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SECRETARA GENERAL TCNICA


Subdireccin General de Publicaciones, Informacin y Documentacin.
N.I.P.O.: 55-06-096-2
N.I.P.O.: 551-09-010-9 (publicacin electrnica)
I.S.B.N.: 84-88-325-7
Depsito Legal: M-47.363-006
Imprime: Artes Grficas PALERMO, S.L.
MINISTERIO DE CULTURA

exposiciones
temporales
organizacin
gestin
coordinacin
4
5
MINISTERIO
DE CULTURA
Carmen Calvo Poyato
Ministra de Cultura
Antonio Hidalgo Lpez
Subsecretario de Cultura
Julin Martnez Garca
Director General de Bellas Artes y Bienes Culturales
8
Subdireccin General de Promocin de las Bellas Artes
Direccin:
Elena Hernando Gonzalo
Subdirectora General de Promocin de las Bellas Artes
Coordinacin:
Anunciacin Farias Lamas
Carmen Padilla Montoya
Mara de Prada Lpez
Redaccin:
Anunciacin Farias Lamas
Iria Losada Baltar
Carmen Padilla Montoya
Mara de Prada Lpez
Mariflor Sanz Mallo
Diseo:
ruiz.ampuero arquitectos
Maquetacin:
Manuel Urea Holgado
Agradecemos la colaboracin de:
Ana Azor Lacasta
Pilar Barraca de Ramos
Elena Corts Gmez
Carmen Dez Rodrigo
Carmen Esteban Marcos
Consuelo Luca de Tena
Pilar Moreno Sastre
Jorge Pascual Rodrguez
Alicia Prez Rodrguez
Pilar Snchez Llorente.
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ndice
organizacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
viabilidad del proyecto ............................................................4
valoracin cultural .............................................................................4
valoracin econmica ........................................................................5
normas de actuacin ................................................................6
principios deontolgicos ....................................................................6
legislacin aplicable ...........................................................................7
confguracin del equipo profesional .......................................9
comisariado .......................................................................................9
diseo de montaje .............................................................................20
coordinacin tcnica ..........................................................................20
otros profesionales ............................................................................2
desarrollo del proyecto ............................................................22
convenios de colaboracin .................................................................22
gestin econmica .............................................................................23
coordinacin tcnica ..........................................................................23
convenios de colaboracin . . . . . . . . . . . . . 5
consideraciones generales ........................................................28
fundamento .......................................................................................29
regulacin ..........................................................................................3
convenios de la subdireccin general de promocin de las bellas
artes ........................................................................................33
clases .................................................................................................34
contenido ..........................................................................................35
procedimiento .........................................................................40
inicio: trmites previos .......................................................................4
redaccin del convenio ......................................................................4
tramitacin ........................................................................................42
frma ..................................................................................................43
archivo y seguimiento del convenio ...................................................43

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gestin econmica . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
programacin econmica ........................................................48
fnanciacin .......................................................................................49
delimitacin de necesidades ..............................................................49
estimacin de costes ..........................................................................5
gestin fnanciera ....................................................................53
fases de la gestin del gasto ..............................................................54
procedimientos de gestin del gasto..................................................55
contratacin administrativa ......................................................57
regulacin de los contratos ................................................................58
clasifcacin de los contratos .............................................................58
expediente de contratacin ...............................................................60
seguimiento de expedientes...............................................................64
calendario de contratacin ................................................................66
memoria econmica y archivo ..........................................................68
coordinacin tcnica . . . . . . . . . . . . . . . . 7
preparacin .............................................................................74
prstamos ..........................................................................................75
seguros ..............................................................................................80
embalaje y transporte ........................................................................86
montaje .............................................................................................9
exhibicin ................................................................................96
inauguracin ......................................................................................97
mantenimiento y control ....................................................................98
comunicacin y difusin ....................................................................99
clausura .................................................................................02
desmontaje ......................................................................................03
devolucin del prstamo ..................................................................04
anlisis y evaluacin de la exposicin ..............................................04
archivado de la exposicin ...............................................................06
anexos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .0
anexos gestin econmica .....................................................
anexos coordinacin tcnica ..................................................2

organizacin

viabilidad del proyecto

normas de actuacin

confguracin del equipo


profesional

desarrollo del proyecto


Conmemoraciones,
aniversarios,
aportaciones de investigaciones recientes,
nuevas adquisiciones que se incorporan a una coleccin,
poltica expositiva de fondos que integran colecciones
estables,
programas de intercambio entre instituciones,
polticas culturales de colaboracin entre instituciones
de mbito nacional y/o internacional,
y un largo etctera...
....son algunos de los muchos MOTIVOS que podrn
justifcar la organizacin de una exposicin temporal.
En funcin de los diferentes objetivos y fnes que se
propongan las Instituciones o Entidades organizadoras
de este tipo de manifestaciones culturales, el abanico de
posibilidades se multiplicar y diversifcar considerable y
progresivamente.
4
viabilidad del
proyecto
Una vez que se haya propuesto el motivo de la exposicin, y con carcter
previo a la toma de decisin sobre la produccin de una exposicin temporal,
el Organizador deber realizar un estudio amplio que contemple no slo
una valoracin cultural sino tambin una valoracin econmica del proyecto
expositivo, con el fn de proceder a la estimacin de su necesidad, oportunidad
y viabilidad.
Sin pretender la exhaustividad, a continuacin se relacionan algunos de los
aspectos que se debern analizar para obtener las correspondientes valoraciones
del proyecto:
valoracin cultural
La oportunidad y necesidad de la realizacin del proyecto, y si el motivo que
lo origina est en consonancia con la misin, fnes y objetivos encomendados
a la Institucin o entidad organizadora.
El rigor cientfco-cultural del discurso expositivo, as como la calidad del
contenido de la muestra.
La relacin de los objetos que podran formar parte de la misma, y su
adecuacin al discurso expositivo.
Los colaboradores cientfcos que participarn en el proyecto.
La idoneidad de la sede y de la fecha, propuestas para su exhibicin.
La relevancia y el inters social y cultural de posibles Instituciones o entidades
colaboradoras.
El valor pedaggico y el inters cultural para el pblico que asista a la
exposicin.

5
valoracin econmica
Los recursos humanos necesarios para la organizacin de la exposicin.
El estado de conservacin de los objetos que participarn en la exposicin
y si precisan algn tratamiento de limpieza, restauracin u otro tipo de
intervencin, en caso de que el organizador lo asuma como contrapartida
del prstamo.
La valoracin aproximada de los bienes culturales a efectos de contratacin
de plizas de seguro.
La manipulacin y traslado de los objetos desde sus lugares de procedencia
hasta el lugar de la exposicin.
El diseo, realizacin y montaje de elementos expositivos.
Las actuaciones necesarias para la comunicacin y difusin de la
exposicin.
La aceptacin de posibles aportaciones de Instituciones o entidades
colaboradoras, o necesidad de bsqueda de los mismos.

normas de
actuacin
principios deontolgicos
Sea cual sea el motivo que da origen a la produccin y realizacin de una
exposicin temporal, conviene sealar que el respeto a los principios de tica
y deontologa

asentados en materia de exposiciones temporales, deber ser


norma de general aceptacin que gue la actuacin de todos los profesionales
que participen en su organizacin.
En primer lugar, y con el fn de lograr que la contribucin al desarrollo cultural y
social se demuestre efcaz, los proyectos que se propongan debern manifestarse
de relevante inters para los colectivos sociales a quienes van dirigidos.
Se habr de tener en cuenta que:
La solicitud de prstamo de bienes culturales para exposiciones
temporales se har nicamente cuando su presencia resulte
imprescindible para la comprensin del discurso expositivo.
El organizador deber asegurarse de la procedencia lcita de los bienes
culturales.
Se tendr que respetar la confdencialidad y permanencia en el
anonimato del prestador, cuando el mismo as lo solicite.
El estado de conservacin del objeto permitir su movilidad sin riesgos
aadidos a los propios de su manipulacin y traslado al lugar de
exposicin.

Cdigo de Deontologa Profesional del ICOM.

Recomendaciones sobre Movilidad de las Colecciones del Museos Europeos. Informe
elaborado por un grupo independiente de expertos del Consejo de la Unin Europea.
2005.

7
La exposicin se realizar en salas idneas y adecuadas a los objetos
que se expongan.
Los objetos se exhibirn en condiciones ptimas para su preservacin y
conservacin.
Desde el inicio del proyecto hasta la conclusin del mismo, dichos principios
sern causa y motor del desarrollo de las diferentes y sucesivas fases de la
produccin y realizacin de una exposicin temporal.
legislacin aplicable
La organizacin de una exposicin temporal en territorio espaol, requiere
la sujecin a la normativa jurdica estatal y autonmica vigente que regula
mltiples y variados aspectos que afectan al desarrollo del proyecto expositivo,
destacando:
Real Decreto del 24 de julio de 1889, por el que se aprueba el Cdigo
Civil espaol.
Dedica su Titulo X a la regulacin del Prstamo con carcter
general.
Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histrico Espaol.
Regula la salida de bienes de inters cultural de los Museos, Archivos
y Bibliotecas de Titularidad Estatal.
Regula la salida de bienes culturales del territorio espaol para
participacin en exposiciones temporales.
Real Decreto 620/1987, de 10 de abril, por el que se aprueba el
Reglamento de Museos de Titularidad Estatal y del Sistema Espaol
de Museos.
Regula lo relativo a los bienes de inters cultural que se custodian en
los museos.
Real Decreto Legislativo 2/2000, de 16 de junio por el que se aprueba
el Texto Refundido de la Ley de Contratos de las Administraciones
Pblicas.
Ley 49/2002, de 23 de diciembre, de rgimen fscal de las entidades
sin fnes lucrativos y de los incentivos fscales al mecenazgo.
Para cuestiones relativas al patrocinio de la Exposicin Temporal.
Ley 230/1963, de 28 de diciembre, General Tributaria.
Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria.
Regula todo lo relativo a la exportacin e importacin de bienes
culturales para exposiciones temporales y los correspondientes
trmites aduaneros.
8
Ley de Presupuestos Generales del Estado.
Regula los presupuestos de gastos e ingresos asignados a los distintos
rganos de la Administracin para realizar su cometido a lo largo del
correspondiente ejercicio econmico.
Ley 50/1980, de 8 de octubre, de Contrato de Seguro.
Real Decreto 1680/1991, de 15 de noviembre, por el que se desarrolla
la disposicin adicional novena de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del
Patrimonio Histrico Espaol, sobre Garanta del Estado para obras
de inters cultural.
Ley 23/1992, de 30 de julio, de Seguridad Privada, modifcada por
Real Decreto Ley 2/1999, de 29 de enero.
Real Decreto 2364/1994, de 9 de diciembre, por el que se aprueba el
Reglamento de Seguridad Privada.
Regula la utilizacin de los servicios de escolta, as como los servicios
de seguridad privada en espacios pblicos.
Real Decreto Legislativo 1/1996, de 12 de abril, por el que se aprueba
el Texto Refundido de la Ley de Propiedad Intelectual.
Ley 19/2006, de 5 de junio, por la que se amplan los medios de tutela
de los derechos de propiedad intelectual e industrial, y se establecen
normas procesales para facilitar la aplicacin de diversos reglamentos
comunitarios.
Regula los derechos de autor y los derechos de reproduccin.
Ley 6/1996, de 15 de enero, del Voluntariado.
Regula la participacin solidaria de los ciudadanos en actuaciones de
voluntariado, en el seno de organizaciones sin animo de lucro pblicas
o privadas.
Ley 29/2005, de 29 de diciembre, de Publicidad y Comunicacin
Institucional.

confguracin del
equipo profesional
Estudiada la viabilidad del proyecto y aceptada su realizacin, se proceder
a confgurar el equipo profesional necesario para los trabajos de desarrollo y
control de las diferentes fases que culminarn en la realizacin de la exposicin
temporal.
comisariado
El comisariado o direccin cientfca de la exposicin asume la responsabilidad
de defnir y elaborar el proyecto y discurso expositivo y la seleccin de los
bienes culturales que se pretende exponer. El proyecto, siguiendo criterios de
actualidad, deber compaginar la aportacin de un elevado contenido cientfco-
cultural con el aspecto divulgativo de modo que resulte estimulante tanto para
especialistas y expertos como para el pblico en general.
Funciones:
Elaborar el proyecto cientfco-cultural y defnir sus caractersticas.
Seleccionar y localizar los objetos a exponer.
Coordinar el discurso expositivo y diseo de montaje.
Aportar la informacin complementaria a la exposicin: textos,
documentos, grfcos, etc.
Redactar los textos para el material de comunicacin y difusin de la
exposicin.
Colaborar con el equipo de diseo y de coordinacin en la supervisin
del montaje de la exposicin.
Realizar la coordinacin cientfca del catlogo, en su caso.

0
diseo de montaje
Se desarrollar en estrecha colaboracin con la entidad organizadora y las
directrices del comisariado de la exposicin ya que el montaje deber respetar
la coherencia del discurso cientfco-cultural, adems de favorecer su lectura,
comprensin e interpretacin por el pblico.
Generalmente, el diseo de la exposicin se realiza por equipos profesionales
formados por arquitectos, diseadores y otros especialistas en diferentes tareas
complementarias y necesarias para un buen montaje expositivo, el cual debe
conciliar la esttica con condiciones de conservacin preventiva y seguridad
de los bienes culturales.
El diseo del montaje conlleva:
Elaboracin del proyecto tcnico de diseo del espacio expositivo que
incluir distribucin y ubicacin de las piezas, itinerario y circulacin de
visitantes.
Diseo de paneles, vitrinas, soportes u otro material complementario
que se requiera.
Delineacin de planos para su construccin.
Defnicin de materiales.
Propuesta de iluminacin.
Diseo de la grfca de la exposicin.
Direccin tcnica del montaje en colaboracin con el comisario y el
coordinador.
coordinacin tcnica
Ana los esfuerzos de todas las personas que intervienen en el desarrollo del
proyecto y se responsabiliza de las gestiones necesarias en cada momento para
su realizacin, llevando a cabo:
Solicitud del prstamo de los objetos que participarn en la exposicin.
Anlisis de las condiciones del prstamo, y de las necesidades
especfcas de los objetos para la contratacin de:
Diseo de montaje.
Intervenciones de limpieza, restauracin...
Embalaje y Transporte.
Pliza de Seguro.

Solicitud de la Garanta del Estado, en su caso.


Control de recepcin y devolucin de objetos.
Control y supervisin del montaje y desmontaje.
Coordinacin tcnica del catlogo.
otros profesionales
Para el buen desarrollo del proyecto se requiere de:
Personal Tcnico y Administrativo:
Que proporcione la cobertura necesaria para desarrollar las tareas de gestin
y tramitacin jurdica, econmica y administrativa.
Personal de Difusin y Comunicacin:
Que coordine las labores de publicidad, actividades educativas y evaluacin
de la muestra.
Asimismo ser necesario la colaboracin complementaria de otros profesionales
y tcnicos en:
Restauracin:
En numerosas ocasiones ser necesario proceder a tareas de limpieza y/o
restauracin de los bienes culturales para que renan las condiciones idneas
de exhibicin.
Fotografa:
Si el titular del bien no dispone de material fotogrfco del objeto, o ste
no tiene la calidad sufciente para una buena reproduccin en el material
que se requiera, el organizador tendr que prever la obtencin del mismo
por fotgrafos profesionales.
Especialistas en nuevas tecnologas:
La creciente incorporacin de materiales audiovisuales e informticos en el
propio espacio expositivo y en actividades complementarias de comunicacin
y difusin requiere de personal especializado en estas reas.
Adems de la contratacin de empresas con personal especializado en:
Manipulacin, transporte y montaje de bienes culturales.
Vigilancia y seguridad.

desarrollo del
proyecto
Considerada la necesidad, oportunidad y viabilidad del proyecto expositivo, y
defnido el equipo profesional que se ocupar de su puesta en marcha, se inicia
el desarrollo del proyecto.
Las herramientas ms importantes que van a facilitar dicho desarrollo sern los
Convenios de Colaboracin, la Gestin Econmica y la Coordinacin Tcnica, a
las que se dedican los prximos tres captulos de esta publicacin.
convenios de colaboracin
Siempre que se estime oportuna la colaboracin de otras Instituciones o
entidades interesadas en el proyecto, tanto pblicas como privadas, los trminos
de dicha colaboracin debern manifestarse por escrito en diferentes acuerdos
y convenios de colaboracin que ordenen y regulen el reparto de tareas,
responsabilidades y contrapartidas.
Entre los aspectos susceptibles de ser objeto de un Convenio -y que se tratan en
profundidad y con detalle en el captulo dedicado a convenios de colaboracin-
se podran destacar, entre otros, los que hacen referencia a:
Salas o espacios en los que se muestran las exposiciones temporales, que
por su titularidad podrn ser pblicas o privadas (Administraciones Pblicas
-Estatal, Autonmica, Local-, Cajas de Ahorros, Entidades Bancarias,
Empresas, Fundaciones, Asociaciones, Particulares, etc)
Frmulas de fnanciacin que permitan distribuir la gestin del gasto pblico
entre diferentes administraciones y/o Instituciones pblicas y privadas,
o lograr acuerdos de cofnanciacin pblica-privada mediante la gestin
de la aportacin econmica del sector privado a travs de las diferentes
modalidades de Patrocinio.

gestin econmica
Una vez definidas las correspondientes partidas y contrapartidas entre
Administracin y entidades colaboradoras, la gestin econmica de la
Administracin estar sujeta tanto a la Ley de Presupuestos Generales del
Estado, aprobada anualmente para cada ejercicio econmico, como a la Ley
de Contratos de las Administraciones Pblicas.
As, mientras que la Ley de Presupuestos establece las partidas presupuestarias
de gastos que se asignan a cada programa, en este caso al de Exposiciones,
la Ley de Contratos de las Administraciones Pblicas fja la tipologa de los
mismos por su objeto, al tiempo que regula tanto el procedimiento como la
forma de su adjudicacin.
Adems, la ejecucin del presupuesto estar sometida a control interno en
todas sus fases. La Intervencin General de la Administracin del Estado, a
travs de su doble funcin de intervencin y de control fnanciero, asegurar
la actuacin del sector pblico con sometimiento a los principios de legalidad,
efcacia y economa.
coordinacin tcnica
Finalmente y para el buen desarrollo del proyecto, ser necesaria una
coordinacin tcnica que asegure la puesta en comn de las mltiples tareas
imprescindibles para la produccin y realizacin de la exposicin temporal.
La solicitud de bienes culturales, en calidad de prstamo temporal, para su
participacin en la exposicin, que se realice a Instituciones, entidades y/o
colecciones pblicas o privadas generar una serie de compromisos que debern
ser asumidos por el organizador de la muestra.
Una vez establecidas las premisas de la conservacin preventiva y seguridad que
requieren este tipo de bienes, la cobertura de riesgos a travs de suscripcin de
las correspondientes plizas de seguro, los trabajos de embalaje y transporte
de los bienes as como su instalacin en la sala de exposicin por personal
especializado, permitirn la exhibicin de los mismos en ptimas condiciones
de contemplacin por el pblico.
Al mismo tiempo se deber llevar a cabo una programada publicidad y difusin
de la misma, desde la organizacin del acto inaugural y presentacin a los
medios de comunicacin, pasando por la edicin de diferentes publicaciones,
hasta la oferta de todo tipo de actividades comunicativas. Todo ello tendr que
ser previsto en el proyecto de una exposicin para intentar alcanzar su mxima
difusin y comunicacin social.
4
Concluida su exhibicin al pblico, la consiguiente evaluacin de la exposicin
en base a los diferentes objetivos que la organizacin se haya fjado al inicio de
la misma constituir el autntico cierre de una exposicin temporal.
Finalmente, y por lo que se refere al correspondiente y adecuado archivado de
la documentacin generada en torno a la exposicin temporal, es importante
sealar que ste debe contemplarse no como una mera tarea administrativa de
menor importancia, sino como el cumplimiento de un compromiso tico y una
obligacin jurdica que atae a la conservacin del patrimonio documental tal
y como establece la Ley del Patrimonio Histrico Espaol.
DESARROLLO DEL
PROYECTO EXPOSITIVO
CONOCIMIENTOS MUSEOGRFICOS
TRABAJO EN EQUIPO
COMISARIO
GESTOR
DISEADOR
PROYECTO CIENTFICO
JURDICO
ADMINISTRATIVO
COORDINADOR
PUBLICACIONES
ESPACIO EXPOSITIVO
PUBLICACIONES
EXPOSICIN - COMUNICACIN
EMISOR - ORGANIZADOR RECEPTOR - VISITANTE
2-
convenios de
colaboracin

consideraciones generales

convenios de la subdireccin
general de promocin de las
bellas artes

procedimiento de tramitacin

2b
27
El objetivo de este captulo consiste en proponer una
gua que permita orientar a aquellas entidades que estn
interesadas en organizar una exposicin en colaboracin
con otra institucin.
La ya de por s amplia fgura del CONVENIO presenta la
utilidad, en este marco de colaboracin, de refejar en un
solo texto el alcance y caractersticas de cada exposicin,
as como las diversas expectativas, necesidades y
objetivos que se plantean las Instituciones cuando
deciden cooperar entre s para poner en marcha el
proyecto expositivo.
Efectivamente, si la exposicin ya inaugurada muestra
el satisfactorio resultado en el que convergen todas las
etapas que se han ido sucediendo mientras se enlazaba el
esfuerzo comn de multitud de intervinientes, el convenio
no deja de ser un documento que, permaneciendo en un
trasfondo no visible, representa el mutuo respeto hacia
los compromisos adoptados por cada parte, siempre
necesario para que se pueda conseguir dicho objetivo
fnal.
28
consideraciones
generales
Cuando se utiliza el trmino convenio para aludir al documento en el que se
plasman las condiciones que van a permitir desarrollar una exposicin, se hace
necesario formular una advertencia previa pues, como seala G. Fernndez
Farreres, la denominacin de convenio se utiliza dentro del mbito general de
actuacin de la Administracin Pblica, en tanto que declaracin que procede
no slo de la voluntad de la Administracin como sera el caso de un acto
administrativo sino, a la vez, de esa voluntad y de otra u otras propias de
otros sujetos.
Por este motivo, se puede acoger la defnicin que ofrece Pablo Martn Huerta
de los convenios interadministrativos como negocios jurdicos de Derecho
pblico y de carcter intuitu personae que celebran las Administraciones y
entes pblicos en pie de igualdad, con el fn de satisfacer las necesidades
derivadas de la colaboracin administrativa.
Sin embargo, tambin es cierto que a travs de la utilizacin del trmino
convenio no se pretende hacer, como observa Jos M. Rodrguez de Santiago,
una remisin a una precisa naturaleza jurdica del acto en cuestin, sino slo
expresar que en la formacin del mismo intervienen voluntades concurrentes
de dos o ms sujetos, uno de los cuales puede o no ser una Administracin
Pblica.
En resumen, a lo largo de las pginas que siguen se va a entender por convenio
aquel instrumento que permite dar cobertura formal a una gran variedad de
actuaciones, originando una relacin jurdica de colaboracin entre dos o ms
sujetos que tiene como fn la organizacin de una exposicin.
fundamento
regulacin

20
fundamento
En el caso de que la Administracin sea una de las partes del convenio, como
ocurre con las exposiciones que organiza la Subdireccin General de Promocin
de las Bellas Artes, la relacin jurdica adquiere un carcter pblico que obliga
a aplicar las normas administrativas. En atencin a este aspecto, puede ser
til indicar los motivos por los cuales estas caractersticas presentan algunas
peculiaridades. Por ello, las consideraciones que a continuacin se exponen son
adaptables a las necesidades de cada entidad en funcin de sus circunstancias
y del rgimen jurdico que, en consecuencia, pueda ser aplicable.
El convenio se utiliza para conseguir un fn comn. Cuando una de las partes
es una Administracin Pblica, dicho fn ha de encontrarse amparado por una
norma. Por ejemplo, las normas que regulan la estructura del Ministerio de
Cultura atribuyen a la Direccin General de Bellas Artes y Bienes Culturales la
funcin de organizar exposiciones, por lo que realiza convenios para poder
desarrollar esta competencia en colaboracin con otras entidades.
Una de las cuestiones que se plantea al analizar la fgura de los convenios de
colaboracin es la relativa a su denominacin, esto es, por qu se escoge el
trmino de convenio y no, por ejemplo, el de contrato, entendido en su
acepcin formal como acuerdo de dos o ms voluntades tendente a la creacin
de un vnculo jurdico.
El convenio se basa en la necesidad de llegar a un acuerdo; esto permite que,
en el caso de las Administraciones Pblicas, el convenio se convierta en la
habilitacin normativa que permite el reparto de responsabilidades previsto en
el mismo. En consecuencia, los contratos que se realicen para hacer efectivo
el transporte de las obras, el catlogo, etc., podrn justifcar su objeto en el
convenio de colaboracin del que traen causa.
Es preciso, pues, distinguir el mbito que corresponde al convenio de
colaboracin del objeto que ha de ser regulado por medio de un contrato, dado
que la utilizacin de uno u otro por parte de la Administracin no es opcional.
El convenio de colaboracin permite distribuir entre las partes frmantes los
compromisos necesarios para la realizacin de la exposicin; los contratos, por
su parte, hacen efectiva la ejecucin de los distintos servicios comprometidos.
El convenio se frma entre las dos o ms entidades que libremente han decidido
celebrarlo; los contratos, en el caso de las Administraciones Pblicas, necesitan
seguir para su perfeccin el procedimiento establecido en la normativa sobre
contratos, que ser el que determine cul ser la empresa adjudicataria del
mismo, tal y como se explica en el apartado correspondiente a la contratacin
administrativa.
En el caso del convenio, es necesario que el fn que se persigue no se pueda
conseguir mediante un contrato, debido a que en este supuesto, se insiste,
30
habra que aplicar la normativa sobre contratos de las Administraciones
Pblicas.
Es cierto que tanto los convenios de colaboracin como los contratos
administrativos son instrumentos adecuados para la realizacin de funciones
administrativas y, por este motivo, los principios establecidos en la Ley de
Contratos de las Administraciones Pblicas se aplican a los convenios de
colaboracin para resolver las dudas y lagunas que pudieran presentarse (Texto
Refundido aprobado por Real Decreto Legislativo 2/2000, de 6 de junio; en
adelante, Ley de Contratos). Sin embargo, a diferencia de lo que ocurre en
el caso del contrato administrativo, la actividad desarrollada en los convenios
no se manifesta en una contraposicin de intereses (v. gr., una prestacin de
servicios a cambio de una contraprestacin econmica), sino que se trata de una
actividad y una gestin que se pretende encauzar en una determinada direccin
mediante un simple reparto de tareas, lo cual permite que la Administracin
participe en la fnanciacin de dicha actividad o que, incluso, esta fnanciacin
sea llevada a cabo por otra entidad a travs del patrocinio.
Por estos motivos, la Ley de Contratos excluye del mbito de aplicacin de
dicha Ley los siguientes convenios:
. Los convenios de colaboracin que celebre la Administracin General del
Estado con la Seguridad Social, las Universidades Pblicas, las Comunidades
Autnomas, las Entidades locales, organismos autnomos y restantes
entidades pblicas, y los que celebren estos organismos y entidades entre s,
salvo que tengan por objeto obras, concesiones de obras pblicas, servicios
o suministros y que su importe supere los umbrales establecidos en la misma
Ley de Contratos.
2. Los convenios que, con arreglo a las normas especfcas que los regulan,
celebre la Administracin con personas fsicas o jurdicas sujetas al derecho
privado, siempre que su objeto no est comprendido en el de los contratos
regulados en dicha Ley o en normas administrativas especiales.
Asimismo, es importante destacar que la bsqueda de la colaboracin con los
particulares no elimina las potestades administrativas ni libera a la Administracin
de los lmites que el principio de legalidad impone a su actuacin.
Todas estas consideraciones permiten reconocer en el convenio de colaboracin
que celebra una Administracin Pblica con otra entidad una evidente naturaleza
administrativa por lo que, en consecuencia, corresponde a la jurisdiccin
contencioso-administrativa conocer las cuestiones litigiosas que puedan surgir
de su interpretacin y cumplimiento (artculo 8.3 de la Ley 30/992, de 26
de noviembre, de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del
Procedimiento Administrativo Comn).
31
regulacin
El principio de colaboracin, conforme dispone el artculo 3.2 de la Ley
de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento
Administrativo Comn, rige las relaciones entre las Administraciones Pblicas.
Este principio de carcter general es tambin aplicable a las relaciones de
colaboracin que, en virtud de un convenio, la Administracin General del
Estado pueda entablar con otras entidades de carcter privado.
De forma esquemtica se puede citar la regulacin actualmente vigente en
materia de convenios de colaboracin de la forma que sigue:
Convenios entre la Administracin General del Estado y
la Administracin de las Comunidades Autnomas
El artculo 6 de la Ley de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del
Procedimiento Administrativo Comn regula los convenios de colaboracin que
puede celebrar la Administracin General del Estado y los organismos pblicos
vinculados o dependientes de ella con los rganos correspondientes de las
Comunidades Autnomas en el mbito de sus respectivas competencias.
Cuando los convenios se limiten a establecer pautas de orientacin poltica
sobre la actuacin de cada Administracin en una cuestin de inters comn o
a fjar el marco general y la metodologa para el desarrollo de la colaboracin
en un rea de interrelacin competencial o en un asunto de mutuo inters se
denominarn Protocolos Generales.
Convenios entre la Administracin Local y las
Administraciones del Estado y de las Comunidades
Autnomas
Estos convenios encuentran su habilitacin legal en el artculo 57 de la Ley
7/985, de 2 de abril, reguladora de las Bases del Rgimen Local, de forma que la
cooperacin econmica, tcnica y administrativa entre dichas Administraciones,
tanto en servicios locales como en asuntos de inters comn, se desarrollar
con carcter voluntario, bajo las formas y en los trminos previstos en las leyes,
pudiendo tener lugar mediante convenios administrativos.
Convenios de colaboracin que celebre la Administracin
General del Estado con otras entidades
Con arreglo a la Ley de Contratos, la Administracin General del Estado puede
celebrar convenios de colaboracin, adems de con otras Administraciones,
con personas fsicas o jurdicas sujetas al derecho privado.
32
Convenios de colaboracin empresarial en actividades de
inters general
El apartado primero del artculo 25 de la Ley 49/2002, de 23 de diciembre, de
rgimen fscal de las entidades sin fnes lucrativos y de los incentivos fscales al
mecenazgo, entiende por convenio de colaboracin empresarial en actividades
de inters general aquel por el cual las entidades a las que se refere el artculo
6 de dicha Ley, entre las cuales se encuentra el Estado, a cambio de una ayuda
econmica para la realizacin de las actividades que efecten en cumplimiento
del objeto o fnalidad especfca de la entidad, se comprometen por escrito
a difundir, por cualquier medio, la participacin del colaborador en dichas
actividades.
Antes de fnalizar este apartado, es necesario advertir que, por regla general,
los convenios celebrados por la Subdireccin General de Promocin de las Bellas
Artes no se incluyen entre los previstos por el artculo 6 de la Ley de Rgimen
Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo
Comn, sino que se amparan en la habilitacin ms genrica prevista en la Ley
de Contratos, a la que antes se aludi, lo cual se manifesta en la simplifcacin
de su tramitacin.

convenios de la
subdireccin
general de promocin
de las bellas artes
A continuacin se indican, sin nimo de establecer una enumeracin exhaustiva,
los convenios ms representativos elaborados por la Subdireccin General de
Promocin de las Bellas Artes, los cuales permiten responder a las necesidades
derivadas de la organizacin de la mayor parte de las exposiciones.
clases
contenido

4
clases
Convenio marco de colaboracin
Permite expresar la voluntad de colaboracin en el desarrollo de proyectos y
actividades comunes que posteriormente se plasmarn en convenios especfcos
para actividades determinadas. Su vigencia suele ser indefnida, sin perjuicio
de la denuncia por cualquiera de las partes en la forma y con los requisitos que
establezca el propio convenio.
Convenio de colaboracin para la organizacin de una
exposicin
Constituye el instrumento habitual que permite regular los compromisos de
las partes frmantes para la organizacin de una exposicin concreta, una vez
que ha sido aceptado el proyecto. De esta forma, por ejemplo, la Subdireccin
General de Promocin de las Bellas Artes puede mostrar en un Museo Estatal
una exposicin organizada por otra institucin.
Protocolo general
El convenio adoptar esta forma con el objetivo de que un rgano de la
Administracin General del Estado y otro de una Comunidad Autnoma puedan
fjar el marco general y la metodologa para el desarrollo de la colaboracin en
la organizacin de una exposicin.
Convenio de cesin temporal
Con el fn de organizar la itinerancia de las exposiciones de produccin propia de
la Subdireccin General de Promocin de las Bellas Artes, entre las que destacan
muestras fotogrfcas de los ms diversos autores espaoles contemporneos, la
Subdireccin dispone de un modelo de convenio de cesin temporal que permite
articular estas itinerancias como prstamos giles a terceras instituciones en
Espaa y en el extranjero. Con arreglo a este convenio, nicamente se solicita
de la entidad receptora que asuma los gastos derivados de la organizacin de
la exposicin en su sede, no exigindose ninguna contraprestacin econmica
a cambio.
Cesin de salas por parte otra entidad
En ocasiones, con el fin de mostrar las exposiciones producidas por la
Subdireccin General de Promocin de las Bellas Artes, es necesario solicitar
la colaboracin de otra entidad que disponga de una sala de exposiciones
adecuada a este fn.
5
Patrocinio
En los convenios de colaboracin se puede refejar la posibilidad de que las partes
frmantes recurran a la colaboracin de determinadas entidades, a los efectos
de fnanciar alguna de las obligaciones que, respectivamente, les corresponden
en la organizacin de la exposicin.
Asimismo, la Subdireccin General de Promocin de las Bellas Artes celebra,
al amparo de la Ley 49/2002, de 23 de diciembre, de rgimen fscal de las
entidades sin fnes lucrativos y de los incentivos fscales al mecenazgo, convenios
de colaboracin cuyo objeto exclusivo es el patrocinio de una exposicin por
parte de una entidad sujeta al derecho privado.
contenido
Estructura
El contenido de cada convenio depende de aspectos como las necesidades de la
exposicin, las preferencias de las entidades frmantes o los requerimientos del
ordenamiento jurdico. Por ejemplo, los convenios que se celebren al amparo
del artculo 6 de la Ley de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas
y del Procedimiento Administrativo Comn, debern especifcar el contenido
previsto en el apartado segundo de dicho artculo.
En el caso de los convenios que tramita la Subdireccin General de Promocin
de las Bellas Artes, se propone que un convenio se articule en torno a un mnimo
de apartados que conforman su estructura:
Ttulo o denominacin del convenio.
Ha de refejar el objeto del convenio, que ser una de sus clusulas.
Lugar y fecha de frma.
Si se desea, en lugar de fgurar en el encabezado del convenio, el lugar y
la fecha se puede situar al fnal del mismo con objeto de relacionarlo con
el acto de la frma. En los convenios que tramita la Subdireccin General
de Promocin de las Bellas Artes, la regla general es que, cuando la frma
no se produzca en acto presencial, el convenio sea fechado en el da en
que, una vez superados los informes preceptivos, la contraparte muestre
su conformidad al borrador, por lo que ya se puede hablar de un texto
defnitivo.
Identidad de las personas que van a frmar el convenio, bajo la expresin de
reunidos, comparecen, u otra similar, haciendo referencia a la justifcacin
de los poderes (entidades privadas) o competencia (Administraciones

Pblicas) con los que actan en representacin de la Institucin por la que


frman.
Identifcacin de los motivos por los que se considera oportuno frmar el
convenio, utilizando la expresin manifestan, exponen, o cualquier otra
indicacin similar.
En este apartado conviene hacer una presentacin de los objetivos y fnes
de cada institucin frmante, su relacin con el objeto del convenio, las
razones por las que se desea colaborar en el proyecto, los antecedentes
del mismo y cualesquiera otras consideraciones que las partes consideren
oportuno formular. A ttulo de ejemplo, se pueden hacer las siguientes
presentaciones:
Presentacin del Ministerio expresando, por ejemplo, que el
Ministerio Cultura tiene entre sus principales objetivos (...).
Presentacin de la/s otra/s entidades frmantes.
Presentacin del Museo o del titular de la coleccin, en su caso.
Presentacin de la exposicin.
Indicacin de que ambas partes acuerdan formalizar el presente
convenio con arreglo a las clusulas que siguen.
Clausulado.
Ha de refejar los compromisos de las partes frmantes. Segn el tipo de
exposicin, seguir un modelo preestablecido, como es el caso de los
convenios de cesin temporal, o se redactar de forma especfca, ordenando
el clausulado en funcin de las obligaciones que corresponden a cada
entidad, especifcndolas por separado, as como los compromisos comunes,
en el caso de que los hubiera. Asimismo, se pueden enumerar las clusulas
atribuyendo a cada una de ellas una materia, tal y como se expone, a modo
de ejemplo, ms adelante.
Apartado reservado para la frma de las partes, indicando el nombre
de la persona que frma y el cargo que ocupa en la institucin a la que
representa.
Anexos, en su caso.
La relacin de obras que componen la exposicin suele refejarse en uno de
estos anexos, que tambin ha de ser frmado por ambas partes.
Principales clusulas
Objeto.
Refeja el contenido del convenio. Por ejemplo, el presente convenio tiene
por objeto organizar entre el Ministerio de Cultura y (la otra parte frmante)
la exposicin..., que se va a mostrar en (nombre del centro o sala) de la
ciudad... entre las fechas...
7
Compromisos.
Permite recoger, en una o varias clusulas, las obligaciones a las que se
compromete cada una de las partes.
Cuando el convenio tiene un objeto muy concreto, como puede ser el
patrocinio de una exposicin o la cesin de una sala, el clausulado se reduce a
las previsiones mnimas para regular este aspecto. Por ejemplo, en el caso del
patrocinio, la clusula compromisos refejar que la Subdireccin General
de Promocin de las Bellas Artes organiza una exposicin y que la entidad
patrocinadora se compromete a aportar, bien una cantidad econmica para
colaborar en el patrocinio de la misma, correspondiendo a la Administracin
contratar los servicios conforme a la normativa sobre contratos, bien una
aportacin en especie, esto es, una aportacin de los servicios ya contratados
por el propio patrocinador.
Calendario y sedes.
Requerir una clusula separada, en el caso de que estos aspectos no se
hayan concretado anteriormente.
Seguro.
Debe especifcarse a cul de las partes corresponde contratar el seguro para
obras de arte, a todo riesgo, en la modalidad clavo a clavo.
Seguridad.
Las exposiciones exigen unas condiciones de seguridad, tanto fsicas
(humedad, temperatura, etc.), como de vigilancia. En los convenios de cesin
temporal se establece que las condiciones de seguridad debern seguir las
Directrices para los Acuerdos de Prstamo del ICOM de 974.
Desperfectos.
En los convenios de cesin temporal se introduce una clusula que impide
a la parte receptora o al personal de las salas de exhibicin manipular o
restaurar ninguna de las obras de la exposicin sin el previo conocimiento
y consentimiento del Ministerio mientras dure el perodo de cesin.
Transporte.
Por lo general, se efectuar por una empresa de transporte de toda
solvencia tcnica, debindose determinar a quin corresponde sufragar
este concepto. Es recomendable especifcar el recorrido (lugar de origen y
lugar de destino).
Desembalaje y reembalaje.
Se debe concretar la parte que deber sufragar la construccin de los
embalajes, as como la realizacin del desembalaje y del reembalaje, que
se realizar por una empresa de toda solvencia tcnica.
8
Montaje.
Se especifcar la entidad frmante que ha de asumir los gastos derivados
de las operaciones de acondicionamiento de la sala, montaje y desmontaje
de la muestra, empleando personal especializado. Se puede prever el envo
de un representante de las partes frmantes para asistir al montaje y al
desmontaje.
Comisariado
El convenio establecer a quin corresponde asumir este compromiso.
Normalmente no es necesario especifcar el nombre del comisario, dado
que se mencionar en un contrato especfco, salvo que la exposicin sea
fruto de una iniciativa concreta o la relevancia del experto aconseje su
seleccin previa.
Catlogo.
Debe indicarse la tirada, el idioma en el que ser redactado, en su caso,
y la parte que asumir su coste. Es importante hacer una referencia a los
logotipos y crditos institucionales, sin perjuicio de su regulacin en una
clusula especfca.
Derechos de autor.
En su caso, ha de introducirse una clusula relativa a la proteccin de los
derechos de propiedad intelectual de los autores de las obras y de los textos,
segn proceda, sin perjuicio de que su concrecin se plasme en un contrato
aparte entre la entidad interesada y el autor o titular de los derechos de
propiedad intelectual.
Crditos y publicidad.
Con independencia de que se hayan mencionado en la clusula relativa
al catlogo, conviene prever en el convenio una clusula por medio de la
cual se exija que en todas las ediciones de publicidad, material impreso y
en cualquier otro lugar en que se mencione la muestra, deben fgurar los
crditos institucionales del Ministerio y de la otra entidad frmante, as como
los de otras entidades colaboradoras, si las hubiere. El Ministerio, o ambas
partes frmantes, supervisarn estos aspectos a travs de un coordinador
tcnico.
Rgimen jurdico de las obligaciones del Ministerio.
Todos los servicios que sean contratados por el Ministerio de Cultura para
la ejecucin de los compromisos adquiridos en el convenio estn sujetos
a la Ley de Contratos de las Administraciones Pblicas, as como a la Ley
47/2003, de 26 de noviembre, General Presupuestaria.

Comisin mixta de seguimiento.


El artculo 6 de la Ley de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas
y del Procedimiento Administrativo Comn requiere la constitucin de este
rgano de control y seguimiento de los compromisos de los convenios que
se rigen por dicho artculo.
Resolucin de controversias.
En esta clusula, siendo el Ministerio una de las partes frmantes, se indicar
que el convenio tiene naturaleza administrativa. Las controversias que puedan
surgir sobre la interpretacin, modifcacin, ejecucin, resolucin y efectos
que puedan derivarse del mismo se resolvern entre las partes, agotando
todas las formas posibles de conciliacin para llegar a una solucin amistosa.
En su defecto, sern competentes para conocer de las cuestiones litigiosas
los rganos jurisdiccionales del orden contencioso-administrativo.
Si el convenio se frmase por el Ministerio de Cultura con una entidad
extranjera, se precisar que la competencia para conocer de las cuestiones
litigiosas derivadas del convenio corresponde a los Tribunales de Espaa,
que son los del orden contencioso-administrativo.
40
procedimiento
La duracin del procedimiento de tramitacin de un convenio de colaboracin
puede depender de mltiples factores como son, principalmente, la concrecin
del proyecto, la mayor o menor complejidad de las negociaciones para redactar
el texto, los trmites internos que han de superar de cada una de las partes
frmantes, etc.
inicio: trmites previos
redaccin del convenio
tramitacin
frma
archivo y seguimiento del convenio

4
inicio: trmites previos
Los trmites previos parten de una serie conversaciones informales en las
que se da a conocer el proyecto expositivo. Una vez estudiada su viabilidad y
oportunidad por la Subdireccin General de Promocin de las Bellas Artes, y
autorizado el proyecto por el Director General de Bellas Artes y Bienes Culturales,
se emprenden las primeras conversaciones que permiten perflar informalmente
la distribucin de las obligaciones que posteriormente se concretarn en el
convenio.
redaccin del convenio
La competencia de representacin
La colaboracin ha de ser desarrollada en el marco de las atribuciones
competenciales o de representacin de cada entidad frmante.
Efectivamente, en tanto que del convenio se van a derivar una serie de
compromisos u obligaciones, es preciso que el rgano administrativo justifque
adecuadamente su competencia mediante la cita del acto en virtud del cual se
efecta el nombramiento de la autoridad frmante, as como de la norma que
le otorga dicha competencia. Por ejemplo, en el caso del Ministerio, se citara
el Real Decreto por el que se desarrolla la estructura bsica del Ministerio de
Cultura, el Real Decreto por el que se designa a la autoridad que va a frmar el
convenio en representacin del Ministerio, as como cualquier otra disposicin
que se estime conveniente.
Por su parte, en relacin con las entidades privadas, es necesario hacer constar
que la persona que va a frmar el convenio goza de poder bastante para obligarse
en el sentido que se pretende en el mismo (bastanteo), de conformidad
con los documentos de los que se deriva el otorgamiento de facultades al
representante de la entidad para poder celebrar contratos, acuerdos y otros
actos con la Administracin Pblica o que permitan reconocer la competencia
y capacidad que se expresa en el convenio, como puede ser, por ejemplo, un
acta o escritura notarial, unos estatutos de sociedad, etc.
Negociaciones
En este momento del procedimiento se establece una correspondencia entre el
contenido del proyecto y las obligaciones y compromisos que asumir cada una
de las partes. La estructura del convenio, el nmero de clusulas y su contenido
depender del curso de las negociaciones.
Con el objetivo de simplifcar este trmite, y de aplicacin restringida a las
exposiciones de produccin propia que ofrece en itinerancia, la Subdireccin
4
General de Promocin de las Bellas Artes dispone de un modelo de convenio
de cesin temporal que nicamente requiere ser adaptado a circunstancias
muy concretas, como pueden ser las fechas de la exposicin, el recorrido
del transporte, etc. Asimismo, se solicita a la institucin cesionaria que
cumplimente los datos correspondientes a la autoridad que va a frmar en su
representacin.
Se recomienda que en esta fase de negociaciones se utilicen las herramientas
informticas para intercambiar las observaciones sobre los textos propuestos,
lo cual permite agilizar la comunicacin entre las partes.
Conformidad de ambas partes al texto
Normalmente se otorga por medios informales, como puede ser un correo
electrnico o una conversacin telefnica.
tramitacin
Control jurdico
Una vez que ambas partes han mostrado su conformidad al borrador, el texto
del convenio se remite al Abogado del Estado del Ministerio de Cultura a los
efectos de que emita el correspondiente informe jurdico.
Asimismo, el Abogado del Estado comprobar los documentos justifcativos
de la personalidad de los administrados y, en general, todos los poderes,
expresando de modo concreto su efcacia en relacin con el fn para el que
hayan sido presentados, tal y como dispone el artculo 29 del Real Decreto
997/2003, de 25 de julio, por el que se aprueba el Reglamento del Servicio
Jurdico del Estado.
Control presupuestario y econmico
La Ley 47/2003, de 26 de noviembre, General Presupuestaria, atribuye a la
funcin interventora el objeto de controlar, antes de que sean aprobados, los
actos del sector pblico estatal que den lugar al reconocimiento de derechos o a
la realizacin de gastos. En consecuencia, la Subdireccin General de Promocin
de las Bellas Artes debe, con carcter previo, tramitar la correspondiente
retencin de crdito y, a continuacin solicitar el informe de fscalizacin
previa.
Es de destacar que la fscalizacin de los convenios de colaboracin se prev
expresamente en el apartado decimotercero de la Resolucin de 4 de marzo de
2002, de la Intervencin General de la Administracin del Estado, por la que se
hace pblico el Acuerdo del Consejo de Ministros de de marzo de 2002, por
4
el que se da aplicacin a la previsin del artculo 95.3 del texto refundido de la
Ley General Presupuestaria, respecto al ejercicio de funcin interventora.
Texto defnitivo
Las observaciones formuladas en la fase de control jurdico y de control
presupuestario y econmico del Ministerio debern ser incorporadas al borrador,
siendo necesario que las partes otorguen nuevamente su conformidad a los
efectos de obtener un texto defnitivo.
Otros trmites
Puede ocurrir que la nacionalidad de alguna entidad frmante requiera la
traduccin del convenio a otro idioma, lo cual se realizar una vez que el texto
sea defnitivo.
frma
Con independencia de que se frme el convenio en el espacio expresamente
habilitado al efecto, al fnal del documento, se recomienda que las partes
estampen tambin su frma en cada una de sus pginas, as como en los anexos,
si los hubiera.
Si la frma no se produce en acto presencial, la Subdireccin General de
Promocin de las Bellas Artes remitir a la contraparte los ejemplares originales
del convenio, en nmero de uno por cada parte interviniente, con el fn de que
proceda a su frma, correspondiendo al Ministerio frmar en ltimo lugar.
archivo y seguimiento del convenio
Una vez frmado el convenio por las partes, cada una de ellas proceder al
archivo de su correspondiente ejemplar.
El convenio mantendr su vigor hasta el momento en el que fnalicen las
actuaciones en l previstas y en tanto no se declare, bien su invalidez, bien
su inefcacia sobrevenida en virtud de acontecimientos posteriores que as lo
impongan.
En consecuencia, el Ministerio realizar un seguimiento de las obligaciones
comprometidas mientras perdure la vigencia del convenio, estando sujeto,
asimismo, a los controles previstos respecto de su cumplimiento en la Ley
47/2003, de 26 de noviembre, General Presupuestaria.
44
TRMITES A REALIZAR ENTRE LAS
PARTES FIRMANTES
TRMITES INTERNOS DE LA S.G. DE
PROMOCIN DE LAS BELLAS ARTES
Trmites previos
Control jurdico
Texto definitivo
Archivo y seguimiento del convenio
Acreditacin de
la competencia o
capacidad de
representacin
Negociaciones
(e-mail)
Conversaciones
informales
Autorizacin del
proyecto
Particulares
(bastanteo)
Administracin
(norma, acto de
nombramiento)
Control
presupuestario
econmico
Envo de los ejemplares originales a la
contraparte para su firma en todas sus
hojas
Firma de la
contraparte
Envo de
ejemplares
originales al
Ministerio
Envo del
convenio firmado
a la contraparte
Firma del
Ministerio
Conformidad de
ambas partes
Retencin de
crdito (RC)
Fiscalizacin
previa
Retoques al
borrador
4-
gestin econmica

programacin econmica

gestin fnanciera

contratacin administrativa

4b
47
Entendiendo la gestin econmica como los
procedimientos establecidos para la ejecucin de los
presupuestos de ingresos y gastos, y dado que, en el
caso de las exposiciones temporales organizadas por
el Ministerio de Cultura estas no generan ingresos,
en este manual nos centraremos en el estudio de los
procedimientos de gestin del gasto.
Partiendo de un presupuesto de carcter limitativo que
impide realizar gasto por importe superior al autorizado y
que nicamente podr utilizarse para conseguir el objeto
para el cual fue aprobado, la GESTIN ECONMICA se
ajustar siempre a los principios de legalidad, efcacia y
economa a los que se somete la actividad econmica de
las Administraciones Pblicas.
Justifcada por la necesidad de contar con el trabajo
de profesionales externos a la Administracin para el
desarrollo del proyecto expositivo, la gestin econmica
del gasto se inicia con el estudio de la viabilidad
econmica del proyecto expositivo, y en concreto con
el estudio de su fnanciacin, con la delimitacin de
necesidades y con las estimacin de su coste.
Una vez aceptado el proyecto, comienza la ejecucin
propiamente dicha del gasto a travs de los distintos
procedimientos previstos, entre los que veremos con
mayor detenimiento, por su importancia, la contratacin
administrativa.
48
programacin
econmica
A travs de la Ley de Presupuestos Generales del Estado de cada ao, se
aprueban los presupuestos de gastos e ingresos asignados a los distintos
rganos de la Administracin General del Estado para realizar su cometido a
lo largo del correspondiente ejercicio econmico.
En lo que se refere a la gestin de la Subdireccin General de Promocin de las
Bellas Artes, la citada Ley de Presupuestos aprueba un programa especfco de
gastos para exposiciones temporales. Este presupuesto tiene carcter limitativo
y nicamente a travs de alguna de las modifcaciones previstas en la Ley
General Presupuestaria (transferencias de crdito, crditos extraordinarios...)
podr ser ampliado o minorado. El gasto se distribuye en diferentes partidas
presupuestarias y a travs de ellas se fnanciarn los distintos trabajos necesarios
para la realizacin de estas exposiciones temporales.
La programacin econmica consiste pues en repartir y ordenar este presupuesto
de gasto entre las distintas exposiciones previstas para un determinado ao,
comprobando la viabilidad econmica de cada una de ellas a travs de las
siguientes fases: el estudio de su fnanciacin, la delimitacin de necesidades
y la estimacin de su coste.
fnanciacin
delimitacin de necesidades
estimacin de costes

40
fnanciacin
Desde el punto de vista econmico, lo primero que hay que saber de una
exposicin a la hora de valorar su viabilidad econmica, es si sta va a ser
producida y fnanciada en su totalidad por la Administracin, o si existir algn
tipo de participacin externa. En funcin de ello, podemos hablar de dos clases
de exposiciones:
Aqullas en que el proyecto expositivo va a ser desarrollado en su totalidad
por la Administracin y como consecuencia los gastos previstos para su
celebracin son tambin asumidos en su totalidad por ella. En este caso
hablamos de una exposicin de produccin propia, en la que la contratacin
de todos los trabajos depende nicamente de la Administracin.
Aqullas en que el proyecto expositivo va a ser compartido con otra
institucin pblica o privada, en cuyo caso hablamos de exposicin de
produccin compartida. En este caso, existir un Convenio de Colaboracin
que regular entre otras cosas, las obligaciones de cada parte, incluidas las
de carcter econmico. En el clausulado de ese Convenio se especifcarn
las partidas de gastos que asumirn cada una de las partes, o en el caso de
tratarse de un Patrocinio, si la aportacin econmica ser para una partida
o partidas determinadas.
delimitacin de necesidades
Una vez se sabe cmo se va a fnanciar la exposicin, el paso siguiente consistir
en la elaboracin de una relacin de necesidades, entendiendo en este caso por
necesidades, todos los trabajos o servicios necesarios para la realizacin de la
exposicin que haya que encargar a una empresa o profesional y que conlleven
un gasto. Si est prevista una produccin compartida pero no estn del todo
defnidas las obligaciones de cada parte es el momento de hacerlo.
Para elaborar esta relacin de necesidades, el servicio econmico debe
contar con la colaboracin de la coordinacin tcnica, pues ser la que mejor
conozca junto al comisariado la exposicin, que facilitar o conseguir toda la
informacin necesaria tanto para delimitar esta necesidades como su coste.
Si bien es verdad que cada exposicin es distinta a las dems y tiene sus propias
necesidades, siempre habr una serie de trabajos comunes a todas ellas que
constituyen su columna vertebral y que sern los primeros con los que debemos
contar salvo que, por Convenio, corresponda su realizacin a otra Institucin.
Estos trabajos son:
-0
Comisariado
El comisario es el idelogo de la exposicin y la persona encargada de realizar
el proyecto expositivo en el que defne su objeto, explica el contenido de la
muestra y el discurso cientfco-cultural que pretende.
Diseo expositivo
Realizado por un profesional cualifcado, es un proyecto tcnico en el que
se tratar de plasmar el contenido y el discurso cientfco-cultural que quiere
transmitir el comisario de la exposicin.
Diseo del catlogo
Al igual que en el caso anterior, es un proyecto tcnico realizado por un
profesional en el que se plasmar el contenido y el discurso cientfco-cultural
de la exposicin, manteniendo, si as se desea, una lnea de diseo acorde
con el diseo expositivo.
Edicin del catlogo
Conforme al diseo presentado y bajo la supervisin de la persona que lo
ha realizado, se contrata a una imprenta para su edicin.
Seguro
Si no se solicita Garanta del Estado

para asegurar las obras, se suscribir


una pliza privada de seguro con una empresa especializada que cubra las
obras desde que salen de su lugar de origen hasta su devolucin al fnal de
la exposicin (cobertura clavo a clavo)
2
.
Embalaje y transporte
Se contratar con una empresa especializada la realizacin de un embalaje
adecuado para las obras, as como su recogida y transporte hasta la sala de
exposiciones y su posterior devolucin en las mismas condiciones.
Montaje y desmontaje
Realizado por una empresa especializada, ejecutar el proyecto tcnico
presentado por el diseador de la exposicin.
La regulacin de las condiciones de realizacin de estos trabajos y los
compromisos econmicos que se derivan de todos ellos, se ejecutan con
carcter general a travs de los procedimientos de contratacin previstos para
la Administracin Pblica que veremos ms adelante.

Ver apartado Garanta del Estado
2
Ver apartado Suscripcin de pliza con compaa privada
-1
Acompaando a estos trabajos que como hemos dicho, suponen la columna
vertebral de la exposicin, y tambin el grueso de la inversin, existen otros
muchos que no por ser ms accesorios o tener menor trascendencia econmica,
dejan de ser importantes para el conjunto de una exposicin. A todos hay que
tener en cuenta y saber que su coste puede ser tan variado como su objeto. A
continuacin se presenta una lista de los ms frecuentes:
Redaccin de textos y fchas para el catlogo.
Realizacin y/o positivado de fotografas para el catlogo.
Trabajos de documentacin.
Restauracin de piezas.
Enmarcado.
Produccin audiovisual.
Publicidad.
Talleres y actividades de difusin.
Servicio de azafatas.
Servicio de vigilancia.
Servicio de limpieza.
Edicin de material divulgativo.
Invitaciones.
Acto inaugural.
estimacin de costes
Una vez delimitadas las necesidades se realiza la estimacin de su coste. Se
tendr en cuenta en este momento, si los gastos que se generen se van a
imputar a un nico ejercicio presupuestario o a ms, pues resulta habitual que
el periodo de preparacin de una exposicin abarque ms de uno. As, por
ejemplo en el caso de una exposicin que se celebre a primeros de un ao, sta
tendr trabajos que se tramiten, ejecuten y liquiden total o parcialmente meses
antes de su inauguracin, en el ejercicio presupuestario anterior, como seran
por ejemplo el proyecto expositivo del Comisario, o el diseo del montaje.
Otros trabajos que se realizan en un periodo intermedio, ms cercano a la
inauguracin o durante su celebracin, pueden pertenecer a uno u otro ejercicio
presupuestario; seran, por ejemplo, la produccin de un audiovisual, o un servicio
de azafatas. Y por ltimo, puede haber trabajos cuyos gastos se produzcan en
los dos ejercicios, porque una parte se ejecuta antes de la inauguracin, por
ejemplo el montaje o el transporte de piezas, y otra es posterior a su clausura,
como el desmontaje o el transporte de vuelta de las piezas.
-2
Una vez se tienen, si es necesario, distribuidas las necesidades en cada ejercicio
presupuestario, se pasa a estimar su coste. Los elementos que tenemos para
hacerlo son:
El propio presupuesto de que se dispone..
El estudio de la exposicin.
Hay aspectos como pueden ser el objeto de la exposicin, el tipo de
piezas que la componen o la localizacin de las mismas, que nos aportan
informacin para determinar en qu partidas ser necesaria una mayor
o menor inversin: unas piezas delicadas pueden requerir un embalaje
especialmente costoso, obras con una valoracin muy alta supondrn una
prima de seguro tambin elevada, si se quiere atraer a un pblico infantil
habr que programar talleres y actividades didcticas, si las piezas estn casi
todas en Espaa el coste de su transporte ser menor que si se encuentran
en el extranjero, etc.
El conocimiento de los precios de mercado.
La solicitud de presupuestos estimativos cuando sea necesario.
Con el coste de cada necesidad ya estimado, se puede ver cmo ser la
distribucin del gasto y cual ser el coste total previsto, decidiendo en ltimo
extremo sobre su viabilidad o no viabilidad econmica.
Si la exposicin es viable y entra a formar parte del programa de exposiciones
comienza la fase de gestin fnanciera propiamente dicha, a travs de la cual
se materializa la ejecucin de todos estos gastos.
5
gestin
fnanciera
La gestin fnanciera tiene por objeto la ejecucin propiamente dicha del
presupuesto de gastos aprobado. Esta ejecucin se realiza a travs de distintas
fases, inicindose con la autorizacin del gasto y terminando con su pago
material.
Los procedimientos de gestin para llevarlo a cabo, son los pagos por caja fja,
los pagos a justifcar, la contratacin administrativa y excepcionalmente
la contratacin privada. No obstante tambin veremos en este apartado cmo
los Convenios de Colaboracin cuando tienen contenido econmico pueden
dar lugar a gastos de diferentes tipos. A la contratacin administrativa, por su
importancia se le dedica un apartado propio.
Durante su ejecucin, el presupuesto se encuentra sometido a un control interno
en todas sus fases. La Intervencin General de la Administracin del Estado
(IGAE), a travs de la funcin interventora, controla antes de su aprobacin,
todos los actos que dan lugar al reconocimiento de derechos y obligaciones
de contenido econmico, con el fn de asegurar que su gestin se ajusta a
las disposiciones aplicables en cada caso, y a travs de la funcin de control
fnanciero, el sometimiento de la actividad econmico-fnanciera del sector
pblico a los principios de legalidad, efcacia y economa.
Adems, y una vez ejecutada, la actividad econmico fnanciera se someter al
control externo realizado por el Tribunal de Cuentas que examina y comprueba
la Cuenta General del Estado de cada ao.
fases de la gestin del gasto
procedimientos de gestin del gasto

54
fases de la gestin del gasto
Aprobado el presupuesto, su ejecucin va a pasar por una serie de fases sucesivas
entre s. En el procedimiento general son las siguientes:
Aprobacin del gasto, es el acto administrativo que pone en marcha el
procedimiento de ejecucin del gasto, por el cual la autoridad competente
para gestionar el gasto autoriza su realizacin por una cuanta determinada,
reservando para ello parte del crdito presupuestario. Contablemente se
materializa con la emisin de los documentos contables RC (Retencin de
Crdito) y A (Aprobacin).
Compromiso o disposicin del gasto, es el acto administrativo en virtud del
cual la autoridad competente acuerda con un tercero, empresa o particular,
la realizacin de un servicio. A este gasto determinado se le reservan fondos
a travs del compromiso del gasto. Contablemente se materializa con la
emisin del documento contable D (Disposicin del Gasto).
Reconocimiento de la obligacin, es el acto administrativo en virtud del cual
la autoridad competente acepta formalmente y con cargo al presupuesto,
la existencia de una deuda legtima ante una empresa o particular que ha
realizado un trabajo para la Administracin. A partir de este momento se
puede decir que el gasto se ha ejecutado, pero no el pago. Contablemente
se materializa con la emisin del documento contable O (Reconocimiento
de la Obligacin).
Ordenacin del pago, es el acto administrativo por el que la autoridad
competente que ha reconocido la existencia de una obligacin, solicita se
proceda a la realizacin de su pago, es decir a la salida efectiva de dinero
con cargo al crdito previsto en el presupuesto una vez el trabajo ha sido
realizado. Contablemente se materializa con la emisin del documento
contable K (Orden de Pago).
Pago material, es la salida efectiva de dinero de las cuentas del Estado.
Aunque cada una de las fases indicadas son sucesivas en el tiempo, es corriente
que en algunos procedimientos, cuando la naturaleza del gasto as lo determine,
se ejecuten dos de estas fases simultneamente, dando lugar a los documentos
contables AD y OK, e incluso se junten las cuatro dando lugar a un nico
documento contable denominado ADOK.
55
procedimientos de gestin del gasto
Constituyen las diferentes formas de tramitacin del gasto y son las
siguientes:
Anticipos de Caja Fija
Regulados en el Real Decreto 725/989, de 6 de junio sobre anticipos de caja
fja, se entiende por anticipos de caja fja las provisiones de fondos de carcter
extra-presupuestario y permanente que se realizan a las Cajas Pagadoras
destinados a la atencin inmediata, y posterior aplicacin presupuestaria, de
gastos peridicos o repetitivos en bienes corrientes y servicios. Los pagos de
trabajos de pequea cuanta que genera una exposicin, pueden efectuarse
por tanto, sin necesidad de tramitar un expediente de contratacin, utilizando
este procedimiento de anticipos de Caja fja, siempre y cuando se trate, como
se ha indicado, de gastos de carcter peridico o repetitivo en bienes corrientes
y servicios. Debern seguir la tramitacin establecida en cada caso y se podr
utilizar para el pago de suministros y servicios menores cuyo importe total no
exceda de 5.000 . El pago se realiza contra factura y la forma habitual para
contratarlos es la solicitud y aceptacin de un presupuesto.
Pagos a justifcar
Regulados en el Real Decreto 640/987, de 8 de mayo, sobre pagos librados a
justifcar, son una excepcin dentro de los procedimientos de gestin del gasto
y consisten en la provisin de fondos que se realiza a las ofcinas contables, para
atender gastos sin la previa aportacin de las documentacin justifcativa de los
mismos, o cuando los servicios y prestaciones hayan tenido o vayan a tener lugar
en el extranjero. Se utiliza nicamente en los casos especialmente regulados en
cada departamento ministerial, slo podrn satisfacerse obligaciones del mismo
ejercicio y deben ser justifcados en un plazo mximo de tres meses.
Contratacin administrativa
Regulada en el Real Decreto Legislativo 2/2000, por el que se aprueba el texto
refundido de la Ley de Contratos de las Administraciones Pblicas y en el Real
Decreto 098/200, por el que se aprueba el Reglamento General de la Ley
de Contratos de las Administraciones Pblicas. Es la principal herramienta con
la que cuentan las Administraciones para la gestin del gasto. A travs de ella
se regula la relacin que se establece entre la Administracin y una empresa o
particular al que se encomienda la realizacin de un determinado trabajo.
5
Convenios de Colaboracin
Explicados en el captulo anterior, no es que los Convenios sean en s mismos
un instrumento de gestin del gasto pblico, pero s a travs de ellos puede
articularse ese gasto. Es el caso en que los compromisos econmicos adquiridos
por la Administracin no se ejecutan directamente por ella, sino por la Institucin
con la que se frma el Convenio para que posteriormente, y previa justifcacin
del gasto realizado, sean abonados por la Administracin a esa Institucin.
Tambin el Convenio puede regular la aportacin de una cantidad por parte
de una Institucin para su gestin directa por la Administracin, en este caso
se producira una modifcacin presupuestaria denominada generacin de
crdito por la cual se incrementa el presupuesto inicialmente aprobado ante un
ingreso no previsto. El dinero as generado se utilizar en las partidas defnidas
en el Convenio a travs de los cauces normales de pagos de Caja fja o de la
contratacin administrativa que veremos a continuacin.
-7
contratacin
administrativa
Aunque forma parte de la gestin fnanciera, por la importancia que tiene en
la ejecucin del presupuesto de gastos, la contratacin administrativa merece
que se le dedique su propio apartado.
No obstante, al ser la contratacin administrativa un procedimiento utilizado
por las Administraciones Pblicas para hacer efectiva la ejecucin de gran parte
de los trabajos que no pueden ser realizados por ellas mismas, su mbito de
aplicacin es ciertamente amplio, y por ello, no es objeto de este apartado el
estudio de todas sus posibles variantes, sino el acercamiento a aquellos tipos
de contratos o las fases del procedimiento que particularmente resultan ms
relevantes para la produccin de una exposicin.
Adems, y dado que es habitual la preparacin simultnea de varias exposiciones
que generan numerosos contratos, se vern dos herramientas que permitirn
organizar en el tiempo todos esos contratos. Dichas herramientas son: el
calendario de contratacin, y la fcha de seguimiento de expedientes.
Una vez finalizada la exposicin, ser importante realizar una memoria
econmica que refeje los gastos realizados a travs tanto de los expedientes
de contratacin como de las dems formas de gasto.
Tambin ser importante el correcto archivado de todos los expedientes de
gasto, no slo porque constituyen, desde el punto de vista econmico, la
memoria histrica de la exposicin, sino tambin porque son documentos
susceptibles de ser reclamados por la IGAE para ser sometidos a un ltimo
control interno en su auditoria anual.
regulacin de los contratos
clasifcacin de los contratos
expedientes de contratacin
seguimiento de expedientes
calendario de contratacin
memoria econmica y archivo

-8
regulacin de los contratos
La contratacin administrativa se regula en:
Real Decreto Legislativo 2/2000, por el que se aprueba el texto
refundido de la Ley de Contratos de las Administraciones Pblicas.
Reglamento General de la Ley de Contratos, aprobado por el Real
Decreto 098/200.
Su mbito de aplicacin, como indica su ttulo, se extiende a todas las
Administraciones Pblicas y su contenido es aplicable a la realizacin de un
gran nmero de actividades.
clasifcacin de los contratos
Explicada en el apartado dedicado a los convenios la diferencia existente
entre estos y los contratos, pasamos a ver brevemente una clasifcacin de los
diferentes tipos de contratos que se pueden realizar:
Por el objeto del contrato. Los contratos que celebra la Administracin se
dividen en dos grandes grupos (art. 5 Ley de Contratos):
Contratos administrativos. Con algunas excepciones indicadas en la Ley,
se consideran contratos administrativos aquellos cuyo objeto directo es:
La ejecucin de obras.
Por ejemplo la construccin de una carretera.
La gestin de servicios pblicos.
Por ejemplo la concesin de un servicio de cafetera en un edifcio
pblico.
La realizacin de suministros.
Por ejemplo la fabricacin de vitrinas para una exposicin.
Los trabajos de consultora y asistencia.
Por ejemplo la contratacin de los trabajos del comisariado de una
exposicin.
La realizacin de servicios.
Por ejemplo el embalaje y transporte de objetos para una exposicin.
Son por tanto los contratos administrativos, sobre todo los indicados en tres
ltimos apartados, los que habitualmente utilizaremos para la produccin
de una exposicin.
Contratos privados. Son aquellos no incluidos en los apartados
anteriores.
-0
Por el procedimiento de adjudicacin. Regulado en el art. 73 de la Ley de
Contratos, los contratos podrn adjudicarse por procedimiento:
Abierto, en el que todo empresario interesado puede presentar una
proposicin.
Restringido, en el que solo podrn presentar proposicin los
empresarios seleccionados por la Administracin, previa solicitud de
los mismos.
Negociado, en el que el contrato se adjudicar al empresario
justifcadamente elegido por la Administracin, previa consulta
y negociacin con uno o varios empresarios. En este caso slo
podrn presentar proposiciones los empresarios invitados por la
Administracin. No es un procedimiento habitual de contratacin y su
utilizacin esta reservada a los supuestos enumerados en la Ley.
Por la forma de adjudicacin. Regulado en el art. 74 de la Ley de Contratos,
las formas de adjudicacin de un contrato son:
El concurso, en el que la adjudicacin recaer en el licitador que en
su conjunto haga la proposicin ms ventajosa, teniendo en cuenta
no slo su oferta econmica sino todos los criterios que se hayan
establecido en el pliego de clusulas administrativas particulares
3
.
La subasta, en la que la adjudicacin recaer en el licitador que oferte
el precio ms bajo.
Tanto en el caso de los contratos adjudicados por subasta como por concurso,
el procedimiento de adjudicacin utilizado puede ser el abierto o el restringido,
nunca el negociado.
Contratos menores. Regulados en el artculo 56 de la Ley de Contratos,
constituyen una excepcin porque no se ajustan ni a los procedimientos ni a las
formas establecidas en la Ley de Contratos, ya que se defnen exclusivamente
por su cuanta
4
(actualmente no pueden exceder de 2.020,24 en el caso de
los contratos de suministros, de consultora y asistencia y en los de servicios). La
tramitacin de su expediente puede realizarse nicamente con la aprobacin del
gasto y la factura, pero si es necesario, pueden llevar un pliego de prescripciones
tcnicas en el que se defnan las caractersticas del trabajo a realizar por el
contratista, y adems pedirse oferta a varios empresarios. Su objeto es la
agilizacin de los expedientes de contratacin de pequeos trabajos.
Segn la clasifcacin anterior, en la gestin de exposiciones, los contratos ms
utilizados por su objeto son los de consultora y asistencia y los de servicios,
3
Ver apartado Expediente de contratacin
4
Cuanta vigente en la fecha de edicin de esta publicacin. Las cuantas podrn ser modifcadas en
Consejo de Ministros, mediante Real Decreto, tal y como se establece en la Disposicin adicional
primera de la Ley de Contratos.
b0
y en alguna ocasin el de suministro. Hay veces en que este objeto contiene
prestaciones que afectan a ms de un tipo de contratos, son los llamados
contratos mixtos, en este caso el contrato se clasifcara en funcin del objeto
que tenga un mayor peso en la contratacin y se regulara por las normas que le
fueran de aplicacin. Por ejemplo, si slo es necesaria la construccin de vitrinas
para un determinado montaje, estaramos ante un contrato de suministro de
fabricacin, pero si se trata de un proyecto ms amplio que incluye adems el
montaje de paneles, la instalacin de la iluminacin y la colocacin de la grfca
estaramos ante un contrato de servicios.
Cuando el importe del trabajo es inferior a los 2.020,24, se tramitarn
como contratos menores pero, si se supera este importe, la forma normal de
adjudicacin ser el concurso con procedimiento abierto cuya tramitacin es
mucho ms larga y complicada. El procedimiento negociado puede utilizarse
en los contratos de consultora y asistencia y los de servicios, nicamente en
los supuestos establecidos en los art. 209 y 20 de la Ley de Contratos, pero
es muy til y utilizado en el caso de los contratos con presupuesto inferior a los
30.050,6 (ver nota n5) (art. 20h), en los que habr concurrencia de ofertas
con la invitacin de un mnimo de tres empresas, y tambin en el supuesto que
establece su utilizacin cuando por razones tcnicas o artsticas o relacionadas
con la proteccin de derechos exclusivos tan slo puede encomendarse el objeto
del contrato a un nico empresario(art. 20b).
expediente de contratacin
La preparacin de un contrato conlleva una serie de documentos que vienen
a conformar lo que llamamos expediente de contratacin. Su tramitacin
ser ms o menos compleja segn el procedimiento y la forma tramitacin del
contrato que utilicemos. Siempre ser ms complicada y larga la tramitacin de
un concurso pblico que la de un procedimiento negociado, y la de ste ser
ms que la tramitacin de un contrato menor que como ya indicamos, es una
excepcin por la simplicidad en su tramitacin. No obstante los documentos
ms importantes que conformarn este expediente tanto de un concurso como
de un procedimiento negociado son:
Certifcado de insufciencia de medios.
Memoria explicativa.
Pliego de Clusulas Administrativas Particulares.
Pliego de Prescripciones Tcnicas.
Anuncio de la licitacin en el BOE, o solicitud de ofertas.
Ofertas presentadas.
Resolucin de adjudicacin.
b1
Contrato.
Recepcin del trabajo.
Certifcado de insufciencia de medios
Regulado por el art. 202 de la Ley de Contratos para los contratos de consultora
y asistencia y los de servicios, es el documento en el que la autoridad competente
certifca la falta de medios humanos y tcnicos existentes dentro de la propia
Administracin para hacer el trabajo objeto del contrato as como la no
conveniencia de su ampliacin y por tanto la necesidad de contratarlo fuera.
Memoria explicativa
Es el documento en el que el rgano de contratacin justifca la necesidad de
la misma. Adems de hacer una breve resea sobre el objeto de la exposicin
a celebrar y sus motivos, se informa de los siguientes datos tcnicos:
objeto del contrato (montaje, transporte..).
precio mximo de dicho contrato sobre el que se realizarn las ofertas
de las empresas.
tipo de procedimiento que se utilizar para contratar (procedimiento
abierto, restringido o negociado).
forma de contratacin (concurso, subasta).
aplicacin presupuestaria a la que se imputar el gasto.
Su tramitacin da lugar a la emisin del documento contable RC (retencin de
crdito).
Pliego de Clusulas Administrativas Particulares
Regulado en el art. 49 de la Ley de Contratos, y desarrollado en el art. 67 de su
Reglamento, el pliego de clusulas administrativas particulares es el documento
donde se formalizan los derechos y obligaciones que asumirn las partes del
contrato y en l se hace constar todos los datos concretos del mismo. Ser
redactado por el servicio competente y aprobado por el rgano de contratacin
previo informe del Servicio Jurdico sobre su adecuacin a la legalidad. Asimismo,
en los casos legalmente establecidos, el pliego es sometido a fscalizacin previa
de la Intervencin, que debe informar sobre su idoneidad desde el punto de
vista de la legalidad presupuestaria.
Deber contener con carcter general, entre otros, los siguientes datos:
Defnicin del objeto del contrato.
Rgimen jurdico.
Presupuesto del contrato.
b2
Plazo de duracin.
Procedimiento y forma de adjudicacin.
Documentos a presentar por los licitadores.
Criterios de valoracin con los cuales se puntuar la oferta presentada
por las empresas.
Derechos y obligaciones de las partes.
Referencia al rgimen de pagos.
Plazo de garanta.
Su aprobacin da lugar a la emisin del documento contable A (aprobacin
del gasto).
Pliego de prescripciones tcnicas
Regulado en el art. 5 de la Ley de Contratos y desarrollado en el art. 68 de su
Reglamento, es el documento en el que se recogen todos los datos relativos al
trabajo objeto del contrato y contendr, al menos, los siguientes extremos:
Caractersticas tcnicas que deben de reunir los bienes o prestaciones
del contrato.
Si se trata de un suministro: precio de cada una de las unidades en que
se descompone el presupuesto y nmero estimado de las unidades a
suministrar.
En su caso, requisitos, modalidades y caractersticas tcnicas de las
variantes.
Este es el documento de mayor inters prctico por su contenido especfco, ya
que en l se describe detalladamente el trabajo que deber realizar la empresa
adjudicataria del mismo. Es por tanto el documento base que van a tener las
empresas para valorar en primer lugar, si tienen capacidad para su realizacin,
y de tenerla, si les interesa o no hacerlo. De interesarles, ser tambin la base
para presentar su oferta tanto tcnica como econmica.
En primer lugar contendr una informacin que ser comn para cualquier
pliego, independientemente del objeto del contrato:
Lugar y fechas previstas para la celebracin de la exposicin.
Plazo mximo de entrega del trabajo.
Precio mximo del contrato.
Y en segundo lugar, la informacin especfca
5
que corresponda al trabajos
objeto del contrato, esto es:
5
Se detalla en el Anexo de Gestin Econmica
b3
Comisariado.
Diseo del montaje.
Diseo del catlogo.
Edicin del catlogo.
Montaje y desmontaje.
Contratacin del seguro.
Embalaje y transporte de las piezas.
Etc...
Anuncio de la licitacin en el BOE, o solicitud de ofertas
Todos los procedimientos para la adjudicacin de los contratos se anunciarn
en el BOE, con excepcin de los procedimientos negociados, aunque stos
tambin sern objeto de anuncio en los casos previstos en el art. 203 de la Ley
de Contratos, se entienden tambin excluidos los contratos menores. En el caso
de utilizar un procedimiento negociado sin publicidad ser necesaria solicitar
la oferta, como mnimo, a tres empresas capacitadas para la realizacin del
objeto del contrato.
Ofertas presentadas
Constituyen los documentos donde las empresas presentan:
La documentacin que acredita, conforme se establece en los
artculos 5 al 24 de la Ley de Contratos, la capacidad de obrar y la
solvencia tcnica y econmica de una empresa para contratar con la
Administracin (no es necesaria en los contratos menores).
Su oferta tcnica.
Su oferta econmica.
Comprobado que una empresa cumple con todos los requisitos para contratar,
sta se admite a licitacin. Su oferta tcnica se puntuar conforme a los
criterios de valoracin establecidos en el pliego de clusulas administrativas
particulares del contrato (en el caso de un concurso pblico o un procedimiento
negociado), y por ltimo se puntuar su oferta econmica, proponindose como
adjudicataria a aquella que obtenga la puntuacin ms alta una vez sumadas
todas la puntuaciones parciales.
Resolucin de adjudicacin
Es el documento emitido por el rgano de contratacin competente a travs del
cual se perfecciona el contrato, esto es, se establece la empresa adjudicataria del
mismo, cualquiera que haya sido el procedimiento o la forma de adjudicacin
utilizados.
b4
Contablemente da lugar a la emisin del documento D (compromiso o
disposicin del gasto ante un tercero).
El contrato
Es el documento administrativo en el que se formaliza la adjudicacin, a l se
adjuntan los pliegos de clusulas administrativas particulares y de prescripciones
tcnicas que han formado parte de la contratacin, siendo todos ellos frmados
tanto por el rgano de contratacin como por el representante de la empresa
adjudicataria.
Recepcin del trabajo
Con carcter general, el contratista tendr derecho al abono de su trabajo una
vez realizado ste (excepcionalmente pueden contemplarse abonos a cuenta)
y previa certifcacin por parte de la Administracin de su conformidad con
el mismo. Una vez el trabajo sea recepcionado y conforme, el contrato se
entender cumplido y el contratista podr emitir factura para proceder al pago
del mismo.
Contablemente, la acreditacin de que el trabajo ha sido realizado da lugar
al documento O (reconocimiento de la obligacin) y al documento contable
K (ordenacin del pago) que posibilita el pago material y la extincin de la
obligacin de la Administracin ante un tercero.
seguimiento de expedientes
A lo largo de todo el proceso que supone la produccin de exposiciones, es
normal encontrarse con que en un momento determinado y simultneamente,
se tengan que tramitar una gran variedad de gastos relativos a una misma
exposicin, e incluso, de varias exposiciones a la vez. Debido a esto, los trmites
de por s numerosos que conlleva un expediente se multiplican por cada uno
de los contratos que es necesario realizar, siendo difcil saber en que momento
de tramitacin se encuentra cada uno de ellos.
Para mantener ordenados y actualizados los datos de cada contrato, puede
resultar til crear una fcha de seguimiento de expedientes para cada exposicin,
que informe del estado de cada uno y alerte en el caso de que no se estn
cumpliendo los plazos previstos al objeto de tomar las medidas oportunas.
b-
bb
calendario de contratacin
Dado que el periodo de preparacin de una exposicin suele ser bastante largo,
si a ello se le aade la gran cantidad de trabajos a contratar, los diferentes
procedimientos de contratacin utilizados, y por tanto los diferentes tiempos
de tramitacin, puede resultar muy prctico, con un objetivo complementario
a la fcha de seguimiento de expedientes, la creacin de un calendario de
contratacin.
Si se estn preparando varias exposiciones a la vez, puede realizarse un
calendario independiente para cada una de ellas. El calendario de contratacin
vendr a ser una gua terica para la tramitacin de los diferentes contratos, que
aunque no siempre ser fcil cumplir, resultar de gran utilidad para organizar
y tener una referencia temporal de cada trabajo individualmente y de todos
en su conjunto.
Para su elaboracin se tendrn en cuenta dos factores:
Interrelacin entre los diferentes trabajos
Esta interrelacin condiciona el orden de contratacin, no se puede por ejemplo
editar un catlogo sin tener adjudicado su diseo. Teniendo en cuenta esto,
se realizar con tiempo sufciente la tramitacin de un contrato para que no
interfera en la posterior tramitacin de los dems. Veamos grfcamente esta
interrelacin:
CONTRATOS INTERRELACIONADOS
PROYECTO DEL COMISARIO
PRESTADORES
(Listado de Piezas)
*
DISEO DE LA EXPOSICIN
MONTAJE Y DESMONTAJE
[ El listado definitivo de piezas, derivado del proyecto del comisario, es una informacin esencial para
ejecutar las contrataciones]
*
DISEO CATLOGO
EDICIN SEGURO
EMBALAJE Y
TRANSPORTE
b7
Tipo de contrato que debe tramitarse en cada caso
La estimacin de costes as como el objeto del contrato, proporcionan la
informacin fundamental para elegir el tipo de procedimiento y la forma de
adjudicacin que habr que utilizar para cada contrato. Una vez se sepa esto,
y segn los tiempos utilizados en cada centro de trabajo, se puede estimar lo
que puede tardar su tramitacin.
A partir de ah, se puede elaborar el calendario de contratacin donde se
establecer desde la fecha de inicio de los expedientes hasta las fechas en que
se estima que stos estarn adjudicados y ejecutados. As mismo, se pueden
establecer las fechas tope en que el coordinador tcnico de la exposicin facilitar
la informacin necesaria para comenzar las contrataciones, especialmente, la
entrega del listado defnitivo de obras de la exposicin.
Aunque es habitual que parte de las contrataciones se solapen en el tiempo, el
orden cronolgico de las ms importantes sera el siguiente:
Contrato de comisariado.
Se establece la fecha tope de entrega por parte del comisario del proyecto
defnitivo de la exposicin. Sabiendo cundo debe entregarse el trabajo y
cunto tiempo se le va a dar al comisario para hacerlo, se puede calcular
hacia atrs cundo debe empezarse la tramitacin del contrato.
Una vez se tiene el proyecto expositivo se establece la fecha tope en que los
prestadores deben contestar a la solicitud de prstamo, con el fn de que se
confeccione y entregue el listado defnitivo de los objetos a exponer. Se inician
los trmites para contratar los trabajos de:
Diseo del montaje de la exposicin
Diseo del catlogo
Los diseadores pueden comenzar a trabajar con el listado provisional de objetos
solicitado por el comisariado.
Una vez entregados los proyectos de diseo de la exposicin y de catlogo, y
el listado defnitivo de objetos, se inician los contratos de:
Montaje y desmontaje de la exposicin.
Impresin del catlogo.
Con ese mismo listado defnitivo de objetos, es posible iniciar tambin los
trmites para la contratacin del:
Seguro.
En este caso es necesario contar adems con la valoracin de los objetos
dadas por los prestadores. Se tramitar con tiempo sufciente para que la
b8
pliza se encuentre vigente en el momento en que debe iniciarse el embalaje
y transporte de los objetos.
Embalaje y transporte.
memoria econmica y archivo
Una vez ejecutados y liquidados todos los gastos que ha supuesto la produccin
de una exposicin, es importante la realizacin de una memoria econmica en
la que se refejen todos ellos, tanto los que han sido fruto de un expediente de
contratacin como del resto de formas de gasto. En este informe se establecer
su coste total y su distribucin por partidas. Cuando se trate de una exposicin
de produccin compartida con otra institucin se incluirn tambin en el informe
todos los datos correspondientes a su gestin.
A partir de los datos objetivos recogidos en el informe, se podr realizar
un anlisis de resultados, comparando el coste fnal con las estimaciones
realizadas al comienzo, al objeto de comprobar si se han producido desviaciones
signifcativas sobre el presupuesto inicialmente estimado. Cuando as ocurra,
el estudio de estas desviaciones y de los motivos que las causaron, servir a su
vez para revisar y actualizar los criterios a utilizar en las estimaciones futuras.
En lo que se refere al archivo de la exposicin, resulta muy importante el
correcto archivo de todos los expedientes de gasto producidos, no solo porque
constituyen, desde el punto de vista econmico, la memoria histrica de la
exposicin, sino porque son documentos susceptibles de ser reclamados por
la Intervencin, para ser sometidos, dentro del control fnanciero permanente
que esta ejerce, a un ltimo control interno en la auditoria anual que debe
realizarse en cada Organismo de la Administracin del Estado, en la que se
verifca mediante la aplicacin de procedimientos de revisin selectivos y con
posterioridad a su realizacin, la actividad econmica-fnanciera del sector
pblico estatal.
b0
71
coordinacin
tcnica

preparacin

exhibicin

clausura

72
73
El elevado nmero de profesionales que generalmente se
vinculan a la produccin y realizacin de una exposicin
temporal, unido a la multiplicidad de tareas que de ellos
se requiere, necesita una puesta en comn de todos estos
factores.
Si se le aaden las posibles alteraciones o modifcaciones
que puedan surgir durante el desarrollo del proyecto
expositivo, y a las que habr que dar cumplida respuesta,
veremos como se perfla un bloque de trabajos
especfcos que se suelen agrupar bajo la denominacin
de COORDINACIN TCNICA y de la cual depender, en
buena medida, la adecuada evolucin de todas las fases
necesarias para la realizacin de una exposicin temporal.
La coordinacin tcnica de toda exposicin requiere, por
lo tanto, de una fase de preparacin, previa al perodo de
su exhibicin al pblico, as como una fase de clausura en
la que se realizarn una serie de trabajos para proceder al
cierre de la misma y a su posterior evaluacin.
74
preparacin
Esta primera fase de la coordinacin tcnica se inicia con la solicitud del
prstamo de todos los bienes culturales que van a participar en la exposicin,
considerando prestador al titular del mismo y prestatario a la Institucin o
entidad organizadora de la exposicin temporal.
Una vez confrmados y aceptados los prstamos por ambas partes se proceder
a gestionar la contratacin de los seguros correspondientes, siempre en la
modalidad de clavo a clavo, y de acuerdo con la cuanta de valoracin del
bien declarada por el prestador.
El traslado de los bienes desde sus lugares de procedencia hasta la sala de
exposicin se realizar siempre por personal especializado en trabajos de
embalaje y transporte de bienes culturales.
Su instalacin en la sala se realizar tambin por personal especializado en la
manipulacin de este tipo de objetos, de acuerdo con el proyecto de montaje
elaborado por el diseador, quien asumir la direccin tcnica y realizar la
supervisin en colaboracin con el comisario y el coordinador tcnico.
Una vez efectuado el montaje, y comprobado el correcto funcionamiento de
todos los mecanismos y sistemas habilitados para la adecuada conservacin
preventiva y seguridad de los objetos durante su exhibicin pblica, se dar
por concluida la fase de preparacin de la exposicin.
prstamos
seguros
embalaje y transporte
montaje

7-
prstamos
Concepto
En Espaa, el contrato de prstamo se regula por el artculo 740 del Cdigo
Civil, que establece:
Por el contrato de prstamo, una de las partes entrega a la otra, o alguna
cosa no fungible para que se use de ella por cierto tiempo y se la devuelva,
en cuyo caso se llama comodato, o dinero u otra cosa fungible, con condicin
de devolver otro tanto de la misma especie y calidad, en cuyo caso conserva
simplemente el nombre de prstamo. El comodato es esencialmente
gratuito
En los artculos siguientes se determinan las obligaciones de ambas partes:
Obligaciones del prestatario:
Conservar la cosa prestada.
Satisfacer los gastos necesarios para su uso.
Devolver la cosa prestada a la terminacin del contrato.
Responder del objeto cuando se pierda, en cuyo caso entregar el
valor de la tasacin pactada de la cosa.
El prestatario no responde de los deterioros que sobrevengan a la cosa
prestada por el solo efecto del uso y sin culpa suya.
Obligaciones del prestador:
El prestador no puede reclamar la cosa prestada sino despus de
concluido el uso para que la prest.
Respetar las condiciones del prstamo.
Titularidad de los bienes culturales
Tanto los prestadores como los prestatarios podrn ser personas fsicas o
jurdicas, y a su vez, estas ltimas, de carcter pblico o privado. Para que
la tramitacin de los prstamos se realice de la manera ms gil y adecuada
posible ser necesario tener en cuenta las regulaciones especfcas sobre esta
materia.
7b
Titularidad Pblica
En el mbito de la Titularidad Pblica los bienes del Patrimonio Histrico
Espaol se custodian con carcter general en Archivos, Bibliotecas y Museos
dependientes de las diferentes administraciones (Local, Autonmica o
Estatal), cada una de ellas con sus propias normativas desarrolladas en el
mbito de sus competencias.
Para los bienes del Patrimonio Histrico Espaol, pertenecientes a la
Administracin del Estado y sus Organismos Autnomos, asignados a
Museos, Bibliotecas y Archivos de Titularidad Estatal la normativa bsica
aplicable es:
Ley 6/985, de 25 junio, del Patrimonio Histrico Espaol y normas
de desarrollo.
Real Decreto 620/987, de 0 de abril por el que se aprueba el
Reglamento de Museos de Titularidad Estatal y del Sistema Espaol de
Museos.
Real Decreto 582/989, de 9 de mayo, por el que se aprueba el
Reglamento de Bibliotecas Pblicas del Estado y del Sistema Espaol
de Bibliotecas.
Decreto de 22 de noviembre de 90, por el que se aprueba el
Reglamento de Archivo del Estado.
En lo referente al prstamo de bienes del Patrimonio Histrico Espaol para
exposiciones temporales el Reglamento de Museos de Titularidad Estatal
y del Sistema Espaol de Museos establece, en su articulo 6, que: toda
salida de estos bienes fuera de las instalaciones del Museo al que estn
asignados, incluso para participar en exposiciones temporales, deber ser
previamente autorizada mediante Orden del Ministerio correspondiente
Para los bienes del Patrimonio Histrico de Titularidad de las Comunidades
Autnomas y Entidades Locales, se aplicarn sus normas al respecto, y con
carcter subsidiario la Ley 6/985, de 25 junio, del Patrimonio Histrico
Espaol.
Titularidad Privada
En el mbito de la titularidad privada, y entre las instituciones habitualmente
relacionadas con el prstamo para exposiciones temporales, destacan las
fundaciones sin nimo de lucro, las instituciones eclesisticas, colecciones
corporativas, coleccionistas particulares, etc. En general, todas ellas debern
actuar de acuerdo a su propia regulacin interna para que los rganos
directivos, consejos de direccin o patronatos procedan a autorizar el
prstamo de los bienes culturales.
77
Solicitud de prstamos
Una vez defnida la relacin total de los bienes culturales que se desea que
participen en la exposicin, localizados en los diferentes museos, Instituciones
o colecciones, se enva la solicitud formal a cada uno de los prestadores, a
travs de:
Carta de Solicitud de Prstamo
Es el escrito mediante el cual el organizador de la exposicin solicita, a
los diferentes propietarios o titulares, el prstamo temporal de los bienes
culturales.
Entre los aspectos que debe refejar, conviene destacar:
Institucin o Entidad organizadora.
Ttulo de la exposicin.
Lugar y fechas de su celebracin.
Presentacin del comisariado de la exposicin.
Objeto y fnalidad de la exposicin.
Enumeracin de los objetos solicitados y justifcacin de su inclusin
en la exposicin.
Compromisos a que se obliga el organizador en materia de
conservacin preventiva y seguro de los objetos solicitados.
Datos de contacto de la Coordinacin.
A esta carta de solicitud se adjuntarn los siguientes documentos:
Formulario de prstamo
Condiciones tcnicas de la sala de exposicin temporal
Formulario de prstamo

A travs de este formulario se recaban una serie de datos que resultan


imprescindibles para iniciar la preparacin de la exposicin:
Sobre el prestador (forma en la que desea ser mencionado en el
catlogo y la grfca de la exposicin, lugar de recogida y devolucin
de los bienes solicitados, etc)
Sobre cada uno de los bienes solicitados (objeto, autor, fecha, medidas
del objeto, medidas para su embalaje, etc)
El prestador deber cumplimentar y frmar este formulario y retornarlo al
organizador de la exposicin.

Ver modelos en el Anexo de Coordinacin Tcnica
78
A la recepcin de los formularios se plantearn diferentes posibilidades:
Aceptacin del prstamo.
Aceptacin condicionada a la restauracin de los objetos solicitados.
Denegacin del prstamo, con propuesta alternativa de otros objetos.
Denegacin del prstamo.
A partir de la informacin recibida se elaborar la lista defnitiva de los
objetos que integrarn la exposicin, y que se constituye en el documento
bsico de trabajo.
Documento de condiciones tcnicas de la sala
de exposicin temporal


Las condiciones tcnicas que rena la sala donde se celebrar la exposicin,
sern una garanta para el prestador de que los bienes culturales cedidos
se exhibirn en las condiciones idneas para su mantenimiento y
conservacin.
En este documento se detallarn los siguientes datos:
Descripcin del edifcio y su situacin en el entorno.
Descripcin de la sala de exposiciones temporales
Condiciones ambientales de la sala, detallando parmetros de
temperatura, humedad relativa, iluminacin.
Control de agentes contaminantes.
Condiciones de seguridad de la sala.
Proteccin contra incendios.
Proteccin contra intrusin, daos y robos.
Vigilancia humana y mecnica.
Accesibilidad y servicios para el pblico.
Prstamos internacionales
La colaboracin de carcter internacional entre Instituciones y entidades de
diferentes pases para la realizacin de exposiciones temporales, ha hecho que
la movilidad de bienes culturales entre pases se haya convertido en una prctica
habitual y consolidada en el mbito de las exposiciones temporales. Dicha
prctica se ha visto respaldada por diferentes Tratados y Convenios de carcter
internacional. No obstante y con independencia de su frma y ratifcacin por
los Estados, estos podrn a su vez establecer los mecanismos de proteccin que
consideren oportunos para el control de su propio patrimonio histrico.
2
Ver modelos en el Anexo de Coordinacin Tcnica
70
En este sentido la Ley 6/985, de 25 de junio, del Patrimonio Histrico Espaol
establece que todas las obras del Patrimonio Histrico Espaol que hayan sido
declaradas Bienes de Inters Cultural, o hayan sido incluidas en el Inventario
General de Bienes Muebles, o tengan una antigedad igual o superior a cien
aos, con independencia de su titularidad pblica o privada, requieren de un
Permiso de Exportacin Temporal.
La Direccin General de Bellas Artes y Bienes Culturales autorizar o denegar
dicho permiso previo informe de la Junta de Calificacin, Valoracin y
Exportacin de Bienes del Patrimonio Histrico Espaol, rgano consultivo de
la Administracin del Estado, que tiene entre sus competencias la de informar
todas las solicitudes de exportacin temporal de bienes del Patrimonio Histrico
Espaol.
En las Comunidades Autnomas donde se haya legislado sobre la materia, ser
necesario tramitar el permiso de exportacin temporal a travs de sus propios
rganos competentes con carcter previo a la autorizacin por parte de la
Direccin General de Bellas Artes y Bienes Culturales.
A parte de los permisos sealados es necesario tramitar la documentacin
aduanera para que los bienes puedan salir y regresar del territorio espaol.
Esta documentacin es diferente segn que el pas de destino sea miembro de
la Unin Europea o no. Con carcter general es obligatorio la cumplimentacin
del Documento nico Aduanero (D.U.A.)
3
. Dicho documento, junto al Permiso
de Exportacin Temporal es de obligada presentacin en la aduana y sin ellos,
los bienes no podrn salir del pas.
El control de las mercancas en el momento de pasar la aduana es riguroso, por
lo que se recomienda gestionar que la inspeccin de los bienes se realice en la
sede de la Institucin prestataria, para evitar la apertura de los embalajes en las
aduanas donde las condiciones no suelen ser las idneas para la conservacin
de los objetos.
Plazos de solicitud
La solicitud del prstamo temporal deber hacerse con el tiempo de antelacin
sufciente para que los prestadores puedan realizar los trmites necesarios
dentro de sus organismos u organizaciones para la autorizacin de dicho
prstamo (consultas a diferentes rganos directivos, Patronatos, Consejos de
direccin, etc...) y proceder a la solicitud de diferentes rdenes Ministeriales
(en el caso de instituciones de titularidad estatal), solicitud de permisos de
exportacin, etc.
3
Para todos los trmites consultar la pgina web del Ministerio de Economa y Hacienda www.
minhac.es
80
Es requisito habitual, entre las Instituciones musesticas, que la solicitud de
los prstamos temporales se realice con una antelacin mnima de 6 meses
para Instituciones que radican en Espaa y de 2 meses para Instituciones que
radican en el extranjero.
seguros
La participacin de los bienes culturales en exposiciones temporales implica
diferentes situaciones de riesgo para la conservacin e integridad fsica de
los mismos por ello, una vez aceptado el prstamo, ser el organizador de
la exposicin temporal quien deber asumir la responsabilidad sobre dicha
conservacin fsica.
El tiempo durante el que el organizador debe ejercitar dicha responsabilidad
no se limita al de la exhibicin pblica de los objetos, sino que se amplia a un
perodo mayor durante el que se realizarn los trabajos de embalaje y traslado
a la sala de exposicin hasta que, una vez fnalizada la muestra se proceda a
su devolucin al lugar de procedencia.
La modalidad de seguro empleada para las exposiciones temporales es la
denominada clavo a clavo nomenclatura que indica de manera muy grfca,
que la pliza cubre los riesgos desde el momento en que se inicia la desinstalacin
de la obra hasta que se vuelve a instalar en el mismo emplazamiento
4
. El perodo
de cobertura, por tanto, no es slo el de las fechas exactas de la exposicin, si
no entre 0 y 5 das antes de la inauguracin y despus de la clausura para
asegurar el bien desde que sale de su lugar de procedencia hasta su devolucin
al mismo lugar.
Es tambin prctica generalizada que el organizador sufrague los gastos que
conlleva la contratacin de un seguro comercial para los bienes culturales de
acuerdo con la valoracin declarada por el prestador.
Suscripcin de pliza con compaa privada
La obligacin de asegurar; deriva de la obligacin legal de restituir el valor de
la cosa prestada en caso de prdida, o del valor que repare el dao causado.
Segn la Ley 50/980 de 8 octubre de Contrato de Seguro se entiende por
contrato de seguro : aquel por el que el asegurador se obliga, mediante el
cobro de una prima y para el caso de que se produzca el evento cuyo riesgo
es objeto de cobertura, a indemnizar, dentro de los lmites pactados, el dao
4
Aunque en sentido estricto, el concepto clavo a clavo se podra entender referido a objetos que
se cuelgan en una pared, su uso generalizado se hace extensible para todo tipo de instalacin,
indicando principio y fn de la manipulacin necesaria para el traslado del objeto.
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producido al asegurador o a satisfacer un capital, una renta u otras prestaciones
convenidas.
Para la suscripcin de una pliza de seguro se deber especifcar a la compaa
el nmero de prestadores o benefciarios, la relacin de todos los bienes que
se pretende asegurar y el valor de cada uno de ellos siempre otorgado por el
prestador, as como los lugares de procedencia de los bienes y el lugar donde
se va a celebrar la exposicin con detalle sobre el medio de transporte que se
pretende utilizar.
Principales fguras del contrato de seguro:
ASEGURADOR: Persona jurdica que asume el riesgo contractualmente
pactado.
TOMADOR DEL SEGURO: Persona fsica o jurdica que, juntamente con el
Asegurador, suscribe esta pliza, y al que corresponden las obligaciones que
del mismo se deriven, salvo las que por su naturaleza deban ser cumplidas por
el Asegurado.
ASEGURADO: La persona, fsica o jurdica, titular del inters objeto del seguro
y que en defecto del Tomador asume las obligaciones derivadas del contrato.
BENEFICIARIO: La persona, fsica o jurdica, que, previa cesin por el Asegurado,
resulta titular del derecho a la indemnizacin.
Clusulas de la Pliza:
Las plizas que se suscriben con las Compaas de Seguros se rigen de acuerdo
a las Normas Internacionales de Seguros de carga o mercancas. Con carcter
general se contempla la clusula :
Institute Cargo Clauses (tipo A)
5
Seguro de carga o mercancas contra
todo riesgo, que cubre dao o prdida del objeto asegurado, excepto
prdida inevitable por vicio inherente o natural del objeto o por
embalaje insufciente o inadecuado.
Hay un tipo de riesgos que no estn cubiertos por la clusula Institute Cargo
Clauses (A) por lo que, se incluirn las siguientes clusulas en la pliza:
Cobertura en caso de huelga (Institute Strikes Clauses).
Cobertura en caso de situacin de guerra (Institute War Clauses).
Clusula de exclusin por contaminacin radiactiva.
5
Las normas internacionales de seguros Institute Cargo Clauses [ICC] contemplan las modalidades
A, B y C. Para el seguro de los bienes culturales se contratar siempre la modalidad A por
ser la que da cobertura contra todo riesgo.
82
Clusula que proporcione cobertura de terrorismo.
Adems y en relacin con el movimiento de bienes culturales para exposiciones
temporales se tendrn en cuenta otras ms especfcas:
Clusula de daos ocasionados por terceras personas ajenas a la
exposicin
Clusula de exoneracin a transportistas, por daos o desperfectos
ocasionados a los objetos asegurados durante su manipulacin y
transporte, salvo apreciacin de dolo.
Clusula de liquidacin de siniestros sin franquicia. Los siniestros se
liquidarn sin deduccin de franquicia alguna.
Clusula de descabalamiento. Cubre la depreciacin o demrito que
pueda sufrir un conjunto o coleccin, en caso de avera o dao parcial
o total de un objeto u objetos que formen parte de la misma.
Clusula de opcin de recompra, sin lmite de duracin. Si los
aseguradores recobrasen una propiedad por la cual ellos hubieran
indemnizado al asegurado, este tendr el derecho de recompra sobre
dicha propiedad a los aseguradores.
Clusula de depreciacin y/o demrito artstico. Cuando se produce
como consecuencia de un accidente incluido en la pliza. El importe
de la restauracin o reparacin sumado al de la prdida de valor, no
exceder el importe correspondiente al valor asegurado del objeto.
Clusula de museo. Independientemente de la naturaleza y el
importe total de los daos, las obras de arte aseguradas seguirn en
propiedad de la persona o personas que detenten dicha propiedad
en el momento inmediatamente anterior al siniestro, no pudiendo,
en ningn caso, superar la indemnizacin el valor asegurado pactado
entre las partes.
Clusula de marcos. Incluye la cobertura de daos producidos a los
marcos de las obras de arte aseguradas.
Clusula de cristal. Incluye la cobertura de daos producidos a cristales
protectores de pinturas, grabados, dibujos, etc.
Con carcter general, y salvo especifcaciones de cada pliza en particular, se
comunicar el siniestro en un plazo mximo de 7 das, tras su conocimiento.
A efectos de solicitar la indemnizacin se deben conservar restos y vestigios
del siniestro que permitan la actuacin pericial, aportando documentacin
probatoria de los daos como fotografas, actas notariales, etc...
83
Garanta del Estado

Cuando la exposicin temporal se organice en Museos, Bibliotecas o Archivos


de Titularidad Estatal y gestin exclusiva del Ministerio de Cultura y sus
Organismos Autnomos o entidades asimiladas, se podr solicitar la Garanta
del Estado para asegurar las obras que participan en la exposicin.
La Garanta del Estado es un sistema de aseguramiento pblico por el cual
el Estado podr comprometerse a indemnizar las obras de relevante inters
artstico, histrico, paleontolgico, arqueolgico, etnogrfco, cientfco o
tcnico que se cedan temporalmente para su exhibicin frente a la posible
destruccin, prdida, sustraccin o dao que puedan sufrir en el perodo
comprendido entre el prstamo de la obra y el momento de devolucin de la
misma a su titular.
La concesin de la Garanta del Estado puede signifcar una minoracin
importante en la partida presupuestaria destinada a la contratacin de la pliza
del seguro de la exposicin temporal. Se utilizar sobre todo en aquellos casos
en que el valor de las piezas exhibidas sea de gran relevancia.
La Ley de Presupuestos Generales del Estado de cada ao fja el lmite mximo
del compromiso de la Garanta del Estado tanto global como por exposicin. La
garanta otorgada por el Estado para obras integrantes de una misma exposicin
no cubrir las indemnizaciones por la destruccin, prdida, sustraccin o dao
de estas obras, hasta los lmites fjados en el Real Decreto. Por esta razn, ser
necesario la contratacin de una pliza de seguro privada y complementaria
por las cantidades correspondientes segn la valoracin total de los objetos
por los que se solicita la Garanta del Estado.
Solicitud
Se tramitar ante la Subdireccin General de Proteccin del Patrimonio Histrico,
y en la solicitud debern constar los siguientes datos:
a) Duracin de la exposicin y lugar de la misma.
b) Descripcin de las obras, justifcando su relevante inters artstico,
cultural, cientfco o tcnico.
c) Valor de cada una de las obras declarado por el cedente y aceptado por
el Director de la Institucin que formula la solicitud. En el caso de que
intervengan tasadores o peritos, se adjuntar copia de la valoracin
efectuada por stos.
6
La Garanta del Estado se regula por Real Decreto 680/99, de 5 de noviembre, de desarrollo
de la Disposicin Adicional Novena de la Ley 6/985, de 25 de junio, del Patrimonio Histrico
Espaol.
84
d) Procedimientos previstos para realizar los informes sobre el estado de
conservacin de las obras antes de su entrega a la institucin cesionaria
y en el momento de su devolucin al cedente.
e) Medidas de conservacin y seguridad en el embalaje, transporte y
durante la exhibicin de las obras, con mencin expresa del valor
mximo de las obras que se trasladarn en un solo transporte.
f) Seguros contratados, o que se proyecte contratar, para atender las
cantidades no cubiertas por la garanta.
Se aportar escrito en el que conste la conformidad del cedente o prestador de
la obra sobre los extremos contenidos en la solicitud, as como el sometimiento
expreso de ste al Real Decreto y dems normas reguladoras de la Garanta del
Estado para obras de inters cultural.
Debe solicitarse con una antelacin mnima de tres meses antes de iniciarse el
embalaje y traslado de objetos a la sala de exposicin.
La concesin de la Garanta del Estado se realiza a travs de una Orden
Ministerial que se publica en el Boletn Ofcial del Estado, con mencin expresa
de todas las obras acogidas a esta garanta y sus valoraciones. Antes de la
recogida de las obras, el prestador recibir una comunicacin escrita de la
Subdireccin General de Promocin de las Bellas Artes por la que le informar
de dicha publicacin.
Indemnizacin:
La cobertura de los riesgos se articula a travs de un sistema de indemnizaciones
similar al realizado por una compaa de seguros privada.
La cuanta de la indemnizacin no podr exceder del valor declarado en la
solicitud y reconocido en la Orden de otorgamiento de la Garanta del Estado
y se determinar conforme a las siguientes reglas:
. Por prdida, sustraccin o destruccin de la obra, el Ministerio de
Cultura abonar al cedente de sta una cantidad igual al valor de la obra
declarado en la solicitud y reconocido en la Orden de otorgamiento de la
garanta del Estado.
2. Por dao de la obra, la indemnizacin comprender:
a) el costo razonable de la restauracin de la obra establecido de mutuo
acuerdo entre el cedente y el Ministerio de Cultura o, de no llegar a
tal acuerdo, el determinado por un perito mutuamente aceptado por
ambas partes,
8-
b) una cantidad igual a la depreciacin en el valor de mercado de la
obra, despus de la restauracin, establecindose dicha cantidad de
mutuo acuerdo entre el cedente y el Ministerio de Cultura o, en caso
de no existir tal acuerdo, el determinado por un perito aceptado por
ambas partes.
La Administracin del Estado, una vez abonada la indemnizacin podr:
a) Repetir contra la Institucin cesionaria por la cantidad pagada, cuando
la destruccin, prdida, sustraccin o dao de la obra se haya producido
por incumplimiento de lo establecido en la Orden de otorgamiento de la
garanta, negligencia grave o dolo de esa institucin, o
b) Ejercitar los derechos y las acciones que por razn del siniestro
correspondieran a la institucin cesionaria y al cedente de la obra frente
a cualquier persona distinta de stos que sea responsable del mismo y
hasta el lmite de la indemnizacin.
La Administracin no tendr derecho a la subrogacin contra empaquetadores,
transportistas o cualquier otra persona o entidad relacionada con la manipulacin,
transporte e instalacin de las obras, excepto cuando la destruccin, prdida,
sustraccin o dao de stas haya sido causado por negligencia o dolo.
En caso de recuperacin de la obra perdida o sustrada, el cedente podr
conservar su derecho sobre sta, previa devolucin a la Administracin del
Estado de la indemnizacin percibida y actualizada conforme al ndice de
Precios al Consumo.
La Garanta del Estado no cubre la destruccin, prdida, sustraccin o dao de
las obras debidos a:
a) Vicio propio o cualidad intrnseca del bien objeto de la garanta.
b) El simple transcurso del tiempo.
c) La accin u omisin deliberada del cedente de la obra, sus empleados o
agentes.
d) Incautacin, retencin, embargo de la obra o medida similar instada por
un tercero y acordada por el rgano competente.
e) Explosin nuclear.
8b
embalaje y transporte
Los momentos de manipulacin y traslado de los bienes culturales son
situaciones de mximo riesgo para su integridad fsica, por tanto, extremar las
medidas de proteccin y seguridad al respecto no es slo un compromiso que
el organizador adquiere con el prestador, sino un aspecto a tener en cuenta por
todos los profesionales que intervienen en la preparacin de la exposicin.
Para llevar a cabo estos trabajos se contratar una empresa especializada, a la que
se le especifcarn las necesidades concretas de los embalajes y del transporte,
que dependern de las caractersticas de los objetos. Esta informacin habr
sido recabada del prestador a travs del formulario de prstamo
7
.
El seguimiento de todo este proceso, por parte del organizador de la exposicin,
es clave para evitar posibles contratiempos en la recogida de los bienes en sus
lugares de origen y su traslado a la sala de exposiciones.
Caractersticas de los embalajes
Las caractersticas de cada embalaje dependern del tipo de objeto, su material,
fragilidad, medidas, peso y estado de conservacin, as como del tipo de
transporte que se utilice: terrestre, areo o martimo, la distancia del recorrido
y el tipo de exposicin, en el supuesto de que se contemple itinerancia de la
misma. Esta informacin ser proporcionada por el organizador a la empresa
que construya los embalajes.
Con carcter general para la construccin de los embalajes, se tendrn en
cuenta los siguientes criterios:
Han de ser cajas metlicas o de madera resistente (no de tablero
aglomerado) tratadas con ignifugantes y antiparasitarios.
Se construirn con material que amortige golpes y vibraciones.
Estas cajas llevarn preferentemente tacos o listones externos para
aislarlas del suelo y evitar su arrastre, as como asas metlicas para su
manipulacin.
El sistema de cierre ser con tornillos a presin, o mediante anclajes.
Todos los embalajes dispondrn de aislantes trmico y de humedad
para mantener los parmetros habituales de temperatura y humedad
relativa del objeto.
Los materiales empleados en los embalajes sern qumicamente
estables y neutros y los que se utilicen en contacto directo con la obra
no podrn ser abrasivos. Adems sern resistentes a la rotura.
7
Ver apartado de Solicitud de prstamo
87
Podrn ser embalajes individuales o compartidos dependiendo de
la fragilidad y tamao de los objetos. Si se trata de un embalaje
compartido, deber estar compartimentado para individualizar e
inmovilizar cada uno de los objetos.
Se sealizarn con fechas de posicin vertical, en lugar visible, para su
almacenamiento y transporte.
Si fuera necesario y para mayor seguridad, segn cada caso, se podrn construir
embalajes con materiales ignfugos, impermeabilizar las cajas con cierres
hermticos empleando neopreno en las juntas, etc.
Del mismo modo durante el transporte podrn incrementarse las medidas de
seguridad mediante candados o precintos de seguridad para evitar su apertura
durante el traslado, teniendo en cuenta que nunca se sealizar el contenido
en el exterior y slo se identifcarn las cajas a travs de nmeros que sern
referenciados en los listados de transporte.
Tipos de transporte
En Espaa, los tipos de transporte utilizados para el traslado de bienes culturales
son sobre todo el terrestre -por carretera- y el areo y, en menor medida, el
martimo. Cada uno de ellos plantea adems de los riesgos generales que
conlleva cualquier traslado, el sometimiento a determinados riesgos especfcos
como son: las vibraciones, cuando se realiza por carretera; los cambios de
presin, cuando se trata de vuelos; y la elevadsima humedad en el caso del
transporte martimo.
Puesto que cada uno de ellos presenta sus propias peculiaridades, stas
condicionarn las caractersticas de los embalajes que se utilicen.
Terrestre:
Siempre que el estado de las carreteras lo permita, el camin es el medio de
transporte terrestre que ofrece ms seguridad y menor riesgo para el traslado
de los bienes culturales, ya que reduce las situaciones de carga y descarga a los
lugares de origen y destino, admitiendo objetos de gran tamao, fexibilidad
horaria, control de la conservacin preventiva y seguridad.
Las empresas especializadas en el transporte de este tipo de bienes cuentan
con camiones bien equipados con aislamiento trmico, suspensin neumtica
y trampillas elevadoras para realizar el traslado en buenas condiciones, y en
casos especiales, carrocera blindada.
Adems, dispondrn de sistemas de deteccin y extincin de incendios, as
como sistemas de medicin y regulacin de la temperatura y la humedad desde
la cabina, y sistemas de alarma contra intrusin.
88
El respeto de la normativa vigente sobre transporte y seguridad y la
obligatoriedad, dependiendo del itinerario, de dos conductores por vehculo
sern requisitos ineludibles para la contratacin de este tipo de transporte.
Areo:
Cuando las distancias o los recorridos entre el lugar de origen y el de destino
no permitan la utilizacin del transporte por carretera, se utilizar el avin
para el traslado de los bienes culturales ya que se reducen los tiempos de
desplazamiento. Para ello se debern elegir los vuelos con menos escalas y
trayectos ms cortos, y tener en cuenta el tipo de carga con la que compartirn
el vuelo (alimentos perecederos, animales vivos, etc).
Cuando viajen en el interior de la bodega del avin:
Lo harn dentro de contenedores.
Si no es posible, porque las medidas de los embalajes no permiten su
introduccin en contenedores, viajarn debidamente paletizadas.
Siempre irn en la posicin indicada en el exterior del embalaje y en la
direccin del vuelo si es necesario.
Siempre en cmaras presurizadas.
Si el tamao lo permite, y as lo indica el prestador, las obras viajarn en la
cabina de pasajeros junto al correo que supervisa el traslado del objeto.
La vigilancia y control de seguridad en la terminal de carga del aeropuerto,
tanto en origen como en destino, comprender la manipulacin, paletizacin
y carga, y dems traslados que se realicen en las terminales de carga y recintos
aduaneros.
Martimo:
En general este tipo de transporte es, con mucho, el menos utilizado ya que
alarga excesivamente el tiempo de trnsito de los bienes culturales.
No obstante, si por la envergadura de los bienes, debido a un tamao y peso
excesivos, hubiera de utilizarse este tipo de transporte ser necesario construir
los embalajes adecuados para soportar las condiciones de humedad extremas
asegurando su total impermeabilizacin y aislamiento.
Al igual que en el transporte areo se debern tener en cuenta las cargas con
las que compartirn la bodega, as como el mantenimiento de la vigilancia y la
seguridad extremas en las zonas de carga y descarga de los muelles.
80
Itinerarios
Al organizar los itinerarios para el traslado de los bienes al lugar de la exposicin,
deben considerarse el tipo de transporte y las necesidades de conservacin
preventiva de cada uno de los objetos, intentando siempre realizar los trayectos
ms cortos posible.
Los itinerarios propuestos sern comunicados a los diferentes prestadores para
su aceptacin. Si la longitud del trayecto entre los lugares de origen y destino
obliga a realizar alguna pernocta, los bienes culturales debern custodiarse en
un recinto protegido. Los espacios ms utilizados suelen ser los almacenes de
la empresa encargada del transporte o Cuarteles de la Guardia Civil, en este
ltimo caso se solicitar el correspondiente permiso con la debida antelacin.
Correos
Entre las condiciones del prstamo, los prestadores podrn solicitar la asistencia
de una persona, denominada correo, para supervisar que los trabajos de
manipulacin, embalaje y transporte de los objetos que ceden para la exposicin,
se realicen en condiciones ptimas para su conservacin preventiva.
Entre las funciones del correo destacan:
Supervisar las diferentes fases de embalaje, transporte y montaje para
que se realicen de acuerdo a las clusulas establecidas en el prstamo.
Acompaar a las piezas durante su traslado cuando el prestador as lo
decida.
Generalmente, la empresa de transportes se ocupar de gestionar el alojamiento
en hotel de 3 estrellas y dietas del correo, durante el tiempo que dure su
desplazamiento.
Es norma consensuada entre instituciones musesticas que la duracin del des-
plazamiento ser de 2 das y noche para viajes en Espaa; 4 das y 3 noches
para viajes en Europa; y 6 das y 5 noches, en viajes intercontinentales.
Escolta
En ocasiones, y cuando los objetos transportados superan determinadas
valoraciones, algunos prestadores podrn exigir la presencia de escolta
durante su transporte como medida de seguridad complementaria. La escolta
puede ser ofcial o privada, dependiendo si el organizador de la muestra es un
organismo pblico o privado, y podr ser en territorio nacional o internacional.
La gestin de la misma y la asuncin del gasto se realizar por el organizador
de la exposicin.
00
La solicitud de escolta policial
8
se realizar mediante la cumplimentacin de un
cuestionario en el que se especifcarn los datos relativos a:
Organismo ofcial que cursa la peticin.
Ttulo de la exposicin.
Tiempo de duracin de la exposicin.
Nombre y datos del propietario o titular de los bienes.
Valoracin econmica de los objetos.
Fecha, lugar y hora del inicio del traslado (lugar de origen).
Fecha, lugar y hora de su fnalizacin (lugar de destino).
Nombre y datos de la persona que acta como correo o enlace.
Denominacin de la empresa de transportes.
Domicilio social de la empresa de transportes.
Nombre y datos de contacto de la persona responsable en la empresa.
Nombre y datos de los conductores.
Datos del vehculo (marca, modelo, color, n matrcula...).
Itinerario a realizar.
Dicha peticin debe ser presentada con un perodo de antelacin de un mnimo
de 4 das dentro de la misma ciudad o provincia, 6 das si es un traslado
interprovincial y 0 das para pases extranjeros.
Recogida de los bienes
Con el fn de que la empresa de transporte a la que se encargue el embalaje y
recogida de los bienes pueda realizar su cometido, con carcter general se le
proporcionar la siguiente informacin:
Relacin numerada de objetos, indicando:
Ttulo, material y tcnica.
Medidas.
Peso o cualquier otra caracterstica en aquellos casos en los que ese
dato pueda ser un factor importante tanto para la manipulacin como
para el propio transporte de la obra.
Tipos de embalajes requeridos segn las particularidades de los
objetos a transportar.
Condiciones requeridas para el transporte terrestre.
8
Para todos los trmites dirigirse a la Comisara General de Seguridad Ciudadana, Unidad Central de
Proteccin, Brigada de Protecciones Especiales.
01
Enumeracin de los lugares de procedencia de los objetos: pas-ciudad,
y nmero de prestadores en cada uno de ellos.
El nmero de personas, espaolas o extranjeras, que acompaarn a
los bienes en calidad de correos.
Adems y para proceder a una rpida y efectiva carga de los bienes, se le
proporcionarn datos precisos sobre:
La direccin de la institucin en la que se encuentren fsicamente los
bienes, que puede ser diferente de la direccin del prestador.
El horario para realizar el embalaje y recogida.
La accesibilidad del edifcio.
El nombre y los datos de contacto del personal responsable de la
institucin.
La localizacin de los objetos dentro del edifcio: si estn en la zona
de exposicin permanente, almacenes, etc y el tipo de accesos a dicha
zona a travs de escaleras, ascensores, etc.
Si precisan desmontaje y las condiciones del mismo.
Una vez embalados todos los objetos, el prestador o la persona responsable por
l designada frmar el recibo o albarn de entrega a la empresa de transporte,
quien entregar una copia al prestador, otra al prestatario, y una tercera para la
propia empresa. Este recibo es el documento que atestigua el perodo de traslado
del objeto de su lugar de origen a la sala de exposiciones temporales.
montaje
Durante la fase de montaje de la exposicin se materializar el proyecto de
diseo, adecuando los espacios de la sala y distribuyendo los objetos de acuerdo
con el discurso expositivo elaborado previamente por el comisario.
El control y supervisin de todo el montaje y de la instalacin de los objetos,
que puede incluir algn posible cambio en el discurso expositivo o en el diseo
si fuese necesario, se efectuar por el diseador del montaje, como se ha
sealado, en estrecha colaboracin con el comisario y el coordinador tcnico.
La confuencia de una gran multiplicidad de tareas, previas a la inauguracin,
convierte a este perodo de trabajo en uno de los ms delicados para los
bienes culturales. Para minimizar los riesgos, es imprescindible el escrupuloso
cumplimiento de todas las pautas relativas a la manipulacin e instalacin de
los objetos y mantener un estricto control de seguridad.
02
Se deber realizar un reportaje fotogrfco que documente toda la fase
de montaje, desde el acondicionamiento de la sala hasta el desembalaje e
instalacin de los objetos.
Calendario de montaje
El tiempo que se invierte en el montaje de una exposicin depende de una serie
de factores como el lugar de la exposicin, nmero de objetos expuestos, la
difcultad que presenten para su montaje, etc...
Entre los condicionantes ms importantes a la hora de organizar el calendario
de trabajo cabe resear:
La adecuacin de la sala previa a la llegada de los objetos, de modo
que todos los elementos como vitrinas, paneles, etc estn preparados.
Los lugares de procedencia de los objetos suelen ser muy diversos, por
lo tanto se debe planear una buena organizacin del transporte de los
mismos a la sala, coordinando itinerarios, para as poder plantear un
plan de montaje adecuado.
Como ya se ha sealado en el apartado de transporte, el correo es
la persona designada por el prestador que supervisa el transporte y
montaje de sus objetos. Su asistencia infuir en la elaboracin del
calendario de trabajo.
Por ltimo habr que tener en cuenta la difcultad que plantea
cada objeto a la hora de ser instalado en su lugar correspondiente,
dependiendo de su tamao, peso, etc y de la maquinaria necesaria
para su manipulacin.
Acondicionamiento de la sala
Los trabajos de acondicionamiento de la sala, distribucin del espacio,
construccin de vitrinas, etc, se iniciarn con la antelacin sufciente que permita
la conclusin de los mismos previamente a la instalacin de los bienes culturales
que van a presentarse en la exposicin.
Seguirn las especifcaciones de materiales y calidades determinadas en
el proyecto de montaje y planos correspondientes, y con carcter general
consistirn en:
Trabajos de pintura, carpintera y electricidad.
Construccin de vitrinas.
Soportes para los objetos.
Iluminacin.
Instalacin de equipos audiovisuales, en su caso.
03
Ser necesario tener presente la adecuada y fuida circulacin del pblico, de
modo que si se ve entorpecida por la instalacin de alguno de los elementos
previstos en el diseo del montaje este inconveniente se pueda resolver con
fexibilidad.
Al mismo tiempo, y mientras duren los trabajos de acondicionamiento se deben
controlar los parmetros de temperatura y humedad relativa a fn de preparar las
condiciones ambientales que deben encontrar los objetos a su llegada a la sala
y que, lgicamente, sern las mismas que se requieran para su exhibicin.
Tambin se comprobar el correcto funcionamiento de los sistemas de seguridad
para proteccin contra fuego, robo y vandalismo. Las cmaras de vigilancia
debern orientarse de modo que proporcionen el mayor ngulo de visibilidad.
Adems, durante la fase de montaje, se contar con el apoyo de vigilancia
humana de seguridad.
Recepcin de los bienes
Tras la llegada de los objetos al lugar de la exposicin son necesarios una serie
de pasos previos a su instalacin, como respetar un perodo de aclimatacin
de los embalajes antes de su apertura, la realizacin de un informe del estado
conservacin de cada objeto y la emisin del acta de recepcin.
De este modo ser necesario respetar un tiempo mnimo de 24 horas antes
de proceder a la apertura de los embalajes para permitir una aclimatacin
paulatina de los mismos y evitar cambios bruscos de temperatura y humedad
que puedan perjudicar el estado de conservacin de los objetos.
La apertura de los embalajes se llevara a cabo por el personal responsable
de la empresa de transportes y siempre en presencia del personal tcnico de
coordinacin, del personal tcnico de conservacin-restauracin y del correo
en su caso.
Los embalajes se abrirn en funcin con:
la distribucin espacial de las unidades expositivas, evitando manipular
los objetos en exceso y extremando la precaucin con los mas
delicados.
el calendario, marcado por la presencia o no de correos supervisando
las labores de montaje.
La empresa de montaje facilitar la instalacin de las mesas de trabajo necesarias
para la correspondiente observacin y manipulacin de los objetos en buenas
condiciones de seguridad e iluminacin. Una vez desembalados los objetos y
antes de instalarlos en el lugar correspondiente ser necesario llevar a cabo un
anlisis minucioso de los mismos para realizar un informe sobre su estado de
04
conservacin que ser frmado por el restaurador o profesional que lo realice,
el correo en su caso y el coordinador de la exposicin.
Este informe de conservacin

es fundamental para:
detallar el estado del objeto a su llegada a la sala de exposicin.
contrastar si durante el transporte ha sufrido algn dao, comparando
con el informe de conservacin emitido en su caso por el prestador.
analizar si algn objeto presenta elementos contaminantes (hongos,
carcoma, etc.) que puedan poner en riesgo el resto de los objetos y
tomar las decisiones oportunas al respecto (no exponerlo, ponerlo en
cuarentena, etc...).
poder comprobar al fnal de la exposicin si se han producido o no
deterioro en los bienes expuestos.
Es aconsejable que sea realizado por restauradores, preferentemente
especializados en los materiales del objeto, y detallar lo mximo posible todos
los deterioros ocasionados por agentes fsicos, qumicos o medioambientales
que se observen en la pieza.
Finalmente, deber emitirse un acta de recepcin, documento por el cual
el prestatario acredita que ha recibido la obra en calidad de prstamo
temporal.
El documento debe estar frmado, fechado y sellado por el prestatario, y adjuntar
la relacin de todas las obras prestadas.
Del mismo modo se redactar un escrito que ser frmado por el responsable
de la Institucin donde se realiza la exposicin que acredite que los objetos
presentes en la muestra quedan bajo su custodia, identifcando cada uno de
los objetos y sealando cualquier tipo de incidencia.
Instalacin de los bienes
La mayora de los contratiempos que surgen durante la fase de montaje estn
relacionados con la instalacin de los objetos, sus anclajes, plintos de tamao
mayor o menor al de la obra, etc. La presencia del diseador y la versatilidad
de la empresa de montaje deben hacer que estos problemas se minimicen.
Previamente a la instalacin de los bienes:
La sala ha de estar perfectamente limpia y libre de maquinaria o
elementos que difculten el paso y la manipulacin de los mismos.
9
Ver modelo en el Anexo de Coordinacin Tcnica
0-
Toda la pintura de paredes, vitrinas, etc totalmente seca para evitar
que manche o contamine cualquier objeto.
La manipulacin de los objetos se realizar:
Con carcter general con guantes de algodn o latex.
Por el personal de la empresa encargada del montaje de la exposicin,
quien proporcionar el material necesario para esta fase.
Bajo la supervisin del coordinador de la muestra.
Siguiendo las indicaciones si fuera necesario del correo.
Siempre en funcin de su materia, peso, forma y estado de
conservacin.
Como se ha sealado, este es uno de los momentos de mayor riesgo, por lo tanto
todas estas operaciones se realizarn por personal especializado y conocedor
de la especifcidad que presenta cada material.
Una vez ubicados todos los objetos en su lugar correspondiente, se revisar
que:
Cada uno est identifcado con su cartela correspondiente.
Todas las vitrinas estn perfectamente cerradas, y con sus sistemas de
conservacin preventiva activos.
La iluminacin sea la adecuada a los requisitos de conservacin
preventiva.
El recorrido est correctamente sealizado.
La proteccin y seguridad de los bienes expuestos sea la ptima.
La instalacin de los elementos complementarios (paneles,
audiovisuales, etc) sea la idnea.

exhibicin
Esta fase supondr la culminacin de todo el trabajo anterior, es el momento en
el que se presentar al pblico el proyecto ejecutado, y en el que se constatar
la recepcin que de ste hace la sociedad. De su buena acogida depender en
parte el xito de la exposicin.
La inauguracin ser el momento de presentacin ofcial a los medios de
comunicacin y al pblico en general. Su perodo de apertura deber ser el
sufciente para alcanzar su mxima difusin y rentabilidad social.
Durante este perodo se har un seguimiento de la condiciones ambientales y
de seguridad de la sala de exposiciones, para controlar que los bienes expuestos
no sufran alteraciones.
Paralelamente se organizarn actividades complementarias que contribuyan
a una participacin activa de los visitantes, junto a una planifcada publicidad
y difusin que deber mantenerse durante todo el perodo de apertura de la
muestra.
inauguracin
mantenimiento y control
comunicacin y difusin

7
inauguracin
Se realizarn las gestiones protocolarias pertinentes para que las autoridades
que se desea inauguren la exposicin. Al mismo tiempo se coordinar la
edicin de las invitaciones, la presentacin a los medios de comunicacin y los
correspondientes actos inaugurales.
Invitaciones
Es aconsejable disponer de un diseo especfco de invitacin, ya que supone
una imagen de difusin de la propia entidad organizadora. Entre los aspectos
vinculados a las invitaciones hay que resear:
Criterios y frmulas protocolarias.
Quin invita.
Frmula protocolaria.
Ttulo de la exposicin.
Lugar, fecha y hora.
Imagen identifcativa de la exposicin.
Logotipos, dependiendo de lo acordado en los convenios o lo
establecido como norma ofcial.
Distribucin de las invitaciones, que se har con la sufciente antelacin para
su recepcin anticipada, y el alcance de dicha distribucin depender del
tipo de exposicin, establecindose diferentes grupos de destinatarios.
Protocolo y patrocinadores.
Prestadores, colaboradores de la muestra y del catlogo.
Profesionales de mbitos relacionados con la temtica de la
exposicin.
Presentacin a los medios de comunicacin
Con anterioridad al acto inaugural se convocar a los medios de comunicacin
para la presentacin de la exposicin que, con carcter general, consistir
en:
Presentacin a cargo del organizador.
Presencia y participacin del comisario, de patrocinadores o
colaboradores, segn las estipulaciones previstas en convenio.
Visita a la exposicin guiada por el comisario.
8
Se entregar a cada uno de los asistentes el dossier de prensa de la
exposicin que constara de:
Texto breve explicativo de la exposicin, que suele ser un extracto
del catlogo de la muestra.
Notas informativas sobre la organizacin, el comisariado, el espacio
expositivo, las actividades de difusin, en su caso, etc.
Material fotogrfco para su publicacin.
Acto inaugural
En el lugar, fecha y hora indicados en la invitacin se proceder a la inauguracin
de la exposicin, mediante:
Presentacin inaugural a cargo del organizador.
Presencia y participacin de patrocinadores o colabores, en su caso,
segn estipulaciones previstas en convenio..
Visita a la exposicin guiada por el comisario.
Optativamente se podr ofrecer un cctel de cortesa.
mantenimiento y control
Una vez inaugurada la exposicin ser necesario realizar controles peridicos
que aseguren:
Que la grfca y los elementos expositivos se mantengan en perfecto
estado.
La seguridad y conservacin de los objetos expuestos, comprobando
el correcto funcionamiento de los mecanismos de medicin y control e
informando de cualquier incidencia al coordinador de la exposicin.
La reposicin constante del material divulgativo que se facilite en la
exposicin.
El correcto funcionamiento de audioguas, elementos audiovisuales, etc.
Que el nmero de visitantes en la sala de exposicin no supere el lmite
establecido, tanto para la buena conservacin de los bienes expuestos como
para su adecuada contemplacin.
La atencin correcta al visitante por el personal de vigilancia.

comunicacin y difusin
Sin duda, el fn ltimo de toda exposicin es incrementar el acervo cultural de
amplios sectores de la sociedad. Para ello se facilitarn los elementos necesarios
que permitan una mayor aproximacin y disfrute de la exposicin. Este objetivo
se alcanza a travs de diferentes mecanismos de comunicacin y difusin.
Publicidad
La programacin y gestin debern realizarse con antelacin a la fecha de la
inauguracin. Los medios son variados y su utilizacin depender del alcance
que se quiera dar a la difusin de la exposicin
0
, as como del presupuesto
econmico que se disponga.
Adems de la rueda de prensa que se habr realizado con motivo de la
inauguracin, se podrn tener en cuenta diferentes recursos como:
Inserciones publicitarias en medios de comunicacin, prensa, radio y/o
televisin.
Difusin a travs de internet.
En la propia sede de la exposicin mediante la colocacin de
banderolas, paneles y carteles informativos en el exterior.
Instalacin de carteles en puntos informativos urbanos, medios de
transporte, etc.
Edicin de postal-free y su difusin en lugares de ocio.
Publicidad en los programas de tour-operadores.
Comercializacin de objetos relacionados con la exposicin.
Durante el periodo de exhibicin se recopilar toda la publicidad y reseas
aparecidas en diferentes medios de comunicacin para la elaboracin del
dossier de prensa.
Elementos comunicativos
La informacin deber estar estructurada en diferentes niveles que den respuesta
a las necesidades de los diferentes pblicos que acudan a la exposicin. Se
tendr en cuenta el contenido, con especial atencin a los conceptos y a la
terminologa, a la extensin que deber ser esquemtica y breve y as como al
diseo en cuanto a colores, tipografas, escenografas e imgenes.
Los diferentes medios informativos a utilizar se podrn agrupar en :
Orales: guas, audioguas...
0
Ley 29/2005, de 29 de diciembre, de Publicidad y Comunicacin Institucional.
00
Escritos: paneles informativos, folletos, boletines, guas breves,
catlogos, etc.
Medios audiovisuales e interactivos.
La programacin de actividades ser otro elemento comunicativo indispensable.
Las posibilidades son mltiples y dependern del tipo de exposicin y del tipo de
pblico al que van dirigidas. Entre las actividades ms frecuentes destacan:
Visitas guiadas, interactivas o virtuales.
Conferencias, cursos, coloquios, debates...
Proyecciones de audiovisuales.
Talleres.
Escenifcaciones o performances.
Conciertos y/o otras actividades complementarias.
Maletas didcticas.
Catlogo
Entre las diferentes publicaciones (folletos, boletines, guas breves...) que con
motivo de una exposicin temporal se suelen llevar a cabo, el catlogo cobra
un especial protagonismo al difundir las investigaciones ms recientes sobre la
materia. Dado su carcter testimonial una vez fnalizada la exposicin, se deber
cuidar al mximo en su elaboracin la calidad cientfca y tcnica.
La edicin del catlogo requiere su inclusin previa en el plan anual de
publicaciones de la Institucin o entidad organizadora, que dotar la partida
presupuestaria correspondiente para la realizacin del mismo.
La gestin del catlogo supone en si misma una labor de coordinacin
equiparable a la de la propia exposicin.
Con carcter general el esquema bsico del catlogo contemplar:
Cuadro directivo de la organizacin.
Crditos: de la exposicin, del catalogo, copyright

de los autores y de
los fotgrafos, agradecimientos, NIPO, ISBN...
Textos institucionales de presentacin de la exposicin, organizador,
patrocinadores y/o Instituciones o entidades colaboradoras segn
estipuladas en el convenio.
Textos de investigacin, que analizan en profundidad los temas segn
los bloques expositivos.

Para todo lo relacionado con los derechos de autora y reproduccin habr que atenerse a la Ley de
Propiedad Intelectual.
0
Fichas de las piezas expuestas, individualizadas o por conjuntos de
obras, acompaadas de una imagen identifcativa.
Logos, atendiendo a la categora de organizacin, patrocinio y
colaboracin.
Cdigo de barras, si se desea su comercializacin.
0
clausura
El cierre de la exposicin lleva implcito el desmontaje de la muestra, la devolucin
de los objetos a cada uno de los prestadores, el anlisis y la evaluacin de todo
el proceso expositivo, as como el archivado de la documentacin generada.
Este proceso deber planifcarse y llevarse a cabo con el mismo rigor con el
que se han desempeado las anteriores etapas.
Tomando como ejemplo el montaje se debe de fjar un calendario de desmontaje,
marcado por la presencia o no de correos y los itinerarios del transporte. Con
las actas de devolucin se formalizar la fnalizacin del correspondiente
prstamo.
El anlisis y evaluacin de la exposicin dejar constancia de su repercusin
en la sociedad y servir para planteamientos futuros sobre formas y medios de
actuacin de cara al pblico visitante de las exposiciones temporales.
Por ltimo con el archivado de toda la documentacin generada a lo largo de
todo el proceso, se da por concluida la exposicin, asegurando con esto la
conservacin y proteccin de la informacin para el futuro.
desmontaje
devolucin de prstamos
anlisis y evaluacin de la exposicin
archivado de la exposicin

0
desmontaje
Finalizada la apertura al pblico de la exposicin comienza el desmontaje,
que conlleva un proceso de coordinacin y trabajo similar al del montaje de la
muestra. De nuevo una buena coordinacin es fundamental para establecer un
calendario de desmontaje que tendr en cuenta la asistencia o no de correos
para supervisar la manipulacin, embalaje y carga de los objetos, as como los
itinerarios del transporte con destino a sus diferentes lugares de origen.
Lgicamente el tiempo de desmontaje siempre es menor que el de montaje
puesto que las particularidades y difcultades que plantean los objetos ya
son conocidos y se pueden establecer mejor los tiempos invertidos en su
desinstalacin y reembalaje.
La manipulacin de los objetos se llevar a cabo por el personal de la empresa
de montaje que proporcionar todos los elementos necesarios, y en presencia del
coordinador, correos en su caso y el personal de conservacin-restauracin.
Se realizar tambin un Informe de conservacin de cada uno de los bienes. Este
informe requiere el mismo anlisis del bien que a la llegada de ste a la sala de
exposicin. Se puede emitir uno en el montaje y otro en el desmontaje o realizar
un solo informe en el que se contemple la posibilidad de anotar las incidencias
en su caso, frmndose y fechndose tanto al inicio como a la fnalizacin de la
exposicin por el personal tcnico de conservacin-restauracin, el coordinador
de la muestra y el correo para cada pieza en su caso.
Este informe es clave para:
Analizar si el objeto ha sufrido daos durante el perodo de la
exposicin.
Constatar el estado en el que se embala para poder contrastar si sufre
daos durante el transporte de regreso.
Tras el reembalaje y carga de todos los objetos de la exposicin, se iniciar
el desmontaje de todos los elementos expositivos (vitrinas, paneles, etc).
Previamente se habr decidido la reutilizacin o no de dichos elementos por la
propia organizacin o su cesin a otras Instituciones.
Por ltimo, el responsable de la Institucin o entidad que ha acogido la expo-
sicin acredita la salida de los objetos expuestos.
04
devolucin del prstamo
Se comunicar a cada uno de los prestadores, con antelacin, el da de la
devolucin de los objetos, para su correspondiente recepcin y frma del albarn
o recibo de entrega de la empresa de transporte. Una copia de este recibo, ser
remitida por la empresa al organizador de la muestra, para justifcar la llegada
de cada una de los objetos a su destino.
El acta de devolucin es el documento por el cual el prestatario acredita que
devuelve las obras recibidas en calidad de prstamo temporal al prestador de
las mismas. Este documento, ir frmado y sellado por el organizador, quien
una vez cumplimentado y registrado deber enviarlo al prestador quedndose
con una copia.
Junto al acta de devolucin se adjuntar:
La carta de agradecimiento en la que se recomienda sealar el nmero
de visitantes que ha tenido la exposicin y algn comentario reseable
en prensa sobre ella.
El dossier que recoja todas las referencias aparecidas en los medios de
comunicacin sobre la exposicin.
anlisis y evaluacin de la exposicin
Una vez fnalizado todo el proceso expositivo se proceder la evaluacin de
la exposicin. Esta evaluacin se suele llevar a cabo desde dos vertientes:
evaluacin y anlisis de pblico y anlisis y evaluacin econmica.
Anlisis y evaluacin de pblico
Entre los mtodos de anlisis de pblico destacan los cuantitativos (nmero
de entradas, venta de publicaciones, etc.) y cualitativos (actitudes, opiniones
personales de la exposicin, etc) Para la obtencin de stos datos se recurrir
a la utilizacin de cuestionarios, observacin directa en sala, entrevistas, etc.
Se establecern los tipos principales de visitantes, por ejemplo:
Individual o aislado.
Grupos Escolares / Culturales/ Asociaciones/ Tursticos, etc.
Grupos Especiales: Discapacitados fsicos o psquicos, Grupos de
integracin, etc.
Dentro de los tipos de pblico se debern diferenciar perfles:
05
Sociodemogrfco, dependiendo de la edad, sexo, nacionalidad, lugar
de residencia, etc.
Instrucionales, fjndose en el nivel de estudios, profesin,
conocimientos previos a la visita a la exposicin, medios de
comunicacin empleados para informarse sobre la muestra, etc.
Actitucionales, incidiendo en la forma de la visita (individual, grupo,
amigos, etc) distribucin de la visita, objetivo de la visita (inters,
casualidad, viaje, etc)
Finalmente para la obtencin de datos se recurrir al anlisis cuantitativo a
travs de:
Nmero total de visitantes.
Venta de publicaciones (catlogos, carteles, etc)
Distribucin de los das de la semana.
Incremento en das determinados (domingos, festivos, pago, gratuito,
inici, fn del perodo expositivo).
Mxima hora de visita. (Horas de mxima y mnima afuencia).
La relacin y utilizacin del espacio expositivo por parte del pblico es otro de los
principales elementos de anlisis a travs de dos objetivos metodolgicos:
Comprobar cual es el recorrido que los visitantes realizan.
Constatar la atencin dedicada por los visitantes a los distintos
elementos que componen la exposicin.
Con todos los datos obtenidos a lo largo del perodo de apertura al pblico, a
travs de los mtodos ya sealados, se desarrollar una evaluacin que dejar
constancia de la repercusin que ha tenido la muestra en la sociedad y que
servir para planteamientos futuros sobre formas y medios de actuacin de
cara al pblico visitante de las exposiciones temporales.
Anlisis y evaluacin econmica
Se deber analizar cual ha sido el grado de desviacin entre la inversin
presupuestada y la inversin fnal, para evaluar si la estimacin del coste fue
adecuada o no. Del mismo modo se analizar la distribucin de los costes entre
las diferentes partidas, as como el porcentaje de fnanciacin por mecenazgo
y/o patrocinio, en su caso.
Las exposiciones temporales requieren de grandes inversiones econmicas. Por
lo que se deber analizar, evaluar y justifcar dicha inversin. Esto permitir
poder valorar mejor los costes en el futuro y permitir una utilizacin de los
recursos econmicos ms racionalizada.
0
archivado de la exposicin
La conservacin de la documentacin tanto escrita como en imagen, que
se genera a lo largo del proceso expositivo supone la salvaguardia de dicha
informacin para el futuro. Archivar de forma racional, siguiendo las normas
marcadas por los procesos de archivo generales es fundamental para la buena
preservacin de la documentacin y su facilidad de consulta.
En la actualidad la posibilidad de acceso a dicha informacin
2
a travs de
diferentes medios informticos es cada vez ms frecuente, por lo que se deber
atender a la normativa al respecto a la hora de presentar toda esta informacin
a consulta libre.
En el anexo
3
se propone una organizacin de archivo, que siguiendo los grandes
bloques de la gestin, plantea la posibilidad de organizar toda la documentacin
de forma racionalizada y de fcil consulta para personas ajenas al proceso en
el futuro.
2
La Subdireccin General de Promocin de las Bellas Artes ha creado una base de datos de
exposiciones temporales. Ver www.mcu.es (Promocin del Arte)
3
Ver modelo en el Anexo de Coordinacin Tcnico.
07
100
anexos

gestin econmica

coordinacin tcnica

110
111
anexos
gestin econmica
pliego de prescripciones tcnicas para la
contratacin del comisariado
pliego de prescripciones tcnicas para la
contratacin del diseo del montaje
pliego de prescripciones tcnicas para la
contratacin del montaje y desmontaje
pliego de prescripciones tcnicas para la
contratacin del seguro
pliego de prescripciones tcnicas para la
contratacin del embalaje y transporte
de los bienes culturales
pliego de prescripciones tcnicas para la
contratacin del diseo grfco del catlogo
pliego de prescripciones tcnicas para la
contratacin de la impresin del catlogo

112
pliego de prescripciones tcnicas para
la contratacin del comisariado
El comisariado es un contrato de consultora y asistencia. Si su importe lo permite,
se tramitar como un contrato menor, pero si esto no fuera posible y existiesen
motivos sufcientes que lo justifquen, podra tramitarse por procedimiento
negociado sin publicidad y sin concurrencia de ofertas, conforme al artculo
20b de la Ley de Contratos, y si no fuera as, por procedimiento negociado sin
publicidad y con concurrencia de ofertas, conforme al artculo 20h de la Ley
de Contratos. En el pliego de prescripciones tcnicas se enumerarn los trabajos
o funciones que debe realizar un comisario y que bsicamente sern:
Elaboracin del proyecto cientfco-cultural y defnicin de sus
caractersticas.
Seleccin y localizacin de los objetos a exponer.
Facilitar datos de contacto de los prestadores.
Identifcacin de objetos con fcha completa que permitan la solicitud de
las mismas.
Coordinacin del discurso expositivo con el diseador de montaje.
Aportacin de informacin complementaria a la exposicin: textos,
documentos, mapas, etc.
Colaboracin con el diseador y el coordinador en la supervisin del
montaje de la exposicin.
Redaccin de textos para material de comunicacin (protocolo, prensa...)
y difusin (material divulgativo complementario) de la exposicin.
Si se hace catlogo de la exposicin:
Coordinacin cientfca del catlogo.
Designacin de colaboradores cientfcos para elaboracin de textos y
fchas de catalogacin razonada.
Redaccin de textos para el catlogo.
Preparacin del borrador del texto institucional.
Supervisin de las pruebas de imprenta del catlogo.
Adems, incluir, si es necesario, aqullas otras que especfcamente pueda
necesitar una exposicin en concreto.

113
pliego de prescripciones tcnicas
para la contratacin del diseo del
montaje
El proyecto de diseo de la exposicin es un contrato de consultora y asistencia.
Si su importe lo permite, se tramitar como un contrato menor, pero si esto no
fuera posible, lo normal es que pueda tramitarse por procedimiento negociado
sin publicidad y con concurrencia de ofertas, conforme al artculo 20h de la
Ley de Contratos.
En el pliego de prescripciones tcnicas se enumerarn los trabajos o funciones
que debe realizar el diseador que, con carcter general sern:
Elaboracin de un proyecto tcnico de diseo del espacio expositivo que
incluir distribucin y ubicacin de los objetos, itinerario y circulacin de
visitantes.
Planos de superfcie y alzado de la sala.
Diseo de paneles, vitrinas, soportes u otro material complementario que
se requiera.
Delineacin de planos para su construccin.
Defnicin de materiales.
Propuesta de iluminacin.
Diseo de la grfca de la exposicin.
Aplicacin de la grfca a cartelas, rtulos, carteles, banderolas...
Direccin tcnica del montaje.
Recepcin del material para el levantamiento de paneles,
replanteamiento en sala, seguimiento de la construccin de paramentos
y de sus acabados.
Control y supervisin de todo el montaje y de la instalacin de los
objetos, en colaboracin con el comisario y el coordinador.
Como anexo a este Pliego, se facilitar:
un listado de objetos en el que se indique materia, tcnica y medidas,
el proyecto expositivo del comisario a fn de que el diseador conozca no
slo el contenido sino tambin el objetivo de la exposicin, de manera
que con su diseo contribuya a su realizacin.

114
pliego de prescripciones tcnicas
para la contratacin del montaje y
desmontaje de una exposicin
El montaje y desmontaje de una exposicin es habitualmente un contrato de
servicio, si bien en ciertas ocasiones, cuando el volumen de elementos a fabricar
es muy grande, puede considerarse un contrato de suministro de fabricacin.
Si por su importe no fuera posible tramitarlo por procedimiento negociado sin
publicidad y con concurrencia de ofertas, conforme al artculo 20h o 82i de
la Ley de Contratos, ser necesario convocar un concurso pblico.
Est condicionado por el proyecto que ha elaborado el diseador, y a l se tendr
que ajustar la empresa adjudicataria del contrato, adems de comprometerse
a trabajar bajo la direccin tcnica del diseador.
El trabajo variar mucho en funcin del proyecto de diseo y las condiciones
de la sala, pero en general se suelen tratar las siguientes partidas:
Trabajos de pintura, carpintera, electricidad y acondicionamiento de
sala con descripcin de materiales y calidades (levantamiento de muros,
enmoquetado de suelo, cegado de ventanas...)
Construccin de vitrinas (nmero, medidas, tipo de cristal, tipo de
iluminacin,...)
Soportes para piezas (nmero y tipo de soportes, calidades...)
Iluminacin. Incluye la instalacin necesaria y, segn el caso, material.
Instalacin de equipos audiovisuales.
Grfca. Se solicitar una revisin fnal de la grfca a partir de pautas
de diseo: banderolas, vinilos, cartelas..., y se pedir realizacin de
elementos indicando tipo de impresin, cantidad, material y dimensiones
de cada uno.
Puede haber un apartado de varios, para pequeas partidas, en el que se
incluirn:
las condiciones de entrega de la sala antes de la inauguracin y
despus de la clausura de la exposicin, as como
las condiciones de mantenimiento de la sala durante la celebracin de
la exposicin.
Se indicar si es necesaria la instalacin de alarmas en determinadas
obras.

11-
Se indicar nmero de objetos a instalar.
Montaje y desmontaje de todos los elementos indicados.
Instalacin de los objetos siguiendo el proyecto de diseo.
Plazo de realizacin. Se indican los plazos que se darn para la
realizacin del montaje y desmontaje en sala, los cuales tendrn que ser
tenidos en cuenta para la elaboracin de un calendario de trabajo por
parte de las empresas licitantes.
Realizacin de un reportaje fotogrfco de las diferentes fases del
montaje e instalacin defnitiva.
Como anexo al pliego se entregarn:
Los planos necesarios para llevar a cabo la construccin de los elementos
expositivos y el montaje de los mismos.
11b
pliego de prescripciones tcnicas para
la contratacin del seguro
El seguro de una exposicin es un contrato de servicio. Dado que la valoracin de
las obras puede estar incluida dentro de un intervalo muy amplio, su tramitacin
puede realizarse si por su importe fuera posible, como un contrato menor, pero
puede ser necesaria su tramitacin por procedimiento negociado sin publicidad
y con concurrencia de ofertas, conforme al artculo 20h de la Ley de Contratos
e incluso ser necesaria la convocatoria de un concurso pblico. En el pliego
prescripciones tcnicas se enumerarn las condiciones y los datos de la pliza
a suscribir que, con carcter general sern:
Indicacin de quien ser el suscriptor de la pliza, que en nuestro caso
ser normalmente el rgano de contratacin, y quines sus benefciarios,
que sern siempre los prestadores.
Condiciones de la pliza.

Perodo de cobertura, que suele estar entre 0 y 5 das antes de la


inauguracin y despus de la clausura para que no haya ningn problema
en que la obra est asegurada durante su transporte, desde el momento
en que sale de su origen hasta su devolucin al mismo lugar.
Valor total de los objetos.
Lugar de origen y forma de transporte.
Condiciones de la sala donde se expondrn.
Como anexo al pliego se adjunta un listado de objetos en el que se incluyen
los siguientes datos:
Nmero de prestadores.
Ttulo, materia, tcnica y medidas de cada objeto (alto x ancho x
profundidad).
Valoracin econmica de cada uno de los objetos.
Si el objeto pertenece a un organismo pblico o privado (nunca los datos
concretos de propietario que solo se facilitan a la empresa adjudicataria
para la emisin de los correspondientes certifcados),
Lugar de recogida del objeto (pas y ciudad).

Ver apartado Suscripcin de pliza con compaa privada

117
pliego de prescripciones tcnicas
para la contratacin del embalaje y
transporte de los bienes culturales
El embalaje y transporte de una exposicin es un contrato de servicio. Si por su
importe no fuera posible tramitarlo por procedimiento negociado sin publicidad
y con concurrencia de ofertas, conforme al artculo 20h de la Ley de Contratos,
ser necesario convocar un concurso pblico. En el pliego prescripciones
tcnicas se enumerarn todos los trabajos necesarios para su realizacin que,
con carcter general sern:
Enumeracin de los lugares de procedencia de los objetos, pas y ciudad,
y nmero de prestadores en cada uno de ellos.
Tipos de embalajes requeridos en funcin de los objetos a transportar.
Condiciones requeridas para el transporte, por ejemplo terrestre (adems
de las condiciones que deben cumplir los camiones, puede indicarse si se
requiere o no transporte exclusivo).
El nmero de correos previstos, tanto nacionales como extranjeros, que
acompaarn a los objetos y que deben ser atendidos por la empresa
adjudicataria.
Plazo de realizacin. Se indican los plazos que se darn tanto para la
concentracin, incluyendo los das de desembalaje en sala, como para la
dispersin de objetos, incluyendo los das de embalaje en sala.
De ser necesario se solicitar el almacenamiento de todos los embalajes
por la empresa adjudicataria durante el periodo expositivo.
Como anexo al pliego se adjunta un listado de objetos en el que se incluyen
los siguientes datos:
Nmero de prestadores.
Ttulo, materia, tcnica y medidas de cada objeto (alto x ancho x
profundidad).
Se especifcar el peso o cualquier otra caracterstica en aquellos casos
en los que ese dato pueda ser un factor importante, tanto para la
realizacin del embalaje como para el propio transporte de la obra.
Si el objeto pertenece a un organismo pblico o privado.
Lugar de recogida del objeto (pas y ciudad, ya que la direccin solo se
facilita a la empresa adjudicataria).

118
pliego de prescripciones tcnicas para
la contratacin del diseo grfco del
catlogo
El proyecto de diseo del catlogo es un contrato de consultora y asistencia.
Si su importe lo permite, se tramitar como un contrato menor, pero si esto no
fuera posible, lo normal es que pueda tramitarse por procedimiento negociado
sin publicidad y con concurrencia de ofertas, conforme al artculo 20h de la
Ley de Contratos. En el pliego de prescripciones tcnicas se enumerarn los
trabajos o funciones que debe realizar el diseador grfco que, con carcter
general sern:
Elaboracin de un proyecto de diseo grfco y composicin del
catlogo, indicando si se quiere, las medidas del mismo.
Maquetacin de los textos y reproducciones fotogrfcas.
Entrega del trabajo en soporte digital para su envo a la imprenta.
Supervisin de las pruebas de fotomecnica.
Si se tiene prevista la realizacin de otro tipo de material impreso, como
puede ser trptico, es habitual incluir su diseo dentro de este contrato.
Como anexo a este pliego, se facilitar:
el proyecto expositivo del comisario.
el ndice de contenido del catlogo (artculos y fchas encargados).
la relacin de objetos e imgenes, a fn de que el diseador conozca no
slo el contenido sino tambin el objetivo de la exposicin, de manera
que con su diseo contribuya a su realizacin.

110
pliego de prescripciones tcnicas para
la contratacin de la impresin del
catlogo
La edicin del catlogo es un contrato de servicio. Si por su importe no
fuera posible tramitarlo por procedimiento negociado sin publicidad y con
concurrencia de ofertas, conforme al artculo 20h de la Ley de Contratos, sera
necesario convocar un concurso pblico. Est condicionado por el proyecto del
diseador y a el deber ajustarse la empresa adjudicataria. Los datos que debe
contener son los siguientes:
Caractersticas tcnicas:
Formato que se desea.
Nmero de pginas.
Tipo de papel a emplear.
Tipo de impresin.
Nmero y tamao de reproducciones que se incluirn: dibujos, planos
etc.
Tipo de encuadernacin.
Nmero de ejemplares.
Distribucin de la publicacin.
Como anexo al pliego se entrega la maqueta del diseo.

120
121
anexos
coordinacin tcnica
formulario de prstamo
cuestionario sobre condiciones tcnicas de
salas para exposicin temporal
informe de conservacin
modelo de archivado de una exposicin

122
123
formulario de prstamo
124
SE RUEGA DEVOLVER ESTE FORMULARIO DEBIDAMENTE FIRMADO
DIRECCIN GENERAL
DE BELLAS ARTES
Y BIENES CULTURALES
MINISTERIO
DE CULTURA
FORMULARIO DE PRSTAMO
EXPOSICIN:
SEDE:
FECHAS:
PRESTADOR:
DATOS PARA EL CATLOGO / GRFICA DE LA EXPOSICIN
Forma en que el prestador desea ser mencionado (coleccin particular, museo, fundacin ...):
DATOS PARA EL TRANSPORTE:
Lugar donde se recoge la pieza:
Lugar donde se devuelve:
Horario :
Persona de contacto:
Telfono: E-mail:
CORREO(persona designada por el prestador) S NO
Persona de contacto:
Telfono: E-mail:
MATERIAL FOTOGRFICO DISPONIBLE:
Transparencia Digital (alta resolucin)
CESIN TEMPORAL DE DERECHOS DE REPRODUCCIN (si procede)
Autorizo a la Subdireccin General de Promocin de las Bellas Artes a reproducir la/s obra/s
objeto del presente prstamo en el material de difusin de la exposicin temporal (publicaciones,
memoria anual, pgina web del Ministerio de Cultura, publicidad en medios de comunicacin...)
FECHA: PRESTADOR:
12-
.
SE RUEGA DEVOLVER ESTE FORMULARIO DEBIDAMENTE FIRMADO
EXPOSICIN:
SEDE:
FECHAS:
PRESTADOR:
N Inv./ Identif.:
OBJETO:
TTULO:
AUTOR:
FECHA:
FIRMAS / MARCAS:
MATERIA / TCNICA:
MEDIDAS: (indicar mts./cms./mms.) Alto Ancho Profundo
MEDIDAS PARA EMBALAJE Alto Ancho Profundo
(incluyendo otros elementos inseparables de la pieza marcos, pedestales-
En el caso de conjuntos indicar el nmero de piezas y medidas)
PESO (si procede por la materia y medidas):
DATOS PARA EL SEGURO: Valoracin en cifras:
en letras:
ESTADO DE CONSERVACIN:
Necesita tratamiento: * Objeto: SI NO * Otros elementos: SI NO
OBSERVACIONES
(conservacin, embalaje, transporte, accesos al edificio...)
Firma del prestador
12b
127
cuestionario sobre condiciones
tcnicas de salas para exposicin
temporal

128
.
PLAZA DEL REY 1
28004 MADRID
TEL: 91 70 17 000
(32530)
FAX: 91 7017382
DIRECCIN GENERAL DE BELLAS
ARTES Y BIENES CULTURALES
MINISTERIO
DE CULTURA
CUESTIONARIO SOBRE SALAS PARA EXPOSICIN
TEMPORAL
ORGANIZADOR:
TITULO EXPOSICIN:
FECHAS DE LA EXPOSICIN:
1. INFORMACIN GENERAL
Institucin a la que pertenece:
- Direccin:
C.P.-localidad: Provincia:
- Telfono: Fax:
- Pgina web:
- Director/a:
- Persona de contacto:
- Cargo:
- Titularidad:
Pblica: Estatal Autonmica Local Otras
Privada: Eclesistica Fundacin Particular Otras :
Lugar de la exposicin ( rellenar en caso de ser diferente del de la institucin )
- Direccin:
C.P.-localidad: Provincia:
- Telfono: Fax:
120
2
MINISTERIO
DE CULTURA
2. DESCRIPCIN DEL EDIFICIO Y DE SU SITUACIN EN EL ENTORNO
- Fecha de edificacin:
- Material de construccin:
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Paredes exteriores
Paredes interiores
Suelos
Techos
Estructura
- N de plantas:
- Es un edificio exento? SI NO
- Dispone de: Jardn Patio
- Dispone de Zona de Aparcamiento? Pblico Privado Nmero de plazas:
- El edificio se encuentra en una zona:
CNTRICA PERIFRICA AISLADA INDUSTRIAL AJARDINADA MARTIMA FLUVIAL

- Cundo se hizo la ltima reforma de envergadura?
Afect a la sala de exposicin temporal? SI NO
Estn previstas reformas futuras? SI NO
Coinciden con las fechas de la exposicin? SI NO
- Fecha de la ltima Inspeccin Tcnica de Edificios?
130
3
MINISTERIO
DE CULTURA
3. DESCRIPCIN DE LA SALA DE EXPOSICIONES TEMPORALES
- Dispone el edificio de una sala para exposiciones temporales? SI NO
En caso negativo:
Existe otro espacio habilitado al respecto?
Se utilizan las salas de la exposicin permanente? SI NO
- Dispone de una sala de almacenaje ( almacn de trnsito) que pueda ser utilizada por
necesidades de la exposicin temporal? SI NO
En caso positivo:
Metros cuadrados:
Metros lineales:
Altura :
Capacidad mxima de carga: (por m
2
)
Dispone de sala de preparacin y examen de las piezas adjunta? SI NO
- Qu tipo de accesos tiene la sala de exposiciones temporales?
Muelle de carga y descarga
Montacargas
Altura:
Anchura:
Capacidad mxima de carga:
Escalera
Altura:
Anchura:
Giro mximo:
- Dispone de personal cualificado para el movimiento de piezas? SI NO
- Dispone de restauradores de Bienes Culturales? SI NO
131
4
MINISTERIO
DE CULTURA
- Medidas de la sala de exposiciones temporales:
Metros cuadrados:
Metros lineales:
Altura de techo:
Capacidad de carga mxima: (por m
2
)
- Condicionamientos arquitectnicos:
Columnas Paramentos Otros:
- Existe panelacin en la sala? SI NO
- N de puertas: Altura mxima: Anchura mxima:
- N de ventanas: Altura mxima: Anchura mxima:
- Salidas de emergencia:
- Dispone de acceso directo desde la calle? SI NO
ACABADOS
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Paredes interiores
Suelos
Techos
4. CONDICIONES AMBIENTALES DE LA SALA DE EXPOSICIONES TEMPORALES
- Cada cunto tiempo se revisan las condiciones ambientales de la sala?
- Existe un sistema informatizado para efectuar tal medicin? SI NO
- Funcionan los sistemas de medicin y regulacin ambiental las 24 horas? SI NO
En caso negativo, funcionan: Da Noche Fines de semana
132
5
MINISTERIO
DE CULTURA
TEMPERATURA:
- Condiciones habituales de temperatura: Max Min
- Regulacin a travs de:
Climatizacin centralizada
Aparatos autnomos de aire acondicionado
Radiadores
Otros:
- Medicin a travs de:
Termmetros
Termgrafos
Termohidrgrafos
Sondas
Emisin de Ondas (Tipo Hanwell)
Otros:
HUMEDAD RELATIVA:
- Condiciones habituales de humedad relativa: Max Min
- Regulacin a travs de:
Humidificadores
Deshumidificadores
Climatizacin centralizada
- Medicin a travs de:
Higrgrafos
Higrmetros
Termohigrgrafos
Psicrmetros
Sondas
Emisin de ondas (Tipo Hanwell)
Otros:
CONDICIONES DE INTENSIDAD LUMNICA:
- Hay iluminacin natural en la sala? SI NO
- Regulacin de la intensidad lumnica natural travs de:
Persianas
Cortinas
Estores
Otros:
133
6
MINISTERIO
DE CULTURA
- Qu material se utiliza para filtrar la luz UV?
- Qu fuentes de iluminacin artificial se utilizan?
Incandescentes regulables no regulables
Fluorescentes regulables no regulables
Halgenos regulables no regulables
Fibra ptica regulables no regulables
Otros:
- Dispone la sala de rieles para focos? SI NO
- Existe algn tipo de regulacin centralizada de la intensidad lumnica? SI NO
- Medicin a travs de:
Luxmetro
Control informatizado
Ultravmetro
Emisin de ondas (Tipo Hanwell)
Otros
CONTROL DE AGENTES CONTAMINANTES
- Existe medicin permanente de agentes contaminantes?:
Gaseosos
Lquidos
Slidos
Biolgicos
Fumigaciones peridicas SI NO
Otros:
5. CONDICIONES DE SEGURIDAD DE LA SALA DE EXPOSICIONES TEMPORALES
- Dispone el edificio de Plan de Emergencia implantado? SI NO
- Se realizan simulacros anuales de evacuacin total del edificio? SI NO
- Cada cuanto tiempo se revisan todos los sistemas de seguridad?
- Dispone de sistemas deteccin punto a punto? SI NO
- Est centralizado el control de la seguridad mediante ordenador/consola? SI NO
- Dispone el edificio de megafona audible en todas sus dependencias? SI NO
134
7
MINISTERIO
DE CULTURA
- Tiene el edificio instalacin de circuito cerrado de televisin (CCTV)? SI NO
Interno Externo Perimetral
- Existe cmara acorazada? SI NO
PROTECCIN CONTRA INCENDIOS Y DAOS POR AGUA
- Dispone el edificio de extincin automtica de incendios? SI NO
En caso positivo indique el tipo de extincin automtica:
- Dispone de luminarias de emergencia? SI NO
- Dispone de seales indicadoras de vas de evacuacin y de extincin? SI NO
- Dentro de la sala de exposiciones temporales : Se ha utilizado material ignfugo en
el acabado de?:
Suelos
Techos
Paramentos
Puertas
Ventanas
- Para la deteccin de incendios dispone la sala de exposiciones temporales de:
Detectores
Pulsadores
Otros
- Para la extincin de incendios dispone la sala de exposiciones temporales de:
Extintores porttiles
Boca de incendio equipada
Columna seca
Extincin automtica
PROTECCIN CONTRA INTRUSIN / DAOS / ROBOS
- Qu elementos componen el sistema de seguridad electrnico?
Detectores de presin SI NO
Detectores de desplazamiento SI NO
Detectores de rotura SI NO
Detectores de movimiento SI NO
Detectores de vibracin SI NO
Detectores autosoportados SI NO
13-
8
MINISTERIO
DE CULTURA
VIGILANCIA HUMANA
VIGILANTES DE SALA PERSONAL DE SEGURIDAD
N TOTAL EN EL EDIFICIO
DURANTE EL HORARIO DE
VISITA A LA EXPOSICIN
DURANTE LAS HORAS DE CIERRE
DURANTE LA NOCHE
- Horario protegido mediante vigilancia humana:
- Se realizan controles diarios de los bienes expuestos? SI NO
- Existe control de escner de rayos X en las puertas de acceso al edificio? SI NO
- Existe arco de seguridad? SI NO
6. PBLICO
- Accesibilidad y movilidad para visitantes::
Ascensores
Rampas
Otros:
- Horarios de visita a la exposicin temporal:
- Dispone la sala de exposiciones temporales de aseos para el pblico? SI NO
- Aforo mximo de visitantes:
- Existe control del n de visitantes? SI NO
- Dispone de Departamento de Difusin? SI NO
- Se podran realizan otras actividades en la sala durante el periodo expositivo
(conciertos, recepciones...)? SI NO
- Servicios adicionales a disposicin del pblico y restricciones:
SERVICIOS:
GUAS AUDIOGUAS NUEVAS
TECNOLOGAS
CAFETERA RESTAURANTE LIBRERA TIENDA SALN DE
ACTOS

RESTRICCIONES:
COMER BEBER FUMAR HACER FOTOS FILMAR

Fecha:
Nombre y Cargo:
Firma:
13b
9
MINISTERIO
DE CULTURA
ROGAMOS SE ADJUNTEN A ESTE CUESTIONARIO:
- PLANO DE LA SALA DE EXPOSICIONES
- PLANO GENERAL DEL EDIFICIO EN EL QUE SE ENCUENTRA
- PLANO DE LA SITUACIN DEL EDIFICIO EN EL ENTORNO URBANSTICO
- FOTOGRAFIAS DE LA SALA
137
informe de conservacin
138
.
DIRECCIN GENERAL DE
BELLAS ARTES Y BIENES
CULTURALES
MINISTERIO
DE CULTURA
FICHA DE CONSERVACIN
EXPOSICIN:
N INTERNO:
1. PRESTADOR:
2. DATOS DEL OBJETO SOLICITADO: N Inv. / Identif.:
Objeto:
Autor:
Ttulo:
Datacin:
Firmas / Marcas:
Materia / Tcnica:
Medidas en cms.: Alto Ancho Profundo
Medidas para embalaje en cm.: Alto Ancho Profundo
(incluyendo marcos u otros elementos pedestales- inseparables de la pieza)
Peso (si procede):
3. CONSERVACIN
Datos previos del estado de conservacin (aspectos puntuales, restauraciones):
4. TRANSPORTE
N Caja/ Identif.: Cerradura de seguridad: NO / SI (n.: )

Materiales de embalaje: Madera Metal Papel Plstico Bastidor
Medio de transporte: Terrestre Areo
5. CONTEXTO EXPOSITIVO
TTULO / N. DE REA:
N VITRINA / PEDESTAL/ SOPORTE:
130
MINISTERIO
DE CULTURA
6. DOCUMENTACIN GRFICA:
(Se indicar con fechas y / o dos colores montaje y desmontaje- las observaciones de
conservacin)
140
MINISTERIO
DE CULTURA
EXPOSICIN:
SEDE:
FECHAS:
7. MONTAJE N INTERNO:
FECHA DE APERTURA:
EMPRESAS: TRANSPORTE: MONTAJE:
INFORME DE CONSERVACIN:
Deterioro fsico, qumico, medioambiental en el objeto y otros elementos
(araazos, fisuras, roturas, prdidas..., manchas, oxidacin..., deformaciones, ataques biolgicos...)
SOPORTE:
ESTRATO SUPERFICIAL:
MARCO / PASPART:
CRISTAL / PLSTICO / METACRILATO:
REVERSO / BASE:
OBSERVACIONES:
OBSERVACIONES GENERALES:
(transporte, embalaje, manipulacin con/sin guantes, condiciones de vitrina / sala, etc)
COMPROBACIN DE PARMETROS AMBIENTALES: S / NO
VALORES REGISTRADOS:
EXAMINADO POR:
Restaurador: Firma:
Correo: Firma:
Coordinador: Firma:
En . a .. de de 200
141
MINISTERIO
DE CULTURA
8. DESMONTAJE
FECHA DE CIERRE:
EMPRESAS: TRANSPORTE: MONTAJE:
INFORME DE CONSERVACIN:
Deterioro fsico, qumico, medioambiental en el objeto y otros elementos
(araazos, fisuras, roturas, prdidas..., manchas, oxidacin..., deformaciones, ataques biolgicos...)
SOPORTE:
ESTRATO SUPERFICIAL:
MARCO / PASPART:
CRISTAL / PLSTICO / METACRILATO:
REVERSO / BASE:
OBSERVACIONES
OBSERVACIONES GENERALES:
(transporte, embalaje, manipulacin con / sin guantes, condiciones de vitrina / sala, etc)
COMPROBACIN DE PARMETROS AMBIENTALES: S / NO
VALORES REGISTRADOS:
EXAMINADO POR:
Restaurador: Firma:
Correo: Firma:
Coordinador: Firma:
En . a .. de de 200
142
143
modelo de archivado
de una exposicin temporal
El esquema propuesto pretende servir para archivar la documentacin generada
por el proceso de organizacin y realizacin de una exposicin.
Se han establecido varios bloques coincidentes con las distintas fases (a veces
simultneas) de la realizacin de la exposicin, y dentro de ellos, apartados a
los que se adscriben los distintos tipos de documentos.
Adems se dan directrices para la organizacin de la documentacin de cada
apartado y se indica que tipos documentales son de conservacin permanente
y cuales pueden eliminarse una vez fnalizada la exposicin.
TTULO:
A. SEDE :
. Proyecto
1.1. Anteproyecto
1.2. Proyecto defnitivo
- Proyecto del comisario
- Proyecto del diseador (incluye planos)
1.3. Condiciones tcnicas sala
- Planos de la sala
- Cuestionario condiciones tcnicas de la Sala (Facility Report)
1.4. Correspondencia general.
. Correspondencia con comisarios, diseador y coordinadores

3. Convenios y Acuerdos de Colaboracin


- Se incluye aqu la correspondencia con entidades (patrocinadores,
organizadores, colaboradores...)
2
Se ordena primero alfabticamente por persona y dentro de cada carpeta por orden cronolgico

144
4. Prestadores
3
4.1 Se incluye un listado general tanto de prestadores como de
peticiones denegadas
4.2 Prestadores
- Solicitud de prstamo (incluidas las peticiones denegadas)
- Formulario de prstamo
- Condiciones de prstamo
- Traslados de rdenes ministeriales de salida de objetos
4
- Actas de recepcin / devolucin
- Correspondencia general
5. Listado de Objetos
- Elaborados como instrumento de trabajo durante la organizacin
de la exposicin
5
. Conservacin / Restauracin
6.1. Informes previos y fchas de conservacin
6.2. Documentacin de restauracin
- Informes
- Correspondencia (incluidas las peticiones de restauradores)
6.3. Datos de condiciones de conservacin preventiva de la sala
7. Catlogo
7.1. Proyecto
7.2. Autores textos
6
- Listados de autores y artculos
- Artculos
7

- Correspondencia
7.3. Fotgrafos
- Diapositivas, fotografas...

- Correspondencia
7.4. Presentacin

- Crditos
- Textos de protocolo
- Correspondencia
7.5. Envo de catlogos
3
Se establecer una carpeta por cada prestador
4
Eliminar la copia a los 5 aos. Todo lo eliminable se conserva durante 5 aos
5
No eliminable
6
Eliminable salvo la correspondencia.
7
Eliminable
8
Se proceder a devolver a los prestadores
9
Eliminable salvo la correspondencia
8. Seguros
.1. Pliza de seguros / Certifcados por prestadores
.2. Incidencias
.3. Garanta del Estado
.4. Correspondencia
. Transporte
.1. Autorizacin de exportacin
10
.2. Recibos de recogida / entrega
.3. Aduana (certifcados y permisos)
.4. Escolta Policial
.5. Incidencias
.6. Correspondencia con las empresas
0. Montaje Desmontaje
10.1. Listado de correos
10.2. Calendario de trabajo
10.3. Planos del espacio expositivo
11
10.4. Incidencias
10.5. Correspondencia con las empresas
. Personal de vigilancia y atencin al pblico
. Difusin y comunicacin
- Material grfco de la exposicin
- Comunicacin a los medios (ruedas de prensa, notas de prensa...)
- Invitacin
- Catering
- Publicidad
- Material informativo (folletos / trpticos...)
- Anlisis de la exposicin (estadsticas, encuestas, evaluacin de la exposicin...)
- Actividades de difusin (talleres, conferencias, conciertos, visitas guiadas,
mesas redondas...)
- Dossier de prensa
B. SEDE :

0
Solo se conserva el traslado de la autorizacin de exportacin

Son los planos del diseador con las modifcaciones posteriores previas al montaje
2
Ordenacin alfabtica por cada sede o itinerancia a donde va la exposicin