SISTEMA DE CODIFICACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO

1. METODOLOGÍA PARA REFERENCIAR Y CORREFERENCIA PAPELES DE

TRABAJO
Los papeles de trabajo forman un conjunto de datos que deben ser ordenados por medio de un
“Sistema De Codificación De Índices”

INDICE SISTEMA

• INICIO • METODO
• SEÑAL • CONJUNTO DE REGLAS O
• LISTA PRINCIPIOS DE ENLAZADOS
• ENUMERACION ENTRE SI
• PISTA
Para realizar una auditoría se utilizan índices y sistemas de referenciación para identificar los
papeles de trabajo que son elaborados por el auditor, para realizar este trabajo el auditor utiliza la
metodología de la referenciación que permitirá relacionar las cedulas entre sí y ligar la información,
Estos papeles de trabajo deben estar archivados de forma secuencial y lógica en volúmenes o
legajos para facilitar al auditor y/o a cualquier otra persona su fácil revisión.
1.1. REFERENCIACIÓN DE PAPELES DE TRABAJO
La referenciación se efectúa desde el inicio de la auditoría, consiste en identificar cada cédula por
medio de un número una letra o la combinación de ambas. El colocado de estas referenciaciones
nos ayudará a organizar ordenar e identificar las cédulas siguiendo un orden lógico partiendo de la
información de carácter general a lo particular o especifico. Los auditores deben de referencia los
papeles de trabajo en la medida que se va realizando el
proceso de auditoría

1.1.1. ÍNDICE GENERAL

Lasplanillas que presentan los resúmenes de la información como ser las conclusiones y resultados
alcanzados deben estar referenciados con un índice general
En Auditoría Financiera los papeles de trabajo deben estructurarse y referenciarse en forma
secuencial de acuerdo a los componentes reflejados en el Balance General y Estado de Resultados
B/G Balance General
A Cedulas Sumarias de Disponible
B Cedulas Sumarias de Exigible
AA Cedulas sumarias de Pasivo Exigible
En Auditoría Operacional los papeles de trabajo deben estructurarse y referenciarse en orden
cronológico resumiendo la información de los sistemas, subsistemas, áreas críticas, actividades y
demás de acuerdo a los objetivos que se pretenden
En Auditoría Interna los papeles de trabajo deben estructurarse y referenciarse en orden lógico de
acuerdo a los objetivos de cada auditoría programada
1.1.2. ÍNDICE PARTICULAR O ESPECÍFICO
En estas planillas muestran los procedimientos ejecutados y la evidencia sustentatoria que deben ser
referenciados mediante índices particulares o específicos que van a estar relacionados con los
índices generales
En Auditoría Financiera las cédulas sustentatorias de los componentes de los Estados Financieros
se van desagregando partiendo de la información general a la específica como ser: el rubro
Disponible llevará la referencia A y los componentes de este rubro que llevarán referencias de
acuerdo al sistema de referenciación utilizado.
En Auditorías Operacionales las cédulas con información específica deben referenciarse con
índices particulares como ser sistemas de administración APresupuestos A1Organización A2
En Auditoría Internase utilizan índices para referenciar las cédulas de las diferentes actividades
auditar que estás estarán reflejadas en el POA de auditoría interna pueden referenciarse en forma
correlativa de acuerdo al orden alfabético y las auditorías no programadas o imprevistas se pueden
referenciar con doble letra siguiendo el orden alfabético aplicando cualquiera de los sistemas de
referenciación
1.2. SISTEMA DE REFERENCIACIÓN - METODOLOGÍAS
En los diferentes tiposde auditoria el ordenamientológico de los papeles de trabajo es primordial
porque tienen como objetivo relacionar las cédulas para facilitar su ubicación y dejar constancia del
proceso de elaboración de los papeles de trabajo.Existendiferentes métodos de referenciación como
ser:

1.2.1. SIMPLE NUMERACIÓN PROGRESIVA

Consisteen codificar los papeles de trabajo utilizando números en forma secuencial
1.2.2. SISTEMA DE REFERENCIACIÓN POR DÍGITOS
Consisteen asignar dígitos correlativos para cada rubro sistema área ciclo operación de acuerdo al
tipo de auditoría este sistema es muy simple y
muy flexible
Para una Auditoría Administrativa, se puede asignar dígitos de acuerdo al tipo de trabajo y
objetivo de la auditoría, si se está analizando las fases del proceso administrativo de una entidad que
son: planificación, organización, dirección y control pueden asignarse dígitos a cada una de las
fases y componentes, por
ejemplo

Para una Auditoría Operacional,se puede asignar dígitos de acuerdo a los objetivos y al tipo de
trabajo, puede asignarse dígitos a cada uno de los
siglos y sus componentes, por ejemplo

1.2.3. SISTEMA DE REFERENCIACIÓN ALFA NUMÉRICO SIMPLE

Consiste en codificar lo papeles de trabajo, utilizando las letras del alfabeto(A, B, C, D,E, . . . . .
. . . . . Z)en combinación con números(A1, A2, A3, A5……. An),aplicando secuencialmente
alfanuméricamente dentro de cada rubro
Para la Auditoría Financiera se elaboran cedulas sumarias en forma secuencial para cada rubro del
activo estas cedulas se referencian con letras mayúsculas de forma secuencial alfabéticamente en
los diferentes rubros. Ejemplo:
• Las cedulas sumarias del activo disponible serán referenciados con la letra A
• Lascedulas sumarias de la activa exigible con la letra B
• Las cedulas sumarias del activo realizable con la letra C y así sucesivamente de acuerdo
a los rubros presentados en los Estados Financieros
Para referenciar las cédulas sustentatorias de las cédulas sumarias se usan las mismas letras
mayúsculas combinadas con números en forma secuencial
Las cedulas sumarias relativas a los componentes del Pasivo y Patrimonio se referencian con dos
letras mayúsculas similares siguiendo el orden del alfabeto.Parareferenciar las cédulas
sustentatorias de las cedulas sumarias relativas a estos componentes se usan las mismas letras
mayúsculas combinadas con números en forma secuencial
El Balance General se puede referenciar con letras mayúsculas por ejemplo las letras B/G y el
estado resultados también con otras dos letras P/GyI/G
Para las Auditorías Especiales, que generalmente son realizados por los auditores internos pueden
asignarse a los papeles de trabajo una letra del alfabeto o letras mayúsculas distintas
1.2.4. SISTEMA DE REFERENCIACIÓN ALFANUMÉRICO COMPUESTO
Este sistema de referencia es el que más se utiliza consiste en referenciar cada rubro del activo con
una letra mayúscula de forma secuencial para identificar los diferentes rubros que componen los
Estados Financieros las cédulas sustentatorias a cada componente deben diferenciarse con letras
mayúsculas combinadas con números y quebrantos compuestos por numerador y denominador de
acuerdo al número total de páginas

En Auditoría Financiera,podemos asignar una letra mayúscula a cada rubro considerando las
cédulas sumarias y las cédulas de detalle (Sub-sumarias y analíticas) que deben llevar índice de
referencia a los procedimientos ejecutivos de acuerdo al programa
En la etapa de ejecución de la auditoría financiera uno de los primeros papeles de trabajo es la
“Planilla de Trabajo o Balance General” en esta planilla se resume la información que será auditada
SUBSUMARIAS
SUSTENTATORIAS
Para cualquier tipo de auditoría los índices o referencias deben cruzarse y encadenar entre las
planillas que resuman la información. Por ejemplo:
• La cédula principal que resume los saldos de los rubros de los estados financieros pueden
referenciarse con B/G.
• Las cedulas sumarias de los componentes del Activo solamente llevan una letra mayúscula,
las subsumarias llevan una letra con un número.
• La cédula sustentatorias llevan letras mayúsculas distintas con números y quebrantos en
forma secuencial
• Las cedulas sumarias de los componentes del pasivo llevan dos letras mayúsculas similares.
• La cédula sustentatorios llevan dos letras mayúsculas similares distintas con números y
quebrantos en forma secuencial
• La cédula principal que resume los saldos del Estado de Resultados se puede referenciar
con P/G
Rubros o componentes Referencia Sugerida
ACTIVO
CORRIENTE
DISPONIBLE A
Caja A1, A1/1, A1/2……A1/n
Cuentas corrientes A2, A2/1, A2/2……A2/n
Depósitos a Plazo fijo A3, A3/1, A3/2……A3/n

EXIGIBLE B
Cuentas por Cobrar B1, B1/1, B1/2……B1/n
Anticipos Otorgados B2, B2/1, B2/2……B2/n
Documentos por Cobrar B3, B3/1, B3/2……B3/n
Prev. Para Ctas. Incobrables B4, B4/1, B4/2……B4/n

REALIZABLE C
Almacén de Materiales en General C1,C1/1, C1/2……C1/n
Almacén de Materiales y Curación C2,C2/1, C2/2……C2/n
NO CORRIENTE
ACTIVO FIJO D
Terrenos D1,D1/1, D1/2……D1/n
Edificaciones D2,D2/1, D2/2……D2/n
Depreciación Acumulada Edificaciones
Muebles y Enseres D3,D3/1, D3/2……D3/n
Depreciación Acumulada Muebles y Enseres
Maquinaria y Equipo D4,D4/1, D4/2……D4/n
Depreciación Acumulada Maquinaria y Equipo
Vehículos D5,D5/1, D5/2……D5/n
Depreciación Acumulada Vehículos

OTROS ACTIVOS
TÍTULOS E INVERSIONES E
Acciones COTEL E1,E1/1, E1/2……E1/n
Acciones Bonos y Títulos
ASIGNAR DOBLE LETRA MAYÚSCULA A CADA RUBRO DEL PASIVO
 Rubros o componentes Referencia Sugerida
PASIVO
CORRIENTE
EXIGIBLE AA
Proveedores AA1,AA1/1, AA1/2……AA1/n
Cuentas por Pagar AA2,AA2/1, AA2/2……AA2/n
Obligaciones Exterior AA3,AA3/1, AA1/2……AA3/n
Préstamos Bancarios AA4,AA4/1, AA4/2……AA4/n
NO CORRIENTE
PASIVO A LARGO PLAZO BB
Préstamos a Largo plazo BB1,BB1/1, BB1/2……BB1/n
PRIVISIONES Y RESERVAS CC
Prov. para Beneficios Sociales CC1,CC1/1, CC1/2……CC1/n
PATRIMONIO DD
Capital Pagado DD1,DD1/1, DD1/2……DD1/n
Reserva por Revaluó Técnico de Act. Fijos DD2,DD2/1, DD2/2……DD2/n
Ajuste de Capital DD3,DD3/1, DD3/2……DD3/n
Resultados………etc. DD4,DD4/1, DD4/2…… etc.
Ejemplo de referenciación del Estado De Resultados
Ejemplo de referenciación del Estado De Resultados
El auditor debe diseñar papeles de trabajo con bastante criterio con la finalidad de adecuarlos a las
necesidades de cada trabajo.
En Auditoría Operacional, si aplicamos el sistema de referenciación alfanumérica compuesta se
puede asignar a los papeles de trabajo generales y específicos una letra del alfabeto o dos letras
similares o combinadas de estas en las operaciones de la entidad auditada así. Por ejemplo:
Sistemas Referencias sugeridas
Sistemas de comercialización A
Sistemas de Información General B
Sistemas de planificación C
sistemas de presupuesto D
sistema de tesorería E
Ciclos
Ciclo de Ingresos F
Ciclo de Egresos G
Ciclo de Producción H
Áreas
Área de Administración Y Finanzas AA
Área de Control De Gestión BB
Área del Sistema De Procesamiento
Electrónico De Datos CC
Área de Administración de Recursos Humanos DD
 Activos Productivos EE
Retribuciones Salariales FF
Administración de Inventarios GG

En auditorías internas los papeles de trabajo de las actividades reflejadas en el Programa Anual de
Actividades POA pueden referenciarse con una letra del alfabeto y en auditorías imprevistas que
surgen en cualquier momento de una gestión los objetivos específicos pueden referenciarse con dos
letras similares o combinadas utilizando en las cedulas principales, sumarias y sustentatorios
Actividades programadas POA Referencia Sugerida
Auditoría del Sistema de Administración
De Recursos Humanos A
Auditoría de Sistemas de Tesorería B
Evaluación del Ciclo de Ingresos C
Evaluación de Cumplimiento de Contratos D
Control de Inventario de Materiales y Suministros E
Anticipos Financieros A Corto Plazo F
Activo Fijo G
Deudores con Cargo de Cuenta H
Inversiones Financieras I
Otros Activos J
Cuentas de Orden K
Seguimiento alas Recomendaciones
Seguridad por Auditoría Externa AE
Evaluación de Los Resultados de la Gestión EV
 Evaluación del Sistema de Control Interno CI
Centro de Costos Centros Productivos
Y Centros de Inversión CC
Auditorías Imprevistas no Consideradas en el POA
Denuncias O Irregularidades Administrativas AA
Pérdida de Activos BB
Denuncia por Incumplimiento de Contratos CC

Ejemplo de la estructura de papeles de trabajo de una auditoría de sistemas de administración de

recursos humanos

1.2.5. SISTEMA DE REFERENCIACIÓN - COMBINACIÓN DE NÚMEROS Y

LETRAS
Estesistema de referenciación combina letras con números en forma secuencial. Ejemplo:1A, 2A,
3A, 4A……. 1A, 1B,2B, ……… etc.
 1.3. SISTEMA DE CORREFERENCIACIÓN, CRUCE DE REFERENCIAS O INDICES
CRUZADOS METODOLOGIA.
También es necesario hacer referencias reciprocas o índices cruzados entre los importes o
información que aparecen.
1.3.1. OBJETIVOS DE LA CORREFERENCIACIÓN
Los principales objetivos del sistema de correferenciación son los siguientes.
• Seguir la pista de los saldos, cifras o conjunto de cifras que se están examinando.
• Exhibir que las cifras han sido revisadas.
• Demostrar que una cifra registrada dentro de un papel de trabajo guarda relación directa con
otra cifra.
• Reflejar el origen del papel de trabajo que resume dicha información.
• Presentar las cifras examinadas.
• Facilitar el proceso de control de calidad
 1.3.2. METODOLOGIA DE LA CORREFERENCIACIÓN
Para demostrar la relación que existe entre las cifras registradas los papeles de trabajo generales o
resumen se debe de seguir los siguientes pasos:
• Indicar Dónde se originaron las cifras.
• Referencias simultáneamente a los saldos de las cifras examinadas con la cédula
• Colocar el indicio referencia de papel de trabajo al lado izquierdo o derecho de la cifra que
se está examinando en ambos papeles de trabajo

1.4. REGLAS BÁSICAS PARA REFERENCIAR CORREFERENCIA PAPELES DE

TRABAJO CRUCE DE REFERENCIAS O ÍNDICES CRUZADOS.

1. LOS ÍNDICES Y LAS REFERENCIAS SE DEBEN DE ESCRIBIR CON LÁPIZ DE

COLOR ROJO.
Los índices o referencias se escriben con lápiz de color rojo y se clasifican, partiendo de la
información de carácter general a la de carácter particular.
2. CON REFERENCIA LAS CIFRAS IDÉNTICAS
De acuerdo al tipo de auditoría que se está realizando se debe cruzar las cifras que tienen
relación directa con otros papeles de trabajo sin los papeles de trabajo representan grupos de
cifras totalizados inicialmente para correferencia cifras idénticas
 3. LOS PAPELES DE TRABAJO DE DEBEN CORREFERENCIAS DE LO
GENERAL A LO PARTICULAR
Las cédulas que representan correferencias deben reflejar la posición de los cruces de referenciación
de izquierda a derecha.Ejemplo:
 4. ENLAZAR LAS REFERENCIAS DE LOS PAPELES DE TRABAJO
REGISTRANDO LAS REFERENCIAS O CRUCE DE REFERENCIAS EN AMBAS
DIRECCIONES
Para seguir el rastro de la cantidad que se está examinando el auditor debe referenciar DE DÓNDE
VIENE Y A DÓNDE la cifra examinada, todo esto para dejar evidencia y permitirá identificar el
origen de la información general y específica
CON REFERENCIA ESCRITA AL LADO IZQUIERDO SOBRE LA CIFRA
EXAMINA
Indica que la cifra es se está correferenciando viene de un papel de trabajo detallado

CORREFERENCIA ESCRITA AL LADO DERECHO O DEBAJO DE LA CIFRA

EXAMINADA
Indica que la cifra VA Aun papel de trabajo resumen
 5. LAS CIFRAS EXAMINADAS SÓLO PUEDEN PRESENTAR CON REFERENCIAS
AL LADO IZQUIERDO O AL LADO DERECHO EN LA PARTE SUPERIOR E
INFERIOR
No puede existir cifras con referencias distintas a los tres o cuatro lados
Ejemplo: Papel De Trabajo de Auditoría Operacional análisis de eficiencia

Ejemplo: Papel De Trabajo de Auditoría Operacional análisis de FODA

DEJAR ESPACIO SUFICIENTE AL DISEÑAR LOS PAPELES DE TRABAJO PARA
COLOCAR LAS PREFERENCIAS Y REVELAR EL TRABAJO
Cuando el auditor realiza sus papeles de trabajo debe dejar espacio suficiente para la correferencia
PROCESO DE ELABORACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO
El auditor debe documentar la estructura lógica interrelacionada del flujo de procesos de los papeles
de trabajo. El proceso de elaboración de papeles de trabajo cuando se realiza auditoría financiera es
el siguiente ejemplo
MARCAS CONVENCIONALES DE AUDITORÍA Y REGLAS PARA SU USO
Las marcas de auditoría son signos o tildes que describen los procedimientos ejecutados y
demuestran la evidencia del trabajo realizado

CLASES DE MARCAS DE AUDITORÍA

Las marcas de auditoría que normalmente se utilizan en los papeles de trabajo son de dos clases

• Con Significado Uniforme

• Con Significado A Criterio Del Auditor
MARCAS DE AUDITORÍA CON SIGNIFICADO UNIFORME
Son aquellos cuyo concepto se emplea siempre con la misma leyenda durante todo el proceso de la
auditoría en cualquier papel de trabajo. Muchas empresas de auditoría, auditores gubernamentales
adoptan esta modalidad.Así por ejemplo:

MARCAS DE AUDITORÍA CON SIGNIFICADO CRITERIO DEL AUDITOR

Este es el sistema más común permite que el auditor durante su trabajo utilice las marcas de acuerdo

a su criterio

REGLAS PARA UTILIZAR LAS MARCAS DE AUDITORÍA

• Escriba las marcas de auditoría con lápiz de color rojo al lado izquierdo o derecho de las
cifras o información examinar
• No recargue el papel de trabajo con excesivas marcas de auditoría
• Coloque inmediatamente la explicación o leyenda al lado de las marcas de auditoría en la
parte inferior de la planilla que incluye la marca
 • Coloca la inicial o rúbrica del auditor responsable al finalizar la explicación o leyenda de
una marca de auditoría
• Evite utilizar marcas complejas
• Utiliza diferentes marcas de auditoría cuando ejecuta diferentes procedimientos
• No coloque marcas en los registros de la entidad auditada

PLANILLA DE RESUMEN DE MARCAS DE AUDITORÍA

UTILIZACIÓN DE BARRAS Y LLAVES PARA REFLEJAR MARCAS DE AUDITORÍA
DEFICIENCIAS EXCEPCIONES Y CORREFERENCIAS
El auditor puede utilizar barras para mostrar las marcas de auditoría en grupos de cifras que
presentan excepciones deficiencias y en los programas de auditoría
UTILIZACION DE BARRAS