Taller

Reuniones Efectivas y Gestión del Tiempo

Facilitador: Andrés Cantón P.

Al término del curso los participantes estarán en
condiciones de:

• Mejorar la efectividad de vuestras reuniones.

• Identificar los factores que dificultan la

realización de reuniones efectivas.

• Aprender y aplicar técnicas y herramientas de

gestión de reuniones.

• Identificar de forma personal e individual, las

mejoras en el desarrollo y participación en
reuniones.

• Desarrollar habilidades de gestión eficiente del

tiempo personal.
Módulo 1: Antes, Durante y Después de una reunión

• ¿Para qué sirven las reuniones?

• Ciclos circadianos y horarios para reuniones eficientes
• Cuándo convocar una reunión
• Preparación de la reunión
• Durante y después de la reunión

Módulo 2: Las habilidades para una Reunión Eficiente

• Una reunión es un encuentro cara a cara

• Escuchar es distinto a oír en una reunión
• Tome notas, la pérdida de información es altísima
• La importancia de la empatía en las reuniones
• Desarrollar sintonía con otros, para reuniones eficientes
• Negociar en una reunión para mejorar relaciones
• La comunicación y evaluación de compromisos
Módulo 3: Gestión del Tiempo

• ¿Qué es el tiempo?
• Los ladrones del tiempo
• Aclarar prioridades
• Aprender a delegar
• Las claves de la administración eficiente del tiempo
Facilitador
Andrés Cantón
andres@andrescanton.cl
6 149 88 19

• Director Ejecutivo de Andrés Cantón – Relaciones Estratégicas.

• Consultor Senior y Relator Senior en Desarrollo de Personas y Neuromarketing, con

15 años de experiencia. Actualmente trabaja para PwC Consultores, Fundación
Chile, ICARE, Ética Sur, Capglobal, WTCS, OTC Consultores, entre otros. A lo largo de
13 años ha dictado clases, charlas y seminarios en las universidades Católica de
Chile, Católica del Maule, de Talca, del Pacífico, Pedro de Valdivia, entre otras.

• Es Periodista, Neurocoach, Master Trainer en Relaciones Estratégicas, Magister en

Comunicación, Practitioner y Master Practitioner en PNL, Neurocoach, Trainer en
Ventas de Alto Rendimiento, Diploma en Neuromarketing y Diplomado © en
Habilidades Directivas.

• Autor del libro “Modelo de las Relaciones Estratégicas: Peregrinar hacia el

Neuroliderazgo” y de los manuales “Crisis Management: Chile, País Cero” y
“Neuromarketing, la Captura de Clientes 2.0”.
Módulo 1: Antes, Durante y Después de una reunión

• ¿Para qué sirven las reuniones?

• Ciclos circadianos y horarios para reuniones eficientes
• Cuándo convocar una reunión
• Preparación de la reunión
• Durante y después de la reunión
¿Qué son y para qué sirven las reuniones?

El valor y creencias frente a ellas determinarán nuestras decisiones y

actitudes mentales, o sea, emocionales.
¿Qué son y para qué sirven las reuniones?

• “Las reuniones son espacios para reforzar y mejorar las relaciones

estratégicas entre personas talentosas, basadas en la confianza,
credibilidad, excelencia, responsabilidad, flexibilidad, compasión,
respeto, empatía y escucha activa, donde cada uno de sus
integrantes cree y practica la mejora continua, pues quieren y
creen que siempre se puede ser una mejor persona”.

Andrés Cantón
¿Para qué sirven las reuniones?

• Para reunir al equipo y asignar, evaluar, comunicar, felicitar…

• A considerar… tiempo, motivo, cantidad de participantes,

condiciones del lugar, organización, temas a tratar…
Ciclos Circadianos y el factor biológico

• Desde el Neuromanagement, el factor neurobiológico determina

que existen ciertas pautas que deben ser analizadas antes de
realizar una reunión.
Los tiempos de una reunión

• Antes, durante y después…

Los tiempos de una reunión

• Antes…

• Verifique si es NECESARIO
reunirse

• De serlo, determine tiempo,

motivo y participantes

• Luego comuníquelo a los

participantes

• Recuérdelo antes…la memoria

y el tiempo es frágil
Los tiempos de una reunión

• Durante…

• Dirija o delegue la guía de la

reunión (tiempos y temas)

• Elimine distractores (conciencia)

• Escuche activamente y haga

Rapport
Desde la Neurocomunicación es posible hacer Rapport

• El lenguaje construye realidad

• El lenguaje opera mejor en positivo

• El lenguaje es neutro

• El lenguaje modifica el entorno

La necesidad de ser asertivos

“3 de cada 5 chilenos entiende con

dificultad la fórmula para preparar una
mamadera impresa en un tarro de leche en
polvo. La capacidad de comprender un
texto es similar a la de los norteamericanos
que solamente finalizaron el colegio y a la
de los suecos con enseñanza media
incompleta”.

“Más de un 80% de los chilenos entre 16 y

65 años no tiene el nivel de lectura mínimo
para funcionar en el mundo de hoy”.

Bárbara Eyzaguirre,
Centro de Estudios Públicos, 2005
El Acompasamiento o Rapport se puede lograr a través de:

• Postura corporal, movimientos y gestos.

• Frecuencia y profundidad en la respiración.
• Tiempo, tonalidad, ritmo y volumen al hablar.
• Parpadeo y vías de acceso ocular.
• Patrones de lenguaje (visual, auditivo, kinestésico, olfativo y gustativo).
• Sobre el cerro, la casa azul se encuentra rodeada de un frondoso bosque
verde. Al ingresar a su interior, la luz natural destaca en cada habitación.
Durante la tarde, la sombra que se forma en el patio trasero permite
descansar la vista de tanta belleza.
• El silencio que se produce en el lugar se transforma en el lenguaje de mi
alma, a través del cual escucho un suave susurro de ángeles que se
apoyan en el sonido del viento, para lograr que los árboles canten a mi
alrededor, como una sinfonía perfecta.
• Siento paz, alegría y fe, pues es imposible dejar de tocar el cielo. Todo se
mueve hacia mi, todo fluye como una energía suave y tibia que me hace
palpar a Dios en cada rincón de mi casa.
• Sobre el cerro, la casa azul se encuentra rodeada de un frondoso bosque
verde. Al ingresar a su interior, la luz natural destaca en cada habitación.
Durante la tarde, la sombra que se forma en el patio trasero permite
descansar la vista de tanta belleza.

• El silencio que se produce en el lugar se transforma en el lenguaje de mi

alma, a través del cual escucho un suave susurro de ángeles que se
apoyan en el sonido del viento, para lograr que los árboles canten a mi
alrededor, como una sinfonía perfecta.

• Siento paz, alegría y fe, pues es imposible dejar de tocar el cielo. Todo se
mueve hacia mi, todo fluye como una energía suave y tibia que me hace
palpar a Dios en cada rincón de mi casa.
Existen personas que se mueven desde lo Visual, Auditivo y Kinésico
¿Cómo saber quién es Visual, Auditivo o Kinésico?
Submodalidades

Visuales

• Mirar, imagen, foco, imaginación, interior, escena, visualizar, perspectiva,

brillo, reflejo, clarificar, examinar, ojo, enfocar, prever, espejismo, ilustrar,
observar, revelar, ver, mostrar, inspección , visión, vigilar, oscuridad,
tiniebla.

Auditivas

• Decir, acento, ritmo, alto, tono, resonar, sonido, monótono, sordo, timbre,
pregunta, acentuar, audible, claro, discutir, proclamar, notar, escuchar,
gritar, sin habla, vocal, silencio, disonante, armonioso, agudo, mudo.
Submodalidades

Kinestésicas

• Tocar, contacto, empujar, acariciar, sólido, cálido, templado, frío, áspero,

agarrar, empujón, presión, sensible, estrés, tangible, tensión, toque,
concreto, suave, arañar, sostener, rascar, sufrir, pesadez, liso.

Neutrales

• Decidir, pensar, recordar, saber, meditar, reconocer, atender, entender,

evaluar, procesar, decidir, aprender, motivar, cambiar, conciencia,
considerar.
Personas Visuales

• Postura algo rígida

• Se paran en puntas de pie
• Se señalan los ojos
• Hacen movimientos rápidos
• Manos muy móviles
• Levantan y adelantan el mentón
• Movimientos hacia arriba
• Respiración superficial, alta y rápida
• Voz aguda, ritmo rápido, habla entrecortado
• Palabras – conectores del discurso del tipo visual (ve, mira, observa)
¿Cómo piensan?

• Piensan varias cosas al mismo tiempo.

• Piensan en imágenes. Las imágenes representan ideas.

• Pueden crear imágenes de varias ideas al mismo tiempo, mover esas

imágenes alrededor del pensamiento, unir dos imágenes para hacer
una nueva, etc.

• Trabajan bien con las ideas abstractas, matemáticas, áreas contables,

sistemas, razonando para resolver problemas.

• Habilidad para percibir la comunicación no verbal.

Personas Auditivas

• Postura distendida
• Posición de escucha telefónica
• Hombros balanceados
• Se señalan el oído
• Se tocan los labios o la pera
• Cabeza hacia atrás o hacia un lado
• Respiración bastante amplia en medio del pecho, regular y
diafragmática, suspira
• Voz bien timbrada, musical
• Ritmo mediano
• Palabras auditivas – conectores del discurso del tipo (oye, escucha)
¿Cómo piensan?

• Piensan de manera lineal, una idea continúa a la otra en una línea.

• Piensan una idea por vez y luego la mueven para darle espacio a la
siguiente.

• El proceso de pensamiento es más lento y completo.

• Son las personas que interpretan bien los textos, la palabra escrita,
se expresan bien por escrito y oralmente, siguen las directivas.
Personas Kinestésicas

• Postura muy distendida

• Pies en la tierra
• Hombros sueltos y relajados
• Gesticula hacia sí mismo, señala
el pecho o el vientre
• Cabeza hacia abajo
• Respiración profunda y amplia
• Voz grave, ritmo lento con
muchas pausas
• Referencia a las sensaciones en la
elección de palabras – conectores
del discurso del tipo (siente,
atiende, huele, saborea).
¿Cómo piensan?

• Los pensadores kinestésicos confían en sus sentimientos, sensaciones e

intuiciones.

• Ellos conocen más a través de lo que sienten que a través de lo que

piensan.

• Ellos pueden involucrarse con lo que están haciendo y continuar

concentrados aun en medio de las distracciones.

• Expresan sus sentimientos como se expresan a sí mismos, a través del

arte, la actuación, la escritura, etc.
Confirmando el estilo (Pistas de Acceso Ocular)

Creación Visual Recuerdo Visual

Creación Auditiva Recuerdo Auditivo

Recuerdo Kinésico
Creación Kinésica
Los tiempos de una reunión

• Después…

• Envíe a todos los participantes un resumen breve de la reunión,

responsabilidades y tarea delegadas, así como tiempos de
informe.
Módulo 2: Las habilidades para una Reunión Eficiente

• Una reunión es un encuentro cara a cara

• Escuchar es distinto a oír en una reunión
• Tome notas, la pérdida de información es altísima
• La importancia de la empatía en las reuniones
• Desarrollar sintonía con otros, para reuniones eficientes
• Negociar en una reunión para mejorar relaciones
• La comunicación y evaluación de compromisos
Escuchar es distinto a oír en una reunión
La pérdida dramática de información

Lo que el otro tiene que decir

Lo que el otro es capaz de decir 100% DE LA INFORMACIÓN

Lo que el otro dice

Lo que puedo escuchar
Lo que escucho 70% DE LA INFORMACIÓN
Lo que entiendo
Con lo que estoy de acuerdo
Lo que recuerdo

Lo que resumiré o repetiré 10 a 30%

Lo que utilizaré
La importancia de la Empatía en las reuniones

• Es la consecuencia de la Escucha Activa…

• Es una competencia emocional…

Desarrollar Sintonía con otros

• Haga Rapport
Negociar en una reunión para mejorar relaciones

• ¿Qué es una BUENA negociación para ustedes?

• Revisemos los modelos actuales

(Neurocomunicación y Harvard)
La comunicación y evaluación de compromisos

• Clarifique y evalúe los compromisos

• Lleve una bitácora de ellos

• Recompense y felicite
Módulo 3: Gestión del Tiempo

• ¿Qué es el tiempo?
• Los ladrones del tiempo
• Aclarar prioridades
• Aprender a delegar
• Las claves de la administración eficiente del tiempo
¿Qué es el tiempo?

• Un recurso escaso que usamos para medir distancias, ¿distancias?

Los ladrones del tiempo

• Existen factores que roban tiempo,

que lo hacen más escaso…y otros
que nos hacen aprovecharlo…

• Flexibilidad

• Conciencia para disminuir el

Tráfico mental excesivo

• Priorización (Cantidad de acciones

- Aprenda a decir NO PUEDO)

• Ansiedad y estrés
Aprender a delegar

• Tercerizar depende de una serie de elementos…

1. La necesidad de espectáculo unipersonal la impide

2. La baja confianza en otros, también

3. El delegar pasa por quién

4. Enfóquese en resultados y respalde

5. Entregue el crédito y felicite