EG-pr-02

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1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos para realizar la formulación, seguimiento y evaluación de la eficacia de los planes de
mejoramiento.

2. ALCANCE

Inicia con la solicitud de elaboración del Plan de Mejoramiento a los responsables de las no conformidades
detectadas, con su respectivo análisis de causa y la formulación de las acciones de mejora, las cuales son
socializadas con el líder del proceso, para luego ser reportadas al área encargada para su verificación,
consolidación y posterior seguimiento a la eficacia de las acciones establecidas.

3. NORMATIVIDAD

Tipo Número Titulo Fecha

Por medio del cual se adopta la actualización de la Norma

Decreto 4485 Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP: 1000 2009
2009.
Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control
Decreto 943 2014
Interno.
Por la cual se modifica la Resolución Orgánica número
6289 del 8 de marzo del 2011 que “Establece el Sistema
Resolución de Rendición Electrónica de la Cuenta e Informes
7350 2013
Orgánica (SIRECI), que deben utilizar los sujetos de control fiscal
para la presentación de la Rendición de Cuenta e Informes
a la Contraloría General de la República.

4. DEFINICIONES

Análisis de Causa Raíz: Es un método para la identificación de las causas por las cuales se presentó una
desviación, este intenta evitar la recurrencia de un problema o defecto a través de identificar sus causas.

Acción Correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad
detectada u otra situación indeseable.

Acción Preventiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad
potencial u otra situación potencialmente no deseable.

Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada

Mejora Continua: Acción permanente realizada con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos
y optimizar el desempeño.

No Conformidad: Incumplimiento de un requisito.

Planes de mejoramiento: Documento que contiene el conjunto de acciones correctivas, preventivas y/ o de

mejora que se compromete a implementar la Entidad, con el propósito de eliminar las causas de un problema
real o potencial.
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Plan de mejoramiento institucional: Documento que contiene el conjunto de acciones diseñadas y

orientadas de manera organizada y sistemática para corregir las falencias y debilidades encontradas en la
gestión de los procedimientos y que se generan como consecuencia de las observaciones formales
provenientes de los órganos de control.

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades

desempeñadas.

5. CONDICIONES GENERALES

5.1 Este procedimiento es aplicado en todos los procesos de la Entidad.

5.2 La Oficina de Control Interno realizará el seguimiento trimestral a los planes de mejoramiento, desde su
definición hasta el cierre de los mismos.
Las fuentes para definición de planes de mejoramiento son:
 Resultados de auditorías internas.
 Resultados de auditorías externas.

El plan de mejoramiento debe quedar redactado en verbos, que promuevan la acción ejemplo: Elaborar,
Realizar, Verificar, entre otros y describir de forma precisa lo que se pretende hacer para eliminar la causa,
evitando dejar actividades ambiguas o generales. Todas las no conformidades y/o hallazgos de auditoria deben
ser tratadas a través de una acción correctiva.

5.3 La formulación y ejecución de los planes de mejoramiento es liderada por el responsable de cada proceso;
esto incluye análisis de causas y definición de las acciones.
Si el responsable de los planes de mejoramiento lo considera necesario, puede incluir a otros funcionarios
relacionados con la situación para realizar el análisis de causas, definir y/o ejecutar de las actividades de mejora.

Los planes de mejoramiento se registran en el formato EG-fr-06 Planes de mejoramiento (ver anexo 6.1).
5.4 Actividad 1. Solicitar Plan de Mejoramiento

En la comunicación de resultados de la actividad realizada, se solicita a los responsables la definición de un Plan

de Mejoramiento respecto a las no conformidades identificadas, el cual debe ser remitido en un plazo no mayor
a diez (10) días hábiles luego del envío del informe final, para el caso de las auditorías internas, las externas se
manejaran en los tiempos establecidos por el Ente auditor.

5.5 Actividad 2. Realizar Análisis de Causas

Cada responsable de Plan de Mejoramiento deberá identificar la causa raíz que provocó la no conformidad y
deberá formular las acciones de mejora que permita eliminarlas de forma permanente.

El análisis causa es la herramienta utilizada para identificar las causas de los problemas bajo las siguientes
técnicas:

- Lluvia de ideas
- Diagramas de causa efecto
- Los cinco “Por qué”

6. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
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Nombre de la
No. Descripción Responsable Registro
actividad
Solicitar Plan Solicitar a los responsables de no Memorando Interno
Jefe de Control
1 de conformidades la formulación del Plan
Interno
Mejoramiento de Mejoramiento. Plan de Mejoramiento
Analizar y determinar las causas que
Realizar generaron las no conformidades
Responsable de Plan
2 análisis de detectadas, definiendo las acciones de Plan de Mejoramiento
de Mejoramiento
causas mejora apropiadas que eliminen o
mitiguen la ocurrencia de las mismas.
Formular Formular las acciones de acuerdo a los
Responsable de Plan
3 acciones de resultados obtenido en el análisis de Plan de Mejoramiento
de Mejoramiento
mejora causa.
Formulación:
Revisar y Responsable de Plan
Socializar el Plan de Mejoramiento con el
analizar las de Mejoramiento
4 líder de proceso, las acciones Plan de Mejoramiento
acciones Retroalimentación:
formuladas para su retroalimentación.
establecidas Directivo a cargo del
proceso
Revisar por parte La Oficina de Control
Revisar y Interno la formulación de la acción y su
verificar Plan tiempo de ejecución; validando que esta Jefe de Control
5 Plan de Mejoramiento
de responda a la no conformidad detectada Interno
Mejoramiento y permita su mitigación o eliminación de
ocurrencia.
Consolidar Registrar la acción validada, para su
Técnico de Control Plan de Mejoramiento
6 Plan de posterior seguimiento y evaluación de la
Interno Institucional
Mejoramiento eficacia.
Ejecutar
Ejecutar las acciones planificadas dentro Responsable de la
7 acciones Plan de Mejoramiento
de los tiempos establecidos. acción
formuladas
Solicitar a los líderes responsables de Memorando Interno
Solicitar
proceso el reporte de avance a las
reporte de Jefe de Control
8 acciones de mejora verificadas y
avance a Interno Plan de Mejoramiento
registradas en el Plan de Mejoramiento
acciones Institucional
Institucional.
Registrar los avances reportados por
Registrar y Plan de Mejoramiento
Plan de Mejoramiento y verificar las Técnico de Control
valorar los Institucional
9 evidencias recibidas, con el fin de Interno/ Profesional
avances
establecer si se ejecutaron las de Control Interno Plan de Mejoramiento
reportados
actividades propuestas.
Elaborar Analizar el cumplimiento de las acciones
Técnico de Control
informe de formuladas y elaborar el informe del
10 Interno/ Profesional Plan de Mejoramiento
estado de las estado de las acciones de mejora por
de Control Interno
acciones responsable.
Comunicar Remitir a cada responsable de Plan de
11 Jefe de Control Plan de Mejoramiento
estado de las Mejoramiento el informe del estado de
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Nombre de la
No. Descripción Responsable Registro
actividad
acciones las acciones formuladas. Interno
Generar y
Elaborar trimestralmente y comunicar el Memorando Interno
comunicar
informe de cumplimiento planes de Jefe de Control
12 informe de Informe Planes de
mejoramiento, verificando la eficacia de Interno
planes de Mejoramiento
las acciones implementadas.
mejoramiento
Reportar a
Reportar el avance del Plan de Jefe de Control
13 entes de SIRECI
Mejoramiento institucional. Interno
control

6. ANEXOS

6.1 EG-fr-06 Plan de Mejoramiento

7. CONTROL DE CAMBIOS

No. Fecha Descripción del cambio o modificación

Mayo /
1 Primera emisión
08
Se actualizan los responsables de acuerdo a las Resoluciones Nacionales 75, 76 y 77 de 2011
de modificación de la estructura Orgánica, la adopción de la Planta de Personal y la adopción
del manual de Funciones respectivamente.
2 Sep/12
Se incluyó el deber del funcionario que cierra el hallazgo de describir el resultado de las
acciones de tal forma que garantice la trazabilidad de las acciones tomadas, de acuerdo a lo
establecido mediante el NAL-CI-2012-00602
Se ajustaron cargos de acuerdo a la modificación de la estructura orgánica adoptada con la
Resolución 364 del 30 de marzo de 2016. Se cambió el código del procedimiento de RM-pr-02
por EG-pr-02, teniendo en cuenta que de acuerdo a la actualización del Mapa de Procesos
3 Jul/16 Resolución 512 de 2016), se definió el proceso de Evaluación de la Gestión, al cual le
corresponde el seguimiento de las acciones correctivas y preventivas. Se definió como
responsable del seguimiento de las acciones correctivas y preventivas al Jefe de Oficina de
Control Interno.
Se ajusta el nombre del procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas a Planes de
Mejoramiento.
Se ajusta el objetivo del procedimiento.
Se actualizan los lineamientos a partir del enfoque de Planes de Mejoramiento en lo que
corresponde a definiciones, condiciones generales y descripción de las actividades.

4 Jun/17 Se realizó la inclusión de:

- El código de la no conformidad en el formato EG-fr-06 Planes de Mejoramiento.
- La Resolución Orgánica No. 7350 Por la cual se modifica la Resolución Orgánica número 6289
del 8 de marzo del 2011 que “Establece el Sistema de Rendición Electrónica de la Cuenta e
Informes (SIRECI), que deben utilizar los sujetos de control fiscal para la presentación de la
Rendición de Cuenta e Informes a la Contraloría General de la República.” en el numeral 3 de
normatividad.
 EG-pr-02
Vigente a partir de
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VIVIANA MARCELA PARDO VIVIANA MARCELA PARDO

GLORIA MATILDE TORRES CRUZ
BELTRÁN BELTRÁN
Subdirector de Planeación, Control y
Jefe de Oficina de Control Interno Jefe de Oficina de control Interno
Seguimiento
ACTUALIZÓ REVISÓ APROBÓ
 ANEXO 7.1

PLANES DE MEJORAMIENTO

IDENTIFICACION DE LAS ACCIONES SEGUIMIENTO PARA USO DE CONTROL INTERNO

Origen de las Causas de la no Fecha de Fecha de

Codigo No conformidad detectada Responsable del Plan Dependencia o Fecha de Tipo de Segundo trimestre Estado de las Efectividad las Observaciones y acciones a
Actividad fuente acciones (Código Proceso Criterio conformidad Acciones finalización de las cierre de
NC o potencial de Mejoramiento Área Detección Acciones 2016 acciones acciones seguir
del Programa) detectada o potencial acciones acciones

EG-fr-06
v.2 Jul.17