ACCES

S
Cuando se crea una base de datos, los datos se
almacenan en tablas, que son listas de filas y
columnas basadas en temas. Por ejemplo,
puede crear una tabla Contactos para
almacenar una lista de nombres, direcciones y
números de teléfono, o una tabla Productos
para almacenar información sobre productos.
Siempre debe empezar a diseñar una base de
datos creando primero sus tablas, incluso antes
de crear otros objetos de base de datos.
¿CÓMO CREAR TABLAS?
Haga clic en el Botón Microsoft Office y,
a continuación, haga clic en Nuevo.
En el cuadro Nombre de archivo, escriba
el nombre del archivo. Para cambiar la
ubicación, haga clic en el icono de carpeta
para buscar la ubicación.
Haga clic en Crear. Se abre la nueva base
de datos, se crea una nueva tabla
denominada Tabla1 y se abre en la vista
Hoja de datos.
PARA LLENAR LA TABLA HACEMOS LO
SIGUIENTE:
Colocar los nombres de los campos y agregar los
que sean necesarios
Definir explícitamente el tipo de datos
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y
tipo de datos, haga clic en Tipo de datos.
Haga clic en el tipo de datos que desee.
Definir explícitamente el formato
En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y
tipo de datos, haga clic en Formato.
Haga clic en el formato que desee.
Llenamos los campos que va a contener la tabla, y como se
ve ya se encuentra predeterminada la opción de texto
 Cuando agrega un campo escribiendo información
en la celda situada debajo del título Agregar nuevo
campo, se asigna automáticamente un nombre al
campo. Estos nombres empiezan por Campo1 para
el primer campo, Campo2 para el segundo campo, y
así sucesivamente.
 Los nombres de campo pueden contener un máximo
de 64 caracteres (letras o números), incluidos
espacios. Se debe procurar asignar nombres
descriptivos a los campos para que pueda
identificarlos fácilmente cuando vea o edite
registros. Por ejemplo, puede utilizar nombres de
campo como Apellido, Dirección y Teléfono
particular.
UNA VEZ YA HECHO ESTO, VAMOS A LA OPCION DE
GUARDAR; E INMEDIATAMENTE APARECERA EL CUADRO
DE
Y cambiamos el nombre de la tabla
 PARA LA CREACION DE LAS CONSULTAS:
Asegúrese de que las tablas tienen una
relación (relación: asociación que se establece
entre campos comunes (columnas) en dos tablas.
Una relación puede ser uno a uno, uno a varios o
varios a varios.)
En la ficha Herramientas de base de datos, en el
grupo Mostrar u ocultar, haga clic en
Relaciones.
En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga
clic en Todas las relaciones.
Identifique las tablas que deberían tener una
relación definida.
Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.
Haga clic en Crear para crear la relación. Para
obtener más información sobre las opciones de las
que dispone al crear una relación, vea el artículo
Crear, modificar o eliminar una relación.
Cierre la ventana Relaciones.
En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en
Asistente para consultas.
En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en
Asistente para consultas sencillas y, a continuación,
haga clic en Aceptar.
En el cuadro combinado Tablas y consultas,
haga clic en la tabla con la información básica
que desee incluir en la consulta.
En la lista Campos disponibles, haga clic en el
primer campo que desee incluir en la consulta y,
a continuación, haga clic en el botón de una sola
flecha derecha para mover ese campo a la lista
Campos seleccionados. Haga lo mismo con
cada campo adicional de esa tabla que desee
incluir en la consulta
 En el cuadro combinado Tablas y consultas, haga clic en
la tabla con los datos relacionados que desee usar para
mejorar los resultados de la consulta.
 Agregue a la lista Campos seleccionados los campos
que desee usar para mejorar los resultados de la consulta
y, a continuación, haga clic en Siguiente.
 Bajo ¿Desea una consulta de detalle o resumen?, haga
clic en Detalle o en Resumen. Si desea que la consulta
no realice ninguna función de agregado (Suma,
Promedio, Mín, Máx, Cuenta, DesvEst o Var), elija
una consulta de detalle. Si desea que la consulta realice
una función de agregado, elija una consulta de resumen.
Después de elegir la opción adecuada, haga clic en
Siguiente.
 Haga clic en Finalizar para ver los resultados.
PARA CREAR
FORMULARIOS
Un formulario es un objeto de base
de datos que se puede usar para
escribir, modificar o mostrar los datos
de una tabla o consulta. Los
formularios se pueden usar para
controlar el acceso a los datos, como
qué campos o filas de datos se van a
mostrar.
En el panel de exploración, haga clic en la
tabla o consulta que contiene los datos que
desee ver en el formulario.
En la ficha Crear, en el grupo Formularios,
haga clic en Formulario.
Access crea el formulario y lo muestra en la
vista Presentación. En la vista Presentación, se
pueden realizar cambios de diseño en el
formulario mientras muestre datos. Por
ejemplo, se puede ajustar el tamaño de los
cuadros de texto para que quepan los datos si
es necesario.
PARA CREAR EL FORMULARIO PARA
LLENAR AL INGRESAR LOS DATOS
 PARA CREAR INFORMES
La herramienta Informe es la manera más
rápida de crear un informe, porque lo genera
inmediatamente sin solicitarle ningún tipo de
información. El informe muestra todos los
campos de la tabla o consulta profunda. La
herramienta Informe resulta muy útil para ver
rápidamente los datos subyacentes. Después,
puede guardar el informe y modificarlo en la
vista Presentación o en la vista Diseño para
que se adapte mejor a sus propósitos.
En el panel de exploración, haga clic en la
tabla o consulta en la que desea basar el
informe.
En la ficha Crear, en el grupo Informes, haga
clic en Informe. Access crea y muestra el
informe en la vista Presentación.
Después de ver el informe, puede guardarlo y,
a continuación, cerrar tanto el informe como la
tabla o consulta subyacente que ha utilizado
como origen de registros. La próxima vez que
abra el informe, Access mostrará los datos más
recientes del origen de registros.
PARA CREAR LOS
INFORMES