Controles medios de Verificación Carpetas por participante

Este documento tiene como objetivo realizar la explicación y aclaración del proceso de
verificación de los soportes documentales de la gestión realizada con los participantes del
programa familias en su tierra FEST V.

Los controles a los soportes documentales de la gestión realizada con los participantes se harán
mediante la verificación de aspectos de calidad, técnico y lineamientos de gestión documental.

Los medios de verificación deben cumplir con los siguientes requisitos:

 Se deberá crear carpeta por cada participante, la cual deberá incluir todos los documentos
establecidos en la lista de chequeo, tendrá que estar correctamente identificada con
APELLIDOS NOMBRES y NUMERO DE IDENTIFICACIÓN del participante.
 Todos los deben estar archivados y alineados en la parte superior.
 La perforación se debe realizar tamaño oficio (no se reciben documentos con dos o más
perforaciones).
 No se aceptan carpetas que tengan ganchos o grapas de cosedora, banderitas de colores, y
ganchos mariposa.
 No se aceptan documentos sueltos, todos deben estar archivados en las carpetas
correspondientes.
 Los documentos deberán estar archivados en el orden CRONOLOGICO indicado.
Documento más antiguo en la parte superior y el más reciente en la parte inferior.
 Los formatos deberán estar correctamente diligenciados, con fechas, con firmas de
participante titular del programa y gestores que realizan acompañamiento, tener huella del
participante, sin espacios en blanco, sin resaltador, sin corrector, sin tachones ni repizones
o enmendaduras.
 En todos los formatos se debe identificar obligatoriamente la fecha (día, mes y año, esta
información se diligencia en la matriz uno a uno de documentos) de su diligenciamiento.
 Es de aclarar que las líneas transversales se pueden realizar de izquierda a derecha pero
nunca en equis X (indica anular el documento).
  El documento original deberá reposar en la carpeta del participante y la copia en
papel químico se deja a la familia al momento de realizar la visita. La información
que se escribe en cada formato debe dar respuesta al objetivo de la actividad,
presentar recomendaciones y establecer compromisos que contribuyan mejorar la
calidad de vida de las familias.

 Todos los participantes deben tener valoración de logro del encuentro, al igual que
formato de visita. Si las actividades no son exitosas, presentar la información de la
siguiente manera:

1. Participante que no asiste al encuentro: en la parte superior se diligencia el

enunciado de asistió y no asistió, para quienes no fueron al encuentro especificar
la novedad que debe corresponder con lo registrado en el sistema y la firma el
gestor.
2. Visitas no exitosas: diligenciar el encabezado del formato de visita, colocar en el
campo de recomendaciones VISITA NO EXITOSA y argumentar la novedad del
por qué el participante no atendió la visita, debe corresponder con lo registrado en
el sistema, se traza una línea transversal en los espacios vacíos y la firma el gestor.

Quien realiza este control.

Este control se realiza en cuatro (4) instancias, que están definidas de la siguiente forma:

1. Coordinación territorial:
Está encargada de realizar recepción de documentos de cada territorio garantizando que
estos cumplan con los requerimientos de calidad, técnica y lineamientos de gestión
documental.
2. Equipo COMES:
Recopila información de los territorios correspondientes a su zona, garantizando que se
haya cumplido con los requerimientos antes mencionados.
 3. Equipo nacional de monitoreo y seguimiento:
Realiza verificación del estado actual de la documentación remitida desde COMES y
territorio.
4. Gestión documental:
Realiza validación de los documentos físicos enviados desde COMES o territorio,
verificando que cumplan los lineamientos mencionados.

¿Cómo se realiza el control?

Desde la coordinación territorial:

 Recibe información por parte de los gestores después de cada actividad realizada a los
participantes en territorio ya sean visitas, encuentros, etc.
 Se completa la información requerida en la matriz 1 a 1 de medios de verificación,
realizando durante esto, verificación de la información asegurando que cumpla con los
requerimientos mencionados.
 Se realiza compilación de los documentos de cada participante en forma física,
conformando carpetas por cada participante, las cuales se archivaran en cada oficina
territorial. Estos documentos físicos deben cumplir con los lineamientos mencionados, en
caso de no cumplir con ellos serán devueltos.

Desde COMES y equipo nacional:

 Se requerirá la matriz 1 a 1 de medios de verificación para realizar control a está

verificando calidad y veracidad de la información contenida en ella.
 Se realizara proceso de solicitud de archivos en digital de información, para su
verificación.
 Se realizara verificación de la información remitida desde COMES por el equipo
nacional.

Desde gestión documental

 Se realizaran visitas a territorio para verificar y reforzar indicaciones frente a la

conformación de los archivos requeridos por el convenio.
  Se realizara validación de la información remitida desde territorio en digital vs físico,
teniendo en cuenta la forma de presentación de la información según los lineamientos
dados.

Productos requeridos por carpeta de participante

Para soportar la gestión del Convenio 525 se definieron los siguientes documentos que
conforman la lista de chequeo por cada participante:

 Copia de documento de identidad del participante

 Copia del documento de identidad de integrantes del núcleo familiar
 Acta de aceptación de compromisos
 Acta de retorno y reubicación
 Autorización de registro fotográfico
 Plan de inversión de seguridad alimentaria
 Plan de inversión de vivir mi casa
 Plan de inversión de proyecto productivo
 Formato de registro de visitas
 Formato de declaración del hogar.
 Valoración de logro de los encuentro
 Acta de entrega de insumos de seguridad alimentaria:
 Acta de entrega de semillas
 Acta de entrega de material vegetal
 Acta de entrega de filtro (si el participante se le realizó compra)
 Acta de entrega de tanque (si el participante se le realizó compra)
 Acta de opcionales
 Acta de cuantía menor (si aplica)
 Acta de herramientas y equipos
 Formato de PQR (cuando se solicita cambio de titularidad)
 Concepto integral de salida
Carpeta de participantes con novedad

Corresponde a los participantes que en el proceso de vinculación por diferentes novedades no

ingresaron al programa. Los documentos que soportan la novedad son los siguientes:

 Acta de no ubicado
 Acta de no aceptación

Carpeta de participantes que fueron vinculados en el programa y presentaron novedad de

retiro

Si el participante ingresó al programa y presenta novedad de retiro por las diferentes causales
establecidas por el programa, debe tener una carpeta con los documentos que soportan las
actividades hasta el momento en que presentó la novedad, incluyendo el soporte de la novedad
entre las que se encuentra:

 Acta de retiro voluntario

 Acta de no ubicado
 PQR para los cambios de titularidad
 Acta de defunción (cuando el participante fallece)

Importante

 Los documentos que no cumplan con los lineamientos de calidad, técnico y gestión
documental descritos anteriormente serán devueltos y deberán ser remitidos
nuevamente con los lineamientos requeridos.
 Fecha límite para la entrega de productos será una semana después de la
finalización de las actividades realizadas (visitas, jornadas de integración,
encuentros, comités, etc.)
 Modo de entrega de la información se relación a continuación: