Casos de negocios

en ambiente ERP Fernando Saavedra P.

Ingeniero Comercial
Mg. Gestión de RRHH

Semestre Primavera 2023.

Recordemos algunos conceptos esta mañana:

 Sistema de información
 3 fases de un sistema de información
 Dimensiones de un sistema de información
 La cadena de valor de la información de negocios
 Activos complementarios
 Costos de transacción y el impacto de los SIA
 Costos de agencia y el impacto de los SIA
¿Qué características de las organizaciones necesitan conocer los gerentes para crear y
usar con éxito los sistemas de información?

Usted necesitará comprender cómo pueden los sistemas de información cambiar la vida social y laboral
en la empresa. No podrá diseñar nuevos sistemas con éxito ni comprender los existentes si no entiende
su propia organización de negocios.

 La organización se ocupa del principio de la eficiencia: maximizar la salida mediante el uso de

entradas limitadas. Otras características de las organizaciones incluyen sus procesos de negocios, la
cultura y las políticas organizacionales, los entornos que las rodean, su estructura, objetivos,
circunscripciones y estilos de liderazgo. Todas estas características afectan los tipos de sistemas de
información que utilizan las organizaciones.
La relación de dos vías entre las organizaciones y la tecnología de la información.
 ¿Cuál es el impacto de los sistemas de información en las organizaciones?

-Impactos económicos. A medida que disminuye el costo de la tecnología de la información, se

sustituye la mano de obra, que a través de la historia ha sido un costo que se eleva. También sustituye
otras formas de capital, como edificios y maquinaria. La TI también afecta el costo y la calidad de la
información, además de cambiar su economía.

 “Teoría del costo de transacción”; las empresas y los individuos buscan economizar en cuanto a los
costos de las transacciones, al igual que en los de producción. La tecnología de la información, en
especial el uso de las redes, puede ayudar a las empresas a reducir el costo de participación en el
mercado (costos de transacción), lo cual hace que valga la pena para las empresas realizar contratos
con proveedores externos en vez de usar recursos internos.
 La tecnología de la información, al reducir los costos de adquirir y analizar la información, permite
que las organizaciones reduzcan los costos de agencia, ya que es más fácil para los gerentes
supervisar a un mayor número de empleados.

 Puesto que la TI reduce los costos de agencia y de transacción para las empresas, lo común es que
con el tiempo el tamaño de la empresa se reduzca, a medida que se invierte más capital en TI. Las
empresas deberían tener menos gerentes y es probable que los ingresos por empleado aumenten
con el tiempo.
-Impactos organizacionales y del comportamiento. La tecnología de la información facilita el
aplanamiento de las jerarquías, al ampliar la distribución de la información para facultar a los empleados
de menor nivel e incrementar la eficiencia gerencial. La TI empuja los derechos de tomar decisiones más
hacia abajo en la organización, ya que los empleados de menor nivel reciben la información que
necesitan para tomar decisiones sin necesidad de supervisión.

 Dado que ahora los gerentes reciben información mucho más precisa a tiempo, son más rápidos para
tomar decisiones y, por ende, se requieren menos gerentes.
Aplanamiento de las organizaciones.
Comprensión de la resistencia organizacional al cambio.

 Puesto que los sistemas de información cambian de manera potencial la estructura de una
organización, su cultura, sus procesos de negocios y su estrategia, a menudo hay una resistencia
considerable a estos sistemas al momento de introducirlos.

 La investigación sobre la resistencia organizacional a la innovación indica que hay cuatro factores
fundamentales: la naturaleza de la innovación de TI, la estructura de la organización, la cultura de las
personas en la organización y las tareas impactadas por la innovación.

 El análisis sobre las deficiencias en la implementación de proyectos demuestra que la razón más
común de que los proyectos grandes no tengan éxito al tratar de alcanzar sus objetivos no es que la
tecnología falle, sino la resistencia organizacional y política al cambio.
-Implicaciones para el diseño y la comprensión de los sistemas de información. Los
factores organizacionales centrales que se deben considerar al planear un nuevo sistema son:

• El entorno en que debe funcionar la organización

• La estructura de la organización: jerarquía, especialización, rutinas y procesos de negocios
• La cultura y las políticas de la organización
• El tipo de organización y su estilo de liderazgo
• Los principales grupos de interés afectados por el sistema y las posturas de los trabajadores que
utilizarán el sistema
• Los tipos de tareas, decisiones y procesos de negocios en los que el sistema de información está
diseñado para ayudar
¿Cómo ayudan el modelo de fuerzas competitivas de Porter a que las empresas
desarrollen estrategias competitivas mediante el uso de sistemas de información?

Se dice que a las empresas que “les va mejor” que a otras tienen una ventaja competitiva sobre las
demás o tienen acceso a recursos especiales y las demás no, o comúnmente pueden utilizar los medios
disponibles con más eficiencia; por lo general, se debe a que tienen un conocimiento superior y mejores
activos de información.

Sin duda, el modelo más utilizado para comprender la ventaja competitiva es el modelo de fuerzas
competitivas de Michael Porter. Este modelo proporciona una visión general de la empresa, sus
competidores y el ambiente que la rodea.
Modelo de fuerzas competitivas de Porter.
Hay cuatro estrategias genéricas, cada una de las cuales se habilita a menudo con el uso de la tecnología
y los sistemas de información: liderazgo de bajo costo, diferenciación de productos, enfoque en nichos
de mercado y fortalecimiento de la intimidad con los clientes y los proveedores.

Liderazgo de bajo costo

Use los sistemas de información para obtener los costos operacionales más bajos y los menores precios.
El ejemplo clásico es Walmart.
Diferenciación de productos
Use los sistemas de información para habilitar nuevos productos y servicios, o modificar de manera
considerable la conveniencia del cliente al usar sus productos y servicios existentes. Por ejemplo, Google
presenta continuamente servicios de búsqueda nuevos y únicos en su sitio Web, como Google Maps.

Enfoque en nichos de mercado

Use los sistemas de información para habilitar el enfoque en un mercado específico, y ofrezca un mejor
servicio a este mercado objetivo más pequeño que sus competidores. Por ejemplo, el sistema OnQ de
Hilton Hotels analiza los datos detallados que se recolectan sobre los clientes activos en todas sus
propiedades, para determinar las preferencias de cada uno y su rentabilidad.
Fortalecimiento de la intimidad con los clientes y proveedores
Use los sistemas de información para estrechar los lazos con los proveedores y desarrollar intimidad con
los clientes. Amazon.com mantiene el registro de las preferencias de los usuarios en cuanto a sus
compras de libros y CDs, y puede recomendar a sus clientes los títulos comprados por otras personas.
Los lazos fuertes con los clientes y proveedores aumentan los “costos de cambio”.
Las compañías necesitan aplicaciones empresariales que integren distintas funciones de negocios y
proporcionen información consistente en toda la empresa. Los sistemas de planificación de recursos
empresariales (ERP), así como los que se encargan de administrar la cadena de suministro y las
relaciones con los clientes, pueden mejorar drásticamente la efectividad operacional y la toma de
decisiones.

Definición Sistema ERP: Se trata de un planificador de recursos empresariales (Enterprise Resource

Planning) que se ocupa de integrar la información proveniente de la gestión interna y la externa en toda
la organización. Generalmente, los sistemas ERP llevan a cabo esta actividad de forma automatizada, que
es gobernada desde una aplicación de software integrado.
 Cómo funcionan los sistemas ERP.

Los sistemas
empresariales cuentan
con un conjunto de
módulos de software
integrados y una base de
datos central que
permite compartir datos
entre muchos procesos
de negocios y áreas
funcionales diferentes
en toda la empresa.
 Procesos de negocios que soportan los Sistemas Empresariales.

Procesos financieros y contables, entre ellos, libros de contabilidad, cuentas por pagar, cuentas por
cobrar, activos fijos, administración de efectivo y pronósticos, contabilidad por costos de producción,
contabilidad del centro de costos, contabilidad de activos, contabilidad fiscal, administración de créditos
e informes financieros.

Procesos de recursos humanos, como son administración de personal, contabilidad del tiempo,
nóminas, planificación y desarrollo de personal, contabilidad de beneficios, rastreo de solicitantes,
administración del tiempo, compensación, planificación de la fuerza de trabajo, administración del
desempeño e informes sobre gastos de viajes.
Procesos de manufactura y producción, implica adquisiciones, administración del inventario, compras,
envíos, planificación de la producción, programación de la producción, planificación de requerimientos
de materiales, control de calidad, distribución, ejecución de transporte y mantenimiento tanto de
plantas como de equipo.

Procesos de ventas y marketing, comprenden procesamiento de pedidos, cotizaciones, contratos,

configuración de productos, precios, facturación, verificación de créditos, administración de incentivos y
comisiones, y planificación de ventas.
El sistema ERP cumple varias funciones, entre las que destacan:

 Facilitar el flujo de información entre todas las funciones de la empresa dentro de los límites de la
organización.
 Gestionar las conexiones con las partes interesadas externas.
 Garantizar la integración de la información.
 Aspectos relevantes en la implementación de un ERP:

 Las compañías que vayan a implementar este software deben primero seleccionar las funciones del
sistema que desean usar y después asociar sus procesos de negocios con los procesos de
negocios predefinidos en el software.

 Una empresa podría usar las tablas de configuración que proporciona el fabricante del software para
adaptar un aspecto específico del sistema a la forma en que realiza sus actividades de negocios. Por
ejemplo, la empresa podría usar estas tablas para elegir si desea rastrear los ingresos por línea de
productos, unidad geográfica o canal de distribución.
 Si el software empresarial no soporta la forma en que la organización realiza sus negocios, las
compañías pueden volver a escribir parte del software para apoyar la forma en que trabajan sus
procesos de negocios. Sin embargo, el software empresarial es bastante complejo y una
personalización exhaustiva puede degradar el desempeño del sistema, comprometer la
información y la integración de los procesos, que son los principales beneficios del sistema.

 Si las compañías desean cosechar los máximos beneficios del software empresarial, deben cambiar
su forma de trabajar y adaptarse a los procesos de negocios definidos por el software.
 Valor de negocios de los Sistemas Empresariales.
 Los sistemas empresariales proveen valor, tanto al incrementar la eficiencia operacional como al
proporcionar información a nivel empresarial para ayudar a los gerentes a tomar mejores decisiones.

 Los sistemas empresariales ayudan a las empresas a responder con rapidez a las solicitudes de
los clientes en cuanto a información o productos.

 Como el sistema integra los datos sobre pedidos, manufactura y entrega, el departamento de
manufactura está mejor informado para producir solamente lo que los clientes han
ordenado, y adquiere únicamente la cantidad correcta de componentes o materias primas para
surtir los pedidos reales, organizar la producción y minimizar el tiempo de permanencia en el
inventario de los componentes o productos terminados.
 Los sistemas empresariales proveen mucha información valiosa para mejorar la toma de
decisiones gerencial. Las oficinas generales corporativas tienen acceso a los datos actualizados
sobre ventas, inventario y producción; además, utilizan esta información para crear pronósticos más
precisos de ventas y producción.

 El software empresarial contiene herramientas analíticas para utilizar los datos capturados por el
sistema para evaluar el desempeño organizacional general. Las cifras de desempeño son iguales
en toda la compañía. Los sistemas empresariales permiten a la gerencia de nivel superior averiguar
con facilidad y en cualquier momento el desempeño de una unidad organizacional en particular.
Las principales ventajas de estos sistemas son:

 Automatización de procesos de la empresa.

 Disponibilidad de la información de la empresa en una misma plataforma.
 Integración de las distintas bases de datos de una compañía en un solo programa.
 Ahorro de tiempo y costos.
Además, los ERP ofrecen integración con soluciones de BI o Business Intelligence, permitiendo
realizar informes sobre el estado de la empresa directamente con los datos del sistema ERP. Esto ofrece
un nivel de conocimiento detallado y actualizado del estado de la organización que resulta indispensable
a la hora de analizar y mejorar procesos internos como el marketing y ventas, la organización u otros
aspectos clave de una compañía.
ATENCIÓN!!
De acuerdo con una encuesta en 2014 de 192 empresas realizada por Panorama Consulting Solutions, el
costo promedio de un proyecto ERP era de US$2.8 millones. Los proyectos tardaron un poco más de 16
meses en completarse y el 66% de los proyectos produjo un 50% o menos de los beneficios esperados
(Panorama, 2014. Extraído de Laudon & Laudon, 14va. Edición. Año 2016).
Riesgos/Desafíos.
 Las aplicaciones empresariales no sólo requieren una transformación tecnológica profunda, sino
también cambios fundamentales en la forma de funcionar de las empresas.
 El inconveniente más común suele ser el coste del software ERP. Esto se debe normalmente al nivel
de personalización que necesita un sistema ERP para cubrir las necesidades de la empresa: a mayor
nivel de personalización, mayor precio.
 Además, algunos de los costes que un ERP conlleva pueden aparecer de forma posterior a su
instalación y adquisición, lo que se denomina costos ocultos.
Riesgos/Desafíos.
 Otra desventaja a tener cuenta al elegir un paquete ERP está en la implementación. En algunos casos,
puede que la instalación, el hardware necesario para su funcionamiento y la preparación de su
infraestructura, tarden demasiado.
 Las aplicaciones empresariales también introducen los “costos por cambiar”. Una vez que se adopta
un sistema empresarial de un solo distribuidor es muy costoso cambiarlo y la empresa se vuelve
dependiente del proveedor para que actualice su producto y dé mantenimiento a su instalación.
 Ejemplos de Sistemas ERP.

Al hablar de ejemplos de ERP se pueden encontrar diversas clasificaciones, dependiendo de los criterios
aplicados. Los ejemplos de ERP más conocidos llegarían al clasificar este tipo de software:

a.-Por el tamaño de la solución, entendido como la cuota de mercado del proveedor. Atendiendo al
volumen de la cuota de mercado, los sistemas ERP cuyos ejemplos no pueden faltar son Oracle y SAP. Sin
embargo, no hay que olvidar el resto de alternativas. Otros proveedores importantes y cuyas soluciones
se hayan muy extendidas son Microsoft, Infor, QAD, IFS, Epicor o CDC, entre otros.
b.-Por la industria que el sistema está diseñado para soportar. Un ERP se utiliza principalmente en
empresas de fabricación, de retail, de recursos humanos, de acero, fabricantes de hormigón, bancos,
instituciones financieras, farmacéuticas, químicas, de petróleo y gas, así como en la agricultura, y el
manejo del ganado.

c.-O de acuerdo a la plataforma tecnológica con la que puede integrarse. Típicamente el ERP siempre
deberá poder integrarse con el CRM aunque, gracias a los avances tecnológicos, las posibilidades han
aumentado considerablemente y hoy día la integración con todo tipo de soluciones en la nube es una
realidad.
https://www.ticportal.es/temas/enterprise-resource-planning/que-es-sistema-erp
https://papelesdeinteligencia.com/que-es-un-erp/
Tipos de software utilizados durante, según tamaño de empresa (2015).
 Informe de la empresa Gartner, 2015.
Ranking ERP Latinoamérica (ingresos anuales).

Gartner Inc. es una empresa consultora y de investigación de las tecnologías de la información con sede en Stanford,
Connecticut, Estados Unidos
 Informe de la empresa Gartner, 2019.
Ranking ERP Mundial.

1.-NetSuite (Oracle)
2.-Odoo ERP
3.-Microsoft Dynamics 365

Los cinco factores que complementan este ranking de sistemas ERP 2019 han sido
los siguientes:
1. Opinión de los usuarios.
2. Integración, compatibilidad o interoperabilidad con otros sistemas.
3. Funcionalidades de movilidad.
4. Capacidades técnicas o funcionalidades.
5. Características de seguridad del producto
 Informe de la
empresa Gartner,
2020.
Ranking ERP Mundial.
 Informe de la
empresa Capterra,
2019.
Suite más vendidas en
su plataforma en el
mundo.

https://www.capterra.com/infographics/most-popular/enterprise-resource-planning-software/
 Las cinco palancas que acelerarán el crecimiento del software ERP
en los próximos años.
Revista Innovación + Tecnología. Edic. n°21, 2017.

1.-Todo está en la Nube.

La adopción Cloud ha seguido creciendo en prácticamente todos los departamentos de la empresa a lo
largo de 2018, y las compañías aceleraron sus proyectos de implementación e integración para
transformar sus principales áreas de actividad. Como tal, la transición a sistemas ERP basados en la Nube
es cada vez más convincente.
 Las cinco palancas que acelerarán el crecimiento del software ERP
en los próximos años.

1.-Todo está en la Nube.

La adopción Cloud ha seguido creciendo en prácticamente todos los departamentos de la empresa a lo
largo de 2018, y las compañías aceleraron sus proyectos de implementación e integración para
transformar sus principales áreas de actividad. Como tal, la transición a sistemas ERP basados en la Nube
es cada vez más convincente.
2.-Un paso más para la Inteligencia Artificial y el Machine Learning.
No es una sorpresa que la Inteligencia Artificial y las capacidades de aprendizaje automático están
configuradas para desempeñar roles clave en el futuro del software ERP. Estas herramientas ofrecen una
gran variedad de beneficios, en particular la capacidad de automatizar procesos, aumentar la eficiencia,
generar ideas y mejorar la toma de decisiones.
3. El ERP, en la cresta de la ola.
Con el Internet de las Cosas (IoT) sin signos de desaceleración, los fabricantes invertirán más en soluciones
periféricas que complementen el ERP para mejorar y ampliar sus sistemas centrales y aumentar su
productividad en 2019. Esto simplificará la comunicación entre el número cada vez mayor de dispositivos
IoT y ayudará en la interpretación de los datos que se recopilen.
4. Datos por todas partes.
Los datos se han convertido en uno de los activos más valiosos para las empresas, independientemente de
su sector, y en algo de lo que todas ellas dependen. Por tanto, contar con un sistema ERP que esté basado
en datos y que ofrezca la capacidad de acceder, analizar y presentar los datos de una manera que los
empleados puedan entender será más importante que nunca en 2019.
5. El blockchain emerge.
El blockchain está generando interés en muchas áreas del software empresarial a medida que la
tecnología se desarrolla, y el ERP no es una excepción. Aunque aún en su etapa incipiente, en los próximos
meses surgirán nuevos casos de uso de blockchain en el ERP, especialmente en lo que se refiere a
fabricación.
La gestión de la cadena de suministro ya está demostrando tener un potencial significativo como
aplicación temprana de blockchain ERP debido a la visibilidad y la trazabilidad que proporciona.
Fuentes:
-Sistema de Información Gerencia; Laudon & Laudon. 2016.
-https://www.ticportal.es/temas/enterprise-resource-planning/que-es-sistema-erp
-https://www.economia.gob.cl/wp-content/uploads/2015/10/Informe-de-resultados-TIC-en-las-empresas.pdf
-https://www.tejesoft.com/blog/blog-gestion-empresarial-4/post/ranking-sistemas-erp-2019-60
-https://www.observatoriorh.com/orh-posts/cinco-tendencias-marcaran-mercado-erp-2019.html
-https://wearesocial.com/blog/2021/01/digital-2021-the-latest-insights-into-the-state-of-digital