ESTUDIO ADMINISTRATIVO

ENFOQUE ESTRATÉGICO

Objetivos

Conocer la importancia de la organización administrativa de un proyecto incluyendo el enfoque

estratégico, su estructura, el talento humano y la descripción de cargos y funciones.

Contenido

Al iniciar el estudio administrativo, se debe plantear una breve reseña de los orígenes de la empresa y un
esquema tentativo de la organización que se considera necesaria para el adecuado funcionamiento
administrativo del proyecto, como también el origen de los recursos, implementación y operación del
proyecto.

Las organizaciones y los proyectos para crecer, generar utilidades y permanecer en el mercado deben
tener muy claro hacia donde van, es decir haber definido su direccionamiento estratégico.

El direccionamiento estratégico lo integran la visión la misión, los objetivos estratégicos y los principios
corporativos.

Matriz DOFA (Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas)

Es una metodología de estudio de la situación de una empresa o un proyecto, analizando sus

características internas ('Debilidades y Fortalezas) y su situación externa (Amenazas y Oportunidades) en
una matriz cuadrada.

Estrategias FO o estrategias de crecimiento son las resultantes de aprovechar las mejores posibilidades
que da el entorno y las ventajas propias, para construir una posición que permita la expansión del sistema
o su fortalecimiento para el logro de los propósitos que emprende.

Estrategias DO son un tipo de estrategias de supervivencia en las que se busca superar las debilidades
internas, haciendo uso de las oportunidades que ofrece el entorno.

Estrategias FA son también de supervivencia y se refiere a las estrategias que buscan evadir las amenazas
del entorno, aprovechando las fortalezas del sistema.

Las estrategias DA permiten ver alternativas estratégicas que sugieren renunciar al logro dada una
situación amenazante y débil difícilmente superable, que expone al sistema al fracaso.

Una vez se realice la FODA y las estrategias se determinen, se procede a realizar la Visión, Misión y de
definen los objetivos estratégicos de la empresa ejecutora del proyecto.

Visión: Conjunto de ideas generales que proveen el marco de referencia de lo que una empresa es
y quiere ser en el futuro.
Misión: Son los propósitos de una organización que la distingue de otros negocios en cuanto al
cubrimiento de sus operaciones, sus productos, los mercados y el talento humano que soporta el
logro de estos propósitos.
 Objetivos Estratégicos: Resultados a largo plazo que una organización espera lograr para ser
real la misión y la visión de la empresa.

Recomendaciones sobre el uso de objetivos

Para finalizar veamos algunos consejos sobre el uso de objetivos:
• se deben establecer objetivos generales, pero siempre y cuando éstos sirvan de referencia para
establecer objetivos específicos. Establecer solamente objetivos generales, puede generar confusión y
falta de conciencia de hacia dónde realmente se quiere llegar, siempre es necesario acompañarlos con
objetivos específicos.
• es necesario establecer objetivos para la empresa en general, para cada división o área, y para cada
equipo de trabajo. Los objetivos para cada equipo se establecen en función de los objetivos de cada
área, y los objetivos de cada área se formulan en función de los objetivos de la empresa.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Para la organización de la empresa, ya sea en la etapa de instalación o en la etapa operación, debe

corresponder a una estructura que garantice el logro de objetivos y metas propuestas en armonía con la
naturaleza, el tamaño y complejidad de los recursos necesarios, tanto humanos, materiales, tecnológicos
y financieros.

La estructura organizacional de una empresa se debe plasmar en un organigrama el cual es una

representación grafica de los diferentes niveles de la empresa, mostrando la dependencia, relaciones
directas e indirectas, autoridad y responsabilidad.

Una microempresa tiene un organigrama simple y el gerente al menos al comienzo debe desempeñar las
funciones de dos o más cargos, a medida que crece la empresa se irán ajustando y especializando las
funciones.

Entre los tipos de estructura organizacional tenemos las siguientes:

• Estructura Lineal
• Estructura Funcional
• Estructura Matricial
• Estructura por Proyectos
• Estructura por Unidades de Negocio
• Estructura por Procesos

El diseño de la estructura orgánica de la empresa, y previo a este, se sugieren los siguientes pasos:

1. Identificación de las actividades, tareas o funciones que se dan en desarrollo del proyecto, ya se
para la prestación de un servicio o producir un bien.
2. Agrupar las tareas por grandes áreas orientadas a cumplir una función específica de la empresa:
Producción, recursos humanos, mercadeo, y financiero.
3. Establecer los requerimientos de personal para cada función.
4. Agrupar las funciones en unidades tangibles, y establecer la relación de dependencia,
comunicación, responsabilidades y complementariedad entre estas.
 5. Con base en lo anterior diseñar el Organigrama Estructural, en función de los procesos y
actividades que deba cumplir, de acuerdo con su misión y objetivos.
6. Elaboración de los manuales de procedimientos, que den soporte a los análisis posteriores de
control y verificación de la misión, objetivos y metas propuestas.

En resumen, el organigrama de la empresa, debe mostrar su estructura, dirección y control de funciones

para el correcto funcionamiento de la organización.

PLANTA DE PERSONAL

De acuerdo a la estructura organizativa diseñada para el proyecto, se debe determinar la planta de

personal necesaria para su operación, determinando el tipo de cargos y el número de cada uno de ellos.

Los puestos creados deberán de contar con sus respectivos perfiles y análisis de puestos, para así evitar
confusiones en las tareas asignadas a cada individuo, así como detallar la responsabilidad de cada uno de
los puestos, y en general todas las actividades necesarias para diseñar la estructura organizacional y su
funcionamiento organizacional.

A continuación los aspectos que deben incluir en el perfil de los cargos

• Nombre del Cargo

• Área
• Director Inmediato
• Funciones del Cargo
• Educación
• Formación
• Experiencia
• Habilidades y Destrezas

SISTEMA DE CONTRATACIÓN

Se refiere a la forma legal como son vinculados las diferentes personas que van a formar parte de la
planta de personal del proyecto.

Se debe establecer sin son trabajadores permanentes, por prestación de servicios, por tareas especificas o
trabajadores eventuales.

Tipos de contratación

Contrato a Término Fijo

Este tipo de contrato tiene una duración entre un día y tres años y puede ser renovado hasta por tres
veces su permanencia. El empleado goza de todas las prestaciones sociales establecidas por la ley
(cesantías, vacaciones y primas) y para su finalización es necesario un preaviso de 30 días. Las
deducciones por nómina de este tipo de contrato son iguales a las de cualquier contrato de vínculo laboral.
La vinculación puede ser directamente con la empresa o a través de terceros, entidades conocidas como
temporales.

Contrato a término indefinido

Como su nombre lo índica este tipo de contrato no tiene fecha de terminación establecida. El empleado
goza de todas las prestaciones sociales establecidas por la ley y tiene beneficios adicionales como la
opción de vinculación a cooperativas empresariales y ayudas especiales de acuerdo con cada empresa;
con posibilidad de optar por créditos y préstamos entre otros. Los descuentos para este tipo de contrato
son iguales a los de un contrato a término fijo, más cualquier otra deducción autorizada por el empleado.

Contrato de Obra o labor

El contrato es por una labor específica y termina en el momento que la obra llegue a su fin. Este tipo de
vinculación es característica de trabajos de construcción y de universidades y colegios con profesores de
cátedra, que cumplen su labor una vez haya terminado el periodo académico. Este contrato es igual
en términos de beneficios y descuentos a los contratos indefinidos y definidos, por ser un contrato laboral.

Contrato civil por prestación de servicios

Este tipo de contrato se celebra de manera bilateral entre una empresa y una persona (natural o jurídica)
especializada en alguna labor específica. La remuneración se acuerda entre las partes y no genera relación
laboral ni obliga a la organización a pagar prestaciones sociales. La duración es igualmente en común
acuerdo dependiendo del trabajo a realizar. El empleado recibe un sueldo al cual se le descuenta
únicamente por concepto de retención en la fuente.

COSTOS DE PERSONAL

Cubre los diferentes costos que la empresa reconoce a los trabajadores dependiendo del tipo de
vinculación, proyectarlo por años y a cinco años en total.