Plan NC 17-10-2019

INFORME DE AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓN
No.
SOLICITUD DE ACCIÓN CORRECTIVA 1 de 5
No - Conformidad Mayor Norma(s): Requisito(s):

x No - Conformidad Menor NTC-ISO 9001:2015 8.7
Descripción de la no conformidad:
La Organización no se asegura que las salidas que no sean conformes con los requisitos se identifican
y se controlan para prevenir su uso y entrega no intencionada. No se conservan la información
documentada que describa las acciones tomadas y la autoridad que decide la acción sobre el
tratamiento
Evidencia:
- No se evidencian registros de las acciones tomadas para gestionar las salidas no conformes en
los procesos, ejemplo: Planeación del Desarrollo, Gestión para la Convivencia, Gestión en
Salud.
Corrección Evidencia de Fecha

Implementación
Cambio del formato de Matriz de producto no conforme Formato 30-10-2019
Correo de 30-10-2019
Socialización del formato socialización
30-11-2019
Revisar los procesos de Planeación del Desarrollo, C convivencia Matriz diligenciada
y Gestión de Salud para registrar las salidas no conformes
identificadas.
Descripción de la (s) causas (s)

(Por favor use este espacio para realizar el análisis de causa. Por ejemplo: porqués, espina de
pescado, etc…).
Falta de conocimiento
Fallas en la detección del producto no conforme
Acción correctiva Evidencia de Fecha

Implementación
Revisar y ajustar el procedimiento, incluyendo reuniones Procedimiento 30-11-2019
periódicas de seguimiento. actualizado
Mesas de trabajo de identificación y tratamiento del producto actas 31-03-2020
no conforme
Seguimiento trimestral a través de la plataforma. Informe enviado Correo 31-03-2020
electrónico
Este informe es propiedad de ICONTEC y se comunicará después de la auditoría únicamente a la Organización y no será divulgado a
terceros sin autorización de la Organización.
ES-P-SG-02-F-025
Versión 16
No.

No - Conformidad Menor NTC-ISO 9001:2015 5.1.2 a
No se asegura que se cumplan regularmente los requisitos legales y reglamentarios establecidos por la
Organización para atender a los clientes.
Evidencia:
En el registro Control de PQR y en el sistema Orfeo, se evidencio:
- Comunicación fechada el 16 de julio del 2019- Secretaria de Salud… no se registra traslado a la

entidad competente.
- Queja mayo 30 de 2019. No se evidencia de respuesta a la usaría.
- No se aplica para la clasificación de los requerimientos los criterios de quejas o reclamos según
su naturaleza, para aplicar el tratamiento respectivo.
- En el mes de julio se registran 33 requerimiento contestados fuera de tiempo y en el mes de
agosto 270.
Las condiciones de trámite y oportunidad están establecidos en el Reglamento Interno de Peticiones,

Quejas y Reclamos.

Implementación
Comunicado 31-10-2019
Requerimiento de la oficina de Control Interno solicitando la
respuesta de los oficios pendientes.
acta 30-11-2019
Reunión con la Secretaria de Salud y oficinas que respondieron
extemporáneamente, para revisar puntualmente funcionarios que
generan los retrasos y realizarles plan de mejoramiento.

pescado, etc…).
Falta de seguimiento por parte del jefe directo

Gran número de oficios recibidos
Fallas en la revisión de fondo de las respuestas

Implementación
ES-P-SG-02-F-025
Versión 16
Socialización del Manual de Peticiones Quejas y Reclamos y Listas de asistencia 28-02-2020

Protocolo de Atención al Ciudadano
Ajuste al Manual en cuanto a qué hacer con los funcionarios Manual actualizado 28-02-2020
que no cumplan con los tiempos de respuesta.
Comunicado 31-10-2019
Requerimiento de la oficina de control interno para determinar
las acciones disciplinarias a seguir de volverse a presentar la
situación.
Seguimiento semanal a las quejas para controlar que no se Informes Semanal

venzan.
ES-P-SG-02-F-025
Versión 16
No.

x No - Conformidad Menor NTC-ISO 9001:2015 9.1.1
La Organización no determina métodos válidos para la medición, análisis y evaluación.
Evidencia:
Las fórmulas, datos ó análisis no corresponden con los resultados presentados.: Proceso Salud,
Proceso Planeación, Proceso Atención al Ciudadano:
- El indicador animales inmunizados presenta resultados del 24,66%, en los análisis registra
30.832 - inmunizados 3237, censo 13125. Meta 60.
- El indicador personas número total de población vs. Personas sin acceso a la Salud presenta
resultados del 0.05% y los análisis registran cumplimento del 200%.
-Los indicadores de Quejas son estadísticas, no mediciones.

Implementación
acta 30-11-2019
Revisar en mesas de trabajo con Salud y PQRS los indicadores,
realizar los ajustes necesarios

pescado, etc…).
Falta de experticia en el manejo de indicadores

Cambio continuo de la persona encargada de los indicadores
Fallas en el seguimiento por parte del líder

Implementación
Capacitación en formulación y pertinencia de los indicadores Presentación y listas de 31-03-2020
por proceso asistencia
Mesa de trabajo de revisión de indicadores por proceso Acta 30-06-2020
Seguimiento mensual en el diligenciamiento de resultados y Actas/informes Mensual

análisis de indicadores
ES-P-SG-02-F-025
Versión 16
ES-P-SG-02-F-025
Versión 16
No.

x No - Conformidad Menor NTC-ISO 9001:2015 9.2.2
La Organización no implementa el programa de auditoria interna al sistema de gestión de calidad de

acuerdo con los criterios establecidos y los procesos auditados no toman las acciones correctivas
adecuadas sin demora injustificada.
Evidencia:
No se realizó el programa de auditoria de conformidad con lo establecido en el procedimiento de

Auditoria Interna.
No se evidencia la aplicación del procedimiento de Acciones de Mejora, para dar tratamiento a las NC.
Detectadas en los procesos auditados en el periodo de enero a junio de 2019. Ejem Desarrollo Social,
Salud, Desarrollo Económico.

Implementación
Mesa de trabajo con cada proceso para revisión de las no Acta 30-11-2019
conformidades, registrarlas en el aplicativo kawak y seguimiento No conformidades
para cerrarlas registradas
Socialización del procedimiento de Mejora continúa a los Acta 30-11-2019
procesos de Desarrollo social, secretaria de salud y Desarrollo
económico.

pescado, etc…).
Cambio continuo de personal

Falta de conocimiento del módulo de mejoramiento y procedimiento de mejor continua

Implementación
Ajuste del procedimiento de Auditoria Interna incluyendo el Procedimiento 30-11-2019
procedimiento de mejora continúa. actualizado
Incluir dentro del programa criterios de Calidad, SST y Ajuste en el programa 31-01-2020
Ambiental de auditoria con un
aparte para el ciclo de
auditoria del sistema
Capacitación módulo de mejoramiento Kawak Listas de asistencia 31-03-2020
Seguimiento mensual por parte de la coordinadora SIG a Correo electrónico mensual

través del módulo.
ES-P-SG-02-F-025
Versión 16
No.

x No - Conformidad Menor NTC-ISO 9001:2015 9.3
En la Revisión por la Dirección no se incluyen todas las consideraciones o entradas establecidas como
requisito.
Evidencia:
El informe Acta de Revisión por la Dirección del período, no incluyó:
- Grado en que se han cumplido los objetivos de calidad, desempeño de los procesos y conformidad
de los productos y servicios, resultados de seguimiento y medición, desempeño de los proveedores
externos, eficacia de las acciones tomadas para abordar los riesgos y oportunidades.
- Análisis de tendencias de: Los resultados de las auditorias, las no conformidades y acciones
correctivas.

Implementación
Dentro de la reunión de Seguimiento de MIPG incluir el informe

de: Grado en que se han cumplido los objetivos de calidad,
desempeño de los procesos y conformidad de los productos y Acta de reunión e 15-12-2019
servicios, resultados de seguimiento y medición, desempeño de informe
los proveedores externos, eficacia de las acciones tomadas para
abordar los riesgos y oportunidades, análisis de tendencias de los
resultados de las auditorias, las no conformidades y acciones
correctivas.
pescado, etc…).
Gran volumen de información para revisar en dos horas

Tiempo adjudicado por la alta dirección
Falta de coordinación con la oficina de control interno

Implementación
Lista de chequeo de los ítem a tratar dentro de la revisión por Lista de chequeo 31-01-2020
la dirección
Organización de informes de las mesas de trabajo del Comité Acta de Revisión por la 31-01-2020
de Desempeño Institucional como entrada para la revisión por Dirección
la alta dirección.
Controlar que en la Revisión por la Dirección se incluyan todos Acta de Revisión por la 30-07-2020
los requisitos, antes de terminar el ejercicio -2020 Dirección
ES-P-SG-02-F-025
Versión 16
ES-P-SG-02-F-025
Versión 16

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INFORME DE AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓN

No - Conformidad Mayor Norma(s): Requisito(s):

Corrección Evidencia de Fecha

Descripción de la (s) causas (s)

Acción correctiva Evidencia de Fecha

No - Conformidad Mayor Norma(s): Requisito(s):

En el registro Control de PQR y en el sistema Orfeo, se evidencio:

- Comunicación fechada el 16 de julio del 2019- Secretaria de Salud… no se registra traslado a la

Las condiciones de trámite y oportunidad están establecidos en el Reglamento Interno de Peticiones,

Corrección Evidencia de Fecha

Descripción de la (s) causas (s)

Falta de seguimiento por parte del jefe directo

Acción correctiva Evidencia de Fecha

Socialización del Manual de Peticiones Quejas y Reclamos y Listas de asistencia 28-02-2020

Seguimiento semanal a las quejas para controlar que no se Informes Semanal

No - Conformidad Mayor Norma(s): Requisito(s):

La Organización no determina métodos válidos para la medición, análisis y evaluación.

-Los indicadores de Quejas son estadísticas, no mediciones.

Corrección Evidencia de Fecha

Descripción de la (s) causas (s)

Falta de experticia en el manejo de indicadores

Acción correctiva Evidencia de Fecha

Seguimiento mensual en el diligenciamiento de resultados y Actas/informes Mensual

No - Conformidad Mayor Norma(s): Requisito(s):

La Organización no implementa el programa de auditoria interna al sistema de gestión de calidad de

No se realizó el programa de auditoria de conformidad con lo establecido en el procedimiento de

Corrección Evidencia de Fecha

Descripción de la (s) causas (s)

Cambio continuo de personal

Acción correctiva Evidencia de Fecha

Seguimiento mensual por parte de la coordinadora SIG a Correo electrónico mensual

No - Conformidad Mayor Norma(s): Requisito(s):

El informe Acta de Revisión por la Dirección del período, no incluyó:

Corrección Evidencia de Fecha

Dentro de la reunión de Seguimiento de MIPG incluir el informe

Gran volumen de información para revisar en dos horas

Acción correctiva Evidencia de Fecha

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