UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES

“UNIANDES”

FACULTAD DE DIRECCIÓN DE EMPRESAS

CARRERA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE FUNCIONES PARA LA

DISTRIBUIDORA MARC SOL CENTER, DEL CANTÓN QUEVEDO,
PROVINCIA DE LOS RÍOS

DEIVIT ALFONSO TAPIA PALMA

deivittapia10@gmail.com
Administración de Empresas

STALIN GABRIEL PÉREZ SUÁREZ

stalingabriel01@gmail.com
Administración de Empresas

GILSON DAMIÁN RAMOS GAIBOR

ramosgaiborgilson@gmail.com
Administración de Empresas

TUTORA:
CPA. MARÍA AZUCENA MENDOZA ALCÍVAR, MS.c.
mariasu_0726@hotmail.com
Administración de Empresas

Quevedo - Ecuador
2019
Resumen

El presente trabajo tiene como objetivo elaborar un manual de funciones para la

Distribuidora Marc Sol, del cantón Quevedo, provincia de Los Ríos, para efecto se
argumentaron las bases teóricas que sustentan el objeto de estudio, del mismo modo se
realizó un diagnóstico del estado actual de la empresa, referente al manejo administrativo
y al desarrollo de funciones, y como resultado de aquello se diseñó como propuesta de
solución un manual de funciones para la empresa. Para alcanzar dichos objetivos se
implementó un estudio de campo, el mismo que se lo realizó en las instalaciones de la
empresa Marc Sol, mediante la aplicación de técnicas como la encuesta y entrevista,
dirigidas a una muestra seleccionada, representada por el talento humano de la
organización; para fundamentar el objeto de estudio, se llevó acabo el tipo de
investigación bibliográfica documental, cimentada en varias teorías que sustentan las
variables del tema de investigación. Los métodos utilizados en el desarrollo de la
investigación fueron: inductivo, deductivo, analítico y estadístico, los mismos que
permitieron ordenar, interpretar y sistematizar la información primaria y secundaria de la
investigación. Los resultados del análisis del estudio de campo demuestran que
evidentemente la ausencia de un manual de funciones en la empresa Mar Sol está
incurriendo en el desarrollo de los procesos administrativos y operativos, así mismo
genera conflictos en las funciones del talento humano, lo cual afecta el desarrollo de
actividades, limitando los objetivos empresariales.

Palabras claves

Manual de funciones, proceso administrativo, desarrollo operativo, puestos de trabajo y

desempeño laboral.

Introducción

El manual de funciones, es una herramienta administrativa que detalla las funciones

específicas y orienta al talento humano a desenvolverse eficientemente en su puesto de
trabajo. Esta herramienta es diseñada considerando la estructura orgánica-funcional de la
empresa y se fundamenta en las normas, reglamentos y políticas de la organización.
[CITATION Fer12 \p 32 \l 3082 ]
El proyecto, se lo realizó con el propósito de elaborar un manual de funciones para la
Distribuidora Marc Sol, de la ciudad de Quevedo, provincia de Los Ríos, con el fin de
alcanzar la eficiencia laboral del talento humano y mantener organizada a la empresa. El
propósito, es brindar información precisa a los colaboradores sobre las funciones,
interrelaciones formales, ubicación dentro de la estructura organizacional, competencias
dentro del puesto de trabajo y el perfil que debe de tener el empleado dentro de la
empresa.

El proyecto tiene como objetivo principal elaborar un manual de funciones para la

Distribuidora Marc Sol, del cantón Quevedo, provincia de Los Ríos y específicamente se
alcanzaron los siguientes objetivos: argumentar las bases teóricas que sustentan el objeto
de estudio, diagnosticar el estado actual de la empresa y diseñar la estructura del manual
de funciones para la Distribuidora Marc Sol. En base a los resultados del estudio
documental se fundamentó las variables del objeto de estudio, conceptualizando el
manual de funciones y su aporte en el ámbito empresarial, del mismo modo a través del
estudio de campo se diagnosticaron los problemas que presenta la empresa y el estado
actual en que se encuentra la misma; y, por último, considerando los resultados de la
investigación se estructuró un manual de funciones acorde a las necesidades de la
empresa Mar Sol, sobre todo del personal que labora en la organización.

Métodos

Para el alcance de los objetivos del manual de funciones, se ha diseñado varios

instrumentos de recolección de datos, los mismos que serán implementados en las
encuestas y entrevistas, dirigidas al personal y administrador de la empresa, para efecto
se realizará un estudio de campo, a fin de obtener la información primaría respecto a la
situación actual de la organización, del mismo modo se llevará a cabo una entrevista
dirigida al gerente propietario, para conocer varios aspectos administrativos y sobre la
aplicación de nuevas herramientas para potencializar el desempeño laboral.

Para el desarrollo del presente proyecto se implementó la modalidad de investigación

cuantitativa y cualitativa, basa en datos obtenidos a través del estudio de campo y
documental, del mismo modo se empleó la modalidad de investigación cualitativa para
determinar y argumentar toda la información recopilada acorde al alcance de los objetivos.
Tipo de la investigación

Investigación de campo: Se la realiza en las instalaciones de la Distribuidora Marc Sol,

mediante la aplicación de encuestas al personal y entrevista al gerente de la Distribuidora
Marc Sol. La finalidad del estudio de campo fue la de recoger información referente al
tema de investigación.
Investigación documental – bibliográfica: Permitió citar información teórica referente al
objeto de estudio, a través de libros, módulos, folletos, internet, entre otros documentos
informativos. Tiene el propósito de fortalecer las variables del objeto de estudio.

Técnicas e instrumentos de la investigación

La encuesta: Técnica que fue aplicada al personal de la Distribuidora Marc Sol, con el fin
de recopilar información sobre la situación actual y necesidades de la organización, para
lo cual se diseñó un cuestionario con preguntas cerradas (múltiples), acorde a los
objetivos de la investigación.
La entrevista: Se entrevistó al gerente de la Distribuidora Marc Sol, con el propósito de
conocer las ventajas y desventajas del manejo administrativo y su repercusión en las
actividades comerciales de la empresa.

Los instrumentos empleados en el proceso de recolección de datos e información, fueron:

Cuestionario para encuestas: Se diseñó un cuestionario con preguntas cerradas acorde
a los objetivos de la investigación, con el fin de aplicar la encuesta y recopilar la
información primaria referente al objeto de estudio.
Cuestionario para entrevistas: El cuestionario para la entrevista se lo diseñó con
preguntas abiertas enfocadas a las necesidades de la empresa, con el propósito de
obtener la información respecto a la situación actual de la Distribuidora Marc Sol.

Población y muestra:

La Distribuidora Marc Sol cuenta con 19 colaboradores, distribuidos en diferentes áreas y

puestos de trabajo. Para el estudio de campo, se utilizó la población total mencionada
como muestra para realizar las encuestas y con ello alcanzar los objetivos planteados.
Resultados

Las encuestas demuestran los problemas que presenta la empresa Marc Sol, entre ellos
el escaso conocimiento de las funciones del talento humano respecto a los puestos de
trabajo en donde se desenvuelve, se comprueba la inexistencia de un manual de
funciones en la organización, la escasa información y capacitación que reciben los
colaboradores, entre otros aspectos necesarios para determinar los conflictos que se
generan por la carencia de un manual.

Cuadro 1. La empresa cuenta con un manual de funciones.

Variables Frecuencia Porcentaje

Sí 0 0%
No 19 100%
Total 19 100%
Fuente: Encuestas aplicadas a los colaboradores de Distribuidora Marc Sol.
Elaboración: Autores (2019)

Gráfica 1. La empresa cuenta con un manual de funciones.

En la gráfica 1, el 100% de los colaboradores de la Distribuidora Marc Sol aseveraron que

la organización no cuenta con un manual de funciones, por lo tanto, se demuestra que en
la exportadora no existe un manual de funciones que regule el talento humano y a su vez
se comprueba que esta falencia ocasiona inconvenientes que afectan el desempeño
laboral y limita el desarrollo de los procesos administrativos y operativos.
Cuadro 2. Recibió la información necesaria para el cargo que ocuparía.
Variables Frecuencia Porcentaje

Poca 13 68%
Mucha 0 0%
Ninguna 6 32%
Total 19 100%
Fuente: Encuestas aplicadas a los colaboradores de Distribuidora Marc Sol.
Elaboración: Autores (2019)

Gráfica 2. Recibió la información necesaria para el cargo que ocuparía.

En la gráfica 2, el 68% de los colaboradores de la Distribuidora Marc Sol alegaron que, al

momento de integrarse a las labores, recibió poca información referente al puesto de
trabajo asignado, por otro lado, el 32% revelaron que no recibieron ningún tipo de
información detallada. Se determina que el personal al momento de ingresar a laborar a la
empresa no recibió información detallada sobre las funciones que iba a desempeñar,
además se constata que no se le entrego un manual que lo oriente.

Cuadro 3. Información del perfil idóneo en el cargo que ocupa.

Variables Frecuencia Porcentaje

Sí 1 5%
No 4 21%
Poco 14 74%
Total 19 100%
Fuente: Encuestas aplicadas a los colaboradores de Distribuidora Marc Sol.
Elaboración: Autores (2019)

Gráfica 3. Información del perfil idóneo en el cargo que ocupa.

En la gráfica 3, el 74% de los colaboradores de la Distribuidora Marc Sol indicaron que

poco conocían sobre el perfil que van a desempeñar al momento de ingresar a la empresa
así mismo que necesitaban para ocupar el puesto asignado, por otro lado, el 21% no
conocía y el 5% sí. Esto demuestra que muchas personas han sido contratadas por la
empresa sin considerar una valoración previa a la contratación del personal, además se
desconoce el perfil y requisitos para ocupar un puesto de trabajo en la organización, esto
en algunos casos le está generando inconvenientes a la empresa en el área
administrativa y operativa.

Cuadro 4. Existencia de duplicidad de funciones.

Variables Frecuencia Porcentaje

Sí 12 63%
No 2 11%
Desconoce 5 26%
Total 19 100%
Fuente: Encuestas aplicadas a los colaboradores de Distribuidora Marc Sol.
Elaboración: Autores (2019)

Gráfica 4. Existencia de duplicidad de funciones.

En la gráfica 4, el 63% de los colaboradores de la Distribuidora Marc Sol, manifestaron

que, si existe duplicidad de funciones, por otro lado, el 26% desconoce y el 11% afirmaron
que no. Esto demuestra que en la empresa existen personas que desempeñan dos
funciones a la vez, tiene que suplir otras actividades que no les compete y no se ajustan
al perfil profesional, inconveniente que influyen el desarrollo de los procesos operativos de
la organización, además genera serios problemas en la parte administrativa.

Cuadro 5. Matriz FODA de la Distribuidora Marc Sol.

Fortalezas Oportunidades
 Talento humano con experiencia y  Innovación de conocimientos.
competitivo.  Continua formación profesional.
 Buen clima laboral.  Crecimiento sostenible.
 Buenas relaciones.  Desarrollo económico.
 Alto grado de eficacia en el desarrollo  Cambio productivo.
de actividades.
 Responsabilidad en sus funciones.
Debilidades Amenazas
 Falencias en las líneas operativas.  Incremento de los impuestos.
 Dirección participativa no consolidada.  Inestabilidad laboral.
 Inadecuado proceso de gestión.  Leyes rígidas.
 Carencia de manual de procesos y  Competitividad.
funcionales.
 Deficiente sistema de control del
talento humano.
Fuente: Matriz FODA de Distribuidora Marc Sol.
Elaboración: Autores (2019)

El análisis del FODA determina que la Distribuidora Marc Sol presenta varias debilidades
que incurren en el desarrollo organizacional: falencias en las líneas operativas, dirección
participativa no consolidada, carencia de manuales administrativos y de un sistema de
gestión de talento humano, falencias que están repercutiendo el desarrollo de los
procesos administrativos y operativos de la empresa.

Propuesta
Manual de funciones para la Distribuidora Marc Sol, del cantón Quevedo, provincia de Los
Ríos.

Introducción
El manual de funciones representa una guía práctica y se utiliza como instrumento de
soporte para la organización y comunicación, que contiene información ordenada y
sistemática, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas y procedimientos
de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente
administración. El manual de funciones para la Distribuidora Marc Sol, es una herramienta
que guiará al personal en el desarrollo de sus actividades. En sí, se acoge esencialmente
a la estructura organizacional, como es el organigrama y la descripción detallada de las
ocupaciones de todos los cargos que tiene la empresa.

Objetivos
Mejorar el desempeño organizacional y operativo de la Distribuidora Marc Sol.

Específicos
 Identificar los puestos de trabajo que posee la Distribuidora Marc Sol.
 Clasificar las tareas y funciones del personal que laboran en las diferentes áreas.
 Establecer los requisitos necesarios para desempeñar cada uno de los puestos de
trabajo.

Alcance
El manual de funciones se lo debe emplear en todas las áreas de trabajo, para el mejor
funcionamiento de la Distribuidora Marc Sol.

Salvedad del manual

Se muestran las siguientes salvedades de acuerdo a las exigencias de la empresa:
 Cada una de las áreas de funciones debe llevar como encabezado el nombre o razón
social de la empresa, título del manual y el recuadro que identifique a las personas
encargadas de su revisión y aplicación.
 Debe estar claramente detallado, cada departamento por separado en una portada
diferente para que se lo diferencie de las demás.
 Las funciones deben establecerse en un orden aleatorio.

Misión
Fijar funciones específicas para el talento humano y optimizar los procesos en las
diferentes áreas de la empresa.

Visión
Alcanzar el desarrollo de los procesos en las diferentes áreas, siendo una de las más
competitivas del sector.
Organigrama Estructural de la Distribuidora Marc Sol
 Gerente General

Departamento Departamento Departamento de

Administrativo Comercial Operaciones

Contabilidad Compras nacionales Bodega

Cartera Ventas Re Empaque

Caja Despacho

Descripción de los puestos de trabajo

En base a las áreas y cargos que presenta el orgánico funcional de la Distribuidora Marc
Sol, se diseñó el manual de funciones.

A continuación, se detallan los puestos de trabajo y los requerimientos específicos que

necesita el talento humano para desempeñar un cargo en la empresa objeto de estudio.
 Fecha: Quevedo 2018/12/10
MARC SOL
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MANUAL DE FUNCIONES Página 1 De 1

Fecha

MANUAL DE FUNCIONES

Un manual de funciones es un documento que lleva un control sobre las funciones que tiene
el personal que conforma la compañía la cual ayuda para el desarrollo de la estrategia de
una empresa, ya que determina y delimita los campos de actuación de cada área de trabajo.
La importancia del manual de funciones es una herramienta en la cual la toma de decisiones
y el ordenamiento de la organización y sus diferentes niveles jerárquicos, es necesario tener
este tipo de documentos por todas las certificaciones de calidad, lo requieren a su vez por su
uso interno y diario minimiza los conflictos de áreas, marcas responsabilidades, divide el
trabajo y fomenta el orden.
Estructura del manual de funciones.

 Caratula de identificación
 Índice
 Objetico de manual
 Alcance
 Base legal
 Criterio de diseño
 Estructura orgánica y organigramas estructural y funcional
 Cuadro orgánico de cargos
 Descripción de funciones de los cargos

Propósito mantener infirmado el personal clave, sobre los deseos y cambios en las actitudes
de la dirección superior delimitando la estructura organizacional y estableciendo las políticas
y procedimiento en forma escrita.

Elaborado Revisado Autorizado

Stalin Pérez Gabriel Pérez CPA. María Azucena
 Fecha: Quevedo 2018/12/10
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MISIÓN Y VISIÓN

MISIÓN
Somos una empresa líder en el mercado orientada a ofrecer la mejor calidad y variedad en
productos y servicios de ventas brindándole a nuestro cliente las mejores opciones de
compra, contando con los establecimientos que poseen el mejor ambiente comodidad y
seguridad obteniendo de esta manera su confianza y lealtad.

VISIÓN
Ser una empresa reconocida en la comercialización abasteciendo la distribución de
productos de insumo a nivel nacional e internacional y ser líder en productos alimenticios y
farmacéuticos, los esfuerzos de la compañía se orientan a estar siempre a la vanguardia de
la industria de alimentos.

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Stalin Pérez Gabriel Pérez CPA. María Azucena

Fecha: Quevedo 2018/12/10

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ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

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Stalin Pérez Gabriel Pérez CPA. María Azucena
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ESTATUTO DE LA EMPRESA

La empresa MARC SOL en el área de política y gestión administrativa en todas las áreas de
la organización y la evaluación de sus resultados proceso personales, de selección de
inducción de motivación y capacitación.

 Identificar los peligros, evaluar y valorar los riesgos y establecer los respectivos
controles para salvaguardar la integridad de los trabajadores.

 Proteger la seguridad y salud de todos los trabajadores, mediante la mejora continua

del sistema de gestión de seguridad y salud

 Cumplir la normativa nacional vigente aplicable en materia de riesgos laborables

 Todos los trabajadores contratista y temporales, deben participar en acciones en

materia de seguridad y salud en el trabajo desarrollados de la empresa.

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IDENTIFICACIÓN Y RELACIONES

1. Identificación
 Gerente
 Uno
 MARCSOL ACF 001.2018
2. Relaciones de autoridad
 No tiene
 Departamento administrativo, Departamento Comercia, Departamento de
Operaciones
 Contabilidad Cartera, Tesorería, Compras Nacionales, Importaciones, Ventas,
Bodega, Re empaque, Despacho
3. Propósito de puesto
Planifica definiendo un marco de trabajo de todas las acciones y procesos que
deberán ponerse en marcha quedan concretadas. Organiza sabiendo aprovechar
los recursos disponibles. Controla la supervisión validando, verificando y ofreciendo
una retroalimentación controla establecimiento programas contribuyendo a impulsar
el crecimiento de los miembros de la organización y es el encargado de liderar,
motivar, comunicar, guiar y valorar.
4. Responsabilidades
Planificar una vez conocidos los objetivos a alcanzar por la compañía, el gerente se
encarga de concretar los pasos necesarios para llegar hasta allí. Definiendo un
marco de trabajo, todas las acciones y procesos que deberán ponerse en marcha
quedan concretados en un plan.

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 Fecha: Quevedo 2018/12/10
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IDENTIFICACIÓN Y RELACIONES

5. Funciones generales
Cumplir con las políticas y requerimiento de ventas establecidas por la empresa
comercial. Brindar conocimiento y apoyo de todos los clientes

6. Funciones especificas
Satisfacer las necesidades regidas a las normas de ventas.

7. Comunicación
Para un gerente la comunicación efectiva representa una gran habilidad y
herramienta, que sin duda alguna mejora el nivel de conocimiento y de compromiso
de los miembros del equipo de trabajo, con las estrategias y actuaciones
empresariales y evitar en gran medida males entendidos y re trabajos.
8. Especificaciones
La meta principal del gerente es que se cumplan los objetivos de la empresa,
utilizando o regulando los recursos humanos y materiales que posee y reduciendo al
mínimo posible la inversión monetaria sin reducir la calidad del producto o servicio
que ofrezca la compañía.

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Stalin Pérez Gabriel Pérez CPA. María Azucena
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DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

El gerente es la persona que cumple la función de un engranaje central dentro de una

empresa, pues tiene la obligación de lograr que ciertos objetivos estipulados por la
dirección sean perseguidos por todo el personal de forma efectiva.

 Asignar las tareas de sus subordinados.

 Registrar permanentemente la concreción efectiva de esas tareas.
 Atender a las contingencias que pueden surgir.
 Evaluar el desempeño de sus subordinados, así como la conjunción de las tareas
que ellos realizan a los fines de los objetivos generales de la empresa.
 Si se trata de un gerente general, reunir a los subgerentes y comunicar objetivos
comunes.
 Si se trata de un gerente general, supervisar a los gerentes de área.
 Si se trata de un gerente de un área, comunicarse con las otras áreas a fin de
conocer la concordancia de tareas y la posibilidad de combinar esfuerzos.
 Informarse acerca de todas las encuestas de satisfacción de los clientes.
 Sacar conclusiones sobre las condiciones de trabajo e informarlas a sus superiores.
 Cubrir rápidamente los puestos en los casos de que algún empleado se vea
imposibilitado.

Elaborado Revisado Autorizado

Stalin Pérez Gabriel Pérez CPA. María Azucena
Conclusiones

 De acuerdo al análisis de las bases teóricas que sustentan el objeto de estudio, se

determina que el manual de funciones es una herramienta eficaz que optimizará el
desempeño laboral y desarrollo de los procesos administrativos y operativos de la
empresa, las teorías demuestras que la implementación de un manual organiza y
orienta al talento humano en el desarrollo de funciones.
 De acuerdo al análisis FODA, se determina que la empresa actualmente no cuenta
con un manual de funciones, debilidad que incurre en el desarrollo de los procesos
administrativos y operativos, del mismo modo se diagnosticó que gran parte de los
problemas que esta presenta son consecuencia de la carente implementación de
herramientas que direccionen al personal en su accionar, acorde a los puestos de
trabajo asignados.
 Según las necesidades y falencias analizadas en Distribuidora Marc Sol, el personal
coincide que un Manual de Funciones optimizará el desempeño organizacional y
operacional de las actividades asignadas, encaminado a cumplir cabalmente con
todas las tareas que se necesitan para lograr los propósitos de la organización, por lo
tanto, es importante su estructuración acorde al orgánico-funcional.

Referencias Bibliográficas

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