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Riesgos
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Planificar la Respuesta a los Riesgos
2
Índice
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INSTITUTO EUROPEO DE POSGRADO
Nota Técnica preparada por el Instituto Europeo de Posgrado. Este contenido es propiedad del Instituto Europeo de Posgrado.
Su difusión, reproducción o uso total o parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados.
Planificar la Respuesta a los Riesgos
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Objetivos
Hacer algo para eliminar las amenazas antes de que ocurran.
Por otro lado, según el PMI Practice Standard for Project Risk Management (2009), este
proceso determina las acciones de respuesta efectivas que resultan apropiadas a la prioridad
tanto de los riesgos individuales como al riesgo global del proyecto.
Los riesgos incluyen amenazas y oportunidades que pueden afectar al éxito del proyecto y
Las respuestas deben ser proporcionadas,
se debaten las respuestas para cada una de ellas. Las respuestas a los riesgos deben:
rentables, realistas, acordadas y con responsable
asignado. Adecuarse a la importancia del riesgo.
El objetivo principal del proceso es determinar un conjunto de acciones que mejoren las
posibilidades de éxito del proyecto al mismo tiempo que se cumplan las restricciones
aplicables de la organización y del proyecto.
Una vez que los riesgos han sido identificados, analizados y priorizados deben desarrollarse
planes para atender cada riesgo que el equipo del proyecto considere suficientemente
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importante, bien porque plantee una amenaza a los objetivos o bien por la oportunidad que
ofrece.
Las acciones de respuesta frente a los riesgos necesitan ejecutarse en el momento óptimo,
por ello las especificaciones de la respuesta frente a cada riesgo debe incluir una
descripción de cualquier disparador del riesgo, entendiendo por tal cualquier síntoma de
que un riesgo puede suceder.
La responsabilidad para controlar las condiciones del proyecto e implementar las acciones
correspondientes debe estar claramente definida. Cada riesgo debería haber sido asignado
a un dueño del riesgo como parte del proceso Identificar los Riesgos.
No resulta factible ni deseable eliminar todas las amenazas del proyecto, del mismo modo
En ocasiones, como consecuencia de
que hay un límite para tratar de gestionar proactivamente todas las oportunidades
implementar una respuesta, surgen riesgos
secundarios y riesgos residuales.
identificadas. Existen riesgos residuales que permanecerán después de que las respuestas
hayan sido implementadas. No es un riesgo nuevo, es el mismo riesgo pero, habitualmente,
minimizado. Estos riesgos deberían ser identificados claramente, analizados, documentados
y comunicados a todos los interesados claves del proyecto.
Todas las acciones aprobadas que surjan del plan de respuesta a los riesgos deben ser
integradas en el plan para la dirección del proyecto con la finalidad de asegurar que se
lleven a cabo como parte del desarrollo normal del proyecto, por lo que las acciones deben
estar integradas con los siguientes elementos:
gestión de recursos.
planificación de comunicaciones.
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2.1 Comunicar.
La comunicación con los interesados debe mantenerse de forma abierta y apropiada. Los
planes resultantes deben ser distribuidos para obtener la aprobación y asegurar su
aceptación por parte de todos los interesados.
Gran parte del éxito del proceso dependerá del apoyo e involucración tanto del equipo del
Todo el que participe en un proyecto, debe tener,
proyecto así como de otros interesados. Deben establecerse roles definidos para la gestión
además de su responsabilidad en el alcance,
responsabilidades claras en materia de riesgos. de riesgos como, por ejemplo: dueño del riesgo, líder o miembros de apoyo.
Es preferible que se asigne un solo propietario del riesgo para cada riesgo identificado
siendo, de esta forma, el único responsable de implementar la respuesta planificada, si
fuera necesario.
Al mismo tiempo, la alta dirección puede convertirse en propietaria de riesgos cuyas causas
sean políticas u organizacionales.
Las respuestas que han sido acordadas deben integrarse en el plan para la dirección del
proyecto y, por tanto, deben ser programadas dentro del cronograma y asignadas para su
ejecución. Las respuestas que dependan de condiciones inciertas deberán ser
monitorizadas para ser ejecutadas si la condición lo requiere.
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Cada respuesta debe planificarse en detalle e integrarse dentro del plan para la dirección
Responder a los riesgos no es “gratis”: será
del proyecto y requiere la estimación de recursos, costos y duración de las acciones;
necesario estimar costo y tiempo para hacer
frente a los riesgos del proyecto. actualizar el presupuesto y cronograma; obtener la aprobación por parte de la alta dirección;
obtener el compromiso de los propietarios de los riesgos y de las acciones frente a los
riesgos.
Las respuestas pueden desarrollarse para solucionar los riesgos relacionados por su causa
A veces, una sola respuesta puede enfrentar a
o por su efecto, para ello resulta de especial utilidad la categorización de riesgos, por
muchos riesgos que están unidos por la misma
causa.
ejemplo utilizando una estructura de desglose de riesgos, un diagrama de afinidad o
cualquier otra herramienta de categorización.
2.6 Asegurar que las respuestas son apropiadas, en el momento oportuno, efectivas
y acordadas.
Consistencia con los valores de la organización, los objetivos del proyecto y las
expectativas de los interesados.
Viabilidad técnica.
Habilidad del equipo del proyecto o de los propietarios de la acción frente a los
riesgos para llevar a cabo a las correspondientes acciones.
El plan de respuesta a los riegos debe combinar respuestas relacionadas con amenazas así
como con oportunidades, es decir, las distintas respuestas deben estar integradas dentro
de un único plan de respuestas.
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2] Plan de gestión de riesgos: se utilizan los roles y responsabilidades. efecto de los riesgos
individuales del proyecto.
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3] Asignaciones del equipo del proyecto: pueden mostrar los recursos que se pueden
asignar a las respuestas acordadas a los riesgos.
4] Calendario de recursos: puede mostrar cuándo están disponibles los recursos potenciales
para ser asignados a las respuestas acordadas a los riesgos.
5] Registro de riesgos: contiene información de los riesgos individuales del proyecto, el nivel
de prioridad de cada riesgo (que ayuda a determinar la urgencia de las respuestas, ya que
son más urgentes las respuestas frente a riesgos de alta prioridad que frente a los riesgos
de baja prioridad, para los cuales se calcula la reserva de contingencia)
6] Informe de riesgos: presenta el nivel actual de exposición general a los riesgos del
proyecto. Así mismo, enumera los riesgos individuales del proyecto en orden de prioridad.
El director del proyecto y los miembros del equipo deben desarrollar estrategias
Hay que desarrollar estrategias que afronten tanto
las amenazas como las oportunidades individuales. de respuesta frente a riesgos individuales, conjunto de riesgos y riesgos globales
del proyecto.
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AMENAZAS OPORTUNIDADES
Escalar Escalar
Evitar Explotar
Transferir Compartir
Mitigar Mejorar
Aceptar
RIESGO GENERAL
Evitar
Explotar
Transferir/Compartir
Mitigar/Mejorar
Aceptar
1) ESCALAR.
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2) EVITAR.
El dueño del riesgo puede aislar los objetivos del proyecto del impacto o
el objetivo amenazado.
* Ampliar el cronograma
* Cambiar la estrategia del proyecto
* Reducir el alcance del proyecto
* Aclarar los requisitos existentes
* Obtener más información
* Adquirir experiencia
* La más drástica: cancelar el proyecto
3) TRANSFERIR.
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4) MITIGAR.
5) ACEPTAR.
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1) ESCALAR
2) EXPLOTAR.
3) MEJORAR.
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4) COMPARTIR.
5) ACEPTAR.
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No sólo para los riesgos individuales deben planificarse respuestas si no, además, para el
También hay estrategias de respuesta para el
riesgo global del proyecto que son las mismas
riesgo general del proyecto. Las mismas estrategias que para los riesgos individuales
que para los riesgos individuales. pueden ser utilizadas para el riesgo global del proyecto.
Adicionalmente a las respuestas planificadas frente a los riesgos individuales, las siguientes
cuatro estrategias se pueden aplicar para gestionar el riesgo global del proyecto:
c. Replanificar el proyecto o cambiar el alcance y los límites del proyecto, por ejemplo,
modificando las prioridades, la distribución de recursos o los calendarios de entregas.
d. Continuar con el proyecto a pesar de que la exposición al riesgo exceda del nivel
deseado.
1. EVITAR:
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2. EXPLOTAR:
3. TRANSFERIR/COMPARTIR:
4. MITIGAR/MEJORAR:
Supone cambiar el nivel de riesgo general del proyecto para optimizar las
posibilidades de lograr los objetivos.
5. ACEPTAR:
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ii. Pasiva: ni implica ninguna acción proactiva más allá de realizar una
revisión periódica el nivel de riesgo general para asegurar
Para algunos riesgos, resulta apropiado para el equipo del proyecto crear un plan de
respuesta que sólo se ejecutará bajo determinadas condiciones predefinidas, cuando se
prevé que habrá suficientes señales de advertencia para implementar el plan.
Deben definirse y rastrearse los eventos que disparan la respuesta para contingencias
como, por ejemplo, no cumplir los hitos intermedios u obtener una prioridad más alta con el
proveedor.
Las respuestas a los riesgos identificados mediante esta técnica se denominan planes de
contingencia o planes de reserva, los cuales incluyen los eventos desencadenantes que
ponen en marcha los planes, es decir, los disparadores del riesgo.
En un proyecto, la mayor parte de los riesgos que pueden afectarle son conocidos e
identificados, para los cuales se planifican las estrategias de respuesta descritas
anteriormente. Sin embargo, todo proyecto está sujeto al suceso de riesgos desconocidos,
sobre los cuales hay una ausencia total de información, por eso no pueden identificarse, ni
incluirse en el registro de riesgos y, por tanto, tampoco existe una respuesta planificada.
Pero, ¿cómo se actúa si alguno de estos riesgos desconocidos sucede a la mitad del
proyecto¿ ¿Cómo se gestiona?
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1) Identificar la respuesta:
Coste de la respuesta.
3) Planificar la acción:
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Una vez que las respuestas han sido definidas e integradas en el plan para
la dirección del proyecto, se evalúa el riesgo individual y residual para
determinar si son necesarias respuestas adicionales.
El presupuesto y las actividades del cronograma necesarias para implem entar las
respuestas seleccionadas.
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Ejemplo
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4 Conclusiones
Las estrategias deben ser acordadas previamente por todas las partes.
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