Agencias de viajes

Tema 1-Aspectos básicos del negocio de los viajes

Origen de las agencias de viajes

Todo comenzaría a mediados de siglo XIX, concretamente el 5 de julio de

1841, con Thomas Cook como uno de los organizadores de reuniones
antialcohólicas. Parece ser que no tenían mucho éxito y cada vez acudía
menos gente a ellas así que se le ocurrió premiar la asistencia con un premio
que consistía en una salida a un Congreso que trataba esta adicción
en Loughboroung. Para ello, contrataría un tren en el que viajarían 570
personas que, tras el pago de 1 chelín, obtendrían un billete de ida y vuelta
además de incluir una merienda y la posibilidad de jugar al cricket y bailar al
son de una banda. Aunque inicialmente Cook no lo tuvo fácil para convencer
al director del ferrocarril que le alquilase el tren a un precio asequible, al final
lo conseguiría convirtiéndose el viaje en todo un éxito, no solo por la gran
asistencia sino porque durante ese día todos permanecieron alejados de las
tabernas y del alcohol.

Viendo las posibilidades de explotar esta idea en el futuro, fundaría poco

tiempo después Thomas Cook & Son, la primera agencia de viajes de la
historia. Inicialmente ofertaba circuitos por Inglaterra que en poco tiempo
extendería por toda Europa y Egipto, y gran parte del éxito se basaba en
negociar precios baratos con los hoteles y ferrocarriles, obteniendo así grandes
beneficios.

En 1851 organizaría un viaje a la Exposición Universal de Londres para

165.000 personas y cuatro años después otro a la de París. El negocio se
expandiría rápidamente debiendo trasladar la sede de la empresa a Londres,
llevando su idea a los EE. UU. y a otros países europeos donde concertaría los
servicios de varias compañías ferroviarias. En 1856 organizó el primer tour en
el que 350 personas disfrutarían de una ruta por toda Escocia, y en 1867
crearía el primer cupón de hotel conocido como “voucher”, nuestro actual
bono. Puestos a ser el primero, Thomas Cook lo sería al llevar a un grupo de
nueve personas a hacer la vuelta al mundo en un viaje turístico.

Al mismo  tiempo, el norteamericano Henry Wells crearía American Express,

vinculada inicialmente al transporte de mercancías y correos para después
convertirse en organización financiera emisora de cheques de viajes, y en
1920 en agencia de viajes.

Concepto

Una agencia de viajes es una empresa asociada al turismo, cuyo oficio es la

intermediación, organización y realización de proyectos, planes e itinerarios,
elaboración y venta de productos turísticos entre sus clientes y determinados
proveedores de viajes, como por ejemplo transportistas (aerolíneas, cruceros),
servicio de alojamiento (hoteles), con el objetivo de poner los bienes y
servicios turísticos a disposición de quienes deseen y puedan utilizarlos.

Importancia

Las Agencias de Viajes son empresas que sirven de enlace profesional entre el
turista y las empresas turísticas nacionales y extranjeras. Durante mucho
tiempo se les ha considerado empresas de apoyo, sin tomar en cuenta que han
desarrollado sus funciones originales y generado nuevas, para convertirse en
uno de los factores importantes en la comercialización de la oferta turística a
niveles local, regional, nacional e internacional, al provocar y canalizar de
manera directa el desplazamiento individual y masivo. Por un lado es
representante activo de hoteles, las líneas aéreas, navieras, ferrocarrileras y de
auto transporte; arrendadoras de automóviles, etc., al concentrar un elevado
porcentaje de ventas anuales a solicitud del turista; pero también es necesario
señalar que las Agencias de Viajes provocan un alto volumen de ventas que de
otra forma no se originarían ya que juegan un papel muy importante de
promoción profesional de recursos turísticos de interés mundial.

Clasificación

 Agencias de viajes Mayoristas: son aquellas que proyectan, elaboran y

ofrecen toda clase de servicios y viajes combinados para su
afianzamiento. No pudiendo vender ni ofrecer su producto al usuario.
Cada mayorista trabaja directamente con los hoteles y líneas aéreas
específicas para elaborar paquetes que puedan venderse al público.
Estos paquetes son de diferente naturaleza: algunos están diseñados
para grupos y otros para individuos o parejas; otros exigen permanecer
en dos o más hoteles; otros más cuentan con especialidades como
paquetes para recién casados, paquetes para jugadores de golf o para
esquiadores. A través de su relación con los hoteles el mayorista obtiene
asignación de cierto número de habitaciones que puede vender sin
 verificar con el hotel (Allomet).Además, al mayorista que ha
establecido una línea de crédito con el hotel no se le pide hacer un
depósito por anticipado. El mayorista expide un cupón a la agencia de
viajes (minorista) y ésta a su vez, la entrega al cliente. El huésped
presenta el cupón al momento del check in y éste lo usa posteriormente
para facturar al mayorista y luego, el mayorista le factura a los
minoristas.

 Agencias de viajes Minorista: comercializan el producto de los agencias

de viajes mayoristas vendiendo directamente al usuario turístico o
proyectan, elaboran, organizan o venden toda clase de servicios y viajes
combinados al turista, no pudiendo ofrecen ni comercializar sus
productos a través de otros servicios. Esta agencia de viajes, es aquella
que vende al público. Además de, detrás del negocio de viajes, están
diversas agencias que trabajan al mayoreo, con las que las agencias
minoristas hacen sus reservaciones en lugar de hacerlas directamente
con el hotel. En la mayoría de los casos, sería muy costoso para las
agencias minoristas comunicarse directamente con el hotel cada vez que
tuvieran una reservación. Además, los negocios reservados
directamente por el minorista exigen el envío de un depósito al hotel y
en muchos casos, particularmente durante los períodos de gran
actividad, la agencia minorista no puede saber de inmediato si el hotel
podrá brindarle el alojamiento solicitado. Finalmente en años recientes
los clientes han pedido paquetes que combinan el alojamiento en el
hotel, el viaje aéreo, los traslados en grupos y las excursiones.

Tema 2- Organización
Independientemente del tamaño de la empresa, la agencia de viajes debe tener
tres departamentos o áreas bien definidas a fin de ofrecer un servicio
organizado y de calidad.

1. El departamento comercial es donde se diseñan, planifican y elaboran

los paquetes y ofertas que luego serán presentadas a los clientes.
Asimismo, en este sector también se contratan los servicios a terceros
como hoteles, restaurantes y aerolíneas.

2. El departamento de operaciones o reservas se ocupa de realizar las

reservas necesarias en hoteles, restaurantes, excursiones turísticas,
 alquiler de coches, entradas a espectáculos y demás actividades
incluidas dentro del paquete o programa seleccionado por el cliente.

3. El departamento contable se encarga de registrar la venta y ejecutar

cada operación que se realiza, así como también de llevar a cabo todas
las operaciones bancarias que requiera la agencia y efectuar los pagos a
los proveedores por los servicios prestados.

Tema 3- Ubicación
Será obligatorio para las agencias de viajes y de turismo que operen en el país,
establecer oficinas debidamente equipadas y ajustadas a los requerimientos de
la Dirección Nacional. Para que las agencias de viajes y de turismo radicadas
en el extranjero puedan ejercer actividades en la República, deberán cumplir
todas las disposiciones legales y, además, nombrar representantes que tengan
oficinas y dirección conocidas en la República, que reúnan condiciones de
moralidad, experiencia en la materia y solvencia económica.

Tema 4- Libros y registros

Los libros contables deben ser utilizados en la agencia de viajes, para asentar
los movimientos económicos y financieros, siendo los obligatorios el Libro
Diario y el Libro de Inventario y Balance. 

Cada registro debe asentarse de manera diaria y cronológica para que sea real.
A través de ellos se puede medir y controlar los aumentos, disminuciones y
saldos de los elementos del Patrimonio.

Asimismo, hay que realizar a cada año el balance general mostrando el Estado
de Situación Patrimonial, el Estado de Resultados, el Estado de Evolución del
Patrimonio Neto y el Estado de Origen y Aplicación de Fondos; realizando
previamente una auditoría que permita controlar las operaciones de la agencia
de viajes y verificar el correcto cumplimiento de las obligaciones fiscales.
También es el Libro de Sueldo y Jornales, de carácter obligatorio, en el cual se
plasman las retribuciones monetarias hacia los empleados, en el que va a
incluir los sueldos (sueldo básico más comisiones a pagar), cargas sociales, y
obligaciones a pagar por parte de las empresas por la contratación misma.
El registro del pago de sueldos a nuestros empleados debe ser asentado
además en el Libro Diario ya que forman parte de los egresos de la compañía.
Finalmente, luego de asentar en los libros la información correspondiente se
debe realizar el Balance de Sumas y Saldos. En el cual se coloca cuenta por
cuenta los montos de dinero que tuvieron movimiento en el mes corrido, no
importa si fueron entrantes o salientes, pérdidas o ganancias.

Tema 5- Organización de personal

Gerente general

-Dirigir la empresa.
-Tomar decisiones.
-Organizar la estructura de la empresa actual y a futuro.
-Decidir respecto al personal en seleccionar a quien contratar y capacitar.
-Analizar los problemas de la empresa.
Contador
-Determina y cumple las obligaciones fiscales.
-Recibe y clasifica todos los documentos que le sean asignado.
-Prepara los estados financieros y balances de ganancias.
-Emite cheques correspondientes a pagos de proveedores y servicios de
personal.
-Busca la mejor manera de aprovechar los recursos financieros.

Supervisor de ventas

-Buscan nuevos clientes.

-Líder en proyectos propuestos por el gerente.
-Ejecuta Actividades planificadas.
-Contribuye al mantenimiento constante de satisfacción a nuestros clientes.

Agente de ventas

-Estar familiarizado con el servicio para conocer mejor al cliente.

-Realizar la venta de viajes directamente con el cliente.
-Manejar la reservación de servicios requeridos, cotización y expedición de
boletos.
-Elaborar la documentación necesaria.
-Informar al cliente sobre los requisitos del viaje y las reglas que debe cumplir
el pasajero, especialmente cuando es un viaje internacional.
-Entregar al pasajero toda la información necesaria.
-Verificar que todo este confirmado correctamente.
-Cobrar al cliente y asegurar de hacer los pagos necesarios.
-Comunicarse al cliente al regreso para mantener el contacto con este.