2015

UNIVERSIDAD LAICA VICENTE

ROCAFUERTE
ESCUELA DE MERCADOTECNIA
CONTABILIDAD
ECON. JORGE CÁRDENAS

DOCUMENTOS
MERCANTILES

DANIELA QUINTANA
ELIZABETH RODRÍGUEZ
CYNTHIA SOLANO
CONTENIDO

DOCUMENTOS MERCANTILES........................................................................2
CONCEPTO........................................................................................................................................................................2

IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTOS MERCANTILES................................................................................................................2

CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS MERCANTILES...............................................................................................................2

1. DOCUMENTOS MERCANTILES NEGOCIABLES..............................................................................................................2
Letra de Cambio:...................................................................................................................................................2
Personas que intervienen en la letra de cambio:............................................................................................3
Pagare:..................................................................................................................................................................4
Intervinientes...................................................................................................................................................4
Tipos de pagaré................................................................................................................................................5
Cheque:.................................................................................................................................................................5
Intervinientes...................................................................................................................................................5
2. DOCUMENTOS MERCANTILES NO NEGOCIABLES:.......................................................................................................7
Recibo:..................................................................................................................................................................7
Clases de recibos:.............................................................................................................................................7
Factura:.................................................................................................................................................................7
Formato de las facturas...................................................................................................................................8
Nota de crédito:....................................................................................................................................................9
Nota de débito:...................................................................................................................................................10
Liquidaciones:.....................................................................................................................................................11
 DOCUMENTOS MERCANTILES

La complejidad de las actividades económicas ha hecho que los simples acuerdos verbales queden
obsoletos, por la constancia escrita de los pactos o acuerdos celebrados.

El mundo moderno de los negocios exige que cualquier paso que se dé en el campo mercantil se
sustente a través de documentos con firmas de funcionarios calificados de la empresa. Donde toda
emisión y recepción de documentos de diversas índoles podrán respaldar las transacciones económicas
y financieras.

CONCEPTO
Los documentos mercantiles son títulos, efectos, recibos, facturas, notas de débito y crédito, planillas
de sueldos, vales de mercaderías, etc. Los cuales sirven para legitimar el ejercicio de las transacciones y
documentar las operaciones mercantiles en los comprobantes de contabilidad.

Estos documentos mercantiles se concentran en el Departamento de Contabilidad, donde el

profesional contador obtiene los datos necesarios para procesar las cuentas y efectuar los asientos
contables en los comprobantes de contabilidad.

Cuanto más grande sea la empresa mucho mayor será la necesidad de usar estos documentos.

IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTOS MERCANTILES

La Importancia de la documentación mercantil es tal que ha creado normas especiales de carácter

técnico y disposiciones legales para impresión, archivo y conservación de los distintos documentos que
se utilizan en las operaciones mercantiles.

Los Documentos Mercantiles permiten dejar constancia de todas las operaciones mercantiles que se
realiza en las empresas a través de los Documentos Mercantiles Negociables y No Negociables. Permite
a la organización de documento y se hace más fácil el rendimiento de los negocios.

Tanto la Letra de Cambio, el Pagaré como el Cheque son documentos de crédito son mucha
importancia ya que los mismos conforman una garantía de recuperación del valor de la prestación de
un servicio o de la venta de algún bien, ya sea mueble o inmueble; puesto que mediante su emisión, el
tomador puede recurrir a fuentes legales establecidas, como ya se dijo en el Código de Comercio, para
hacer efectivo su pago.

CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS MERCANTILES

1. DOCUMENTOS MERCANTILES NEGOCIABLES

Letra de Cambio:

Documento mediante el cual una persona ordena, a otra que pague a favor de un tercero una
determinada cantidad de dinero.

Es un documento por medio del cual una persona denominada librador ordena a otra llamada librado a
pagar a una tercera persona o a su propia orden, una cantidad determinada o determinable de dinero.
Personas que intervienen en la letra de cambio:
a. Librador o girador: Es la persona que gira la letra y ordena a otra que la pague.
b. Librado o girado: Es la persona que recibe la orden de pagar el documento.
c. Tomador o beneficiario: Es la persona a cuya orden se extiende el documento y se beneficia con
la suma que se gira.

Formalidades:
1. Las letras de cambio deben ser timbradas por el Servicio de Impuestos Internos y emitirse en
formularios impresos, de numeración correlativa.
2. Deben indicar el nombre, RUT, domicilio y actividad de la firma recurrente.
3. Debe llevar una leyenda que diga "el impuesto de timbres y estampillas que grava este
documento se paga por ingresos mensuales de dinero en Tesorería".

Menciones:
- La indicación de ser letra de cambio escrita en el título.
- El lugar y fecha de emisión.
- La cantidad a pagarse expresada en moneda nacional o extranjera o en UF.
- Nombre y apellido del beneficiario.
- Lugar y época de pago.
- La firma del librador.
- Nombre, apellidos y domicilio del librado.

Vencimiento:
Es el día en que la letra debe ser pagada (término del plazo acordado entre las partes).
Las letras deben ser pagadas dentro del plazo legal, si no es así deben protestarse.
Si el plazo para pagar una letra de cambio cae en día feriado, el plazo se entiende prorrogado para el
primer día hábil siguiente.

Aceptación:
Es el compromiso escrito que el mismo documento se contrae y consiste en que el librado acepta pagar
la letra el día de su vencimiento.
La aceptación consiste en estampar la firma del librado, atravesada, en el documento sobre la palabra
aceptada.

Endoso:
La ley 18.092 en su artículo N°17 define el endoso como "el escrito por el cual el tenedor legítimo de la
letra transfiere el dominio de la letra, la entrega en cobro o la constituye en prenda". (Remitirse al
cheque para los tipos de endoso).

El aval:
El beneficiario de una letra, para una mayor seguridad, puede exigir al librado que otra persona
responda también del pago del documento; este es el avalista.
El aval se puede definir como "el compromiso escrito y firmado en la misma letra, que contrae una
persona generalmente ajena al crédito, de pagar el todo o parte del valor de la letra si el aceptante no
paga".
Se constituye el aval, poniendo sobre el anverso de la letra la expresión "por aval", junto con la firma
del avalista.
La ley también permite que el aval pueda otorgarse en un documento por separado, en este caso debe
señalarse claramente que el acto es un aval y se debe identificar claramente la letra.

Las características de la letra de cambio son:

1. Es una orden de pago.
2. En su emisión intervienen tres personas (librador, librado y beneficiario).
3. Debe llevar la firma del suscriptor.
4. Cantidad en número.

Pagare:
Es un documento mediante el cual la persona que firma es denominada suscriptor, y está obligado a
pagar incondicionalmente una cantidad de dinero en una fecha determinada.

Es un título de crédito por medio del cual una persona denominada suscriptor se confiesa deudora de
otra por una cantidad determinada o determinable de dinero y se obliga a pagarla en la forma que el
mismo documento indica.

El pagaré, a diferencia de la letra de cambio es un documento que admite vencimientos sucesivos o

cuotas; pudiéndosele incorporar la "cláusula de aceleración", la cual hace exigible el monto total
insoluto en caso de no pago del documento.

La ley hace aplicable al pagaré las normas aplicables a la letra de cambio sobre materias como el
endoso, aval, etc. (remitirse a lo anterior)

Menciones
a. La indicación de ser pagaré.
b. Lugar y fecha de expedición.
c. El lugar y é poca del pago.
d. La promesa no sujeta a condición de pagar una cantidad determinada o determinable de dinero.
e. El nombre y apellidos del beneficiario o la persona a cuya orden debe efectuarse el pago.
f. La firma del suscriptor.

Intervinientes
1. El beneficiario: Es la persona a quién debe pagarse el documento.
2. El suscriptor: Es la persona que firma el documento con la intención de pagarlo.
Tipos de pagaré
1. Pagaré a la vista: Es aquel que debe ser pagado al momento de su presentación, se identifica
porque no lleva fecha de vencimiento. Lleva la cláusula "a la vista".
2. Pagaré a un plazo de su fecha: Es aquel que el plazo empieza a regir a contar de la fecha de su
emisión.
3. Pagaré a día fijo y determinado: Es aquel que indica el día preciso en que debe ser pagado.

Las características del pagaré son características son:

1. Es una promesa de pago.
2. Intervienen dos personas en su emisión (suscriptor y beneficiario).
3. Debe de llevar la firma del suscriptor.

Cheque:
Documento escrito a través del cual se ordena un instituto de crédito donde se tenga una cierta
cantidad de dinero.

Intervinientes
1. El Girador o librador: Es la persona que gira el cheque en contra del banco donde tiene su
cuenta corriente, ordenando su pago mediante su firma.
2. El girado o librado: Es la persona a quién el girador ordena que se pague el cheque; esto el
banco contra el cual se gira.
3. El tomador, tenedor o beneficiario: Es la persona facultada para cobrar el cheque.

Los cheques son suministrados gratuitamente por el banco (éste sólo cobra el impuesto)

Menciones
Los cheques de acuerdo con la ley deben llevar las siguientes menciones:
1. Nombre del librado: Esto es señalar el nombre del banco o librado que está impreso en el
cheque.
2. El lugar y fecha de expedición: El lugar del giro tiene importancia para determinar el plazo de
caducidad del cheque.
 3. La cantidad expresada en letras y en números: Es el objeto o contenido del título el cual siempre
debe referirse a una suma fija en dinero, que puede ser en moneda nacional o extranjera, según
el tipo de cuenta corriente bancaria contra la cual se expida.
En caso de diferencia sobre las letras y los números el banco protesta el cheque "por mal
extendido", en circunstancia que debería aplicarse la solución prevista para la letra de cambio,
según la cual valdrá la suma escrita en palabras.
4. La firma del librador: la cual se traduce en la intención del girador del girador de emitir la orden
y obligarse a su pago

Plazos para cobrar el cheque

a. Cheque girado y cobrado en la misma plaza: 60 días.
b. Cheque girado en una plaza y cobrado en otra: 90 días.
c. Cheque girado en el extranjero: tres meses.

Estos plazos son de días corridos. Los cheques que no son cobrados dentro de los plazos que señala la
ley, caducan y en tal caso los bancos no tienen la obligación de pagarlos

Revalidación del cheque

Concepto: escrito puesto al reverso del documento mediante el cual el girador, con su firma, ordena al
banco su pago, a pesar de su caducidad.
Se estampa la expresión "revalidado" y la firma del girador.
Se dice que un cheque ha caducado cuando se presenta al cobro fuera del plazo legal.
Si un cheque caduca, el beneficiario puede recurrir al girador para que autorice su pago, esta
autorización recibe el nombre de revalidación.

Cancelación del cheque

Concepto: escrito puesto sobre su anverso por medio del cual el tenedor manifiesta haber recibido
conforme el dinero de parte de la institución bancaria.
En otras palabras se manifiesta firmando el cheque sobre el anverso en forma atravesada.

Las características de los cheques son:

1. Es un orden de pago.
2. Posee un número que lo identifica.
3. Cantidad en número.
2. DOCUMENTOS MERCANTILES NO NEGOCIABLES:

Son todos aquellos documentos que sirven de base para los registros en los libros de contabilidad y a la
vez probar desde el punto de vista legal la realización de una operación mercantil.

Estos son:

Recibo:

Documento en el cual quien firma, reconoce haber recibido la cantidad que en el mismo se expresa por
concepto de dinero u otra cosa.

Clases de recibos:
 Recibo Común
 Recibo de Caja
 Recibo de Arrendamiento
 Recibos de Saldo

Sus características son:

1. Lugar, día, mes año en el que se emite el recibo.
2. Nombre completo de la persona a favor de quien se extiende.
3. Cantidad de dinero en letra o mencionar el objeto que se entrega.
4. Indicación del concepto por el cual se extiende el recibo.
5. Cantidad en números.
6. Firma de quien emite el recibo.

Factura:
Es la nota que el vendedor entrega al comprador, en el que se detallan las mercancías compradas.

Documento que la ley obliga a emitirse en y que debe contener determinados datos.

El original y la copia adicional deben entregarse al cliente; la primera copia queda en poder del
vendedor o prestador del servicio para su revisión por parte del SRI.
Formato de las facturas
1. Se exige un mínimo pero no un máximo, esto es, de 21.5 cm de ancho por 29 cm de alto.
2. El papel del original debe ser blanco. Las copias pueden ser de cualquier color o tinta pero no
debe llevar impreso ningún tipo de fondo.
3. El original deben llevar impreso un fondo de color celeste u otro semejante, con las siguientes
frases: "Su boleta es beneficio para todos, exíjala. Imprimió el fondo. (Nombre de la imprenta)
4. El RUT del emisor, nombre del documento (factura) y su número correlativo deben ser impresos
en un recuadro de 4 cm de altura por 8 cm de largo enmarcado con 1mm de grosor. Este
recuadro debe ir en el ángulo superior derecho y será de color rojo así como también lo impreso
en su interior.
5. Debajo del recuadro debe consignarse la Unidad del SII donde debe efectuarse el timbraje
respectivo, también de color rojo.
6. La emisión del duplicado y triplicado de la factura debe efectuarse únicamente por papel
carbónico o procedimiento químico autocopiativo.
7. La cuarta copia debe ser de color verde y contener la leyenda recibido conforme (datos de quien
recibe por el cliente).

Datos de la factura antes de la emisión

1. Nombre completo o razón social del contribuyente.
2. RUC del emisor.
3. Domicilio del establecimiento.
4. Comuna o nombre del lugar.
5. Giro del negocio.
6. Número telefónico o casilla si procede.
7. Numeración en forma correlativa.
8. Nombre o razón social del impresor de los textos.
9. La frase "Copia de factura no da derecho a crédito fiscal".
10. Sello oficial del SRI.

Datos de la factura en su emisión

1. Fecha en que se extiende.
2. Nombre completo o razón social del comprador.
3. RUC.
4. Domicilio del comprador y comuna.
5. Giro del negocio.
6. Número telefónico y casilla si procede.
7. Mercaderías transferidas o naturaleza del servicio, precio unitario y monto de la operación.
8. Indicar separadamente la cantidad recargada por concepto del impuesto si procede.
9. Señalar número y guía de despacho, si procede.
10. Condiciones de venta (de contado, en cuenta corriente, con letra, etc.).

Es necesario tener presente que los duplicados de las facturas deben quedar en poder del emisor y los
originales triplicados en poder del comprador o beneficiario del servicio (en los casos en que no se
hubieren retirado por el SII). Deben conservarse durante seis años calendarios completos.

Las características de la factura son:

 1. Nombre y domicilio del comprador y el vendedor.
2. Lugar, día, mes y año en el que se realiza la operación.
3. Condiciones de pago.
4. Mencionar los descuentos si los hay
5. Instrucciones relacionadas con las cantidades, descripción y precios de las mercancías.
6. Firma del comprador.

Nota de crédito:

Documento que debe emitirse por los descuentos o bonificaciones otorgadas con posterioridad a la
facturación.

Es bastante común en la práctica el uso de este documento en el caso de firmas comerciales que
reciben mercaderías devueltas por los clientes. A estas personas se les otorga una nota de crédito para
abonar a la cuenta del cliente el respectivo valor. También se utiliza en los casos de facturas que no
consideraron un descuento, o en los anticipos de pago por parte del cliente.

Formato de la nota de crédito

En general deben cumplir con los requisitos exigidos a las facturas y sólo pueden ser emitidas al mismo
comprador o beneficiario del servicio para modificar facturas otorgadas antes.
Sin embargo existe una diferencia de forma con las facturas; las copias de las notas de crédito no llevan
la frase "COPIA DE ...NO DA DERECHO A CRÉDITO FISCAL". En todo caso y para el evento en que existan
copias voluntarias o extras, éstas deben llevar en forma atravesada la frase "COPIA NO VÁLIDA PARA
EFECTOS TRIBUTARIOS".

Nota de débito:

Documento que debe emitirse por aumentos del impuesto facturado.

En cuanto al uso de este documento, podemos decir que las empresas en diversas ocasiones deben
enviar factura al cliente sin incluir gastos de conducción, embalaje u otros. Para cargar estos gastos al
cliente se emite una nota de débito así como también en los casos de diferencia de precios a favor del
vendedor o prestador del servicio.

Formato
Las notas de débito deben cumplir con los mismos requisitos exigidos para las facturas y sólo pueden
ser emitidas al mismo comprador o beneficiario del servicio para modificar facturas otorgadas con
anterioridad.
Liquidaciones:

Liquidaciones

Documento que constituye el débito fiscal del mandante.

Los comisionistas distribuidores deben enviar a sus mandantes dentro de cada período tributario, a lo
menos una liquidación del total de las ventas o de los servicios efectuados por su cuenta y el Valor
Agregado recargado en dichas operaciones.
Si el comisionista distribuidor efectúa varias liquidaciones dentro de un período tributario, deberá en
todo caso, hacer una liquidación que resuma las parciales realizadas dentro del mismo período
tributario.