EPE - Ingeniería Sistemas Gerencia de Proyectos

PLAN DE GESTIÓN DE ADQUISICIONES

Gestión de las Adquisiciones

CÓDIGO …
versión #.#
PROYECTO:
GERENTE:
PREPARADO POR: FECHA
REVISADO POR: FECHA
APROBADO POR: FECHA

I.- PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES

Por tipo de contrato. Por ejemplo.
I. Tipo de contrato A: Locación de servicios para instructores.
Se realiza el siguiente proceso:
- Se comunica al instructor el posible inicio de un curso.
- Se solicita la disponibilidad de horario del instructor.
- Se coordina con el cliente el horario para el desarrollo del curso.
- Se confirma con el instructor mediante un correo electrónico el horario establecido para el desarrollo del curso.
- El instructor firma el contrato por el servicio.
II. Tipo de contrato B:

II.- FORMATOS STÁNDAR A UTILIZAR

Por ejemplo:
Para el tipo de contrato A utilizar formato F0001.Mostrar la plantilla de formato.
Para el tipo de contrato B utilizar el formato F002. Mostrar la plantilla de formato.

III.- CRONOGRAMA DE ADQUISICIONES

En la Planificación del Proyecto se establecieron las siguientes fechas para la realización de los contratos:
a) Contrato de Locación de Servicios:
- Contrato del Sr. Perochena C0001 21 de octubre del 2009.
- Contrato del Sr. Guillén C0002 15 de Noviembre .
b) Contratos de alquileres:
c) Contratos de Alimentación y Refrigerio:

IV.- COORDINACIONES CON PROVEEDORES

a) Para contratos de alquileres.
 El Contrato de Alquiler de Laboratorio, debe ser coordinado con el proveedor con 15 días de anticipación, para hacer
la separación del laboratorio y los equipos requeridos por el cliente.
 Las coordinaciones con el proveedor se realizarán mediante correo electrónico.
 El pago del servicio se realiza al 100% una semana antes del inicio del servicio.
Cualquier modificación que se requiera en el servicio deberá ser comunicada con 24 horas de anticipación, luego de
lo cual el proveedor confirmará o no la solicitud hecha por el cliente.

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V.- RESTRICCIONES Y SUPUESTOS

Las restricciones y/o supuestos que han sido identificados y que pueden afectar las adquisiciones del proyecto son las
siguientes:
 Solicitudes de cambio en el presupuesto del proyecto, debido a la modificación en la cotización del dólar. Dándose
este caso si aun no se ha solicitado la cotización del servicio de alquiler de laboratorio o aula, o la cotización ha sido
emitida por un periodo de validez el cual concluyó.
III.

VI.- RIESGOS Y RESPUESTAS

Según el Plan de Respuesta a Riesgos se tiene los siguientes:
R006 – Incumplimiento de los contratos de refrigerios.
Siendo el trigger la detección de pequeños incumplimiento o signos de no calidad del servicio.
Las respuestas planificadas son:
 Solicitar feedback de los participantes mediante encuestas por cada sesión. Con lo cual se puede detectar cuan
eficiente es y la calidad del servicio.
 Pago adelantado de solo el 50% y resto al término del contrato. Con lo cual se obliga al proveedor a dar un servicio
de calidad, pues esta sujeto a la cancelación o no del monto restante.
 Actualizar la lista de proveedores.
R008 – Incumplimiento de los contratos de alquiler de aulas y laboratorios
Siendo el trigger la detección de pequeños incumplimiento o signos de no calidad del servicio.

VII.- METRICAS DE ADQUISICIÓN

Se tomarán como referencia la medición de métricas:
 La Satisfacción de Cliente que se obtendrán de las encuestas de Evaluación de Sesión con relación a los diversos
factores involucrados con los proveedores.
 El cumplimiento de los horarios. Esta debe cumplirse en un 100%

VIII.- MATRIZ DE ADQUISICIONES DEL PROYECTO

Cronograma de Adquisiciones requeridas
Producto o Elemento Forma de Área/Rol Proveedores
Tipo de Lista de Planificar Solicitar Selección Administrar Cerrar
servicio a del contactar /Persona Pre
Contrato proveedores Contrato respuestas Proveedor contrato contrato
adquirir EDT proveedores responsable calificados
Del Al Del Al Del Al Del Al Del Al

ÁNDO, DÓNDE, Y CON QUÉ.

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