Guía Plataforma e-Ripso

DEPARTAMENTO DE PSICOLOGÍA SST

Gerencia Corporativa de Seguridad y Salud en el Trabajo

ÍNDICE
 Guía Plataforma e-Ripso

CONTENIDO

I. PREPARANDO EL PROCESO GENERAL DE EVALUACIÓN:

A. Configuración perfil Empresa/Institución
B. Antecedentes del Administrador
C. Creando un Proceso General de Evaluación

II. DISEÑANDO LA ESTRUCTURA DEL PROCESO GENERAL DE EVALUACIÓN:

A. Centros de trabajo
B. Unidades de análisis
C. Agregando Centros de Trabajo

III. EL PROCESO DE EVALUACIÓN:

A. Links de acceso del Cuestionario SUSESO/ISTAS 21
B. Entorno del Usuario (Vista del trabajador)
C. Seguimiento y Porcentajes de Avance
D. Ingreso de Cuestionarios aplicados en Papel

IV. MODIFICANDO DATOS DE EMPRESA/INSTITUCIÓN

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I. PREPARANDO EL PROCESO GENERAL DE EVALUACIÓN:

A. Configuración perfil Empresa/Institución

Para utilizar por primera vez la plataforma e-Ripso su Comité de Aplicación debe solicitar
previamente el acceso a Mutual de Seguridad, desde donde, se habilitará el RUT de la empresa o
institución y estará en condiciones de seguir los pasos indicados en esta Guía.

Si la empresa o institución ya ha hecho uso de esta plataforma en procesos de evaluación anteriores,

entonces usted ya posee una clave de acceso con la que podrá ingresar y preparar un nuevo
proceso de evaluación.

 Para utilizar esta plataforma se recomienda el uso del navegador Google Chrome o, en su
defecto, Internet Explorer 11.

 El Comité de Aplicación deberá designar a un responsable o “Administrador” de la plataforma

para configurar el proceso.

 El Administrador de la plataforma e-Ripso deberá digitar la siguiente dirección en la barra del

navegador y presionar la tecla "ENTER":

https://mutualrpsicosocial.cl/toadmin/

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 En la primera conexión a la plataforma, deberá acceder con el RUT de la empresa o institución

y hacer click en el botón “ingresar".

 En la siguiente pantalla, el Administrador deberá registrar los datos de la empresa.

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B. Antecedentes del Administrador

 En esta pantalla, el Administrador debe ingresar sus datos personales y definir una clave de
ingreso a la plataforma, la cual será requisito de ingreso cada vez que el administrador utilice
la plataforma.

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C. Creando un Proceso General de Evaluación

 A continuación, el sistema solicitará que se introduzca una fecha estimada de inicio y término
para el proceso general de evaluación; esto quiere decir que se debe considerar el tiempo
estimado que tomará evaluar a la totalidad de centros de trabajo de la empresa o institución
durante el período actual. En la fecha de término (“Fecha Fin”) se podrá digitar con el teclado
la fecha estimada. Para continuar, deberá presionar el botón “Crear”

 Recuerde que la información solicitada en los pasos anteriores debe estar previamente acordada
por el Comité de Aplicación y registrado en las actas.

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 Al momento de abrir un proceso general de evaluación para la Empresa o Institución, recuerde

que sólo debe crear uno nuevo cuando por plazo legal corresponda volver a evaluar los mismos
centros de trabajo, es decir, cuando la Empresa o Institución haya realizado anteriormente la
evaluación específica de cada uno de sus centros de trabajo y de acuerdo a los resultados,
deba volver a evaluar en un plazo determinado.

 El mensaje indicado en la imagen anterior, señala que cada vez que deba evaluar un centro de
trabajo, deberá hacerlo seleccionando el proceso general de evaluación que se encuentre
vigente para el período, tal como se señala en el círculo rojo y crear ahí los centros de trabajo
correspondientes a toda la Empresa o Institución.

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II. DISEÑANDO LA ESTRUCTURA DEL PROCESO GENERAL DE EVALUACIÓN:

A. Centros de trabajo

 En la sección “Sucursales” del menú principal, usted podrá crear cada uno de sus Centros de
trabajo o sucursales, con sus respectivas fechas de inicio y de término de la evaluación
específica. El plazo máximo de esta es de 30 días, por lo que el sistema hará el cálculo
automático de la fecha de término de la evaluación específica del centro de trabajo.

 Para crear un centro de trabajo, deberá asignarle un nombre, dirección, comuna y las fechas
acordadas en el Comité de Aplicación para el inicio y el término de la aplicación del cuestionario
en dicho lugar. Se recomienda tener una buena planificación del proceso para respetar el plazo
de 30 días.

 Finalmente, luego de revisar que todos los datos están en orden, deberá presionar el botón
“Crear Centro de Trabajo/Sucursal”

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 Luego, el sistema indicará que se ha creado el centro de trabajo.

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B. Unidades de análisis

 Una vez creado un centro de trabajo, podrá incorporar las unidades de análisis que desea
identificar, con un nombre que la defina y la dotación que la conforma. Es necesario para todos
los casos, declarar la dotación tanto de Mujeres, como de Hombres en cada Unidad de Análisis.

 El botón destacado en la parte superior derecha permite eliminar este centro de trabajo en
caso de haber errores. Este botón estará disponible mientras no se haya iniciado el proceso
de respuesta de los cuestionarios.

 Deberá proporcionar un nombre a la unidad de análisis y asignarle la dotación por sexo.

 Todo centro de trabajo deberá considerar a lo menos una unidad de análisis, ya que es en este
nivel en donde el sistema generará el link del cuestionario de acuerdo a la dotación declarada.
En el caso de un centro de trabajo para el cual se ha decidido no segmentar en unidades
menores (áreas o departamentos), deberá crearse una única unidad de análisis que contenga
toda la dotación del centro de trabajo (declarada para Mujeres y Hombres). En este caso la
unidad de análisis podrá llevar el mismo nombre del centro de trabajo.

 Para agregar la unidad de análisis debe presionar el botón “Agregar”

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 En el caso de cometer errores en el diseño de la Unidad de Análisis, es posible eliminarla. Para

ello, deberá presionar el botón de color amarillo que se observa a la derecha de la Unidad de
Análisis. Este botón estará disponible mientras no se haya contestado ningún cuestionario. En
el momento en que se haya contestado al menos un cuestionario en esta Unidad de Análisis,
el botón “Borrar” dejará de estar disponible.

 La eliminación de la Unidad de Análisis será confirmada con el siguiente cuadro de información:

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 Podrá agregar las unidades de análisis definidas por el Comité de Aplicación en cualquier
momento, ya que cada una de ellas podrá aplicar el cuestionario de manera diferenciada a
través de los links que el sistema generará.

 A continuación se observa que se han agregado 3 unidades de análisis dentro de un mismo centro
de trabajo.

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C. Agregando Centros de Trabajo

 En cualquier momento del proceso general de evaluación de la Empresa o Institución, usted podrá
crear en la plataforma los centros de trabajo a los que les corresponda evaluar. Para ello, deberá
ir a la parte superior de la página en la sección “Sucursales”, como se muestra en la imagen.

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 En este lugar podrá crear otros centros de trabajo a los que corresponda aplicar el cuestionario
dentro del mismo proceso general de evaluación de la empresa o institución, como se muestra en
la siguiente imagen.

NOTA: Cuando necesite crear nuevos Centros de Trabajo para su evaluación específica, no debe abrir un
nuevo proceso general de evaluación, salvo que a dicho centro de trabajo le corresponda reevaluar por
plazo legal.
En dicho caso, deberá abrir un nuevo proceso general de evaluación e incorporar en él, de manera paulatina,
cada uno de los centros de trabajo a medida que se aproxime el plazo legal para la reevaluación respectiva.

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 Luego, podrá ver cada uno de los centros de trabajo y sus respectivas unidades de análisis
ordenadas en una misma vista de pantalla.

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III. EL PROCESO DE EVALUACIÓN:

 En la sección “Panel de Control” del menú principal, usted podrá llevar el seguimiento de las
evaluaciones específicas dentro del Proceso General, en donde visualizará los datos globales
del proceso de evaluación de la empresa o institución, como también los particulares de cada
centro de trabajo, por ejemplo; número de trabajadores declarados en dotación, porcentaje de
cumplimiento y fecha de inicio y término del proceso de evaluación de todo el proceso.

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A. Links de acceso del Cuestionario SUSESO/ISTAS 21

 Para iniciar el proceso de aplicación del cuestionario, el Administrador deberá utilizar los links
o URL que aparecen en color azul como aparece en la imagen más abajo.

 Se recomienda Distribuir los links en computadores destinados exclusivamente a la aplicación

del cuestionario.

 Se debe cuidar de asignar correctamente estos links según la Unidad de Análisis que
corresponda. Para ello es importante contar con una buena planificación y coordinación del
Comité de Aplicación y los equipos que apoyarán la toma del cuestionario.

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B. Entorno del Usuario (Vista del trabajador)

 El usuario o colaborador que conteste el cuestionario, podrá observar la siguiente imagen del
correspondiente a su unidad de análisis; por ello es importante administrar correctamente los
links según corresponda y realizar una buena campaña comunicacional para que no haya
confusiones al momento de contestar.

 Al observar la imagen, podemos ver que la Unidad de Análisis ya está asignada (Departamento
de Adquisiciones). Por ello, el colaborador sólo debe hacer click en la barra "Sí, deseo
contestar la encuesta".

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 Una vez dentro, el usuario debe contestar una a una las preguntas, para luego enviar las
respuestas a través de la opción "Enviar", de lo contrario no registrará la información en la
plataforma e-RiPSo.

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 La siguiente imagen confirmará que el Cuestionario fue enviado satisfactoriamente.

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C. Seguimiento y Porcentajes de Avance

En el panel de control, el Administrador podrá llevar un seguimiento al proceso a través del

siguiente cuadro, que se divide en tres niveles (1) Organización (2) Centro trabajo (3) Unidades de
análisis. El objetivo de esto, es aportar la mayor cantidad de información en el proceso de
evaluación psicosocial respecto del avance estadístico del proceso.

 Note que en el nivel 2 de cada Centro de Trabajo, se encuentran las cifras que debe monitorear
para conocer el porcentaje de participación que validará el proceso, el cual corresponde a un
60% como mínimo, lo que también se observa en la comparación entre N° de trabajadores
declarados en dotación, con el número de cuestionarios contestados.

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 Una vez que todas las Unidades de Análisis alcancen el 60% de participación, se habilitará
automáticamente el botón “Cerrar Encuesta” en el nivel Unidad de Análisis, el cual le permitirá
concluir el proceso de evaluación en dicha Unidad, habilitando a su vez el botón “Ver
Resultado”.

 Este botón le permitirá tener una vista previa de los niveles de riesgo para la Unidad de Análisis
particular, como se observa en la siguiente imagen.

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 Como se observa, también podrá descargar la Guía Técnica para la Gestión de Riesgos
Psicosociales de Mutual de Seguridad, como apoyo para el Comité de Aplicación.

 Al actualizar la página, luego de cerrar cada una de las Unidades de Análisis, se visualizará un
nuevo botón que permitirá cerrar la aplicación del cuestionario en el Centro de Trabajo, como
se observa en la siguiente imagen. Para ello es necesario haber alcanzado el 60% de
participación por cada Unidad de Análisis y, por ende, del Centro de Trabajo.

 Al presionar dicho botón, podrá pre-visualizar el resultado del centro de trabajo y también
descargar su informe de resultados en formato PDF, el que deberá ser archivado por el Comité
de Aplicación, siendo esta la evidencia documental para presentar frente a cualquier
fiscalización.

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 A continuación, observará una imagen de ejemplo del informe de resultados ya descargado.

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D. Ingreso de Cuestionarios aplicados en Papel

Aunque la recomendación es realizar el proceso de evaluación (aplicación de cuestionarios)

directamente en la plataforma online, para los casos en que se haya optado por la aplicación de
los cuestionarios en papel, el Comité de Aplicación podrá hacer el ingreso manual de resultados
con el objetivo de incorporarlos al sistema, de esta forma se consolidarán los resultados para llevar
su control y seguimiento a través del panel disponible en la plataforma, ya que la SUSESO exigió
que a partir del año 2017 todos los resultados se deben mantener en formato on-line.

 Para realizar el ingreso manual, deberá crear el Centro de Trabajo y las Unidades de análisis
tal y como se explica en el ítem II de esta guía.

 La forma correcta de realizar el ingreso es utilizando los links que se generan en las Unidades
de Análisis. Deberá ir contestando cada cuestionario online, de manera fiel a los cuestionarios
original contestados en papel

 Es importante siempre mantener la evidencia física de aquellos cuestionarios contestados en

papel y reservarlos en la Bitácora documental del proceso, en caso de que la entidad
fiscalizadora los solicite como antecedente.

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 En la sección “Resultados”, del menú principal, podrá encontrar el consolidado de datos

correspondientes a los resultados de cada Centro de Trabajo y Unidad de Análisis, el cual
podrá ser exportado a Excel para realizar los filtros correspondientes y permitir así un análisis
en detalle.

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IV. MODIFICANDO DATOS DE EMPRESA/INSTITUCIÓN

Si desea modificar los datos de la Empresa o Institución, como lo son la contraseña, dirección,
teléfono o los datos del Administrador, deberá ingresar a la sección “Datos Empresa” del menú
principal, como se muestra en la siguiente imagen.

 Una vez dentro de la sección señalada, podrá encontrar el formulario con los datos
originalmente ingresados, los cuales podrá modificar.

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 Una vez realizados los cambios, deberá presionar el botón “Registrar”

Si presenta dificultades o requerimientos de soporte, deberá canalizarlos a

través de los profesionales de Mutual de Seguridad o a la plataforma de
contacto al teléfono 600 2000 555 seleccionando la opción 2 y dentro de
esta, nuevamente opción 2

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