma de decisiones preliminar

Línea 1
Tareas de avance
Línea 2
Promoción y contacto con participantes
Línea 3
Ejecución del evento
Línea 4
Seguimiento y evaluación
Línea 5
Línea 1. Toma de decisiones preliminar

Existen muchas causas por las cuales se puede llevar a cabo un evento. Algunas veces la misma estructura de las
instituciones establece la realización de evento periódicamente, incluso de forma obligatoria. En otros cuando los eventos no
son permanentes, se llevan a cabo respondiendo a una necesidad técnica, de investigación, de formación, de mercadeo, de
intercambio de ideas entre especialistas, etc. Es decir, su planeación debe realizarse a corto plazo, sin antecedentes similares
directos lo que lleva en muchos casos a las improvisaciones, en cambio, los eventos permanentes permiten ir aprendiendo de
cada uno ellos para mejorar la realización de los siguientes.

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La planeación se inicia enlistando todo lo que debe considerarse y debe servir para controlar y dar seguimiento en la medida
que avanza la realización del evento. Como por ejemplo, el cuadro que presenta la autora Alicia Riachero en su libro
Planeación y Ejecución de Eventos (2008, Pág. 27):
Factores que deben considerarse en la toma de decisiones preliminar:
Aclaraciones Control Observaciones

Elección del tema del evento o reunión
Definición de metas y objetivos generales y específicos
Decisión sobre aspectos temáticos
Los participantes: determinación del tipo y número de éstos
Determinación del método de selección de participantes
Los ponentes: selección de posibles oradores y consulta a los
mismos
Selección de la fecha de realización y duración del evento
Preparación de los costos estimados
Selección del lugar del evento
Elección de los copatrocinadores
Designación de un coordinador general y de su contraparte
NOTA: Tome en cuenta cada uno de los puntos indicados en la lista. Llévelos a cabo, marque su control o señale las dificultades encontradas
para su realización. Todos estos puntos deberán considerarse por lo menos con tres meses de anticipación.

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Es necesario buscar un título atractivo de acuerdo al tema, que simbolice o resuma lo que se pretende alcanzar y además
sirva para la publicidad, el diseño y elaboración de folletos, así como para determinar las actividades sociales relacionadas,
exhibiciones y otras reuniones paralelas. De igual forma servirá para elegir el lugar para trabajarlo, los oradores que
participarán e incluso los servicios que se ofrecerán.
“Una vez elegido el tema deberán definirse claramente los objetivos, es decir, fijar qué se pretende alcanzar o lograr mediante
cada actividad que se lleve a cabo. No debe olvidarse que los objetivos deben estar definidos en términos mesurables, que
permitan una verdadera apreciación del logro obtenido.” Alicia Riachero (2008, Pág. 31)
Número de
participantes
Duración del Profundidad para
evento examinar y
discutir el tema
Deberá Ligado a la
Calendario
hacerse selección
de los
con de
Determinarán: temas
* Su curso
tiempo oradores
* Subdivisión en
partes o la
especificación en
unidades de
análisis más
detallado

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El tipo y cantidad de los participantes dependerá de:
Tipo y objetivo del evento
Política institucional
Recursos financieros con los que se cuenta
Tema a tratar
El número depende del tipo de evento del que se trate, su financiamiento, la profundidad del tema e incluso de la difusión que
se realice; un congreso puede tener de 200 hasta varios miles de participantes mientras que una reunión de evaluación de un
programa puede ser de 6 personas.
Es común que entre los participantes existan los llamados “observadores”, que pueden actuar como su nombre lo dice,
observando el evento o bien, teniendo conocimiento del tema del mismo para apoyar a los participantes con asesoramiento
técnico, la redacción de notas o para ocupar el lugar del participante principal.
Normalmente el método de selección de los participantes depende de la política institucional y en otras ocasiones se
considera la calificación profesional de los participantes o de la institución que representan. Para que un evento tenga éxito,
es importante garantizar que quienes asistan conozcan y pertenezcan al medio sobre el que se desarrollará el tema del
evento.

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La selección de los posibles oradores debe hacerse con mucho cuidado y consciencia; y dependerá básicamente de sus
antecedentes profesionales y carismáticos. “Un orador con conocimientos profundos del tema de que se trate y con amplia
experiencia garantizará el nivel de desarrollo del evento” (Riachero, Alicia. 2008, Pág. 33).
Será necesario establecer contacto con ellos con anticipación para saber si están interesados y cuentan con el tiempo
suficiente para participar en el evento. Se deberá tener una lista de oradores alternos con sus currículums y datos de
ubicación por si es necesario reemplazar a alguno de los seleccionados inicialmente.
La selección de la fecha obedece a razones institucionales y la duración del mismo dependerá de los temas seleccionados, la
profundidad con que sean tratados, la complejidad de los mismos y de los recursos financieros con los que se cuente para la
realización del evento.
El costo del evento depende de la duración, el número de participantes, los oradores, el lugar y el tipo de reunión, así como si
será a nivel nacional o internacional. Los costos solo serán estimados, los presupuestos pueden variar por diversas razones:
número de aportaciones, tipo de cambio, temporada turística del país en que se realizará el evento, etc.
Selección del lugar del evento.

Los dos aspectos principales, que se deben considerar en la selección del lugar del evento son:
1. El lugar geográfico (país, ciudad)

2. Lugar físico o las instalaciones (centro de convenciones, hoteles, instituciones educativas.

Contenido nuclear
Cómo ya se analizó en la unidad anterior, el turismo de reuniones y el turismo de placer difieren en los tipos de servicios que
utilizan. La herramienta que nos permite visualizar esto es el inventario de la oferta turística efectiva para el turismo de
reuniones. Como lo menciona el auto Eduardo Yarto en su libro Destinos Turísticos de Reuniones (2015. Pág. 13), las
ventajas de realizar este inventario son:
Ventajas Conocer con exactitud con qué productos y servicios cuenta el destino para esta especialidad
del turismo.
Generar información valiosa para establecer un diagnóstico del destino.
Entrar en contacto con cada jugador de la oferta.
Contar con la información suficiente para desarrollar una guía de congresos, convenciones,
exposiciones y viajes de incentivo.
Además de la guía, tener la información para desarrollar otras herramientas promocionales,

como: guía resumida, folletos, flyers electrónicos, sitios web, anuncioas publicitarios, videos,
etc.
Toda la oferta del turismo de reuniones se puede agrupar en ocho grandes áreas:

Contenido nuclear
1
Accesibilidad
al destino
8
2
Productos y
Clusters de
atractivos
reuniones
turísticos
7 Inventario de
Servicios la oferta de 3
complemen- turismo de Hoteles
tarios
reuniones
6 4
Escenarios Centros de
especiales congresos y
para eventos 5 convenciones
Servicios de
alimentos y
bebidas
1. La accesibilidad se refiere a las facilidades que el destino ofrece para que los visitantes puedan arribar a él para
asistir a un evento, considerando los cuatro medios de transporte: aire (avión), tierra (autobús o automóvil), agua
(embarcaciones por mar, ríos o lagos) y por tren. Es decir como forma de traslado únicamente. En el caso del

Contenido nuclear
transporte aéreo se busca que tenga conectividad aérea porque una cosa es contar con aeropuerto y otra tener
vuelos comerciales que operen con regularidad. Lo cual favorece a las capitales y las grandes ciudades del mundo.
Cualquier destino debe definir en su inventario de conectividad aérea todos los vuelos regulares, directos y con
escalas; así como el número total de asientos disponibles por día y por semana en vuelos regulares. La accesibilidad
terrestre se refiere a contar con autopistas de primer nivel y con diversas rutas de autobús para conectar al destino
con las principales ciudades. En el inventario se deben considerar las corridas de autobús directas y el número total
de asientos disponibles por día y por semana, así como las autopistas principales que cuenten con infraestructura y
servicios para los automóviles (Ciudades de acceso, casetas de peaje, primeros auxilios, gasolineras, restaurantes y
baños.
2. Debido a la extensión de algunos destinos, es necesario dividir el destino por zonas para tener un parámetro más
adecuado y real de las posibilidades que se ofrecen en cuanto a capacidad hotelera y servicios turísticos. Estas zonas
turísticas reciben el nombre de clusters de reuniones: “Suma de recursos, actividades, atractivos, servicios,
infraestructuras, etc., dentro de un espacio con entidad geográfica, económica y social que contribuya a la experiencia
de consumo turístico”. Eduardo Yarto (2015. Pág. 18). Es necesario determinar la zona que comprende cada cluster y
sobre todo un punto de referencia o punto central que sea útil para la logística de congresos y convenciones.
3. En cuanto a los hoteles para el inventario, es necesario determinar los hoteles primarios y complementarios,
considerando las siguientes características:

Contenido nuclear
Hoteles Complementarios
Concepto Primarios Bed and Breakfast Dos y tres estrellas
Categoría 4, 5 estrellas, gran turismo y 2 y 3 estrellas
business plan
Requerimientos Salones, restaurantes,
especiales centros de negocios
Presupuesto del Eventos de presupuestos Eventos de presupuestos moderados y bajos
evento altos y moderados
Calidad en el Estándares internacionales Estándares internacionales Regular
servicio
Calidad de las Siempre y cuando las Siempre y cuando las instalaciones estén en
instalaciones instalaciones estén en óptimas condiciones
óptimas condiciones
Ubicación Cercana a los puntos de Cerca de los puntos de Cerca de los puntos de reunión del evento
reunión del evento reunión del evento
Personal Con experiencia en eventos
Otros usos Para personal técnico, montadores, asistentes, etc.
Para diversos tipos de proveedores.
Para estudiantes.
Para congresistas con recursos limitados.
Los hoteles de lujo (hoteles boutique) se pueden considerar para hospedar a invitados especiales, ocasionalmente para
congresistas, para convencionistas, cuando todos los asistentes o un grupo de ellos (directivos) caben en el hotel.
Para el inventario se requiere la siguiente información:
• Capacidad del destino en número de hoteles y habitaciones, desde una estrella hasta gran turismo.
• Capacidad del destino en número de hoteles y habitaciones de calidad turística de hoteles 4 y 5 estrellas.
• Clusters de reuniones en los que se divide el destino
• Para cada hotel se deben determinar los siguientes datos:

Contenido nuclear
o Datos generales del hotel: Nombre del hotel, categoría, número de habitaciones, tipos de habitaciones,
dirección, teléfono, personal de contacto, correo electrónico, sitio web, logotipo del hotel.
o Información de los salones para eventos: nombre de los salones, dimensiones en metros y pies cuadrados
(superficie y altura), tabla de capacidades (en montaje tipo auditorio, escuela, banquete, coctel, herradura y
exhibición).
o Restaurantes
o Servicio médico
o Centro de negocios
o Pisos ejecutivos
o Pisos para mujeres
o Facilidades para las personas de la tercera edad y discapacitados
o Restricciones especiales para grupos
o Cajas de seguridad
o Estacionamientos
o Distintivos y reconocimientos
o Actividades e instalaciones de esparcimiento: Alberca, fitness center o gimnasio, spa y otros.
o Escenarios especiales para eventos dentro de las instalaciones para eventos complementarios: terrazas,
jardines, áreas de alberca, patios, etc.
4. Centros de congresos y exposiciones. Se refiere a los espacios para sesionar. En México estos espacios son
conocidos como recintos feriales o centros de convenciones. Los aspectos a considerar son:
Ubicación. Normalmente se ubican en las zonas céntricas o zonas vivas de los destinos: Hoteles, restaurantes y
proveedores en general, lo cual permite ahorro en traslados y transportación.

Contenido nuclear
Mantenimiento y actualización tecnológica. Es muy importante dar mantenimiento a este tipo de instalaciones así
como garantizar que se cuenta con las innovaciones tecnológicas que facilitarán la realización de estos eventos.
Tipos de salones. Que tengan características variadas para satisfacer necesidades variadas.
- Salones para conferencias y reuniones. Factores a considerar:
 Tamaño de los salones

 Forma de los salones: cuadrados, rectangulares
 Pisos (con o sin alfombras)
 Divisiones entre salones: sonomuros
 Facilidades para equipo de apoyo (iluminación, sonido, proyección)
 Mobiliario para diferentes montajes (sillas, mesas, tarimas, pódium, montajes básicos: auditorio,
escuela, banquete y coctel)
 Iluminación del salón
 En caso de ventanas, oscurecimiento del salón
 Puertas de acceso y servicio
 Altura de los salones
 Mantenimiento constante a las instalaciones
 Facilidades para colgado de equipo y banners
 Control independiente de temperatura
 Control de iluminación con atenuador (dimer) y programador
 Acústica adecuada
 Salidas de emergencia y extinguidores

Contenido nuclear
- Salas para exposiciones. Se requiere que los centros de congresos y exposiciones cuenten con salones especiales
para la realización de exhibiciones. Los factores a tomar en cuenta son:
 Tamaño de las salas
 Forma de las salas: No irregulares
 Pisos, se recomienda cemento pulido
 Áreas libres de columnas
 Espacios en un solo nivel
 Divisiones entre salas con sonomuros
 Facilidades para equipo de apoyo como iluminación, sonido y proyección
 Facilidades de instalaciones en stands (agua, telefonía, e internet en registro de piso)
 Mobiliario para montajes: sillas, mesas, tarimas, pódium y demás equipo para los montajes básicos.
 Iluminación de las salas
 Puertas de acceso y servicio
 Tamaño adecuado de las puertas
 Resistencia de los pisos
 Altura de las salas
 Cableado subterráneo
 Mantenimiento constante a las instalaciones
 Capacidad de carga
 Montacargas
 Puntos de colganteo
 Centros de consumo como cafeterías, fast food, restaurantes

Contenido nuclear
 Andenes de carga y descarga

 Vestíbulos
 Internet
- Salones para eventos sociales: es decir, Eventos corporativos y eventos sociales (para satisfacer necesidades
locales). Los factores a considerar son:
o Decoración
o Calefacción y aire acondicionado
o Alfombra
o Lámpara de techo
o Iluminación
o Altura de los salones de 4 a 7 metros
o Pasillos de servicio
o Cercanía a la cocina
o Facilidad para producción.
- Servicios adicionales. Es necesario que el centro de congresos y exposiciones se mantenga al día en cuanto a
servicios, tecnología y equipamiento. Los servicios adicionales pueden ser: Telefonía, internet, agua y drenaje, aire
comprimido, baños suficientes, oficinas, áreas públicas, áreas de carga y descarga, accesos al recinto, colganteo,
limpieza, bodegas, montacargas y plataformas, servicio médico, electricidad, seguridad, estacionamiento, zonas de
carga y descarga, zonas para autobuses, restaurantes y cafeterías, comercios, espacios para publicidad.
- Personal capacitado. Es importante contar con personal capacitado para brindar este servicio especializado de
forma satisfactoria, generalmente los centros de congresos y exposiciones dividen a su personal de la siguiente
forma: Comercialización, 30%; administración, 30%; y operación 40%. Una de las mejores opciones es obteniendo

Contenido nuclear
una certificación como el “Certified in Exhibition Management” (CEM) de la International Association of Exhibition and
Events (IAEE). Actualmente en México existen alrededor de 200 profesionales certificados.
- Nuevos centros de congresos y exposiciones. Lo más importante es considerar el tamaño de las salas y salones y
el equilibrio entre espacio y habitaciones, así como el equipamiento y servicios del destino, para evitar que sean
subutilizados.
5. Establecimientos y servicios de alimentos y bebidas. Como son:
- Servicio de banquetes en sitio: se refiere a los servicios que proporcionan hoteles y centro de congresos dentro de
sus instalaciones. El área de los alimentos y bebidas es las más rentable llegando a representar entre el 40 o 55% de
los ingresos totales.
- Establecimientos de alimentos y bebidas. Las opciones son restaurantes y comida rápida.
- Empresas de banquetes. Empresas que pueden proporcionar el servicio de banquetes móviles en diversos lugares
diferentes a los restaurantes, hoteles o centros de congresos.
6. Escenarios especiales para eventos. Son los sitios utilizados para eventos complementarios, es decir, los eventos
sociales o especiales, como son: cocteles, cenas, inauguraciones, clausuras, conciertos, fiestas-tema, entregas de
premios y demás que formen parte del programa del evento. Aunque pueden realizarse en salones lo que se busca es
que sean lugares emblemáticos, representativos de cada destino; para poder darle una experiencia única e
inolvidable a los participantes del evento y al mismo tiempo despertar mayor interés por asistir a ese evento e
incrementar el número de participantes y por tanto de ganancias. Pueden ser:

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Edificios históricos
Ej: Palacio
Clavijero (Morelia)
Museos Sitios naturales
Ej: Museo del Ej: Xel-Ha
Papalote (CDMX) (Quintana Roo)
Teatros y foros Otros escenarios:

Escenarios haciendas,
Ej: Teatro jardines, cortijos y
Degollado especiales centros
(Guadalajara) comerciales
7. Servicios complementarios. Se consideran las actividades económicas ajenas al turismo pero que se relacionan
directamente con las reuniones, como son:
Audio y Video Empresas que permitan garantizar la potencia y fidelidad de los equipos porque tienen la experiencia,
equipo y personal calificado.
Transportación Empresas de transportación turística que permiten realizar el movimiento de los participantes a los
diferentes escenarios programados durante el evento.

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Empresas de registro Considera los siguientes servicios:

- Registro computarizado de los asistentes.
- Análisis y desarrollo de sistemas.
- Asesoría y apoyo en pre registro de congresistas (sitio y línea)
- Análisis y logística para la operación del servicio de registro computarizado.
- Instalación de equipo de cómputo.
- Instalación de red de área local y software.
- Lectoras de códigos de barras.
- Impresión de gafetes con fotografía, código de barras, chip inteligente, etc.
- Entrega de formatos, gafetes, diplomas, material entre otros.
- Gráficas y estadísticas de las personas registradas.
- Administración de bases de datos.
Destination Empresas integradoras de servicios en la plaza o destino, como son: transportación terrestre,
Management reservaciones en hoteles, eventos especiales, banquetes, tours, rentas de locaciones especiales,
Companies (DMC) edecanes, audio y video.
Operadores Por lo general elaboran paquetes turísticos back to back, es decir, operan de manera sistemática
receptivos paquetes para visitantes. Se utilizan como proveedoras de transporte para traslados y tours.
Edecanes y modelos Personal de apoyo para auxiliar a los conferencistas y congresistas, dar información en los stands en
caso de exposición. Las edecanes se deben transformar en extensiones promocionales de las
empresas que contratan sus servicios.

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Empresas de eventos Ofrece diversas opciones para amenizar diferentes eventos complementarios e incluso la
especiales (special ambientación de escenarios para presente. Son responsables de la conceptualización, planeación,
event planners) logística y ejecución de dichos eventos.
Montaje Es necesario identificar las empresas de montaje de exposiciones y stands, que den los servicios de:
sistemas modulares, mamperería y estantería para la construcción de stands de exposición;
iluminación, energía eléctrica; rótulos y logotipos; alfombra; renta de mobiliario complementario;
módulos de servicio a expositores durante el montaje y desmontaje; desarrollo de planos de pisos de
exhibición; maquetas; stands y pabellones bajo solicitud; banners y señalización.
Interpretación Dependiendo del tipo de evento, puede haber expositores cuyo primer idioma sea diferente al de la
simultánea audiencia, por lo que se requerirá la contratación de una empresa de interpretación simultánea que
requerirá tres elementos: intérpretes en diferentes idiomas; cabinas para aislar a los intérpretes de la
audiencia; sistemas electrónicos de audífonos o diademas para los asistentes.
Seguridad La seguridad es uno de los principales puntos que debe cuidar un organizador de eventos, para
garantizar la seguridad de asistentes, conferenciantes, invitados VIP y de las mercancías, materiales,
maquinaria y equipos que se utilizan en la operación de los eventos. Es importante verificar que la
empresa de seguridad privada que se contrate cuente con los permisos y autorizaciones necesarias
para que se les permita trabajar en el recinto del evento.
Otros servicios Se incluyen los proveedores como servicios aduanales, empresas de displays y empresas de diseño
de imagen, imprentas, floristas, decoración, publicidad, arrendadoras de autos, guías de turistas y
demás servicios adicionales que puedan ser utilizados para la realización del evento.

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8. Productos y atractivos turísticos. La diferencia principal entre el turismo tradicional y el de reuniones se encuentra en
el motivo de viajes; para este último más que conocer los atractivos turísticos, el motivo de viaje es el programa
académico, la exposición comercial o bien, las relaciones comerciales que se pueden llegar a establecer. Con
excepción de los viajes de incentivo en los cuales los atractivos turísticos son el elemento central.
La especialidad del turismo de reuniones busca a su vez una mayor sofisticación y calidad en los servicios que
proporciona un destino. Pretende que los productos turísticos sean cada vez más impactantes para los congresistas y
convencionistas, y que dichos productos logren hacer que el visitante pueda sentirse para del entorno, la cultura o la
historia del destino, con la finalidad de hacer único cada evento y lograr crear conciencia al visitante ofreciendo toda
una experiencia de viaje.
De acuerdo al autor Eduardo Yarto las condiciones para que los productos turísticos puedan aplicarse a los grupos
son:
o Poderse aplicar en diversos escenarios (teatro, museos, plazas, haciendas, explanadas o al aire libre)
o Poder aplicarse tanto a grupos pequeños como grandes.
o En caso necesario, poderse aplicar en diversos idiomas.
o Incorporar la cultura del destino para poder transmitir una experiencia única de destino.
o Incorporar conceptos o elementos de la disciplina del propio evento.
o Transmitir una experiencia única, con el objeto de que el participante se lleve la esencia del destino.
o La explosión de las emociones, es decir que cada producto ofrezca en corto tiempo un conjunto de experiencias,
emociones y sensaciones al visitante; con los objetivos de satisfacer al visitante de reuniones y provocar que esa
satisfacción lo convierta en un potencial turista de placer en el futuro.

Contenido nuclear
Por su parte, los viajes de incentivo se consideran como un premio a los trabajadores por su desempeño o para motivarlos.
Son viajes que los trabajadores no podrían realizar por sus propios medios, con ellos se busca que el trabajador tenga una
experiencia única e irrepetible. Los elementos que lo integran son:
Hospedaje de categoría
superior (gran turismo,
Transportación aérea de
especial, boutique. Recorridos especiales Espectáculos privados
lujo: primera clase
Habitaciones de categoría
superior a la estándar
Conferencias Comida selecta Convivencia con

Entretenimiento de nivel
motivacionales (en (restaurantes más personajes famosos
superior
algunos casos) reconocidos de la plaza) (artistas o deportistas)
Eventos especiales de Entrega de

carácter deportivo, Experincias únicas
reconocimientos
conciertos o teatro

Contenido nuclear
Además de elaborar el inventario, se debe elegir a los copatrocinadores, es decir, buscar la colaboración de dos o más
instituciones para realizar el evento. Normalmente existe un interés común sobre el tema a tratar en el mismo y en otras
ocasiones las razones de esta colaboración pueden ser de prestigio, ubicación geográfica, disponibilidad financiera. Esta
reunión debe establecerse desde un inicio y establecer claramente las responsabilidades de todos los involucrados. Se
sugiere el nombramiento de un representante por institución.
Para todo evento se debe nombrar un coordinador, el cual debe ser una persona estrechamente vinculada a la institución y el
tema a tratar en el evento, sea por parte de la institución o de alguna empresa dedicada a la organización de eventos.
Línea 2. Tareas de Avance.

Esta etapa comprende los aspectos relacionados con el presupuesto y las finanzas del evento, así como la contratación de
los servicios. El tipo de evento y la cantidad de participantes constituyen los dos medios de obtención de recursos para
financiar la realización del evento. De acuerdo a la autora Alicia Richero para cubrir los costos se requiere de:
- Aportes de las instituciones patrocinadoras.

- Ayudas parciales de fuentes gubernamentales, internacionales o de fundaciones.
- Pagos de inscripciones y matrícula de los participantes.
- Avisos publicitarios o ubicación de stands de exhibiciones en el lugar del evento.
Los aspectos administrativos que deben considerarse en la etapa de preparación son:

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Concepto Control
Preparar los costos estimados
Obtener la aprobación de los mismos
Asignar los recursos a las diferentes actividades del programa del evento
Establecer y ejecutar el procedimiento contable de las operaciones
financieras que se realicen
Controlar la obtención del mobiliario, equipo y materiales de oficina que
se requieran
Asegurar el pago a acreedores para obtener facilidades locativas
Recibir el pago anticipado de la participación en el evento, si se cobra por
ella
Contratar y recibir pasajes, ayudas financieras a participantes, etc. con
anticipación.
NOTA: Todas las actividades puede realizarlas el propio coordinador general o delegarlas a una persona encargada de finanzas
Investiga Para profundizar en la elaboración de presupuestos, revisa el siguiente artículo:
 InEventos. Directorio de Proveedores para eventos. Blog de la empresa.

Cómo elaborar el Presupuesto para un Evento. Disponible en:
https://www.ineventos.com/mx/blog/el-presupuesto-de-un-evento.

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Línea 3. Promoción y contactos

El coordinador junto con el comité de Promoción deberá redactar y controlar la preparación de cartas, documentos, material
bibliográfico, documentos de análisis o discusión, folletos de informaciones generales, programa y plan del evento.
Investiga
Para profundizar en este tema, revisa los ejemplos que se muestran en:
 Richero, Alicia (2008). Planeación y ejecución de eventos presenciales y

en línea. México: Trillas. 2da. Edición. Págs. 40-45.
En la organización y logística de eventos destacan las funciones que realizan los planeadores y organizadores, puestos que
se han implementado en los últimos años, con la especialización del turismo de reuniones. Uno de los principales puestos es:
Meeting planners, son especialistas que cuentan con la habilidad y experiencia para llevar los proyectos que las
empresas necesitan, a una inversión lo más provechosa posible, la elección del tipo de instalaciones más
acomodables y adecuadas para su evento, además seleccionan la tecnología ideal para añadir interés y claridad a las
presentaciones, definir el tipo de comida y bebidas que debe servirse y sugiere los temas, decoración e imagen a
incorporar para crear un evento memorable. (Revista Buen Viaje, 2013):
Pero, ¿por qué elegir un profesionista que organice el evento deseado? Porque tiene los contactos, medios y empresas
idóneos para realizar un evento exitoso, con costos menores, además la experiencia para elegir el tipo de evento turístico que
mejor se adecue a las necesidades de la empresa, así que usted no tendrá por qué preocuparse en desarrollarlo, por lo que

Contenido nuclear
tendrá en sus manos: años de experiencia, credibilidad, programas ya ejecutados y aprobados. En la medida que se
especializan los eventos, los profesionales relacionados con éstos también se van segmentando en su formación de acuerdo
al tipo de evento que van trabajando, de ahí surge el Meeting profession and event planner, que son especialistas en la
planeación, organización, logística y coordinación de reuniones, aunados a esto se cuenta con empresas y organismos que
permiten facilitar la realización de estas actividades, mismas que se revisarán en el siguiente tema.
La logística de estos eventos se da en función de los tiempos y las actividades que se tienen que realizar (SECTUR, 2012),
como son:
• Planificar y gestionar los elementos logísticos para atender las necesidades de las personas, ya sean éstos expositores,
especialistas, o bien si viajan en grupos se deben considerar los tiempos de traslado (aeropuerto-hotel, terminal de autobuses-
hotel, hotel-recinto ferial, etc.), analizar el nivel de servicio contratado y la consideración financiera de todo el evento, entre otros
variados aspectos.
• Crear, comunicar y gestionar los tiempos para todas las actividades y su ejecución exitosa previstos en el programa.
• Planificar, gestionar y ejecutar el grupo de entrada y salida de los manifiestos de los niveles de servicio máximos y las
consideraciones financieras, la gestión proactiva de llegada/cambios, cancelaciones y agregaciones de salida mediante la adición
de cancelación de los recursos de transporte y el personal.
• Diseñar y llenar formatos de control de ruta del transporte del personal y traslado de bienes, con el fin de garantizar la eficacia,
considerando los conflictos viales e investigar posibles cierres de calles, sitios de construcción, permisos de eventos conflictivos o
consideraciones climáticas.
• Analizar y evaluar los lugares/actividades adecuadas para que coincida con la demografía y el tamaño del grupo apropiados.

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Impacto económico y social
Impacto económico
El impacto de los congresos y convenciones en la economía se basa en el estudio de CESTUR, debido a que es un referente
importante de la situación real de la actividad turística. El efecto económico directo del turismo de reuniones se estimó en 29.5
mil millones de pesos, en el año fiscal (2010) se calculó que 85 100 empleos fueron generados directamente por los recintos
consultados, pagándoles un monto de 6.6 mil millones de pesos. En el siguiente cuadro se presenta un análisis comparativo
de la estadía promedio entre el turismo convencional y el turismo de reuniones:
Tipo de evento Turista tradicional Turista de Porcentaje de

(Estadía promedio)* reuniones variación
(Estadía promedio)*
Congresos 1.7 7.1 318%
Convenciones 1.7 2.3 35%
*N° de días en promedio.
Tomado de Consejo de Promoción Turística de México (2012).
Como puedes observar en el cuadro, existe una gran diferencia en cuanto al número de días que permanecen los turistas
tradicionales y los turistas de reuniones.
El turismo tradicional manifiesta una estadía de 1.7 días y el que asiste a congresos asciende a 7.1, pues al quedarse más
días en una sede, se demandan más servicios de alojamiento, en este caso los asistentes a congresos ya sea como
visitantes o expositores utilizan un mayor número de camas/noche, lo que implica elevar el nivel de ocupación hotelera, de

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igual manera al quedarse 5.4 días más, necesariamente demandan una mayor cantidad de alimento y bebidas; en lo que se
refiere a recreación, la disponibilidad de tiempo implica realizar actividades que permitan utilizar el tiempo libre, ya sea
visitando museos, galerías, los sitios turísticos y patrimonio de las ciudades sedes, etc., generando con esto un mayor gasto,
lo que representa en el caso del turismo internacional un ingreso de divisas, que son recursos frescos para el país sede,
porque se generan en el país de origen de los turista, y si éstos son turistas nacionales generan una redistribución del
ingreso, con la movilidad de los recursos de las ciudades en donde se generan los recursos monetarios y en donde se gasta,
al trasladarse y realizar sus eventos en ciudades o poblaciones alternas y diferentes a su lugar de origen.
En lo referente a las convenciones, la variación es mínima de tan sólo 0.6 días más de estadía, con referencia al turismo
tradicional, sin embargo, se refleja en una mayor demanda de servicios turísticos y por ende promueven un incremento en la
derrama económica en los países o ciudades sede.
El turismo de negocios, reuniones y eventos turísticos son un segmento de la demanda turística que representa para el
presente siglo un incremento constante como se manifiesta en la siguiente referencia:
“La demanda de servicios del turismo de reuniones, está ocupando un mayor porcentaje en el sector turístico a nivel mundial. El
área geográfica más importante en el año 2000 fue América del Norte (con un registro de aproximadamente 182 billones de
dólares), hay que considerar que en esta región la superficie territorial que ocupan Estados Unidos, Canadá y México, es mucho
mayor a la europea, Europa ocupa el segundo lugar, los países de la Unión Europea concentran el mayor volumen de ingreso:
128.9 billones de dólares aproximadamente. Por lo que se trata de una actividad turística que está al alza en Europa, por ejemplo:
España ocupa el séptimo lugar del ranking internacional con un ingreso de 10 266.2 millones de dólares, según datos del año
2000” (Turismo de negocios, turismo de congresos y turismo de incentivos, 2010).

Contenido nuclear
Impacto social
El impacto social lo vemos reflejado en los beneficios que obtienen los países receptores de este tipo de eventos. De igual
forma hacia el interior de cada país el desarrollo del turismo de reuniones trae consigo una lista de beneficios para la localidad
y el país en general, y que son:
 Regula la estacionalidad de la demanda turística (mejora la ocupación en temporadas bajas). Aun cuando este tipo de
turismo se maneja en cualquier temporada; la intención es aprovechar las características de este tipo de turismo para
impulsar los destinos turísticos en la temporada de menor demanda.
 Mayor competitividad al poseer las instalaciones y características necesarias para desarrollar eventos turísticos.
 Mayor credibilidad y confianza. Entre más eventos se realicen en forma satisfactoria, se permitirá posicionar a la sede
en la mente de inversionistas, y pobladores en general.
 Mejores oportunidades, como ya se ha mencionado, México es una sede que atrae fuertemente por los beneficios que
representa (ubicación, instalación, preparación para la realización de eventos, etc.) lo que hace que sea un gran
generador de empleos y los primeros en beneficiarse son los residentes de las diferentes sedes del país.
 Mejor percepción hacia el mercado internacional, lo que permite un crecimiento en las localidades sede que posee el
país.

Contenido nuclear
Organismos de apoyo a los eventos turísticos
Nacionales
OCVs. Oficinas de Convenciones y Visitantes. Se conocen con diferentes nombres y siglas: OCV, OVC, OCE (Oficina de
Convenciones y Exposiciones) y OCC (Oficina de Congresos y Convenciones).
Objetivo: planear y llevar a cabo las acciones apropiadas para promover el destino y atraer más reuniones y visitantes,
generando derrama económica. De acuerdo con Esthela Ramírez en su libro Turismo de negocios (Pág. 55), la OCV es un:
• Organismo que promueve la venta de servicios turísticos a los visitantes.
• Facilitador de información del destino.
• Asesor para los organizadores de congresos, convenciones, ferias y exposiciones.
• Ente coordinador que conjunta esfuerzos e intereses del gobierno, asociaciones, cámaras y la industria turística con el fin de
generar un flujo de visitantes en el área.
• Agente de desarrollo económico turístico que apoya en el crecimiento de la derrama económica de la localidad, genera empleos y
por ende es un factor de calidad de vida para los habitantes de un destino.
AMPROFEC. Asociación Mexicana de Profesionales de Ferias, Exposiciones y Congresos A.C.

“Organismo que agrupa empresas de la industria de ferias especializadas, exposiciones, congresos y convenciones. Su objetivo
es diseñar estrategias para generar y difundir información que contribuya a fortalecer los lazos de negocios entre los actores de la
industria. Tiene como misión conducir el proceso de mejora continua y profesionalización de sus integrantes. Además, pretende
consolidarse como una entidad promotora de enlaces de negocios y alianzas empresariales.” (Ramírez, Esthela. 2008, Pág.66)

Contenido nuclear
AMEREF. Asociación Mexicana de Recintos Feriales.

“Tiene como objetivo impulsar, promover y desarrollar los recintos de ferias, exposiciones, congresos, convenciones y todo tipo de
eventos colectivos en el país, lo que implica una mayor rentabilidad y eficacia. Llevan a cabo seminarios y talleres especializados
para aumentar el nivel profesional de los empleados ejecutivos y operativos de los recintos, talleres de ventas y mercadotecnia,
operaciones y mantenimiento, etc. También se reúnen periódicamente para intercambiar experiencias y mecanismos de
colaboración para brindar mejor servicio, generando información actualizada y abordando temas de interés como manejo de
eventos, políticas comerciales para la reservación y contratación de los recintos, tendencias en la industria de ferias de negocios,
exposiciones especializadas y medición de la calidad de los servicios que ofrecen. (Ramírez, Esthela. 2008, Pág.67)
Asociación Nacional de Oficinas de Convenciones y Organismos Similares, A.C. (ANDOC).

“Tiene el gran compromiso de fomentar la creación y desarrollo de las Oficinas de Convenciones y Visitantes, los Fideicomisos y
Organismos de Promoción Turística en el país, a través de la capacitación permanente; así como promover el intercambio de
ideas y proyectos conjuntos con el sector público y privado que estimulen el crecimiento del segmento de turismo de reuniones en

Contenido nuclear
México. La ANDOC, agrupa a las oficinas de convenciones y todos los organismos similares, donde se busca primordialmente
unificar criterios y desarrollar instituciones que puedan dar apoyo a los organizadores de eventos, así como, promover sus
destinos. Entre los principales propósitos de la asociación se busca la unidad, en una agrupación de carácter nacional, de todas
las oficinas de convenciones y visitantes, organismos afines de la República Mexicana, buscando el intercambio de ideas y
experiencias en el sector turístico, manteniendo la ética y profesionalismo entre los socios, y homologando criterios de formación e
integración de OCV ´s y organismos afines, para lograr el posicionamiento de la industria de congresos y convenciones como un
generador de oportunidades dentro del sector turístico de nuestro país.” (PortalPolíticoTV, 2009)
ANGECAI. Asociación Nacional de Ejecutivos de Organismos Empresariales y Profesionales

“Agrupa a altos ejecutivos de cámaras, asociaciones y confederaciones del sector industrial, comercial, profesional, y de servicios.
Conformada en 1970, en la actualidad está integrada por más de 50 organizaciones empresariales. Entre sus objetivos se
encuentra fomentar el desarrollo profesional y personal de sus afiliados, a través de programa de integración y actualización de
diversa índole. ANGECAI cumple una función muy importante en el turismo de negocios de México, ya que sus miembros son los
organizadores que mueven precisamente este sector a nivel nacional, organizando eventos para sus asociados.” (Ramírez,
Esthela. 2008, Pág.67)

Contenido nuclear
Internacionales
IAEE. Mexico Chapter, International Association of Exhibitions and Events.

“IAEE ha mantenido una relación larga y fructífera con la industria de las exposiciones, expos, congresos y convenciones en
México. Debido al rápido crecimiento de esta industria en el país, se acordó que a fin de promover el trabajo en red y las
oportunidades educativas que la IAEE ofrece a sus miembros a nivel mundial, se formaría un capítulo México para ofrecer nuevos
beneficios a sus miembros, así como oportunidades de liderazgo y acceso directo a múltiples herramientas e investigaciones
disponibles únicamente para capítulos de IAEE.Los objetivos del Capítulo México de la IAEE son ofrecer programas de educación
pertinente y oportuna para los organizadores de exposiciones y proveedores en todo el país. Además, las expos y congresos cara
a cara crean oportunidades para establecer contactos estratégicos y de desarrollo profesional de forma natural para los miembros
del capítulo”. (Tomado de http://www.iaee.mx/nosotros/)
ASAE. American Society of Association Executives o Sociedad Americana de Ejecutivos de Asociaciones.

“Es la Asociación más importante en Estados Unidos y reúne a miles de asociaciones comerciales, sociedades profesionales,
fundaciones y otras organizaciones no lucrativas y filantrópicas. Encargada principalmente de la promoción de la dirección de
asociaciones, su misión es promover y dar asesoría con profesionalismo y excelencia a sus ejecutivos asociados, así como

Contenido nuclear
trabajar para incrementar la imagen, la efectividad y el impacto de sus asociaciones. Entre sus actividades, ASAE dirige
programas de entrenamiento para directores de congresos de asociaciones, realiza congresos anuales, publicaciones, programas
educacionales e información en dirección y actividades de representación.” (Ramírez, Esthela. 2008, Pág.63)
ICCA. International Congress and Convention Association; Asociación Internacional de Congresos y Convenciones
“Asociación que conjunta a organizadores y proveedores de servicios para magnos eventos. Fundada en 1963, ICCA es una
institución universal que agrupa y representa proveedores ante el mercado mundial de eventos.” (Ramírez, Esthela. 2008, Pág.63)
SITE. Society for Incentive Travel Excellence

Se refiere a los profesionales que se especializan en programas y viajes de incentivo.
“Es una organización mundial dedicada al desarrollo de estrategias para el mejoramiento de actividades en las cuales los viajes
sean el componente principal. Funciona como una red de contactos y capacitación continua para todos sus miembros.” (Ramírez,
Esthela. 2008, Pág.64)

Contenido nuclear
MPI. Meeting Profesional International

“Es la organización mundial dedicada al desarrollo de estrategias para el mejoramiento de actividades en la cuales los viajes sean
el componente principal. Su misión es convertirse en la agrupación internacional que marca la pauta de la industria de los eventos
y viajes de incentivo. Cuenta con el capítulo México que atiende a las necesidades de los profesionales de convenciones,
ofreciéndoles capacitación permanente en conferencias o pláticas mensuales. También ofrece un programa de certificación
Certified Meeting Professiona”, que solamente pueden cursar quienes tengan un mínimo de tres años de experiencia en la
administración de congresos y convenciones y haber tenido la responsabilidad de eventos exitosos, entre otros requisitos.”
(Ramírez, Esthela. 2008, Pág.65)

Contenido nuclear
Para 2015 casi se tenían 60 OCV’s. Puedes verificar el listado en:

 http://www.cptm.com.mx/work/sites/CPTM/resources/LocalContent/6347/4/DIRE
CTORIO_DE_OCV.pdf
Para profundizar, visita los sitios de los organismos:
 AMEREF. Asociación Mexicana de Recintos Feriales.

Investiga http://www.ameref.com.mx/
 ANGECAI. Asociación Nacional de Ejecutivos de Organismos Empresariales y
Profesionales www.angecai.org.mx
 IAEE. Capítulo México, International Association of Exhibitions and Events.
www.iaee.com/membership/mexico-chapter/
 ASAE. American Society of Association Executives o Sociedad Americana de
Ejecutivos de Asociaciones. www.asaenet.org www.asaecenter.org
 ICCA. International Congress and Convention Association; Asociación
Internacional de Congresos y Convenciones www.icca.nl www.iccaworld.com
 SITE. Society for Incentive Travel Excellence www.siteglobal.com/
 MPI. Meeting Profesional International www.mpiweb.org
 PCMA Capítulo México. Professional Convention Management Association.
www.pcma.org
Descarga
Para complementar los tipos de turismo, estudia el archivo:
Glosario de Turismo de Negocios.
Disponible en la carpeta de Material de apoyo dentro del aula.

Contenido nuclear
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Los temas que revisaste te han permitido:
Identificar las características de cada uno de los tipos de eventos

turísticos.
Distinguir los elementos de la planeación y organización de eventos

turísticos.
Explicar el impacto económico y social del turismo de reuniones e

identificar los organismos de apoyo a los eventos turísticos.
Determinar los elementos de un inventario de la oferta turística

efectiva para el turismo de reuniones.

Contenido nuclear
Fuentes de consulta
Bibliográficas
• Acerenza, M. (2014). Marketing en ferias turísticas. México: Trillas.

• Buendía, J. (2013). Organización de Reuniones Convenciones, Congresos, Seminarios. México: Trillas. 2da. Edición.
• Cravioto, T. (2013). Organización de Congresos y Convenciones, México. Trillas. 2da. Edición.
• Franklin B. Enrique, (2013) Organización de Empresas, Segunda Edición, de Mc Graw Hill, 3ra. Edición.
• Muñoz, M. (2010) Protocolo y Relaciones Públicas, España. Paraninfo.
• Peña Diana (2009). Congresos, convenciones y reuniones. México: Trillas.
• Ramírez, E. (2006) Turismo de Negocios, México. Trillas.
• Richero, Alicia (2008). Planeación y ejecución de eventos presenciales y en línea. México: Trillas. 2da. Edición.
• Yarto, E. (2015). Destinos Turísticos de Reuniones. México: Trillas.

Contenido nuclear
Electrónicas:
• García Raúl. 28 de noviembre de 2014. Estado del turismo de reuniones. Disponible en:
http://www.aprendedeturismo.org/estado-del-turismo-de-reuniones/
• Turismo de negocios, turismo de congresos y turismo de incentivos. (2010). Recuperado de
http://turismomice.wordpress.com
• PortalPolíticoTV. La ANDOC busca promover el turismo de reuniones en México. Publicado Septiembre 2, 2009.
Disponible en: http://www.portalpolitico.tv/nacionales/la-andoc-busca-promover-el-turismo-de-reuniones-en-mexico
• Revista Buen Viaje. (2013). Recuperado de http://www.revistabuenviaje.com/
• InEventos. Directorio de Proveedores para eventos. Blog de la empresa. Cómo elaborar el Presupuesto para un
Evento disponible en: https://www.ineventos.com/mx/blog/el-presupuesto-de-un-evento.
• SECTUR. Glosario de Turismo de Negocios. Disponible en:
https://es.scribd.com/doc/210780774/GlosarioDeTerminosDeTurismoDeNegocios-pdf

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Operación y logística de eventos

Unidad 2. Organización y logística de eventos

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Características de los tipos de eventos turísticos

EUROPA MÉXICO NORTEAMÉRICA

Congress Congreso Convention

Seminar Seminario Conference

Conference Conferencia Lecture

División de Ciencias Sociales y Administrativas / Administración de Empresas Turísticas 5

Aunque existen otros tipos de eventos:

Deportivos • Celebraciones especiales

División de Ciencias Sociales y Administrativas / Administración de Empresas Turísticas 6

División de Ciencias Sociales y Administrativas / Administración de Empresas Turísticas 7

División de Ciencias Sociales y Administrativas / Administración de Empresas Turísticas 8

De acuerdo al autor Juan Manuel Buendía:

División de Ciencias Sociales y Administrativas / Administración de Empresas Turísticas 9

División de Ciencias Sociales y Administrativas / Administración de Empresas Turísticas 10

División de Ciencias Sociales y Administrativas / Administración de Empresas Turísticas 11

División de Ciencias Sociales y Administrativas / Administración de Empresas Turísticas 12

División de Ciencias Sociales y Administrativas / Administración de Empresas Turísticas 13

La importancia de estos eventos se centra en la

- Pueden ser Independientes (se forma una estructura

- Por su cobertura geográfica pueden ser: internacionales, nacionales, regionales, locales

División de Ciencias Sociales y Administrativas / Administración de Empresas Turísticas 14

De acuerdo a la autora Esthela Ramírez, el viaje de incentivo se define como:

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- La promoción debe ser para motivar a los empleados.

División de Ciencias Sociales y Administrativas / Administración de Empresas Turísticas 16

Mercado Evento Objetivo Mecanismo

Convenciones Reunión empresarial Conferencias, foros,

Investiga Para profundizar revisa y estudia:

 Ramírez, E. Turismo de Negocios. Capítulo 4 Principales eventos.

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Elementos de la planeación y organización en eventos turísticos

Actividades antes del evento Durante el evento Después del evento

Etapa mecánica (teórica o estructural) Etapa dinámica (práctica u operativa)

División de Ciencias Sociales y Administrativas / Administración de Empresas Turísticas 18

1. Características de las instituciones organizadoras o patrocinadoras.

La institución patrocinadora es la responsable de ofrecer el evento.

“La dirección o coordinación de eventos y reuniones es

División de Ciencias Sociales y Administrativas / Administración de Empresas Turísticas 19

Debido a que se trata de grandes eventos, no es posible que una

coordinaciones de áreas o comités: Fuente: Pixabay

División de Ciencias Sociales y Administrativas / Administración de Empresas Turísticas 20

División de Ciencias Sociales y Administrativas / Administración de Empresas Turísticas 21

 Responsable del diseño y la decoración

División de Ciencias Sociales y Administrativas / Administración de Empresas Turísticas 22

División de Ciencias Sociales y Administrativas / Administración de Empresas Turísticas 23

Permite representar las diferentes fases, tareas y actividades

De igual forma sirve como lista de chequeo, de las actividades a

División de Ciencias Sociales y Administrativas / Administración de Empresas Turísticas 24

División de Ciencias Sociales y Administrativas / Administración de Empresas Turísticas 25

Se puede dividir en cinco líneas de acción:

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Preparación Ejecución Seguimiento

Toma de decisiones preliminar

Línea 1. Toma de decisiones preliminar

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Factores que deben considerarse en la toma de decisiones preliminar:

Aclaraciones Control Observaciones