Tareas básicas para una base de datos de escritorio de Access

Access para Office 365 Access 2019 Access 2016 Access 2013

Nota: Nos gustaría proporcionarle el contenido de ayuda actual lo más rápido posible en su idioma. Esta
página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o
errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido sea útil para usted. ¿Puede informarnos
sobre si la información le ha sido útil al final de la página? Aquí tiene el artículo en inglés para que pueda
consultarlo fácilmente.

Bases de datos de escritorio de Access pueden ayudarle a almacenar y realizar un seguimiento de

prácticamente cualquier tipo de información, como el inventario, los contactos o los procesos
empresariales. Echemos un recorrido por las rutas de acceso que puede realizar para crear una base de
datos de escritorio de Access, agregar datos a él y, a continuación, obtenga más información sobre los
pasos siguientes para personalizar y usar la nueva base de datos.

En este artículo

Elegir una plantilla

Creación de una base de datos desde cero

Agregar una tabla

Copiado y pegado de datos

Cómo importar o vincular a datos

Organizar los datos con el analizador de tablas

Pasos siguientes

Selección de una plantilla

Las plantillas de Access tienen tablas, consultas, formularios e informes integrados que están
preparados para utilizarse. Al iniciar Access, lo primero que verá es una selección de plantillas y podrá
buscar más en línea.

Vista de plantillas en la pantalla de inicio en Access

En Access, haga clic en Archivo > Nuevo.

Seleccione una plantilla de base de datos de escritorio y escriba un nombre para la base de datos en el
Nombre de archivo.(Si no ve una plantilla que podría encajar mejor, utilizar la Buscar plantillas en
líneacuadro.)
Puede usar la ubicación predeterminada que Access muestra debajo del cuadro Nombre de archivo o
puede hacer clic en el icono de carpeta para elegir una.

Haga clic en Crear.

Creación de una base de datos de escritorio de Access a partir de una plantilla

Según la plantilla que elija, puede que tenga que hacer una de las acciones siguientes para empezar a
trabajar:

Si Access muestra un cuadro de diálogo de Inicio de sesión con una lista vacía de usuarios:

Haga clic en nuevo usuario.

Rellene la formulario Detalles del usuario.

Haga clic en Guardar y cerrar.

Seleccione el nombre de usuario que acaba de especificar y, a continuación, haga clic en Inicio de sesión.

Si Access muestra un mensaje de Advertencia de seguridad en la barra de mensajes y confía en el origen

de la plantilla, haga clic en Habilitar contenido. Si la base de datos requiere un inicio de sesión, inicie
sesión de nuevo.

Para más información, vea creación de una base de datos de escritorio de Access a partir de una
plantilla.

Creación de una base de datos desde cero

Si ninguna de las plantillas se ajusta a sus necesidades, puede iniciar una base de datos de escritorio en
blanco.

En Access, haga clic en Nuevo > Base de datos de escritorio en blanco.

Escriba un nombre para la base de datos en el cuadro Nombre de archivo.

Puede usar la ubicación predeterminada que Access muestra debajo del cuadro Nombre de archivo o
puede hacer clic en el icono de carpeta para elegir una.

Haga clic en Crear.

Agregación de una tabla

En una base de datos, la información se almacena en varias tablas relacionadas. Para crear una tabla:
Al abrir la base de datos por primera vez, verá que se pueden agregar datos de una tabla en blanco en la
vista Hoja de datos. Para agregar otra tabla, haga clic en la ficha crear > tabla. Puede empezar a
introducir datos en el campo vacío (celda), o bien pegar datos desde otro origen como un libro de Excel.

Para cambiar el nombre de una columna (campo), haga doble clic en el encabezado de la columna y,
después, escriba el nuevo nombre.

Sugerencia: Los nombres con sentido le ayudarán a reconocer lo que contiene cada campo sin ver su
contenido.

Haga clic en Archivo > Guardar.

Para agregar más campos, escriba en la columna Haga clic para agregar.

Para desplazar una columna, haga clic en el encabezado correspondiente para seleccionarla y, después,
arrástrela donde quiera. También puede seleccionar columnas contiguas y arrastrarlas todas a una
ubicación nueva.

Para más información, vea Introducción a las tablas.

Copiado y pegado de datos

Puede copiar y pegar datos de otro programa, como Excel o Word a una tabla de Access. Esta acción
funciona mejor si los datos se separan en columnas. Si los datos se encuentran en un programa de
procesamiento de textos, como Word, use etiquetas para separar las columnas o conviértalos a un
formato de tabla antes de copiarlos.

Si los datos se tienen que editar, como separar los nombres completos en nombres y apellidos, hágalo
primero en el programa de origen.

Abra el origen y copie (Ctrl + C) los datos.

Abra la tabla de Access en el lugar en el que desea agregar los datos de la vista Hoja de datos y péguelos
(Ctrl + V).

Haga doble clic en cada encabezado de columna y escriba un nombre con sentido.

Haga clic en archivo > Guardar y asigne un nombre a la nueva tabla.

Nota: Access define el tipo de datos de cada campo en función de la información que copie en la
primera fila de cada columna, así que asegúrese de que la información de las filas siguientes coincida
con la primera fila.

Importación o vinculación a datos

Puede importar datos desde otros orígenes o puede vincular a los datos desde Access sin mover la
información desde donde se encuentran almacenado. Vinculación puede ser una buena opción si tiene
varios usuarios actualizar los datos y desea asegurarse de que está viendo la versión más reciente, o si
desea ahorrar espacio de almacenamiento. Puede elegir si desea vincular o importar datos para la
mayoría de los formatos. Para obtener más información, consulte importar o vincular a los datos de otra
base de datos de Access .