Real Estate Management Services Mexico

GUÍA DE USUARIO - PROVEEDOR

Estimado proveedor,

Desde abril de 2022, Colliers International presta a ICONN el servicio de Facility Management, con el objetivo de optimizar
los procesos de mantenimiento a sucursales 7Eleven y MercaDía. El presente comunicado tiene como objetivo presentar a
los proveedores de ICONN la metodología de trabajo de Colliers, así como una guía práctica para el uso de nuestra plataforma
tecnológica IMPAK.

DIAGRAMA GENERAL DE PROCESO DE MANTENIMIENTO NORMAL PARA SUCURSALES DE 7ELEVEN

DIAGRAMA DE PROCESO DE AUTORIZACIÓN DE MANTENIMIENTO EMERGENTE PARA SUCURSALES DE 7ELEVEN

El seguimiento del proceso de mantenimiento se llevará a cabo mediante la plataforma online IMPAK:

www.impaksolutions.com/iconn
Para acceder a IMPAK cada proveedor deberá solicitar su usuario y contraseña a
Vanessa.Falcon@colliers.com. Es necesario que el proveedor proporcione su nombre, teléfono, email,
empresa a la que pertenece y zonas o sucursales en las que da servicio.

ACTUALIZADO AL 20-ABR-2022 P á g i n a 1 | 10
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INDICE

1. Acceder a IMPAK. ........................................................................................................................... 3

2. Tipos de Usuarios para Proveedores: ........................................................................................ 3

3. Conoce el Módulo de Órdenes de Trabajo de IMPAK: ........................................................... 3

4. Levantar un ticket (Generar Orden de Trabajo nueva) .......................................................... 5

5. Adjuntar Archivos ........................................................................................................................... 6

6. Registro de Visita (Check In y Check Out) ................................................................................ 7

7. Actualizar Orden de Trabajo según actividades

realizadas. ............................................................................................................................................. 8

8. Reporte Semanal para Inicio de Proceso de Pago ................................................................10

ACTUALIZADO AL 20-ABR-2022 P á g i n a 2 | 10
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1. ACCEDER A IMPAK.
- Entra a www.impaksolutions.com/iconn
o Desde cualquier navegador de internet
o Desde tu celular, tableta o PC
o En tu celular puedes bajar de la App Store la aplicación
“ImpakSolutions” e ingresar el Client ID “iconn”.

- Escribe tu Usuario y Contraseña y da click en “Ingresar”

o Si aún no tienes usuario y contraseña solicítalo a
Vanessa.Falcon@colliers.com

2. TIPOS DE USUARIOS PARA PROVEEDORES:

2.1. Administrador del Proveedor (Supervisión)

• Carga y actualiza tickets de órdenes de trabajo
• Asigna tickets de órdenes de trabajo a sus técnicos.
• Adjunta reportes y documentos a cada ticket.
• Supervisa la carga de información de los técnicos en sitio.

2.2. Técnico (Equipo Operativo)

• Registra llegada y salida de sucursal (geolocalizable).
• Registra tiempo de trabajo para cada actividad.
• Registra fotos de cada actividad.
• Actualiza estatus del ticket de orden de trabajo.

3. CONOCE EL MÓDULO DE ÓRDENES DE TRABAJO DE IMPAK:

3.1. Acceso a Órdenes de Trabajo Activas desde la pantalla principal:
Desde el celular / usuario
Desde PC / usuario Administrativo:
Técnico:

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3.2. Conoce los elementos del Tablero de Control:
Regresar a Menú Principal
Vista de PC: Asignación del
Filtro de Sucursal Trabajo,
Búsqueda de Órdenes de Trabajo
Contratista(s)
Descripción y/ó Técnico(s)
del Trabajo
Estatus
Filtro
avanzado
Solicitante del
Semáforo de Trabajo
Urgencia / Abrir Adjuntos (Fotos, Docs.)
Fecha límite
Editar Orden de
Cargar Adjuntos (Fotos, Docs.) Trabajo
Sucursal

Número de Tenant Notes: Notas del Cliente

Orden de
Trabajo,
Fecha de
Emisión,
Costo
Regresar a ventana anterior Private Notes: Notas privadas (sucursal no las ve)

Vista de Celular:
Regresar a Menú Principal

Búsqueda de Órdenes de Trabajo Filtro de Sucursal

Número de Orden de Trabajo

Fecha de Emisión de Orden de Trabajo (Color según tipo)

Requestor: Nombre del solicitante Sucursal

(APM: el sistema lo programó automáticamente)

Instrucciones y descripción
Due on: Fecha límite / Semáforo de Urgencia del Trabajo a Realizar

Técnico y/o Contratista responsable del trabajo Botones de Edición de Orden

de Trabajo
Regresar a ventana anterior Desplazar hasta arriba

3.3. Hay 3 Tipos de Orden de Trabajo (Color en Service Description ó Barra de WO#):
1) Tenant Service Request (TSR): Color Rojo. Órdenes de trabajo correctivas o emergentes
solicitadas por el cliente interno (Personal de sucursal).
2) Inspection Work Order (IWO): Color Negro. Órdenes de trabajo correctivas o emergentes
identificadas por el equipo de mantenimiento o proveedores.
3) Automated Preventive Maintenance (APM): Color Verde. Órdenes de trabajo preventivas
automatizadas (El sistema las genera según un Programa de Mantenimiento pre-cargado)

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4. LEVANTAR UN TICKET (GENERAR ORDEN DE TRABAJO NUEVA)
4.1. El proveedor debe levantar un ticket de mantenimiento correctivo o emergente si identifica una
necesidad en la sucursal. OJO: Ningún mantenimiento adicional a la póliza contratada debe
realizarse sin autorización del Jefe de Zona.

Excepto para trabajos de póliza, en la sección de Private

Notes, se debe identificar la autorización del Jefe de
Zona antes de ejecutar trabajos adicionales correctivos
ó emergentes. De lo contrario NO SERÁN PAGADOS.

4.2. IMPORTANTE: No mezclar distintos tipos de trabajo en 1 solo Ticket / Orden de Trabajo.
(Por ej. requerimientos de pintura y plomería deben registrarse en tickets separados.)

4.3. Da click en el botón de “Add New Inspection Work Order”

4.4. Selecciona la sucursal de la lista.

4.5. Da click en el botón de “Search”

4.6. Llena el formulario:

OBLIGATORIO Verifica que tu
nombre sea correcto.
OBLIGATORIO Selecciona la
ubicación del servicio (Por ej. Azotea,
Cajas, Cuarto Frío, etc.)
OBLIGATORIO Selecciona el
requerimiento detectado. (Por ej.
Frozt no funciona, Gotera, etc.)
(Escribe las primeras letras para encontrar elementos más rápido)
Prioridad o tiempo de respuesta
(Puedes elegir un nivel de urgencia o
dejarlo en blanco)
OBLIGATORIO Descripción lo más
detallada posible del requerimiento.
Siempre elegir “Billable to Property”

En caso de ser un requerimiento de

un equipo en específico, elegirlo (Por
ej. Minisplit, Cafetera, Bombas, etc)

4.7. Da click en el botón “Save” para guardar.

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5. ADJUNTAR ARCHIVOS
5.1. Siempre se debe adjuntar al menos:
5.1.1. Técnico: Foto(s) del problema / requerimiento de mantenimiento en tickets nuevos
5.1.2. Técnico: Foto(s) del antes y después de un trabajo
5.1.3. Técnico / Admin. Proveedor: Escaneo o foto LEGIBLE de formato sellado por sucursal
5.1.4. Admin. Proveedor: Reporte del Trabajo en Excel ó PDF (Indicado por Jefe de Zona)
IMPORTANTE: Para el caso de reportes y formato sellado por sucursal se puede adjuntar
un mismo documento que abarque múltiples órdenes de trabajo / tickets.

5.2. Instrucciones según tipo de usuario ó equipo:

Usuario Admin. Proveedor / usas PC: Usuario Técnico / usas celular:

1.
La orden de trabajo que acabas de crear te
aparecerá hasta arriba en tu tablero de
control. Da click en el
botón “Attachments”
La orden de trabajo que acabas de crear
te aparecerá hasta arriba en tu
tablero de control. Da click en
el botón “Start”

2.
Da click en el botón Desplázate hasta abajo y da click
“New Attachment” en el botón con forma de clip.

3.
Da click en el botón “Elegir Da click en el botón
Archivos” “New Attachment”

4.
Se abrirá una ventana para que puedas Da click en el botón “Elegir
buscar en tu PC el archivo que quieras Archivos”
cargar y agregarlo.

5.
Puedes confirmar Dependiendo del
que tu foto ha sido modelo de celular, te
cargada porque dará la opción de
aparecerá el abrir tu biblioteca de
nombre del archivo junto al botón. fotos, tomar una foto
con la cámara ó
elegir un documento
desde tus archivos.
Elige una.

6.
Da click en el botón de “Save” Puedes confirmar que
tu foto ha sido cargada
porque aparecerá un
ícono junto al botón.

7.
Da click en el botón de “Save”

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6. REGISTRO DE VISITA (CHECK IN Y CHECK OUT)
6.1. Dado que el registro de visita cuenta con una función de geolocalización para determinar la
distancia a la sucursal, es muy importante que el Técnico se encuentre en la sucursal para
realizar este proceso.

6.2. En el menú principal da click en “Technician Work Area”

6.3. En el menú que aparezca da click en “Check-In/Out”

6.4. Tu celular te pedirá permiso para que la aplicación acceso a tu Ubicación. Es importante que lo
aceptes y que habilites dicha función.

6.5. Aparecerá la lista de sucursales asignadas. Debes buscar la sucursal en la que te encuentres y
dar click el botón de “Check In” cuando llegues y “Check Out” cuando te vayas. Si más
tarde deseas confirmar tu registro puedes volver a abrir la lista de sucursales y verificar la fecha
de tu última llegada (Last Check In) y tu última salida (Last Check Out):

6.6. Aparecerá una ventana de confirmación. Da click en “Confirm”.

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7. ACTUALIZAR ORDEN DE TRABAJO SEGÚN ACTIVIDADES REALIZADAS
7.1. Lista de Work Order Status (Estado de órdenes de trabajo)
Botón Estatus Responsable Descripción
Received Admin. Proveedor Orden cargada en el sistema
Acknowledged Admin. Proveedor Orden vista por el proveedor
Scheduled Admin. Proveedor Orden agendada / calendarizada
(Solo PC)
Dispatched Admin. Proveedor Orden asignada a un Técnico
(Solo cel) Accepted Técnico Orden vista por el Técnico

(Solo cel) In Progress Técnico Orden iniciada por el Técnico

(Solo cel) Orden en pausa (esperando
Pending Técnico
refacciones, por ej.)
Cel: PC:
Técnico / Admin. Orden terminada por el
Complete
Proveedor proveedor
(Solo Jefe de Zona) Closed Jefe de Zona Orden revisada y verificada

7.2. El usuario Admin. Proveedor es responsable de asignar la Orden de Trabajo a un Técnico:

con email: sin email:
1. 2. 3. 4.
7.3. Para editar la orden el Técnico da click en el botón de “Start”
(la 1a vez) ó el botón de “Update” (veces posteriores).
7.4. Cuando se realiza el trabajo, se deben llenar los siguientes campos:
Usuario Técnico / Celular Usuario Admin. / PC
OBLIGATORIO
Tiempo de
1. 1.
OJO: Work Time
Trabajo
2. es el tiempo
2. Hora de inicio
trabajado (1h, 3h, (2 pm, 10 am)

3. 30 min, etc.)
3.
4. 4. Hora de fin
(2 pm, 10 am)
OBLIGATORIO
Notas de 1. 1. Descripción de
trabajos hechos
Trabajo
(Visible para el 2. Descripción de
trabajos hechos
cliente /sucursal)
3.
OBLIGATORIO
Adjuntos (Fotos (Ver Sección 5: Adjuntar Archivos) (Ver Sección 5: Adjuntar Archivos)
y Reportes)
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Usuario Técnico / Celular Usuario Admin. / PC
Materiales
Usados 1. 1.
OJO: Los
materiales deben 2. 2.
estar precargados
por lo que se debe
entregar al Jefe de 3. 3.
Zona una lista de
materiales y/o
refacciones con 4. 4.
sus costos
Escribir la cantidad Escribir la cantidad
autorizados para la
carga en sistema. 5. usada (solo números) 5. usada (solo números)

6. 6.
Equipo
intervenido 1. 1.
2.
3.
Notas Privadas
1. 1.
(No visible para el Comunicación
cliente / sucursal) Comunicación Interna entre equipo
2. Interna entre equipo 2. de mantenimiento
de mantenimiento (Incl. Jefe de Zona)

3.
(Incl. Jefe de Zona)
3.
7.5. Al terminar el trabajo siempre se debe cerrar la orden de inmediato, o se considerará como
trabajo no hecho o hecho tarde y aplicarán penalizaciones por contrato.

7.6. Las órdenes de trabajo completadas se podrán editar hasta antes del cierre de mes (último
día hábil del mes en curso). Las puedes encontrar así:
1

En Celular: En PC:
3

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8. REPORTE SEMANAL PARA INICIO DE PROCESO DE PAGO
8.1. Cada semana el Jefe de Zona cargará el formato de 1
Estimación de Mantenimiento en la sección de
2
“Proveedor Monthly Documents” y será
responsabilidad del usuario Administrativo Proveedor
revisarlo y autorizarlo para poder iniciar el proceso de
pago. El Proveedor acepta que dicho documento
incluye todos y cada uno de los trabajos completados
esa semana y renuncia a cobrar cualquier trabajo
omitido.

8.2. Conoce los elementos del Tablero de Proveedor Monthly Documents:

Año
Nombre del
Proveedor
Aprobar

Número de
Estimación Historial de
Cambios
Tipo de
Estimación Etapa del
Proceso

Archivo Monto a Pagar

Adjunto

8.3. Para saber en qué estado de autorización o

qué cambios se han hecho al documento,
puedes consultar el Historial:

8.4. Los tipos de Estimación son los siguientes:

8.4.1. Básico
8.4.2. Complementario
8.4.3. Complementario Extras
8.4.4. Correctivo
8.4.5. Emergente
8.4.6. Proyectos Especiales
8.4.7. Otro

8.5. Los Estados del Proceso son los siguientes:

8.5.1. Nuevo
8.5.2. Revisión Colliers
8.5.3. Revisión Iconn
8.5.4. Orden de Compra Solicitada
8.5.5. Pago en proceso

ACTUALIZADO AL 20-ABR-2022 P á g i n a 10 | 10