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Fases de la auditoria

Para la evaluación al cumplimiento de la normativa ambiental aplicable, así como


el cumplimiento al plan de manejo del estudio de impacto ambiental, la presenta
auditoría ambiental contemplara tres etapas: Pre-Auditoria, (fase preliminar o
preparación) auditoria in situ (fase de campo), post-auditoria (fase de informe
final).
Cada una de estas etapas básicas están constituidas por una serie de pasos a
realizar:
1. En la etapa de pre-auditoría, fase de preparación o fase preliminar se comienza
a preparar en el recinto auditor la AMA (auditoría medioambiental) y se analiza la
situación en términos técnico-teóricos.
2. En la etapa de trabajo de campo, fase de ejecución o fase de auditoría
(propiamente dicha) se llevan a cabo las actividades in situ comprobando y
verificando el grado de cumplimiento de la situación estudiada en la fase de
gabinete.
3. Por último, en la etapa de post-auditoría o fase de informe se analizan los
resultados obtenidos en la fase de campo, valorándolos y realizando un diseño de
las medidas correctoras de los impactos detectados. Todo ello se reflejará en el
informe final.
Pre auditoria
El proceso de la AMA se inicia con una serie de actividades que tienen lugar antes
de que se realice la verdadera auditoría sobre el terreno.
Empieza con la asignación del líder del equipo auditor e incluye todas las
actividades a realizar, como la selección del equipo auditor, definición del
protocolo de la auditoría y la recopilación de la información in situ.
Cada auditoría posee particularidades distintas a las demás. No obstante, existen
unas fases comunes que, aunque pueden tener definiciones distintas para otros
consultores, siguen generalmente el proceso secuencial lógico necesario para
organizar el trabajo de una forma racional.
Así pues, en la fase de preparación pueden tenerse en cuenta los siguientes
pasos:
1. Establecer contacto con la empresa a auditar. Fijar el objetivo u objetivos de
la auditoría, así como su ámbito de actuación.
2. Fijar los recursos necesarios tanto humanos como técnicos, elegir una
autoridad en el equipo auditor, así como establecer las normas y protocolo
a seguir.
3. Establecer las actividades en base a un orden cronológico, fijando un
calendario de actuación.
4. Diseñar el sistema de muestreo, incluyendo visitas a la planta y entrevistas
con el personal.
5. Llevar a cabo el proceso de obtención y tratamiento de la información:
- Diagramas, procesos, organigramas, inventario de focos contaminantes, datos
de los libros de registro, en definitiva, una revisión amplia del historial de la
empresa auditada.
- Revisar el proceso productivo de cada uno de los artículos fabricados por la
empresa, incluyendo un análisis del producto final. Esta revisión debe incluir
aspectos como los riesgos de seguridad v de medio ambiente.
Visita previa
En esta se realiza un recorrido general por las instalaciones, en el cuál se anotan
los sitios que a simple vista puedan ocasionar posible contaminación al ambiente e
inseguridad para los trabajos que en la planta se realizan.
 Elaboración, que es en la que se planean los trabajos a realizar en campo
para el propósito de la auditoria.
 Comentarios, en los que se aclaran dudas sobre los trabajos asignados a
los auditores.
 Solución a comentarios, que llevan el cumplimiento adecuado del trabajo
asignado por el coordinador de la auditoria.
Plan de auditoria
Esta actividad se subdivide en tres etapas:
VISITA DE CAMPO:
En esta parte los trabajos que son recorridos en las instalaciones de la planta,
citados en la actividad anterior se realizan de acuerdo con el plan formado y
básicamente se desarrolla la auditoria; las pruebas y los análisis, así como el
reporte de avance.
EVALUACIÓN Y REPORTE:
Consiste en la recopilación de los resultados de la visita de campo, se comparan
los mismos con las normas oficiales aplicables, se procede a la elaboración del
Informe de auditoría, se revisan por parte del supervisor y se da solución a los
comentarios que del informe surjan.
AVISO A LA PROFEPA:
El informe realizado se entrega a la Procuraduría Federal de Protección al
Ambiente y se otorga la liberación del supervisor para posteriormente al concluir
los compromisos contraídos por la empresa auditada se da por finalizado el
trabajo de auditoría ambiental.
La auditoría (actividades de campo)
La fase de ejecución, también llamada trabajo de campo, examen, entrevistas,
etc., corresponde a la etapa de recogida de datos in situ. Contempla, por tanto,
todo aquello que concierne a la recogida de información -realización de
entrevistas, inspección de procedimientos, registros y documentación del sistema,
en el lugar de la auditoría. Abarca el período de tiempo comprendido entre la
llegada el primer día al lugar a auditar (reunión inicial) y la partida definitiva del
mismo.
Constituye la fase más operativa de la auditoría en cuanto que comprende la
recogida de información y el análisis de esa información, este hecho lleva en
ocasiones a confundir esta fase con la auditoría misma.
Con el fin de encontrar la máxima información sobre el SGMA de la empresa
auditada, durante la fase de ejecución se establecen cuatro apartados, en cada
uno de los cuales se aplican técnicas apropiadas a cada caso. Esta manera de
operar permite a la postre valorar con mayor precisión el nivel de aplicación y
eficacia del SGMA. Estos apartados son:
1. La reunión inicial.
2. El estudio del SGMA empleado por la empresa.
3. La verificación de dicho SGMA.
4. Los encuentros entre el equipo auditor y la empresa auditada que permitan
alcanzar el diálogo fluido entre ambas partes.
Entrevistas y reuniones con:
- Responsables del SGMA de la empresa.
- Responsables de la administración medioambiental.
- Consultores externos participantes del proyecto o actividad empresarial.
- Reunión de conclusiones generales.
- Verificación del deterioro medioambiental.
- Medición de contaminantes.

Determinación de la magnitud del impacto.


En la reunión inicial debe contemplarse de forma detallada las bases del programa
de la auditoría: el programa de reuniones (fijando las personas a entrevistar, el
horario y los días), aspectos referentes al muestreo y la encuesta (por ejemplo,
que personas serán entrevistadas, etc.) o la estimación de los tiempos para las
reuniones y tiempos para las inspecciones de campo.
Este tipo de aspectos son importantes para conseguir que las actuaciones de la
auditoría interfieran lo menos posible en lo que es la actividad normal de la
empresa auditada.
La empresa auditada deberá establecer un lugar en la propia planta donde pueda
reunirse el equipo auditador durante sus visitas, así como contemplar las medidas
de seguridad necesarias para el equipo auditor durante sus inspecciones de los
procesos productivos.
También deben cuidarse aspectos menos advertibles a simple vista, pero de igual
importancia; por ejemplo, durante las entrevistas es preferible que el entrevistador
sea un auditor experimentado que cuide aspectos formales en la entrevista que
permitan al entrevistado sentirse cómodo y, en un tono de cordialidad, exponerles
las razones de la auditoría para que, así, ellos describan su actividad a la vez que
contestan a las preguntas del cuestionario.

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