CASO EMPRESARIAL

AUDITORIA I
El presente caso trata sobre un proyecto de Auditoría desarrollada en la Empresa Dulce Tolima S.A.
Ustedes han sido contratados como Consultores organizacionales para que propongan los
ajustes financieros que mejoren la empresa. Dentro de su diagnóstico, han sugerido realizar
una auditoría financiera; le han delegado el acompañamiento y supervisión del equipo de
auditoria.

EXPOSICIÓN DEL CASO:

La empresa Dulce Tolima S.A, inicia operaciones el 01/01/03. La empresa se dedica a comprar en el
ámbito local e internacional, dulces de varios sabores para abastecer el mercado de
Colombia

Según su escritura de constitución a la empresa Dulce Tolima, es una sociedad anónima constituida
en escritura pública No. 161 del 30 de noviembre del año 2002 ante los oficios notariales
del Abogado y Notario Público Pedro José Castro, su domicilio es Ibagué. . La escritura
fue inscrita en el Registro Público Mercantil el día 14 de diciembre del año 2002.
Asiento No. 55290, página No. 261 , tomo 18 dl diario e inscrita con el No. 5612-280757-
QP2, página 2561/2596 tomo 190861/QP2 libro tercero de Sociedades de este registro
público e inscrita con el número 358926 pagina 156/8956, tomo 2589 del libro de persona
de este registro público.

La empresa cuenta con una estructura organizacional según su gerente general, Vicky Dávila. La
empresa fue fundada por la familia Cruz, cuyo principal accionista, con el 60% de las
acciones es Santiago Cruz; el 10% pertenece a Carolina Herrera de Cruz y el 30% restante
pertenece a 5 accionistas.

La empresa posee su sede principal en Ibagué, con un total de 60 empleados en todo el país, con
presencia en 8 ciudades capitales en locales de Centros Comerciales cuenta con 2 locales en
Centros Comerciales de la ciudad y 5 vendedores externos que atienden todo el mercado
mayorista nacional e internacional (Venezuela, Perú, Ecuador, Panamá)

Debido a la dinámica de la Empresa, los inventarios adquiridos se contabilizan teniendo como

documentos contables únicamente la factura comercial original, la que se adjunta al
comprobante donde se registran las compras. Los pagos a los proveedores son autorizados
por el gerente financiero, James Rodríguez y se tramitan únicamente con el original de la
factura. Existe un registro mayor auxiliar para el control contable de los inventarios. La
última vez que este registro auxiliar quedó conciliado con la cuenta control fue el 31 de
enero de 2018.

Para maximizar los recursos humanos y por ende la economía de la empresa, el departamento de
contabilidad atiende la función contable y tesorería. Quizás por este importante rol que
 juega este departamento, la gerencia general no en pocas ocasiones acostumbra dar
instrucciones directas al departamento.

Para la debida salvaguarda de los ingresos, la responsable de caja, Diva Jessurum, emite recibos
oficiales de caja y envía los depósitos al banco con el chofer de la empresa cuando este
dispone de tiempo libre. Usualmente el chofer se mantiene fuera de la empresa en
funciones de apoyo a la venta. En la empresa hay una caja fuerte donde se guardan valores
y efectivos de la cual tienen llaves, además de Diva, La Gerencia Administrativa y el
Gerente Financiero.

Regularmente los pagos se efectúan a través de cheques que son firmados únicamente por la gerencia
general. En muchas ocasiones para acortar los tramites, se realizan pagos directamente de
caja general. La responsable de caja se arquea directamente, contabilidad por razones de
carga de trabajo, no le ha efectuado arqueo en los últimos cuatro meses.

El área de cobranzas es muy eficiente según el director del área de crédito y cartera, señor Felipe
Arias. Los porcentajes de cartera vencida (morosidad) están en el 3%. Muchos clientes
pagan directamente al vendedor o en el área de cobranza, que posteriormente remiten el
efectivo a la cajera.

La persona encargada de emitir los cheques es William Vinasco. Tiene la función de entregarlos a
los beneficiarios y preparar las conciliaciones bancarias.

En la última conciliación se presentan algunas partidas de conciliación que datan de varios meses.
Durante la permanencia del auditor en las oficinas de la empresa a auditar, pudo notar que para sacar
el trabajo a tiempo, unos empleados ayudan a otros. También había quejas que una persona
hace de todo; situación confirmada en la visita.

Algo que fue notorio es que, muchos empleados llegaban tarde a sus labores. El control de la
asistencia del personal la ejercen los jefes de departamentos pero estos no les mandan a
deducir las horas no trabajadas.

La empresa dispone de un plan de cuentas que carece de un instructivo, no existe manual de

funciones ni de procedimientos, además el organigrama nunca fue autorizado, pero como
el personal del departamento de contabilidad y administrativo tienen mucha experiencia,
esto no ha significado inconveniente para el trabajo.

La empresa nunca ha sido auditada desde su fundación.

La empresa Dulce Tolima controla diariamente las ventas en los 8 locales comerciales, a través de la
plataforma de facturación que se encuentra en línea y reporta inmediatamente a la Gerencia
comercial en Ibagué. La facturación es generada de forma automática por el mismo sistema
tecnológico y en los puntos de venta no permite la anulación de facturas por sistema. Para
ello, el administrador del punto de venta debe enviar correo a contabilidad solicitando la
anulación de la factura y explicando las causas.
El cuadre de caja se realiza de forma manual y es reportado vía correo electrónico todas las noches a
la tesorería en Ibagué.

El inventario de mercancía es registrado de forma manual (por referencias) en el sistema y todos los
vendedores de punto de venta tienen acceso a la plataforma; el sistema de inventarios no se
comunica con el sistema contable ni de facturación por tanto todo se digita, en el caso de
las compras por parte contabilidad y las ventas en cada punto de venta por cada facturación.
No se envía ningún reporte mensual de existencias por punto de venta.

El inventario general de mercancía se realizó al cierre del año anterior, pero solo a la bodega central.

Los vendedores emiten sus pedidos en formato que se encuentra prediseñado en la plataforma de
ventas y la cual llega directamente al área de facturación. Se tiene un auxiliar validador de
facturación, encargado de comparar cada pedido con la factura emitida. No existen niveles
de atribución para despacho de mercancía y, aunque el sistema arroja el precio de venta,
permite que se digite un porcentaje de descuento a aplicar.

El sistema de administración de la cartera recibe información cargada automáticamente desde las

tesorerías, cuando se realizan pagos. Desde facturación se genera automáticamente el
reporte por cliente al módulo de cartera. Las notas de descuento o ajuste de saldos de
cartera, pueden ser realizados por el personal de cobranza, de contabilidad, de tesorería y
de ventas.

El personal de contabilidad tiene acceso al sistema de caja, inventarios, cuentas por cobrar y demás
plataformas tecnológicas de la empresa.

ESTADOS FINANCIEROS Y ANEXOS:

Se adjuntan los estados financieros al 30 de diciembre de 2019.
 DULCE TOLIMA
ESTADO DE RESULTADOS
1 de enero al 30 de diciembre de 2019

dic-18 dic-19

INGRESOS POR VENTAS $ 1.167.463.470 $ 1.042.376.520

COSTO DE VENTAS $ (654.560.950) $ (619.645.200)
UTILIDAD BRUTA EN VENTAS $ 512.902.520 $ 422.731.320

GASTOS OPERACIONALES
GASTOS DE VENTAS $ 271.115.580 $ 288.703.426
GASTOS DE ADMINISTRACION $ 122.054.914 $ 128.633.477
TOTAL GASTOS OPERACIONALES $ 393.170.494 $ 417.336.903

RESULTADOS DE OPERACIÓN $ 119.732.026 $ 5.394.417

INGRESOS FINANCIEROS $ 7.532.101 $ 3.433.454

GASTOS FINANCIEROS $ (8.452.151) $ (12.081.674)
RESULTADO FINANCIERO NETO $ (920.050) $ (8.648.220)

RESULTADO ANTES DE IMPUESTOS $ 118.811.976 $ (3.253.803)

IMPUESTO A LAS GANANCIAS $ (44.554.491) $ 1.220.176

UTILIDAD DEL PERIODO $ 74.257.485 $ (2.033.627)

 DULCE TOLIMA
ESTADO DE SITUACION FINANCIERA
A 30 de diciembre de 2019

ACTIVO dic-18 dic-19 PASIVO dic-18 dic-19

ACTIVO CORRIENTE PASIVO CORRIENTE
Efectivo y equivalentes de Efectivo $ 23.587.344 $ 15.563.617 Prestamos y financiaciones $ 16.184.308 $ 38.880.204
Cuentas Comerciales y otras Cuentas comerciales y otras
cuentas por Cobrar (neto) $ 44.586.832 $ 61.371.365 cuentas por pagar $ 10.415.200 $ 15.593.813
Clientes $ 38.498.165 $ 49.048.365 cuentas por pagar $ 8.794.309 $ 17.571.609
Pasivos por impuestos
Anticipos y Avances $ 5.762.549 $ 3.000.000 corrientes $ 2.624.447 $ 929.711
Provisiones por beneficios a
Cuentas por cobrar a trabajadores
$ 94.470 $ 5.023.000 empleados $ 12.756.732 $ 8.462.005
Deudores Diversos
$ 231.648 $ 4.300.000 TOTAL PASIVO CORRIENTE $ 50.774.996 $ 81.437.342
Deudas de Dificil Cobro
$ 9.064.239 $ 12.301.000
Provision deudores
$ (9.064.239) $ (12.301.000) PASIVO NO CORRIENTE
Inventarios $ 40.475.497 $ 59.255.497 Obligaciones Financieras $ 13.594.285 $ 10.738.341
Otros activos financieros $ 625.374 $ 1.129.000
Activos Mantenidos para la venta $ 10.450.000 $ 3.221.000

TOTAL ACTIVO CORRIENTE $ 119.725.047 $ 140.540.479 TOTAL PASIVO $ 64.369.281 $ 92.175.683

ACTIVO NO CORRIENTE PATRIMONIO

Propiedad Planta y Equipo $ 63.836.358 $ 72.100.222 Capital Social $ 117.657.826 $ 118.936.911
Intangibles $ 8.184.436 $ 6.157.000 Resultado del ejercicio $ 74.257.485 $ (2.033.627)
Resultado ejercicios anteriores $ (64.538.751) $ 9.718.734
TOTAL ACTIVO NO CORRIENTE $ 72.020.794 $ 78.257.222 TOTAL PATRIMONIO $ 127.376.560 $ 126.622.018

TOTAL ACTIVO $ 191.745.841 $ 218.797.701 TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO $ 191.745.841 $ 218.797.701