DOMINIO DE LA INFORMACIÓN

BOGOTÁ D.C ENERO DE 2019

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CONTENIDO

1. OBJETIVO ......................................................................................................................... 4
2. ALCANCE .......................................................................................................................... 4
3. TERMINOS Y DEFINICIONES .............................................................................................. 4
4. DOMINIO DE INFORMACIÓN ............................................................................................ 5
4.1. Planeación y gobierno de los componentes de Información ..................................... 6
4.2. Diseño de los componentes de información ............................................................. 7
4.3. Análisis y aprovechamiento de los componentes de Información ............................. 8
4.4. Calidad y seguridad de los componentes de información ......................................... 8
5. DIAGNÓSTICO .................................................................................................................. 9
6. COMPONENTE DE INFORMACIÓN .................................................................................. 11
6.1. Gobierno de la información .................................................................................... 11
6.2. Calidad de la información ....................................................................................... 11
6.3. Medición de la calidad de los componentes de información................................... 13
6.4. Gestión del ciclo de vida de la información ............................................................. 14
6.5. Intercambio de información.................................................................................... 14
6.6. Mapas de información ............................................................................................ 14
6.7. Clasificación ............................................................................................................ 15
7. CATÁLOGO DE INFORMACIÓN........................................................................................ 16
8. FLUJOS DE INFORMACIÓN.............................................................................................. 19
9. SERVICIOS DE INFORMACIÓN ......................................................................................... 20
10. GESTIÓN DE INFORMACIÓN ....................................................................................... 21
11. ARQUITECTURA DE LA INFORMACIÓN ........................................................................ 22
11.1. Gobierno de la arquitectura de la información .................................................... 25
12. SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO ...................... 25

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13. MARCO LEGAL ............................................................................................................ 26

14. REQUISITOS TÉCNICOS ............................................................................................... 26
15. DOCUMENTOS ASOCIADOS ........................................................................................ 26
16. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO ............................................................................... 26
17. BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................. 26

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INTRODUCCIÓN

El presente documento presenta la alineación inicial de la Entidad con el dominio de

Información, como un generador de valor estratégico; establecido en el marco de referencia
arquitectura empresarial de tecnologías de información elaborada por el Ministerio de
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones MINTIC para la estrategia de Gobierno
Digital

Su alcance permite la definición del diseño de servicios de información, la gestión del ciclo
de vida, el desarrollo de capacidades para la presentación de información de la Entidad y el
uso estratégico de la misma.

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1. OBJETIVO

Este documento pretende ser un modelo sencillo para la definición y gestión de los servicios
de información de la Entidad, manteniendo los estándares para mejorar la calidad y
seguridad de la misma, así como el desarrollo de capacidades institucionales.

2. ALCANCE

Con este documento, se pretende dar cumplimiento a los lineamientos establecidos por
Gobierno Digital, así identificar el inventario de información y alinear los diferentes
componentes y sus sistemas, el diseño de servicios de información, la gestión del ciclo de
vida y el desarrollo de capacidades para la presentación de información para todos los
procesos y dependencias de la Entidad.

3. TERMINOS Y DEFINICIONES

Dato: es una representación simbólica, variable cuantitativa o cualitativa de un atributo que

puede asumir cualquier tipo de valor y estructura (numérico, cadena de caracteres, lógico,
etc.). Por ejemplo: un dato puede ser un documento, una información que permite generar
entendimiento dentro de un contexto y procesamiento adecuado.

Información: La información consiste en la organización de un grupo de datos organizados

en un contexto que generan el entendimiento o significado sobre una situación cotidiana.

Flujo de Información: Se entiende como la información en movimiento, desde la fuente en

donde se genera el dato o la información, se transforma a través de procesos y llega al
usuario o dependencia para apoyar la gestión.

Ciclo de vida de la Información: conjunto de etapas que dan origen a la información desde
su generación hasta su disposición final de acuerdo con su clasificación

Gestión de Información: procesos que permiten la administración del ciclo de vida de la

información, desde su origen hasta la disposición final.

Servicio de Información: Es una forma de suministrar la información, a través de los flujos

de información establecidos y estandarizados como un producto, para satisfacer la
necesidad de información de un usuario.

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4. DOMINIO DE INFORMACIÓN

El dominio de la información, se fundamenta básicamente en hacer uso de la información

para apoyar los procesos, la toma de decisiones y generar valor en la Entidad y los
ciudadanos.

El DAPRE viene trabajando en el fortalecimiento de la gestión de la información con el fin

de asegurar la calidad, oportunidad y seguridad de la misma, para apoyar los procesos
institucionales y operativos a través de algunas políticas de tecnología y sistemas de
información, que se encuentran concentradas en el sistema de gestión de la entidad, como
por ejemplo: Manual de Políticas de Seguridad de la Información M-TI-01, Caracterización
proceso Tecnologías de Información y Comunicaciones, C-TI-01, Instructivo de Buenas
Prácticas de Desarrollo de Software I-TI-01, Compromisos de reserva y confidencialidad,
entre otros.

En este dominio, se tienen unos principios que lideran el comportamiento:

- Fuentes únicas
- Calidad de la información
- Información en línea
- Información como un bien
- Información como servicio
- Seguridad de la información

En la siguiente gráfica, se observan los componentes:

Ilustración 1 Dominio de Información

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4.1. Planeación y gobierno de los componentes de Información

La entidad viene trabajando en el fortalecimiento de la planeación y gobierno de la

información para lo cual tiene definidos unos lineamientos para el tratamiento de la
gestión de los componentes de la información durante su ciclo de vida así:

- Identificar el origen de donde proviene: dependencia, sistema, entidad, norma,

etc.
- Clasificar: la información con el fin de evaluar su pertinencia, considerando el
almacenamiento o no del mismo.
- Documentar: el dato según su naturaleza, uso y meta data.
- Aprovechamiento: aplicando operaciones y modificaciones a la información para
generar conocimiento y valor
- Aseguramiento y calidad
- Consolidación y conservación, conduce a la anonimización del dato y su
almacenamiento conservando su identidad.
- Monitorización y auditoria de la calidad contra los objetivos planteados.

Identificar /
Descubrimiento

Clasificar /
Monitorización
metricas

Consolidación / Documentar /
Implementar Reglas

Aseguramiento /
Revisar
excepciones

Ilustración 2 Ciclo de vida Componentes de Información

Con este tratamiento se fortalece el gobierno de la información y del dato

permitiendo:

- Eficiencia en la utilización de la información, generando más aceptación y

confianza, con flujo de datos más eficientes y seguros que apoyan la gestión y la
toma de decisiones.
- Generando valor para la gestión de la entidad, con mejores resultados en las
actividades y proyectos.

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- Uso de la información en los proceso y en el intercambio de la misma.

El DAPRE debe propender por la creación de un área o equipo de trabajo dedicado

la gestión de la información, que realice de manera integral todos los procesos desde
la planeación hasta la custodia de la misma.

4.2. Diseño de los componentes de información

El diseño de los componentes de información, es la forma más apropiada para alistar

y preparar los datos y la información, para que sea estandarizada y utilizada por la
Entidad o Entidades y la ciudadanía de manera eficiente, generando valor.

En la Entidad, la adopción del lenguaje común de intercambio de información se

viene desarrollando de manera gradual, teniendo en cuenta que la mayoría de las
aplicaciones o sistemas de información, fueron desarrolladas hace algunos años y
no fueron construidas bajo estándares o metodologías, más aún cuando éste
lineamiento de Gobierno Digital no era conocido, tal como sucede en otras
entidades. Sumado a esto en el mercado, los proveedores de software no tienen
desarrollos que cumplan con estos lineamientos emitidos por MINTIC o cumplen con
otros estándares del mercado, por cuando este lenguaje tiene un impacto muy
importante y crítico en sus productos, que implicaría hacer reingeniería del software
existente tanto en el mercado como en las diferentes entidades públicas.

Actualmente, se tienen algunos servicios de intercambio de información que se

encuentran publicados www.datos.gov.co y en la página web de la entidad.

Teniendo en cuenta la importancia de la información, se está trabajando en el diseño

de los canales adecuados para el acceso a la información y a los componentes de la
misma, así como en los lineamientos que se presenta a continuación:

- Datos e Información: tienen valor para la entidad y son un activo de la misma, que
apoya la toma de decisiones
- Fuentes Únicas: con el propósito de racionalizar los recursos y garantizar la calidad
se establecen repositorios o sistemas que minimizan la dispersión y duplicación de
datos e información
- Accesibilidad: Permite el acceso a los datos con calidad y oportunidad, en formatos
amigables
- Servicios: Se establecen aplicaciones o sistemas que permiten la acceso en línea a
la información.

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4.3. Análisis y aprovechamiento de los componentes de Información

En este aspecto, se ha venido trabajando con la publicación de información a través

de los diferentes medios establecidos por las normas para la divulgación de la
información pública, como la página web de la entidad y la publicación en el portal
de datos de gobierno digital, de tal forma que la ciudadanía y los grupos de interés
tengan acceso a la información publicada.

Es así como se tienen en la página web de la Entidad, algunos links que apoyan la
consulta y el aprovechamiento de la misma, como, por ejemplo: instrumentos de
gestión de información pública, en donde se encuentra: el índice de información
clasificada y reservada, el registro de publicaciones, esquema de publicación de
información, el registro de activos de información, el programa de gestión
documental. Adicionalmente se tienen el acceso a los datos abiertos, que favorece
el acceso al inventario de información, conjunto de datos y a conjuntos de datos
publicados por la Entidad; además el sitio www.datos.gov.co, cuenta con
información del DAPRE.

Adicionalmente, existen algunos acuerdos para el intercambio de información,

como por ejemplo en el tema de minas antipersonales, cumpliendo con algunos
requisitos para el intercambio del mismo en cuanto a calidad, oportunidad,
disponibilidad y seguridad, que favorecen el aprovechamiento de la información.

Para lograr este propósito se cuenta con algunos repositorios de información con
bases de datos estructuradas por el uso de los sistemas de manera tradicional, se
debe abordar las bodegas de datos y la inteligencia de negocios como una
innovación que apoye a los diferentes procesos para la toma de decisiones.

Como complemento de lo anterior, es importante establecer acuerdos de

intercambio de información para consumo de la Entidad, el Sector y la Ciudadanía,
con las condiciones de calidad oportunidad y seguridad requeridas.

4.4. Calidad y seguridad de los componentes de información

La Entidad está trabajando continuamente en favor de la mejora continua de la

calidad oportunidad y seguridad de la información; así como el acceso a la
información, manteniendo la protección y privacidad a la información y sus
componentes, de acuerdo con la normatividad vigente y las buenas practicas.

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La información como un activo de la Entidad, debe cumplir con los atributos de:
pertinencia, credibilidad, confiabilidad, oportunidad, actualización, exactitud,
consistencia, completitud y contenido apropiado.

Para esto, se tienen publicados en la página web de la entidad una serie de

información y una encuesta que permiten la retroalimentación de los usuarios de la
información con el fin de contribuir a la mejora, reportando los incidentes
encontrados durante la consulta y uso de la información, así como a la construcción
de nuevas fuentes y accesos a la información de interés a través del siguiente link.
http://es.presidencia.gov.co/AtencionCiudadana/datos-abiertos

En materia de seguridad y protección de la información y sus componentes, la

entidad viene trabajando en políticas de seguridad de la información, manteniendo
controlado el acceso a la información e involucrando en sus sistemas de información
fortalezas para la auditoria y trazabilidad para controlar el acceso a las diferentes
fuentes de información, así como el uso y divulgación no autorizado.

5. DIAGNÓSTICO

La constante y creciente necesidad y generación de información en el DAPRE, como

producto de las diferentes actividades o como complemento de ellas y necesidad de
generar información oportuna y de calidad para apoyar los procesos de las diferentes
dependencias, así como la toma de decisiones; hace que este componente tome una
importancia relevante como un activo estratégico para la Entidad.

Debido a los volúmenes de información que se disponen, junto con la dispersión y formato
de la misma, ocasiona que se pierda tiempo y oportunidad en el desarrollo de las diferentes
actividades, cuando se realizan búsquedas para apoyar los diferentes procesos.

De acuerdo con el diagnóstico realizado, se encuentra que la entidad cuenta con grandes
volúmenes de información en diferentes formatos y presentaciones. Adicionalmente, la
existencia de software histórico y obsoleto que no cumple con los mínimos estándares y
metodología generando una brecha tecnológica, que dificulta la consulta y gestión de
información.

Esto sumado a que los fabricantes de software aún no han adoptado lineamientos y
políticas para el desarrollo de productos de software para el estado, por el impacto en
recursos que un proyecto de esta magnitud demanda y que las mismas entidades no
pueden abordar sin una política adecuada y sostenible para esta transformación en los
sistemas de información del estado.

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En este proceso se encontraron algunas aplicaciones y sistemas de información, con

tecnologías y estructuras de datos de generaciones anteriores, que no responden a las
necesidades actuales de la información y de la Entidad, y no permiten la interoperabilidad
con otros sistemas, dificultando su integración y la extracción de datos para su migración.

Con el proceso de modernización de la infraestructura y plataforma tecnológica, se ha

logrado mejorar y generar el soporte tecnológico adecuado para fortalecer uno de los
principales activos de la Entidad como es el caso de la información; permitiendo mejores
condiciones para su almacenamiento, procesamiento, consulta, disponibilidad, seguridad e
interoperabilidad.

Por lo que se ha iniciado de manera gradual el desarrollo de proyectos de modernización

como es el caso de los sistemas web de la entidad y de los sistemas de información para la
gestión documental, archivo y psqr, y la gestión integral del talento humano entre otros,
cuyo alcance es el cubrimiento de todo el proceso desde el origen de la operación hasta su
finalización, consolidando todos los datos y la información del documento y del recurso
humano respectivamente.

Debido a la constante generación de información en todos los niveles de la Entidad se hace

necesario identificar, gestionar, recuperar, conservar, proteger y conservar la información
facilitando su administración, la toma de decisiones, así como el flujo de la misma sin
importar el medio y ubicación en que se encuentre, como se puede observar en la siguiente
figura.

Archivo de
Gestión

Archivo Mapa Archivo

Clasificado Documental Central

Archivo
Histórico

Ilustración 3 Mapa Documental

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6. COMPONENTE DE INFORMACIÓN

El componente de información es un término usado por el MRAE de MINTIC, que agrupa

el dato, información, servicio, y flujo de información, los cuales se describen brevemente a
continuación:

6.1. Gobierno de la información

Se considera como la gestión de los recursos, los funcionarios y la tecnología para la

generación de valor a partir de la información, manteniendo a los usuarios con
información de calidad.

La importancia del gobierno de la información radica en la generación del valor,

partiendo de los datos, los flujos y la gestión de información entre las diferentes
dependencias y Entidades.

Para esto, se tiene una coordinación entre los diferentes procesos, los funcionarios
y la tecnología que permite que el tratamiento de la información tome gran
importancia, para apoyar la toma de decisiones de los usuarios de la misma.

Se vienen estableciendo algunos procesos para el tratamiento de la información,

que conduzcan al gobierno de la misma:

● Establecer lineamientos para la gestión, control, custodia y seguridad de la

información.

● Establecer medidas para evaluar la calidad y efectividad de la información y de los

procesos asociados a su tratamiento.

● Evaluar la efectividad de la tomar de decisiones, para comparar los resultados de

las políticas y las decisiones, contra las metas u objetivos establecidas en los
diferentes proyectos.

● Evaluar periódicamente la calidad de la misma, para garantizar el valor de la misma

para la Entidad.

6.2. Calidad de la información

La producción de información en la entidad, está orientada hacia el apoyo y

cumplimiento de sus procesos con calidad, por lo que la información debe ser útil y

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producir valor en los diferentes estados; teniendo en cuenta atributos como:

contenido apropiado, oportunidad, actualización, exactitud y accesibilidad.

El aspecto relevante para la entidad es la generación de datos con calidad, de tal

manera que se pueda una copia maestra de los mismos, como única fuente, para
apoyar las diferentes actividades, teniendo consistencia en todo el entorno de
sistemas de información, aplicaciones y procesos.

Por esta razón se viene trabajando en la cadena de generación de información, con

el fin de mejorar su calidad, desde el momento de la captura del dato, su validación
y la coherencia en el momento en que se carga en los diferentes sistemas; para esto
es necesario que la responsabilidad de la calidad de la información no sea
únicamente del área de tecnología, se requiere la participación de las áreas
interesadas y el apoyo de la alta dirección.

Actualmente, se está trabajando en el fortalecimiento de la calidad de la

información a través de:

Planear
• Definición de estrategias de recolección, validación y análisis.
• Definición del proceso de capacitación a usuarios.

Ejecutar
• Capacitación en el proceso de recolección y análisis de la información.
• Seguimiento al proceso de recolección.
• Implementación de herramientas de recolección y consolidación de datos, con
validaciones.

Medir
• Indicadores principales.
• Calidad de la información.
• Oportunidad en la entrega y reporte de la información.
• Usuarios que utilizan los sistemas de información.

Mejorar
• Procesos implementados.
• Estrategias de recolección y migración de información.
• Estrategias de depuración y análisis de información.
• Implementar reglas de validación que permitan mejorar la calidad de la
información.

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De acuerdo con el desarrollo de los proyectos, esto se refleja en la implementación

de un sistema para la gestión del talento humano y uno para la gestión documental
de la entidad; los cuales tienen cubierto todo el proceso de manera integral, desde
la captura de información hasta el intercambio o interoperabilidad entre
plataformas, evitando que esta información este en otros sistemas de manear
diferente, además del uso de otras aplicaciones o herramientas ofimáticas que
fraccionan y afectan la calidad de los datos y de la información.

6.3. Medición de la calidad de los componentes de información

El suministro de información para el apoyo de las diferentes dependencias y usuarios

es uno de los compromisos de las áreas que recaudan, generan y consolidan
información, y es por esto que la calidad de los componentes de información es un
factor muy importante para el desarrollo de sus actividades, por lo que se viene
trabajando en la implementación de un plan de calidad con los recursos y procesos,
desde la generación hasta el uso de la misma, con el fin de clasificarla, descubrir sus
defectos y problemas.

Algunos aspectos que se tienen en la consolidación del plan de la calidad son:

• Documentación del plan de la calidad.

• Responsables en las diferentes etapas.
• Cumplimiento Normativo
• Calidad y oportunidad.
• Presentación y estructura.

Con el fin de garantizar una gestión adecuada de la calidad de los datos y de la

información, es necesario aprender a medirla, con la definición métricas e
indicadores de acuerdo con las necesidades de la Entidad; algunas de las formas
estándar de medir la calidad de los datos son:

Cuantitativas

- Completitud: el dato cuenta con la mayoría de sus atributos

- Validez: cuando el dato apropiado y útil para el proceso en el momento indicado
- Duplicación: datos repetidos
- Unicidad: medida en que los valores de un dato, se muestran una vez
- Integridad: grado de conformidad con las reglas definidas
- Precisión: representación correcta de la situación medida u observada
- Coherencia: el dato que siempre presenta el mismo valor en diferentes grupos de
datos.

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- Oportunidad: disponibilidad cuando son requeridos

- Representación: cuando se presentan de la misma forma o formato

Cualitativas

- Satisfacción de los usuarios con los datos y la información

- Oportunidades para la tomas de decisiones
- Redundancia en diferentes procesos

6.4. Gestión del ciclo de vida de la información

La información tiene un tiempo de vida, que inicia con la creación o recepción de la

misma y con el uso de la misma se expone a varios procesos de transformación,
almacenamiento, mantenimiento, recuperación, para finalmente determinar su
disposición, conservación o destrucción; a esto se le conoce como el ciclo de vida de
la información.

La entidad, acogiendo el marco normativo sobre seguridad y privacidad de la

información, realiza una clasificación de la información que fortalece la gestión del
ciclo de vida en donde se tienen identificados los roles sobre los datos y la
información como propietario, custodio y usuario de la misma; así como los medios
de almacenamiento y disponibilidad.

6.5. Intercambio de información

Para el intercambio de información entre diferentes Entidades y Organizaciones, se

tienen establecidos acuerdos o convenios para este tipo de intercambio; entre las
cuales se definen las estructuras de datos para su intercambio.

Para facilitar la definición de estas estructuras se definió el Lenguaje común de

intercambio de información el cual brinda un significado y una estructura unificada
sobre los datos, facilitando el entendimiento del negocio y el intercambio de
información de la organización, facilitando su gestión y su relación con el ciudadano.

6.6. Mapas de información

Son un recurso para administración de la gran cantidad de información que dispone

la Entidad y a los diferentes formatos se establece un mapa de información con el
fin de facilitar la consulta de información, la toma de decisiones y la gestión de la
misma; permitiendo rotular, clasificar, almacenar, conservar, proteger y asegurar la
información producida por la entidad.

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Documentos Datos Documentos Gestión de Información

Físicos • Aplicaciones Electrónicos Conocimiento Externa
• Documentos en • Sistemas de • Herramientas • SIGEPRE • Sector Público
papel Información Ofimáticas • Tecnologías • Sector Privado
• Archivo • Bases de datos • Otras • Gremios
• Documentos • Información herramientas • Medios
Históricos Histórica Comunicación
• Partidos Políticos
• WEB

Ilustración 4 Mapa de Información

Esta definición, es una propuesta tomada del estándar para ser ajustada de acuerdo
con las necesidades de la Entidad, para mantener los documentos esenciales de
gobierno, financieros, contractuales, legales, etc. para mantener la operación en
caso de un siniestro.

6.7. Clasificación

Teniendo en cuenta la ilustración la clasificación se describe así:

• Documentos físicos: Se refiere a los documentos cuyo medio de soporte es el

papel, los cuales están representados en los archivos que se encuentran en las
diferentes dependencias y bodegas de archivo de acuerdo con el tipo de gestión y
clasificación documental TRD, que conserva la Presidencia de la República.
• Datos: Información soportada por aplicaciones y sistemas de información, que
respalda y permite la operación de los procesos de la Entidad, de acuerdo con el
perfil de los funcionarios
• Documentos electrónicos: Surgen como resultado de procesos automatizados por
sistemas de información con flujos de trabajo que generan el archivo, permitiendo
la firma electrónica y la validez del documento, para soportar los procesos de la
Entidad manteniendo el mismo medio desde origen hasta su disposición final,
incluyendo algunas aplicaciones ofimáticas.
• Gestión de conocimiento: Son documentos que mantienen la memoria y el soporte
de la Entidad, que permiten a través de la consulta generar aprendizaje para
soportar las actividades, videos, e-learning, etc.
• Información externa: Información que se encuentra fuera de la Entidad en diversos
formatos que permite complementar y soportar algunos procesos como
estadísticas, investigaciones, indicadores, etc.

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7. CATÁLOGO DE INFORMACIÓN

La Entidad actualmente cuenta con un catálogo de información, que se encuentra

disponible de acuerdo con la clasificación de la misma, dando cumplimiento al marco legal
establecido.

La entidad en virtud de la transparencia y acceso a la información, para la gestión de la

misma, conforme a lo establecidos en la ley 1712 de 2014 tiene clasificado y publicado los
siguientes registros de información:

Registro de activos de información en el link:

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/Documents/ClasificacionInformacion/registro-
activos-DAPRE.pdf

Índice de información clasificada en el link:

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/Documents/ClasificacionInformacion/informaci
on-clasificada-reservada-DAPRE.pdf

Esquemas de publicación en el link:

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/Documents/esquema-publicacion-DAPRE.pdf

Inventario documental, en el link:

http://wp.presidencia.gov.co/sitios/dapre/Documents/GestionDocumental/Inventario-
Documental-Archivo-Central-DAPRE.pdf

Relación de aplicaciones de acuerdo con la clasificación de la información

Nombre Descripción Responsable Clasificación Estado Ubicación

Formulario Es un aplicativo web que Área de Pública Activo Portal WEB
de permite recibir peticiones, Tecnologías y
Denuncias quejas y reclamos de la Sistemas de
secretaria de transparencia Información
estas solicitudes deben
quedar almacenadas en
una base de datos y
adicional a esto deben ser
tramitadas por Sigob para
conservar un consecutivo
de respuesta.
InfoPreside Es un aplicativo móvil Área de Pública Activo Portal WEB
ncia (Android y IOS) orientado a Tecnologías y
la publicación de noticias Sistemas de
relacionadas con el sector Información
de la presidencia y sus
entidades, este aplicativo lo
administra el área de

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Nombre Descripción Responsable Clasificación Estado Ubicación

prensa, el administrador es
Web.
Portal Es un portal interactivo Área de Pública Activo Portal WEB
Anticorrupc construido para área del Tecnologías y
ión observatorio de la Sistemas de
secretaria de transparencia Información
y anticorrupción, el portal
contiene información
general de la secretaria y
de las 32 comisiones
regionales de moralización,
y comisión nacional de
moralización
PSQR . Es un aplicativo web que Área de Pública Activo Portal WEB
permite recibir peticiones, Tecnologías y
quejas, reclamos y Sistemas de
solicitudes de la Información
presidencia de la república,
este aplicativo está
certificado por ministerio de
telecomunicaciones en
GOBIERNO DIGITAL XML.
Adicional a esto el
aplicativo registra la
peticiones por medio de un
servicio web en SIGOB
para su respectivo tramite
Escríbale Es un aplicativo web que Área de Pública Activo Portal WEB
al permite registrar solicitudes Tecnologías y
presidente dirigidas al presidente de la Sistemas de
república, estas solicitudes Información
son tramitas por
SYSCOPRE, por SIGOB
(Histórico) y ESCRIBE
(EPX).
Comisione Registro de comisiones al Director Pública Activo Portal WEB
s al exterior de funcionarios General -
Exterior públicos de Entidades de Gobierno
Nivel Central
Publicació Registro de postulados a Director Pública Activo Portal WEB
n de Hojas cargos públicos de libre General -
de Vida nombramiento y remoción Gobierno
para publicación de la hoja
de vida durante 3 días con
la aprobación del
Despacho del Ministro de
Presidencia.
SCPAH Sistema control de Pagos Fondo Paz Pública Activo Portal WEB
de Ayuda Humanitaria.
Contiene información de
desmovilizados y pagos de
ayuda humanitaria.
Derechos Contiene información de Fondo Paz Pública Activo Portal WEB
de petición derechos de petición
desmoviliz enviados a Fondo Paz
ados relacionados a

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Nombre Descripción Responsable Clasificación Estado Ubicación

desmovilizados colectivos
que se encuentran en la
base de datos
(desmovilizaciones
colectivas AUC)
Comproba Sistema de generación de Talento Pública Inactivo - Portal WEB
ntes de comprobantes de nómina Humano historico
Nómina desde la intranet. La
información es consultada
desde la base de datos del
sistema HOMINIS
(histórico)
IDH Sistema de Información de Derechos Pública Activo Portal WEB
Derechos Humanos Humanos
SNDH Sistema Nacional de Derechos Pública Activo Portal WEB
Derechos Humanos. Humanos
Proyecto que busca
conectar diferentes
sistemas de información
relacionados a los
derechos humanos a nivel
nacional.
SIDOACP Sistema de Información de Oficina del Alto Pública Activo Portal WEB
la Oficina del Alto comisionado
Comisionado para la Paz para la Paz
Sistema de Sistema de registro de DAPRE Y Pública Activo Portal WEB
Parqueade ingresos y salidas de Secretaría de
ros vehículos autorizados a los Seguridad
parqueaderos de DAPRE,
GALAN y PALACIO.
Ser Módulo de liquidación de Área Pública Activo Portal WEB
contratista del sistema de Financiera
gestión financiera
SIGA Sistema integrado de Oficina de Pública Activo Portal WEB
gestión de adquisiciones Planeación
Servicios Sistema de solicitudes Área de
en línea internas Tecnologías y
Sistemas de
Información,
Área de talento
humano,
Grupo de
transportes,
Grupo de
almacén
Salida de Sistema de solicitudes de Grupo de Pública Activo Portal WEB
Elementos salida de elementos de seguridad,
almacén Grupo de
almacén
Sistema de Sistema de envío masivo Grupo de Pública Activo Portal WEB
Boletines de correos prensa
Código Sistema de registro de Grupo de Reservada Activo Portal WEB
Secreto llamadas telefónicas telecomunicaci
ones
SIGOB Sistema de gestión de Transversal Pública Histórico Portal WEB
correspondencia

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Nombre Descripción Responsable Clasificación Estado Ubicación

HOMINIS Sistema Nomina y horas Área de Pública Histórico Cliente -
extras Talento Servidor
Humano
ESCRIBE Sistema de gestión de Grupo de Pública Activo en Portal WEB
PRESIDE documental Gestión estabiliza
NCIA Documental ción
Sistema de Sistema de gestión de Área de Pública Activo en Portal WEB
gestión de Talento Humano Talento estabiliza
Talento Humano ción
Humano
Kactus
HCM
Campañas Autorización de campañas Comunicacion Pública Activo Portal WEB
Publicitaria publicitarias que estén es - Gobierno
s de las coordinadas con los
Entidades lineamientos de publicidad
Públicas del Gobierno Nacional y
del Orden garanticen la optimización
Nacional en la utilización de los
recursos públicos y la
uniformidad de los criterios
frente al manejo de la
imagen de las instituciones
que integran la
Administración Pública
SIGEPRE Sistema de Gestión del Oficina de Pública Activo Intranet
DAPRE Planeación
SIAL Sistema de análisis Dirección de En
legislativo 2da. A 4ta. Fase Asuntos desarroll
Políticos o
SADE Sistema de análisis de Dirección de En
datos electorales 2da. Fase Asuntos desarroll
Políticos o
Gestión de Sistema de gestión de Área de Pública Activo Portal WEB
comisiones comisiones de servicio Talento
Humano

8. FLUJOS DE INFORMACIÓN

Consta del inventario de los flujos internos de información, asociados a la información de la

entidad y sus procesos.

Nombre Descripción Frecuencia Medio

Gestión de incidentes de Flujo para registrar y Diaria WEB
Tecnología y Seguridad gestionar incidentes de
seguridad de la información
para el CPDI
Gestión de Flujo para solicitudes de Diaria WEB
Telecomunicaciones servicios al grupo de
telecomunicaciones

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Nombre Descripción Frecuencia Medio

Solicitud de cuentas de Flujo para solicitud de Diaria WEB
usuarios usuarios para los nuevos
funcionarios y contratistas de
la entidad
Permisos. Flujo para la solicitud de Diaria WEB
Incapacidades y permisos, incapacidades y
vacaciones vacaciones por área
Certificaciones de Servicio para generar Diaria WEB
viáticos a Militares resoluciones de pago de
viáticos a personal de Casa
Militar
Gestión de incidentes Flujo para el reporte de Diaria WEB
incidentes de sistemas
Gestión de Flujo para solicitud de Diaria WEB
requerimientos requerimientos al área de
sistemas
Gestión de cambios Flujo para la solicitud de Esporádica WEB
cambios en los ítems de
sistemas
Provisión de transportes Flujo para la solicitud de Diaria WEB
provisión de transporte para
los funcionarios de la entidad
Mantenimiento Flujo para la solicitud de Diaria WEB
reparación, reubicación y
adecuación de puestos de
trabajo
Servicios generales Flujo para gestionar Diaria WEB
solicitudes de cafetería y
aseo
Gestión Humana Flujos para atención al Diaria WEB
proceso de Talento Humano

9. SERVICIOS DE INFORMACIÓN

Están constituidos por el inventario de información como bien público, cuya finalidad es
estar disponible para todos los usuarios externos.

Nombre Descripción Ubicación Estado Intercambio Uso

Comisiones al Registro de comisiones al Portal WEB Activo Permanente Nacional
Exterior exterior de funcionarios
públicos de Entidades de
Nivel Central
Publicación Registro de postulados a Portal WEB Activo Permanente Nacional
de Hojas de cargos públicos de libre
Vida nombramiento y remoción
para publicación de la hoja
de vida durante 3 días con

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INFORMACIÓN
Versión 02

Nombre Descripción Ubicación Estado Intercambio Uso

la aprobación del
Despacho del Ministro de
Presidencia.
Campañas Autorización de campañas Portal WEB Activo Permanente Nacional
Publicitarias publicitarias que estén
de las coordinadas con los
Entidades lineamientos de publicidad
Públicas del del Gobierno Nacional y
Orden garanticen la optimización
Nacional en la utilización de los
recursos públicos y la
uniformidad de los
criterios frente al manejo
de la imagen de las
instituciones que integran
la Administración Pública
Punto Único Sistema de solicitudes Intranet Activo Permanente Sector
de Contacto internas en línea
SIGEPRE Sistema Integrado de Intranet - Activo Permanente Sector
Gestión del DAPRE Extranet

Gestión
Documental
Comisiones,
Gestión
Aspirantes &
Financiera
SAMI

Comisiones & Talento

Viáticos Humano

Observatori
os
Gestión
Contractual BD/SI • DIH,
Mujer,
Infancia

Portales
SIGEPRE • Página WEB
• Intranet

PUC

Ilustración 5 Flujo del Catálogo de Componentes de Información

10. GESTIÓN DE INFORMACIÓN

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Es el proceso que controla el ciclo de vida de la información, desde su origen o generación,

hasta el consumo por el usuario final. El proceso se entiende como el conjunto de varias
actividades para dar forma a la información como: la generación, clasificación,
procesamiento y el suministro de la información, garantizando su calidad, seguridad y
oportunidad entre otros atributos.

11. ARQUITECTURA DE LA INFORMACIÓN

La Arquitectura de la Información AI, tiene como objetivo el presentar la información al

usuario en pequeños paquetes relacionados y fáciles de organizar para construir un modelo
de información consistente, que permita la toma de decisiones. Aunque tiene múltiples
definiciones se establece como el diseño, clasificación, estructuración y presentación o
entrega de los datos y la información, a través de diferentes herramientas generalmente en
ambiente web, de acuerdo con los últimos desarrollos tecnológicos.

Puede considerarse en pocas palabras como la clasificación, marcación y organización de la

información de manera estructurada para darle un valor agregado, facilitando su
almacenamiento, consulta, búsqueda y presentación para generar conocimiento al usuario

Teniendo en cuenta lo anterior, de acuerdo con los nuevos modelos de presentación, la

Entidad viene implementando, una estructura flexible para facilitar la consulta de
información, que permita:

- Procesar grandes cantidades de datos e información.

- Fortalecer la producción de información y de diseño para que sea suministrada en los

formatos adecuados para cada dispositivo.

- Mejorar su comprensión y disponibilidad.

- Integrar diferentes formatos y tipo de datos.

- Facilitar la consulta de manera ágil, amigable y eficiente.

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Conocimiento
•Audiencia
•Valor
Sistemas de consulta
•Utilidad
•Intuitivos •Credibilidad
•Amigables
Objetos de Información
•Funcionales
•Datos conceptualizados •Multimedia
•Datos Informatizados •Interactivos
Infraestructura de
Información en BD •Formularios •Multiples dispositivos
•Aplicaciones
•Flexibles
•Sistemas de Información
•Cambio y Crecimiento
•Portales WEB
•Interoperables
•Servicios WEB
•Seguridad
•Privacidad

Ilustración 5 Estructura de arquitectura de datos

Para esto con el desarrollo de proyectos como el Sistema integral de Gestión Documental y
PSQR, se cuenta con una herramienta que facilita la gestión de contenido documental
digital para atender las diferentes consultas y ejecutar flujos de trabajo para administrar el
recorrido del documento hasta su destino o disposición final del documento, de acuerdo
con las tablas de retención documental.

Información Nivel Presentacion

(WEB)

Arquitectura de
Navegación

Nivel Lógico

Arquitectura de paquetes de
Información

Nivel Físico (almacenamiento, BD, aplicaciones, seguridad)

Arquitectura de Infraestructura

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Interfaz

Portal WEB Internet Intranet Cliente/Servidor

Seguridad

Control de acceso Suscripción (Rol)

Aplicación

Procesos de Dirección Procesos Misionales Procesos de Soporte

Gestión de Conocimiento

Gestión de Contenido Mapas de información Servicios de consulta y recuperación

Repositorio

Bases de datos Dominio SGDE Correo Multimedia Internet Intranet Repositorios Legacy

Infraestructura

Servidores Software Redes Herramientas WEB Seguridad Browser

Ilustración 6 Arquitectura de la Información

Para esto se viene realizando un estudio de los datos con las siguientes actividades:

Buscar e
•Descubrimientos de
Identificar
datos
datos

Organizar •Analisis de
y características de los
Clasificar datos

•Aplicación de reglas,
politicas y técnicas
Calidad
•Seguimiento y
reporte al dato

•Lineamientos,
politicas y normas
Seguridad
•Seguimiento y
control

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11.1. Gobierno de la arquitectura de la información

De acuerdo con la implementación de la Arquitectura de Información preliminar, se

empieza a trabajar sobre cómo desarrollar un modelo para gobernar la Arquitectura
de Información, que en pocas palabras hace referencia a la disponibilidad,
integridad, seguridad y facilidad de uso de los datos de la Entidad.

Para esto, se tienen unos roles para los propietarios, los custodios y usuarios de la
información, de acuerdo con la normatividad vigente incluyendo la responsabilidad
por su exactitud, coherencia, integridad, actualización y accesibilidad.

Adicionalmente, se tienen unos procedimientos para definir su almacenamiento,

respaldo y seguridad.

Procesos de Dirección Procesos Misionales Procesos de Soporte

• SIGEPRE • Portal Anticorrupción • Kactus SGTH PSQR
• Tableros de Control • Comisiones al Exterior • Escribe SGDE
• Aspirantes • SIIF
• SAMI • Certificados
• Sistema de Boletines • SPSS
• Sistema de análisis legislativo • Correo
• Observatorios: DIH, Mujer, • Mesa de Servicios
Jóvenes • Aladino
• Flujos de Trabajo • Sistema de Gestion de
• Portal WEB Comisiones Internas
• Intranet
• Expediente Digital
• Video Conferencia
• MindManager

Ilustración 7 Arquitectura de Aplicaciones

12. SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO

El Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA, es un sistema de

información que permite gestionar todos los documentos físicos y electrónicos
transversalmente en la Entidad, para ser tratados de acuerdo con la política de retención
de documentos de archivo en otros formatos, sistemas de correo electrónico, archivos de
documentos y expedientes, así como sus capacidades de búsqueda y recuperación
electrónicas.

Actualmente, se está reemplazando la herramienta y se encuentra en proceso de

implementación un nuevo sistema de mayor cobertura para la gestión documental de la
entidad.

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13. MARCO LEGAL

Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE – Mapa de procesos – Tecnología de

Información y Comunicaciones en el Normograma o en el campo de documentos asociados
cuando se consulta el documento.

14. REQUISITOS TÉCNICOS

Norma Técnica ISO 9001

Norma Técnica ISO/IEC 27001
Modelo Estándar de Control Interno MECI.
Modelo Integrado de Planeación y Gestión

15. DOCUMENTOS ASOCIADOS

D-TI-02 - Plan Estratégico de Tecnologías de la Información – PETI

16. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO

Jefe Área de Tecnologías y Sistemas de Información

17. BIBLIOGRAFÍA

Dominio Información http://www.mintic.gov.co/arquitecturati/630/w3-propertyvalue-

8083.html.

Carlos Alberto Zapata http://eprints.rclis.org/9895/1/Mapas_Documentales.pdf.

IBM Ciclo de Información https://www.ibm.com/analytics/us/en/technology/information-

lifecycle-governance/.

Guía para implementar una oficina de Gestión de Información; Luis Alejandro Ruiz Bareño-
Alexis Mauricio Tovar Moreno ESCUELA COLOMBIANA DE INGENIERIA JULIO GARAVITO.

Una propuesta de arquitectura para los Sistemas Informáticos de Gestión del Conocimiento
en Instituciones de Educación Superior; Guillermo Yaber Oltra
http://www.revistaespacios.com/a15v36n10/153610E2.html.

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Pérez-Montoro, Mario (2010). Arquitectura de la Información en entornos web.

https://blog.powerdata.es/hubfs/Ebooks/Guia__Power_Data_Calidad_de_los_datos_y_M
DM.pdf?t=1537990279198.

El gobierno de datos eficaz - La guía para minimizar errores y alcanzar objetivos de

gobernanza de datos Power Data.

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