SUBSECRETARÍA DE PUERTOS Y TRANSPORTE SPTMF-TEC-2020-JR-86

MARÍTIMO Y FLUVIAL
FECHA: 17-11-2020

“INFORME TÉCNICO - ANÁLISIS DE ADQUISICIÓN DE LICENCIA DE PRUEBA PILOTO PARA

UFIRST BUSINESS”
ANTECEDENTES:

Mediante correo con fecha 6 de noviembre del 2020 enviado por Ing. Edison Cóndor Maigualca, Oficial de Seguridad
de la Información del MTOP indica:

“El Ministerio de Telecomunicaciones y de la Sociedad de la Información - MINTEL, a través de un acuerdo de

colaboración con la empresa U-First empresa tecnológica que ha diseñado una Solución de Gestión de Turnos
Virtuales y Agendamiento Virtual, plataforma cloud flexible y modular capaz de cubrir varias necesidades a nivel
corporativo, en organizaciones públicas y privadas, y sin distinción del tamaño de empresa, funciona como estándar
para la acción de obtener turnos inteligentes; dicha empresa otorgarán licencias para el uso gratuito de la solución
virtual ufirst business en varias instituciones públicas durante un periodo determinado (hasta febrero 2021).”

“Bajo este contexto se ha procedido a efectuar los contactos con el personal del MINTEL quienes han invitado a una
reunión virtual para la Presentación de la Solución Empresa U-First (acercamiento), por lo expuesto se analice la
factibilidad de implementar dicha solución en la atención ciudadana de Pesos y Dimensiones, Matriculación y
Subsecretaria de Puertos con la licencia gratuita que se está ofreciendo y se recomienda delegar a un funcionario de
cada proceso para asistir a la Invitación a la reunión de WEBEX: Presentación de la Solución Empresa U-First el día
jueves 8 de octubre 2020 a las 15h00; informar por este medio los delegados.”

Mediante correo con fecha 7 de noviembre del 2020 enviado por Mgs. Verónica Alcívar Ortiz, Subsecretaria de
Puertos y Transporte Marítimo y Fluvial, donde dispone:

“… que participen en videoconferencia:

- Francisco Ruiz, Analista de Tecnología de la SPTMF.
- Martha Loor, Supervisora del área de Atención al Usuario de la SPTMF-GYE.”

El personal asignado participó en la videoconferencia efectuada el 12 de noviembre del 2020 “MTOP - ufirst”, donde
se socializó presentación del funcionamiento del software.

Mediante correo con fecha 13 de noviembre del 2020 enviado por Jairo Calupiña, Director Comercial LATAM
UFIRST, asocia lo siguiente:

“…funcionalidades técnicas de Ufirst para su análisis (Doc.: RFI), adicional adjunto propuesta (Doc.: Catálogo de
Servicios) ajustada con los detalles y pasos de la prueba piloto a implementar…”
OBJETIVO:

Elaborar informe técnico para analizar la adquisición de licencia de prueba para UFIRST BUSINESS.

DESCRIPCIÓN (ANÁLISIS TÉCNICO):

Sistema actual de turnos:

La Subsecretaría de Puertos y Transporte Marítimo y Fluvial, cuenta con un sistema de turnos en sitio, únicamente
en SPTMF Guayaquil llamado “SATURNO”, el cual actualmente se encuentra deshabilitado por avería en el servidor;
nuestro sistema cuenta con servidor local, monitor para proyección de turnos y Kiosko virtual generador de turnos.

Plataforma UFIRST y sus componentes de uso:

UFIRST es una plataforma digital que permite reservar/tomar turnos virtuales y/o reservar una cita a través de una
aplicación mediante el uso de un dispositivo móvil celular o Tablet, por lo que acudiría al lugar solamente cuando es
notificado.

Ufirst Manager: Permite la configuración de la plataforma y el acceso a las funciones de los diferentes módulos de
ufirst activos en su negocio (Empresas contratan LICENCIAS para el uso de ufirst en sus Sucursales).

Ufirst Tótem: Permite a los clientes acceder a la fila virtual reservando su propio turno desde el negocio u oficina.
Ufirst Tótem se puede instalar en cualquier Tablet Android o iOS disponible en el punto.

Ufirst Monitor: Se conecta con la pantalla y permite mostrar al interno del consultorio o punto de venta el turno que
está siendo atendido.

Ufirst App: Entrar a la fila virtualmente, hacer una reserva (Los clientes descargan GRATIS).

No es necesaria la adquisición de equipos a menos que la institución no cuente con ellos, ya que se pueden
reutilizar los que se encuentran en uso.

El software funciona mediante tiempos de atención ya sea por tiempo de trámite o tiempo de atención por usuario

Los usuarios solo podrán agendar turnos mediante un teléfono móvil, Tablet o desde el Tótem (Kiosko virtual)
ubicado en la institución ya que con un PC o laptop solo podrán ver el estado de disponibilidad, más no podrán
reservar turnos.

Existe la posibilidad de mantener un establecimiento virtual para que la atención sea por videoconferencia,
mediante agendamiento.

Condiciones Plan Piloto:

Se realizó la solicitud de gratuidad para el año 2020, lo cual fue aprobado por nuestra casa matriz de Ufirst en Italia
considerando la importancia de la atención del servicio ciudadano en el Ministerio de Transporte y Obras Públicas.

El costo estipulado para contratar el servicio posterior la gratuidad es de ($101.13 mensuales (sin IVA) en un
contrato anual anticipado por Gestional y establecimiento (una licencia), más el costo de instalación ($102,50
pagado solo una vez por establecimiento), precios que son parte del convenio de cooperación con MINTEL, se
mantendrá para los contratos a celebrarse en el mes de Enero del 2021.
El Gestional Incluye: Licencias para el uso de 3 Aplicativos: ufirst Manager, ufirst Monitor, ufirst Tótem.

Soporte 24/7.

Inconvenientes actuales en área de Atención a Usuarios:

El área de A.A.U.U. no cuenta con políticas para la atención a usuarios que limiten y/o restrinjan la cantidad y/o tipo
de trámites por usuario, lo que impide fijar un tiempo estimado en la atención de cada uno de ellos, ya que los
tiempos de atención son demasiado variables por la cantidad de trámites que son atendidos por turno y esto se
aplica para todos los trámites, así mismo, la SPTMF no cuenta con personal de A.A.U.U. suficiente para la atención
y/o asignación de trámites en específico a nivel Nacional.

Certificación PAC 2021 por aprobar:

Si se llegase a adquirir la licencia del software y/o equipos necesarios para las oficinas a nivel Nacional, estos se
encuentran solicitados dentro del PAC 2021 por ser aprobado.

CODIGO TIPO COMPRA

CATEGORIA (Bien, obra, DETALLE DEL PRODUCTO UNIDAD (metro, litro COSTO UNITARIO
CANTIDAD TOTAL
CPC A NIVEL servicio o (Descripción de la contratación) etc.) (Dólares)
8 consultoría)
Equipos, Sistemas y Paquetes
Informáticos (de larga duración)
ADQUISICIÓN EQUIPO DE CONTROL
DE TURNOS, TURNEROS,
731250012 SERVICIO CALIFICADORES DE ATENCIÓN AL 2 UNIDAD $ 1.500,00 $ 3.000,00
USUARIO Y KIOSCO PARA LA
SUBSECRETARÍA DE PUERTOS Y
TRANSPORTE MARÍTIMO Y FLUVIAL
MATRIZ Y OFICINA EN TERRITORIOS.

5129000115 BIEN Licencias Computacionales 2 UNIDAD $ 5.000,00 $ 10.000,00

LICENCIAS ARCGIS, AUTOCAD, etc.

CONCLUSIONES

El sistema Ufirst agilitaría el manejo de atención a usuarios Descongestionando la sala de espera y distribuyendo los
flujos de clientes, los usuarios conocerían en tiempo real del estado de la fila, al tomar un turno virtual de forma
remota y acudirían a nuestras instalaciones solamente cuando sea notificado por la aplicación, pero la SPTMF no
cuenta con políticas de atención a usuarios que restrinjan la cantidad de trámites por usuario, etc., por lo que no
cuenta con personal suficiente, por este motivo, no se puede contabilizar el tiempo de duración de atención, ya que
la SPTMF se maneja por usuario mas no por trámite.
RECOMENDACIONES:

La SPTMF para poder realizar la implementación de pruebas piloto de ufirst, primero deberá contar con Políticas
para la atención a usuarios que limiten y/o restrinjan la cantidad de trámites a realizar por usuario, etc.

Se debe identificar, separar los trámites que demanden mayor y menor tiempo, así poder estimar tiempo de
atención por trámite y realizar la prueba piloto con trámites específicos.

Asignar horarios de atención de trámites específicos, además de contar con el personal suficiente.

Mientras no existan estos factores, no se podrá dar un uso adecuado al sistema.

Para la posible futura adquisición de licencia de ufirst, se deberá contar con el PAC anual aprobado.

ELABORADO POR:

Firmado electrónicamente por:

JOSE
FRANCISCO

Ing. José Francisco Ruiz Reyes

Analista de Tecnologías de la Información Distrital