SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL

PROCESO: GESTIÓN CONTRACTUAL CÓDIGO 2311600-PR-058

PROCEDIMIENTO: PERFECCIONAMIENTO Y LEGALIZACIÓN DE CONTRATOS VERSIÓN 01

1. PROPOSITO.

Realizar el perfeccionamiento y legalización de los contratos de la Entidad, Inicia con el recibo y registro en el Sistema de Correspondencia de la carpeta del
contrato y finaliza con el envío de la comunicación de legalización al Supervisor o interventor y con el control de la remisión del Acta de Inicio del Contrato u orden
de entrega por parte del encargado de las actividades de supervisión o interventoría.

2. TÉRMINOS Y DEFINICIONES.

• Adición: Modificación del valor de los contratos que se encuentran en ejecución, con el fin de incrementar el valor originalmente pactado, el cual no podrá
ser superior al 50% del valor inicialmente pactado expresado en SMLV. Debe constar en un documento firmado por las partes y cumplir los mismos requisitos
de perfeccionamiento y ejecución del contrato.

• Área de Origen: Son las dependencias que requieren la contratación de bienes o servicios, las cuales con la estructura actual de la SECRETARÍA
JURÍDICA DISTRITAL son las siguientes: Secretario(a) Jurídico(a), Subsecretario(a) Jurídico(a), Directores y jefes de oficina.

• Certificado de Disponibilidad Presupuestal: Documento que expide presupuesto de la entidad o quien haga sus veces, con el cual garantiza la
existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos. Este documento afecta preliminarmente el presupuesto
mientras se perfecciona el compromiso y se efectúa el correspondiente registro presupuestal. El certificado de disponibilidad presupuestal será expedido por el
responsable de presupuesto, previamente a la iniciación del proceso de selección y con base en el valor que determine en el Análisis de Sector Económico.

• Cesión: Es la posibilidad de trasladar la titularidad de un contrato a un tercero, quien lo recibe en los mismos términos, condiciones y características en
que fue suscrito, contrayendo por tanto las mismas obligaciones del contratista inicial, para lo cual el contratista original deberá contar con la autorización escrita
de la SJD, suscrita, según el caso, por el Secretario(a) Jurídico(a), Subsecretario(a) Jurídico(a), Directores y jefes de oficina, competente para celebrar el contrato
de acuerdo con la Resolución de delegaciones vigente en la entidad. En razón a que los contratos estatales son intuitu personae, si no se acepta la cesión, ésta
no puede operar y el contratista continuará obligado con la ejecución del objeto contratado.

• Clases o tipos de contratos estatales: Son contratos estatales todos los actos jurídicos generadores de obligaciones que celebren las entidades a que
se refiere el artículo segundo de la Ley 80 de 1993, previstos en el derecho privado o en disposiciones especiales, o derivados del ejercicio de la autonomía de
la voluntad, así como los que, a título enunciativo, se definen en el artículo 32 del mismo estatuto.

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• Competencia para contratar: Atribución legal para ordenar y dirigir la celebración de licitaciones, selección abreviada, concurso de méritos, contratación
directa, para escoger a los contratistas y celebrar los contratos.

• Contratista: Proponente que resulta adjudicatario dentro de los procesos de contratación que adelante LA SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL y con
quien se ha celebrado el contrato.

• Contrato de prestación de servicios: Conforme con lo dispuesto en el numeral 3, del artículo 32, de la Ley 80 de 1993, son contratos de prestación de
servicios los que celebren las entidades estatales para desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad.

• Contrato de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión: De conformidad con lo dispuesto en el numeral 4 del artículo 2 de la Ley
1150 de 2007, corresponden a los de naturaleza intelectual, diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de funciones de la entidad; así como
los relacionados con actividades operativas, logística, o asistenciales. La entidad podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en
capacidad de ejecutar el objeto del contrato siempre y cuando la Entidad verifique la idoneidad y experiencia requerida y relacionada con el área de que se trate,
sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto deberá dejar constancia escrita.

• Día(s) corriente(s) o Día(s) calendario: Es cualquier día del calendario, entendido como el espacio de tiempo de 24 horas, sin tener en cuenta si se trata
de un día hábil o no hábil. En el evento en que la fecha en que finalice un plazo establecido en el presente pliego de condiciones resulte ser un sábado o domingo
u otro día no hábil, el último día de tal período o la fecha correspondiente, se trasladará al día hábil siguiente.

• Día Hábil: Es cualquier día comprendido entre el lunes y el viernes de cada semana entre las 8:30 a.m. y las 5:00 p.m., excluyendo de éstos los días
festivos determinados por Ley en la República de Colombia. Para efectos del presente procedimiento los días establecidos en la descripción de actividades se
entienden hábiles.

• Forma de los contratos: Hace referencia a las formalidades externas que revisten los contratos, son documentos escritos firmados por las partes en que
se incluyen, además de los elementos esenciales del contrato, las demás cláusulas a que haya lugar, según el tipo del contrato.

• Interpretación de las normas de contratación: En la interpretación de las normas sobre contratos, relativas a procedimientos y escogencia de
contratistas y en la de las cláusulas y estipulaciones de los contratos, se tendrán en consideración los fines y los principios de que trata la Ley 80 de 1993, los
mandatos de la buena fe, la igualdad y equilibrio entre prestaciones y derechos que caracteriza a los contratos conmutativos

• Naturaleza de las partes: teniendo en cuenta la naturaleza de las partes, los contratos se denominarán interadministrativos si en su celebración
intervienen dos o más entidades de las enunciadas en el artículo segundo de la Ley 80 de 1993. Si una de las partes de la relación es una persona natural o
jurídica de derecho privado, simplemente se denominará contrato. Se denominarán convenios los compromisos adquiridos que carecen de valor,
independientemente de la naturaleza de las partes.

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• Número del contrato: Corresponde a la numeración consecutiva de todos los Contratos y Convenios de la SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL que se
asigna en el momento de la elaboración del documento

• Plan Anual de Adquisiciones (PAA): Es el plan general de compras al que se refiere el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011 y el plan de compras al que
se refiere la ley anual del presupuesto. Es un instrumento de planeación contractual que las entidades estatales deben diligenciar, publicar y actualizar en los
términos del Decreto 1510 del 17 de julio de 2013. El Plan Anual de Adquisiciones es una herramienta para: (i) facilitar a las entidades identificar, registrar,
programar y divulgar sus necesidades de bienes y servicios; y (ii) diseñar estrategias de contratación basadas en agregación de la demanda que permitan
incrementar la eficiencia del proceso de contratación.

• Plazo de ejecución: Es el plazo dentro del cual se debe verificar el cumplimiento de las obligaciones por parte del contratista, término dentro del cual
debe cumplir el objeto del contrato. Si existen varias obligaciones con diferentes plazos así deberá discriminarse la estipulación en los contratos.

• Proceso de Contratación: procesos que se desarrollan desde la etapa precontractual hasta la post contractual mediante las diversas modalidades de
contratación establecidas en la Ley que adelanta la entidad con el fin de realizar el abastecimiento de bienes y servicios requeridos para satisfacer sus
necesidades.

• Prórroga: Modificación del plazo de los contratos que se encuentran en ejecución, y tiene por objeto extender el plazo de ejecución originalmente pactado
para el cumplimiento del objeto del contrato. Debe constar en un documento firmado por las partes y cumplir los mismos requisitos de perfeccionamiento y
ejecución del contrato inicial.

• Responsable del Área de Origen: Secretario(a) Jurídico(a) Sub Secretario(a) Jurídico(a), Director, Jefe de Oficina, quienes son las dependencias que
requieren, la contratación de bienes o servicios para el cumplimiento de sus funciones.

• SECOP: Es el Sistema Electrónico para la Contratación Pública al que se refiere el artículo 3 de la Ley 1150 de 2007.

• Servidor en el Área de Origen: Persona encargada de los estudios y documentos previos, y los aspectos técnicos, financieros y económicos del pliego
de condiciones o documento que haga sus veces.

• Servidor encargado del Proceso: Es la persona a quien se le asigne adelantar el Proceso de Selección del contratista de acuerdo con las modalidades
de selección previstas en las Leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007 y la solicitud de contratación o de elaborar contrato formulada por un Área de Origen.

• Supervisor: Es la persona designada por LA SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL para realizar el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable
y jurídico sobre el cumplimiento del objeto del contrato, cuando no requieren conocimientos especializados y en este evento es ejercida por la misma entidad.

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3. MARCO OPERACIONAL.

La suscripción y el perfeccionamiento de un contrato hacen referencia al acuerdo de voluntades al que llegan las partes, el cual se eleva por escrito.

De conformidad con el inciso segundo del artículo 41 de la ley 80 de 1993 modificado por el artículo 23 de la ley 1150 de 2007, deben cumplirse los siguientes
requisitos: (i) La aprobación de la garantía cuando el contrato la requiera; (ii) La existencia de las disponibilidades presupuestales correspondientes, salvo que se
trate de la contratación con recursos de vigencias fiscales futuras.

El acta de iniciación (mediante la cual se establece la fecha de iniciación y ejecución de los contratos) deba suscribirse con posterioridad al registro presupuestal y a
la aprobación de las garantías de cumplimiento, toda vez que previamente a su elaboración y suscripción, debe contarse con el registro presupuestal y con la
aprobación por parte de la entidad contratante de las garantías de cumplimiento, dado que éstos documentos constituyen un requisito de ejecución del respectivo
contrato.

4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.

ACTIVIDAD TIEMPO
No. RESPONSABLE TAREA (S) REGISTROS
P. H. V. A. (Días)
Recibir por parte del abogado responsable del proceso la carpeta del contrato
con todos los soportes.
Técnico/Asistencial
Recibir carpeta
1 o quien haga sus 1 Memorando
del contrato. Si se trata de una aceptación de oferta – contrato, derivada de la modalidad de
veces
selección de mínima cuantía, continuar con la actividad No. 4, en caso
contrario continuar con la siguiente actividad.
Citar al
Técnico/Asistencial
contratista para Citar telefónicamente y vía correo electrónico al contratista para suscribir el Correo
2 o quien haga sus 1
suscribir el contrato. electrónico
veces
contrato.
Técnico/Asistencial Cuando se Minuta De
Tomar la firma Verificar previamente la identidad del contratista y proceder a tomarle la firma
3 o quien haga sus Presente el Contrato
del contratista. en el contrato.
veces Contratista 2311600-FT-101
Director(a) / Firmar el Contrato o la Comunicación de Aceptación de la Oferta, por parte del Minuta De
4 Firmar el contrato Secretario(a) ordenador del gasto. 1 Contrato
Jurídico(a) 2311600-FT-101

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4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.

ACTIVIDAD TIEMPO
No. RESPONSABLE TAREA (S) REGISTROS
P. H. V. A. (Días)
Una vez firmado el contrato lo devuelve al Servidor encargado de las
actividades de legalización.

Recibir la carpeta del contrato y asignar el número consecutivo al Contrato.

Técnico/Asistencial
Recibir la carpeta
5 o quien haga sus Recibe la carpeta y el contrato firmado por el Ordenador del Gasto, le asigna 1 N.A.
del contrato
veces el número consecutivo que corresponda según la numeración de contratos y
registra en la base de datos la fecha de recibido.
Enviar correo
Cuando se trate de contratos de prestación de servicios profesionales y de
electrónico al
Técnico/Asistencial apoyo a la gestión suscritos con personas naturales, envía el correo
encargado de Correo
6 o quien haga sus informándole los datos del contratista, para que le genere a éste la clave que 1
administrar el electrónico
veces le permita subir al aplicativo los soportes del contrato e información del
SIDEAP en la
contratista.
SJD.
Verificar que se hayan ingresado los datos del contrato al aplicativo SIDEAP,
por parte del contratista persona natural, cuando se trate de un contrato de
Verificar que se Información
Técnico/Asistencial prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.
hayan ingresado incluida en el
7 o quien haga sus 1
los datos del Sistema
veces Para la firma del contrato el Servidor encargado de las actividades de
contrato SIDEAP
perfeccionamiento y legalización de los contratos verificará que el contratista
haya incluido la información en el SIDEAP.
Informar al Servidor encargado del perfeccionamiento y legalización de
contratos.
Informar al Técnico/Asistencial Correo
8 Servidor o quien haga sus Enviar correo al Servidor encargado del perfeccionamiento y legalización de 1 electrónico con
encargado veces contratos informándole que ha realizado la verificación en el aplicativo SIDEAP información
y que el contratista de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la
gestión (persona natural) ha incluido la información correctamente.

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4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.

ACTIVIDAD TIEMPO
No. RESPONSABLE TAREA (S) REGISTROS
P. H. V. A. (Días)
Enviar correo
Cuando se trate de contratos de prestación de servicios profesionales y de
electrónico al
Técnico/Asistencial apoyo a la gestión suscritos con personas naturales, envía el correo
encargado de Correo
9 o quien haga sus informándole los datos del contratista, para que le genere a éste la clave que 1
administrar el electrónico
veces le permita subir al aplicativo los soportes del contrato e información del
SIDEAP en la
contratista.
SJD.
Verificar que se hayan ingresado los datos del contrato al aplicativo SIDEAP,
por parte del contratista persona natural, cuando se trate de un contrato de
Verificar que se Información
Técnico/Asistencial prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.
hayan ingresado incluida en el
10 o quien haga sus 1
los datos del Sistema
veces Para la firma del contrato el Servidor encargado de las actividades de
contrato SIDEAP
perfeccionamiento y legalización de los contratos verificará que el contratista
haya incluido la información en el SIDEAP.
Informar al Servidor encargado del perfeccionamiento y legalización de
contratos.
Informar al Técnico/Asistencial Correo
11 Servidor o quien haga sus Enviar correo al Servidor encargado del perfeccionamiento y legalización de 1 electrónico con
encargado veces contratos informándole que ha realizado la verificación en el aplicativo SIDEAP información
y que el contratista de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la
gestión (persona natural) ha incluido la información correctamente.
Remitir
Técnico/Asistencial
debidamente Remitir vía correo electrónico al Servidor encargado de las actividades de Correo
12 o quien haga sus 1
escaneado el Perfeccionamiento y Legalización de contratos el registro de publicación electrónico
veces
Contrato.
Publicar el Registro
Técnico/Asistencial Proceder al cargue de los documentos en la Plataforma SECOP, una vez
Contrato y la impreso
13 o quien haga sus cargada dicha información se procede a efectuar en compañía del abogado 1
Oferta del publicación en
veces encargado del proceso, la revisión de la publicacion en el SECOP.
adjudicatario. SECOP

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4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.

ACTIVIDAD TIEMPO
No. RESPONSABLE TAREA (S) REGISTROS
P. H. V. A. (Días)
Imprimir el Técnico/Asistencial
Registro de la
14 registro de las o quien haga sus Imprimir el registro de las publicaciones y archivar en la carpeta del contrato. 1
publicación
publicaciones veces
Suscrito el respectivo contrato se remite copia del contrato al profesional
encargado de expedir el Registro Presupuestal.
Copia del
Para tal efecto, adjunta copia del formato “Registro de terceros”, dicho Contrato/
Solicitar la Técnico/Asistencial
formato está establecido por la Secretaría de Hacienda y certificación
15 expedición del o quien haga sus 1
bancaria y RUT del contratista, cuando se trate de contratistas nuevos. Formato externo
RP. veces
Registro de
Cuando se trate de una Adición del valor del contrato, para la expedición del Terceros
Certificado de Registro Presupuestal se debe anexar la respectiva Modificación
del Contrato.
Se emite el CRP y se remite para que repose en la carpeta del contrato, según
corresponda.
Recibir
Certificado
Certificado de ¿Se trata de una modificación del contrato que no corresponde a una
16 Servidor Asignado 3 Registro
Registro adición en valor?
Presupuestal
Presupuestal.
En caso afirmativo, continuar con la siguiente actividad, en caso contrario
continuar con la actividad No. 21.
Enviar la Correo
Técnico/Asistencial Enviar debidamente escaneada, la modificación del contrato firmada por las
modificación del electrónico con
17 o quien haga sus partes remite la modificación del contrato para que proceda a su publicación en 1
contrato firmada copia del
veces el SECOP.
por las partes. contrato
Técnico/Asistencial Publica la modificación en el SECOP y remite vía correo electrónico al Registro
Publicar la
18 o quien haga sus encargado de las actividades de perfeccionamiento y legalización de contratos 1 publicación en
modificación.
veces el registro de las respectivas publicaciones. SECOP

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4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.

ACTIVIDAD TIEMPO
No. RESPONSABLE TAREA (S) REGISTROS
P. H. V. A. (Días)
Técnico/Asistencial Registro
Imprimir los Imprimir los registros de las publicaciones y proceder a archivarlos en la carpeta
19 o quien haga sus 1 publicación en
registros del contrato.
veces SECOP
Técnico/Asistencial
20 Recibir el CRP o quien haga sus Recibe y archiva el original del respectivo CRP en la carpeta del contrato. 1 Base de datos
veces
Requerir a los contratistas que no han allegado las garantías para la
legalización del contrato.

Requerir Dejará constancia de tal hecho mediante comunicado correo electrónico y Correo
Profesional –
garantías para la memorando al área de origen y en la base de datos o control que se lleve para electrónico/
21 Profesional 1
legalización del el seguimiento y control de proceso de legalización. Oficio
Especializado
contrato. 2311520-FT-019
En el evento en que se haya superado el término previsto en el contrato, se
requerirá al contratista por escrito y por correo electrónico al Área de Origen
del contrato.
Técnico/Asistencial Recibir las garantías allegadas por el contratista.
22 Recibir garantías o quien haga sus 1 N.A.
veces Se recibe los documentos necesarios para el proceso de legalización (garantía)
Si está expedida en debida forma, procederá a realizar el acta para la Acta De
Revisar que las aprobación de la garantía. Aprobación De
Profesional -
garantías se haya Garantía
23 Profesional 1
constituido En caso contrario comunica al contratista, a través de correo electrónico y por 2311600-FT-015
Especializado
correctamente. oficio, las modificaciones que debe realizar a la garantía, y en la base de datos / Correo
o control que se lleve para el seguimiento y control de proceso de legalización. electrónico
Profesional
Acta De
Firmar el acta de Especializado /
Aprobación De
24 aprobación de Director(a) de Firma el Documento “acta de aprobación de garantía”. 1
Garantía
garantía. Gestión
2311600-FT-015
Corporativo(a)

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4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.

ACTIVIDAD TIEMPO
No. RESPONSABLE TAREA (S) REGISTROS
P. H. V. A. (Días)
Comunicar el
Técnico/Asistencial Comunicar al supervisor del contrato el perfeccionamiento y legalización del
perfeccionamient Correo
25 o quien haga sus Contrato, y adjuntar de copia de los siguientes documentos: garantías, CRP, y 1
o y legalización electrónico.
veces contrato o aceptación de oferta.
del contrato
Anexar a la Técnico/Asistencial N.A.
Anexar a la carpeta del contrato copia del correo electrónico de
26 carpeta del o quien haga sus 1
perfeccionamiento y legalización del contrato.
contrato veces
Remitir la carpeta del contrato al responsable del archivo de Gestión de la N.A.
Técnico/Asistencial
Remitir la carpeta Dirección de Gestión Corporativa.
27 o quien haga sus 1
del contrato
veces
Entrega la(s) carpeta(s) del contrato debidamente organizada(s) y foliada(s).
Técnico/Asistencial Revisa que se encuentre la documentación pertinente del contrato de N.A.
Recibir la
28 o quien haga sus conformidad con la lista de verificación y control de documentos y organizar, 1
carpeta.
veces foliar y procede a archivar la carpeta.
Dentro de los
Enviar acta de Enviar el original del acta de inicio u orden de entrega de los bienes.
cinco(5) días
inicio u orden de Supervisor del Memorando
29 siguientes a
entrega de los Contrato Remite el acta de inicio a la Dirección de Gestión Corporativa, según 2311520-FT-018
legalización
bienes. corresponda.
del contrato
Recibir acta de Recibir el original del acta de inicio u orden de entrega de los bienes.
Técnico/Asistencial
inicio u orden de
30 o quien haga sus 1 Base de Datos
entrega de los Recibe el acta enviada por el Supervisor del contrato, la revisa, la registra la
veces
bienes. base de datos o control del proceso de legalización.
Entregar Acta de
Entregar al Responsable del Archivo de Gestión de la Dirección de Gestión
Inicio u orden de Técnico/Asistencial
Corporativa, el original del acta de inicio u orden de entrega de los bienes
31 entrega de los o quien haga sus 1 N.A.
remitida por el Supervisor o Interventor, para su archivo en la carpeta del
bienes para veces
contrato.
archivo.

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4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.

ACTIVIDAD TIEMPO
No. RESPONSABLE TAREA (S) REGISTROS
P. H. V. A. (Días)
Verificar periódicamente que el Supervisor o Interventor remita para archivo en
la carpeta del contrato, el original del acta de inicio u orden de entrega dentro
de los ocho (8) días siguientes al recibo de la comunicación de
Controlar la
perfeccionamiento y legalización del contrato. Ocho (8) días
remisión del Acta Técnico/Asistencial Correo
siguientes a
32 de Inicio del o quien haga sus electrónico /
En caso de omisión de esta obligación por parte del Supervisor o interventor, legalización
Contrato u orden veces Base de datos
realizar el requerimiento respectivo, vía correo electrónico y/o mediante oficio del contrato
de entrega.
suscrito por el Jefe del Grupo de Contratos.

Fin del procedimiento.

5. PUNTOS DE CONTROL EN ACTIVIDADES.

No. ACTIVIDAD MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO

Publicar el Una vez cargada la información del contrato (Estudios
Contrato y la Previos y contrato suscrito) se debe realizar una verificación Técnico/Asistencial o Registro publicación
13 Cada vez que ocurra
Oferta del conjunta entre el técnico encargado de la publicación y el quien haga sus veces en SECOP
adjudicatario. abogado responsable del proceso en el portal del SECOP.
Revisar que la
Profesional - Acta De Aprobación
garantía se haya Revisar que la garantía se haya constituido de acuerdo con
23 Cada vez que ocurra Profesional De Garantía
constituido las condiciones establecidas en el respectivo contrato.
Especializado 2311600-FT-015
correctamente.

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Y/O ANEXOS.

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 Flujograma del procedimiento.

7. CONTROL DE CAMBIOS.

ASPECTOS QUE CAMBIARON EN EL FECHA DEL

DETALLE DE LOS CAMBIOS VERSIÓN
DOCUMENTO CAMBIO
Creación del Documento N.A. 24/11/2017 01

NOMBRE CARGO FECHA FIRMA

ELABORÓ Luis Gabriel Espitia Contratista 12/12/2017
REVISÓ Ximena Robayo Contreras Profesional Especializado 12/12/2017
APROBÓ Ethel VásquezRojas Directora de Gestión Corporativa 12/12/2017

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