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Todas las empresas en su labor diaria ejecutan procesos que relacionan documentos
importantes que soportan las tareas y/o actividades. Sistematizar estos procesos a
través de BPM trae grandes beneficios para las organizaciones.
Algunos de los beneficios con los que cuenta las compañías que automatizan sus
procesos documentales están:
1. Seleccionar el proceso
Parte crucial de los procesos consiste en saber seleccionar por cuál de todos
comenzar. A la hora de seleccionar se debe tener en cuenta su importancia para la
organización y el nivel de complejidad.
2. Diseñarlo
El segundo paso es diagramar este proceso de tal forma que sea comprendido
gráficamente. Se recomienda utilizar la notación BPMN, modelo estándar de notación
de procesos aceptado a nivel mundial.
En este mismo punto se definen cuáles serán esos campos de carácter obligatorio,
cuáles serán visibles y se identifican las necesidades de búsqueda para filtrar la
información según la clasificación que defina la organización.
5. Asociar los documentos
Se definen los tipos de documentos que van a soportar el proceso documental , por
ejemplo, fotocopias de la cédula, hojas de vida, certificado de cuenta bancaria, libreta
militar (para hombres), etc.
6. Seleccionar la herramienta
Es importante hacer una buena selección del software BPM que tenga las
características necesarias para suplir las necesidades de tu negocio.
7. Indicadores