4 PARTE UNO / Introducción a los sistemas de información contable

Computación en la nube . . . . Se trata de reasignar el presupuesto de TI del mantenimiento, como mantener los servidores
en funcionamiento, realizar actualizaciones y hacer copias de seguridad, para mejorar realmente los procesos comerciales y
brindar innovación a la organización financiera.

Gill, R. 2011. Por qué la computación en la nube es importante para las finanzas.

Finanzas estratégicas 92 (7): 43–47.

INTRODUCCIÓN

El estudio de sistemas de información contable (AIS) es, en gran parte, el estudio de la aplicación de Tecnología de la
Información (TI) a los sistemas contables. Este capítulo describe las formas en que la TI afecta la contabilidad financiera,
la contabilidad administrativa, la auditoría y la fiscalidad. Comenzamos respondiendo a la pregunta "¿qué son los sistemas
de información contable?" Y luego observamos algunos desarrollos nuevos en el campo. A continuación, examinaremos
algunos roles tradicionales de los AIS en las organizaciones.

¿Por qué debería estudiar AIS? Hay muchas razones, que revisaremos brevemente en este capítulo, pero una de las
más importantes son las oportunidades profesionales especiales que le permitirán combinar su estudio de las materias
contables con su interés en los sistemas informáticos. En el mercado laboral actual, los empleadores contables esperan que
los nuevos empleados tengan conocimientos de informática. Además, una gran cantidad de oportunidades de empleo
especializadas y altamente remuneradas solo están disponibles para aquellos estudiantes que poseen un conocimiento
integrado de contabilidad y TI y pueden aplicar ese conocimiento en decisiones comerciales complicadas. La última parte de
este capítulo describe una serie de oportunidades profesionales especiales para aquellos interesados en AIS.

¿QUÉ SON LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN CONTABLE?

¿Qué tienen en común lo siguiente: (1) una caja de zapatos llena con los recibos de gastos de un abogado, (2) la hoja de cálculo
de nómina mensual en la computadora de un taller de reparación de automóviles, (3) la Melocotonero sistema de contabilidad para
una pequeña cadena de tiendas de limpieza en seco y (4) el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) de un gran
fabricante? La respuesta es que todos son ejemplos de AIS. ¿Cómo puede una gama tan amplia de aplicaciones contables
calificar como AIS? La respuesta es que esta es la esencia de lo que son los AIS: colecciones de datos sin procesar y
almacenados (que en conjunto suelen servir como entradas), métodos de procesamiento (generalmente llamados
"procedimientos") e información (salidas) que sirven para propósitos contables útiles. . ¿Es necesario que estos sistemas estén
informatizados? El primer ejemplo, la caja de zapatos, sugiere que no es así. ¿Pueden ser complicados? El último ejemplo, un
sistema ERP, ilustra uno que sí lo es.

Sistemas de información contable: una definición

Los sistemas de información contable (AIS) se encuentran en la encrucijada de dos disciplinas: la contabilidad y los sistemas
de información. Por lo tanto, el estudio de los AIS se considera a menudo como el estudio de los sistemas contables
computarizados. Pero como no podemos definir un AIS por su tamaño, es mejor definirlo por lo que hace. Este último enfoque
nos lleva a la siguiente definición que usaremos como modelo en este libro:
 CAPÍTULO 1 / Sistemas de información contable y el contable 5

Definición: Un sistema de información contable es una recopilación de datos y pro-

procedimientos continuos que crean la información necesaria para sus usuarios.

Examinemos con más detalle lo que realmente significa esta definición. Para nuestra discusión, examinaremos cada una
de las palabras del término "sistemas de información contable" por separado.

Contabilidad. Probablemente tenga un conocimiento bastante bueno de las materias contables porque ya ha tomado uno
o más cursos en el área. Por lo tanto, sabe que el campo de la contabilidad incluye la contabilidad financiera, la
contabilidad administrativa y los impuestos. Los AIS se utilizan en todas estas áreas, por ejemplo, para realizar tareas en
áreas tales como nómina, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, inventario y presupuestos. Además, los AIS ayudan a los
contadores a mantener la información del libro mayor, crear hojas de cálculo para la planificación estratégica y distribuir
informes financieros. De hecho, es difícil pensar en una tarea contable que no esté integrada, de alguna manera, con un
AIS.

El desafío para los contadores es determinar la mejor manera de proporcionar la información necesaria para respaldar
los procesos comerciales y gubernamentales. Por ejemplo, al tomar la decisión de comprar equipo de oficina, un gerente de
oficina puede requerir información sobre las fuentes de dicho equipo, los costos de opciones alternativas y los términos de
compra para cada opción. ¿Dónde puede obtener el gerente esta información? Ese es el trabajo del AIS.

Los AIS no solo son compatibles con los procesos comerciales de contabilidad y finanzas. A menudo crean información
que es útil para los no contables, por ejemplo, las personas que trabajan en marketing, producción o relaciones humanas. La
figura 1-1 proporciona algunos ejemplos. Para que esta información sea eficaz, las personas que trabajan en estos subsistemas
deben ayudar a los desarrolladores de un AIS a identificar qué información necesitan para sus funciones de planificación, toma
de decisiones y control. Estos ejemplos ilustran por qué un curso de AIS es útil no solo para las especialidades de contabilidad
sino también para muchas especializaciones no contables.

Información (versus datos). Aunque los términos datos y información a menudo se usan indistintamente, es útil
distinguirlos. Datos ( el plural de dato)
son hechos crudos sobre eventos que tienen poca organización o significado, por ejemplo, un conjunto de puntajes brutos en un
examen de clase. Para que sean útiles o significativos, la mayoría de los datos deben procesarse en información —Por ejemplo,
ordenándolos, manipulándolos, agregándolos o clasificándolos. Un ejemplo podría ser calcular el promedio de la clase a partir
de las puntuaciones brutas de un examen de clase.

Solicitud Ejemplos de información AIS

Cadena de suministro Tendencias de demanda, niveles de inventarios y gestión de almacenes, gestión de relaciones con
administración proveedores.

Finanzas Gestión de efectivo y activos, gestión de múltiples empresas y monedas, resúmenes de

transacciones de tarjetas de crédito.

Márketing Gestión de ventas, previsiones y resúmenes de ventas, gestión de relaciones con los
clientes.

Recursos humanos Herramientas de planificación de la fuerza laboral y gestión de empleados, gestión de beneficios, resúmenes y
gestión de nóminas.

Producción Resúmenes de inventario, análisis de costos de productos, planificación de requisitos de materiales.

FIGURA 1-1 Ejemplos de información útil que puede generar un AIS para diversas funciones comerciales.
6 PARTE UNO / Introducción a los sistemas de información contable

Hacer datos sin procesar tener ser procesado para que sea significativo? La respuesta es "en absoluto". Imagine, por
ejemplo, que tú tomar una prueba en una clase. ¿Qué es más importante para usted: la puntuación media de la clase en su
conjunto (un valor procesado) o tu puntuación (un valor de datos sin procesar)? De manera similar, suponga que posee
acciones de una empresa en particular. ¿Cuál de estos valores sería menos importante para usted: (1) el promedio precio de
una acción que se negoció durante un día determinado (un valor procesado), (2) el precio tú pagado por las acciones (un valor
sin procesar), o (3) el último precio del comercio del día (otro valor sin procesar)?

Los datos brutos también son importantes porque marcan el punto de partida de una pista de auditoría-
es decir, la ruta que siguen los datos a medida que fluyen a través de un AIS. En un sistema de nómina, por ejemplo, un empleado
de entrada ingresa los datos de un nuevo empleado y el AIS realiza un seguimiento de los salarios adeudados a esa persona en
cada período de pago. Un auditor puede verificar la existencia de empleados y si cada empleado recibió la cantidad correcta de
dinero.

Caso en cuestión 1.1 Un ex gerente de nómina en el Museo de Brooklyn se declaró culpable de malversar $ 620,000 al emitir
cheques de pago a `` empleados fantasmas ''. Dwight Newton, de 40 años, admitió haber cometido fraude electrónico al agregar
trabajadores a la nómina que no existían y luego transferir sus salarios directamente a una cuenta bancaria conjunta que compartía
con su esposa. Según un acuerdo de culpabilidad, Newton debe reembolsar al museo los fondos robados. Se le ordenó perder
77.000 dólares inmediatamente, vender su tiempo compartido en Barbados y liquidar su pensión con el museo. 1

A pesar de la utilidad potencial de algunos datos sin procesar, la mayoría de los usuarios finales necesitan totales financieros,
estadísticas resumidas o valores de excepción, es decir, datos procesados, para la toma de decisiones. La Figura 1-2 ilustra un modelo
para esto: un proceso de tres etapas en el que (1) los datos en bruto y / o almacenados sirven como entradas primarias, (2) las tareas
de procesamiento procesan los datos y (3) la información significativa es la salida principal . Los AIS modernos, por supuesto,
aprovechan la TI para realizar las tareas necesarias en cada paso del proceso. Por ejemplo, un minorista de catálogo puede usar
algunas páginas web en Internet para recopilar datos de compra de los clientes, luego usar servidores de archivos centrales y
almacenamiento en disco para procesar y almacenar las transacciones de compra y, finalmente, emplear otras páginas web y
resultados impresos para con fi rmar y distribuir información.

acerca de la orden a las partes apropiadas.

Aunque las computadoras son herramientas maravillosamente eficientes y útiles, también crean problemas. Uno es su
capacidad para generar grandes cantidades de información rápidamente. Demasiada información, y especialmente demasiada
información trivial, puede abrumar a sus usuarios, posiblemente haciendo que la información relevante se pierda o se pase por
alto. Esta situación se conoce como sobrecarga de información. Depende de la profesión contable determinar la naturaleza y el
momento de los resultados creados y distribuidos por un AIS a sus usuarios finales.

Otro problema con el procesamiento de datos computarizado es que las computadoras no automáticamente detectar
los simples errores de entrada que cometen los humanos. Por ejemplo, si tú estaban realizando procesamiento de nómina,
probablemente sabría que un valor de '' - 40 '' horas

Entradas Procesos Salidas

Datos / Información de Ordenar, Organizar, Información para

Interno externo Calcular Interno externo
Fuentes Tomadores de decisiones

FIGURA 1-2 Los componentes de un sistema de información. Los datos o la información se ingresan, procesan y generan como información
con fines de planificación, toma de decisiones y control.

1 http://www.payroll-fraud.com/rc009.html
 CAPÍTULO 1 / Sistemas de información contable y el contable 7

ya que el número de horas trabajadas probablemente fue un error, el valor debería ser "40". Se puede programar una
computadora para buscar (y rechazar) datos incorrectos, pero es difícil anticipar todos los problemas posibles.

Sin embargo, un tercer problema creado por las computadoras es que hacen que las pistas de auditoría sean más difíciles de
seguir. Esto se debe a que el camino que siguen los datos a través de los sistemas informáticos es electrónico, no se registra en
papel. Sin embargo, un AIS bien diseñado aún puede documentar su pista de auditoría con listas de transacciones y saldos de
cuentas antes y después de que las transacciones actualicen las cuentas. Un enfoque principal de este libro es el desarrollo de
sistemas de control interno efectivos para las empresas, de los cuales las pistas de auditoría son elementos importantes. Los
capítulos 9, 10 y 12 tratan estos temas en detalle.

Además de recopilar y distribuir grandes cantidades de datos e información, los AIS modernos también deben organizar y
almacenar datos para usos futuros. En una aplicación de nómina, por ejemplo, el sistema debe mantener los totales acumulados
de las ganancias, las retenciones de impuestos y las contribuciones de jubilación de cada empleado para preparar formularios de
impuestos de fin de año. Estas tareas de organización y almacenamiento de datos son desafíos importantes y una de las razones
por las que este libro contiene tres capítulos sobre el tema (véanse los capítulos 3, 4 y 5).

Además de decidir qué almacenar datos, las empresas también deben determinar la mejor manera de
integrar los datos almacenados para los usuarios finales. Un enfoque más antiguo de este problema consistía en mantener de forma
independiente los datos para cada una de sus funciones organizativas tradicionales, por ejemplo, finanzas, marketing, recursos
humanos y producción. Un problema con este enfoque es que, incluso si todas las aplicaciones son mantenidas internamente por el
mismo departamento de TI, habrá responsabilidades separadas de recopilación de datos e informes dentro de cada subsistema, y
cada aplicación puede almacenar sus datos independientemente de las demás. Esto a menudo conduce a una duplicación de los
esfuerzos de recopilación y procesamiento de datos, así como a valores de datos en conflicto cuando se cambia información específica
(por ejemplo, la dirección de un cliente) en una aplicación pero no en otra.

Hoy en día, las organizaciones reconocen la necesidad de integrar los datos asociados con sus funciones en grandes
almacenes de datos integrados. Esta integración permite a los gerentes internos y posiblemente a las partes externas
obtener la información necesaria para la planificación, la toma de decisiones y el control, ya sea que esa información sea
para marketing, contabilidad o alguna otra área funcional de la organización. Para realizar esta tarea, muchas empresas
utilizan ahora grandes (y costosos) sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) paquetes de software para
integrar sus subsistemas de información en una aplicación. Un ejemplo de un producto de software de este tipo es SAP
ERP, que combina subsistemas de contabilidad, manufactura y recursos humanos en un sistema de información para toda
la empresa, es decir, un sistema que se centra en la Procesos de negocios de la organización en su conjunto. Analizamos
estos sistemas con más profundidad en el Capítulo 15.

SAP, SAS Institute, IBM y Oracle han reconocido la necesidad de información integrada y, por lo tanto, han desarrollado
software de inteligencia empresarial para satisfacer esta necesidad. La última innovación es analítica predictiva, que estos
desarrolladores de software están agregando a sus principales paquetes de software. El análisis predictivo incluye una variedad de
metodologías que los gerentes pueden usar para analizar datos actuales y pasados para ayudar a predecir eventos futuros. En
marzo de 2010, IBM abrió un laboratorio de análisis predictivo en China, que es el último de un compromiso estimado de $ 12 mil
millones para desarrollar la cartera de análisis de IBM. 2

Caso en cuestión 1.2 Los contadores y otros gerentes están utilizando análisis predictivo, una técnica que aprovecha los datos
almacenados en los almacenes de datos, para crear sistemas que les permitan usar sus datos para mejorar el desempeño. FedEx
utiliza estas herramientas para determinar cómo reaccionarán los clientes a los cambios de precio propuestos o cambios en el
servicio. La fuerza policial en

2 http://itmanagement.earthweb.com/features/article.php/3872536/Business-Intelligence-Software-andPredictive-Analytics.html
8 PARTE UNO / Introducción a los sistemas de información contable

Richmond, Virginia, utiliza herramientas de análisis predictivo y una base de datos de llamadas policiales y datos de incidentes delictivos
para predecir dónde y cuándo son más probables los delitos. Su sistema incluso incluye información sobre el clima y los eventos locales. 3

Sistemas. Dentro de la profesión contable, el término "sistemas" generalmente se refiere a "sistemas informáticos". Como probablemente
sepa, los avances en TI están cambiando la forma en que hacemos casi todo. Hace apenas unos años, los autores nunca imaginaron que la
gente algún día podría comprar un libro en una "librería virtual" en Internet usando una computadora portátil inalámbrica, mientras tomaba un
café con leche en un Starbucks. La explosión de la conectividad y el comercio electrónicos es solo una de las muchas formas en que la TI
influye en la forma en que las personas acceden ahora a la información o en la forma en que las empresas realizan negocios. Hoy en día, la
tecnología de la información es una parte vital de lo que los contadores deben saber para ser empleables.

Volviendo a nuestra de fi nición, probablemente notó que hicimos no use el término "computadora", aunque sí usamos el término
"procedimientos de procesamiento". Ya conoce la razón de esto: no todos los AIS están computarizados, ni siquiera es necesario que lo
estén. Pero la mayoría de los que existen en las empresas hoy en día son automatizados y, por lo tanto, el término "procedimientos de
procesamiento" podría reemplazarse por el término "procesamiento computarizado" para la mayoría de los AIS modernos.

En resumen, es conveniente conceptualizar un AIS como un conjunto de componentes que recopilan datos contables, los
almacenan para usos futuros y los procesan para los usuarios finales. Este modelo abstracto de entradas, almacenamiento,
procesamiento y salidas de datos se aplica a casi todos los ciclos contables tradicionales con los que está familiarizado (por
ejemplo, los ciclos de nómina, ingresos y gastos) y, por lo tanto, es una forma útil de conceptualizar un AIS. Una vez más,
hacemos hincapié en que muchos de los "usuarios finales" de la información de un AIS no son contadores, sino que incluyen
clientes, inversores, proveedores, analistas financieros y agencias gubernamentales.

Sistemas de información contable y su papel en las organizaciones

La tecnología de la información (TI) se refiere al hardware, software y componentes del sistema relacionados que las
organizaciones utilizan para crear sistemas de información computarizados. TI ha sido una fuerza importante en nuestra sociedad
actual y ahora influye en nuestras vidas de muchas formas personales, por ejemplo, cuando usamos cámaras digitales para tomar
fotografías, acceder a Internet para hacer una compra o aprender sobre algo, o enviar correos electrónicos a amigos y familia.
Quizás sea menos claro que la tecnología informática también ha tenido profundas influencias en el comercio. En esto edad de
información, por ejemplo, menos trabajadores fabrican realmente productos mientras que más producen, analizan, manipulan y
distribuyen información acerca de Actividades de negocio. Estos individuos a menudo se llaman trabajadores del conocimiento. Las
empresas descubren que su éxito o fracaso a menudo depende del uso o mal uso de la información que manejan los trabajadores
del conocimiento.

Caso en cuestión 1.3 Según un informe de 2010 de InfoTrends, los trabajadores del conocimiento móviles representan
más del 60% de la fuerza laboral total en Brasil, Alemania, India y Japón. Este número es aún mayor en los Estados
Unidos: más del 70% de la fuerza laboral total. Las proyecciones actuales sugieren que se espera que estas cifras crezcan
hasta 2014. 4

La era de la información tiene importantes implicaciones para la contabilidad porque eso es lo que son los
contadores: trabajadores del conocimiento. De hecho, los contadores siempre han estado en el "negocio de la
información" porque su función ha sido, en parte, comunicar información financiera precisa y relevante a las partes
interesadas en el desempeño de sus organizaciones. La era de la información también incluye la creciente importancia y
el crecimiento de e-business,

3 Whiting, R. 2006. Predecir el futuro, o intentarlo de todos modos. Semana de la información ( Mayo): 38–43.

4 http://www.infotrends.com/public/Content/Press/2011/01.20.2011a.html
 CAPÍTULO 1 / Sistemas de información contable y el contable 9

realizar negocios a través de Internet o redes propietarias dedicadas y comercio electronico

(un subconjunto del comercio electrónico) que se refiere principalmente a la compra y venta en Internet.
En muchos sentidos, la contabilidad es en sí misma un sistema de información, es decir, un proceso comunicativo que
recopila, almacena, procesa y distribuye información a quienes la necesitan. Por ejemplo, los contadores corporativos
desarrollan estados financieros para partes externas y crean otros informes (como análisis de antigüedad de cuentas por
cobrar) para administradores internos. Pero los usuarios de información contable a veces critican a los AIS por solo capturar
y reportar
financiero actas. Afirman que los estados financieros a menudo ignoran algunas de las actividades más importantes que in fl uyen
en las entidades comerciales. Por ejemplo, los informes financieros de un equipo de baloncesto profesional no incluirían
información sobre la contratación de una nueva estrella porque esto no daría lugar a asientos de diario en el sistema de
contabilidad de doble entrada de la franquicia.
En la actualidad, sin embargo, los AIS se ocupan de la información y los datos no financieros y financieros. Por lo tanto, nuestra
definición de un AIS como un sistema para toda la empresa considera a la contabilidad como el principal productor y distribuidor de
una organización de muchos tipos diferentes de información. La de fi nición también considera al AIS como centrado en el proceso. Esto
coincide con la perspectiva contemporánea de que los sistemas contables no son solo sistemas financieros.

¿QUÉ HAY DE NUEVO EN LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN CONTABLE?

Los últimos años han sido testigos de algunos de los cambios más sorprendentes en los usos y aplicaciones de los AIS, lo que
nos ha llevado a reevaluar nuestra comprensión y uso de los datos contables. Abajo hay algunos ejemplos.

Computación en la nube: impacto para los contadores

En el Capítulo 2 identificamos los conceptos básicos de la computación en la nube, pero en esta sección queremos discutir por qué esta
tecnología es importante para los contadores y luego describir algunos de los problemas actuales que rodean la computación en la nube en
lo que respecta a los profesionales contables. Según Ron Gill, computación en la nube es una forma de utilizar aplicaciones comerciales a
través de Internet, como la forma en que utiliza Internet para sus transacciones bancarias. Piense en la computación en la nube como una
forma de aumentar la capacidad de TI o agregar capacidades sin invertir en nueva infraestructura, capacitar a nuevas personas o licenciar
nuevo software. Principalmente, estamos hablando de un servicio de pago por uso o basado en suscripción que hace que las capacidades
existentes de TI sean escalables siempre que exista la necesidad. Las estimaciones sugieren que la industria de la computación en la nube
de rápido crecimiento alcanzará los 42 mil millones de dólares en 2012. 5

Los recursos de computación en la nube se pueden clasificar como almacenamiento de datos, infraestructura y plataforma, o
software de aplicación (es decir, aplicaciones comerciales como compras, recursos humanos, ventas, etc.). Si una empresa quisiera
aprovechar la computación en la nube, lo más probable es que deba suscribirse a estas tres categorías del proveedor de servicios.
Por ejemplo, las aplicaciones comerciales dependen de los datos de la empresa que se almacenan en la base de datos y el
almacenamiento de datos depende de la infraestructura adecuada. 6

Los expertos identifican una serie de beneficios importantes del uso de la nube, como se muestra en la Figura 1-3. Una
es la capacidad de pagar solo por las aplicaciones que utiliza. Por supuesto,

5 Rashty, J. y J. O'Shaughnessy. 2010. Reconocimiento de ingresos por acuerdos de computación basados en la nube. El diario de la CPA 80 (11): 32–35.

6 Du, H. e Y. Cong. 2010. Computación en la nube, contabilidad, auditoría y más. El diario de la CPA 80 (10): 66–70.