FGP_S7_WBS

1. Analizar la Matriz de trazabilidad de Requisitos (MTR)

2. Analizar la definición de la EDT/WBS
3. Describir las funcionalidades de la EDT
4. Tipos de EDT
5. Describir la regla del 100%
6. Pasos para definir la EDT/WBS
7. Describir el diccionario de la EDT (WBSD)
8. Análisis de WBS y WBSD de proyectos
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█ 1. Matriz de trazabilidad:

Ver documentos.

█ 2. Análisis de la definición:

La Estructura Desglosada de Trabajo(EDT), también conocida como WBS(Work Breakdown

Structure) es una técnica muy conocida y de vital importancia para la PM medianos y
grandes ya que nos ayuda a identificar los paquetes de trabajo, responsables,
presupuestos y recursos necesarios para llevar a cabo la ejecución de cualquier
proyecto.

Según La Guía del PMBOK®, “EDT/WBS es una descomposición jerárquica, orientada al

producto entregable del trabajo que será ejecutado por el equipo del proyecto, para
lograr los objetivos del proyecto y crear los productos entregables requeridos”

█ 2. Funcionalidades de la EDT en los proyectos:

La EDT tiene diversas funcionalidades dentro de un proyecto.

Sirve para:

- Definir el alcance del proyecto en relación a los entregables de este y la

descomposición de estos entregables a través de paquetes de trabajo.
- Definir el proceso de ejecución del proyecto y cada fase.
- La descomposición jerárquica del proyecto permite alcanzar un nivel de detalle
óptimo para su control.
- Disponer de una comunicación adecuada entre los integrantes del equipo de
proyecto, el director de proyecto y los stakeholders.
- Sirve como herramienta para el equipo de proyecto para analizar el riesgo, el
control presupuestario y los avances del cronograma.

█ 3. Tipos de EDT:

Aunque el término EDT se ha utilizado como una etiqueta para todos los diagramas
jerárquicos del alcance del proyecto, existen, en la práctica, muchos tipos
distintos de las estructuras orientadas a "entregables".

- WBS orientado a verbos:

Un WBS orientado a tareas define el entregable del trabajo del proyecto en términos
de las acciones que deben realizarse para producir el entregable. La primera
palabra en un elemento WBS dado suele ser un verbo, como diseñar, desarrollar,
optimizar, transferir, probar, etc.

- WBS orientado al sustantivo:

Un WBS orientado al entregable define el trabajo del proyecto en términos de los
componentes (físicos o funcionales) que conforman el entregable. En este caso, la
primera palabra en un elemento PEP dado es un sustantivo, como Módulo A, Subsistema
A, Motor de automóvil, Antena, etc. Dado que los sustantivos suelen ser partes de
un producto, este tipo de WBS a veces se denomina “ Estructura de desglose de
productos (PBS). Las estructuras WBS orientadas a entregables son el tipo preferido
según la definición de PMI.

- WBS de fase temporal:

Una WBS de "fase temporal" es aquella que se utiliza en proyectos muy largos.
Divide el proyecto en fases principales en lugar de tareas. En este tipo, se adopta
un enfoque de “ola rodante” y solo se planifica en detalle la fase a corto plazo.

Otros tipos de WBS pueden incluir:

- tipos de organización,
- tipos geográficos,
- tipos de desglose de costos y
- tipos de centros de beneficio.

█ 4. La regla del 100%.

Uno de los principios de diseño de la EDT más importantes se llama Regla del 100%,
definido de la siguiente manera:

“La Regla del 100%… establece que la WBS incluye el 100% del trabajo definido por
el alcance del proyecto y captura todos los entregables (internos, externos,
provisionales) en términos del trabajo a completar, incluida la gestión del
proyecto.
La regla del 100% es uno de los principios más importantes que guían el desarrollo,
descomposición y evaluación de la EDT.

La regla se aplica a todos los niveles dentro de la jerarquía: la suma del trabajo
en el nivel "secundario" debe ser igual al 100% del trabajo representado por el
"padre" y la EDT no debe incluir ningún trabajo que esté fuera del alcance real del
proyecto, es decir, no puede incluir más del 100% del trabajo…

La regla del 100% también se aplica al nivel de actividad. El trabajo representado

por las actividades en cada paquete de trabajo debe sumar hasta el 100% del trabajo
necesario para completar el paquete de trabajo ”.

Si el diseñador de la WBS intenta capturar cualquier detalle orientado a la acción

en la WBS, probablemente incluirá demasiadas acciones o muy pocas. Demasiadas
acciones excederán el 100% del alcance principal y muy pocas no alcanzarán el 100%
del alcance principal.

La mejor manera de adherirse a la Regla del 100% es definir los elementos WBS en
términos de resultados o salidas. Esto también asegura que la WBS no sea demasiado
prescriptiva de métodos, lo que permite un mayor ingenio y pensamiento creativo por
parte de los participantes del proyecto.

Para proyectos de desarrollo de nuevos productos, la técnica más común para

asegurar una WBS orientada a resultados es utilizar una estructura de desglose de
productos (PBS)

█ 5. Pasos para definir la EDT/WBS:

Según la publicación Practice Standard for Work Breakdown Structures:

Primero:

Identificar el producto(s) final del proyecto, que debe entregarse para alcanzar el
éxito del proyecto. Se recomienda una revisión completa de alcance del proyecto
para asegurar la consistencia entre los EDT y los requerimientos del proyecto.

Segundo:

Definir los entregables principales del producto; los entregables predecesores

necesarios para el proyecto pero que por sí mismos no satisfacen una necesidad
comercial (por ejemplo, una especificación de diseño).

Tercero:

Descomponer los entregables principales a un nivel de detalle apropiado que permita

gestionar con eficacia y eficiencia.

Cuarto:

Revisar y refinar la EDT hasta que los involucrados con el proyecto estén de
acuerdo que el proyecto planificado pueda completarse satisfactoriamente y que la
ejecución y el control producirán los resultados deseados.

Gráfico 5-10. Crear la EDT/WBS: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas

Gráfico 5-11. Crear la EDT/WBS: Diagrama de Flujo de Datos

Gráfico 5-12. Ejemplo de una EDT/WBS desglosada hasta el nivel de Paquetes de

Trabajo

Gráfico 5-13. Ejemplo de una EDT/WBS organizada por Fases

Gráfico 5-14. Ejemplo de una EDT/WBS basada en los Entregables Principales

Tarea en equipos:
Descargar proyectos de internet y analizar EDTs.

6. El diccionario de la EDT

Definición:

Un diccionario WBS es un documento de apoyo a la estructura de desglose del trabajo

(WBS). Proporciona datos de apoyo sobre las tareas del proyecto en la WBS. Esta
información puede ser de cualquier tipo y formato, desde información textual hasta
datos numéricos y fechas de hitos.

En definitiva, es un banco de información de metadatos sobre las tareas del

proyecto.

Por ejemplo:
- Tarea WBS
Construir valla

- Diccionario WBS
. La cerca se construirá con madera tratada a presión sobre postes de acero.
. El vecino debe aprobar la cerca. Pídales su opinión una vez que se haya
construido la primera parte.
La EDT (WBS) registra los nombres de las tareas, por ejemplo, Construir cerca. Y la
mayoría de los nombres de tareas se explican por sí mismos en el trabajo que deben
realizar, sin embargo, un nombre de tarea no transmite mucha información por sí
solo. El diccionario WBS proporciona información adicional que no se proporciona
con el nombre de la tarea en sí.

Definición oficial PMBOK:

Es un documento que proporciona información detallada de entrega, actividad y

programación sobre cada componente en la estructura de desglose del trabajo.

Formato del WBSD

No existe un formato prescrito para el diccionario WBS, pero generalmente toma la

forma de un documento de texto.

Sin embargo, un desglose de costos al estilo de una hoja de cálculo o la entrada en

un producto de software de gestión de proyectos es igualmente válido.

Contenido del WBSD

El Diccionario WBS puede contener cualquier información que se considere necesaria

para comunicar la información secundaria sobre el elemento WBS, como estos 12
elementos:

.1 Código o identificador de cuenta

El código de identificación del proyecto, por ejemplo, 4.5 Árbol de planta, o el

código de tarea organizativa, por ejemplo 351674 Árbol de planta

.2 Descripción del trabajo

A veces, una buena descripción del trabajo proporciona una base sólida para la
tarea y es una gran herramienta de comunicación que permite comparar los resultados
con las expectativas. También se puede comunicar a cualquier persona que necesite
saber qué debe hacer en un momento determinado.

.3 Suposiciones y Restricciones

Casi todas las tareas tienen suposiciones y limitaciones en las intersecciones con
otras tareas del proyecto, equipos, miembros del equipo y límites de propiedad. La
planificación de estas suposiciones y limitaciones dentro de la WBS es una manera
fantástica de mantenerse al tanto de ellas.

.4 Organización responsable

Cada tarea debe tener a alguien que sea responsable de ella, ya sea una persona o
una unidad organizativa.

.5 Programar hitos

Las fechas de inicio y finalización de las tareas son parte integral del cronograma
del proyecto, que es un componente importante del plan de gestión del proyecto.
Estas fechas de inicio y finalización, así como los hitos intermedios importantes,
se pueden registrar en el Diccionario WBS. Por ejemplo, la fecha de compra del
árbol.

.6 Actividades de programación asociadas

Según el PMBOK, la WBS es una subdivisión del proyecto orientada a la entrega, en
lugar de una lista de tareas. Sin embargo, los dos son a menudo uno y lo mismo en
la práctica. En cualquier caso, las tareas del proyecto que corresponden a un
elemento PEP pueden incluirse en el diccionario PEP.

.7 Recursos requeridos

Esto es muy útil. Si una tarea necesita una herramienta, material o equipo, el
diccionario WBS es un excelente lugar para incluir esa información.

.8 Coste estimado

Cada tarea recibe una estimación como parte de la gestión de costos del proyecto
que, aunque separada de la WBS, se puede incluir en el diccionario WBS. A menudo,
el tiempo necesario para completar una tarea es una consideración importante por su
costo.

.9 Requerimientos de calidad

Hoy en día, casi todo tiene un estándar de calidad escrito para ello. Ya sea de la
Organización Internacional de Normalización (ISO), de organizaciones de
normalización específicas de cada país o de organizaciones de normalización
específicas de la industria. De lo contrario, puede crear sus propios estándares de
calidad para su proyecto, pero no hay excusa para no tener estándares de calidad
escritos para cualquier elemento WBS.

.10 Criterios de aceptación

Este es un gran elemento WBS. ¿Quién decide que la tarea se ha completado de manera
aceptable? ¿Qué criterios están usando? Si este criterio no existe, quizás valga la
pena definirlo desde el inicio del proyecto.

.11 Referencias técnicas

La mayoría de las tareas realizan algún tipo de función técnica. Hoy en día casi
todas las funciones técnicas tienen algún tipo de referencias técnicas que las
rigen, por ejemplo guías, manuales o estándares.

.12 Información del acuerdo

Muchas tareas se rigen por un acuerdo corporativo, contrato o similar.

En términos generales, el WBSD debe tener suficiente información para permitir el

nivel deseado de control del proyecto. Cuando se crea originalmente la EDT, los
elementos se eligen en gran medida en función del control de costos, es decir, el
director del proyecto debe asegurarse de que ninguna tarea de la EDT se exceda del
presupuesto o se retrase con el cronograma (o cualquier otro criterio de éxito del
proyecto). Por lo tanto, el WBSD proporciona toda la información detrás de la WBS
que es necesaria para administrar cada tarea.

El control del proyecto puede implicar algo más que tiempo y costo. Cada tarea
podría tener criterios de éxito que incluyen cosas como:
- mejorar la calidad,
- reducir los factores de desecho,
- mejorar la moral,
- disminuir el ausentismo,
- obtener trabajo futuro,
- mejorar el medio ambiente,
- aumentar la reputación y
- muchos otros.

Ejemplo

EDT: proyecto de plantar un árbol

Tenemos un proyecto que implica plantar un árbol. La EDT es una lista de tareas del
proyecto, como esta:

1 Eliminar árbol existente

2.1 Cavar agujero
2.2 Planta de árbol
3 Paisajismo

El Diccionario WBS contiene información secundaria sobre cada tarea:

- Quitar árbol existente

Se llamará a un contratista de remoción de árboles para que retire el árbol viejo.

Se prevé que dañarán el césped cerca del árbol, lo que requerirá volver a colocar
el césped.
Por lo tanto, se espera que los costos de bolsillo sean de $ 1,500.

- Cavar agujero

Esta tarea requiere una miniexcavadora que se puede alquilar en la ferretería de la

calle.
Será necesario realizar un curso de formación de un día.

- Planta arbol

Para plantar el árbol, se debe contratar un ayudante por razones de seguridad.

El árbol debe plantarse de acuerdo con los estatutos de la ciudad.

- Paisajismo

Esta tarea requiere colocar tierra vegetal y plantar varias flores, que se
comprarán en el invernadero.