Instrucciones de diligenciamiento

Formulario Excel

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Hogares Infantiles

2010

Dirección de Planeación y Control de Gestión

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Hogares Infantiles

¡Contamos Contigo!

Para mayor información del Registro Único de Beneficiarios

comuníquese con la Línea Gratuita del RUB 01 8000 11 28 80
o al correo electrónico rub@icbf.gov.co
Estado Comunitario: desarrollo para todos

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Contenido

¿Qué es el RUB?

Recepción y entrega de formularios

Retos del registro

Contenido de los formularios

¿Cómo abrir y habilitar el formulario Excel?

Instrucciones de diligenciamiento del formulario

¡Contamos Contigo!

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¿Qué es el RUB?

El Registro Único de Beneficiarios (RUB) es el conjunto de información de

beneficiarios y familias usuarias de los programas del ICBF.

Objetivos del RUB

Hogares Infantiles
Niños y niñas beneficiarios de Hogares Infantiles
• Identificar la población desplazada del país.
• Conocer el estado de afiliación a la seguridad social de los niños y
• Diseñar estrategias que mejoren la atención de la
niñas e identificar las falencias en el tema de salud para restablecer
oferta ICBF.
sus derechos.
• Tener información acerca de los niños y niñas que estén vinculados
al programa y que el próximo año entraran al sistema educativo
oficial

Hogares Infantiles

Para el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar es importante contar

con la labor de todos las personas involucradas en el Registro Único de
Beneficiarios – RUB con el propósito de obtener de manera oportuna y
confiable la información de los niños, niñas de la modalidad Hogares
Infantiles

Para tal fin, se ha realizado un formulario digital en formato Excel, que

será entregado por las Regionales y los Centros Zonales a las Entidades
Contratistas y Unidades de Servicio.

Para nosotros es muy importante su colaboración en el diligenciamiento

de los formularios. En sus manos está la calidad de la información
recolectada, por favor diligencie con veracidad y claridad.

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Recepción y entrega de formularios

Pasos a seguir
Para cumplir con el diligenciamiento y envío de los formularios Excel es necesario tener cuenta los siguientes pasos:

El Centro Zonal hará entrega a la Entidad Contratista del formulario Excel.

Paso 1 Diligenciar la información tanto de los niños y niñas, como de la Entidad
Contratista y Unidad de Servicio en el formulario Excel.

Información de la Entidad Contratista y Unidad de Servicio

Paso 2 Información de los beneficiarios

Información de la Información de la
Entidad Contratista Unidad de Servicio

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Enviar el archivo Excel diligenciado al Centro Zonal que pertenece la Entidad

Paso 3 Contratista.

El Centro Zonal revisa la información contenida en los formularios

Paso 4 diligenciados y entregados por la Entidad Contratista.

Si los archivos contienen inconsistencias, el Centro Zonal hará la devolución

a la Entidad Contratista para que ésta realice la corrección correspondiente.

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Retos del registro

Información con Calidad

1 Todos los campos de los formularios contengan

información.
2 Que la información registrada en los formularios
corresponda exactamente a la información de la
carpeta física de niño y/o niña.
3 La información se debe ingresar en el formulario
según el instructivo de diligenciamiento.

Cobertura
1 Se debe recolectar información de todos los
niños y niñas beneficiarios de Hogares Infantiles.
2 Se requiere la información de todos los Hogares
infantiles, de las Entidades Contratistas y
Unidades de Servicio.

Oportunidad
1 Es necesario contar con la información dentro de
las fechas establecidas en el cronograma.
2 En caso que le información entregada requiera
ser corregida, dichas correcciones se deben
realizar dentro del plazo estipulado.

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Contenido de los formularios

1. Información ICBF
Nombre archivo
Codigo centro zonal-municipio
Fecha de diligenciamiento
A1. Nombre de la regional
A1. Codigo de la regional
A1. Nombre del centro zonal
A1. Codigo del centro zonal

2. Información de la Entidad Contratista y Unidad

de Servicio
C1. Nombre de la UDS C8. Direccion de ubicación de la UDS
C1. Codigo de la UDS C9. Numero telefonico de la UDS
C2. Departamento donde se encuentra C10. Numero de celular de la UDS
la UDS C11. Correo electronico de la UDS
C2. Codigo departamento de la UDS
C3. Municipio de la UDS
C3. Codigo municipio UDS
C4. Zona de ubicación de la UDS
C5. Tipo de zona de ubicación de la UDS
C6. Nombre del tipo de zona de
ubicación de la UDS
C7. Barrio de ubicación de la UDS

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4. Información del beneficiario

D1. Primer nombre D15. ¿El beneficiario esta en condicion de

D2. Segundo nombre discapacidad?
D3. Primer apellido D16. ¿Esta en otra condicion especial de
D4. Segundo apellido vulnerabilidad?
D5. Sexo D17. Sistema general de seguridad social
D6. Tipo de documento de identidad en salud (sgsss)
D7. Numero de documento de identidad D18. Tiene carne de crecimiento o desarrollo
D8. Pais de nacimiento del beneficiario D19. Tiene carne de vacunacion
D8. Codigo pais nacimiento del beneficiario D20. Zona de residencia
D9. Departamento de nacimiento del D21. Fecha de vinculacion a la modalidad
beneficiario D22. Paga tasas compensatorias
D9. Codigo departamento nacimiento D23. Horas de atencion
D10. Municipio de nacimiento
D10. Codigo municipio nacimiento
D11. Fecha de nacimiento
D12. Edad años
D12. Edad meses
D13. Grupo étnico
D14. ¿El beneficiario esta en situacion de
desplazamiento?

5. Casillas de validación
Validación de campos obligatorios
Fecha de diligenciamiento
Nombre UDS
1ER Nombre benef
Fecha de nacimiento benef
Zona de residencia
Validación fechas diligenciamiento nacimiento vinculación

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¿Cómo abrir y habilitar el formulario Excel?

Para diligenciar el formulario en Excel, es necesario contar con un equipo de plataforma Windows, el cuál debe tener una
versión de Microsoft Office 97 -2003 o versión 2007.

Habilitar la ejecución de una macro en Excel 2003

Para permitir que se ejecute la programación del formulario excel, debe estar activada la casilla de verificación Confiar
en todas las plantillas y complementos instalados de la ficha Editores de confianza del cuadro de diálogo Seguridad. Esta
opción está activada de forma predeterminada. Si no está activada (ajuste recomendado), Excel sólo permite ejecutar las
macros que tienen firma digital de confianza.

DESCRIPCIÓN DETALLADA

1. Abra el programa Excel en su

equipo.

2. En el menú principal (superior),

haga clic en el botón “Herramientas”
y en menú que se despliega
seleccione la opción “Macro”.

Enseguida encontrará otro menú

desplegable y allí seleccione la
opción “Seguridad”.

3. En la nueva ventana que aparece,

seleccione la opción “Nivel de
Seguirdad Bajo”

4. De clic en el botón “Aceptar”

ubicado en la parte inferior
izquierda de la misma ventana.

5. Abra el formulario Excel y

comience el diligenciamiento.

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Habilitar la ejecución de una macro en Excel 2007

1. Abra el programa Microsoft

Office Excel 2007, en el botón
de Inicio, ubique la pestaña
Todos los programas y dentro
del menú ubique la carpeta de
Microsoft Office, y dentro de esta
sub carpeta localize el icono del
programa Microsoft Office Excel
2007, y realize un doble clic para
acceder a dicho programa.

Botón de inicio
2. Cuando se encuentre abierto el programa
Microsoft Office Excel 2007, haga clic en el botón
inicio, ubicado en la esquina superior izquierda.
Enseguida se desplegará el panel de inicio del
programa.

En la parte inferior izquierda del panel, encontrará

el botón “Opciones de Excel”, haga clic allí. A
continuación se abrirá una ventana nueva llamada
“Opciones de Excel”.

Opciones de Excel

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3. En la nueva ventana “Opciones de Excel”,

Ventana opciones de Excel
encontrará un menú en el costado izquierdo, allí
de clic en la opción “Centro de confianza”, que
le permitirá ver el contenido de esta opción en el
sector derecho de la ventana.

De clic en el botón “Configuración del Centro de

Centro de confianza de confianza…” ubicado en el sector derecho de la
Microsoft Office Excel ventana. Enseguida se abrirá una nueva ventana
llamada “Centro de confianza…”.

Botón Configuración del

Centro de confianza...

4. En la nueva ventana, de clic en

el botón “Configuración de macros”
ubicado en el menú del panel izquierdo. Ventana Centro de confianza
Enseguida encontrará dos pestañas en
el sector derecho. En la primera, llamada
“Configuración de macros”, seleccione
la opción “Habilitar todas las macros (no
recomendado; puede ejecutarse código
posiblemente peligroso)
Pesteña Configuración
A continuación de clic en los botones de macros
“Aceptar” ubicados en la parte inferior
izquierda de la primera y última ventana
que abrió.
Opción Habilitar todoas las macros (no recomendado; puede
ejecutarse código posiblemente peligroso)

Botón Aceptar

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¿Cómo guardar el archivo?

Una vez habilitadas las macros del formulario Excel , que fue entregado por la Regional
o el Centro Zonal, al cual se encuentra adscrito la Unidad de Servicio y la Entidad
Contratista, y siga las siguientes recomendaciones:

1.Guarde el archivo Excel en el computador utilizando la siguiente nomenclatura:

HI_NOMBRE DE LA REGIONAL_NOMBRE DEL CENTRO ZONAL_NOMBRE DE

LA UNIDAD DE SERVICIO_DDMMAAAA.XLS

HI: Corresponde a la sigla de la modalidad del ICBF.

Nombre de la Regional: Corresponde a la regional a donde pertenece el Hogar Infantil.
Nombre del Centro Zonal: Corresponde al nombre del Centro Zonal a donde pertenece el Hogar Infantil.
Nombre de la Unidad de Servicio: Corresponde al nombre del Hogar Infantil.
DDMMAAAA: Corresponde a la fecha de envío del archivo a la Regional del ICBF.

Ejemplo

Si la Unidad de Servicio llamada “Mis Travesuras”, perteneciente a la Regional

Cundinamarca, al Centro Zonal Zipaquirá y la fecha de envío del archivo a la
Regional es 22 de marzo de 2010, el archivo debe nombrarse así:

HI _CUNDINAMARCA_ZIPAQUIRA_MISTRAVESURAS_22032010.XLS

El nombre del archivo NO debe tener ESPACIOS entre palabras, ni

CARACTERES ESPECIALES como puntos, comas, asteriscos, eñes
entre otras (. ; , / * ñ _ - ).
En caso que el equipo no le permita guardar el archivo por que
el nombre del mismo es muy largo, simplifique el nombre utilizando
abreviaturas.

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Recomendaciones generales sobre el Formulario Excel

A. Diligencie todos los campos solicitados en el formato (campos morados), utilizando MAYÚSCULAS y SIN ABREVIATURAS.
B. Responda la totalidad de las preguntas, no debe dejar filas en blanco. Tenga en cuenta los globos de textos que aparecen
en cada una de las celdas que esta diligenciado. Estos globos de texto le indicarán la forma correcta de registrar la
información.

C. No cambie la estructura, ni modifique las celdas

existentes del archivo, ya que cada celda contiene
validaciones que permiten registrar con la mejor
calidad la información y facilitan la consolidación de
la misma. Pestaña de menú
desplegable
D. Tenga en cuenta que la mayoría de las preguntas
son de selección, razón por la cual debe dar un clic
en el icono con la flecha, ubicado al lado derecho de
la celda, para acceder al menú de opciones.

E. El formato que debe utilizar para el diligenciamiento

de las fechas es: DD (día), MM (mes) y AAAA (año).
Ejemplo: 03/10/2009
F. A lo largo del formulario Excel se encuentran casillas de
Recuerde que para hacer el Slach (/), el comando del
color gris y crema, estas son validaciones automàticas que
techado es:
el sistema realiza, por esta razòn no se debem diligenciar

Shift + 7 (Debe ser oprimidos al mismo tiempo)

G. Tenga presente que algunos formularios tienen mas de

una pestaña anclada, que encontrará en la parte inferior
izquierda de la ventana del archivo

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INSTRUCCIONES PARA REGISTRAR LA INFORMACIÓN EN EL ARCHIVO EXCEL
Recuerde que el archivo contiene 1 pestaña, que representan el formularios (Registro de Entidad Contratista, Unidad de Servicio
y Beneficiarios), a continuación se explicará una a una las preguntas que deben ser diligenciadas en estos formularios.
Pestaña UDSBENEFICIARIOSHI
Es la única pestaña del archivo y consta de los siguientes
campos:
NOMBRE DEL ARCHIVO: la primera columna
llamada: “Nombre del Archivo” no debe ser diligenciada
por la Unidad de Servicio, ni por la Entidad Contratista. Este
campo es de uso exclusivo de la Regional del ICBF.
CODIGO CENTRO ZONAL-REGIONAL-
MUNCIPIO: este campo es de consulta para el ICBF
y será generado por el sistema automáticamente al
completar unos campos específicos. No diligencie nada en
esta casilla
FECHA DE DILIGENCIAMIENTO: en esta celda
deberá escribir la fecha de diligenciamiento del formulario
Excel. Recuerde utilizar el formato DD/MM/AAAA. Tal como
se indica en el globo de texto que aparece cuando se sitúa
en la casilla.
A1. NOMBRE DE LA REGIONAL: este
campo corresponde a una lista desplegable donde podrá
seleccionar la regional a la cual se encuentra adscrita la
Unidad de Servicio.
A1. CODIGO DE LA REGIONAL: este campo es
de consulta para el ICBF y será generado por el sistema
automáticamente. No diligencie nada en esta casilla
A2. NOMBRE DEL CENTRO ZONAL: una vez
seleccionada la Regional en la columna A1. NOMBRE DE
LA REGIONAL, deberá seleccionar de esta lista desplegable
el Centro Zonal del ICBF al cual se encuentra adscrita la
Unidad de Servicio, según la regional que seleccionó en el
campo anterior.
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A2. CODIGO DEL CENTRO ZONAL: este
campo es de consulta para el ICBF y será generado por
el sistema automáticamente. No diligencie nada en esta
casilla
B1. NOMBRE DE LA ENTIDAD
CONTRATISTA: escriba en mayúsculas el nombre
completo de la Entidad Contratista a la cual pertenece la
Unidad de Servicio. Debe registrar el nombre de la Entidad
Contratista aparece en el certificado de la Cámara de
Comercio y como está en el convenio firmado con el ICBF.
B2. TIPO DE DE IDENTIFICACION
TRIBUTARIA: en esta celda encontrará una lista
desplegable con dos opciones NIT o RUT. Seleccione el tipo
de identificación tributaria de la Entidad Contratista.
B2. NUMERO DEL NIT O RUT DE LA
ENTIDAD CONTRATISTA: escriba en esta casilla
el número del NIT o RUT de la Entidad Contratista. No
ingrese el digito de verificación (escriba este digito en la
siguiente columna B3. DIGITO DE VERIFICACION DEL NIT
O RUT). Recuerde escribir el número del NIT o RUT sin
caracteres especiales como puntos, comas, asteriscos,
entre otras (. ; , / * - ).
B3. DIGITO DE VERIFICACION DEL NIT O
RUT: en esta casilla encontrará una lista desplegable,
seleccione el dígito de verificación que corresponde al NIT
o RUT de la Entidad Contratista, este número corresponde
al digito que se encuentra ubicado después del guión
(-). Recuerde que este número debe estar entre 0 y 9.
Ejemplo: Si el número del NIT es 80120422-5, el digito de
verificación en este caso es 5.
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C1. NOMBRE DE LA UNIDAD DE
SERVICIO: escriba el nombre del Hogar Infantil
completo, tal como fue registrado. No use abreviaturas.
Ejemplo: HOGAR INFANTIL SAN FELIPE.
C1. CODIGO DE LA UNIDAD DE SERVICIO:
este campo es de consulta para el ICBF y será generado
por el sistema posteriormente. No diligencie nada en esta
casilla.
C2. DEPARTAMENTO DONDE SE
ENCUENTRA LA UNIDAD DE SERVICIO:
En este campo aparecerá el departamento al cual
pertenece la Regional del ICBF. Es decir si usted eligió
en el campo A1. NOMBRE DE LA REGIONAL la opción
REGIONAL AMAZONAS, en el departamento debe aparecer
AMAZONAS.
C2. CODIGO DEPARTAMENTO LA UDS: este
campo es de consulta para el ICBF y será generado por el
sistema de manera automática. No diligencie nada en esta
casilla.
C3. MUNICIPIO DONDE SE ENCUENTRA
LA UNIDAD DE SERVICIO: seleccione de la lista
desplegable el municipio en el cual se encuentra ubicada
la Unidad de Servicio. Esta lista contiene los municipios
del departamento donde está la Unidad de Servicio. Nota:
los municipios de la lista corresponden al listado DIVIPOLA
(División Político Administrativa) del DANE.
C3. CODIGO MUNICIPIO UDS: este campo es
de consulta para el ICBF y será generado por el sistema de
manera automática. No diligencie nada en esta casilla.
C4. ZONA DE
UBICACION DE
LA UNIDAD DE
SERVICIO: seleccione de
la lista desplegable la zona
de ubicación al cual pertenece
el Hogar Infantil : URBANA o
RURAL.
Recuerde que:
URBANA: Se caracteriza por estar
conformada por conjuntos de edificaciones
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y estructuras contiguas agrupadas en manzanas, las
cuales están delimitadas por calles carreras o avenidas,
principalmente. Cuenta por lo general, con una dotación de
servicios esenciales tales como acueducto, alcantarillado,
energía eléctrica, hospitales y colegios, entre otros. En
esta categoría están incluidas las ciudades capitales y las
cabeceras municipales restantes.
RURAL: se caracteriza por la disposición dispersa de
viviendas y explotaciones agropecuarias existentes en
ella. No cuenta con un trazado o nomenclatura de calles,
carreteras, avenidas, y demás; tampoco dispone, por lo
general, de servicios públicos y otro tipo de facilidades
propias de las áreas urbanas.
C5. TIPO DE ZONA DE UBICACION DE LA
UNIDAD DE SERVICIO: si usted seleccionó la zona
URBANA en la casilla C2. ZONA DE UBICACION DE LA UDS,
seleccione de la lista desplegable el tipo de zona URBANA,
es decir LOCALIDAD o COMUNA. Si de lo contrario, usted
seleccionó en la pregunta C2. ZONA DE UBICACION DE LA
UDS la opción RURAL, seleccione de la lista desplegable el
tipo de zona RURAL, es decir CORREGIMIENTO, VEREDA o
RESGUARDO.
C6. NOMBRE DEL TIPO DE ZONA DE
UBICACION DE LA UNIDAD DE SERVICIO
URBANA (NOMBRE DE LA LOCALIDAD
O COMUNA) RURAL (NOMBRE DE LA
VEREDA, RESGUARDO INDIGENA O
CORREGIMIENTO): Si la zona es URBANA, escriba el
nombre de la localidad o comuna, en lo posible no escriba
el numero asignado a su localidad o comuna, es necesario
escribir el nombre completo; si la zona donde está ubicada
la Unidad de Servicio es RURAL, escriba el nombre de la
vereda, resguardo indígena o corregimiento.
C7. NOMBRE DEL BARRIO DE LA UNIDAD
DE SERVICIO (SI ESTA UBICADA EN ZONA
URBANA): Este campo solo se diligenciará si la zona
donde está ubicada la Unidad de Servicio es URBANA, debe
escribir el nombre completo del barrio de la Unidad de
Servicio. Tenga en cuenta que si usted ha elegido la zona
rural este campo automáticamente será bloqueado por el
sistema.

C8. DIRECCION DE LA UNIDAD DE
SERVICIO: escriba en mayúsculas la dirección
donde se encuentra ubicada la Unidad de Servicio. No
use abreviaturas, en esta casilla si están permitidos los
caracteres especiales como (¡”$%&/[) Ejemplo: CALLE
23C NO.14-35 SUR.
C9. NUMERO TELEFONICO
DE LA UNIDAD DE
SERVICIO: escriba el número
telefónico de la Unidad de
Servicio, este campo admite
siete (7) números, por lo tanto no
es necesario escribir los indicativos
telefónicos de las ciudades. Si la
Unidad de Servicio no cuenta con
servicio telefónico fijo, escriba el número teléfono fijo del
responsable de la Unidad de Servicio.
C10. NUMERO CELULAR DE LA UNIDAD
DE SERVICIO: escriba el número del celular
completo indicando el operador, es decir 314 x xxxx, 310
x xx xx xx, 311 x xx xx xx, 317 x xx xx xx, 318 x xx xx xx,
300 x xx xx xx, 301 x xx xx xx, entre otros, de la Unidad de
Servicio o del responsable de la misma.
C11. CORREO ELECTRONICO DE LA
UNIDAD DE SERVICIO: en este campo debe
diligenciar el correo electrónico de la Unidad de Servicio
o del responsable de la Unidad de Servicio, recuerde que
para poner el símbolo de arroba (@) puede utilizar los
siguientes comandos:
•ALT GR+2
•CONTROL +ALT+Q
•ALT+64
Además es necesario utilizar las mayúsculas para
diligenciar este campo.
D1. PRIMER NOMBRE DEL
BENEFICIARIO: escriba en esta casilla el primer
nombre del niño o la niña beneficiaria (o). Ejemplo: si la
niña beneficiara se llama MARIA ANGELICA, en esta casilla
solo debe escribir MARIA. En caso de que se llame Andrea
del Pilar en esta casilla debe escribir Andrea.
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D2. SEGUNDO NOMBRE DEL
BENEFICIARIO: escriba en esta casilla el segundo
nombre del niño o la niña beneficiaria (o). Ejemplo: si la
niña beneficiaria se llama MARIA ANGELICA, en esta casilla
solo debe escribir ANGELICA. En caso de tener más de dos
nombres, como: Andrea del Pilar debe digitar en la columna
segundo nombre: DELPILAR, no olvide escribir sin espacios
este tipo de nombres.
D3. PRIMER APELLIDO DEL
BENEFICIARIO: escriba en esta casilla el primer
apellido del niño o la niña beneficiaria (o). Ejemplo: si la
niña beneficiaria se apellida BARRIOS PEREZ, en esta
casilla solo debe escribir BARRIOS.
D4. SEGUNDO APELLIDO DEL
BENEFICIARIO: Escriba en esta casilla el segundo
apellido del niño o la niña beneficiaria (o). Ejemplo: si la
niña beneficiaria se apellida BARRIOS PEREZ, en esta
casilla solo debe escribir PEREZ.
D5. SEXO: Seleccione de la lista desplegable el sexo
del niño o la niña beneficiaria (o). Si es una niña seleccione
F (femenino). Si es un niño seleccione la opción M
(masculino).
D6. TIPO DE DOCUMENTO DE
IDENTIDAD: Seleccione de la lista desplegable el tipo
de documento de identidad que tiene la madre comunitaria
de acuerdo a las siguientes nomenclaturas:
RC: Registro civil
TI: Tarjeta de identidad
CE: Cedula de extranjería
PA: Pasaporte
SD: Sin documento (seleccione esta opción en caso que el
niño o la niña beneficiaria (o) no cuente con un documento
de identificación)
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D7. NUMERO DE DOCUMENTO DE
IDENTIDAD: Escriba el número de documento de
identidad del niño o la niña beneficiaria (o).
D8. PAIS DE NACIMIENTO DEL
BENEFICIARIO: Seleccione de la lista
desplegable el país de nacimiento del niño o
la niña beneficiaria (o). Si el beneficiario no
es colombiano, la opción del campo D8 será
EXTRANJERO y continúe con el campo D11.
FECHA DE NACIMIENTO DEL BENEFICIRIO.
D8. CODIGO PAIS NACIMIENTO
DEL BENEFICIARIO: este campo es de consulta
para el ICBF y será generado por el sistema de manera
automática. No diligencie nada en esta casilla.
D9. DEPARTAMENTO DE NACIMIENTO
DEL BENEFICIARIO: este campo solo está
habilitado para beneficiarios nacidos en Colombia.
Seleccione de la lista desplegable el departamento de
nacimiento del beneficiario.
D9. CODIGO DEPARTAMENTO
NACIMIENTO DEL BENEFICIARIO: este
campo es de consulta para el ICBF y será generado por el
sistema de manera automática. No diligencie nada en esta
casilla.
D10. MUNICIPIO/DISTRITO DE
NACIMIENTO DEL BENEFICIARIO: este
campo solo está habilitado para beneficiarios nacidos en
Colombia. Seleccione de la lista desplegable el municipio
o distrito de nacimiento del beneficiario. En esta lista
encontrará los municipios y / o distritos que pertenecen
al departamento que usted seleccionó en el campo D9.
DEPARTAMENTO DE NACIMIENTO DEL BENEFICIARIO.
D10. CODIGO MUNICIPIO/DISTRITO
NACIMIENTO DEL BENEFICIARIO: este campo
es de consulta para el ICBF y será generado por el sistema
de manera automática. No diligencie nada en esta casilla.
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D11. FECHA DE NACIMIENTO DEL
BENEFICIARIO: escriba en esta casilla, según el
formato DD/MM/AAA (donde DD es el día, MM es el
mes y AAAA corresponde al año) la fecha de
nacimiento del beneficiario.
D12. EDAD (AÑOS): Este campo
es calculado automáticamente por el
sistema. No diligencie nada en esta
casilla.
D12. EDAD
(MESES): Este
campo es calculado
automáticamente por el
sistema. No diligencie nada
en esta casilla.
D13. GRUPO
ETNICO: Seleccione
de la lista desplegable el
grupo étnico al cual se auto
reconoce el beneficiario, ya sea
AFROCOLOMBIANO, ROM/GITANO,
INDIGENA, RAIZAL (del archipiélago de San Andrés y
Providencia). Si no se reconoce en estos grupos étnicos,
seleccione la opción: SIN PERTENENCIA ETNICA. Recuerde
que MESTIZO no se considera un grupo étnico. Debe
marcar las opciones partiendo del auto reconocimiento libre
y la pertenencia a la comunidad de origen del beneficiario.
Tenga en cuenta que:
Indígena: Personas que se auto reconocen como
pertenecientes a pueblos y comunidades indígenas
(amerindias), formando parte de un grupo específico, en la
medida en que comparten su cosmovisión, sus costumbres,
su lengua y sus códigos relacionales (socialización). Es
indígena quien pertenece a una tradición cultural (de acuerdo
con procesos de socialización, comunicación, trabajo,
cosmovisión), descendiente de los pueblos originarios que
habitaban América antes de la Conquista y colonización
europea. Según el Departamento Nacional de Planeación,
DNP, en Colombia se reconocen 90 pueblos distintos.
Fuente: http://www.colombiaaprende.edu.co/html/
mediateca/1607/article-84457.html
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Afrocolombiano: Es el registro de personas atendidas y que se identifican como Afros. Son descendientes de múltiples
generaciones y procesos de mestizaje de los antiguos esclavos africanos. El término “afro descendiente” denota a
los descendientes de africanos que sobrevivieron a la trata esclavista en las Américas. Así mismo busca abarcar a
todos los pueblos descendientes, directa o indirectamente, de la diáspora africana en el mundo. Los términos afro
colombiano y afro descendiente son equivalentes, ya que el primero se desprende del etnónimo afro descendiente
y denota una doble pertenencia: tanto a las raíces negro-africanas (“afro”) como a la nación colombiana.
Fuente: http://www.colombiaaprende.edu.co/html/mediateca/1607/article-84457.html

Raizal: Raizal del Archipiélago de San Andrés y Providencia. Grupo étnico afro colombiano o afro descendiente,
cuyas raíces culturales son afro-anglo-antillanas y cuyos integrantes mantienen una fuerte identidad caribeña.
Por lo mismo, presenta una serie de prácticas socioculturales diferenciadas de otros grupos de la población afro
colombiana del continente, particularmente a través del idioma y la religiosidad más de origen protestante. Utilizan
el bandé como lengua propia.
Fuente: http://www.colombiaaprende.edu.co/html/mediateca/1607/article-84457.html

Rom/Gitano: Grupo étnico de tipo nómada, originario del norte de la India, establecido desde la conquista y
colonización europea en lo que hoy en día es Colombia. Se auto reconocen al mantener rasgos culturales que
los diferencian de otros sectores de la sociedad nacional como su idioma propio, llamado Romaní o Romanés,
la ley gitana y descendencia patrilineal organizada alrededor de clanes y linajes. Se encuentran concentrados
especialmente en las ciudades de Cúcuta, Girón, Itagüí, Bogotá, Envigado, Duitama, Santa Marta, Cali, Sampués y
Cartagena.
Fuente: http://www.colombiaaprende.edu.co/html/mediateca/1607/article-84457.html

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D14. ¿EL BENEFICIARIO ESTA EN
SITUACION DE DESPLAZAMIENTO?
Seleccione de la lista desplegable la opción SI en caso que
el beneficiario se encuentre en situación de desplazamiento.
De lo contrario seleccione la opción NO.
D15. ¿EL BENEFICIARIO SE ESTA EN
CONDICION DE DISCAPACIDAD?: Seleccione
de la lista desplegable la opción SI en caso que el
beneficiario se encuentre en condición de discapacidad. De
lo contrario seleccione la opción NO.
D16. ¿ESTA EN OTRA CONDICION
ESPECIAL DE VULNERABILIDAD?:
Seleccione de la lista desplegable la opción SI en caso
que el beneficiario se encuentre en otra condición de
vulnerabilidad. De lo contrario seleccione la opción NO. Otra
condición especial de vulnerabilidad puede corresponde
a: situación de desnutrición, con presunto maltrato, con
presunto abuso sexual, en condición de explotación sexual,
con presunto consumo de sustancias psicoactivas (spa) y
otras.
D17. SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD
SOCIAL EN SALUD DEL BENEFICIARIO:
seleccione de la lista desplegable el tipo de afiliación del
beneficiario al sistema general de seguridad social en salud.
Tenga en cuenta lo siguiente:
BENEFICIARIO DEL REGIMEN CONTRIBUTIVO: Son los
usuarios beneficiarios de sus padres o responsables que
pertenezcan al régimen contributivo.
BENEFICIARIO DEL REGIMEN SUBSIDIADO: son aquellos que
no tienen dicha capacidad de realizar aportes y a quienes
el Estado debe financiarles parcial o totalmente el valor
del seguro obligatorio, pertenecen a este régimen los
vinculados y los categorizados en SISBEN. Por lo tanto los
niños serán beneficiarios de sus padres o responsables que
pertenezcan al régimen subsidiado. Son atendidos por EPS
del régimen subsidiado o lo que antes se conocía como ARS.
En caso que el beneficiario no se encuentre afiliada a algún
tipo de régimen, seleccione la opción NO AFILIADO.
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Instrucciones de diligenciamiento
Formulario Excel
Hogares Infantiles
2010
D18. ¿TIENE CARNE DE CRECIMIENTO
Y DESARROLLO?: seleccione la opción SI de la
lista desplegable, en caso que beneficiario tenga el carné
de crecimiento y desarrollo. En caso que los padres
o responsables del beneficiario no hayan realizado el
trámite para conseguir este documento, o por otra razón,
seleccione la opción NO. Recuerde que usted puede ser un
agente de cambio en su comunidad ayudando a gestionar
la obtención de este documento para el niño o niña
beneficiario.
D19. ¿TIENE CARNE DE VACUNACION?:
seleccione la opción SI de la lista desplegable, en caso
que beneficiario tenga el carné de vacunación. En caso
que los padres o responsables del beneficiario no hayan
realizado el trámite para conseguir este documento, o por
otra razón, seleccione la opción NO. Recuerde que usted
puede ser un agente de cambio en su comunidad ayudando
a gestionar la obtención de este documento para el niño o
niña beneficiario.
D20. ZONA DE RESIDENCIA: seleccione de la
lista desplegable la zona de ubicación al cual pertenece el
beneficiario: URBANA o RURAL.
Recuerde que:
URBANA: Se caracteriza por estar conformada por
conjuntos de edificaciones y estructuras contiguas
agrupadas en manzanas, las cuales están delimitadas
por calles carreras o avenidas, principalmente. Cuenta
por lo general, con una dotación de servicios esenciales
tales como acueducto, alcantarillado, energía eléctrica,
hospitales y colegios, entre otros. En esta categoría
están incluidas las ciudades capitales y las cabeceras
municipales restantes.
RURAL: se caracteriza por la disposición dispersa de
viviendas y explotaciones agropecuarias existentes en
ella. No cuenta con un trazado o nomenclatura de calles,
carreteras, avenidas, y demás; tampoco dispone, por lo
general, de servicios públicos y otro tipo de facilidades
propias de las áreas urbanas.
 Instrucciones de diligenciamiento
Formulario Excel
Hogares Infantiles
2010

D21. FECHA DE VINCULACION DEL BENEFICIARIO AL PROGRAMA: escriba en esta casilla,

según el formato DD/MM/AAA (donde DD es el día, MM es el mes y AAAA corresponde al año) la fecha en que se vinculo
el beneficiario al programa Hogares Infantiles.

D22. ¿PAGA TASAS COMPENSATORIAS?: Sí el beneficiario paga tasas compensatorias seleccione la

opción SI. De lo contrario seleccione NO.

D23. HORAS DE ATENCION: Tenga en cuenta las horas de asistencia del niño o niña a la Unidad de Servicio. Si
el beneficiario es atendido medio tiempo, seleccione la opción 4 a 5 horas. Si el beneficiario asiste tiempo completo debe
seleccionar la opción de 8 a 9 horas.

Tenga en cuenta que si la información registrada es válida, las siguientes casillas deberán aparecer en color blanco, y la de
VALIDACION_FECHAS_DILIGENCIAMIENTO_NACIMIENTO_VINCULACION debe registrar un OK.

“Para nosotros es muy importante su colaboración en el diligenciamiento de los formularios, en sus

manos está la calidad de la información recolectada, por favor diligencie con veracidad, claridad y cumpla
oportunamente con la entrega de los formularios en las fechas indicadas o lo más pronto posible”.

Para mayor información del Registro

Único de Beneficiarios
comuníquese con la Línea Gratuita del
RUB 01 8000 11 28 80
o al correo electrónico rub@icbf.gov.co

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