Planes, proyectos y programas

Este post define y explica tres conceptos básicos que manejamos en

comunicación interna: plan, proyecto y programa.

La gestión eficaz del área de comunicación interna demanda de un plan, de

proyectos y de programas.

¿Conoces las diferencias entre plan, proyecto y programa?

 

PLAN:
Es un documento de trabajo que recopila y concreta  los objetivos que se desean
alcanzar durante un periodo de tiempo. Tiene como punto de partida un
diagnóstico de la situación que se va a enfrentar y una evaluación de las
dificultades y detalla un conjunto de acciones a realizar.

En su contenido se especifican prioridades, criterios, políticas, recursos,

presupuesto, calendario de actuación,  responsables, métricas y evaluación.

Tipos de planes: Los planes de una organización según su alcance y plazo

pueden ser de 3 tipos: planes estratégicos, tácticos y operativos.

Planes estratégicos: Lideran estos planes las cúpulas jerárquicas (Alta

Dirección). Se formulan por un periodo de tres a cinco años y están orientados a
cumplir las metas trazadas por la organización. Consideran a la organización
como un todo y definen el rumbo de la misma.

Planes tácticos: Lideran estos planes los principales departamentos (Directores

de áreas). En éstos se determinan los temas y aspectos que se deben trabajar a
mediano plazo (de uno a tres años) y pretenden garantizar el mejor uso de los
recursos, su optimización; son liderados por directivos o gerentes de la empresa.

Planes operativos: Lideran estos planes los mandos medios (Jefes,

coordinadores, supervisores que tienen a cargo personas) Son formulados por los
directores de área por un periodo no superior al año. Tienen como fin determinar
con anterioridad el rol de cada individuo en las unidades operacionales donde
trabajará y obedece a cuestiones tácticas y estratégicas.

¿Qué es el plan estratégico de comunicación interna?

Se trata de un instrumento de trabajo de carácter global alineado con el plan

estratégico del negocio y con el plan estratégico de comunicación externa y en la
misma línea propone una serie de medidas de comunicación interna desde una
perspectiva integral.

¿Cuál es el fin del plan estratégico, con qué áreas se debe coordinar y qué 
comprende?

La finalidad del plan es alinear al personal con los objetivos del negocio
Sus propuestas tienen como objetivo programar y prever e incluyen programas y
proyectos coordinados con las áreas claves de la organización como son
comunicación externa, marketing y RRHH.

Engloba un conjunto de programas y proyectos

 PROGRAMA 

Es un instrumento para coordinar, implementar y hacer progresar la estrategia de

la organización(Roberts P 2012:45)

Concreta las líneas generales contenidas dentro de un plan que está conformado
por un conjunto de programas. El programa hace posible el plan mediante un
conjunto de acciones orientadas a alcanzar metas y objetivos. 

Los programas son más complejos, están enfocados a un ámbito amplio y suelen
estar compuestos por un conjunto de proyectos.

PROYECTO Conjunto de actividades concretas, interconectadas y coordinadas

entre sí, con el fin de satisfacer necesidades o resolver problema, tienen una
justificación muy concreta. Por esta razón, en las organizaciones, cada
departamento tiene a su  a cargo  el desarrollo de una cartera de proyectos que
son liderados por equipos de trabajo.

Los proyectos forman parte de un plan y de un programa; tienen una duración más
corta y por lo general, pocos promotores. Se formulan cuando existen actividades
nuevas, incluyendo mejoras, reformas.

Según explica  Paul Roberts (2012), tienen una fecha de  inicio y de fin, formulan
objetivos específicos; de esta manera proporciona el control para que una
organización progrese; son únicos, cumplen calendarios, manejan un presupuesto
autónomo y recurren a un abanico de recursos. Un proyecto requerirá de un
conjunto de capacidades, conocimientos, habilidades y experiencia de personas.

Ejemplo de plan estratégico de comunicación interna

Por ejemplo, el plan estratégico de comunicación interna puede incluir 3

programas y  7 proyectos

1.Programa de responsabilidad social interna

1. Proyectos de voluntariado
2. Proyectos de mecenazgo y patrocinios

2.Programas de Gestión del cambio y digitalización

1. Proyecto de blogs corporativos: blog de innovación, blog de calidad…

2. Proyectos de redes sociales internas: facebook,  workplace by Facebook…
3. Proyectos del manuales de uso de redes sociales: Linkedin…

3.Programas de crisis

1. Proyectos de simulacros
2. Proyecto de formación de portavoces.

Conclusión

En un plan se consideran programas y proyectos. Los programas son amplios y

los proyectos concretos.

Un PLAN se implanta a través de diversos PROGRAMAS, y de la misma manera,

cada programa implica la puesta en marcha de diferentes PROYECTOS. Por
último, los proyectos se ejecutan a través de ACTUACIONES, unidad mínima de
efectos de la planificación; por debajo de estas estarían las TAREAS o
ACTIVIDADES.