LOS CIEN ERRORES EN LA COMUNICACIÓN DE LAS ORGANIZACIONES

I. INTRODUCCIÓN:

Muchos piensan que los que se dedican a las relaciones públicas, pasan el día tomando
Martini, o repartiendo invitaciones para una discoteca. Si dices que eres un asesor de
imagen, creen que te dedicas a buscar combinaciones de corbatas y camisas, si dices
que eres consultor o director de comunicaciones, quizá eleves tu estima por tu
 profesión.

 Nuestro trabajo es intangible, lo llamamos: reputación, imagen o percepción pública y

cuesta creer que se pueda gestionar. Una vez salvados los estereotipos es fácil
explicar.

Al igual que otro estudio, se estudian las relaciones de las organizaciones públicas:
Prensa, cliente, vecinos, inversores, políticos y competencia, etc. El oficio de
comunicador es de mucho esfuerzo, debe saber anticipar, ser estratega, no ser
improvisado, saber diagnósticas, etc.

II. ÁREAS PERIODISTICAS:

A. PERIODISTAS:
Los medios tienen un gran nivel de influencia para la sociedad. Su contenido crea
ideas positivas y/o negativas para el comportamiento. Las organizaciones no deben
ser indiferentes ante esta realidad.
Hay que tener en cuenta la diferencia que existe entre el director de comunicación,
quien ordena al jefe de prensa, define la estrategia
estrate gia de comunicación y es responsable
de las relaciones con los inversores; y un jefe de prensa, el encargado de todas las
relaciones con los medios y quien trata con los periodistas. Las noticias investigadas
 por los periodistas no siempre son
s on de gran importancia para la sociedad, si no que
ellos optan por escoger lo más interesante que podría ser o no, un hecho relevante.
Una de las recomendaciones para publicar una nota de prensa, es llegar siempre a
tiempo, ya que los contenidos están escogidos a las seis de la tarde.

Es necesario saber elegir el momento adecuado para compartir información con un

 periodista, es decir, elegir adecuadamente si compete un desayuno, almuerzo o cena,
hay que tener en cuenta que ellos al ver que las organizaciones les ofrecen diversos,
regalos, atenciones los consideran que el servicio o producto que ofrece no es
suficientemente bueno.
 Cuando se quiere convocar a la prensa, debe siempre ser con anticipación, sin
olvidar que trabajan con acontecimientos de la actualidad, es preferible convocarlos
con dos o tres días de anticipación, si excede el tiempo es probable que se olviden,
 por la misma razón que viven a la expensa de lo que ocurre en el momento. Es
necesario que cualquier cosa que se quiera contar a los periodistas debe ser breve y
clara, sintetizar lo máximo.
En muchas ocasiones os periodistas cometen errores en las publicaciones, lo cual
debe ser corregido con el propio redactor y ser amable, si este se niega, el último
recurso es comprar un espacio en el medio y prepararemos un remitido de réplica.
Cada redactor tiene su desempeño en diferentes temas, sería un grave error pensar
que, la información política, llegaría al redactor del sector económica, o el del sector
empresarial al sector ambiental, se debe tener en cuenta. Las agencias de noticias
trabajan durante las veinticuatro horas del día proporcionan información, se debe
tener presente a los medios locales son habitualmente más abiertos y menos
agresivos que los grandes medios nacionales, más abiertos porque, al ser menos
deseado, tener menos demanda, reciben menos información, menos convocatorias,
menos ofrecimientos para entrevistas o reportajes.

También es importante mencionar a “of the record” que significa fuera de

micrófono, se debe manejar bien este momento ya que no presentará más adelante
ninguna evidencia que garantice lo que se dijo; se debe manejar muy bien lo que la
 publicidad muestra, no siempre lo que presenta de la organización es verdad.

B. CRISIS:
Todas las organizaciones, pueden tener problemas que afecten de forma directa y
repentina a su reputación. Se debe actuar inmediato en una situación de crisis, el
 público contemporáneo aborrece dicha actitud. Las empresas corren peligro. Se
vuelven vulnerables, porque las fuentes oficiales vendrían a ser la voz de la calle o
quizás la competencia, se debe determinar una estrategia proactiva o reactiva dar la
cara y declarar públicamente o preparar una campaña en los medios posibles.

En toda organización el peor momento es cuando el problema ha llegado, es por

ello la importancia de delegar responsabilidades específicas para que cuando la
crisis llegue se pueda solucionar con una mejor efectividad, lo peor sería mentir, es
éticamente reprobable y legalmente perseguible. Igual que es aplicable en un
 tribunal de la opinión pública el principio jurídico según el cual no actuar en casos
en los que está en peligro la integridad de otros u ocultar información relevante
 puede constituir delito.

Asumir las faltas tiene dos efectos muy positivos: Diluye el interés de los
 periodistas, reconocer los errores incrementa la credibilidad del que los asume.
Muchas organizaciones eligen tomar una decisión equivocada al pensar en perder
millones de euros solo por algo tan abstracto como su reputación, cuando una
organización actúa con responsabilidad inmediata, incluso excediendo su celo
 profesional, lo agradecen los responsables políticos que deben atajar las
consecuencias del problema. No siempre es bueno contratacar. Sobre todo, cuando
nuestro adversario espera que lo hagamos y cuando nuestros argumentos son más
débiles o menos atractivos que los suyos. A veces, incluso, es mejor alterar el rumbo
y buscar aguas más tranquilas.

Es mejor cooperar con quienes acosan, especialmente desde las organizaciones no

gubernamentales, una organización debe transmitir a sus miembros una cultura
organizativa común y unos objetivos compartidos, porque otros podrían
aprovecharse encontrando momentos de venganza, es por eso la importancia de
mantener buenas relaciones con lo públicos relacionados con una organización, ha
invitado a muchas de ellas a agudizar su imaginación para institucionalizarlas.

Tomar decisiones de forma radical en uno u otro sentido es un error. Dejarse llevar
sin más por el ímpetu comunicador de los asesores es ignorar que existen los
tribunales de justicia, el consejo que se rescata es: “No mostrarse como  un gigante
impasible y brutal”, los portavoces deben ser personas antes que portavoces, se debe
mostrar los sentimientos de solidaridad con los afectados por un accidente o una
negligencia no es moralmente exigible, sino también estratégicamente aconsejable.

Para responder rápido a una crisis también es importante tener la ayuda del internet,
esto hace que se convierta en un arma poderosa en manos de sus adversarios, cada
crisis atraviesa etapas, se debe reaccionar adecuadamente a cada una de ellas. Tener
en cuenta el aplicar la RSC es de suma importancia, esto hablará muy bien de la
empresa.

C. INVERSORES:
 Las relaciones con los inversores pasan a ser el público, la audiencia más selecta
entre todas. La empresa que mantiene una relación productiva con los inversores es
aquella que mantiene la transparencia, para lo bueno y lo malo. Mejorar e
incrementar la información que se remite al mercado, las relaciones desean que el
inversor tenga una información suficiente para tomar decisiones y que ésta sea de
calidad.

La memoria corporativa anual es la herramienta de las relaciones con los inversores.

La empresa hace un ejercicio de síntesis de lo que fue el año y compromete recursos
 para que su balance quede bien explicado y presentado de forma atractiva, dentro
de una organización, los éxitos son motivos propios de un movimiento inmenso en
la sociedad, principalmente en los medios, donde se comunica a la población
detalladamente cómo es que se logró y qué se hará posteriormente, no se debe
exagerar a los éxitos, pues de ellos no se sobrevive por mucho tiempo.

Los intermediarios en una organización son, con toda autoridad, los principales
encargados de tomar decisiones para el avance y desarrollo de una empresa,
olvidarse de ellos por lógica, es un error catastrófico. La empresa cosechará más
dando a conocer lo que ofrece, no por el nombre de “CEO”

D. GOBIERNOS:

Despreciar el lobbying es negar una práctica no sólo legal, si no legítima y necesaria,

ya que esta permite influir en lo que las autoridades legislativas o ejecutivas harán
o no, esto no es ilegal. Conocer los usos parlamentarios gubernamentales de cada
 país es necesario, ya que así se sabrá hacia quien dirigir el esfuerzo de comunicación.
El lobbying tiene como objetivo una concesión, son claros, solo es necesario tener
la capacidad de concretarlos. La redacción del lobbying no debe tener
ambigüedades, es necesario mantener claridad con aquellos que editarán el texto
legal.
Los calendarios son engañosos, ya que hacen creer que se tomará una decisión en la
fecha indicada, sin embargo, esto puede suceder mucho antes. El mejor momento
 para tomar decisiones es antes de tener el argumento del tema si son a favor o en
contra de lo que se trata.
Si se enfrentara a una batalla política es mejor tener de aliados gente del parlamento
o en el gobierno, ya que se ayudarán mutuamente. En la mayoría de los programas
“La investigación sociológica sirve para conocer el estado de opinión sobre una determinada cuestión
y poder diseñar estrategias y tácticas adecuadas. Pero, además, la investigación es una herramienta
óptima cuando se quiere obtener visibilidad” (Arroyo, 2011. p 248)