Manual Avanzado Exel 2010

DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO
MANUAL EXCEL
AVANZADO
2010
1
TABLA DE CONTENIDO
1. SOLVER ................................................................................................... 4
1.1. Definir y resolver un problema con Solver .................................................. 4
1.2. Parámetro de Solver ................................................................................ 5
1.2.1. Establecer objetivo ............................................................................... 6
1.2.2. Valor de la celda objetivo ...................................................................... 6
1.2.3. Cambiando las celdas de Variables ......................................................... 7
1.2.4. Sujetas a las siguientes restricciones ...................................................... 7
1.2.5. Resolver .............................................................................................. 8
1.2.6. Métodos de resolución usados por Solver ................................................ 9
1.3. Demostración de Ejercicio Aplicando Solver ................................................ 9
2. TABLAS DE DATOS ................................................................................ 15

2.1. Tablas de datos de una variable ...............................................................15
2.1.1. Crear una tabla de datos de una variable ........................................................ 16
2.2. Tabla de datos de dos variables ...............................................................18
2.2.1. Crear una tabla de datos de dos variables ..............................................19
3. BUSCARV (2007) / CONSULTAV (2010) ................................................ 21
4. BUSCARH (2007) / CONSULTAH (2010) ............................................... 30
5. FUNCION BUSCAR ................................................................................. 35

5.1. Forma Vectorial .....................................................................................36
5.2. Forma Matricial ......................................................................................39
6. FUNCIONES DE MANEJO DE ERROR....................................................... 42

6.1. Demostración Función Error ....................................................................42
7. FUNCIONES DE MANEJO DE TEXTO ....................................................... 49

7.1. Concatenar ...........................................................................................49
7.2. Derecha ................................................................................................50
7.3. Espacios ...............................................................................................50
7.4. Extrae ..................................................................................................51
7.5. Izquierda ..............................................................................................52
7.6. Largo....................................................................................................52
7.7. Mayusc .................................................................................................53
7.8. Minusc ..................................................................................................53
7.9. Nompropio ............................................................................................54
7.10. Valor(texto) .........................................................................................54
7.11. Encontrar ............................................................................................54
7.12. Hallar .................................................................................................55
7.13. Igual ..................................................................................................55
7.14. Reemplazar .........................................................................................55
7.15. Repetir................................................................................................56
7.16. Sustituir ..............................................................................................56
8. IMPORTAR DATOS ................................................................................ 56
2
8.1. Importar Archivos de Texto .....................................................................57

8.2. Importar Datos de Access .......................................................................61
9. CONTROLES DE FORMULARIO ............................................................... 63

9.1. Propiedades Del Control ..........................................................................67
9.1. Etiqueta ...............................................................................................67
9.2. Cuadro de edición .................................................................................67
9.3. Cuadro de grupo ...................................................................................67
9.4. Botón ..................................................................................................67
9.5. Casilla de verificación ............................................................................67
9.6. Botón de opción ....................................................................................72
9.7 Cuadro de lista .....................................................................................78
9.8. Cuadro combinado ................................................................................83
9.9. Crear cuadro combinado de lista .............................................................90
9.10. Crear cuadro combinado desplegable .....................................................90
9.11. Barra de desplazamiento ......................................................................90
9.12. Control de número ..............................................................................94
10. MACROS .............................................................................................. 98

10.1. Macro Nombre ................................................................................... 101
10.2. Macro Tabla ....................................................................................... 103
10.3. Macro cambio .................................................................................... 105
10.4. Macro Presupuesto ............................................................................. 107
10.5. Macro para registrar datos en una base de datos.................................... 112
10.6. Macro Subtotales ............................................................................... 117
11. FILTRO AVANZADO ........................................................................... 126

11.1. Definiciones De Un Solo Criterio ....................................................................... 126
11.2. Dos Criterios Conectados Con Y ....................................................................... 128
11.3. Dos Criterios Conectados Con O ....................................................................... 130
11.4. Manejo De Comodines ....................................................................................... 131
11.5. Extraer Campos Con Filtros Avanzados ........................................................... 132
12. TABLAS DINAMICAS ......................................................................... 135

12.1. Como crear una Tabla Dinámica....................................................................... 136
12.2. Grafico Dinámico ................................................................................................ 147
12.3. Opciones Avanzadas De Tablas Dinámicas ...................................................... 151
12.3.1. Barra de Herramientas Tabla Dinámica ........................................................ 156
12.3.1.1. Agrupar Y Desagrupar ................................................................... 156
12.3.1.2. Campo Calculado .......................................................................... 158
12.3.1.3. Elemento Calculado....................................................................... 161
12.3.1.4. Actualizar .................................................................................... 164
12.3.1.5. Detalle ........................................................................................ 165
13. MICROSOFT QUERY (MS QUERY) ...................................................... 166

13.1. Creación de una consulta de datos ....................................................... 166
13.2. Consolidar datos de hojas Excel con MS Query .............................................. 176
13.3. Insertar icono para modificar consulta .................................................. 185
3
1. SOLVER
Es una de las herramientas más potentes de Excel, ya que permite hallar la mejor
solución a un problema, modificando valores e incluyendo condiciones o
restricciones.
Solver es parte de una serie de comandos a veces denominados herramientas de

análisis. Con Solver, puede buscarse el valor óptimo para una fórmula de celda,
denominada celda objetivo, en una hoja de cálculo. Solver funciona en un grupo
de celdas que estén relacionadas, directa o indirectamente, con la fórmula de la
celda objetivo. Solver ajusta los valores en las celdas cambiantes que se
especifiquen, denominadas celdas ajustables, para generar el resultado
especificado en la fórmula de la celda objetivo. Pueden aplicarse restricciones
para restringir los valores que puede utilizar Solver en el modelo y las restricciones
pueden hacer referencia a otras celdas a las que afecte la fórmula de la celda
objetivo.
Solver se utiliza para determinar el valor máximo o mínimo de una celda

cambiando otras celdas, por ejemplo, puede cambiar el importe del presupuesto
previsto para publicidad y ver el efecto sobre el margen de beneficio.
1.1. Definir y resolver un problema con Solver
En la ficha de Datos en el grupo de Análisis haga clic en Solver.

Si el comando Solver no está disponible; deberá instalar el programa de
complemento (complemento: programa suplementario que agrega funciones o
comandos personalizados a Microsoft Office.) Solver.
¿Cómo?
1. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en

Opciones.
2. Haga clic en Complementos y, en el cuadro Administrar, seleccione
Complementos de Excel.
3. Haga clic en Ir.
4. En el cuadro Complementos disponibles, active la casilla de verificación
Solver y, a continuación, haga clic en Aceptar.
5. Sugerencia Si Solver no se enumera en el cuadro Complementos
disponibles, haga clic en Examinar para encontrarlo.
6. Si se le indica que el complemento Solver no está instalado actualmente en
el equipo, haga clic en Sí para instalarlo.
7. Una vez cargado el complemento Solver, el comando Solver estará
disponible en el grupo Análisis de la ficha Datos.
4
Esta vez ya aparece solveren Datos en el grupo de Análisis.
1.2. Parámetro de Solver
Al activar solver aparece el cuadro parámetros de solver
5
1.2.1.Establecer objetivo
Escriba una referencia de celda (referencia de celda: conjunto de coordenadas

que ocupa una celda en una hoja de cálculo. Por ejemplo, la referencia de la celda
que aparece en la intersección de la columna B y la fila 3 es B3.) o un nombre
(nombre: palabra o cadena de caracteres que representa una celda, rango de
celdas, fórmula o valor constante. Utilice nombres fáciles de entender, como
Productos, para referirse a rangos difíciles de entender, como Ventas! C20:C30.)
para la celda objetivo.
1.2.2. Valor de la celda objetivo
La celda objetivo debe contener una fórmula (fórmula: secuencia de valores,

referencias de celda, nombres, funciones u operadores de una celda que producen
juntos un valor nuevo. Una formula comienza siempre con el signo igual (=).).
Siga uno de estos procedimientos:

Para que el valor de la celda objetivo sea el valor máximo posible, haga clic en
Máx.
6
Para que el valor de la celda objetivo sea el valor mínimo posible, haga clic en
Mín.
Para que la celda objetivo tenga un valor determinado, haga clic en Valor y, a
continuación, introduzca el valor en el cuadro.
1.2.3.Cambiando las celdas de Variables
Introduzca un nombre o referencia para cada celda ajustable, separando con comas
las referencias no adyacentes. Las celdas ajustables deben estar directa o
indirectamente relacionadas con las celdas objetivo. Pueden especificarse 200
celdas ajustables como máximo.
1.2.4.Sujetas a las siguientes restricciones
Introduzca todas las restricciones (restricciones: limitaciones aplicadas a un

problema de Solver. Puede aplicar restricciones a celdas ajustables, la celda de
destino u otras celdas que estén directa o indirectamente relacionadas con la celda
de destino.) que desee aplicar.
¿Cómo Agregar una Restricción?
En el cuadro de diálogo Parámetros de Solver de Sujetas a las siguientes

restricciones, haga clic en Agregar y aparece el cuadro agregar restricción.
• En el cuadro Referencia de celda, escriba la referencia de celda (referencia

de celda: conjunto de coordenadas que ocupa una celda en una hoja de
cálculo. Por ejemplo, la referencia de la celda que aparece en la intersección
de la columna B y la fila 3 es B3.) o el nombre (nombre: palabra o cadena
de caracteres que representa una celda, rango de celdas, fórmula o valor
constante. Utilice nombres fáciles de entender, como Productos, para
referirse a rangos difíciles de entender, como Ventas! C20:C30.) del rango
de celdas para los que desee restringir el valor.
• Haga clic en la relación (<=, =, >=, int, bin o dif) que desea establecer
entre la celda a la cual se hace referencia y la restricción.
Si hace clic en int, aparece integer en el cuadro Restricción. Si hace clic en
bin, aparece binary en el cuadro Restricción. Si hace clic en dif, aparece
alldifferent en el cuadro de diálogo Restricción.
7
• Si elige <=, =, o >= para la relación en el cuadro Restricción, escriba un

número, una referencia de celda o nombre o una fórmula.
• En el cuadro Restricción, escriba un número, una referencia de celda, un

nombre o una fórmula (fórmula: secuencia de valores, referencias de celda,
nombres, funciones u operadores de una celda que producen juntos un valor
nuevo. Una formula comienza siempre con el signo igual (=).).
Para aceptar una restricción y agregar otra, haga clic en Agregar.
Para aceptar la restricción y regresar al cuadro de diálogo Parámetros de

Solver, haga clic en Aceptar.
Nota:
• Puede aplicar las relaciones int, bin y dif solamente en restricciones en

celdas de variables de decisión.
Cambiar o eliminar una restricción
En el cuadro de diálogo Parámetros de Solver bajo la sección Sujetas a las

siguientes restricciones, haga clic en la restricción (restricciones: limitaciones
aplicadas a un problema de Solver. Puede aplicar restricciones a celdas ajustables,
la celda de destino u otras celdas que estén directa o indirectamente relacionadas
con la celda de destino.) que desee cambiar o eliminar.
Haga clic en Cambiar y realice los cambios, o haga clic en Eliminar.
1.2.5.Resolver
Lleve a cabo una de las acciones siguientes:
• Para mantener los valores de la solución en la hoja de cálculo, haga clic en

Conservar la solución de Solver en el cuadro de diálogo Resultados de
Solver.
• Para restaurar los datos originales, haga clic en Restaurar valores originales.
Sugerencia
• Para interrumpir el proceso de resolución, puede presionar ESC. Microsoft

Excel actualiza la hoja de cálculo con los últimos valores encontrados para
las celdas de variable de decisión.
• Para crear un informe basado en su solución después de que Solver

encuentre una solución, seleccione un tipo de informe en el cuadro Informes
y haga clic en Aceptar. El informe se crea en una nueva hoja de cálculo del
libro. Si Solver no encuentra una solución, la opción de crear un informe no
está disponible.
8
• Para guardar los valores de la celda de variable de decisión como un

escenario que pueda mostrar más tarde, haga clic en Guardar escenario en
el cuadro de diálogo Resultados de Solver y luego escriba un nombre para el
escenario en el cuadro Nombre del escenario.
1.2.6. Métodos de resolución usados por Solver
Puede elegir cualquiera de los tres algoritmos o métodos de resolución siguientes

en el cuadro de diálogo Parámetros de Solver:
• GeneralizedReducedGradient (GRG) Nonlinear Se usa para

problemas que son no lineales suavizados.
• LP Simplex Se usa para problemas lineales.
• EvolutionarySe usa para problemas no suavizados.
1.3. Demostración de Ejercicio Aplicando Solver
Realice el siguiente ejercicio para conocer el funcionamiento de esta herramienta.
Digite la siguiente tabla, donde se reflejan las ventas de tres productos. En las
columnas D, E y F introduzca las fórmulas necesarias para hallar los valores
correspondientes:
- Total: Precio x Cantidad
- Impuesto: 16% para cada producto
- P.V.P.: Total + Impuestos
Las siglas P.V.P se refieren a Precio de Venta al Público.
El ejercicio consiste en ajustar los precios de los productos de forma que el precio
de venta al público (P.V.P.) (F9) se rebaje a 20.000. Se debe tener en cuenta que
el precio de cada producto no puede ser superior o inferior a un precio
determinado.
Evidentemente, se pueden manipular los precios manualmente hasta conseguir más

o menos el objetivo, pero esta tarea podría tardar bastante tiempo.
¿Cómo se hace con Solver?.
9
1.En la ficha de Datos en el grupo de Análisis haga clic en Solver.

Si no tiene activa esta opción,Haga clic en el botón de Archivo>Opciones
>Complementos>en el cuadro Administrar> seleccione Complementos de
Excel>Ir>En el cuadro Complementos disponibles>active Complemento
Solver y, a continuación, acepte y siga los pasos para su instalación.
Aparece el cuadro de diálogo: Parámetros de Solver.
2. En este cuadro de diálogo, como Celda objetivo pulsa en F9, que es el precio
de venta al público (P.V.P.) que se desea rebajar a 20.000.
3. Active la casilla Valores de y digite 20.000 que es el valor al que deseamos

rebajar.
4. Pulse un clic en el campo Cambiando las celdas y seleccione el rango B4:C6,

que es el rango donde se pueden modificar los datos, ya que no son fórmulas.
10
5. Pulse el botón Agregar de la zona Sujetas a las siguientes restricciones.
6. Complete el cuadro de diálogo como sigue:
7. Pulse en el botón Agregar y ahora rellene con:
Lo cual significa que se quiere que Solver cambie los valores de B4 pero que el
resultado no sea inferior a 1500 ni superior a 2500.
8. Pulse nuevamente en Agregar y añada las siguientes restricciones:
Que el valor de B5 no sea superior a $3.400 ni inferior a $2.500

Que el valor de B6 no sea superior a $4.500 ni inferior a $3.500
9. Clic en Aceptar. Debe quedar de la siguiente forma:
11
10. Para finalizar pulse clic en el botón Resolver.
Observe que Solver indica que ha hallado una solución al problema. Mire la hoja de
cálculo y observe los resultados.
12
Solver ha ajustado los precios de los productos, hallando un valor para cada uno
de ellos, y el valor final coincide con el buscado: 20.000.
Si pulsa Aceptar, Solver modificará la tabla, escribiendo los nuevos valores, pero
no es lo deseado en este momento.
En su lugar se hará un resumen del escenario hallado:
11. Seleccione la opción Respuestas de la casilla Informes que está a la derecha

y acepte.
Se crea una nueva hoja llamada Informe de respuestas 1. Actívela y estudie su

contenido.
13
12. Asi queda la solucion encontrada en la hoja de excel; si observan lo que se

modifico fue las cantidades y precios; porque satisface unas restriciones
planteadas.
14
2. TABLAS DE DATOS
Las tablas de datos son parte de una serie de comandos a veces denominados
herramientas de análisis Y sí. Una tabla de datos es un rango de celdas que
muestra cómo afecta el cambio de algunos valores de las fórmulas a los resultados
de las mismas. Las tablas de datos constituyen un método abreviado para calcular
varias versiones en una sola operación, así como una manera de ver y comparar los
resultados de todas las variaciones distintas en la hoja de cálculo.
Las tablas de datos forman parte de un conjunto de comandos que se denominan

herramientas de análisis Y sí. Cuando se utilizan tablas de datos, se realizan
análisis Y sí.
El análisis Y si es el proceso de cambiar los valores de las celdas para ver cómo
los cambios afectarán l resultado de fórmulas de la hoja de cálculo. Por ejemplo,
puede utilizar una tabla de datos para variar el tipo de interés y el plazo que se
utilizan en un préstamo para determinar posibles importes de pago mensual.
Tipos de análisis Y si: Existen tres tipos de herramientas de análisis Y si en Excel:

escenarios, tablas de datos y búsqueda de objetivo. Los escenarios y las
tablas de datos analizan conjuntos de valores de entrada y determinan posibles
resultados. La búsqueda de objetivo funciona de forma distinta de los escenarios y
las tablas de datos porque analiza un resultado y determina los posibles valores de
entrada que producen ese resultado.
Una tabla de datos no puede dar cabida a más de dos variables. Si desea analizar
más de dos variables, debe utilizar en su lugar escenarios. Aunque está limitado a
sólo uno o dos variables (una para la celda de entrada de fila y otra para la celda
de entrada de columna), una tabla de datos puede incluir tantos valores de
variables diferentes como se desee. Un escenario puede tener un máximo de 32
valores diferentes, pero se pueden crear tantos escenarios como se desee.
2.1. Tablas de datos de una variable
Use una tabla de datos de una variable si desea ver cómo diferentes valores de una
variable en una o más fórmulas cambiarán los resultados de esas fórmulas.
Por ejemplo, puede usar una tabla de datos de una variable para ver cómo
diferentes tipos de interés afectan al pago mensual de un crédito mediante la
función PAGO.
Tenemos un préstamo por $10.000.000 con un interés anual de 17.5% y pagos

mensuales de $176.978,16 por pagar durante 15 años:
En la siguiente ilustración, la celda C8 contiene la fórmula de pago:=PAGO

(Interés Anual /12; Años * Mensualidades; -Importe del Prestamos)
15
2.1.1. Crear una tabla de datos de una variable
En el ejemplo anterior vamos averiguar para diferentes tasas de interés cual sería
el valor de la cuota del crédito a tomar; para ello utilizamos una sola variable (tasa
de interés)
Pasos:
1. Creamos la tabla de datos de una sola variable utilizando como celda objetivo el
pago mensual:
2. Ponemos los valores que deseamos analizar de la variable interés en el rango

B13 a B21.
3. Vinculamos la celda C12 con el valor de la celda objetivo que es la C8.
4. Seleccionamos el rango de las celdas B12 a la celda C19.
16
5. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Análisis Y

si y, a continuación, en Tabla de datos; aparece:
Siga uno de los procedimientos siguientes:
Si la tabla de datos está orientada a columnas, escriba la referencia de

celda para la celda de entrada en el cuadro Celda de entrada
(columna).
Si la tabla de datos está orientada por filas, escriba la referencia de celda

de la celda de entrada en el cuadro Celda de entrada (fila).
6.Si observamos el ejemplo de la ilustración, las tasas de interés están ubicados en

la columna B; por lo tanto en éste cuadro Celda de entrada (columna) introducimos
el vínculo a la variable a cambiar para lograr el valor en la celda objetivo que en
este caso es la celda C5 (tasa de interés).
7. Aceptar; obtenemos el valor de la cuota del crédito para diferentes tasas de

interés:
17
2.2. Tabla de datos de dos variables
Use una tabla de datos de dos variables para ver cómo diferentes valores de dos
variables en una fórmula cambiarán los resultados de la misma. Por ejemplo, puede
usar una tabla de datos de dos variables para ver cómo diferentes combinaciones
de tipos de interés y plazo (Meses) afectarán al pago mensual de un crédito.
Tenemos un préstamo por $8.000.000 con un interés anual de 17.5% y pagos

mensuales de $397.462,78 por pagar durante 24 meses:
En la siguiente ilustración, la celda C7 contiene la fórmula de pago =PAGO

(C5/12; C6,-C4), que usa dos celdas de entrada: C5 y C6.
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2.2.1. Crear una tabla de datos de dos variables
Una tabla de datos de dos variables usa una fórmula que contiene dos listas de
valores de entrada. La fórmula debe hacer referencia a dos celdas de entrada
diferentes.
En el ejemplo anterior vamos averiguar para diferentes tasas de interés y plazos

cual sería el valor de la cuota del crédito a tomar; para ello utilizamos dos variables
(tasa de interés y plazo).
Pasos:
1. Vinculamos la celda B11 con el valor de la celda objetivo que es la C7.
En el ejemplo; la celda C7 contiene la formula Pago; que contiene las dos

celdas de entrada (interés C5 y plazo C6): =PAGO (C5/12; C6,-C4).
19
2. Escriba una lista de valores de entrada en la misma columna, debajo de la

fórmula.
En este caso, escriba los diferentes tipos de interés de la celda B12 a B20
3. Especifique la segunda lista en la misma fila que la fórmula, a la derecha.

Escriba los términos de préstamo (en meses) de la celda C11 a la celda G11.
4. Seleccione el rango de celdas que contiene la fórmula; la fila y la columna de

valores. En este caso, seleccione el rango B11:G20.
5. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Análisis

Y si y, a continuación, en Tabla de datos.
6. En el cuadro Celda de entrada (fila), escriba la referencia de la celda de

entrada para los valores de entrada de la fila.
Escriba celda C6en el cuadro Celda de entrada (fila). Ya que los plazos
están en la fila 11.
En el cuadro Celda de entrada (columna), escriba la referencia de la celda

de entrada para los valores de entrada de la columna.
Escriba C5en el cuadro Celda de entrada (columna). Ya que las tasas de
interés están en la columna B.
7. Haga clic en Aceptar.En esta tabla podemos observar lo que esperábamos,

entre mayor es el plazo los pagos mensuales se reducen y entre mayor es la
tasa de interés el pago mensual se incrementa. Con esta información puedo
analizar y elegir adecuadamente la opción que más se acomoda a mis
posibilidades de pago mensual.
20
3. BUSCARV (2007) / CONSULTAV (2010)
Busca un valor específico en la columna más a izquierda de una matriz y devuelve

el valor en la misma fila de una columna especificada en la tabla. Utilice BUSCARV
en lugar de BUSCARH cuando los valores de comparación se encuentren en una
columna situada a la izquierda de los datos que desea encontrar.
La V de BUSCARV significa "Vertical".
En la versión de Excel 2010; esta función se denomina ConsultaV.
Sintaxis
En Excel 2007
BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado)
En Excel 2010
21
CONSULTAV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado)
Valor_buscado
Es el valor que se busca en la primera columna de la matriz. Valor_buscado puede

ser un valor, una referencia o una cadena de texto.
Matriz_buscar_en
Es la tabla de información donde se buscan los datos. Utilice una referencia a un

rango o un nombre de rango, como por ejemplo Base_de_datos o Lista.
• Si el argumento ordenado es VERDADERO, los valores de la primera

columna del argumento matriz_buscar_en deben colocarse en orden
ascendente: ...; -2; -1; 0; 1; 2; ... ; A-Z; FALSO; VERDADERO. De lo
contrario, BUSCARV podría devolver un valor incorrecto.
• Para colocar los valores en orden ascendente, elija el comando Ordenar del
menú Datos y seleccione la opción Ascendente.
• Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en pueden ser texto,
números o valores lógicos.
• El texto en mayúsculas y en minúsculas es equivalente.
Indicador_columnas
Es el número de columna de matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse el

valor coincidente. Si el argumento indicador _ columnas es igual a 1, la función
devuelve el valor de la primera columna del argumento matriz_buscar_en; si el
argumento indicador _ columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda
columna de matriz_buscar_en y así sucesivamente. Si indicador_columnas es
menor que 1, BUSCARV devuelve el valor de error #¡VALOR!; si
indicador_columnas es mayor que el número de columnas de matriz_buscar_en,
BUSCARV devuelve el valor de error #¡REF!
Ordenado
Es un valor lógico que especifica si BUSCARV debe localizar una coincidencia exacta
o aproximada. Si se omite o es VERDADERO, devolverá una coincidencia
aproximada. En otras palabras, si no localiza ninguna coincidencia exacta,
devolverá el siguiente valor más alto inferior a valor_buscado. Si es FALSO,
BUSCARV encontrará una coincidencia exacta. Si no encuentra ninguna, devolverá
el valor de error # N/A.
Observaciones
• Si BUSCARV no puede encontrar valor_buscado y ordenado es VERDADERO,

utiliza el valor más grande que sea menor o igual a valor_buscado.
• Si valor_buscado es menor que el menor valor de la primera columna de
matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve el valor de error #N/A.
• Si BUSCARV no puede encontrar valor_buscado y ordenado es FALSO,
devuelve el valor de error #N/A.
22
Ejemplo
Se tiene la siguiente base de datos:
Se desea crear una hoja de cálculo que permita encontrar el modelo, los cilindros y
el precio basados en el orden de la lista (aunque esta opción es muy limitada).
1. Defina una celda para introducir el número asignado a cada modelo.

2. Defina una celda para mostrar el modelo del auto después de introducir el
número de orden.
3. Defina una celda para mostrar los cilindros del auto después de introducir el
número de orden.
4. Defina una celda para mostrar el precio del auto después de introducir el
número de orden.
23
Estas se pueden crear en la misma hoja o en otra. En este caso la vamos a crear en
otra hoja que llamaremos presentación, a la cual le podemos aplicar formatos. A la
hoja de la tabla la llamaremos Datos.
Para la celda MODELOS activaremos la función BUSCARV/CONSULTAV que se

encuentra con el ayudante de función en la categoría Búsqueda y Referencia
24
1. En Valor_Buscado damos el valor de la celda donde se encuentra el Numero

(indica el orden del auto).
2. En Matriz_Buscar_En Seleccionamos la tabla excluyendo los títulos.
3. En Indicador_columnas damos el valor de la columna donde se encuentran los

modelos.
25
Nota: Los números indican el número de columna. Siempre se inicia a contar de

izquierda a derecha de la selección.
1 2 3 4
Para llenar las celdas restantes (Cilindros y Precio) repita los tres pasos anteriores
con la diferencia que en el tercero (Indicador_Columnas) debe cambiar el número
de columna. Para los cilindros 3 y para el precio 4.
Al finalizar debe verse así:
26
Pero esta opción tiene sus limitaciones, ya que solo funciona si los datos están en
orden, para solucionarlo utilizaremos el campo en la función BUSCARV Ordenado al
cual cuando se le asigna falso permite encontrar datos en desorden.
Para el siguiente ejemplo no tendremos en cuanta el orden, sino la placa del auto.
Tenemos la siguiente base de datos:
27
El único cambio se realizara en la ventada de BUSCARV donde en el campo

Ordenado colocaremos falso. Ahora el orden no importara ya que la función lo
buscara por el número de placa.
28
Al finalizar debe verse así:
29
Al introducir cualquier placa que se encuentre en la base de datos la hoja de

presentación arrojara el respectivo modelo con el cilindraje y el precio.
4. BUSCARH (2007) / CONSULTAH (2010)
Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de valores y, a

continuación, devuelve un valor en la misma columna de una fila especificada en la
tabla o matriz.
Use BUSCARH cuando los valores de comparación se encuentren en una fila en la

parte superior de una tabla de datos y desee encontrar información que se
encuentre dentro de un número especificado de filas. Use BUSCARV cuando los
valores de comparación se encuentren en una columna a la izquierda o de los datos
que desee encontrar.
La H de BUSCARH significa "Horizontal".
En la versión de Excel 2010; esta función se denomina ConsultaH.
30
Sintaxis
EN EXCEL 2007
BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas; ordenado)
EN EXCEL 2010
CONSULTAH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas; ordenado)
Valor_buscado
Es el valor que se busca en la primera fila de la tabla. Valor_buscado puede ser un

valor, una referencia o una cadena de texto.
Matriz_buscar_en
Es una tabla de información en la que se buscan los datos. Utilice una referencia a
un rango o el nombre de un rango.
• Los valores de la primera fila del argumento matriz_buscar_en pueden ser

texto, números o valores lógicos.
• Si ordenado es VERDADERO, los valores de la primera fila de
matriz_buscar_en deben colocarse en orden ascendente: ...-2, -1, 0, 1, 2,...
, A-Z, FALSO, VERDADERO; de lo contrario, BUSCARH puede devolver un
valor incorrecto. Si ordenado es FALSO, no es necesario ordenar
matriz_buscar_en.
• El texto en mayúsculas y en minúsculas es equivalente.
• Se pueden poner los datos en orden ascendente de izquierda a derecha
seleccionando los valores y eligiendo el comando Ordenar del menú Datos.
A continuación haga clic en Opciones y después en Ordenar de izquierda
a derecha y Aceptar. Bajo Ordenar por haga clic en la fila deseada y
después en Ascendente.
Indicador_filas
Es el número de fila en matriz_buscar_en desde el cual debe devolverse el valor

coincidente. Si indicador_filas es 1, devuelve el valor de la primera fila en
matriz_buscar_en; si indicador_filas es 2, devuelve el valor de la segunda fila en
matriz_buscar_en y así sucesivamente. Si indicador_filas es menor que 1,
BUSCARH devuelve el valor de error #¡VALOR!; si indicador_filas es mayor que el
número de filas en matriz_buscar_en, BUSCARH devuelve el valor de error #¡REF!
Ordenado es un valor lógico que especifica si BUSCARH debe localizar una

coincidencia exacta o aproximada. Si es VERDADERO o se omite, devolverá una
coincidencia aproximada. Es decir, si no encuentra ninguna coincidencia exacta,
devolverá el siguiente valor mayor inferior a valor_buscado. Si es FALSO, BUSCARH
31
encontrará una coincidencia exacta. Si no encuentra ninguna, devolverá el valor de

error #N/A.
Observaciones
• Si BUSCARH no logra encontrar valor_buscado, utiliza el mayor valor que

sea menor que valor_buscado.
• Si valor_buscado es menor que el menor valor de la primera fila de
matriz_buscar_en, BUSCARH devuelve el valor de error #N/A.
Ejemplo:
Se tiene la siguiente base de datos:
Se desea crear una hoja de cálculo que muestre el pedido semana a semana de
cada departamento. La hoja debe verse así:
Activamos la función BUSCARH/CONSULTAH en la primera semana.
32
En Valor_buscado seleccionamos la celda B5 donde va ir el departamento a

analizar.
En Matriz_buscar_en seleccionamos la matriz con todos los datos.
33
2
3
4
5
En indicador_filasseleccione la fila a mostrar en cada celda.
En el campo Ordenado colocaremos falso para que la búsqueda sea exacta.
El resultado será la siguiente hoja.
34
5.FUNCION BUSCAR
Devuelve un valor procedente de un rango de una fila o columna o de una matriz.

La función BUSCAR tiene dos formas de sintaxis: vectorial y matricial.
La forma Vectorial de BUSCAR busca en un rango de una fila o de una columna un

valor (vector) y devuelve un valor desde la misma posición en un segundo rango de
una fila o de una columna.
La forma Matricial de BUSCAR busca el valor especificado en la primera fila o en la

primera columna de la matriz y devuelve un valor desde la misma posición en la
última fila o columna de la matriz.
DEMOSTRACION:
En el siguiente ejercicio tenemos el listado de un grupo de estudiantes con sus

respectivas notas; pero a cada nota le hace falta el concepto; por lo tanto con la
función buscar vamos a encontrar el concepto; primero lo realizaremos en la forma
Vectorial y luego en la forma Matricial.
En primer lugar nos ubicamos en la celda D4 yactivaremos la función Buscar que se

encuentra con el ayudante de función en la categoría Búsqueda y Referencia.
35
Aparece los argumentos de la función; forma vectorial y forma matricial;

escogemos la primera; forma vectorial
5.1. Forma Vectorial
Aparecen los argumentos de la función; así:
- Valor Buscado: es la celda C4 que hace referencia a la nota del primer

estudiante.
- Vector de Comparación: corresponde al rango de las notas; es decir de $F$4 a

$G$8.
36
- Vector de Resultado: corresponde al concepto; es decir de $H$4 a $H$8. y

aceptar
37
Obtenemos el primer concepto; así:
Copiamos la fórmula para los demás estudiantes y obtenemos el concepto de cada

nota; así:
38
5.2. Forma Matricial
Una vez insertada la función buscar; esta vez elegimos la forma matricial
Aparecen los argumentos de la función
- Valor Buscado: es la celda C4 que hace referencia a la nota del primer

estudiante.
- Matriz: estas ves seleccionamos el rango y el concepto; es decir $F$4 a $H$8 y

aceptar
39
Obtenemos el primer concepto; así:
Copiamos la fórmula para los demás estudiantes y obtenemos el concepto de cada

nota; así:
40
Nota: la parte numérica debe estar en forma descendente; es decir de 0 (cero) a 5

(cinco).
41
6. FUNCIONES DE MANEJO DE ERROR
Es una función de hoja de cálculo que se utilizan para comprobar el tipo de un valor
o referencia; comprueba el tipo del argumento valor y devuelve VERDADERO o
FALSO dependiendo del resultado.
ESERROR
Nos devolverá Verdadero si la celda a la que estamos haciendo referencia es un
error y Falso en caso que no lo sea.
SINTAXIS: ESERROR(Celda)
Función Devuelve VERDADERO si
ESERROR Valor se refiere a uno de los valores de error (#N/A, #¡VALOR!,

#¡REF!, #¡DIV/0!, #¡NUM!, #¿NOMBRE? o # ¡NULO!).
6.1. Demostración Función Error
Suponga que tenemos una base de datos con los saldos por cobrar a nuestros
clientes al fin de año, la primer columna corresponde al número de identificación
del cliente; y la segunda columna contiene el saldo que nos adeuda al fin de año.
Ahora bien, por otro lado tenemos nuestro master de clientes desde el cliente 1 al
cliente número 30.
Y lo que queremos es que con ayuda de una formula se busque que clientes de
nuestra base de datos tienen saldo por pagar al fin de año.
42
1.Entonces se tendría que aplicar una formula usando la función

BUSCARV/CONSULTAVque quedaría así:
BUSCARV(D4;$A$3:$B$20;2;0)ó CONSULTAV(D4;$A$3:$B$20;2;0)
Donde D4 representa al cliente número 1 de la segunda lista

$A$3:$B$20 representa el rango donde están los clientes con saldo deudor, que
son los 17 de la primer lista.
43
2. Arrastramos la fórmula para obtener la búsqueda de los demás clientes; ahora

bien, que pasaría con el cliente número 2 de nuestro segundo listado, al no
encontrarlo en nuestra base de datos con los saldos deudores, nos devolverá el
valor #NA
44
3. ¿¿ Que Pasaba con la formula??

La función BUSCARV/CONSULTAV buscaba el valor en la base de datos
determinada y al NO encontrar el valor mandaba un mensaje de error (#N/A),
pues esta fórmulaestá diseñada por Excel para que lance el valor NO Encontrado.
4.¿¿ Cómo se Soluciona el error??

A la función BUSCARV se le antepone otra fórmula diseñada por Excel llamada
ESERROR, esta función evalúa la celda o en este caso la formula
BUSCARV/CONSULTAV y si arroja un tipo de error (#N/A, DIV!/0, etc,etc)
entonces la función ESERROR se evalúa como VERDADERO, en caso contrario se
evalúa como FALSO.
La fórmula quedaría así:
ESERROR(BUSCARV(D4;$A$3:$B$20;2;0)) Excel 2007
ESERROR(CONSULTAV(D4;$A$3:$B$20;2;0)) Excel 2010
45
5.Ahora bien, una vez que logramos que la combinación de las funciones ESERROR
y BUSCARV ya no arrojen un error sino un valor, simplemente le agregamos una
tercera función que es de tipo LOGICA la función SI, de esta forma la
condicionamos a que evalué la formula, si es un error, me ponga 0 (cero), en caso
contrario que aplique la función BUSCARV.
La fórmula quedaría así:
EN EXCEL 2007
SI(ESERROR(BUSCARV(D4;$A$3:$B$20;2;0));0;BUSCARV(D4;$A$3:$B$20;2;0))
46
EN EXCEL 2010
SI(ESERROR(CONSULTAV(D4;$A$3:$B$20;2;0));0;CONSULTAV(D4;$A$3:$B$20;2;0))
6.Por ultimo; así como le indicamos que ponga 0 (cero), le podemos indicar que
ponga otro valor o inclusive un texto, véase como queda la formula siguiente:
EN EXCEL 2007
SI(ESERROR(BUSCARV(D4;$A$3:$B$20;2;0));"Valor No
Encontrado";BUSCARV(D4;$A$3:$B$20;2;0))
EN EXCEL 2010
SI(ESERROR(CONSULTAV(D4;$A$3:$B$20;2;0));"Valor No
Encontrado";CONSULTAV(D4;$A$3:$B$20;2;0))
47
48
7. FUNCIONES DE MANEJO DE TEXTO
Funciones que nos permiten trabajar con el texto que contienen las celdas.
Es importante hacer notar que en el momento que utilizamos estas funciones, en

los argumentos, tanto podemos utilizar texto directamente entre comillas o una
referencia a una celda la cual contiene texto. En los ejemplos de las funciones
utilizaremos las dos opciones.
7.1. Concatenar
Une diferentes elementos de texto en uno sólo. Estos elementos pueden ser celdas
o directamente texto utilizando comillas "".
Esta función puede tener como máximo 30 argumentos.
Estructura: CONCATENAR(Texto1;Texto2;...)
Ejemplo: Si en la celda A2 tenemos el texto "Juan", en la celda B2 "Rodríguez" y

queremos que en la celda D2 aparezca el nombre y apellidos en la misma celda
deberíamos escribir la siguiente función: =CONCATENAR(A2;" ";B2)
Observa que el segundo argumento es " "(Comillas espacio Comillas);de esta

forma hacemos que el nombre y el apellido salgan separados por un espacio.
Otra forma de obtener el mismo resultado que utilizando la función Concatenar

sería utilizando & de la siguiente forma: =A2&" "&B2
49
7.2. Derecha
Nos devuelve una cantidad de caracteres determinados empezando a contar desde
la parte derecha de la cadena de texto.
Estructura: DERECHA(Texto; Número de caracteres a extraer)
Ejemplo: En la celda A5 escribimos el texto: "Funciones Excel". Si en la celda B5

escribimos la función =DERECHA(A5;5), obtendremos como resultado "Excel".
7.3. Espacios
Elimina los espacios en blanco que hay dentro de una cadena de texto, excepto los
que son de separación de palabras.
En Excel 2010 esta función se denomina RECORTAR.
Estructura: =ESPACIOS(Texto a quitar espacios)en Excel 2007.
=RECORTAR(Texto a quitar espacios)en Excel 2010.
Ejemplo: Si en la celda A4 tenemos escrito el texto: "Funciones de Excel

(espacios)", observa que entre Funciones y de hemos dejado muchos espacios en
blanco; lo mismo sucede entre de y Excel; y Excel y (espacios). Si quisiéramos
corregir este problema y que no aparecieran estos espacios en la celda B2
tendríamos que aplicar la función =ESPACIOS(A4) de tal forma que el resultado
final será: "Funciones de Excel (espacio)". Observa que los espacios entre palabras
se mantienen.
En Excel 2007
50
En Excel 2010
7.4. Extrae
Nos devuelve una cantidad de caracteres específicos a partir de una posición inicial
de una cadena de texto.
En Excel 2010 esta función se denomina MED.
Estructura: EXTRAE(Texto; Posición inicial; Número de caracteres a extraer)
MED(Texto; Posición inicial; Número de caracteres a extraer)En Excel 2010
Ejemplo: Si en la celda A4 tenemos el texto: "Funciones De Excel" y en la celda B4

queremos obtener la palabra "De" deberíamos escribir la función
En Excel 2007
=EXTRAE(A4;11;2)
En Excel 2010
=MED(A4;11;2)
51
7.5. Izquierda
Nos devuelve una cantidad de caracteres determinados empezando a contar desde
la parte izquierda de la cadena de texto.
Estructura: IZQUIERDA(Texto; Número de caracteres a extraer)
Ejemplo: En la celda A4 escribimos el texto: "Funciones Excel". Si en la celda B4

escribimos la función =IZQUIERDA (A4;9), obtendremos como resultado
"Funciones".
7.6. Largo
Nos retornará la cantidad de caracteres que tiene la cadena de texto.
Estructura: LARGO(Texto)
Ejemplo: en la celda A4 escribe el texto: "Funciones Excel". Para saber la cantidad

de caracteres que forman este texto deberás introducir en la celda B4 la función
=LARGO(A4). Como resultado nos devolverá un 15.
52
7.7. Mayusc
Con esta función obtendremos todo el contenido de un texto o celda en
mayúsculas.
Estructura: MAYUSC(Texto)
Ejemplo: En la celda A4 tenemos el texto: "funciones de Excel". Si escribimos la

función =MAYUSC(A4) en la celda B4 el resultado que obtenemos sería:
"FUNCIONES DE EXCEL".
7.8. Minusc
Con esta función obtendremos todo el contenido de un texto o celda en minúsculas.
Si se utiliza una celda en la que contiene texto esta no se transforma toda en
minúsculas, si no que... en la celda donde pongamos la función obtendremos una
copia de la primera celda pero toda en minúsculas.
Estructura: MINUSC(Texto)
Ejemplo: En la celda A4 tenemos el texto: "FUNCIONES DE EXCEL". Si escribimos la

función =MINUSC(A4) en la celda B4 el resultado que obtenemos sería:
"funciones de excel". Volvemos a recordar que tenemos los dos textos tanto en la
celda A4 como en la B4, ya que la B4 es una función que dependerá siempre del
contenido que hay en la A4.
53
7.9. Nompropio
Con esta función obtendremos un texto en el que aparecerá en mayúsculas la
primera letra de cada palabra que forma parte del texto.
Estructura: NOMPROPIO(Texto)
Ejemplo: Si escribimos la función =NOMPROPIO(A4) en la celda B4, y en la celda

A4 el texto: "funciones de Excel" obtendremos como resultado "Funciones De
Excel".
7.10.Valor(texto): Toma el argumento texto, y lo convierte en un valor numérico.

El argumento es de tipo texto pero contiene un número en cualquier formato.
Ejemplo:
VALOR(“325.3”)ubicado en la celda A4; que está en texto;da como resultado el

valor numérico325.3; al escribir la función=VALOR(A4);en la celda B4.
OTRAS FUNCIONES:
7.11. Encontrar
Nos devuelve la posición en la que se encuentra un valor dentro de una cadena de
texto.
54
Estructura: ENCONTRAR(Texto que deseamos buscar; Dentro del texto;

Número de posición inicial)
El tercer argumento no es obligatorio, si no se introduce Excel considerará la

primera posición como número 1.
Ejemplo: En la celda A1 tenemos el texto: Mailxmail si deseamos saber en qué

posición se encuentra la x deberemos escribir en la celda A2 la función
=ENCONTRAR("x";A1) nos devolverá un 5 como resultado ya que la primera
letra la considera como si estuviera en la primera posición.
7.12. Hallar
Nos indica la posición que ocupa un texto dentro de una cadena de texto.
Estructura: HALLAR(Texto a buscar; Texto donde deseamos encontrar el

texto; Posición inicial) Los dos primeros argumentos son obligatorios, en cambio
la posición inicial no ya que si no la ponemos empezará a contar desde el número
1.
Ejemplo: Introduce en la celda A1 el texto "Funciones de Excel". Si deseásemos

conocer que posición ocupa dentro de este texto la letra "d" deberíamos escribir en
la celda A2 la siguiente función =HALLAR("de";A1), la función nos devolvería el
resultado 11.
7.13. Igual
Realiza la comprobación si dos valores son exactamente iguales. Esta función sólo
nos devolverá Verdadero o Falso.
Estructura: IGUAL(Texto1;Texto2)
Ejemplo: En la celda A1 tenemos el texto "Avión" y en la celda A2 "Avion". En la

celda A3 podríamos realizar la comparación con la función Igual de la siguiente
manera. =IGUAL(A1;A2), como resultado el ordenador nos devolvería el valor
Falso.
7.14.Reemplazar
Con esta función conseguiremos reemplazar parte de texto, indicando desde que
posición y cuantos caracteres deseas reemplazar y el texto que deseas poner.
Estructura: REEMPLAZAR(Texto original; Posición inicial a partir de donde

deseamos recortar; Número de caracteres a quitar; Nuevo texto a insertar)
Ejemplo: En la celda A1 escribe el texto "Funciones de Excel" y en la celda A2 la

función: =REEMPLAZAR(A1;11;2;"dentro de") esta función nos devolverá el
texto: Funciones dentro de Excel. La función lo que realiza es eliminar del texto que
hay en la celda A1 desde la posición 11, 2 caracteres y estos los sustituye por el
texto "dentro de". Hay que observar que hemos eliminado 2 caracteres y hemos
introducido 9 en su lugar.
55
7.15. Repetir
Lo que conseguimos con esta función es que se repitan una cantidad de veces un
texto determinado.
Estructura: REPETIR(Texto; Número de veces a repetir)
Ejemplo: Si en la celda A1 escribimos esta función =REPETIR("la";3)

obtendremos como resultado "lalala".
7.16. Sustituir
Sustituye una cadena de texto dentro de otra, por una nueva cadena.
Estructura: SUSTITUIR(Texto original; Parte de texto a sustituir; Nuevo

texto)
Ejemplo: Si en la celda A1 ponemos el texto "Funciones de Excel" y queremos que

en la celda A2 aparezca "Funciones en Excel" deberemos escribir en la celda A2 la
siguiente función: =SUSTITUIR (A1;"de";"en")
8. IMPORTAR DATOS
Cuando decimos archivos de texto nos estamos refiriendo a archivos que no

tienen formato, los conocidos como archivos de texto plano (ASCII); los
archivos de texto con formato como los de Word (.doc) o los (.rtf) tienen otra
forma de importarse a Excel.
Pero para importar archivos de texto con el asistente podemos hacerlo de dos
formas distintas:
- Podemos acceder a la FichaDatos; del grupo Obtener Datos Externos;

seleccionar uno de los tipos de orígenes de datos que podemos encontrar
en esta sección.
- O acceder mediante el Botón Office - Abrir y donde pone Tipo de

datos seleccionar Todos los archivos (*.*).
A continuación en ambos casos se sigue el mismo procedimiento.
56
8.1. Importar Archivos de Texto
1. Nos aparece un cuadro de diálogo para seleccionar el archivo a importar.
Una vez seleccionado el archivo de texto aparecen una serie de tres pantallas
correspondientes al asistente para importar texto
En la ventana del Asiente para importar texto -Paso 1; aparecen varias

opciones:
Podemos indicar si el texto importado tiene los Campos delimitados o no

para que Excel sepa dónde empieza un campo y dónde acaba.
Podemos indicar a partir de qué fila queremos importar por si

queremos descartar títulos, por ejemplo.
Y también podemos decidir el Origen del archivo.
Si todos los datos son correctos pulsamos sobre Siguiente>.
57
2. En la segunda pantalla del asistente podemos elegir los separadores de los

datos.
Por defecto viene marcado el separador de Tabulación. En la imagen

podemos ver que lo que hay en cada línea lo incluye en un sólo campo, esto es
debido a que no hay signos de tabulación en el texto por lo que todo lo escrito
lo pone en un sólo campo.
Si hubiéramos seleccionado Espacio, el carácter espacio en blanco

delimitaría los campos es decir que nos aparecerían varias columnas (varios
campos), en la primera estaría los números que empiezan cada línea (13, 2,
28,...), en la segunda la primera palabra de cada línea (fantasmas, policías,
días, días, segundos), en la siguiente otra palabra (nada, rebeldes, después, y,
nada) y así sucesivamente.
Cuando utilizamos esta opción (separar con espacios en blanco), es

conveniente activar Considerar separadores consecutivos como uno solo,
esta opción hace que si por ejemplo se encuentran dos o más caracteres
separadores juntos, los considera como uno sólo. En el ejemplo anterior,
vamos a suponer que en la primera línea tenemos dos espacios en blanco
entre 13 y FANTASMAS, si activamos Espacio y dejamos desactivada la casilla
Considerar separadores consecutivos como uno solo, Excel colocará 13
en la primera columna y FANTASMAS en la tercera, mientras que si activamos
la casilla Considerar separadores consecutivos como uno solo, la palabra
FANTASMAS se colocará en la segunda columna, como podemos apreciar en la
siguiente imagen.
Para continuar con el asistente pulsamos sobre Siguiente>.
58
3. En la tercera y última pantalla del asistente, podemos seleccionar el

Formato de los datos. Normalmente Excel puede determinar el tipo de los
datos de una columna por los valores contenidos en ella, pero podemos
cambiar ese formato si no nos parece el más adecuado.
Para ello sólo tenemos que hacer clic en la columna para seleccionarla
(aparece con fondo negro), y seleccionar el formato en la sección Formato de
los datos en columnas. Esta sección también nos sirve si no queremos
importar la columna en nuestra hoja (No importar columna (saltar)).
En el botón Avanzadas podemos completar ciertas características para los

números como los separadores de decimales y millares y la posición del signo
en los negativos.
59
4. Una vez hayamos completado o comprobado la definición, pulsamos sobre

Finalizar para que termine el asistente e importe los datos. Si de lo contrario,
creemos que se nos ha olvidado algo, podemos volver a las pantallas
anteriores pulsando el botón <Atrás.
Nos aparece un cuadro de diálogo preguntándonos dónde deseamos

Importar los datos.
Marcamos Hoja de cálculo existente y la celda =$A$1, para que los

importe a partir de la celda A1 o bien podemos importar los datos en una
nueva hoja dentro del libro.
Pulsamos sobre Aceptar y aparecerán los datos importados en la hoja.
60
8.2. Importar Datos de Access
También disponemos de un botón que nos permitirá importar datos

directamente de consultas y tablas de Microsoft Access.
Pulsando Desde Access, aparecerá el cuadro de diálogo Abrir para que

elijamos de qué base de datos deseamos importar los datos. Seleccionamos el
archivo y pulsamos Abrir.
En caso de que la base de datos contenga más de una tabla, se mostrará una
ventana similar a la siguiente para elegir cuál queremos importar.
61
Al pulsar Aceptar, se mostrará la ventana Importar datos.
En la siguiente ventana podemos elegir cómo ver los datos en el libro y dónde
se situarán, en una hoja existente o en una nueva.
En la imagen siguiente nos muestran como quena los datos que se ha

importado desde Access:
62
9. CONTROLES DE FORMULARIO
1. Cuándo utilizarlos. Utilice un control deFormulario cuando desee grabar

todas las macros de un formulario pero no desee escribir o modificar ningún código
de macro en VBA. Los controles de Formulario también pueden utilizarse en hojas
de gráfico.
2. Lo que pueden hacer los controles. Estos controles están diseñados para
utilizarlos en formularios de hojas de cálculo que otros usuarios complementarán
desde Microsoft Excel. Se puede vincular una macro existente a un control o
escribir o grabar una macro nueva. Cuando un usuario del formulario hace clic en el
control, éste ejecuta la macro.
3. Lo que no puedenhacer los controles. Los controles deFormulario no se

pueden utilizar para controlar eventos como lo hacen los controles ActiveX.
Tampoco se pueden utilizar para ejecutar secuencias de comandos Web en páginas
Web.
4. Dónde encontrar los controles
63
Asegúrese de que la ficha Programador está disponible. Si no está disponible

realice lo siguiente:
1. Haga clic en el botón Archivo , a continuación, haga clic en

Opciones; del listado seleccione Personalizar cinta de opciones.
2. En la categoría Personalizar cinta de opciones (lado derecho), aparece

la casilla Programador sin activar:
64
3. Active la casilla Programador y, a continuación, haga clic en Aceptar.
65
Inmediatamente aparece la ficha Programador en la cinta de Opciones.
4. En la ficha Programador, en el grupo Controles, seleccionamos insertar

y aparecen los Controles de Formulario.
5. Agregar un control Formulario
1. Haga clic en la hoja de cálculo donde desee agregar el control.

2. Muestre los Controles deFormularios del grupo Controles en la ficha
Programador.
3. Haga clic en el control que desee agregar.
4. Haga clic en la posición de la hoja de cálculo donde desea situar el control.
5. Arrastre el control hasta que tenga el tamaño que desee.
6. Haga clic con el botón secundario en el control, elija Modificar texto y

agregue el texto para el control. Cuando haya terminado, haga clic con el
botón secundario en el control y, a continuación, haga clic en Salir de
Modificar texto.
7. Establezca las propiedades del control.
66
9.1. Propiedades Del Control
Haga clic con el botón secundario en el control, elija Formato de control y, a

continuación, haga clic en la ficha Control. Los rótulos y los botones no tienen
propiedades.
9.1. Etiqueta
Texto que proporciona información sobre un control, de la hoja de cálculo o de un

formulario.
9.2. Cuadro de edición
No está disponible en los libros de Microsoft Excel. Este control se proporciona

para que pueda trabajar con las hojas de diálogo de Excel versión 5.0.
9.3. Cuadro de grupo
Agrupa los controles relacionados, como los botones de opción o las casillas de
verificación.
Propiedades Cuadro de Grupo:
Sombreado 3D; Muestra un cuadro de grupo con un efecto de sombreado

tridimensional.
9.4. Botón
Ejecuta una macro cuando se hace clic en él.
9.5. Casilla de verificación
Activa o desactiva una opción. Puede activarse más de una casilla de verificación
a la vez en una hoja o en un grupo.
Propiedades de la casilla de verificación:
Valor Determina el estado de la casilla de verificación; es decir, si está

activada (Activado), desactivada (Sin activar) o ninguna de las dos (Mixto).
Vincular con la celda Una celda que devuelve el estado de la casilla de

verificación. Si la casilla de verificación está activada, la celda del cuadro Vincular
con la celda contiene VERDADERO. Si la casilla de verificación está desactivada,
la celda contiene FALSO. Si el estado de la casilla de verificación es mixto, la celda
contiene #N/A. Si la celda vinculada está vacía, Excel interpreta el estado de la
casilla de verificación como FALSO.
67
Sombreado 3D Muestra la casilla de verificación con un efecto de sombreado

tridimensional.
Ejemplo:
PASOS:
- Ubicarse sobre la casilla de verificación; presionar clic derecho del mouse;

aparece una serie de opciones de ellas elegimos FORMATO DE
CONTROL para activar la casilla de verificación.
- Al elegir formato de control aparece:
68
- Seleccionamos activar y vamos a vincular con una celda para que la

casilla de verificación funcione; si no se vincula con una celda el botón no
funciona.
En nuestro caso queda activado y vinculado con la celda $B$15 y aceptar.
69
- Queda seleccionado y aparece la palabra lógica verdadero; significa que el

botón quedo activo.
- Damos clic en cualquier celda para que quede desmarcado; si

desactivamos la casilla de verificación aparece falso y si volvemos activar
aparece verdadero.
- Continuando con nuestro ejemplo para que aparezca la palabra contado o

crédito aplicamos un formula lógica “SI”:
70
- Si está activo la casilla aparece contado; si la desactivo aparece crédito;

así:
ACTIVADA CASILLA DE VERIFICACION
DESACTIVADA CASILLA DE VERIFICACION
71
9.6. Botón de opción
Selecciona una de las opciones de un grupo contenido en un cuadro de grupo.

Utilice los botones de opción para permitir solamente una de varias posibilidades.
Propiedades de los botones de opción:
Valor Determina el estado inicial del botón de opción; es decir, si está

activado (Activado) o desactivado (Sin activar).
Vincular con la celda Devuelve el número del botón de opción seleccionado

en el grupo de opciones (el primer botón de opción es el número 1). Utilice la
misma celda Vincular con la celda para todas las opciones de un grupo.
Después podrá utilizar el número devuelto en una fórmula o macro para
responder a la opción seleccionada.
Sombreado 3D Muestra el botón de opción con un efecto de sombreado

tridimensional.
Ejemplo:
PASOS:
- Ubicarse sobre uno de los botones; presionar clic derecho del mouse;
CONTROL para activar el botón.
72
- Seleccionamos activar y vamos a vincular con una celda para que el botón
funcione; si no se vincula con una celda el botón no funciona.
73
En nuestro caso queda activado y vinculado con la celda $B$19 y aceptar.
- Queda seleccionado y aparece el numero 1; significa que el botón quedo

activo.
74
- Damos clic en cualquier celda para que quede desmarcado; presionamos cada
botón; aparece un número que lo relaciona; si presiono Bogotá aparece el
numero1;si presiono Medellín aparece el numero2;si presiono Cali aparece el
numero3.
Botón Bogotá
Botón Medellín
75
Botón Cali
- Continuando con nuestro ejemplo para que en la celda B16 aparezca cada
ciudad creamos una base de datos con las ciudades y aplicamos la función
BUSCARV para que encuentre la celda vinculada (el numero) dentro de la
base de datos creada:
- Nos ubicamos en la celda B16 y aplicamos la función BUSCARV; así:
76
- Aceptar; cada vez que presionemos un botón aparece la ciudad

correspondiente al botón:
Ciudad Bogotá
77
Ciudad Medellín
9.7. Cuadro de lista
Muestra una lista de elementos.
Propiedades del cuadro de lista:
Rango de entrada Hace referencia al rango que contiene los valores que se
mostrarán en el cuadro de lista.
Vincular con la celda Devuelve el número del elemento seleccionado en el

cuadro de lista (el primer elemento de la lista es 1). Este número puede utilizarse
en una fórmula o macro para que devuelva el elemento real del rango de entrada.
Tipo de selección Específica el modo en que pueden seleccionarse los

elementos de la lista. Si se define el tipo de selección como Múltiple o
Extendida, la celda especificada en el cuadro Vincular con la celda no se tendrá
en cuenta.
Sombreado 3D Muestra el cuadro de lista con un efecto de sombreado

tridimensional.
78
Ejemplo:
PASOS:
- Ubicarse sobre uno el cuadro de lista; presionar clic derecho del mouse;
CONTROL para activar el cuadro de lista.
79
- Nos ubicamos en:
Rango de entrada: corresponde al listado de gastos; es decir de

$E$6:$E$13.
Vincular con la celda: vamos a vincular con la celda $B$15.
Tipo de selección: dejamos que por defecto el programa elija el tipo

simple.
Aceptar.
80
- Se incorporan los gastos al cuadro de lista.
- Damos clic en cualquier celda para que quede desmarcado; seleccionamos algún
gasto de los que están dentro del cuadro de lista; aparece un número que
relaciona cada gasto; si selecciono nomina aparece el numero1; si selecciono
Arriendo aparece el numero2;si selecciono Leasing aparece el numero 3; así
sucesivamente con todos los gastos.
Gasto nomina
81
Gasto Arriendo
- Continuando con nuestro ejemplo para que en la celda B13 aparezca cada
gasto creamos una base de datos con los gastos y aplicamos la función
- Nos ubicamos en la celda B13 y aplicamos la función BUSCARV; así:
82
- Aceptar; cada vez que seleccionemos un gasto del cuadro de lista

aparece el gasto correspondiente en la celda B13:
Gasto Nomina
Gasto Arriendo
9.8. Cuadro combinado
Un cuadro de lista desplegable. El elementoque se seleccione en el cuadro de

lista aparecerá en el cuadro de texto.
83
Propiedades del cuadro combinado:
Rango de entrada Hace referencia al rango que contiene los valores que se
mostrarán en la lista desplegable.
Vincular con la celda Devuelve el número del elemento seleccionado en el

cuadro combinado (el primer elemento de la lista es 1). Este número puede
utilizarse en una fórmula o macro para que devuelva el elemento real del rango de
entrada.
Líneas de unión verticales Especifica el número de líneas que aparecerá en

la lista desplegable.
Sombreado 3D Muestra el cuadro combinado con un efecto de sombreado

tridimensional.
Ejemplo:
PASOS:
- Ubicarse sobre uno el cuadro combinado o lista desplegable; presionar clic

derecho del mouse; aparece una serie de opciones de ellas elegimos
FORMATO DE CONTROL para activar el cuadro de lista.
84
- Nos ubicamos en:
85
Rango de entrada: corresponde al listado de empresas; es decir de

$A$6:$A$10.
Vincular con la celda: vamos a vincular con la celda $A$12.
Líneas de unión verticales: dejamos que por defecto el programa se

encargue de esta casilla.
Aceptar.
- El cuadro combinado queda señalado
86
- Damos clic en cualquier celda para que quede desmarcado; volvemos a dar clic en
el botón del cuadro combinado para que se despliegue el listado de empresas y
podamos seleccionar alguna de ellas; aparece un número que relaciona cada
empresa; si selecciono Colpatria aparece el numero1; si selecciono Ganadero
aparece el numero2;si selecciono Colombia aparece el numero 3; así
sucesivamente con todas las empresas.
Empresa Colpatria
87
Empresa Ganadero
- Continuando con nuestro ejemplo para que en la celda E5 aparezca cada

empresa creamos una base de datos con las empresas y aplicamos la función
- Nos ubicamos en la celda E5 y aplicamos la función BUSCARV; así:
88
- Aceptar; cada vez que seleccionemos una empresa del cuadro combinado
o lista desplegable aparece la empresa correspondiente en la celda E5:
Empresa Colpatria
89
Empresa Ganadero
9.9. Crear cuadro combinado de lista
No está disponible en los librosde Excel. Este control se proporciona para que
pueda trabajar con las hojas de diálogo de Excel versión 5.0.
9.10. Crear cuadro combinado desplegable
No está disponible en los libros de Excel. Este control se proporciona para que
pueda trabajar con las hojas de diálogo de Excel versión 5.0.
9.11. Barra de desplazamiento
Sirve para desplazarse a través de un rango de valores cuando se hace clic en las
flechas de desplazamiento o cuando se arrastra un cuadro de desplazamiento.
Puede desplazarse por una página de valores haciendo clic entre el cuadro de
desplazamiento y una flecha de desplazamiento.
Propiedades de la barra de desplazamiento
Valor actual La posición relativa del cuadro de desplazamiento dentro de la

barra de desplazamiento.
Valor mínimo La posición del cuadro de desplazamiento más próxima a la

parte superior de una barra de desplazamiento vertical o al extremo izquierdo de
una barra de desplazamiento horizontal.
Valor máximo La posición del cuadro de desplazamiento más lejana a la

parte superior de una barra de desplazamiento vertical o al extremo derecho de
una barra de desplazamiento horizontal.
90
Incremento El tamaño del espacio que se desplazará el cuadro de

desplazamiento cuando se haga clic en la flecha situada en cualquier extremo de
la barra de desplazamiento.
Cambio de página El tamaño del espacio que se desplazará el cuadro de

desplazamiento cuando se haga clic entre el cuadro de desplazamiento y una de
las flechas de desplazamiento.
Vincular con la celda Devuelve la posición actual del cuadro de

desplazamiento. Este número puede utilizarse en una fórmula o macro para
responder a la posición del cuadro de desplazamiento.
Sombreado 3D Muestra la barra de sombreado con un efecto de sombreado

tridimensional.
Ejemplo:
PASOS:
- Ubicarse sobre la barra de desplazamiento; presionar clic derecho del

mouse; aparece una serie de opciones de ellas elegimos FORMATO DE
CONTROL para activar la barra de desplazamiento.
91
- Nos ubicamos en:
Valor mínimo: digitamos el número 10.
Valor máximo: digitamos el número 100.
Incremento: digitamos el numero 10 ya que se van a hacer incrementos

de 10.
Cambio de Página: dejamos que por defecto el programa se encargue

de esta casilla.
Vincular con la celda: vamos a vincular con la celda $D$6.
NOTA: La casilla VALOR ACTUAL nos va a mostrar la posición de la

barra de desplazamiento;por lo tanto no la tocamos para nada;
dejamos que el programa se encargue de esta casilla.
Aceptar.
92
- La barra de desplazamiento queda señalada
93
- Damos clic en cualquier celda para que quede desmarcada; volvemos a dar clic en
el extremo derecho de la barra para que vaya mostrando los números con
incremento de 10; iniciando en 10 y terminando en 100. Si queremos regresar
damos clic en el extremo izquierdo de la barra y empieza a decrecer los números
de 10 en 10; iniciando en 100 y terminando en 10.
9.12. Control de número
Aumenta o disminuye un valor. Para aumentar el valor, haga clic en la flecha

arriba; para disminuir el valor, haga clic en la flecha abajo.
Propiedades del control de número:
Valor actual La posición relativa del control de giro dentro del rango de
valores permitidos.
Valor mínimo El valor más bajo permitido para el control giro.
Valor máximo El valor más alto permitido para el control giro.
Incremento La cantidad de aumento o disminución del control de giro cuando

se hace clic en las flechas.
Vincular con la celda Devuelve la posición actual del control de giro. Este
número puede utilizarse en una fórmula o macro para que devuelva el valor real
que el control de giro debe seleccionar.
Sombreado 3D Muestra el control de giro con un efecto de sombreado

tridimensional.
94
Uno de los controles más importantes es el control número . Para insertar un

elemento de control número lo elegiremos desde la opción Insertar y
trazaremos un rectángulo para dar tamaño al control de "up-down" de doble
triángulo para incrementar o decrementar valores en una celda asociada
Ejemplo:
PASOS:
- Ubicarse sobre el control de numero; presionar clic derecho del mouse;

CONTROL para activa el control de numero.
- Accedemos de esta manera al cuadro de diálogo del Formato de control,

desde donde se va a configurar el formato de este control.
95
- Nos ubicamos en:
Valor mínimo: digitamos el número 0.
Valor máximo: digitamos el número 50.
Incremento: digitamos el numero 1 ya que se van a hacer incrementos

de 1 en 1.
Cambio de Página: el programa la deja inactiva.
Vincular con la celda: vamos a vincular con la celda $E$3.
NOTA: La casilla VALOR ACTUAL nos va a mostrar la posición de la

barra de desplazamiento;por lo tanto no la tocamos para nada;
dejamos que el programa se encargue de esta casilla.
Aceptar.
96
- El control de numero queda señalado
- Damos clic en cualquier celda para que quede desmarcado; desde este momento
el control se encuentra activo y al sobrevolarlo con el ratón, el puntero adquiere
forma de mano que incrementa o disminuye los valores de la celda vinculada al
control.Hacia arriba empieza a incrementar de uno en uno los números de 0 a 50;
hacia abajo empieza a decrecer los números de uno en uno de 50 a 0.
97
10. MACROS
Excel cuenta con un lenguaje muy poderoso llamado Visual Basic, este es solo
una parte del lenguaje, pero permite hacer o resolver los problemas más
fácilmente.
Primeramente debemos de saber que es una Macro y a continuación se explica el
término:
Una Macro son una serie de pasos que se almacenan y se pueden activar con
alguna tecla de control y una letra. Por ejemplo, todos los días empleo
frecuentemente en mis celdas los mismos pasos: Tamaño de Fuente (Tamaño de la
letra), Negrita, Fuente (Tipo de letra) y Color de Fuente (Color de Letra); para no
estar repitiendo estos pasos los puedo almacenar en una macro y cuando ejecute la
macro los pasos antes mencionados se ejecutaran las veces que yo lo desee.
Antes de grabar una macro realizar lo siguiente:
1. Ir a la ficha Programador; si no aparece; actívela:
1.1. Haga clic en el botón Archivo , a continuación, haga clic en

Opciones; del listado seleccione Personalizar cinta de opciones.
98
1.2. En la categoría Personalizar cinta de opciones (lado derecho),

aparece la casilla Programador sin activar:
1.3. Active la casilla Programador y, a continuación, haga clic en Aceptar.
99
Inmediatamente aparece la ficha Programador en la cinta de Opciones.
2. Para establecer el nivel de seguridad de manera que estén habilitadas

temporalmente todas las macros, haga lo siguiente:
2.1. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Seguridad
de macros.
2.2. En Configuración de macros, haga clic en Deshabilitar todas las

macros con notificación; a continuación haga clic en Aceptar.
100
Configuración de Macros:
• Deshabilitar todas las macros sin notificación. Haga clic en esta
opción si no confía en las macros. Se deshabilitan todas las macros de los
documentos y todas las alertas de seguridad que informan de que las
macros están deshabilitadas. Si hay documentos que contienen macros sin
firmar que considera de confianza, puede colocar esos documentos en una
ubicación de confianza. Se permite la ejecución de los documentos en
ubicaciones de confianza sin que los compruebe el sistema de seguridad del
Centro de confianza.
• Deshabilitar todas las macros con notificación. Ésta es la
configuración predeterminada. Haga clic en esta opción si desea
deshabilitar las macros, pero desea recibir alertas de seguridad si existen
macros. De esta manera, puede elegir cuándo habilitar las macros caso por
caso.
• Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas
digitalmente. Esta configuración es la misma que la de la opción
Deshabilitar todas las macros con notificación, con la excepción de
que, si la macro está firmada digitalmente por un editor de confianza,
podrá ejecutarse si ya confía en el editor. Si el editor no es de confianza, se
le notifica este hecho para que pueda elegir si desea habilitar las macros
firmadas o confiar en el editor. Todas las macros no firmadas digitalmente
se deshabilitan sin ninguna notificación.
• Habilitar todas las macros (no recomendado; puede ejecutarse
código posiblemente peligroso). Haga clic en esta opción para permitir
la ejecución de todas las macros. No se recomienda usar esta opción, ya
que con esta configuración el equipo es vulnerable a código posiblemente
malintencionado.
A continuación te muestro como grabar una macro y ejecutarla
10.1. Macro Nombre
1. Trasládate a la celda A1 y escribe tu Nombre. Por ejemplo, Ramón y

presiona Enter
2. Regrésate a la celda A1, porque cuando diste Enter bajo de celda o cambio
el rumbo.
3. En la ficha Programador; grupo Código; de clic en grabar macro.
4. Windows activa el cuadro de dialogo Grabar Macro, el cual permitirá darle

el nombre a la macro y cuál será el método abreviado para ejecutarla. El
101
método Abreviado se refiere con que letra se va activar la macro,

obviamente se activara con la tecla Control y la letra que usted quiera, de
preferencia en minúscula, porque si activa las mayúsculas la macro se
activara presionando la tecla Shift + Control + la letra que usted indico.
5. Donde dice Nombre de la macro ya aparece el nombre que llevara la

macro en este caso Macro1. si desea cambiar el nombre escriba uno nuevo,
pero yo le recomiendo que así lo deje.
6. En la opción Método Abreviado aparece que se activara con la tecla
Control (CTRL) + la letra que usted indica, de clic en el cuadrito y ponga
una letra, por ejemplo ponga la letra a(en minúsculas). La macro se activara
cuando esté lista con la tecla Control + a
7. De clic en el Botón Aceptar. Windows empezara a grabar todos los pasos
en la Macro1.y la opción de grabar macro cambiara de forma ahora será un
cuadrito Azul, se llamara Detener grabación. Lo utilizaremos cuando
terminemos de indicarle los pasos para detener la grabación.
8. Cambie el Tipo de Letra en el grupo Fuente de la ficha iniciobotón fuente.
9. Cambie el tamaño de la letra en el grupo Fuente de la ficha inicioen el
Botón Tamaño de Fuente.
10. Presione el Botón Negritaen el grupo Fuente de la ficha inicio.
11. Cambie el color de la letra en el Botón Color de Fuenteen el grupo
Fuente de la ficha inicio. Recuerde que todos estos pasos están siendo
almacenados en la macro que estamos grabando y también recuerde que
estos pasos se están efectuando en la celda A1.
12. Presione el Botón Detener Grabación de la barra de Herramientas de
Visual Basic. El que tiene el cuadrito azul presionado.
Listo Excel guardo los pasos en la Macro1 que se activara presionado la tecla
Control + a
102
13. Escribe otro nombre en la celda C1 y presiona Enter, después regresa a la

celda C1.
14. Presiona la tecla Control + a. Windows efectuara todos los pasos grabados
sobre la celda C1, esto quiere decir que el nombre que está en C1 tendrá las
características del que está en A1. Tipo de letra, tamaño, negrita y el color
que indicaste al grabar la macro.
Nota. Cada vez que presiones Control + a Excel ejecutara la macro y efectuara los
pasos en la celda que te encuentres. Puedes grabar todas las macros que desees.
10.2. Macro Tabla

1. crear una tabla comprendida entre el rango C6 A E9; así:
2. Ubicarse en la celda C6 donde inicia la tabla

3. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Grabar macro;
utilizamos como método abreviado CTRL + w, aceptar y empezamos a grabar.
4. Como estamos ubicados en la celda C6 señalamos toda la tabla; no con el Mouse

sino presionado la teclas CTRL + * (Signo de multiplicación); quedando
sombreada toda la tabla.
103
5. Aplicamos bordes (Todos los bordes) y centramos los datos; nos ubicamos en la
celda G4; y detener grabación.
6. Quedo grabada la macro; ahora creamos otra tabla; nos ubicamos en la primer
celda donde inicia la tabla y presionamos CTRL + w para aplicar la macro.
Observemos que se aplica la macro dando bordes y centrado a mi nueva tabla.
104
10.3. Macro cambio
Esta vez no usaremos método abreviado; sino vamos a utilizar un Botón de control
de formulario para grabar una macro.
Tenemos que realizar el tipo de cambio de la cotización de cada componente del

Software que está en dólares.
Pasos:
1. Insertar el botón y cambiarle el nombre por tipo de Cambio.
105
2. Ubicarse sobre el botón; aplicar clic derecho; aparece una serie de opciones;
elegimos Asignar macro.
3. Aparece el cuadro donde seleccionamos grabar; aparece grabar macro pero me

muestra si deseo aplicar método abreviado; como insertamos un botón; lo dejamos
en blanco y aceptar para iniciar a grabar.
106
4. Se debe ubicar en el valor del dólar; celda C4; y copiar.
5. Se debe sombrear toda la parte de la cotización; es decir de C9 a C17 porque ahí

se va a pegar la copia.
6. Cuando esta sombreado el rango anterior; el tipo de pegado tiene que ser
especial; por lo tanto vamos al menú edición; pegado especial; valores y en
operación multiplicar.
7. Se amplían las celdas para observar todos los numero; presionamos la tecla
escape para que quite el copiado de la celda C4; se ubican en una celda cualquiera
y detener grabación.
8. Cambiar la tasa de cambio; asignar nuevas cotizaciones y dar un clic sobre el

botón “Tipo de Cambio” para realzar el ejercicio.
10.4. Macro Presupuesto
La macro consiste en llevar un presupuesto acumulado del mes por cada día de
registro en cada zona.
Para este ejercicio emplearemos una forma de la Ficha Insertar del grupo
Ilustracionesy de ella seleccionamos formas Básicas (cara sonriente).
107
Pasos:
1. Insertaforma.
2. Ubicarse sobre la figura; aplicar clic derecho; del listado de opciones elegimos
asignar macro.
108
3. Aparece el cuadro de asignar macro; escogemos grabar; esta vez nos pregunta
si queremos método abreviado; lo dejamos en blanco y aceptar para grabar macro.
4. Seleccionamos todo el presupuesto del día; es decir rango D6 a D9 y copiar.

5. Nos ubicamos en la celda C6; vamos al menú edición; Pegado especial; Valores;
en operación sumar y aceptar.
6. Una vez hecho el pegado especial; señalamos todos los datos del presupuesto
del día (rango D6 a D9); y nos ubicamos en la celda D2.
7. En la celda D2 escribimos el número 1; enter y volvemos a la celda D2 (este

número representa el primer día de presupuesto). Copiamos el número y lo vamos
a pegar en la celda C2 con pegado especial; valores y en operación sumar (cada
vez que finalice cada día tenemos que llevar el acumulado de los día).
109
8. Una vez pegado el número volvemos a la celda D2; lo borramos y paramos la

grabación.
9. Borramos el día en la celda C2 y los datos del presupuesto acumulado del mes.
10. Ahora empezamos asignar los presupuestos del primer día.
110
11. Clic en carita feliz para realizar el registro
12. Asignar los presupuestos del segundo día
111
13. Al dar clic registra el segundo día y también el acumulado de los presupuestos
del primer y segundo día.
14. Continué así hasta el número de días que se necesite.
10.5. Macro para registrar datos en una base de datos
Para esta macro tenemos dos hojas; la primera Macro Datos; y la segunda Datos.
En la primera se registran los datos y en la segunda se almacenan los datos
112
HOJA MACRO DATOS
HOJA DATOS
113
Pasos:
1. Insertar una forma en Macro datos; ubicarse sobre la forma; clic derecho del
Mouse; aparecen un listado de opciones; elegimos asignar macro; grabar; dejamos
en blanco el método abreviado; aceptar y empezar a grabar.
2. Cuando estamos grabando nos vamos a hoja datos; señalar toda la fila 2; con
clic derecho del Mouse seleccionamos insertar; e insertamos una fila. Se debe hacer
este proceso para que realice el registro de cada dato.
114
3. Una vez insertada la fila volvemos a la hoja Macro datos; nos ubicamos en la
celda de cedula; presionamos CRTL sostenido; marcamos las otras celda (nombre;
dirección y teléfono); y copiar.
Observe que quedan señaladas todas las celdas antes mencionadas de color azul a
excepción de teléfono porque hay finaliza la selección.
4. Vamos a la hoja Datos; nos ubicamos en la celda A2 debajo del titulo de cedula;
realizamos el pegado especial; valores; aceptar y volver a la hoja Macro datos.
5. Al volver a la hoja macro datos; presionamos suprimir; nos ubicamos en la

casilla de cedula y parar grabación.
6. Empezar a llenar la casilla; al terminar en la última (teléfono); presionar enter;

clic en el rectángulo
115
7. Van a observar que las celdas quedan en blanco y la información se trasladó a la

hoja Datos.
8. Realizar un segundo registro y aplicar macro
9. En la hoja Datos queda almacenada la información registrada e la hoja macro

datos; ubicando a Lina en primer lugar y Alejandro en el segundo lugar.
10. Realizar lo mismo para cada registro.
116
10.6. Macro Subtotales
Para esta macro tenemos dos hojas; la primera BD; y la segunda Macro
Subtotales.
En la primera se encuentran registrados en una base de datos los empleados de

una empresa clasificados por Cedula; Nombre; Apellido; Profesión; etc; y en la
segunda se va aplicar una macro que me muestre el número de Departamentos
que existe en la empresa para lo cual se va a emplear la función subtotal.
HOJA BD
117
HOJA MACRO SUBTOTALES
Pasos:
1. En la hoja BD vamos a empezar a grabar la macro utilizando esta ves un método

abreviado; por lo tanto en la barra de herramientas de visual Basic damos clic en
grabar macro; aparece el cuadro de grabar macro; en método abreviado escribimos
CTRL + r; aceptar para iniciar a grabar.
118
2. En la hoja BD nos ubicamos en la intersección de la columna y la fila;

presionamos clic para señalar toda la hoja; copiar.
3. En la hoja Macro subtotales; nos ubicamos nuevamente en la intercepción de la

columna y la fila; la pegamos con pegado normal.
119
4. Como estamos en la hoja Macro subtotales observamos que tenemos una copia
de la Base de datos de la hoja BD.
En ella vamos a eliminar las siguientes columnas: Postgrado, Cargo, Sueldo

Anterior, desde Integral hasta Contrato a término indefinido.
Por lo tanto la base de datos queda con las siguientes columnas: Cedula, Nombre,
Apellidos, Profesión, Departamentos, Ciudad y Sueldo Actual.
120
5. Para realizar el subtotal recuerden que se debe ordenar la columnas a realizar la

operación y luego si aplicar el subtotal. En este caso se debe ordenar departamento
en forma ascendente
6. Una vez ordenado la columna Departamento; en la ficha Datos; del grupo

Esquema;elegimos Subtotaly aplicamos el subtotal:
- Para cada cambio en: seleccionamos Departamento.

- Usar Función: elegimos Contar; ya que necesitamos saber el número de
departamentos.
- Agregar subtotal a: activamos únicamente Departamento; y aceptar; así:
121
7. Se ha aplicado el subtotal
122
8. Pero seleccionamos del subtotal el número 2 (dos); para que me muestre el

número de departamentos que hay en la empresa y detener la grabación.
9. Ahora volvemos a la hoja BD; nos ubicamos en la intersección de la columna y la

fila; copiamos nuevamente la base de datos; vamos a la hoja Macros subtotales;
nos ubicamos en la intersección de la columna y la fila; presionamos clic; la
pegamos con pegado normal.
123
10. Aplicamos la macro (CTRL + r); observamos que realiza la macro subtotales; es
decir de toda la base de datos que teníamos; realiza todo el procedimiento y me
muestra el subtotal por departamento.
124
11. Aplique la macro cuantas veces necesite.
125
11. FILTRO AVANZADO
Cuando se requiere extraer información a un área diferente y solamente algunos

campos de la base de datos, se puede utilizar la opción de filtros avanzados. Para
esta opción se debe tener en cuenta tres áreas: el área de extracción, el área de
criterios o condiciones y el área de salida. Los criterios o condiciones pueden ser de
tipo alfanumérico, numérico o fecha. Se puede generar la salida en una nueva hoja
de cálculo diferente a la que contiene a la Base Datos.
El área de extracción corresponde a la Base de Datos, el área de criterios

corresponde al campo al campo o campo o campos definidos como condiciones
como condiciones para la consulta y el área de salida corresponde a los campos de
la BD, seleccionados para que contengan los datos de salida. Estos últimos pueden
ser uno, varios o incluso todos los campos de la BD; en caso de ser todos se
recomienda utilizar el filtro automático.
11.1. Definiciones De Un Solo Criterio
La consulta debe cumplir con una condición, dada por el criterio que se establece.
Para definir un solo criterio, es decir una consulta por un solo campo, se debe:
1. Copiar el título del campo por el cual se va a filtrar la BD.

2. Escribir en la celda inferior la condición que debe cumplir el campo. Las
condiciones en los criterios deben tener la siguiente estructura:
- Operador de relación (>, <, >=, <=, <>), para el operador de igualdad se
coloca el valor exacto que se desea consultar.
- Expresión, Valor
Diríjase a la Base de Datos y ubíquese en cualquier parte dentro de ella; en la ficha

Datos; grupo Ordenar y Filtrar; seleccioneen Filtro;Filtro avanzado, la base de
datos quedara seleccionada automáticamente.
126
En la ventada de Filtro Avanzado tiene 2 opciones, Filtrar la lista sin moverla a otro
lugar o Copiar a otro lugar, Si selecciona Filtrar la lista sin moverla a otro lugar el
filtrado se realizara en la misma base de datos, en caso contrario debe especificar
la nueva ubicación en la celda copiar a: la cual debe estar en la misma hoja de la
base de datos.
El rango de lista queda seleccionado automáticamente, en caso de no ser el

deseado por usted puede redefinirlo:
Posteriormente seleccione el criterio de filtrado.
127
De clic en aceptar. En el mismo lugar quedara filtrada según el criterio escogido, en

este caso los que tengan un costo mayor a $44.000
11.2. Dos Criterios Conectados Con Y
En este caso los criterios deben ir al mismo nivel, ósea el nombre de los campos en
la misma fila y los criterios de igual manera.
128
Después de haber introducido el rango y los criterios de clic en aceptar. Debe tener
en cuenta que este tipo de criterios es Y, ósea que se cumplan las dos.
129
En este caso solo aparecen los ítems con un costo mayor a $44.000 que hallan sido
vendidos.
11.3. Dos Criterios Conectados Con O
En este caso el Filtrado avanzado permite que se muestren los ítem que cumplan
cualquiera de las dos condiciones, la diferencia radica en la forma como se colocan
los criterios, los campos continúan en la misma fila, pero los criterios no. Uno en
una fila y el otro en otra una fila más abajo.
De clic en aceptar y se filtraran los valores mayores a $44.000 o que estén

vendidos.
130
11.4. Manejo De Comodines
Los comodines son caracteres utilizados como parte de una condición. Reemplazan
uno o más caracteres en el área de datos de un criterio.
COMODINES
* Remplaza una cadena de caracteres
? Remplaza un solo caracteres
Por ejemplo si quiero filtrar todos los nombres que inicien por A. El criterio debe
escribirse de la siguiente forma.
NOMBRE
A*
En caso de querer filtrar todos los nombre terminados en A. El criterio debe

escribirse de la siguiente forma.
NOMBRE
*A
En caso de querer solo reemplazar un solo carácter se utiliza el comodín?
Por ejemplo
131
NOMBRE
MAR?O
Filtra todos los nombres que la primera, segunda, tercera y quinta letra sean
M,A,R,O correspondiente, pero en la cuarta pueda ser cualquiera, como MARIO,
MARZO.
11.5.Extraer Campos Con Filtros Avanzados
1. Seleccione los campos que desea extraer copiándolos en otro sitio.
2. Coloque los criterios ya sean de tipo Y u O.
3. En la ficha Datos; grupo Ordenar y Filtrar; seleccioneen Filtro;Filtro

avanzado, la base de datos quedara seleccionada automáticamente.
4. En la ventada de filtro avanzado seleccione Copiar a otro lugar:
132
5. En rango de lista seleccione la base de datos.

6. En Rango de criterios los criterios de filtrado.
7. En copiar a: Seleccione la nueva lista de campos.
133
8. De clic en aceptar
134
Aparecerá la base de datos con los campos seleccionados: Cod., Descripción, Costo,
Vendidos y Fecha. Filtrado con el criterio Y, por tal los mayores de $44.000 y que
han sido vendidos.
12. TABLAS DINAMICAS
Un informe de tabla dinámica es una tabla interactiva que combina y compara

rápidamente grandes volúmenes de datos. Podrá girar las filas y las columnas para
ver diferentes resúmenes de los datos de origen, y mostrar los detalles de
determinadas áreas de interés
Comprende una serie de Datos agrupados en forma de resumen que agrupan

aspectos concretos de una información global.
Es decir con una Tabla Dinámica se pueden hacer resúmenes de una Base de
Datos, utilizándose para, promediar, o totalizar datos.
Debe ser muy importante la cantidad de información a manejar para que el uso de
la tabla dinámica se justifique.
Para su utilización, se debe recurrir a la Ficha Insertar; del grupo Tablas;

seleccionamos Tabla dinámica
135
12.1. Como crear una Tabla Dinámica
Paso 1:
Seleccione los datos o ubíquese en cualquier dato dentro de la base de datos.
Paso 2:
Vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic en Tabla dinámica (también

podemos desplegar el menú haciendo clic en la flecha al pie del botón para crear
un gráfico dinámico).
136
Aparece el cuadro de diálogo de creación de tablas dinámicas. Desde aquí

podremos indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos analizar y
el lugar donde queremos ubicarla.
137
En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de

celdas y que queremos ubicarla en una hoja de cálculo nueva.
Podríamos crear una conexión con otra aplicación para obtener los datos desde
otra fuente diferente a Excel.
En el caso de seleccionar la opción Selecciona una tabla o rango debemos

seleccionar todas las celdas que vayan a participar, incluyendo las cabeceras.
Pulsamos Aceptar para seguir.
Paso 3:
Se abrirá un nuevo panel en la derecha de la pantalla:
138
Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en
la tabla dinámica. Pero si queremos el modelo tradicional de Tabla Dinámica; en
Herramientas de tabla Dinámica; elegimos Opciones de Tabla Dinámica;
seleccionamos opciones (ver imagen)
139
Aparecen las opciones de tabla Dinámica:
140
Seleccionamos Mostrar y activamos la opción Diseño de Tabla dinámica Clásica

y aceptar
Por lo tanto en la pantalla se observa el diseño de tabla dinámica clásica (ver

imagen)
141
Paso 4:
En el diseño de tabla dinámica; el campo de página determina el punto principal de

evaluación de la tabla. Los dos restantes (fila y columna) los datos a validar; ya sea
totales o individuales.
Para el siguiente ejemplo el campo de página será la ciudad y para los otros dos
restantes Mes y Empleado.
Es decir; en lista de camposdeberíamos arrastrar el campo Empleadoa

, el campo MES a , el campo Ciudada
y finalmente el campo Ventas en Contratos a la sección
.
O también se puede arrastrar cada campo a su respectiva ubicación según los

criterios de análisis; así:
142
Tras realizar la tabla dinámica este sería el resultado obtenido.
Una vez creada la tabla dinámica nos aparece la pestaña Opciones:
143
Paso 5:
Cierre la lista de campos de tabla dinámica.
En caso de querer cambiar la configuración del campo (suma, contar, máximo,

mínimo, promedio). De clic derecho en la celda de campo
O en la ficha opciones escoger el grupo campo activo y de elconfiguración de

campo.
Y seleccione el nuevo campo y de Aceptar.
144
Paso 6:
En caso de querer darle formato a la tabla ir ala ficha Diseño; escoger el grupo
Estilos de tabla dinámica y seleccione el que más le guste.
145
Por lo tanto la tabla dinámica queda así:
Inicie la evaluación de datos activando o desactivando campos según sea el caso.
146
12.2. Grafico Dinámico
Seleccione cualquier celda de la Tabla dinámica; de la ficha Opciones; escoja el

grupo Herramientas y de clic en gráfico dinámico.
Al pulsar este botón se abrirá el cuadro de diálogo de Insertar gráfico, allí

deberemos escoger el gráfico que más nos convenga.
Luego, la mecánica a seguir para trabajar con el gráfico es la misma que se vio en
el tema de gráficos.
En ese momento se generara el grafico dinámico
147
Observe que el grafico presenta los botones mes; empleado y ciudad; para que
empiece a realizar la consulta según su necesidad. Por ejemplo si necesita que
aparezca como empleado a José; solo active a José; ó si quiere que le muestre solo
los meses enero y marzo también lo puede hacer activando la pestaña del filtro.
148
El grafico queda de la siguiente manera:
En caso de querer cambiar el tipo de gráfico, los datos de origen de clic derecho en
el área del gráfico y modifique cualquiera de las opciones según sea la necesidad.
149
En la barra de herramientas de la tabla dinámica; en la ficha opciones; en el grupo

mostrar; active la lista de campos; para iniciar la evaluación de datos moviendo
los campos de un lado a otro según sea el caso.
Inicialmente me muestra porque campos está formado el grafico; así:
150
Por ejemplo si necesito obtener un gráfico por los empleados; debo

moverEmpleado del campo de eje (categoría); al campo de leyenda (series);
observe como queda el nuevo gráfico:
12.3. Opciones Avanzadas De Tablas Dinámicas
Generalmente se quiere visualizar más de un tipo de análisis sobre la misma tabla

dinámica, por ejemplo mostrar el total de salarios por género y departamento, y de
igual manera el porcentaje de estos sobre el total.
151
1. Cree una tabla dinámica como se explicó anteriormente y asígnele formato.
2 Vuelva a introducir el mismo campo, en este caso Sueldo Actual.
152
En este momento aparecerán dos campos con sueldo actual.
Para el primer campo podemos cambiar el nombre a TOTAL SUELDO utilizando la

ventana
153
Para el segundo campo, suma de SUELDO ACTUAL2, vamos a configurarlo para que
muestre los porcentajes de los sueldos actuales con respecto al total.
1. Seleccionamos el campo.
2. Activamos la ventana Campo de la tabla dinámica, dando clic derecho en
el campo, y seleccionando en el menú, la opción configuración de Campo.
3. Elegimos mostrar valores como.
154
Una vez desplegada la ventana, seleccionamos en Mostrar valores como: % del

Total general y damos clic en aceptar.
De igual manera podemos adicionar más opciones.
155
Como por ejemplo en la tabla anterior, si lo que se quiere conocer es que

porcentaje por centrocorresponde a los hombres y mujeres; se debe colocar % de
la columna (% SEXO). En el caso de necesitar el porcentaje de los hombres y
mujeres en cada centro; la opción es % de la fila (% Centro).
12.3.1. Barra de Herramientas Tabla Dinámica
12.3.1.1. Agrupar Y Desagrupar
En caso de querer agrupar varios campos como por ejemplo ADMON Y

CONTABILIDAD en uno solo e INGENIERIA Y VENTAS de igual manera:
1. Seleccionamos los campos a agrupar

2. De la ficha Opciones vamos al grupo Agrupar
3. Seleccionamos Agrupar selección
156
4. Asignamos el Nombre.
157
5. Damos doble clic en cualquiera de los agrupamientos o en todos los que

halla y el resultado será el siguiente.
12.3.1.2. Campo Calculado
Da la posibilidad de generar nuevos campos los cuales no existían como resultado

de operaciones. Por ejemplo vamos a calcular el incremento en los sueldos para los
departamentos financiero y de producción.
1. Me ubico en la Tabla Dinámica.

2. En la ficha Opciones selecciono cálculos; elijo el icono campo; elementos
y conjuntosy posteriormente Campo calculado.
158
Aparece:
3. En la ventana insertar campo calculado le asignamos el nombre al nuevo

campo, en este caso % Incremento en salarios.
159
4. Insertamos la formula % Incremento en salarios.=(Sueldo Actual/Sueldo

Anterior)-1 de la siguiente manera
5. En el campo Formula colocamos =( y para insertar Sueldo Actual los
seleccionamos de la ventana Campos: y le damos clic en Insertar Campo, y
así sucesivamente hasta que la formula quede así .=(Sueldo Actual/Sueldo
Anterior)-1.
6. Seguido damos clic en el botón Sumar.

7. Aceptar
160
8. Cambiamos el nombre del campo y le asignamos el respectivo formato.
12.3.1.3. Elemento Calculado
Esta opción debe realizarse antes de realizar cualquier agrupación y consiste en

realizar operaciones sobre los resultados de un campo de datos en una base de
datos.
Se tiene la Siguiente Tabla Dinámica
161
1. Ubíquese en uno de los campos
2.En la ficha Opciones selecciono cálculos; elijo el icono campo; elementos y

conjuntosy posteriormente elemento calculado.
162
Aparece:
3. En la casilla nombre; asignamos el nombre al nuevo campo, para este ejemplo

Cali+Medellín.
4. En la casilla formula; introducimos la formula Cali+Medellín seleccionando el

elemento e insertándolo.
163
5. Clic en Sumar
12.3.1.4. Actualizar
En caso de querer actualizar la base de datosde las herramientas de la tabla

dinámica; de la ficha Opciones; del grupo Datos; seleccionamos Actualizar.
164
12.3.1.5. Detalle
En caso de querer un detalle de un dato en especial solo es darle doble clic en la

celda de interés.
Por ejemplo si necesito realizar un informe que me muestre cuales son los registros
que corresponden a ingeniería de la ciudad de Bogotá; se coloca sobre la celda del
departamento de ingeniería que corresponda a Bogotá y se hace doble click:
El resultado será una nueva hoja y se mostrara todos los campos de la base de
datos únicamente con la información del departamento de ingeniería de la ciudad
de Bogotá; se verá así:
165
13. MICROSOFT QUERY (MS QUERY)
¿Qué es Microsoft Query?
Microsoft Query es un programa que permite incorporar datos de orígenes externos

a otros programas de Microsoft Office, especialmente a Microsoft Excel. Si utiliza
Query para recuperar datos de las bases de datos y de los archivos corporativos, no
es necesario que vuelva a escribir en Excel los datos que desee analizar. También
puede actualizar los informes y resúmenes de Excel automáticamente de la base de
datos de origen inicial siempre que la base de datos se actualice con información
nueva.
Tipos de bases de datos a los que se puede obtener acceso
Es posible recuperar datos de varios tipos de bases de datos, incluidos Microsoft

Access, Microsoft SQL Server; también puede recuperar datos de las listas de Excel
y de archivos de texto.
13.1. Creación de una consulta de datos
Para comenzar, es necesario definir previamente la consulta que utilizaremos

indicando la fuente de datos y las tablas que queremos trabajar.
1. Se debe nombrar el (los) archivo (s) a utilizar y guardarlos.
Para nombrar un archivo realice lo siguiente:
1.1. Tenemos la base de datos Clientes; que no está señalada ni nombrada:
166
1.2. Se debe ubicar en la primer celda donde inicia la tabla (celda A1); presionas
las teclas control + *; por defecto señala toda la base de datos:
1.3. Una vez señalada; se ubican en el cuadro de nombres (donde nos muestra la
ubicación de la celda); le damos el nombre de CLIENTES y enter.
NOTA: no olvidarse de presionar enter; de lo contrario la base de datos no quedara

nombrada.
167
1.4. Una vez señalada y nombrada procedemos a guardar el archivo.
168
1.5. Cierre la base de datos que acaba de guardar para que pueda realizar la
consulta con Ms Query; si la base de datos permanece abierta no le permite
generar conexión con Ms Query.
2. En un nuevo archivo se procede a generar la consulta; para lo cual debe ir a la

Ficha Datos; del grupo Obtener Datos externos; seleccionamos De otras
Fuentes y damos clic en Desde Microsoft Query.
Aparece la pantalla elegir origen de datos:
3. Como deseamos realizar la base de datos a partir de un libro que está en Excel;
entonces seleccionamos el driver “Excel Files” y aceptar.
Nota: si el archivo a trabajar esta en Access; entonces se seleccionar el driver “Ms

Access Database”.
169
4. Aparece conectando origen de datos
Seleccionamos el archivo nombrado en el primer punto y aceptar; en nuestro

ejemplo el archivo es CLIENTES.Si no aparece el archivo;es porque en este; no
se guardó nombrado o señalado la base de datos.
5. Aparezca en pantalla el asistente de creación de consultas:
170
DOCENTE:
CENTE: MARIO ERASO MOSCOSO
Desplegamos el archivo para proceder a cargar los campos de la consulta:
Carga los campos Nombre,

Nombre Teléfono, Ciudad y Región seleccionando click en el
campo y pulsando el botón
171
6. Pasa al paso Siguiente.
Ahora podemos elegir de entre los campos alguna condición para la importación de
los datos. Es posible que sólo nos interesen los clientes cuya ciudad sea Bogotá. Si
no modificamos ninguna opción, Excel importará todos los datos.
172
7. Modifica las casillas de la siguiente forma:
8. Pulsa en Siguiente.
9. Elige el campo Nombre como campo para la ordenación y Siguiente
10. A continuación, podríamos importar los datos directamente a Excel, o ver los
datos en Microsoft Query. También podríamos guardar la consulta.
173
11. Pulsa en Finalizar.
12. Seleccionar celda a extraer y aparece la consulta.
Tenemos la consulta en la celda seleccionada.
174
175
13.2. Consolidar datos de hojas Excel con MS Query
Supongamos que tenemos una hoja en un cuaderno de Excel con los siguientes
datos
En otra hoja tenemos estos datos
176
Nuestra tarea consiste en consolidar los datos de las dos hojas en una sola hoja,
como esta
No podemos hacerlo con la función de Consolidar o con Tablas Dinámicas. Una

posibilidad es agregar el campo Cliente en la segunda hoja usando la función
BUSCARV basándonos en el número de factura.
Este método se vuelve muy ineficiente cuando tenemos que manejar una gran
cantidad de datos. No sólo que BUSCARV puede ser muy lenta cuando hacemos una
búsqueda exacta sino que también tendríamos que estar actualizando las fórmulas
cada vez que agregamos datos.
Para esto utilizaremos MS Query, sobre el cual ya se ha analizado. Por lo tanto se

realiza los siguientes pasos:
1. Supongamos que las hojas se encuentran en el cuaderno REGISTRO.xls. ; ya se

han nombrado y guardado en tal archivo.
2. Empezamos por abrir un cuaderno en blanco y en este cuaderno en la Ficha

Datos; del grupo Obtener Datos externos; seleccionamos De otras Fuentes y
damos clic en Desde Microsoft Query.
177
3. En el diálogo que se abre elegimos la opción Excel Files
Ubicamos la carpeta donde guardamos el archivo (en nuestro caso REGISTRO.xls) y

elegimos el archivo
178
4. En el diálogo Elegir Columna veremos las dos hojas que contiene nuestro
cuaderno
Para ver las tablas, que de hecho son las hojas del cuaderno, debemos asegurarnos
que la opción Tablas del sistema esté seleccionada. Para hacer esto apretamos el
botón Opciones
179
5. Nuestro objetivo es agregar los campos Nombre; Dirección y Ciudad a la hoja

Clientes. Apretamos el signo + de Clientes para ver los campos, y elegimos
Nombre; Dirección y Ciudad.
Ahora señalamos la tabla Facturas y pasamos todos los campos apretando la flecha
correspondiente
180
Al presionar clic en siguiente; veremos este mensaje
6. MsQuery nos pide que creemos un vínculo entre las dos tablas (unión). Haremos
esto más adelante. Por ahora apretamos Aceptar y seguimos
181
Al apretar Aceptar se abre la interfaz del MS Query. En la parte superior vemos las
tablas de datos que hemos importado al MS Query. En la zona de datos, vemos
todos los datos de ambas tablas. Como podrán comprobar, en esta tabla hay 9072
registros. Esto se debe a que no hemos creado ningún vínculo específico entre las
dos tablas y por lo tanto se crean registros redundantes.
7. Para unir las tablas debemos encontrar algo en común; para nuestro ejercicio
entre Clientes y Facturas el dato en común es “Código Cliente”. Por lo tanto
señalamos con el Mouse Código Cliente en Clientes y lo arrastramos con clic
sostenido hasta Código Cliente en Facturas y así nos crea un conector para
trabajar los dos archivos u hojas.
182
El resultado es la tabla que estamos buscando. Nótese la forma gráfica en la que

MS Query indica el tipo de unión que hemos creado entre las tablas
8. Todo lo que nos queda por hacer es transferir los datos al cuaderno de Excel que
hemos abierto para el caso. Esto lo hacemos con el menú Archivo-Devolver datos a
Excel
183
9. Excel activa la hoja de la cual hemos partido y abre un diálogo donde podemos
elegir desde que celda importar los datos.
Al apretar Aceptar Excel importa los datos a la hoja.
184
Para modificar la consulta se debe insertar el Icono Modificar consulta en la

barra de Acceso rápido.Una de las grandes ventajas de este método es que Excel
guarda un vínculo con las tablas de datos lo que nos permite actualizar con
comodidad y eficiencia la hoja de Excel cada vez que cambiemos o agreguemos
datos en las tablas de origen.
13.3. Insertar icono para modificar consulta
Si observan en la barra de acceso rápido no está el icono modificar consulta
Por lo tanto para insertarlo realice lo siguiente:
1. Dar clic en la pestaña de la barra de acceso rápido y seleccionamos más

comandos:
185
2. Aparece la ventana de los comando que más se están utilizando (Ventana lado
izquierdo)
186
3. Nos ubicamos en el botón de comandos más utilizados; damos clic y

seleccionamos la opción comandos que no están en la cinta de opciones
4. Aparecen una serie de comando ordenados en orden alfabético; nos desplazamos

hasta la letra M para encontrar el comando Modificar Consulta.
187
5. Una vez encontrado lo señalamos y damos clic en el botón agregar para que lo
anexe al barra de acceso rápido (ventana lado derecho) y aceptar.
6. Observe que el comando MODIFICAR CONSULTA ya se encuentra en la barra

de acceso rápido.
Una vez realizada una consulta y se quiera modifica algo de la consulta hecha; se
deben ubicar en cualquier celda de la consulta realizada e inmediatamente se activa
el boto de modificar consulta; clic en el botón; proceda a modificar los campos de
la nueva consulta.
188

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DOCENTE: MARIO ERASO MOSCOSO

2. TABLAS DE DATOS ................................................................................ 15

3. BUSCARV (2007) / CONSULTAV (2010) ................................................ 21

4. BUSCARH (2007) / CONSULTAH (2010) ............................................... 30

5. FUNCION BUSCAR ................................................................................. 35

6. FUNCIONES DE MANEJO DE ERROR....................................................... 42

7. FUNCIONES DE MANEJO DE TEXTO ....................................................... 49

8. IMPORTAR DATOS ................................................................................ 56

8.1. Importar Archivos de Texto .....................................................................57

9. CONTROLES DE FORMULARIO ............................................................... 63

10. MACROS .............................................................................................. 98

11. FILTRO AVANZADO ........................................................................... 126

12. TABLAS DINAMICAS ......................................................................... 135

13. MICROSOFT QUERY (MS QUERY) ...................................................... 166

Solver es parte de una serie de comandos a veces denominados herramientas de

Solver se utiliza para determinar el valor máximo o mínimo de una celda

1.1. Definir y resolver un problema con Solver

En la ficha de Datos en el grupo de Análisis haga clic en Solver.

1. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en

Esta vez ya aparece solveren Datos en el grupo de Análisis.

1.2. Parámetro de Solver

Al activar solver aparece el cuadro parámetros de solver

Escriba una referencia de celda (referencia de celda: conjunto de coordenadas

1.2.2. Valor de la celda objetivo

La celda objetivo debe contener una fórmula (fórmula: secuencia de valores,

Siga uno de estos procedimientos:

1.2.3.Cambiando las celdas de Variables

1.2.4.Sujetas a las siguientes restricciones

Introduzca todas las restricciones (restricciones: limitaciones aplicadas a un

¿Cómo Agregar una Restricción?

En el cuadro de diálogo Parámetros de Solver de Sujetas a las siguientes

• En el cuadro Referencia de celda, escriba la referencia de celda (referencia

• Si elige <=, =, o >= para la relación en el cuadro Restricción, escriba un

• En el cuadro Restricción, escriba un número, una referencia de celda, un

Para aceptar una restricción y agregar otra, haga clic en Agregar.

Para aceptar la restricción y regresar al cuadro de diálogo Parámetros de

• Puede aplicar las relaciones int, bin y dif solamente en restricciones en

Cambiar o eliminar una restricción

En el cuadro de diálogo Parámetros de Solver bajo la sección Sujetas a las

Haga clic en Cambiar y realice los cambios, o haga clic en Eliminar.

Lleve a cabo una de las acciones siguientes:

• Para mantener los valores de la solución en la hoja de cálculo, haga clic en

• Para interrumpir el proceso de resolución, puede presionar ESC. Microsoft

• Para crear un informe basado en su solución después de que Solver

• Para guardar los valores de la celda de variable de decisión como un

1.2.6. Métodos de resolución usados por Solver

Puede elegir cualquiera de los tres algoritmos o métodos de resolución siguientes

• GeneralizedReducedGradient (GRG) Nonlinear Se usa para

1.3. Demostración de Ejercicio Aplicando Solver

Realice el siguiente ejercicio para conocer el funcionamiento de esta herramienta.

- Total: Precio x Cantidad

- Impuesto: 16% para cada producto

- P.V.P.: Total + Impuestos

Las siglas P.V.P se refieren a Precio de Venta al Público.

Evidentemente, se pueden manipular los precios manualmente hasta conseguir más

¿Cómo se hace con Solver?.

1.En la ficha de Datos en el grupo de Análisis haga clic en Solver.

3. Active la casilla Valores de y digite 20.000 que es el valor al que deseamos

4. Pulse un clic en el campo Cambiando las celdas y seleccione el rango B4:C6,

5. Pulse el botón Agregar de la zona Sujetas a las siguientes restricciones.

6. Complete el cuadro de diálogo como sigue:

7. Pulse en el botón Agregar y ahora rellene con:

8. Pulse nuevamente en Agregar y añada las siguientes restricciones: