EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS MUNICIPALES NO Código: ESDU-CONT-F-01

DOMICILIARIOS DE DUITAMA Fecha Aprobación:

“ESDU”NIT:891.855.951-1 15-07-2011
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ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS
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CONTRATACION DE MINIMA CUANTIA

ESTUDIOS PREVIOS PARA EL SUMINISTRO DE ELEMENTOS DE CÓMPUTO Y

SERVICIO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO (HARDWARE Y
SOFTWARE) PARA LOS EQUIPOS DE CÓMPUTO E IMPRESORAS

Duitama, 27 de enero 2015

Doctora
MARTHA EUGENIA CEPEDA DIAZ
GERENTE
EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS NO DOMICILIARIOS DE DUITAMA “ESDU”
Ciudad

Asunto: los interesados en presentar propuestas para suscribir contrato de suministro de elementos
de computo y servicio de mantenimiento preventivo y correctivo (hardware y software) para los
equipos de cómputo e impresoras de la EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS MUNICIPALES
NO DOMICILIARIOS DE DUITAMA “ESDU”

Respetada Doctora Martha,

La Empresa de Servicios Públicos Municipales No Domiciliarios de Duitama “ESDU” cuenta con

equipos de computo en cada una de sus oficinas de trabajo ubicadas en la Alcaldía Municipal
oficina 504; Terminal de Transporte y Plaza de Mercado. Dichos equipos requieren, mantenimiento
preventivo, correctivo, suministro de repuestos de los equipos de computo, impresoras y servidores
así como de suministro de: Tóner, cartuchos de tinta, pad Mouse, teclado, baterías de Portátil,
monitores por desgaste del fósforo, entre otros. Los equipos que requieren: mantenimiento,
configuración y suministro de: Cartuchos para impresora HP 3940 que tiene cartuchos de tinta Nº
21 y 22, Tóner para impresora HP 1020 85A y tóner para impresora multifuncional HP M1212 y
tóner para impresora P1102 para la Terminal de Transportes y Gerencia de la empresa; y las
respectivas recargas de los mismos. Dicha contratación se da por las siguientes razones

a.- Que ESDU cuenta con equipos de cómputo, impresoras láser y de inyección de tinta, scanner,
unidad de backup y servidores que atienden el correo electrónico, página web, salida a Internet,
almacenamiento de bases de datos, los cuales requieren una respuesta oportuna frente a fallas que
coadyuven con su buen funcionamiento y óptimo rendimiento. Equipos que se encuentran ubicados
en: Terminal de Transportes, Plaza de Mercado – Mercaplaza y Oficina Principal, los cuales son
propensos a daños por el trabajo que tienen a diario.
b.- Que por el uso del internet los equipos son propensos a virus y a que los sistemas se deterioren
o se dañen.
c.- Que es prioritario para ESDU contar con un buen programa de soporte y mantenimiento
correctivo y preventivo tanto a Hardware como a software, que realice el mantenimiento a DISCOS
DUROS necesarios (desfragmentación, limpieza de archivos dañados y demás casos que tienen que
ver con el mantenimiento), igualmente se debe verificar que los equipos no se encuentren con virus
y que el rendimiento del computador sea óptimo.
d.- Que ESDU, no cuenta con personal certificado y calificado en esta área, por lo cual, se requiere
contratar el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo, para el normal funcionamiento de
los servidores y equipos de usuario final en aras de su óptimo funcionamiento.
e.- Que el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos en mención así como
de los suministros objeto a contratar son medios para que la Empresa ESDU cumpla con su función
social cual es: El ejercicio de funciones administrativas tendientes a la prestación de los servicios
públicos en las centrales de transporte de pasajeros, plazas de mercado abiertas y cubiertas, Plazas
de Ferias y Exposiciones.

2. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR

2.1. OBJETO
Suministro de elementos de computo y servicio de mantenimiento preventivo y correctivo
(hardware y Software) para los equipos de cómputo e impresoras que son de propiedad de la
Empresa de Servicios Públicos Municipales No Domiciliarios de Duitama ESDU.

3. CONDICIONES TECNICAS EXIGIDAS

Duitama, Mas Unidos Mas Humanos

Edifício Administrativo Of. 504 Tel: 7604098 Fax: 7610352 Conmutador 7602641 Duitama
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CONTRATACION DE MINIMA CUANTIA

Para efectos de establecer monto de propuesta económica y poder asignar puntaje se establece los
siguientes suministros y servicio de mantenimiento de los equipos existentes, los cuales son los más
requeridos en la Empresa. Queda claro que existirá algunos productos de cómputo se requieren y no
se contemplan en la relación siguiente pero que pueden ser suministrados dependiendo de la
necesidad existente y que se ajusten al presupuesto del contrato.

DESCRIPCIÓN CODIGO CANTI

DAD
1 CARTUCHO No 21 Y 22 IMPRESORA HP3940 44103105 1
2 MANTENIMIENTO COMPUTADORES 81112300 1
3 SUMINISTRO DE TECLADOS PARA LOS 43211706 1
COMPUTADORES DE ESCRITORIO
4 MOUSE 43211708 1
5 MOUSE PADS 43211802 1
6 MANTENIMIENTO DE IMPRESORA LASER 81112306 1
7 MONITORES Y PANTALLAS PARA COMPUTADOR DE 43211900 1
18.5 PULGADAS
8 MANTENIMIENTO IMPRESORA MATRIZ DE PUNTO 81112306 1
9 MANTENIMIENTO IMPRESORA MULTIFUNCIONAL 81112306 1
M1212
10 DISPOSITIVOS DE ALMACENAMIENTO EXTRAÍBLES 43202000 1
USB DE 8 GIGAS
11 RECARGA CARTUCHO No 21 1
12 RECARGA CARTUCHO No 22 1
13 RECARGA TONER HP 12 A 1
14 RECARGA TONER HP 36 A 1
15 RECARGA TONER HP 85 A 1
16 TONER HP 12 A IMPRESORA HP 1020 44103103 1
17 TONER HP 85 A IMPRESORA HP 1102 44103103 1
18 CABLES PARA COMPUTADOR 43202222 1

Nota: los elementos Aquí relacionados no se van a pedir en su totalidad sino en la medida que la
empresa los necesiten se irán solicitando en el trascurso de los 10 MESES.

3.1. REQUIISTOS HABILITANTES

El ofrecimiento más favorable para la entidad a que se refiere el Artículo 5 de la Ley 1150 de 2007
y el Decreto 1510 de 2013, corresponde a aquel que dé el menor precio a la entidad; de hecho el
MENOR PRECIO OFRECIDO SERÁ EL ÚNICO FACTOR DE EVALUACIÓN. Si alguno
de estos documentos faltare, La ESDU lo solicitará durante el período de calificación de las
propuestas, para lo cual los proponentes los deberán presentar durante este mismo tiempo, cuya
fecha esté vigente dentro del término para la presentación de la misma; de no ser así, se
descalificarán las propuestas y no se continuará con su proceso evaluativo.

3.1.1. CAPACIDAD JURIDICA

Con el propósito de verificar los requisitos habilitantes el proponente deberá presentar con la
propuesta debidamente diligenciada los siguientes documentos:

PARA PERSONA NATURAL

- Carta de presentación de la propuesta, firmada en original por el proponente.
- Certificado de Antecedentes Fiscales (Contraloría), vigente.
- Certificado de Antecedentes Disciplinarios (Procuraduría), vigente.
- Registro Único Tributario (RUT).
- Fotocopia de la cédula de ciudadanía.
- Certificado de Cámara de Comercio, renovado año 2015.
- Certificado de afiliación y/o recibo de pago en salud y pensión, actualizado
- Formato de Hoja de vida de persona natural bien soportada.

PARA PERSONA JURÍDICA

- Carta de presentación de la propuesta, firmada en original por el Representante legal de la persona
jurídica.
- Certificado de Antecedentes Fiscales (Contraloría) del Representante Legal y Persona Jurídica,
vigente.
- Certificado de Antecedentes Disciplinarios (Procuraduría) del Representante Legal y Persona
Jurídica, vigente.
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- Certificado de Existencia y Representación legal, renovado 2015

- Registro Único Tributario (RUT) de la Persona Jurídica.
- Certificado de Aportes Parafiscales, actualizado.
- Fotocopia de la cédula de ciudadanía de Representante Legal
- Formato de Hoja de vida de persona jurídica bien soportada

CONSORCIO O UNIÓN TEMPORAL

Si la oferta es presentada por un Consorcio o una Unión Temporal, además de los enunciados para
persona jurídica, se deberá aportar el documento de constitución suscrito por sus integrantes, el cual
deberá expresar claramente su conformación, las reglas básicas que regulan las relaciones entre
ellos y su responsabilidad, de tal manera que se demuestre el estricto cumplimiento a lo establecido
en el artículo 7o. de la Ley 80 de 1993.

3.1.1.1. Documento de constitución de Consorcios o Uniones temporales

El proponente deberá acreditar la existencia del Consorcio o de la Unión Temporal, y
específicamente la circunstancia de tratarse de uno u otro, lo cual deberá declararse de manera
expresa en el acuerdo de asociación correspondiente, señalando las reglas básicas que regulan las
relaciones entre ellos, los términos, condiciones y porcentaje de participación de los miembros del
Consorcio y de la Unión Temporal. Las Uniones Temporales deberán además relacionar el
porcentaje de ejecución de cada uno de sus integrantes. Estos aspectos no podrán ser modificados
sin el consentimiento previo de La ESDU. Los miembros del Consorcio o Unión Temporal deberán
designar la persona que, para todos los efectos, representará al Consorcio o Unión Temporal y
señalarán las reglas básicas que regulen las relaciones entre ellos y sus responsabilidades de
conformidad con el parágrafo 1 del artículo 7º de la Ley 80 de 1993, e indicando que su duración
será como mínimo la exigida en este pliego. Los miembros del Consorcio o Unión Temporal
deberán aportar las actas de las respectivas juntas directivas, juntas de socios o asambleas de
accionistas, según los casos, mediante las cuales autoricen a los representantes legales a presentar
propuesta en Consorcio o Unión Temporal. Esta autorización debe ser previa a la presentación de la
propuesta. Acreditar un término mínimo de duración del Consorcio o de la Unión Temporal igual al
término de ejecución del presente contrato y cuatro (4) meses más, contados a partir del
vencimiento del plazo máximo de vigencia o duración del contrato. Acreditar la existencia,
representación legal, capacidad legal y jurídica de las personas naturales o jurídicas consorciadas o
asociadas en Unión Temporal, y la capacidad de sus representantes para la constitución del
Consorcio o Unión Temporal, así como de la propuesta para la presentación, celebración y
ejecución del contrato. Acreditar que cada una de las personas jurídicas integrantes del Consorcio o
Unión Temporal tienen un término mínimo de duración de dos (2) años, contados a partir del
vencimiento del plazo máximo del contrato o de la vigencia o duración del mismo.

3.1.3. EXPERIENCIA MÍNIMA

El proponente debe acreditar la experiencia relacionada a través del certificado cámara de comercio
presentar tres (3) contratos suscritos con entidades públicas y/o privadas ejecutados dentro de los
últimos tres (3) años contados hasta la fecha de cierre del presente proceso y cuyo valor sumado sea
igual o superior al 100% del presupuesto oficial del presente proceso, cuyo objeto se encuentre
relacionado con la presente convocatoria.

3.2. PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIÓN DE LA PROPUESTA GANADORA

Por parte del evaluador designado por el ordenador del gasto se procederá a la verificación y
evaluación de las propuestas. Los proponentes deberán estructurar la propuesta aportando la
documentación en el mismo orden en que se indica, la cual solo se verificará en el oferente que
presente el precio más bajo, por parte del evaluador designado por el ordenador del gasto, para lo
cual, se tendrán en cuenta las reglas de subsanabilidad establecidas en el Decreto 1510 de 2013. En
caso de que este no cumpla con los requisitos habilitantes exigidos, se podrá contratar con el
oferente que haya presentado el segundo menor precio previa verificación de sus calidades
habilitantes. En todo caso, la oferta deberá encontrarse en condiciones del mercado y satisfacer las
necesidades de la entidad. De no lograrse lo anterior, se repetirá el proceso de selección. La ESDU,
seleccionará mediante comunicación de aceptación de la oferta, la propuesta con el menor precio,
siempre y cuando cumpla con las condiciones exigidas en los presentes estudios previos.

3.3. CRITERIOS DE DESEMPATE

En caso de empate a menor precio, La ESDU actuará de conformidad con lo establecido en el
Decreto 1510 de 2013.
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4. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN

La modalidad de contratación es la de mínima cuantía. En desarrollo de lo señalado en el Capítulo
Séptimo, artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 y el Decreto 1510 de 2013 mediante el cual se
reglamenta la contratación de Mínima Cuantía.

5. PERFIL DE COMPETENCIAS QUE DEBE CUMPLIR EL SUPERVISOR

La supervisión del contrato estará a cargo del Estará del Subgerente de Servicios.

6. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO A CELEBRAR, PLAZO

Para efectos de estimar el precio para la presente contratación se toma como punto de referencia lo
contratado durante el año inmediatamente anterior, valor que ascendió a la suma de CINCO
MILLONES DE PESOS MCTE ($5.000.000.oo). Por lo anterior el monto se ha calculado con base
en dicho valor que para el año 2015 baja dado que han transcurrido ya dos meses, y la terminal de
transportes se entrega a finales del mes de marzo; por ello el valor estimado a contratar para el año
2015 será de TRES MILLONES QUINIENTOS MIL DE PESOS MCTE ($3.500.000.oo)

6.1. PLAZO
10 meses.

6.2. FORMA DE PAGO

ESDU cancelara al CONTRATISTA, en pagos parciales cada dos meses hasta agotar el presupuesto
oficial establecido; previa certificación de recibidos a satisfacción por el supervisor del contrato y
previo cumplimiento de los requisitos establecidos para el cumplimiento del mismo.

7. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

La Empresa de Servicios Públicos Municipales No Domiciliarios de Duitama “ESDU”
certifica que existe el rubro presupuestal para esta contratación de mínima cuantía.

10. OBLIGACIONES DE LA ESDU

Expedir el certificado de Registro Presupuestal del contrato

1. Efectuar los pagos estipulados en la forma y oportunidad previstas.
2. Designar el supervisor para vigilar el cumplimiento del objeto contractual dentro del término de
ejecución y demás condiciones establecidas.
3. Suministrar al CONTRATISTA la información requerida para el desarrollo del objeto
contractual.
4. Vigilar el cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones que se deriven del contrato.

11. GARANTIAS: En aplicación al artículo 77 del Decreto 1510 de 2013 por tratarse de un
contrato cuyo valor es inferior a la menor cuantía prevista para ESDU. No se solicita la constitución
de garantías contractuales

Sin otro particular

JACOBO CASTAÑEDA BARRERA

Subgerente de servicios

ORIGINAL FIRMADO

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