CASO PRACTICO CLASE 4 UNIDAD 2

GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN

HECTOR HELY ALARCÓN SICHACÁ

GESTIÓN DE PROYECTOS 1

TUTOR
MABEL CLARENA LESMES

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA DE ASTURIAS

ESPECIALIZACIÓN GERENCIA DE PROYECTOS

SOGAMOSO
JUNIO 2020
En España, la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de
carácter personal fue desarrollada para adaptar la Directiva 95/46/CE. Dicha ley tenía por
objeto garantizar y proteger, en lo que concierne al tratamiento de los datos personales y los
derechos fundamentales de las personas físicas, y especialmente de su honor e intimidad
personal y familiar.

La ley sería de aplicación a los datos de carácter personal registrados en soporte físico, que
los hagan susceptibles de tratamiento, y a toda modalidad de uso posterior de estos datos por
los sectores público y privado. Se regiría por la ley todo tratamiento de datos de carácter
personal cundo el tratamiento sea efectuado en territorio español en el marco de las
actividades de un establecimiento del responsable del tratamiento.

Después de varias modificaciones de la ley orgánica, la Unión Europea (UE) desarrolla el

nuevo Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y de Consejo, conocido como
Reglamento General de Protección de Datos, el cuál entró en vigor hace ya 18 meses desde
hoy, pero comenzará a aplicarse exactamente a partir de 4 meses desde la fecha de hoy,
resultando obligatorio para las organizaciones implementar las nuevas medidas. Este
Reglamento deroga la Directiva 95/46/CE

El Reglamento pretende armonizar en todos los países de la Unión Europea la protección de

las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre
circulación de datos. Además, trata de dar respuesta a la realidad de los datos personales
dentro de la sociedad de la información actual.

Los nuevos requerimientos del Reglamento plantean importantes retos para todas las
entidades debido al elevado volumen de datos personales que gestionan, convirtiendo la
protección de datos personales en un aspecto crítico que todas las organizaciones deben tener
presente. El Reglamento es una norma directamente aplicable al ordenamiento jurídico
español, no requiriendo de normas internas específicas ni de desarrollo ni para su aplicación.

El Reglamento contiene conceptos, principios y mecanismos similares a los establecidos por

la Directiva 95/46. Por ello, las organizaciones que en la actualidad cumplen con la LOPD
tienen buena base de partida para evolucionar hacia una correcta aplicación del nuevo
reglamento.

De forma general, las nuevas consideraciones que habrán de tenerse en cuenta son los
siguientes:

Dos elementos de carácter general constituyen la mayor innovación del Reglamento para los
responsables y se proyectan sobre todas las obligaciones de las organizaciones:

▪ Se requiere que las organizaciones analicen qué datos tratan, con qué finalidades
lo hacen y qué tipo de operaciones de tratamiento llevan a cabo.
▪ Consentimiento reforzado: el consentimiento debe ser “inequívoco”, siendo aquél
que se ha prestado mediante una manifestación del interesado o mediante una clara
 acción afirmativa. NO se admiten de ningún modo las formas de consentimiento
tácito o por omisión, ya que se basan en la inacción. Se contemplan situaciones en las
que el consentimiento, además de inequívoco, ha de ser explícito:
o Tratamiento de datos sensibles.
o Adopción de decisiones automatizadas.
o Transferencias internacionales.

El consentimiento puede ser inequívoco y otorgarse de forma implícita cuando se

deduzca de una acción del interesado, por ejemplo: cuando el interesado continúa
navegando por una web y acepta así el que se utilicen cookies para monitorizar su
navegación.

La información a los interesados, tanto respecto a las condiciones de los tratamientos

que les afecten como en las respuestas a los ejercicios de derechos, deberá
proporcionarse de forma concisa, transparente, inteligible y de fácil acceso, con un
lenguaje claro y sencillo.

La información a los interesados deberá facilitarse por escrito, incluidos los medios
electrónicos cuando sea apropiado.

• Nuevos derechos como “Derecho al Olvido”: consecuencia de la aplicación del derecho

de borrado de los datos personales.
• Nuevos derechos como la “portabilidad”: implica que los datos personales del
interesado se transmiten directamente de un responsable a otro, sin necesidad de que
sean transmitidos previamente al propio interesado, siempre que ello sea
técnicamente posible. El derecho de portabilidad es una forma avanzada del derecho
de acceso por el cual la copia que se proporciona al interesado debe ofrecerse en un
formato estructurado, de uso común y lectura mecánica.
• Derecho de acceso: se reconoce el derecho a obtener una copia de los datos
personales objeto del tratamiento. Los responsables podrán atender a este derecho
facilitando el acceso remoto a un sistema seguro que ofrezca al interesado un acceso
directo a sus datos personales.
• Los datos serán recogidos con fines determinados: si se recogen datos con una
finalidad determinada no se pueden utilizar los datos con una finalidad diferente.
• Obligación de implantar sistemas de cifrado y doble factor de autenticación,
incluso sobre los datos considerados de nivel básico.
• Determinar, como figura clave, el “Data Protection Officer” (DPO) o “Delegado
de Protección de Datos” (DPD), que será obligatorio en:
o Autoridades y organismos públicos.
o Responsables o encargados que tengan entre sus actividades principales las
operaciones de tratamiento que requieran una observación habitual y
sistemática de interesados a gran escala.
o Responsables o encargados que tengan entre sus actividades principales el
tratamiento a gran escala de datos sensibles.
 • Notificaciones de “violaciones de seguridad de los datos”. Las violaciones de seguridad
son comúnmente conocidas como “quiebras de seguridad” que incluye todo
incidente que ocasione la destrucción, pérdida o alteración accidental o ilícita de datos
personales transmitidos, conservados o tratados de otra forma, o la comunicación o
acceso no autorizados a dichos datos. Por ejemplo: la pérdida de un ordenador
portátil, el acceso no autorizado a las bases de datos de una organización (incluso por
su propio personal) o el borrado accidental de algunos registros, constituyen
violaciones de seguridad a tenor del RGPD y deben ser tratadas adecuadamente.
Algunas obligaciones por parte de las organizaciones son las siguientes:
o Cuando se produzca una violación de la seguridad de los datos, el responsable
debe notificar a la autoridad de protección de datos competente, a menos que
sea improbable que la violación suponga un riesgo para los derechos y
libertades de los afectados.
o La notificación de quiebra a las autoridades debe producirse sin dilación
indebida y, ser posible, dentro de las 72 horas siguientes a que el responsable
tenga constancia de ella.
o La notificación ha de incluir un contenido mínimo:
▪ La naturaleza de la violación.
▪ Categorías de datos y de interesados afectados.
▪ Medidas adoptadas por el responsable para solventar la quiebra.
▪ Si procede, las medidas aplicadas para paliar los posibles efectos
negativos sobre los interesados.
o Los responsables deben documentar todas las violaciones de seguridad.
o El RGPD añade a los contenidos de la notificación las recomendaciones sobre
las medidas que pueden tomar los interesados para hacer frente a las
consecuencias de la quiebra.

¿QUÉ SE SOLICITA EN BASE A LA INFORMACIÓN ANTERIOR?

La organización para la que Ud trabaja es una gran empresa de ingeniería que está
compuesta por diversos departamentos como:

• Recursos humanos.
• Financiero.
• Ingeniería eólica.
• Ingeniería hidráulica.
• Ingeniería geotérmica.
• Obra civil
• Legal y tramitaciones.
• Sistemas.
• Oficina de dirección de proyectos (PMO).
 Como miembro del Departamento de Sistemas de la organización, eres designado Director del
Proyecto para adaptar o modificar los sistemas y herramientas existentes o crear los sistemas o
herramientas necesarios para implementar todas las medidas anteriormente mencionadas, incluidas
en el RGPD, las cuales deben quedar implementadas antes de la fecha marcada por el Reglamento
(4 meses a partir de hoy), bajo posibilidad de incurrir en sanciones elevadas por su incumplimiento.
Los sistemas o herramientas pueden afectar a cualquier departamento dentro de la organización.

El proyecto es considerado crítico por parte de la organización, cuya estructura es matricial fuerte,
por lo que se le proporciona un nivel de autoridad, capacidad de decisión y disponibilidad sobre
recursos muy elevada. Podrá solicitar recursos humanos tanto del departamento de sistemas como
de otros departamentos de la organización. Al mismo tiempo, se le ofrece la posibilidad de
contratar a un experto externo si lo considera necesario por no existir o no estar disponible algún
perfil determinado dentro de la organización. Se le asigna un presupuesto de 200.000€ como
máximo. Teniendo en cuenta la importancia del proyecto, el patrocinador del proyecto será el
director de la oficina de proyectos (PMO).

Habrá que tener en consideración los siguientes supuestos para desarrollar adecuadamente los
análisis posteriores:

o Su organización cumple en su totalidad la normativa previa existente en relación a la

protección de datos (LOPD 15/1999).
o A la fecha de hoy, su organización aún no ha comenzado a adaptar sus sistemas y
herramientas a las consideraciones del nuevo Reglamento de Protección de Datos (RGPD),
por lo que Usted debe comenzar desde cero.
o Su organización cuenta con procesos, procedimientos y políticas que deben ser respetadas
y como, por ejemplo, las siguientes:
➢ Política de control y gestión de riesgos.
➢ Política de Compliance.
➢ Política de Ciberseguridad.
o Cualquier otro dato o información no incluida en este documento será supuesto para el
Director del Proyecto.

Con la información de la que se dispone, se requiere el desarrollo del ACTA DE

CONSTITUCIÓN para este proyecto.

Solución:
Antes de crear el acta de constitución del proyecto, con el rol de director de proyecto, conformaría
el equipo de proyectos convocaría para ello la participación del departamento de sistemas, al
departamento legal y tramitaciones, el departamento de finanzas para administrar los 200.000 euros
que se presupuestaron, el departamento de talento Humano y al personal idóneo para realizar el
proyecto.
Luego se define el primer punto para la realización de del acta de constitución (Entradas del
proceso)

1. Documentos de Negocio de la Dirección del Proyecto

Se empezará con recopilar los documentos del negocio tales como:

Caso de Negocio: En este documento se especifican las razones por las cuales es conveniente o se
requiere dar inicio al proyecto, particularmente en este caso la razón principal es la del cumplimiento a
totalidad y obligatorio del nuevo reglamento (UE) 2016/679 (Reglamento General de Protección de
Datos) con un plazo máximo a implementarlo de 4 meses a partir del día de hoy.

Plan de Gestión de Beneficios: En este documento se describen los beneficios del proyecto que aportan
valor a la organización, quienes son los beneficiarios, el modo en el que serán medidos los beneficios y
los plazos para ser obtenidos, todo alineado con la planeación estratégica de la organización, este
documento se desarrolla constantemente durante todo el ciclo de vida del proyecto en conjunto entre
el patrocinador y el director de proyecto. En este caso el beneficio que obtendrá la organización será
intangible, el cual es dar cumplimiento de carácter obligatorio al reglamento (UE) 2016/679 para evitar
fuertes sanciones

Factores Ambientales de la Organización: Estos factores no están bajo el control del equipo de proyecto
y pueden ser internos tales como: cultura, estructura, gobernanza, distribución geográfica,
infraestructura de la organización y externos como: condiciones de mercado, influencias de índole
social, consideraciones financieras etc. Para la elaboración de esta acta se destaca el principal factor
externo en el cual se enfoca el proyecto y es la de restricción legal dirigida hacia la protección de datos

Activos de Procesos: En esta organización se cuenta con los siguientes activos de procesos: -Política de
Control y Gestión del Riesgo, -Política de Compliance, Política de Ciberseguridad, Repositorios de
Conocimiento como la normativa previa existente de protección de datos (LOPD 15/1999), la cual la
compañía cumple completamente y servirá de base para el desarrollo del nuevo proyecto. Todos estos
componentes ejercen influencia en el desarrollo del proyecto y lo alinean hacia la planeación estratégica
corporativa.

2. Herramientas y Técnicas

En esta parte se definen las herramientas y técnicas que se utilizaran para desarrollar el acta de
constitución.

Juicio de Expertos: Como director del proyecto convocaría al personal más calificado y experimentado
de los departamentos de Sistemas, Legal y Tramitaciones, Oficina de Dirección de Proyectos para que
aporten su experiencia y conocimientos para lograr el éxito del proyecto.

Reuniones: Se realizarían estos encuentros en conjunto con el patrocinador, equipo de trabajo y todos
los interesados con el propósito de recopilar datos, definir objetivos, requisitos y criterios de éxito,
 además de todo el material adicional que se necesite.

3. Salida del Proceso (Acta de Constitución)

Posteriormente realizados estos procesos se procede a presentar el acta de constitución del proyecto el
cual quedaría de la siguiente forma:

A. Propósito del Proyecto: Implementar en su totalidad y de manera exitosa el nuevo

Reglamento General de Protección de Datos (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y de
Consejo que empezara a regir en 4 meses a partir del día de hoy.

B. Objetivos Medibles y Criterios de Éxito:

Los objetivos serán:

–Identificar el tipo de datos que se tratan, el propósito y finalidad de este tratamiento de datos y el tipo
de operaciones de tratamiento que se realizan.

- El Consentimiento para el tratamiento y divulgación de datos debe ser reforzado e inequívoco,

donde se elimine la aceptación tácita o por omisión y presente al usuario o interesados de una
manera clara y concisa la aceptación o no de dicho consentimiento de datos, además de cumplir
con todos los requerimientos de tratamiento de datos.

C. Requerimientos de Alto Nivel: Adaptar o modificar los sistemas y herramientas existentes o

crear los sistemas o herramientas necesarios para implementar todas las medidas mencionadas
en el reglamento General de Protección de Datos (UE) 2016/679.

D. Descripción de alto nivel del proyecto; La implementación a su totalidad de este nuevo

reglamento debe ser realizada con plazo máximo de 4 meses a partir del día de hoy y se
presentaran 3 entregables claves con plazo de un mes cada uno para su revisión, el entregable
final será la presentación y puesta en marcha del reglamento (UE) 2016/679.

E. Riesgo General del Proyecto:

-Posibilidad de Incurrir en sanciones elevadas para la organización por no finalizar de manera exitosa el
proyecto.

-Posibilidad de afectación por parte del desarrollo del proyecto a cualquier departamento de la
organización debido a la adaptación o creación de sistemas y herramientas de tratamiento de datos.

F. Resumen del cronograma de hito: El proyecto se desarrollará con un ciclo de vida adaptativo
el cual contara con 4 fases iterativas, cada una con 28 días de duración, en las cuales se seguirán
los siguientes pasos de manera secuencial: Recopilación de Requisitos, Diseño, Desarrollo,
Pruebas. Al finalizar cada fase se hará un punto de revisión y se presentara un entregable en
una reunión con el patrocinador, todos los interesados, miembros del equipo de proyecto y
director de proyecto, en dicha reunión se dialogará de forma retroalimentativa sobre la fase
que se ha desarrollado y se registraran los nuevos requerimientos o cambios que se quieran
implementar para la siguiente fase.

G. Recursos Financieros Pre-aprobados: 200.000 Euros.

H. Lista de interesados clave: Propietarios de la organización, Altos Directivos, Patrocinador

(Director Oficina de Proyectos).

I. Requisitos de aprobación del proyecto: Lograr adaptar o crear sistemas y herramientas que
permitan la implementación de nuevo reglamento exigido por la Unión Europea.
Este Proyecto recibirá el concepto de aprobación por parte interna de la alta gerencia de la organización
y externa por parte de delegados del parlamento europeo.

J. Criterios de salida del proyecto: Las condiciones que deben cumplirse para dar termino a una
fase son las de haber desarrollado por completo cada uno de los procedimientos (Recopilación
de Requisitos, Diseño, Desarrollo, Pruebas), dando como resultado al finalizar la primera fase
un sistema funcional para el tratamiento de datos, el cual se irá desarrollando y mejorando con
el transcurso de cada fase.

K. Director del Proyecto asignado: Danny Artunduaga López dado que es miembro del
departamento de sistemas de la organización y al cual se le proporciona un nivel de autoridad,
capacidad de decisión y disponibilidad sobre recursos muy elevado.

l. Nombre y nivel de autoridad del Patrocinador: Director de la Oficina de Proyectos.

Conclusiones

• El acta de constitución es el documento formal que da inicio a un proyecto el cual reconoce la

existencia de un proyecto en la organización,
• Proporciona al director del proyecto autoridad para la utilización de recursos tanto humanos
como físicos para llevar a cabo el Proyecto.
• La realización de este documento se inicia con el proceso de entrada, en donde se recopilando
y analizando los documentos de negocios: Caso de Negocio y Plan de Gestión de Beneficios,
posteriormente se da paso al siguiente proceso de Herramientas y Técnicas que son: Juicios de
expertos, recopilación de datos, habilidades interpersonales y reuniones luego de ello se da el
proceso de salida que daría como resultado el acta de constitución.
Fuentes.

• Biblioteca General Corporación Universitaria de Asturias, Gerencia de proyectos. Dirección de

Proyectos PMI
• https://www.centro-virtual.com/campus/course/view.php?id=288&section=3
• https://www.centro-virtual.com/campus/mod/scorm/player.php?a=3111&currentorg=ORG-
81B0313A-492F-10D3-0AD3-906C6E5A2B8C&scoid=6804