República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria Ciencia y Tecnología

Universidad Nacional Experimental Francisco de Miranda

Extensión Barquisimeto

Gestión Administrativa

Estudiante: Josué Gutiérrez

C.I.: 26.903.425

Carrera: Ingeniería Industrial

Asignatura: Gestión Administrativa

Semestre: VII

Sección: U
 Técnicas de organización de personal.

Organizar no es otra cosa que establecer una configuración que nos faculte para conseguir

nuestros objetivos y lograr nuestras metas, de forma sistemática, explotando al máximo los

medios de los cuales se disponen. Así mismo, el éxito no se logra sólo con cualidades especiales;

es sobre todo un trabajo de constancia, de método y de organización. El mundo globalizado y

competente actual, obliga a las empresas a esforzarse cada día más, añadiendo dentro de esta un

día a día una cantidad ingente de información, de ideas, de pedidos, de llamadas y de tareas que

exigen mucho tiempo y energía.

Actualmente, y debido a las nuevas formas de trabajo, el flujo constante de asignaciones y el

nuevo uso de las tecnologías de información, se nos exige mucho más esfuerzo y tiempo a la

hora de realizar nuestras actividades laborales; es por ello que se hace imprescindible hoy en día

usar métodos para mejorar la organización y gestión personal y de esta manera lograr ser más

productivos. El ritmo desenfrenado de hoy en día puede llevar a que su tiempo en la oficina o en

cualquiera que sea su ámbito profesional le parezca demasiado corto; el mayor problema de

muchas empresas es que no miden la productividad; los conceptos de la productividad han

cambiado. Esta sociedad es la sociedad del conocimiento y de la información, y la productividad

ya no es una mera parte de una ecuación de tiempo y unidades fabricadas. De tal manera, cuando

se tiene un objetivo, una meta o una tarea específica que se desea cumplir, se debe hacer un

grupo de tareas para conseguirla, en el aspecto laboral muchas veces no se está solo, sino que se

cuenta también con un equipo de trabajo, por lo que es muy fácil distraerse entre tantas labores.

Muchas veces relacionamos la idea de estar organizado simplemente a crear una lista de tareas;
sin embargo, existen otros elementos que son parte fundamental del éxito o fracaso de una buena

organización personal, y esos elementos, no son otra cosa que habilidades personales.

Del mismo modo, habrá algunos momentos en los que nosotros seremos la herramienta,

nuestros conocimientos, nuestra actitud y en ambos casos será muy importante que apliquemos

técnicas de organización personal, con las que lograremos la efectividad de nuestras acciones y

una participación activa y eficiente, en el proceso para alcanzar una meta determinada.

La productividad, hoy en día, atiende primero a criterios de organización y estrategia, y

después a la explotación. Hay que tener presente que, la productividad permite aumentar la

rentabilidad, la eficiencia y el rendimiento de una empresa a través de un sistema organizado y

utilizando métodos que permitan un buen manejo de los recursos, y con la finalidad de conseguir

resultados que vuelvan eficiente todas las labores desarrolladas dentro de la organización. La

productividad conlleva grandes esfuerzos, tanto en el cambio de mentalidad necesario, como en

la incorporación de nuevos hábitos y modelos de organización. La gestión del tiempo es un

concepto a veces abstracto y subjetivo; hay personas que son muy rentables con su tiempo

gracias a su proactividad y a su organización, superando a otras con mayor conocimiento y

experiencia. También encontramos que hay personas que son mucho más productivas a primeras

horas de la mañana, mientras que otras que lo son a últimas horas de la tarde. Hay personas que

con motivación y creatividad superan las expectativas de productividad, mientras que otras sólo

son productivas de forma autómata y mecánica. Los problemas personales, las enfermedades, los

estados de ánimo, los cambios en las planificaciones y otros factores de influencia también

condicionan la productividad.
 Para ser productivos primero hay de ser organizados, pues saber qué hacer, por qué, cuándo y

cómo, es mucho más importante que hacer las cosas sin un planteamiento previo. Existen

bastantes métodos de organización personal, técnicas de gestión del tiempo y herramientas de

gestión de tareas, cuyo objetivo final es planificar de forma más eficiente nuestro tiempo acorde

a las tareas a acometer, y por consiguiente, lograr una mayor productividad.

Cabe destacar, uno de los principales problemas de productividad es que pequeñas tareas sin

importancia real nos mantienen ocupados la mayor parte del tiempo. Eso impide que nos

centremos en los objetivos importantes. Una de las técnicas más sencillas para enfocarnos en lo

prioritario, es tener siempre muy en cuenta los objetivos importantes del día. Uno de los efectos

psicológicos más curiosos que hay es el,”fuera de la vista, fuera de la mente” y se refiere a que,

en cuanto perdemos algo de vista se nos va olvidando. Nos centramos en lo que vemos y llama

nuestra atención y, para aprovechar eso y ser más productivos, debemos tener siempre bien a la

vista los objetivos del día y las tareas importantes. Ahora bien, para que una persona sea

productiva, primero tiene que estructurar de manera estratégica y organizada las tareas a realizar

para obtener una mayor eficiencia y un máximo rendimiento. No obstante, hay que considerar

que cada individuo es un ser biológico y subjetivo, y no un robot; por lo tanto hay que tomar en

cuenta que en algún momento habrán factores (familia, salud, estado de ánimo, problemas

personales) en la persona que afectarán en cierta medida su productividad; las nuevas formas de

trabajo requiere de nuevas formas de planificación y organización, en tal sentido hoy en día es

pertinente el uso de métodos y sistemas de productividad que permitan dirigir disciplinadamente

nuestras actividades para hacerlas más productivas y hacernos personas organizadas y orientadas

a la eficiencia.
Pasos que nos ayudarán a optimizar nuestra capacidad de organización:

1. Lo principal es que establezcamos cuál es el objetivo a alcanzar. Esto es fundamental

porque nos ayudará a definir el camino e identificar las herramientas que necesitaremos.

2. Identificar nuestras fortalezas y aptitudes frente a la tarea que tenemos que cumplir, así

como la de nuestro equipo, para de esta manera enfocarnos en aprender y adaptarnos,

asumiendo una posición que nos permita alcanzar resultados.

3. Tenemos que buscar cuales serán nuestras herramientas de trabajo. ¿Qué necesitamos?

¿qué nos sirve?. Si de lo que se trata es de sobrevivir a un día laboral repleto de

actividades, reuniones, documentos, tal vez sólo haga falta una agenda electrónica, un

equipo humano en el cual podamos delegar las tareas menos importantes y un

conocimiento general del trabajo que hacemos. Si por el contrario nuestra tarea involucra

la elaboración de un proyecto con fecha límite de entrega, el factor del manejo del tiempo

será fundamental, la especialización del equipo, entre otros.

4. El plan. Para realizar cualquier tarea es necesario diseñar un plan, integrado por pasos a

seguir, que contemple el uso de las herramientas antes mencionadas.

5. Establece prioridades. No podrás encargarte de hacer todo, todo el tiempo. Tienes que

saber cuáles son las cosas más urgentes y qué debe hacerse primero.

6. Aprende a delegar. Es el atributo más importante de un gerente. Si se trata de un equipo

de trabajo, delegar las tareas menos importantes entre el equipo, te hará mucho más

productivo.

7. Ser disciplinado. La disciplina es la capacidad que se tiene para hacer algo aun cuando no

tengamos ganas de hacerlo, la capacidad de apegarse al plan y cumplirlo.

 Para alcanzar la productividad de nuestras acciones debemos organizarnos, es decir, para que

cada cosa que hagamos sirva en función de los resultados que queremos alcanzar.

Habilidades que se consideran imprescindibles para la organización y gestión diaria:

1. Habilidad de predisposición.

2. Habilidad de preparación y planificación.

3. Habilidad de organización.

4. Habilidad de trabajo bajo presión.

5. Habilidad de delegar.

6. Habilidad de gestión de interrupciones.

7. Habilidad de orientación a resultados.

Elementos a considerar para mejorar la productividad:

1. Gestionar el tiempo personal: Antes de implementar un método de productividad se hace

necesario analizar nuestra situación actual para identificar aquellos elementos que pueden

intervenir y hacer que nuestra gestión del tiempo y capacidad de organización disminuya.

Para ello se debe: Evitar interrupciones y determinar prioridades

2. Implementar métodos y sistemas de productividad: Algunos métodos de productividad

más usados actualmente: GTD, Técnica del Pomodoro, Scrum, Kanban, Inbox Zero.

3. Utilizar herramientas de productividad: Los métodos de organización y gestión personal,

se pueden complementar con plataformas digitales a la perfección, para hacer mucho más

eficiente el trabajo diario; algunas herramientas para mejorar la productividad: Gestores

de notas, Gestores de proyectos y tareas, Gestores de correo electrónicos, Gestores de

calendario, Gestores de archivos, Gestores de tiempo.

 Estas herramientas permiten almacenar de forma automática el tiempo dedicado a las

tareas que tenemos programadas en el gestor de tareas. Cabe destacar que, algunas

aplicaciones de gestión de tareas y proyectos ya llevan integrada la opción de time

tracking por defecto, pero para otras es necesario complementarlas con estas

herramientas.

El método GTD (Getting Things Done): Uno de los métodos de organización personal más

eficiente y utilizado en el mundo es GTD (“Getting Things Done”, o “Tener las Cosas Hechas”),

creado por David Allen, GTD es recomendable para cualquier trabajo y escenario, que consta de

cinco principios sencillos y prácticos:

 Recopilación: Captura todas las cosas que van surgiendo y que necesiten una atención

posterior, depositando recordatorios en una bandeja de entrada llamada también inbox,

canasto o cesto. Se libera la mente para que se centre en lo que hay que hacer, no en lo

que hay que recordar.

 Procesamiento: Analiza cada una de las cosas que hay en la bandeja de entrada,

decidiendo qué hacer con ellas.

 Organización: Clasifica en listas las cosas que se han procesado, a fin de llevar un

seguimiento de las mismas. La organización propone cuándo acometer las tareas de la

manera más eficiente, según nuestro criterio en ese momento.

 Revisión: Es el principio más importante de todos. Comprueba las listas con

frecuencia, para reorganizar las mismas de acuerdo a las circunstancias y a las

necesidades de ese momento, eliminando de las listas las tareas concluidas.

 Hacer: Ejecuta las tareas.

 El método Autofocus (AF4): Creado por Mark Forster, es un método muy potente y sencillo

de organización que mantiene todas las tareas en una única lista, las cuales van evolucionando

con su uso. Este método está más enfocado en el hacer que en la organización, punto de conflicto

con los seguidores de GTD. Las premisas de este método es que procesa rápidamente grandes

volúmenes de trabajo, evita el estrés, pone foco en lo importante y procesa a fondo la rutina, las

tareas y los proyectos importantes. El método, de forma sintetizada, está basado en:

 Recopilar en una lista las ideas y tareas que se te ocurran.

 Al final de la lista se traza una línea para cerrar la lista.

 Cualquier idea o tarea nueva se anotarán debajo de esta línea, en una nueva lista abierta.

 Se trabaja sobre la lista cerrada, revisando de la primera a la última, cada una de las

tareas.

 Se elige una tarea a ejecutar, mediante el criterio que estimemos necesario: urgencia,

importancia, dificultad, predilección, etc.

 Hacer la tarea.

 Si terminamos la tarea, se tacha la tarea de la lista.

 Si nos cansamos de la tarea, o abordamos otra tarea más urgente, o cambiamos de tarea

(por el motivo que sea), se tacha la tarea de la lista, anotándola en la lista abierta para

saber que la tarea sigue incompleta.

 La revisión se realiza hasta llegar a la línea que separa la lista cerrada y la lista abierta.

 Se repite la revisión hasta que la lista cerrada tenga todas sus tareas tachadas.

 Iniciar una revisión en la lista abierta y crear una línea para cerrar la lista, repitiendo el

ciclo nuevamente.
 Autofocus es un método muy eficiente, sencillo y particularmente desestresante, que además

reduce la procrastinación.

Técnica del Pomodoro: Para una gestión del tiempo eficaz y productiva, es recomendada la

técnica del Pomodoro, creada por Francesco Cirillo, que consiste en la definición y división de

tiempos de trabajo (o pomodoros) de 25 minutos, separados por pausas. La premisa de esta

técnica es que los períodos, con sus pausas, mejoran la habilidad y la concentración mental. Su

uso está recomendado en tareas con carga y esfuerzos mentales, como la del desarrollo del

software (disciplina en la que se concibió originalmente).

Herramienta Kanban: Para abordar tareas de procesos y proyectos en equipo, una de las

mejores herramientas es la del Kanban. Consiste, sencillamente, en un tablero dividido

horizontalmente en varias secciones o columnas, cada una de las cuales correspondiente a un

proceso o estado. Las tareas se escriben en una tarjeta o nota adhesiva, y se van moviendo y

colocando en cada columna, según vayan cambiando de proceso o estado.

Los Kanban permiten visualizar rápidamente qué tareas hemos de acometer, en qué estado se

encuentran, qué falta, quién la va a ejecutar, qué personas del equipo están trabajando en qué,

entre otros. Todo, en un ambiente colaborativo y participativo. Los procesos suelen ser

incrementales, de izquierda a derecha.

Técnicas de integración de personal.

Cuando una persona se integra a una nueva empresa, desconocida para él, o a un nuevo grupo

de trabajo, se da un proceso llamado socialización, el cual es el proceso a través del cual el

empleado empieza a comprender y aceptar los valores, normas y convicciones que se postulan en
una organización, entre el nuevo empleado y la organización. Al ingresar a una empresa, un

nuevo trabajador, experimenta:

 Incertidumbre, por la situación nueva y el cambio.

 Expectativas poco realistas de lo que la empresa es y de lo que se espera de él como

trabajador.

 Angustia por las sorpresas con que se enfrenta el trabajador en su encuentro inicial con la

organización.

 Temor por la posibilidad de no ser aceptado por los nuevos compañeros de trabajo.

El reclutamiento corresponde al proceso mediante el cual la organización atrae candidatos del

mercado de recursos humanos para ocupar las vacantes actuales o futuras dentro de una

organización Desde el punto de vista de su aplicación el reclutamiento puede ser interno o

externo. Los directivos deben considerar a los empleados como el recurso más valioso de la

organización e invertir en ellos, proporcionándoles continuamente oportunidades para mejorar

sus habilidades. Esto se conoce como desarrollo de personal e incluye aquellas actividades

designadas a capacitar y motivar al empleado para ampliar sus responsabilidades dentro de la

organización.

Descubrir y desarrollar las capacidades del trabajador, proporciona beneficios para los

empleados y para la organización, ayuda a los trabajadores aumentando sus habilidades y

cualidades y beneficia a la organización incrementando las habilidades del personal de una

manera costo-efectiva. La capacitación hará que el trabajador sea más competente y hábil.

Generalmente, es más costoso contratar y capacitar nuevo personal, aún cuando éste tenga los

requisitos para la nueva posición, que desarrollar las habilidades del personal existente. Además,
al utilizar y desarrollar las habilidades del trabajador, la organización entera se vuelve más

fuerte, productiva y rentable. Como fácilmente puede apreciarse, el esfuerzo humano resulta vital

para el funcionamiento de cualquier organización; si el elemento humano esta dispuesto a

proporcionar su esfuerzo, la organización marchará; en caso contrario, se detendrá. De aquí toda

organización debe prestar primordial atención a su personal. La integración de personal es muy

importante, ya que se puede mejorar y perfeccionar el empleo y diseño de los recursos materiales

y técnicos, lo cual no sucede a la inversa.

La integración consiste en la obtención y articulación de los materiales y huanos que la

organización y la planeación señalan como necesarios para el adecuado funcionamiento de un

organismo. Para ayudar al nuevo empleado en su ingreso a una empresa, y acortar el tiempo de

adaptación y aprendizaje de las nuevas funciones en esa organización, es conveniente llevar a

cabo un programa que recibe el nombre de inducción, este proceso nos permite conseguir que los

nuevos empleados tengan un buen comienzo en la organización y según estudios realizados un

buen programa de inducción nos ayuda a retener y motivar a los empleados.

Inducción: La inducción es el procedimiento por el cual se presenta la empresa a los nuevos

empleados para ayudarles a integrarse al medio de trabajo y tener un comienzo productivo; es el

conjunto de actividades que se realizan con objeto de guiar, orientar e integrar a los empleados

en el ambiente de trabajo y en el puesto. Lo más importante de este concepto es que es la

empresa la que se presenta a los nuevos empleados. Con este programa se informa al trabajador

recién ingresado acerca de quiénes somos como empresa, qué hacemos, cómo lo hacemos y para

qué lo hacemos. Todo esto dentro de la estructura formal de la empresa. Además de estos

aspectos, en el programa de inducción se le explican al trabajador, las normas, políticas y

reglamentos existentes en la empresa. Se hará la explicación detallada de su trabajo a base de la

descripción de puestos correspondiente, y la presentación a sus compañeros de trabajo. Se le hará

recorrer los sitios en donde habrá de aprovisionarse de materia, entregar los productos

terminados, rendir informes, cobrar su sueldo, entre otros.

Importancia de la inducción adecuada: El momento en que los elementos humanos se integran

a una empresa tiene mucha importancia y, por lo mismo, debe ser vigilado con especial cuidado.

Podrá decirse que una empresa debe considerarse como una articulación social de los hombres

que la forman: desde el gerente, hasta el ultimo mozo.

Entrenamiento en el puesto: Es un proceso educativo a corto plazo, aplicado de manera

sistemática y organizada, mediante el cual las personas aprenden conocimientos actitudes y

habilidades, en función de objetivos definidos. Llena el vacio entre lo que alguien esta

capacitado para hacer y lo que puede llegar a ser capaz de hacer

Evaluación del desempeño: Es una técnica o procedimiento que pretende apreciar, de la forma

mas sistemática y objetiva posible, el rendimiento de los empleados de una organización. Se

realiza en base a objetivos planteados, las responsabilidades asumidas y las características

personales.

Adecuación de hombres y funciones: Los hombres que han de desempeñar cualquier función

dentro de un organismo social, deben buscarse siempre bajo criterio que reúnan los requisitos

mínimos para desempeñarla adecuadamente. Debe procurarse adaptar los hombres a las

funciones y no las funciones a los hombres. Puede ocurrir, que los altos niveles administrativos,

si exista cierta adaptación de la función al hombre, ya que por ejemplo: un gerente tiene muchas
posibilidades , y dependerá de su personal capacidad, iniciativa, entre otros. El hacer el puesto

más importante, ya que en cierto modo, la empresa será toda ella como sea su jefe supremo.

Provisión de elementos administrativos: Debe proveerse a cada miembro de un organismo

social, de los elementos administrativos necesarios para hacer frente en forma eficiente a las

obligaciones de su puesto. Un trabajador debe conocer con precisión su puesto, para que

desarrolle adecuadamente.

Cabe destacar, que para cumplir muy bien con el proceso de integración de personal; todo lo

que debe hacer una empresa, es hacer que sus trabajadores se sientan apreciados. Esto,

combinado con entregarles a los colaboradores algún tipo de acceso al liderazgo, crea una

recompensa clave para hacer de estas organizaciones un maravilloso lugar para trabajar.

Técnicas que deben seguir las compañías para tener una integración de personal efectiva:

 Asignación de salarios: Lograr que todos los trabajadores sean justa y equitativamente

compensados mediante sistemas de remuneración racional del trabajo y de acuerdo al

esfuerzo, eficiencia, responsabilidad y condiciones de trabajo a cada puesto.

 Asignación de funciones: Asignar oficialmente a cada trabajador un puesto clara y

precisamente definido en cuanto a sus responsabilidades, obligaciones, operaciones y

condiciones de trabajo.

 Determinación de salarios: Asignar valores monetarios a los puestos, en tal forma que

sean justos y equitativos con relación a otras posiciones de la organización y a puestos

similares en el mercado de trabajo.

 Calificación de méritos: Evaluar, mediante los medios mas objetivos, la actuación de

cada trabajador ante las obligaciones y responsabilidades de su puesto.

 Incentivos y premios: Proveer incentivos monetarios a los sueldos básicos para motivar la

iniciativa y el mejor logro de los objetivos.

 Control de asistencia: Establecer horarios de trabajo y periodos de ausencia con y sin

percepción de sueldo, que sean justo tanto para los empleados como para organización,

así como sistemas eficientes que permitan su control.

 Apreciación a través de beneficios adicionales: Una empresa debe implementar todo tipo

de técnicas para mostrar apreciación por sus empleados. Hay una amplia variedad para

elegir, donde los trabajadores siempre se sentirán gratificados y comprometidos para

seguir haciendo su mayor esfuerzo. Hay que demostrar apreciación a los empleados de

maneras tangibles y de forma regular.

 Otorgar acceso a información y responsabilidades de gran importancia: Un tema

primordial es permitirles a los empleados conocer información que manejan los puestos

de gerencia y darle progresivamente tareas relacionadas con cargos de liderazgo. Los

gerentes deben abrirse hacia cargos menores. Compartir más hace que todos se sientan

más cómodos.

 Reconocimientos personalizados: Las buenas noticias hacen felices a todos, y los mejores

lugares para trabajar son donde todos están de buen humor, porque siempre están

comprometidos a su causa. Hay que reforzar sus habilidades recordándoles su

importancia dentro de la empresa.

 Crear buenas conexiones entre la empresa y el empleado: Cada equipo se maneja de una

forma distinta según su tamaño. La apreciación y las recompensas a nivel personal se

 pueden dar más fácil en organizaciones pequeñas. A pesar de esto, siempre habrá

maneras de invertir en los empleados para hacerlos sentir agradecidos y con posibilidades

dentro de la compañía para crear una buena relación. Todo va cambiando mientras una

organización crece. Los beneficios, accesos y reconocimientos deben establecerse a

través de un sistema bien pensado y definido para que se mantenga igual de eficiente,

pero hay que siempre crear esa buena conexión para agradecer al empleado y que su

relación con la compañía construya una ventaja competitiva.

 Darle grandes proyectos y tutoría a los nuevos empleados apenas llegan: La ambición de

los nuevos empleados es un factor beneficioso para las tareas más importantes, sobre todo

cuando estos grandes proyectos también se han presentado recientemente, porque lo

tomarán con el mayor compromiso posible y lo presentarán como algo que conocieron

desde su comienzo. Algunos consejos para logralo con eficacia:

 El nuevo empleado debe familiarizarse con la tecnología inmediatamente.

 Debe tener un mentor (líder de proyecto) que debe adoptarlo como su principal ayuda.

 El CEO debe conocerlo como el encargado de esa tarea específicamente

Para una buena integración de personal, la empresa debe guiar a sus empleados hacia el éxito.

La estructura de la organización.

Organizar es el proceso de distribuir actividades, recursos, a través de la división de

funciones, definiendo las autoridades y responsabilidades de cada departamento para que la

empresa pueda alcanzar de una forma fácil sus metas. La estructura es el ensamblaje de una

construcción, una ordenación relativamente duradera de las partes de un todo y su relación entre

ellas.
 La estructura organizacional de una empresa es la forma en la que la empresa se va a

gestionar. Es un sistema utilizado para definir una jerarquía dentro de una organización;

identifica cada puesto, su función y dónde se reporta dentro de la organización. Esta estructura se

desarrolla para establecer cómo opera una organización y ayudar a lograr las metas para permitir

un crecimiento futuro. La estructura se ilustra utilizando una tabla organizacional. La estructura

organizacional es fundamental en todas las empresas, define muchas características de cómo se

va a organizar, tiene la función principal de establecer autoridad, jerarquía, cadena de mando,

organigramas y departamentalizaciones, entre otras.

Del mismo modo, se conoce como estructura organizacional a las formas de organización

interna y administrativa de una empresa u organización. Esto incluye también el reparto del

trabajo en áreas o departamentos determinados según esa misma estructura, es decir, la estructura

organizacional de una empresa es el modo en que se concibe a sí misma, el modo en que

planifica su trabajo y reparte formalmente sus responsabilidades. La estructura organizacional es

la forma de una empresa. Todas las organizaciones deben tener una estructura organizacional

según las tareas o actividades que pretenda hacer, a través de una adecuada estructura que le

permita fijar sus funciones, y áreas con la intención de producir productos o servicios mediante

un correcto orden que facilite la consecución de los objetivos empresariales marcados con

anterioridad.

La estructura organizacional es la división de todas las actividades de una empresa que se

agrupan para formar áreas o departamentos, estableciendo autoridades, que a través de la

organización y coordinación buscan alcanzar objetivos específicos. Las empresas y

organizaciones suelen organizarse a sí mismas en base a los objetivos que se han trazado. Por
otro lado, su estructura responde también al modelo de gestión interna que emplean, es decir, a

cómo conciben la autoridad, la jerarquía administrativa y la división de sus labores. Cada

empresa tiene su estructura organizacional propia. Es posible modificarla y adaptarla a nuevos

escenarios y necesidades si fuera el caso, aunque eso suele implicar grandes cambios y

remodelaciones.

Características de la estructura organizacional.

Cada entidad sigue un sistema organizacional acorde a sus objetivos y funciones. En función

de la misión, visión y valores de la misma se establece una estructura organizacional a seguir. De

ahí que haya organizaciones cuyo modelo cuenta con más niveles de jerarquía, mientras que

otras fijan un sistema matricial. Toda estructura organizacional es un orden formal, es decir,

consta en los documentos de la empresa y está reflejado en su organigrama. En este último se

representan las distintas personas que trabajan en ella y sus cargos específicos. La mayoría de las

empresas pequeñas son cada vez más innovadoras y suelen usar una estructura horizontal. Esto

les proporciona un ritmo más ágil en la toma de decisiones y en los cambios a la hora de actuar

rápido en las estrategias. Lo que implica que la transparencia y la continua comunicación serán

los principales ejes sobre los que se asiente la estructura organizacional.

Suelen basarse en un principio de especialización y departamentalización, es decir, de

construcción de bloques de trabajo en los que se llevan a cabo labores determinadas: relaciones

públicas, recursos humanos, gerencia administrativa, entre otros. Mientras más grande sea una

empresa, más especializados serán sus departamentos. A medida que una compañía va creciendo,

el sistema organizacional se vuelve un poco más complejo. De ahí que se trate de un proceso
versátil, continuo y que permanece actualizándose de manera constante. Estas estructuras pueden

ser de dos tipos:

 Centralizado. Concentra las decisiones en los altos cargos de la jerarquía.

 Descentralizado. Permite a cada departamento importantes márgenes de autonomía.

Para entender mejor en qué consiste la estructura organizacional hay que hacer referencia a

una serie de características de la estructura organizativa de la compañía:

 Consiste en un proceso versátil y continuo con el tiempo.

 Puede ser centralizada o descentralizada según de dónde partan las decisiones, ya sea de

los altos cargos de la compañía o de los propios empleados.

 Especialización de los diferentes departamentos. Cuanto más tamaño tenga la empresa,

más especialización habrá.

 Estandarización de protocolos, procedimientos y burocratización.

 Coordinación entre los diferentes departamentos de la entidad.

 Las personas que forman parte de la organización empresarial deben sentirse

representadas por la compañía.

 Adaptada a la estrategia que busca la organización.

 Enfocada a objetivos alcanzables.

 Acorde con las herramientas y recursos disponibles.

 En entorno sectorial de la compañía supone un factor que condicionará la estructura.

 Para realizar sus funciones, cada empleado debe saber dónde está todo lo que necesita.

 Todos los miembros del equipo deben conocer sus funciones, que se encuentran

claramente definidas.
  De manera paralela, toda estructura organizacional formal cuenta con una estructura

informal de relaciones entre los distintos miembros de los grupos de trabajo. Es lo que se

conoce como estructura organizacional real.

En la estructura organizacional intervienen una serie de elementos como son los siguientes:

 Número de trabajadores.

 Ubicación geográfica.

 Nivel de desarrollo del producto o servicio.

 Grado de control de calidad del producto.

 Relación de autoridad central o descentralización.

Para diseñar la estructura de la empresa y que la conozca toda la empresa es preciso crear un

organigrama que defina de forma gráfica y sencilla cuáles son las funciones, responsabilidades y

jerarquías de la organización.

La estructura organizacional es un aspecto fundamental de la comprensión de toda empresa, o

sea, del modo en que se concibe y organiza a sí misma. Una buena organización es garante de

una funcionalidad más armónica y de alcanzar las características deseadas en la empresa, al

menos en principio. Por el contrario, una estructura inadecuada o caótica introduce a la

organización problemas que normalmente no tendría, dificultando labores que de otro modo

podrían ser cotidianas y simples.

Tipos de estructura organizacional

 Lineal. Contempla como principio organizador la jerarquía, es decir, la autoridad directa

del jefe sobre sus subordinados, ya que sobre él recaen todas las decisiones y todas las

responsabilidades. Es una estructura que privilegia la rapidez, la contabilidad clara y

sencilla, dado que los cargos están muy bien delimitados en la estructura, atendiendo los
 empleados a la guiatura de un jefe compartido. Es el modelo preferido por empresas

pequeñas, de baja producción y poco capital humano.

 Funcional. Propone la división de las labores de la organización en unidades

hiperespecializadas, cada una al mando de un jefe independiente, que coordina su equipo

de trabajo y permite la comunicación con los demás equipos. Es una estructura versátil,

flexible y muy popular, especialmente para empresas de mayor envergadura y abundante

personal.

 De Staff. Un modelo empresarial minimalista, que prefiere depositar en contrataciones

externas, muchas de las funciones que en otros modelos implicarían la construcción de

una unidad de trabajo. Es un modelo flexible y moderno, que sin embargo requiere de

una fluidez de capitales que justifique no tener un equipo propio en vez de subcontratarlo.

 Matricial. La empresa se estructura en base a equipos de trabajo autónomos y

desconectados entre sí, cada uno asignado a un proyecto puntual y compuesto por un

conjunto diverso de trabajadores al mando de un coordinador que se reporta

individualmente a la cabeza de la organización. Es la estructura más dispersa conocida y

la que más le conviene a los gigantescos consorcios empresariales trasnacionales.

Elementos de la estructura organizacional.

 Ápice estratégico. La cúpula directiva de la empresa, donde se toman las decisiones de

alto nivel, y cumple funciones de supervisión directa, formulación de estrategias y

relación con el entorno de la empresa.

 Línea media. Directivos que sirven de enlace y brazo ejecutor entre el ápice estratégico y

el núcleo de operaciones, transmitiendo información de manera vertical y horizontal. Son

quienes toman decisiones en cada uno de sus ámbitos particulares.

  Núcleo de operaciones. La fuerza de trabajo básica de la empresa, compuesta por sus

trabajadores encargados de las funciones principales de generación de productos y/o

servicios.

 Tecnoestructura. Aquí se hallan un conjunto de especialistas y profesionales que no

forman parte de la dirección de la empresa, pero tampoco participan del circuito principal

de producción, sino que brindan apoyo a la estructura toda, velando por los cambios

necesarios en la organización, o propiciando la estabilidad y mantenimiento de la misma.

 Staff de apoyo. Personal generalmente tercerizado o subcontratado que hace vida en la

empresa y que brinda apoyo a la estructura toda, en labores concretas no especializadas,

como limpieza, vigilancia, entre otros.

La organización como función administrativa.

Es parte del proceso administrativo junto con la planificación, dirección, coordinación y

control. En este sentido el termino organización esta referido al acto de organizar, integrar y

estructurar los recursos y los órganos componentes de la organización. Así como establecer las

relaciones entre órganos y asignar las atribuciones correspondientes a cada uno. Luego de

establecer los objetivos y desarrollar los planes para que el mismo se cumpla debemos, debemos

organizar.

En el ámbito del esfuerzo humano existe siempre un lado administrativo de todo esfuerzo

planeado. No seria suficiente con decir que sin una buena administración ninguna organización

tendría éxito; no sirve de mucho que en una empresa existan buenas instalaciones, el mejor

equipo, la mejor ubicación, si todo lo anterior no va acompañado del elemento humano necesario

para dirigir las actividades, o sea, que la administración es importante para alcanzar objetivos de

la organización, tanto en las pequeñas como en las grandes empresas. Es importante que por
medio de la administración se puede elevar la productividad y los niveles de vida en los países en

vías de desarrollo. La administración imparte efectividad a los esfuerzos humanos. Ayuda a

obtener mejor personal, equipo, materiales, dinero y relaciones humanas. Se mantiene al frente

de las condiciones cambiantes y proporciona previsión y creatividad. También suele definirse

como la disciplina que estudia a la organización, y la manera como se gestionan los recursos,

procesos y resultados de sus actividades. La administración de empresas consiste en el proceso

de dirigir y conducir toda o parte de una organización, a través del aprovechamiento de los

recursos (humanos, financieros, físicos, etcétera), destinados al logro de una serie de objetivos.

La organización es la parte de la administración que supone es establecimiento de una

estructura intencionada de los papeles que los individuos deberán desempeñar en una empresa.

La estructura es intencionada en el sentido de que debe garantizar la asignación de todas las

tareas necesarias para los cumplimientos de las metas, asignación que debe hacerse a las

personas mejor capacitadas para realizar esa tarea.

Organizar no es más que identificar y clasificar las actividades requeridas de manera que se

agrupen para dar respuesta a los objetivos, así como coordinar en forma horizontal y vertical la

estructura de la organización asignando a cada grupo un directivo con autoridad necesaria para

supervisarlo. Una estructura organizacional debe diseñarse para determinar quién realizará cuales

tareas y quien será responsable de qué resultados; para eliminar los obstáculos al desempeño que

resultan de la confusión e incertidumbre respecto de la asignación de actividades, y para tender

redes de toma de decisiones y comunicación que respondan y sirvan de apoyo a los objetivos

empresariales. Para la mayoría de los directivos el término organización implica una estructura

intencional formalizada de roles; en primer lugar, al definir la naturaleza y el contenido de los

roles organizacionales y, en segundo lugar, los roles que se les pide a las personas que
desempeñen deben estar diseñados intencionalmente para asegurar que se realicen las actividades

requeridas y que éstas se acoplen de modo que las personas puedan trabajar de forma

interrumpida, con eficacia y eficiencia en grupos. De manera general, el propósito de organizar

es hacer efectiva la cooperación humana.

La organización como función administrativa y parte integrante del proceso administrativo,

en el sentido de organización se refiere al acto de organizar, integrar y estructurar los recursos y

los órganos involucrados en su organización; establecer relaciones entre ellos y asignar las

atribuciones de cada uno. Se trata de terminar qué recurso y qué actividades se requieren para

alcanzar los objetivos de la organización. Luego se debe diseñar la forma de combinarla en grupo

operativo, es decir, crear la estructura departamental de la empresa. De la estructura establecida

necesaria la asignación de responsabilidades y la autoridad formal asignada a cada puesto.

Podemos decir que el resultado a que se llegue con esta función es el establecimiento de una

estructura organizativa.

Proceso básico de la organización.

Toda organización, necesita establecer un proceso administrativo que procure la optimización

en el uso de los recursos productivos y ganarle al tiempo y a la competencia. La actualidad es

cada vez más exigente con las empresas y ellas deben responder a los consumidores tan volátiles,

con productos y servicios que vayan más allá de sus exigencias. Este proceso surge como

conjunto de actividades ordenadas, distribuidas entre los miembros del grupo y jerarquizadas,

ordenadas a través de sistemas de comunicación y de varias interrelaciones. Es una función

permanente dentro de la forma de operar a cualquier organismo social. Es un medio que permite

el logro eficiente de los logros. Proporciona distintas formas de estructurar un organismo social.
Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, al dotar de sistemas y procesos

organizacionales al organismo social. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar

funciones y responsabilidades.

Organización del trabajo: Ejecución del análisis ocupacional, que comprende el

mantenimiento y actualización del sistema de clasificación de puestos que opera en la

organización correspondiente, que fundamente la valoración de puestos, el reclutamiento, la

selección, la capacitación, el desarrollo y otras áreas de la administración de recursos humanos.

Gestión del empleo: Dirigir el conjunto de políticas y prácticas orientadas a gestionar un flujo

adecuado mediante el cual las personas logran ingresar a la organización, continúan en

permanente movimiento para finalmente salir de ella.

Gestión del desarrollo: Búsqueda permanente y continúa del estímulo al crecimiento

profesional de las personas, considerando entre otros aspectos su potencial, promoviendo el

aprendizaje que se requiera así como la definición de los itinerarios de carrera que permitan

interrelacionar los diversos perfiles, expectativas y preferencias individuales con los

requerimientos y necesidades prioritarias y estratégicas de la organización.

Gestión de servicios del personal: Influir sobre el rendimiento de las personas en el trabajo,

con el propósito de lograr su alineación con las prioridades de la organización, además de

alcanzar un valor agregado del desempeño sostenible en términos de la contribución que aportan

los colaboradores a la consecución de los objetivos organizativos, así como permitir la

organización del registro y control del personal.

 Gestión de la compensación: Intervención en actividades relativas al conjunto de

compensaciones retributivas (salariales y extrasalariales) y no retributivas que la organización

dispensa a sus funcionarios por concepto de la prestación de servicios y contribución de éstos a

los propósitos de aquella, reflejada por su relación de trabajo.

Gestión de las relaciones humanas y sociales: Procurar que las relaciones establecidas entre la

organización y sus funcionarios se perfilen en un sentido colectivo y cohesionado, en este

sentido se tendrán que cumplir funciones relativas al monitoreo del clima organizativo, políticas

y prácticas de comunicación ascendente y descendente, mantenimiento y mejora de la percepción

de la satisfacción global de los colaboradores, gestión de las relaciones laborales que implica

negociación colectiva salarial, condiciones de trabajo, relaciones entre la organización y actores

sociales.

Organización formal.

Es la organización basada en una división del trabajo racional, en la diferenciación e

integración de los participantes de acuerdo con algún criterio establecido por aquellos que

manejan el proceso decisorio. Es la organización planeada; la que está en el papel. Una

organización formal es una estructura bien definida de autoridad y responsabilidad que define la

delegación de autoridad y relaciones entre varios miembros de la organización. La organización

formal funciona a través de un conjunto de políticas pre definidas, planes, procedimientos,

programas y cronogramas. La mayoría de las decisiones en una organización formal están

basadas en políticas predeterminadas. La organización formal es una estructura diseñada con

autoridad formal, reglas, regulaciones y canales de comunicación. La organización formal

pretende indicar lo que hace cada uno, que relación tiene con cada uno de los miembros de la
empresa y bajo las órdenes de quién está. Es aquí donde surge el principal problema en las

pequeñas empresas ya que esta organización formal, si es que existe, es un mero formalismo que

realmente no se sigue.

Características de una organización formal:

 Estructura creada con fines determinados.

 Orientada al empleo

 División del trabajo y departamentalización

 Autoridad formal

 Delegación

 Coordinación

 Basada en principios de la teoría clásica organizacional

Beneficios de la organización formal:

 Define claramente los objetivos de la organización y relaciones de responsabilidad y

autoridad entre los miembros de la organización.

 Resulta en la utilización óptima de los recursos organizacionales

 Hay una clara división entre el trabajo y las relaciones interpersonales

 La jerarquía organizacional evita la superposición de actividades entre dos individuos de

dos departamentos diferentes.

 Los avances en el plan de carrera y las promociones internas están claramente definidas

en una estructura formal de organización.

  La tasa de rotación del personal y de ausentismo es reducida por la claridad de objetivos,

políticas, estrategias.

Limitaciones de la organización formal:

 Pérdida de iniciativa de la gente.

 Necesidades sociales insatisfechas.

Organización informal.

Es la organización que emerge espontánea y naturalmente entre las personas que ocupan

posiciones en la organización formal y a partir de las relaciones que establecen entre sí como

ocupantes de cargos. Así como la organización formal crece en tamaño, la existencia paralela de

relaciones informales, junto con las relaciones formales se hace inevitable. Estas relaciones

surgen por las necesidades personales y sociales de los individuos que no se satisfacen con los

principios de la organización formal. Estas relaciones representan interacciones sociales no

oficiales, no planificadas entre las personas que trabajan en estructuras formales. La organización

informal surge espontáneamente sobre las bases de la amistad o intereses en común que no

necesariamente están relacionados con el trabajo. Se forma a partir de las relaciones de amistad o

de antagonismo o del surgimiento de grupos informales que no aparecen en el organigrama, o en

cualquier otro documento formal. La organización informal se constituye de interacciones y

relaciones sociales entre las personas situadas en ciertas posiciones de la organización formal.

Surge a partir de las relaciones e interacciones impuestas por la organización formal para el

desempeño de los cargos. La organización informal comprende todos aquellos aspectos del
sistema que no han sido planeados, pero que surgen espontáneamente en las actividades de los

participantes, por tanto, para funciones innovadoras no previstas por la organización formal.

Características de la organización informal:

 Posee una estructura que no ha sido planificada

 Cumplimiento de las necesidades sociales

 No existe una estructura formal

 Líderes informales

 Se trata de grupos pequeños de individuos que se forman de manera informal

 Todos los miembros son iguales en jerarquía y autoridad

 El comportamientos de sus miembros está dirigido por creencias y valores de grupo

 La comunicación se transmite a través de canales informales

 No hay reglas o regulaciones

Beneficios de la organización informal:

 Promueve valores sociales y culturales

 Alivio para el top management

 Satisfacción y seguridad entre la población interna

 Comunicación. Hay feedbacks rápidos y fluidos hacia los managers

 Mejores relaciones interpersonales

 Se resuelven temas relacionados con el trabajo

 Se ejerce el autocontrol
Limitaciones de la organización informal:

 Conformidad

 Conflicto de roles

 Resistencia al cambio

 Incremento del rumor y radiopasillo

 Actitud de los líderes