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Pasantia Contaduria Publica 2020
Pasantia Contaduria Publica 2020
VICERRECTORADO ACADEMICO
Tutor Autor
2
NDICE
Pág.
INTRODUCCION
1 CAPITULO I EL PROBLEMA 05
1. Planteamiento del Problema 05
1
1. Objetivos General y Específicos 06
2
1. Justificación 07
3
1. Alcances y Limitaciones 07
4
2 CAPITULO II MARCO TEORICO 08
2. Identificación y Referencia de la Organización 08
1
2. Bases Teóricas 09
2
2. Definiciones Básicas 19
3
3 CAPITULO III MARCO REFERENCIAL 20
3. Diseño de la Investigación 20
1
3. Diagnóstico 23
2
3. Factibilidad de la Propuesta 24
3
4 CAPITULO IV FORMULACION DE LA PROPUESTA 25
5 CAPITULO V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 30
ANEXOS
REFERENCIAS
3
INTRODUCCION
Es importante destacar que aunque el estudio al que nos referiremos tiene una
connotación contable debido a que corresponde a un requisito en la formación académica
para optar al título de Contador Público, no podemos dejar de hacer una mención especial a
la situación economía actual, a la recesión mundial y al proceso hiperinflacionario actual
que presenta Venezuela.
Debido que el tema central se refiere a las cuentas por Cobrar Clientes,
considerando que el Banco Central de Venezuela como ente regulador del Sistema
Monetario no ha diseñado una política adecuada para estabilizar el sistema monetario y
financiero del país, logrando que no haya disponibilidad de la moneda de curso legal a
nivel nacional, lo que imposibilita la cobranza por concepto de ventas de Bienes o Servicios
proveniente de las actividades propias de cada compañía a nivel Nacional. Nos
dirigiremos en Lineamientos para procedimientos de Control Interno que reduzca los plazos
de cobranza, convirtiéndolas en el corto plazo en medidas extrema como consecuencia del
entorno Económico-Político por una parte. Por otra parte, diseñaremos un Libro
Electrónico de Cuentas por cobrar donde cada Hoja contenga la información mensual de los
saldos deudores de cada clientes, llevándolo a un resumen global que nos permita evaluar
las variaciones mensuales y el comportamiento de cada uno de los principales clientes y así
con una información precisa y oportuna podamos tomar una decisión correcta en el entorno
financiero de la compañía.
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CAPITULO I EL PROBLEMA
Cuando la población tiene más dinero, aumentos de salarios u otra vía, la tendencia
natural es comprar más bienes, lo cual puede provocar una demanda que no guarda relación
con los que se ofrece en el mercado, ocasionando generalmente un aumento en los precios
de los productos.
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en circulación acorde con el desempeño económico en su conjunto, a fin de lograr la
estabilidad de los precios.
En los estados financieros de las entidades se reflejan una serie de partidas con unas
características relacionadas con la inflación. Algunas se protegen de la inflación: las no
monetarias, no monetarias (Propiedad, planta y equipo, Inventario entre otros). En esta
investigación nos enfocaremos en una partida monetaria de alta liquidez como es las
Cuentas por Cobrar que en un alto porcentaje los movimiento de ingreso de las finanzas de
cualquier organización. Actualmente el país atraviesa un déficit de dinero o cuasi dinero, lo
que nos imposibilita ser más eficientes en el manejo contable de nuestros recursos. Es por
ello que debemos reinventarnos constantemente y establecer nuevos lineamientos de
control interno de las cuentas por cobrar para el manejo de los recursos líquidos. La
empresa Pastialimentos, C.A. Requiere la creación de un departamento Administrativo –
Contable y establecer los lineamientos de control interno de sus cuentas contables.
Objetivo General:
Establecer lineamientos del control interno de las cuentas por cobrar Clientes para el
manejo eficiente de los recursos financieros de la Empresa Pastialimentos, C.A.
Objetivos Específicos:
- Describir los procesos Administrativos contables para los integrantes del área de
cuentas por cobrar fijando las responsabilidades pertinentes a cada cargo.
- Formular los requisitos para la concesión de créditos de clientes y el monto máximo de
créditos.
- Establecer políticas de cobro para las cuentas por cobrar.
- Elaboración de Libro Electrónico de Cuentas por Cobrar Clientes.
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1.3 Justificación
Esta propuesta nace por la iniciativa particular por uno de los socios de Pastialimentos,
C.A. quien en búsqueda de mejorar los procedimientos Administrativos Contables, acuden
en la solicitud de asesoramiento para diseñar formas de registro de la cuentas por cobrar
Clientes, ya que estas le permiten a los socios conocer los saldos deudores de los clientes
que por lo general se le despacha mercancía correspondientes al sector alimentación,
evitando arrastrar saldos incorrectos que tienen dichas cuentas.
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propuestos por la organización a nivel financiero cada vez que esté en la búsqueda de la
información financiera actualizada.
Otro aspecto importante que se considera en esta investigación es el corto tiempo que se
dispone y la inexistencia de personal que sirva de apoyo en la ejecución del diseño,
haciendo que la recolección de la información sea lenta y que la base de dato sea
consistente con datos reciente sin obtener histórico precisos.
- Identificación:
a) Denominación:
Pastialimentos, C.A.
b) Objeto:
c) Domicilio:
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Calle 192B, Local Nro. 104-121, Sector Unión, Naguanagua – Estado Carabobo,
Venezuela:
2.2.1 Control:
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3. Aumentar las eficiencias en las operaciones.
Para alcanzar estos objetivos, el sistema de control interno debe estar sustentando en los
siguientes elementos:
c. División de Funciones: Es uno de los elementos claves del control interno. Gira
en torno a la previsión de que jamás debe permitirse que en una sola persona tenga a su
cargo la totalidad del proceso en la realización de una transacción comercial. Para ello,
debe lograrse que cada operación pase por varias personas diferentes cuyas funciones no
tengan realizaciones entre sí. con ellos se logra que los funcionarios que realizan la
transacción, no puedan intervenir en el registro de la misma ni tengan la custodia del
bien involucrado.
De esta forma, al intervenir varias personas en el proceso de cada transacción, los errores
voluntarios e involuntarios serán detectados con mayor rapidez.
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con claridad. Así se lograra que toda transacción sea previamente autorizada por el
funcionario designado.
c. Informes: La efectividad del sistema del control interno deben medirse por los
resultados prácticos que proporcionan. las frecuentes elaboraciones de informes tales
como balances, estados de resultados, de costos de producción, de ventas, de gastos,
etc., en formas comparativas y el análisis de las variaciones obtenidas, son
procedimientos que afianzan la confiabilidad del control interno.
3. Factor Humano: La idoneidad del factor humano con que cuente la empresa, es
fundamental para el buen funcionamiento del control interno. los principales elementos
que deben tenerse en cuenta con relación a el factor humano son:
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b. Eficiencia: Este elemento está íntimamente relacionado con el proceso de
selección y entrenamiento. La efectividad de un trabajo será tanto mayor, cuanto mejor
esté preparado.
Detectar el grado de fortaleza o debilidad que una persona posee en este aspecto no es fácil.
Sin embargo, la realización de pruebas psicotécnicas al ser seleccionadas y, luego, la
ejecución de un adecuado seguimiento de sus actuaciones, irán conformando una idea de lo
que esa persona es en ese sentido.
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4. Sistemas de tarjetas o cintas para computadoras (este sistema lo utiliza empresas
grandes donde existen volúmenes importantes de operaciones y para lo cual tienen que
valerse de procesamiento electrónico de datos, por medio del computador).
Sin embargo cualquiera que sea el método a utilizar toda "cuenta" presenta características
comunes:
2. En la columna de fecha se describe el día mes y año en que ocurre la operación
que se va a registrar en la cuenta el año y el mes no es necesario repetirlo sino cuando
varía.
4. En la columna del "debe" se anotan los importes en términos monetarios que
significan cargo o débito para la cuenta.
5. En la columna del "Haber" se anotan los importes en términos monetarios que
represente abono o crédito para la cuenta.
Titular: Es el nombre de la cuenta; es lo que nos indica que estamos registrando en ella,
es decir, donde hemos titulado compra, registraremos solo la mercancía comprada; donde
hemos titulado ventas sola la mercancía vendida; donde titulamos banco solamente el
movimiento de nuestras cuentas en los bancos, etc.
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Debe: El debe es la parte izquierda de la cuenta, donde se anota todo lo que el titular de la
cuenta recibe. Cuando el cliente va a un negocio y le compra mercancía a crédito, este
señor le dice: "cárgueme en cuenta"; cargar en la cuenta es anotar en el debe, también se
dice debitar o adeudar. Haber: Es la parte derecha de la cuenta, donde se anota todo lo
que el titular de la cuenta entrega; cuando el anterior cliente, aquel que le compró a crédito
le paga, le dice "abóneme a mi cuenta"; abonar en la cuenta es abonar en el haber, también
se puede acreditar.
Saldo: Es la diferencia entre los movimientos deudor y acreedor. Existen dos clases de
saldos, saldo deudor y saldo acreedor.
Además de las cuentas reales y nominales encontramos también las cuentas Mixtas y las
cuentas de Orden.
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Cuentas Mixtas: Son aquellas cuentas cuyo saldo en una fecha determinada está formado
por una parte real y otra parte nominal, sin embargo al cierre económico todo su saldo debe
ser de naturaleza real como por ejemplo, algunos pre pagados o diferidos.
Suarez y Mujica (2006) en su libro Fundamentos de la Contabilidad I dice: las cuentas por
cobrar se originan cuando se realiza una venta a crédito y representan el monto total que
adeudan los clientes por concepto de las actividades operativas propias de la empresa; están
representadas por facturas. Aumentan por el debe y disminuyen por el haber. Su saldo es
deudor.
Brito. J. (1.994), refiere que las cuentas por cobrar Son derechos legítimamente adquiridos
por la empresa que llegado el momento de ejecutar o ejercer ese derecho, recibirá
a cambio efectivo o cualquier otra clase de bienes o servicios. (pág. 333).
Atendiendo a su origen, las cuentas por cobrar pueden ser clasificadas en:
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Este grupo de cuentas por cobrar está formado por aquellas cuyo origen es la venta a
crédito de bienes o servicios y que, generalmente, están respaldadas por la aceptación de
una "factura" por parte del cliente.
Las cuentas por cobrar provenientes de ventas a crédito son comúnmente conocidas
como "cuentas por cobrar comerciales" o "cuentas por cobrar a clientes" y deben ser
presentadas en el balance general en el grupo de activo circulante o corriente, excepto
aquellas cuyo vencimiento sea mayor que el ciclo normal de operaciones de la empresa, el
cual, en la mayoría de los casos, es de doce meses.
Cuando el ciclo de operaciones de una empresa sea superior a un año, y que, como
se comentó anteriormente, este hecho permita presentar dentro del activo circulante cuentas
por cobrar con vencimiento mayor de doce meses, es necesario que éstas aparezcan
separadas de las que vencerán antes de un año. Si se hace caso omiso de esta norma y se
presentan ambos grupos en una sola cuenta, este hecho debe ser revelado mediante notas al
balance.
Como el título indica, se refiere a derechos por cobrar que la empresa posee
originados por transacciones diferentes a ventas de bienes y servicios a crédito.
Este tipo de cuentas por cobrar deberán aparecer clasificadas en el Balance General
en el grupo de Activo Circulante, siempre que se espere que vayan a ser cobradas dentro
del ciclo normal de operaciones de la empresa, el cual, como se ha comentado,
generalmente es de doce meses.
De acuerdo con la naturaleza de la transacción que las origina, las cuentas por cobrar no
provenientes de ventas de bienes o servicios, pueden ser clasificadas a su vez en dos
grupos:
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1) Cuentas por cobrar que representan derechos por cobrar en efectivo.
2) Cuentas por cobrar que representan derechos por cobrar en bienes diferentes a efectivo.
Estas cuentas por cobrar se refieren a derechos que serán cobrados en efectivo. El
origen de estas cuentas por cobrar es muy variado.
a- Ventas.
b- Despacho.
c- Facturación.
d- Crédito y Cobranzas.
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f- Caja.
Es esta la razón por la que se recomienda que cuando se implanta el control interno, se
haga no sólo para controlar lo relacionado con cuentas por cobrar sino que,
simultáneamente, deben quedar también resguardadas el resto de las operaciones
mencionadas.
Todo pedido de clientes debe ser sometido a revisión y aprobación antes del
despacho de la mercancía. Esta revisión debe ser hecha por:
3. Las cantidades físicas a despachar deben ser verificadas con las que se
mencionan en la nota de despacho al cliente.
4. Las notas de despacho deben estar pre numeradas y establecer un control sobre la
secuencia de las mismas.
c) Respecto a facturación:
1. Deben estar separadas las funciones del departamento de facturación de las que
realizan los departamentos de despacho y cuentas por cobrar.
2. Se establecerán los controles necesarios para asegurarse de que todas las notas de
despacho de mercancías son facturadas.
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3. Las facturas deben estar pre numeradas llevando un control adecuado de su
existencia y uso.
b. Conceder descuentos fuera del período normal o exceso sobre los términos
usuales.
Las notas de crédito por devoluciones y rebajas deben estar pre numeradas y su uso
debidamente controlado.
Cuando se emitan notas de crédito por concepto de devolución, deben estar respaldadas por
un informe de recepción de mercancía devuelta y aprobadas por un funcionario
responsable.
Las facturas deben ser clasificadas por su antigüedad y ser revisadas periódicamente
por un funcionario responsable.
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Cobranza: Son las operaciones necesarias para transformar un activo exigible en un activo
líquido. Es un derecho representado en una cuenta por cobrar a un tercero y que al ser
cobrada se convierte en un ingreso de dinero.
Periodo de crédito: Es la cantidad de tiempo promedio que se requiere para saldar las
cuentas por pagar.
Política: Es una regla que norma que norma la actuación y que acatándola, permite lograr
los fines propuestos.
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Proyecto Factible.
Investigación Documental.
Investigación de Campo.
Población.
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La investigación realizada de este estudio se ejecutara con la población de una
cantidad estimada de veintisiete (27) clientes Personas Naturales y Jurídicas, quienes son
clientes regulares de Pastialimentos, C.A. y a quienes se les otorga una línea de créditos.
Muestra.
El objetivo real es montar una base de dato precisa sobre los saldos deudores de los
clientes a quienes se les otorga una línea de crédito. Desde allí tomar las políticas
adecuadas para mejorar los procesos de registros contables y controles internos.
Técnicas.
Arias F. (2006), define a la Observación como "una técnica que consiste en visualizar o
captar mediante la vista, en forma sistemática, cualquier hecho, fenómeno o situación que
se produzca en la naturaleza o en la sociedad, en función de unos objetivos de investigación
preestablecido". (pág. 69)
Silva J. (2009) en cuanto a la Observación Directa nos dice: "es la técnica más importante
en la investigación, por cuanto conecta al investigador con la realidad, es decir, al sujeto
con el objeto o problema (pág. 109). Por esto se puede decir que esta investigación se basa
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en la observación directa ya que se visitó a la Empresa Grupo Ferre gases C.A., con el fin
de observar y así comprender cuál era la problemática que este tenía en el departamento de
cobranza.
Instrumentos:
Arias F. (2006) define los Instrumentos como: "Es cualquier recurso, dispositivo o formato
(en papel o digital), que se utiliza para obtener, registrar o almacenar información".
(pág.69). Los instrumentos de recolección de datos que se aplicaron fueron los siguientes:
el Registro de Fuentes Documental.
3.2 Diagnóstico:
Pastialimentos, C.A. a pesar de ser una compañía que fue creada en el año 2014; se
encuentra desprovista de una estructura organizativa (Administrativa – Contable) que le
permita llevar a cabo cada una de las actividades correspondiente para ser eficiente y
alcanzar los objetivos que se propongan en el futuro.
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Pastialimentos encargada básicamente de la comercialización tienes a su cargo la
distribución de un conjunto de productos y de la Administración teóricamente hablando
de las Bodegas Afiliada:
Y otros conjuntos de clientes a los cuales se les otorga crédito por los despacho de
mercancía. El único registro que se lleva a cabo es un Libro Mayor impreso, sin
ninguna secuencia a correlativos o fecha, con deficiencia en las normativas contable
con múltiples enmendaduras.
3.3.1 Económica: La propuesta es viable a corto plazo dado que las inversiones no tendrán
que desembolsar grandes cantidades de dinero en inversiones de equipos ni sistema. Sin
embargo en un futuro próximo tendría que enfocarse en la elaboración de:
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- Costos operativos para la puesta en marcha de los procedimientos formulados.
3.3.2 Operativa:
Debe que el diseño se basara en Libros Electrónico para las Cuentas por Cobrar,
Inventarios y Despachos en una hoja de Cálculo del sistema Microsoft Excel. Podemos
mostrar que actualmente con la poca variedad de ventas de productos se puede llevar de
manera eficiente este proceso. Sin embargo, reactivado la economía del país y
diversificando de productos y el volumen diario de ventas, será imposible llevar el control
interno.
Estructura de la Propuesta
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La propuesta la estructuraremos con base a dos enfoques uno Teórico o
Metodológico y Práctico o de registro;
4.1 Lineamientos:
a) Creación estructura departamento de cuentas por cobrar, integrado por factores tales
como: valores éticos, integridad y la competencia de la personas con la organización.
c) El departamento cuentas por cobrar es quien concede el crédito al futuro cliente, luego
de realizar la evaluación del mismo. Los documentos que se reciben de los clientes para el
otorgamiento del crédito deben ser autorizados por el departamento correspondiente.
e) Establecer los montos máximos y mínimos de crédito para cada cliente, de acuerdo a la
clasificación antes mencionada.
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datos y documentos consignados por el cliente tomando como tiempo máximo de
verificación de los mismos dos (02) días. Una vez comprobados los datos y los mismos son
correctos, es autorizado el crédito a través del jefe del departamento y se notifica dicha
decisión al cliente para que proceda a realizar el pedido. Si el cliente no reúne las
condiciones exigidas por la gerencia, se le envía una carta por escrito en donde se le
explique las razones por las cuales no fue aprobado el crédito.
i) Efectuar reuniones periódicas con la finalidad de conocer la concepción del trabajo que
ellos realizan y conocer la manera como desarrollan su labor para detectar de esta forma el
grado de conocimiento que tiene , a su vez es importante destacar en estas reuniones las
actividades que se consideran inadecuadas y que se encuentras inmiscuida dentro de sus
operaciones.
j) Establecer canales de comunicación para que los empleados del departamento de cuentas
por cobrar, reporten asuntos indeseables sospechados.
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k) Valoración de Riesgos: Es el establecimiento de objetivos, enlazados en distintos niveles
y consistente internamente. Es la identificación y el análisis de los riesgos relevantes para la
consecución de los objetivos constituyendo una base para determinar cómo se debe
administrar los riesgos en el departamento de cuentas por cobrar de fuentes externas e
internas. En este sentido, se plantea lo siguiente: - El personal del departamento de cuentas
por cobrar deberá tener claro los objetivos de la entidad a fines que se puedan detectar los
riesgos y tomar medidas a tiempo para enfrentarlos, y así, implantar mecanismos
razonables para anticiparse a los cambios que puedan afectar la organización, ayudando a
eludir los problemas que lo impiden y tomando ventajas de las próximas oportunidades. –
4.2 Registro:
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4.2.1 Libro Mayor Electrónico – Cuentas Por Cobrar Clientes: Este debe llevar los
principios contables generalmente aceptado, el mismo contiene los registros de todas las
operaciones comerciales entre la empresa y el cliente.
- Ventas de Productos.
- Transferencias Recibidas.
- Abonos en Efectivos
4.2.3 Registro Contable: El monitoreo del registro se llevara con un formato que exprese
cada operación que no esté soportado por alguna factura o nota de entrega y así no deja sin
soporte dichas operaciones. No se puede dejar a la memoria humana los datos
correspondientes al histórico de las operaciones.
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CAPITULO V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
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este momento no se encuentras dispuesto a invertir en un sistema operativo administrativo
contable, lo que imposibilita llevar un mejor control de las operaciones y crecer a ritmos
crecientes en una economía de mercado estable. Es importante proyectarse a futuro y
considerar aspecto en la variación económico, operativo para la masificación de los
procesos de ventas en la comercialización de los productos principales de esta
organización.
ANEXOS
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Libro Mayor Electrónico – Cuentas Por Cobrar Clientes:
2
Pastialimentos, C.A.
RESUMEN
CUENTAS POR COBRAR CLIENTES
BOLIVARES
MES
AÑO
TOTALES - - - - -
3
4.2.2 Reporte de Punto de Ventas
FECHA
Pastialiementos, C.A.
REPORTE PUNTO DE VENTAS
BANCO
MONTOS (Bolívares) TOTAL VALOR TOTAL
FECHA EMPRESA LOTE BFC BVC BOD PROVINCIAL BOLIVARES Bs/$ $
1 - - -
2 - - -
3 - - -
4 - - -
5 - - -
6 - - -
7 - - -
8 - - -
9 - - -
10 - - -
11 - - -
12 - - -
13 - - -
14 - - -
15 - - -
16 - - -
17 - - -
18 - - -
19 - - -
20 - - -
21 - - -
22 - - -
23 - - -
24 - - -
25 - - -
26 - - -
27 - - -
28 - - -
29 - - -
30 - - -
31 - - -
TOTALES - - - - - -
4
4.2.3 Registro Contable
NOTA DE CONTABILIDAD
Pastialimentos, C.A. No.
CIUDAD Y FECHA
POR CONCEPTO DE:
N.I.
5
4.2.4 Registro de Efectivo
Pastialimentos, C.A. J-40474058-9
CAJA CHICA
EFECTIVO
DIFERENCIA -
6
REFERENCIAS