Diseño de un sistema integrado de gestión para el sector empresarial pymes basado en

las normas NTC-ISO 9001:2015, LA NTC-ISO 14001:2015, y la NTC 45001:2018

Tomás J. Fontalvo Herrera y Ruth M. Montalvo Acosta

Resumen
Esta investigación presenta una guía metodológica para el diseño de un sistema integrado de
gestión basado en las normas NTC-ISO 9001:2015, NTC-ISO 14001:2015, NTC 45001:2018
y la ISO 31001:2018. Para las empresas de pequeñas y medianas, para lo anterior se realiza
un análisis comparativo dentro del cual se establecen los elementos comunes entre los
estándares a fin de establecer la planificación del diseño del SIG dentro de una organización.
Como resultado final se logra establecer un modelo para la planificación del SIG,
establecimiento de un mapa de procesos adaptado a las necesidades de las PYMES del siglo
XXI, el cual permite definir un modelo de gestión que aumente la productividad y ayude en
el control operacional, además de una matriz de herramientas de apoyo para el proceso de
implementación del diseño del sistema integrado de gestión.
Palabras claves: Sistema integrado de gestión, NTC-ISO 14001:2015, NTC-ISO 9001:2015,
NTC 45001:2018, Pymes, Calidad, Ambiente, Seguridad y salud en el trabajo, Gestión del
riesgo.

Introducción
Los sistemas integrados de gestión HSEQ se han convertido en una herramienta
administrativa empleada por muchas organizaciones para mejorar sus resultados a nivel
interno y externo, y es de las principales preocupaciones de las PyMEs en Colombia ya que
se enfocan en el cumplimiento de los tres principales estándares de competitividad en el país
y a nivel internacional como lo son las normas NTC-ISO 14001:2015, NTC-ISO 9001:2015,
NTC 45001:2018. lo cual se ve reflejado en su sistema de organización y estandarización
logrando mayores resultados de productividad que las empresas de su entorno. El presente
modelo de integración de sistemas gestión en muy oportuno ya que permite a las micros y
pequeñas empresas tener un sistema de gestión y optimizar sus procesos mediante el enfoque
de calidad, ambiente, salud y seguridad en el trabajo y gestión del riesgo a las mismas. Lo
que le da sentido a esta investigación, en el proceso de diseño e implementación de los
sistemas integrados de gestión.
Planteamiento del problema
Según los datos de Confecámaras (2018), organismo que agrupa a todas las cámaras de
comercio del país, existen aproximadamente 1.532.290 micro, pequeñas y medianas
empresas en el Registro Único Empresarial RUES en Colombia, en el sector empresarial
específicamente de las pymes las cuales representan un 79% (Confecámaras, CNC, 2018) de
las empresas legalmente constituidas dentro del país, ésta se enfrentan a una serie de
inconvenientes y factores que disminuyen su capacidad de crecimiento económico lo cual se
ve reflejado en las estadísticas nacionales de productividad en donde encontramos que según

1
datos de la gran encuesta realizada por ANIF (2018) la situación económica general de las
Pymes industriales y comerciales presentaron deterioros en su balance general hacia niveles
del 8% en el segundo semestre de 2017 mientras que en el sector servicios se percibió un
15% para el mismo periodo, lo cual a todas luces evidencia el deterioro en los niveles de
productividad de las pymes en Colombia, lo cual representa un problema determinante para
la economía del país, ya que las pymes son los principales generadores de empleo.
Por otro lado, las organizaciones que presentan un estancamiento económico tienen en común
un capital humano poco motivado, Inexistencia de un plan estratégico, desconocimiento de
su contexto externo e interno y de sus partes interesadas, poca o nula conciencia ambiental,
pocas y pobres alianzas empresariales, poca inversión e innovación, miedo al riesgo,
desaprovechamiento de las Tics y carencia de procesos estandarizados, lo cual contribuye a
que las pymes tengan problemas de productividad y de crecimiento afectando el desarrollo
del país (Alejandro Beltrán D. 2001) por lo que surge la necesidad de establecer una guía
metodológica para el diseño de un sistema integrado de gestión basado en las normas NTC-
ISO 9001:2015, NTC-ISO 14001:2015, y la NTC 45001:2018 con la cual el sector
empresarial optimice y maneje de forma más eficiente sus recursos mediante la aplicación de
la integración de los requisitos de estas normas. Generando así una herramienta que facilite
a las pymes de Colombia tener una gestión de calidad, ambiental, de salud y seguridad en el
trabajo y de gestión de riesgos con el fin de la optimización de todos sus procesos productivos
y de contribuir en el desarrollo económico del país.
Todo lo anterior genera las siguientes preguntas problemas. ¿Cuál son las similitudes entre
las normas objeto de estudio? ¿Del análisis de similitud cual son las estructuras
documentales que soportan in sistema integrado de gestión, con base en los referentes
seleccionados? ¿Cuáles son los procesos específicos que se derivan de las normas objetos de
esta investigación? ¿qué herramientas puntuales se requieren para implementar las normas
seleccionadas para esta investigación?
Marco referencial
Sistemas integrados de gestión
Los sistemas integrados de gestión tienen como finalidad la integración de los elementos que
componen a una organización de forma coherente y se caracterizan por su perspectiva
holística basada en la satisfacción de las necesidades, requisitos y expectativas de sus partes
interesadas y del cumplimiento de las directrices del sistema, dentro del sistema convergen
los estándares internacionales de calidad, medioambiente, seguridad y salud ocupacional y
gestión del riesgo. Para Atehortua, Bustamante, & Valencia (2008), estos sistemas de gestión
tienen fundamentos comunes, los cuales son: enfoque en los procesos, enfoque en las partes
interesadas, enfoque en el cumplimiento de la normativa, enfoque en los riesgos, enfoque en
la documentación, enfoque en las competencias y enfoque en el seguimiento, medición y
mejoramiento.
En esta investigación la metodología se soporta e integra en los estándares de las normas
NTC-ISO 9001:2015, NTC-ISO 14001:2015 y la NTC 45001:2018, las cuales integran tres
aspectos claves para las organizaciones en la actualidad: La calidad y los procesos, los
aspectos medioambientales, de seguridad y salud ocupacional, estos estándares pertenecen a
la familia ISO lo cual facilita la integración de los mismos en un sistemas integrado de gestión
el cual permite a las Pymes lograr una gestión más eficaz y la maximización de sus recursos.

2
 Diseño y estructuración de un sistema integrado de gestión
El diseño de un sistema integrado de gestión es un proceso que consiste en la
contextualización de la organización y estudio de los estándares a los cuales se les realizó la
integración con la finalidad de establecer una correspondencia entre los estándares
seleccionados, a fin de analizar e integrar los requisitos evitando duplicidad de esfuerzos, y
a partir del análisis racional ejecutado se debe realizar un diagnóstico del estado actual de la
organización frente los estándares del SIG. Seguidamente de un diagnóstico y análisis de
contexto interno y externo de la organización, incluyendo un diagnóstico de las condiciones
seguridad y salud en el trabajo y gestión ambiental en la empresa, y a partir del conocimiento
generado se debe realizar la planificación de la estructuración del SGI en la organización que
resulte más efectivo para el mejoramiento de los procesos de la empresa con base en las
normas ISO 9001, 14001, 45001.

Para lograr una estructuración del sistema integrado de gestión se debe tener en cuenta la
documentación básica como lo describe los autores Fontalvo & Morelos (2012), procediendo
a definir la jerarquía de la documentación requerida por el sistema integrado de gestión y
demás documentación requerida por los estándares aplicados en este artículo, elaboración de
indicadores de gestión y la aplicación de herramientas de apoyo para el proceso de
implementación del SIG.

Sistemas de gestión de la calidad.

Para Montaño (2016) un SGC está enfocado en el logro de los resultados, en relación con los
objetivos de la calidad a fin de satisfacer las necesidades, expectativas y requisitos de los
clientes. El estándar internacional ISO 9001:2015 es la norma de los SGC la cual se enfoca
principalmente en la optimización de procesos y su valor agregado, la comprensión,
satisfacción y cumplimiento de requisitos de sus partes interesadas, además de prever los
riesgos que afecten directa o indirectamente el funcionamiento de las organizaciones. Es de
carácter general permitiendo su aplicación en todas las pymes del país a fin de optimizar los
procesos permitiéndoles ser más competitivas. (NTC-ISO 9001). El sistema de gestión de la
calidad se entiende como la articulación de los diferentes métodos, recursos, personas,
insumos que como resultado de su articulación generan unos resultados asociados con el uso
racional de los recursos y se tiene como propósito la consecución de la satisfacción de los
clientes. (Fontalvo, Vergara & De la hoz, (2012) p168),

Sistemas de gestión ambiental.

Un SGA se puede definir como la estructura organizativa, planeación de actividades que
influyen o impactan el medioambiente, también define responsabilidades, prácticas,
procesos, procedimientos y recursos necesarios para el establecimiento e implantación de
una política ambiental que sea conforme a los requisitos de la norma internacional NTC-ISO
14001:2015 (2015, p.9), tiene como objetivo proporcionar a las organizaciones un marco de
referencia, para preservar el medio ambiente y responder a las coyuntura ambiental actual,
en equilibrio con las necesidades socioeconómicas, mediante un enfoque sistemático a la
gestión ambiental para generar éxito a largo plazo y crear opciones para contribuir al
desarrollo sostenible del país.

3
 Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST)
La seguridad y salud en el trabajo es un campo interdisciplinar que engloba la prevención de
riesgos laborales inherentes a cada actividad y la promoción y el mantenimiento del más alto
grado de seguridad y salud en el trabajo. Esto implica crear las condiciones adecuadas para
evitar que se produzcan accidentes de trabajo y enfermedades profesionales( Nunes, 2016).
Un Sg-Sst tiene como objetivo principal prever, identificar, evaluar y controlar los riesgos y
peligros que puedan afectar la seguridad y la salud en el trabajo de los empleados durante la
ejecución de sus actividades, a través del mejoramiento continuo de las condiciones de
seguridad y salud en el trabajo y el medio ambiente laboral mediante el esfuerzo mutuo de
los empleadores y empleados de las organizaciones para la aplicación de medidas adecuadas
de prevención y control. Los Sg-Sst se caracterizan por su capacidad de adaptarse al tamaño
y naturaleza de las empresas y se enfocan en la identificación, prevención y control de los
riesgos laborales asociados con su actividad con énfasis en el contexto de la organización, el
papel de la alta dirección en el liderazgo del Sg-Sst y la planificación de acciones para abordar
los riesgos, con el fin de que se cumplan con los requisitos de la norma internacional NTC-
ISO 45001:2018 la cual es compatible con los sistemas de gestión expuestos anteriormente
y facilita su integración. (ISO 45001:2018).

Gestión del riesgo

La gestión del riesgo es parte integral de la gestión de las organizaciones y de la
implementación de los sistemas de gestión, Gómez define la gestión del riesgo como el
proceso de identificar la vulnerabilidad de las empresas ante una amenaza, luego analizar las
posibles consecuencias derivadas del impacto de la amenaza, delimitar la incertidumbre
relativa a la ocurrencia del evento crítico que se desea evitar y mecanismos para reducir la
amenaza, la vulnerabilidad y para afrontar el evento crítico si llegara a ocurrir (Gómez
RivadeneiraI, 2014). Las normas NTC-ISO 9001:2015, NTC-ISO 14001:2015 y NTC-ISO
45001:2018 incorporan la gestión de riesgos a través de su enfoque o pensamiento basado en
el riesgo, concretamente, la ISO 31001:2018 es la norma internacional para la gestión de
riesgos, y su propósito principal es el de la creación y la protección del valor, la mejorar el
desempeño, fomentar la innovación y contribuir al logro de objetivos (ISO 31000:2018).

Según la ISO 31000:2018 los principios son el fundamento de la gestión del riesgo, el marco
de referencia tiene su principal función en la asistencia de la organización durante el proceso
de integración de la gestión del riesgo en todas las actividades y funciones más significativas,
y el proceso de la gestión del riesgo implica la aplicación sistemáticas de políticas,
procedimientos y practicas a las actividades de comunicación y consulta, establecimiento del
contexto y evaluación, tratamiento, seguimiento, registro e informe del riego con el fin de
optimizar el desempeño del sistema integrado de gestión y de lograr el alcance de los
objetivos.

Diagnóstico de un sistema integrado de gestión

En la actualidad, el ambiente externo demanda a las organizaciones ser competitivas, por ello
establecer estrategias de mejora de sus procesos internos es de vital importancia pues de ello
dependerá la calidad de los productos y servicios finales. Por ello se hace necesario la
realización un diagnóstico inicial. Para Valdez rivera, (1998), el concepto de diagnóstico se

4
inscribe dentro de un proceso de gestión preventivo y estratégico. El diagnóstico es una
herramienta de la dirección y se complementa con un proceso de colaboración entre los
miembros de la organización para recabar información pertinente, analizarla e identificar un
conjunto de variables que permitan establecer conclusiones. (Cummings & Worley, 2001).

Diagnóstico de las condiciones de SST y Ambiente

Este diagnóstico busca la identificación de los riesgos, peligros y el impacto ambiental
asociado al desarrollo de las actividades económicas de las organizaciones y a la
identificación de los requisitos legales que deben regir el sistema.

Diagnóstico de requisitos del sistema de gestión integral

Para el diseño de un sistema integrado de gestión basado en las normas estándares NTC-ISO
9001:2015, NTC-ISO 14001:2015 y NTC-ISO 45001:2018 es necesario realizar un
diagnóstico inicial para conocer el estado actual de la organización con respecto al
cumplimiento de los requisitos de las normas objeto de estudio, para lograr un conocimiento
profundo del estado de la organización ella debe utilizar distintas herramientas tales como
las lista de chequeo, entrevistas, encuestas, entre otras, las cuales permiten realizar un
diagnóstico y evaluación de los requisitos del sistema frente a la situación actual de la
empresa, con lo cual se podrá establecer el grado o nivel de cumplimiento de la empresa con
respecto a los estándares seleccionados. (Fontalvo Herrera, 2006).
Diagnóstico para el direccionamiento estratégico
El diagnóstico estratégico parte de los cambios en el entorno y reconoce la necesidad de
integrar los esfuerzos de mejoramiento alrededor de los problemas claves o estratégicos de
la organización y permite lograr cambios más radicales en el desempeño de la organización.
(Braidot, Formento, & Nicolini, 2003). Este diagnóstico permite definir los aspectos internos
y externos que favorezcan o impidan el buen funcionamiento de la empresa, permitiendo de
tal forma buscar soluciones para sus aspectos negativos, logrando así la mejora continua del
negocio. La finalidad del diagnóstico estratégico es lograr establecer un plan estratégico por
medio del cual se pueda dar solución a las necesidades y expectativas de las partes
interesadas.

Metodología

Diagnóstico de la organización.

Esta investigación es descriptiva y racional considerando que inicialmente establece para el

diseño e implementación de un sistema integrado de gestión, la aplicación de un diagnóstico
organizacional con el cual se busca conocer y cuantificar el estado actual de la organización,
ya que permite realizar hallazgos en las problemáticas presentes en las diferentes áreas de la
organización así como también las oportunidades de mejora para mitigar las problemáticas
encontradas, por tal motivo el diagnóstico es el punto clave y de partida para la optimización
de recursos y planificación de los cambios del diseño del SIG.

5
Se recomienda la aplicación de tres diagnósticos principales para establecer el contexto
holístico y sistémico de la organización:

1. Diagnóstico de las condiciones de Seguridad y salud en el trabajo y de las condiciones

ambientales de la organización.

2. Diagnóstico de la organización con respecto a los estándares NTC-ISO 9001:2015, NTC-

ISO 14001:2015 y NTC-ISO 45001:2018

3. Diagnóstico del contexto interno, externo y de los requisitos y expectativas de sus partes
interesadas y el riesgo asociado a la no conformidad de los requisitos de las mismas.

Con la aplicación de los tres diagnósticos se logra establecer las condiciones actuales que
presenta la organización y sus niveles de cumplimiento de los requisitos de las normas, con
base a esto se genera la planificación del sistema integrado de gestión y el despliegue de
estrategias que sirven para abordar los riesgos por medio de las estructuras de planificación
y control y la generación de oportunidades de mejora en el contexto donde se apliquen.

1. Diagnóstico de las condiciones de Seguridad y salud en el trabajo y de las

condiciones ambientales de la organización.
Para la elaboración del diagnóstico de las condiciones de seguridad y salud en el trabajo se
recomienda la elaboración de una Matriz De Peligros en Seguridad y Salud en el trabajo
según la metodología descrita en la Guía técnica colombiana 45, con la finalidad de que a
partir de los hallazgos encontrados tras la aplicación del diagnóstico de las condiciones SST
a través de la matriz se establezcan y elaboren los planes de acción para controlar los efectos
posibles de los peligros presentes en las actividades de cada proceso.

Para la realización del diagnóstico de las condiciones medioambientales se recomienda

aplicar la Matriz De Aspectos E Impactos Ambientales con el fin de identificar los aspectos
ambientales relacionados con las actividades económicas de la organización que afectan e
impactan a los recursos naturales, agua, aire y suelo y la Identificación de la legislación
ambiental aplicable a las actividades que desarrolle la Pyme.

2. Diagnóstico de la organización con respecto a los estándares NTC-ISO

9001:2015, NTC-ISO 14001:2015 y NTC-ISO 45001:2018

Para la realización del segundo diagnóstico, se recomienda la elaboración y aplicación de

una lista de chequeo al personal más idóneo para diligenciar el instrumento de diagnóstico,
donde se integran cada uno de los requisitos de las tres normas en preguntas con el fin de
establecer el nivel de cumplimiento que tiene la organización con respecto a los estándares
NTC-ISO 9001:2015, NTC-ISO 14001:2015 y NTC-ISO 45001:2018, una vez diligenciada
la lista de chequeo, se debe tabular y analizar los resultados obtenidos, con el fin de identificar
los puntos en los que no se está cumpliendo con los requisitos y las posibles razones por las
cuales sucede la no conformidades.

6
 3. Diagnóstico del contexto interno, externo y de los requisitos y expectativas de
sus partes interesadas y el riesgo asociado a la no conformidad de los requisitos de las
mismas.
El análisis de contexto es fundamental para el sistema integrado de gestión, ya que permite
determinar los problemas internos y externos de la organización, las fortalezas, las cuestiones
legales, ambientales, de mercado, social y económica que afectan a las organizaciones, el
método a utilizar que es de carácter orientativo y puede variar según las necesidades de la
organización son el análisis DOFA el cual debe ser complementado con un análisis del
contexto interno y externo mediante herramientas de análisis como el Perfil de capacidad
interna (PCI), Matriz de evaluación de los factores internos (MEFI), perfil de oportunidades
y amenazas en el medio (POAM), Matriz de evaluación de los factores externos (MEFE),
entre otras herramientas para la construcción del diagnóstico del contexto interno el cual es
fundamental en el proceso del diseño de un SGI debido a que del análisis de contexto surge
la identificación las necesidades y expectativas de las partes interesadas para así establecer
las estrategias con las cuales se satisfacen estas necesidades, se recomienda la aplicación de
una Matriz de estrategias para abordar necesidades y expectativas de las partes interesadas
del SIG y la utilización de la metodología de la guía GTC 45 para la construcción de la Matriz
de riesgos de las necesidades y expectativas de las partes interesadas del S.I.G

Planificación de la estructura y documentación de las normas NTC-ISO

9001:2015, NTC-ISO 14001:2015 y NTC-ISO 45001:2018

Se hace necesario la estructuración del SIG en las organizaciones debido a que requieren de
procesos optimizados en base a los requisitos del sistema y de la documentación necesaria
para la conformidad de sus requisitos, a continuación en la tabla 1 se expone la estructura de
las normas NTC-ISO 9001:2015, NTC-ISO 14001:2015 y la NTC-ISO 45001:2018 mediante
el uso de la metodología del ciclo de PHVA de Deming, y la definición de los procesos y
documentación y herramientas de apoyo necesarias para el cumplimiento de los requisitos de
las normas para asegurar la integración, a partir de la estructura se establece un mapa de
procesos del SIG modelo y se define la documentación requerida para asegurar el
cumplimiento de los requisitos del SIG.
Mapa de procesos
El mapa de procesos Es una estructura donde se muestra la interacción de los procesos, ofrece
una visión general de la estructura del SIG, a través del cual se puede identificar gráficamente
todos los procesos que componen al SIG, definiendo un sistema que trabaja sobre la base de
requisitos de calidad, ambiente y seguridad y salud en el trabajo, garantizando que a través
de la integración de estos sistemas de gestión la empresa pueda contar con los recursos
necesarios para la realización adecuada de su gestión, llevando a cabo la planeación, control,
seguimiento y acción correctiva de sus procesos a fin de cumplir con los resultados del SIG
y la satisfacción de sus partes interesadas. Dentro de esta guía se establece a través de la
estructura del SIG un modelo de mapa de procesos para las pymes.
Documentación del SIG

7
La documentación para una compañía representa todo su material intelectual, que se ha
conseguido a través de los años de experiencia en el mercado por lo cual resulta de mucha
importancia que este conocimiento sea administrado de una manera objetiva y funcional, la
documentación del SIG ayuda a definir la estandarización de procesos y el control y a
mantener el enfoque y la disciplina hacia los objetivos del sistema. La documentación
necesaria para el cumplimiento de requisitos, son el manual integrado de gestión; donde se
definen responsabilidades, las políticas y objetivos del SIG, mapa de procesos,
caracterización de procesos y procedimientos, manuales, mapas de riesgo, registros.
Herramientas de apoyo para el SIG
Dentro de esta guía se recomiendan una serie de herramientas genéricas para garantizar el
adecuado funcionamiento del sistema integrado de gestión y el cumplimiento de los
requisitos de las normas del SIG, debido a que los estándares establecen las pautas y
requisitos que se deben cumplir sin embargo dejan a libre albedrío el cómo o la forma de
aplicar los requisitos.
Resultados
Con base en todos los elementos desarrollados previamente a continuación se presentan los
criterios y elementos necesarios para la planificación y control de un sistema integrado,
definiendo las estructuras operativas requeridas por un sistema integrado de Gestión.
Para lo anterior se realiza un análisis comparativo entre los diferentes estándares objeto de
esta investigación que se materializan En la Tabla 1 en los documentos, procesos y las
Hermanitas de los diferentes saberes necesarias para el diseño e implementación de un
sistema Integrado de gestión
.

8
 Tabla 1 Estructura, documentación de las normas NTC-ISO 9001:2015, NTC-ISO 14001:2015 y NTC-ISO 45001:2018 y Herramientas de apoyo del SIG.

SIG REQUISITOS HERRAMIENTAS

PROCESOS DEL DOCUMENTOS
NTC-ISO NTC-ISO NTC-ISO DE APOYO DEL
CICLO PVHA SIG DEL SIG
9001:2015 14001:2015 45001:2018 SIG
1.
Generalidades
1.1
Introducción.
1.2
Presentación.
a. Presentación
de la empresa.
b. Presentación
del manual.
2. Referencias
normativas.
3. Términos y
definiciones.
Matriz de DOFA,
4.1 Comprensión de 4.1 Comprensión de 4.1 Comprensión de Análisis del PCI, POAM, Mefi,
la organización y su la organización y su la organización y su contexto
Mefe, etc. Lista de
contexto. contexto. contexto. documentado
chequeo
4.2 Comprensión Matriz de
4.2 Comprensión de 4.2 Necesidades y
4. Contexto de de las necesidades requisitos y
las necesidades y expectativas de los Gestión del SIG Matriz de partes
la organización y expectativas de riesgos de partes
expectativas de las trabajadores y otras interesadas
las partes interesadas
partes interesadas. partes interesadas documentada.
interesadas.
4.3 Alcance del
4.3 Determinación 4.3 Determinación Análisis de
Determinación del sistema
del alcance del SGA. del alcance del SST. diagnóstico DOFA
alcance del SGC. documentado.

9
 4.4 SGC y sus Manual del Estructura del SIG,
4.4 SGA. 4.4 SST. sistema integrado ciclo PHVA
procesos.
de gestión.
SIG REQUISITOS HERRAMIENTAS
PROCESOS DOCUMENTOS
NTC-ISO NTC-ISO NTC-ISO DE APOYO DEL
CICLO PVHA DEL SIG DEL SIG
9001:2015 14001:2015 45001:2018 SIG
5.1 Liderazgo y
Talleres de
compromiso. 5.1 Liderazgo y 5.1 Liderazgo y
Liderazgo y
5.1.2 Enfoque del compromiso. compromiso Política integrada capacitaciones.
cliente. del S.I.G.
5.2 Política Medios de
5.2 Política. 5.2 Política SST.
5. Liderazgo ambiental. comunicación
5.3 roles, 5.3 roles, 5.3 roles, Gestión de la Talleres de
responsabilidades y responsabilidades responsabilidades dirección. Matriz de capacitaciones y
PLANEAR responsabilidades
autoridades en la y autoridades en y autoridades en responsabilidades
del S.I.G.
organización. la organización. la organización. del SIG
Reuniones
5.4 Consulta y Procedimiento de semanales y
N/A N/A participación de participación de
Sistema de
los trabajadores trabajadores.
sugerencias
6.1.1Generalidad
6.1.1 generalidades.
6.1.2. IP y ER y O.
6.1.2 aspectos Matrices de
6.1.3
6. Planificación ambientales. Gestión del condiciones de SST
6.1 acciones para Determinación de
6.1.3 requisitos riesgo / Matriz de riesgos y ambiente
abordar riesgos y los requisitos
legales y otros. Dirección / y oportunidades AMFE
PLANEAR
oportunidades. legales.
6.1.4 HSEQ. ISO 31000, GTC
6.1.4
planificación de 45
Planificación de
acciones.
acciones

10
 6.2 objetivos de la 6.2 objetivos
calidad y ambientales 6.2 Objetivos de la Política y
planificación para planificación para SST y planificación objetivos
Integrales del
lograrlos. lograrlos. para lograrlos SIG
6.2.1 objetivos de la 6.2.1 objetivos 6.2.1. Objetivos de
calidad. ambientales. la SST Método
Matriz de
aspectos
S.M.A.R.T.
6.2.2 6.2.2 6.2.2
ambientales. PURE.
planificación de planificación de Planificación
acciones para acciones para para lograr los
Matriz de
lograr los lograr los objetivos de la
Seguridad y salud
objetivos de objetivos SST en el trabajo.
calidad. ambientales.
SIG REQUISITOS HERRAMIENTAS
PROCESOS DOCUMENTOS
NTC-ISO NTC-ISO NTC-ISO DE APOYO DEL
CICLO PVHA DEL SIG DEL SIG
9001:2015 14001:2015 45001:2018 SIG
Procedimiento de
6.3 planificación de Gestión del SIG planificación de
6. Planificación N/A N/A
los cambios Dirección acciones y
cambios.
Procedimiento y
registro de
capacitación,
Gestión experiencia y Medios de
7. Apoyo Dirección. cualificaciones. comunicación.
7.1 recursos. 7.1 recursos. 7.1 recursos. Gestion del Programa de Listado de
Talento Humano. mantenimiento. verificación de
HACER Gestión del Mtto. Manuales de recursos.
convivencia.
Procedimiento de
comunicación.
7.2 competencia. 7.2 competencia. 7.2 competencia. Gestión del SIG

11
 7.3 toma de 7.3 toma de 7.3 toma de Gestión del Programa de Talleres de
conciencia. conciencia. conciencia. Talento Humanos capacitación. capacitaciones
7.4 7.4 7.4 Gestión de la Programa de
Medios de
comunicación y
comunicación. comunicación. comunicación. dirección. comunicación.
de capacitación.
Procedimiento
7.5 información 7.5 información 7.5 información Software de
Gestión del SIG para control de
documentada. documentada. documentada. documentación
registros.
8.1 Diagramas de
8.1 planificación 8.1 planificación Plan de acción y flujo, diagramas de
planificación y
y control y control Gestión del S.I.G. control gantt, análisis de
control
operacional. operacional operacional. red pert, cpm,
operacional árbol de decisión
Procedimiento de
revisión y control
8.2 requisitos para
Gestión de cambios de Gestión del
los productos y N/A N/A
comercial. requisitos de conocimiento.
servicios.
productos y
8. Operación servicios
8.2 Preparación y 8.2 Preparación y
Programas de
N/A respuesta ante respuesta ante Gestión HSEQ. Programas HSEQ
HACER SST y ambiente
emergencia emergencias
8.3 diseño y Gestión de Procedimiento
desarrollo de Diagrama de flujo
N/A N/A Desarrollo de documentado de
de procesos y
productos y Productos y diseño y
mapas
servicios servicios. desarrollo.
8.4 control de
productos y Procedimiento
Gestión de Encuestas de
servicios N/A N/A documentado de
satisfacción de
compras selección,
suministrados proveedores
evaluación y
externamente.

12
 revaluación de
proveedores.

SIG REQUISITOS HERRAMIENTAS

PROCESOS DOCUMENTOS
CICLO NTC-ISO NTC-ISO NTC-ISO DE APOYO DEL
DEL SIG DEL SIG
PVHA 9001:2015 14001:2015 45001:2018 SIG

8.5 producción y Procedimiento de

Gestión de la control de salidas
provisión del N/A N/A
producción. no conformes. Gestión de
servicio. PQRS producción, TPM,
8.6 liberación de Diagrama de BPM entre otros
8. Operación productos y N/A N/A flujo de procesos
servicios. Gestión logística y mapas
HACER 8.7 control de los
Procedimientos
resultados del Gestión de la Diagrama de flujo
PQR’s y control
proceso, producto y N/A N/A Alta dirección. de procesos y
del servicio no
servicio no mapas
conforme.
conforme.
9.1 seguimiento, 9.1 seguimiento, 9.1 seguimiento, Informe de Indicadores del
medición, análisis y medición, análisis y medición, análisis y auditorías del sistema integrado
evaluación. evaluación. evaluación. S.I.G. de gestión
9. Evaluación
Procedimiento de Análisis de
del
9.1.1 generalidades. 9.1.1 generalidades 9.1.1 generalidades. realización de tendencias,
desempeño Gestión del SIG
auditorías. histogramas,
9.1.2 satisfacción
VERIFICAR 9.1.2
del cliente. 9.1.2 evaluación Encuestas de diagrama de espina
evaluación del
9.1.3 análisis y del cumplimiento. satisfacción. de pescado
cumplimiento.
evaluación.

13
 9.2 auditoría 9.2 auditoría Procedimiento de Programa de
9.2 auditoría interna. realización de
interna. interna. Auditorías internas
auditorías.
Procedimiento de Informes de
9.3 revisión por la 9.3 revisión por la 9.3 revisión por la Gestión de la revisión por parte
auditorías y
dirección. dirección. dirección. dirección. de la alta
dirección reuniones
Direccionamiento
10.1 generalidades. 10.1 generalidades 10.1 generalidades estratégico del Planeación del SIG
S.I.G.
10.2 incidentes no Gestión de la Procedimiento de
10. Mejora 10.2 no conformidad 10.2 no conformidad 8 disciplinas,
conformidad y mejora continua control de salidas
y acción correctiva. y acción correctiva. Análisis de RCA
acción correctiva. no conformes.
Gestión de
ACTUAR Procedimiento de
HSEQ.
10.3 Mejora 10.3 Mejora acciones
10.3 Mejora continua. preventivas, 5 S, BPM
continua. continua.
correctivas y de
mejora.
Fuente: Diseño Propio.

14
Mapa de procesos
Para la elaboración del modelo de mapa de procesos de una PYME. Se tomó como referencia
la metodología propuesta por (Fontalvo, 2006, p25-30), en la cual se definen como procesos
claves aquellos que la organización necesita para alcanzar sus metas y estrategias. Incluyendo
la guía para la elaboración descrita por los autores Fontalvo & Morelos (2012), en el artículo
Diseño de un sistema integrado de gestión para el sector empresarial de las pymes.

1. Definición del equipo de diversas áreas de la organización para analizar y diseñar el mapa
de procesos del SIG.
2. Identificar los procesos que se llevan a cabo actualmente en la empresa, teniendo en cuenta
el concepto de procesos claves para el éxito.
3. Identificar los procesos requeridos por el SIG, según las normas NTC-ISO 9001:2015,
NTC-ISO 14001:2015 y la NTC-ISO 45001:2018, con el fin de tener una gestión de calidad,
ambiente y seguridad y salud en el trabajo enfocada en las pymes.
4. Confrontar los procesos actuales de la organización con los requeridos para implementar
el SIG y los procesos claves para el éxito.
5. Basados en lo anterior se procede a identificar los procesos faltantes que deben diseñarse,
documentarse, socializarse e implementase en la empresa.
6. Los procesos que hacen parte del mapa de procesos deben ser identificados y clasificados
de forma secuencial según sean clientes o proveedores.
7. Documentar la interrelación de los procesos en el mapa de procesos.
Teniendo como base la información anteriormente descrita, se presenta el diseño del modelo
propuesto de mapa de procesos del sistema integrado de gestión de una PYME.

Figura 1. Modelo propuesto de Mapa de Procesos para una PYME.

15
 Fuente: Diseño propio.
A continuación se detalla las funciones de los procesos propuestos para el sistema integrado
de gestión de la organización. El mapa de procesos de este S.I.G. está fragmentado en los
siguientes procesos:

Procesos estratégicos
Son los procesos estratégicos involucrados en la toma de decisiones. Los procesos
estratégicos están divididos en:
• Gestión de alta dirección. Su función es definir y controlar las metas de la empresa,
sus políticas y estrategias. Además de definir los roles y responsabilidades de los
empleados también se encargan de definir la planificación, recursos y revisión del
sistema integrado de gestión.
• Gestión del S.I.G.: establecer los lineamientos para el diseño de los documentos del
S.I.G. con el objetivo que cumplan con los requisitos de los estándares de las normas
NTC-ISO 9001:2015 y NTC-ISO 14001:2015.
• Gestión de comunicaciones. Su función es la de optimizar los sistemas de
información y mejorar la comunicación interna y externa de la organización
Procesos operativos
Son los procesos involucrados en las operaciones de la cooperativa y se encuentran divididos
en:

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 • Gestión comercial: se encarga de realizar la facturación, con el fin de contribuir al
logro de la viabilidad financiera y la prestación de los servicios.
• Gestión de desarrollo de productos y servicios: Se encarga del desarrollo de nuevos
productos y servicios dentro de la organización.
• Gestión de la producción: Se encarga de la transformación de materia prima en
productos o servicios terminados.

• Gestión logística e inventarios: se encarga de planear, ejecutar y controlar la

gestión del flujo de materias primas, productos, servicios e información a lo largo de
toda la cadena de suministro de un producto o servicio.

Procesos de soporte
Como aquellos procesos que ofrecen soporte a los procesos operativos.
• Gestión de talento humano: se encarga de planear, organizar, coordinar y dirigir
las actividades necesarias para seleccionar el personal requerido, liderar programas
de comportamiento humano y evaluar su desempeño con los perfiles establecidos en
coordinación con los procesos internos.
• Gestión de mantenimiento e infraestructura. Se encarga de mantener la
disponibilidad de los equipos, preservando la calidad del servicio y el valor de esta
infraestructura evitando el deterioro prematuro mediante la gestión de planificación
de mantenimientos.
• Gestión HSEQ. Se encarga de establecer las actividades, planes y programas de
gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo y de la divulgación de temas
inherentes al SIG.
• Gestión de la mejora continua: se encarga de darle manejo a las no conformidades,
toma acciones correctivas y les revisión y análisis con el fin de determinar las causas
de la no conformidad y mantiene información documentación.
• Gestión de compras: Se encarga de generar las órdenes de compra, cotizaciones y
manejo de base de datos de proveedores.
• Gestión financiera: se encarga de presentar información financiera y presupuestal
de calidad, oportuna y confiable orientada a apoyar la gestión gerencial de la
cooperativa y que sirva de herramienta para la toma de decisiones.
• Gestión del riesgo: se encarga de la formulación del plan de prevención de aquellos
riesgos que se presuman como no evitables.

De igual manera se puede observar en la Tabla 1la relación entre las tres normas analizadas en el
objeto de esta investigación, así como los procesos que se derivan del análisis realizado, también se
propone una documentación sugerida para el SIG. Como un aporte fundamental de esta investigación
se sugieren y proponen una serie de herramientas operativas que permiten estructurar y
operacionalizar un sistema integrado de gestión
Herramientas para la implementación del sistema Integrado
En la Tabla 1 se presentan los documentos, procesos y las Hermanitas de los diferentes
saberes necesarias para el diseño e implementación de un sistema Integrado de gestión

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Conclusiones
Como contribución única se aporta a la comunidad un método para proponer la estructura
básica de un sistema integrado de gestión en un sector empresarial, considerando las normas
objeto de esta investigación
Como contribución científica se aporta la articulación de diferentes normas de calidad,
seguridad y salud ocupacional y gestión cambien, junto con diferentes herramientas propias
de estos saberes que permiten el diseño e implementación de un sistema integrado de gestión
HSQ.
La estructura básica propuesta se constituye en un referente para implementar un sistema
integrado en cualquier empresa. Y adicionalmente es replicable en otro contexto. El análisis
realizado es replicable para integrar otro sistema integrado que considere otro tipo de normas

Referencias
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empresas en Colombia.
2. Confecámaras, Centro Nacional de consultorías CNC. (2018). Determinantes de la
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3. Beltrán D. (2001). Los 20 problemas de la pequeña y mediana industria. Conpes.
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sola gestión, un solo equipo. Medellín: Editorial Universidad de Antioquia, gestión y
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6. NTC-ISO 9001 Cuarta actualización. (2015) NORMA TÉCNICA COLOMBIANA
NTC-ISO 9001:2015.
7. Fontalvo, T., Vergara S., y De la Hoz., (2012). Evaluación del impacto de los
sistemas de gestión de la calidad en la liquidez y rentabilidad de las empresas de la
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guidance for use. (ISO 14001:2015).
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18
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Requirements with guidance for use. (ISO 45001:2018).
11. Gómez Rivadeneirai, A. (2014). Marco conceptual y legal sobre la gestión del riesgo
en Colombia: Aportes para su implementación.
12. Norma Española UNE-ISO 31000:2018 (2018). Risk management. Guidelines.
13. Cummings, T., & Worley, C. (2001). Organization development and change.
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14. Braidot, N., Formento, H., & Nicolini, J. (2003). Desarrollo de una metodología de
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sistemas de administración para la Calidad Total.
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integrado de gestión para el sector empresarial de las pymes. Revista Aglala.
16. Tomás J. Fontalvo Herrera (2006) La Gestión Avanzada de la Calidad. Bogotá:
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17. Cristina E. Abril, Antonio E. Palomino, José M. Sánchez, Manual para la integración
de sistemas de gestión: calidad, medio ambiente y prevención de riesgos laborales.
FC Editorial, 2006.

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