TÉRMINOS DE REFERENCIA

SERVICIO DE TOMA DE INVENTARIO FISICO DE BIENES PATRIMONIALES, ETIQUETADO DE CÓDIGO DE BARRAS,

CONCILIACIÓN FÍSICO CONTABLE, ELABORACIÓN Y MIGRACIÓN DE BASE DE DATOS (SIMI) PARA LA
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE OCONGATE EJERCICIO - 2016,2017,2018

1. AREA QUE REQUIERE EL SERVICIO

Oficina de Patrimonial de la Municipalidad Distrital de Ocongate.
2. DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO
El servicio comprende:
2.1 Efectuar la verificació n física general detallada, codificada, valorizada y clasificada por cuentas principales,
divisionarias sub-divisionarias, de los activos fijos y bienes no depreciables de propiedad de la Municipalidad
Distrital de Ocongate, al 31 de Diciembre del 2018, con el fin de asegurar su existencia real, ubicació n y estado. La
verificació n física de los bienes a inventariarse incidirá principalmente en los siguientes aspectos:

a. Comprobació n de la presencia física del bien;

b. Ubicació n física del bien;
c. Estado de conservació n;
d. Condició n de utilizació n;
e. Condició n de seguridad;
f. Trabajador responsable del Bien; y
g. Identificació n del Bien mediante la etiqueta (Có digo SBN).
Realizado conforme a las directivas emitidas por la Superintendencia de Bienes Nacionales SBN, y otras que
permitan un mejor desarrollo de las actividades a realizar.

2.2 Contrastar los resultados obtenidos en el numeral anterior con la informació n contenida al 31 de Diciembre del
2018 en el registro de control de Activos Fijos y Bienes no Depreciables de Control Patrimonial Distrital de
Ocongate y los registros contables, con la finalidad de establecer su conformidad, investigando las diferencias que
puedan existir para proceder a las regularizaciones del caso.

2.3 Emisió n de los informes finales de Inventario de Bienes Muebles de la Municipalidad Distrital de Ocongate al 31 de
diciembre del 2016 al 2018.

3. CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS

3.1 Cantidad de Bienes A Inventariar

La cantidad de bienes a inventariar representan más de dos mil quinientos, ítems aproximadamente.
Distribuidos en el Distrito de Ocongate

3.2 Ubicación
Los bienes muebles a inventariarse se encuentran ubicados en las Sedes de la Municipalidad Distrital de
Ocongate, cito en la plaza de armas, mercado modelo, coso de toros, y garaje municipal entre otros.

3.3 Locación del Servicio

El postor ganador de la Buena Pro se instalará en la Sede Central de la Municipalidad Distrital de Ocongate, en
Donde deberá instalar los equipos necesarios para el desarrollo adecuado del servicio.

3.4 Proceso de Conciliación

El postor deberá considerar que el ú nico factor comú n de conciliació n automá tica existente entre el Inventario
Físico y los Registros Contables, es la Etiqueta de Có digo de Barras, debiendo verificar que concilie la descripció n
del bien.
La conciliació n Físico-Contable se realizará de acuerdo a las directivas emitidas por la Superintendencia de Bienes
Nacionales SBN, así como el Plan Contable Gubernamental; y otras que permitan un mejor desarrollo de las
actividades a realizar.

3.5 Etiquetado y Codificación. El Etiquetado se realizará mediante el sistema de có digo de barras y respetando los
Có digos establecidos por la SBN.
Partiendo del listado cuantitativo de los bienes patrimoniales nuevos y/o aquellos que hayan perdido los mismos,
aplicando las normas pertinentes para dicho fin, en razó n de que todos los bienes adquiridos por el Estado
deberá n estar inventariados adecuada y oportunamente dentro del patrimonio institucional. Tanto para el
proceso de verificació n e incluso de nuevas etiquetas.
3.6 Supervisión
Será efectuada por la Comisió n de Supervisió n del Servicio de Toma de Inventario Físico de Bienes Muebles,
designado por la Gerencia Municipal de la Municipalidad Distrital de Ocongate.

3.7 Contabilización
Todas las acciones contables se realizará n de acuerdo al Plan Contable Gubernamental, así como otras Normas
Legales y Directivas emitidas por la SBN.

4. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL SERVICIO

El inicio de plazo de ejecució n del servicio será a partir del día siguiente de la firma del contrato.
El Plazo máximo de ejecución total del servicio será de 01 meses (30 días calendarios).

5. PERSONAL REQUERIDO
5.1 La Municipalidad Distrital de Ocongate designara un coordinador general para el desarrollo del servicio.

A continuació n se detalla el personal mínimo requerido para realizar el servicio:

a. Un (01) Coordinador General

Encargado de dirigir el servicio de Inventario, será el responsable de coordinar con la Supervisió n de la
Municipalidad Distrital de Ocongate y de dirigir el trabajo de campo, el que deberá contar con título profesional de,
Contador Pú blico, Administrador o carrera similar.

b. Un (01) Especialista
Responsables de realizar el trabajo de campo, para desarrollar el servicio, debiendo ser un Contador Pú blico y
acreditar experiencia en toma de Inventario Físico, La Municipalidad Distrital de Ocongate contemplará la opció n
de entrevistar y evaluar al personal de la empresa que obtenga la buena pro.
Una vez definido el personal encargado de brindar el servicio, éste no podrá ser removido o cambiado por el
contratista hasta que el servicio se concluya, salvo motivos debidamente sustentados y aceptados por la
Municipalidad Distrital de Ocongate, en cuyo caso, la reposició n deberá ser inmediata.
El nuevo personal que reemplace al personal removido o cambiado deberá cumplir con los requisitos exigidos en
estas bases.

6 OBLIGACIONES DE LAS PARTES

6.1 De la ENTIDAD
• Entregará el formato de cada uno de los reportes a presentar materia del servicio, los cuales estará n aprobados por
Control Patrimonial de la Sub Gerencia de Logística y Control Patrimonial de la Municipalidad de Ocongate.

• Entregará la siguiente informació n:

 Fotocopias de las ó rdenes de compra correspondiente a los ejercicios mencionados.

 La cantidad de bienes muebles que será n materia de inventario.
 La relació n de los locales a inventariar en el Distrito de Ocongate.
 El Inventario del ejercicio anterior.
 La informació n correspondiente a las altas y movimientos del añ o.
 Las Bajas de bienes de haberse dado el caso.
 Los EE.FF. de los añ os correspondientes.
 Formato y/o Auxiliar de los registros de SIAF. Segú n los ejercicios.
 Cualquier otra informació n que sea necesaria para el desarrollo del trabajo.

6.2 Del CONTRATISTA

• Asumir los gastos que genere su personal, por concepto de movilidad, pasajes, viá ticos y demá s para el
cumplimiento del servicio contratado.
• Contar con un software y el soporte que cubra los siguientes puntos como mínimo para el manejo de la base de
datos:

 El soporte informá tico constante para acondicionar el software y resolver eventualidades.

 Se trabajará partiendo de la base proporcionada segú n el SIMI-SBN
 Procesar todos los reportes contables necesarios.
  Pueda realizar la conciliació n.
 Generar todos los reportes solicitados por La ENTIDAD.
 Migrar los datos actualizados al software SIMI-SBN para la entrega a la SBN.
 Migració n de la Informació n SIMI- a la Pagina Web- SINABIP

Tendrá como centro de operaciones, procesamiento y coordinació n una oficina designada por la Entidad o
Gerencia de Administració n.
• Efectuar la verificació n física de los bienes muebles que comprende Vehículos, Maquinarias y Otros (cuentas
contables 1503.01-1503.02-) y Bienes No Depreciables (cuentas contables 9105.0301-9105.0302-9105.0303), con
que cuenta la Municipalidad de Ocongate al 31 de Diciembre del 2016, con el fin de asegurar su existencia real,
ubicació n y estado de conservació n.

• Realizar durante el plazo de vigencia del contrato las actividades necesarias para prestar adecuadamente el
Servicio de Inventario.

7 ENTREGABLES
Se tendrá en cuenta el desarrollo de dos etapas, cada una de las cuales establece distintos productos terminados.
La primera etapa comprende el proceso de toma física de datos, mientras que en la segunda se desarrollará n las
actividades de conciliació n contable y emisió n de reportes finales tanto para la Municipalidad Distrital de
Ocongate como para la SBN. Como resultado del trabajo, el proveedor entregará a la Municipalidad Distrital de
Ocongate, lo siguiente:

7.1 Al finalizar la Primera Etapa

a. Reportes preliminares del inventario físico de la Municipalidad Distrital de Ocongate al 31 de Diciembre de 2018,
el cual servirá de base para la elaboració n del Informe Final de Inventario de Bienes Muebles a dicha fecha, y que
será remitida a la Superintendencia de Bienes Nacionales - SBN 01 ejemplar impreso por cada ejercicio), separado
por Bienes propios de la Municipalidad Distrital de Ocongate. Los reportes a entregarse será n los siguientes:

- Relació n Valorizada de los Bienes Muebles de Activo Fijo propios de la Municipalidad

- Maestro o listado general de bienes inventariados por tipo de bien
- Estadísticas detallados
- Relació n de Bienes Activos Depreciados
- Relació n de bienes por Usuario
- Relació n de bienes por Locales
- Relació n de bienes por cuentas contables
- Relació n de bienes muebles no depreciables.
- Relació n de bienes faltantes del Inventario.
- Relació n de bienes sobrantes del inventario.
- Relació n de bienes dados de baja y en custodia.
- Relació n de bienes que no se encuentran en uso, propuestos para su baja.
- Relació n de bienes que será n propuestos para su inclusió n en el Catá logo.
- Otros reportes no contemplados, coordinados con la Comisió n para la toma de Inventario Físico.
- Relació n de bienes cuyo estado de conservació n será bueno, regular, malo o muy malo (inoperativos).

b. Base de datos preliminares con toda la informació n descrita en los literales a y b arriba mencionados: Las bases de
datos, deben ser entregadas en formato de Excel, y sobre estas se deberá n realizar pruebas para migració n al
Software Inventario Mobiliario Institucional SIMI, requerido por la SBN como parte del Informe del Inventario de
Bienes Muebles de la Municipalidad Distrital de Ocongate al 31 de diciembre de 2016.

7.2 Al finalizar la Segunda Etapa

Informe Final del Inventario de Bienes Muebles de la Municipalidad Distrital de Ocongate al 31 de diciembre de
2018, el cual deberá ser elaborado de acuerdo a los requerimientos de la SBN y que será entregado a dicha Entidad
en cumplimiento de las normas legales vigentes y directivas emitidas por la Superintendencia de Bienes
Nacionales SBN, así como el Plan Contable Gubernamental; y otras que permitan un mejor desarrollo de las
actividades a realizar.

a. Dicho documento incluirá las siguientes partes, de acuerdo al "modelo" sugerido por la SBN:

I. Base Legal
II. Antecedentes
III. Procedimientos (segú n la relació n de reportes preliminares presentados en 7, 7.1 literales a, y b.)
 V. Conclusiones y recomendaciones.
VI. Otros que se considere necesario para una mejor y mayor informació n

b. Inventario ambiental, clasificado por á rea u oficina con la informació n detallada.

c. Inventario valorado de los Activos Fijos a nivel de cuentas contables (incluida depreciació n anual y acumulada).
d. Inventario Valorado de los Bienes no Depreciables, clasificado a nivel de cuentas contables.
e. Relació n valorizada de los bienes faltantes a nivel de cuentas contables, incluyendo la depreciació n acumulada.
f. Relació n valorizada de los Bienes sobrantes debidamente tasados y agrupados segú n la cuenta contable
correspondiente.
g. Relació n valorizada a nivel de cuentas contables, de bienes que no se encuentran en uso, propuestos para su baja.
h. Reporte impreso del inventario, acorde con el Software Inventario Mobiliario Institucional de la SBN.
i. Acta de Conciliació n de Saldos Contables contrastando y comparando los resultados obtenidos, segú n los EE.FF.
k. Formatos de Hoja de Captura originales, suscritos por el usuario responsable al momento de la verificació n física,
Debidamente clasificados.

8 DESARROLLO DEL SERVICIO

La ejecució n total del servicio se deberá desarrollar en un tiempo estimado de treinta (30) días calendario
(Má ximo) y comprenderá dos (02) etapas:

Primera Etapa:
El tiempo estimado para la ejecució n de esta etapa es de quince (15 días calendario (Má ximo).

a. Fase Planeamiento: Comprende básicamente

- Coordinaciones preliminares
- Identificació n y clasificació n de los bienes muebles
- Evaluació n de la documentació n relacionada a los bienes muebles
- Preparació n de fichas, formatos y etiquetas (clases, calidad, diseñ o y tamañ o) que se utilizará n.
- Determinació n de las acciones a tomar ante la diferencia de inventario y conciliació n física y contable.

b. Fase inventario: Comprende básicamente:

Aspectos de Control Físico:

- Elaboració n e impresió n de los Formatos de Hoja de Captura de Bienes para la Toma de Inventario Físico, en las
cuales se registrará la informació n sobre los bienes y su ubicació n.
- Toma de inventario físico de los bienes muebles teniendo como base de datos la informació n del Inventario de
Bienes Muebles al 31 de Diciembre del 2015 y las adquisiciones realizadas en el 2016.
- Registro en la Base de datos de cada bien mueble inventariado, comprobando la correcta asignació n del có digo
SBN-Verificació n, conciliació n y correcció n de datos físicos ingresados en el punto anterior con la Informació n
contenida en el Sistema de Control de Activos Fijos de la Municipalidad Distrital de Ocongate al 31 de diciembre
de 2016.
- Durante este proceso se deberá tener en consideració n los datos obtenidos en el inventario anterior (al 31 de
diciembre de 2015) en lo que fuere pertinente y necesario.
- Emisió n de Acta de Asignació n de los bienes muebles inventariados a cargo del funcionario responsable de cada
Gerencia y Sub Gerencia.

Aspectos de Control Contable:

- Registro de la informació n contable en la Base de datos con la que se complementa la informació n física de cada
bien Mueble, inventariado.
- Verificació n, conciliació n y correcció n de datos contables ingresados en el punto anterior con la informació n
contenida en el Sistema de Control de Activos Fijos de la Municipalidad Distrital de Ocongate al 31 de diciembre de
2018. Durante este proceso se deberá tener en consideració n los datos obtenidos en el inventario anterior (al 31
de diciembre de 2015) en lo que fuere pertinente y necesario.
- Verificació n de la valorizació n histó rica y re expresada de los bienes muebles contenida en el Sistema de Control
De Activos Fijos de la Municipalidad Distrital de Ocongate al 31 de diciembre de 2018.
- Verificació n del cá lculo de la depreciació n anual y acumulada de los bienes muebles contenida en el Sistema de
Control de Activos Fijos de la Municipalidad Distrital de Ocongate al 31 de diciembre de 2018.

Segunda Etapa:
El tiempo estimado para la ejecució n de esta etapa es de quince (15) días calendario. (Má ximo)
 a. Fase de Conciliación e Investigación de diferencias. Comprende:

- Proceso de investigació n de las diferencias incluidas como partidas conciliatorias.

- Transferencia de la informació n contenida en la Base de datos, de tal manera que permita efectuar el control de
calidad de los bienes inventariados.
- Proceso de verificació n y control de calidad de los datos incluidos relacionados con los muebles inventariados.
- Determinació n de bienes muebles faltantes y sobrantes, presentados segú n el siguiente criterio:
i. Desde el punto de vista físico
ii. Desde el punto de vista de la valorizació n histó rica y re expresada.
- Emisió n de Acta de Asignació n de los bienes muebles inventariados, que figuraban como faltantes y que fueron
ubicados posteriormente en el proceso de investigació n de diferencia.
- Etiquetado de los bienes muebles inventariados, que contendrá el nombre de la entidad al que pertenece o siglas,
Oficina, Dependencia, descripció n del bien, el có digo patrimonial SBN y el có digo de barras correspondiente.

b. Fase de Conciliación Contable. Comprende:

- Conciliació n del inventario físico con la informació n contenida en los Registros Contables de la Municipalidad
Distrital de Ocongate al 31 de diciembre de 2018.
- Determinació n de bienes muebles faltantes y sobrantes, presentados segú n el siguiente criterio:
i. Desde el punto de vista físico
ii. Desde el punto de vista de la valorizació n histó rica y re expresada.
- Propuesta de correcció n e inclusió n en los Registros Contables de las observaciones planteadas.
- La elaboració n y entrega de la base de datos deberá ser coordinado con el personal responsable.

c. Fase de Migración de Data. Comprende:

- Actualizació n de la informació n contenida en la Base de datos al Software Inventario Mobiliario Institucional

(SIMI) requerido por la SBN como parte del Informe Final del Inventario de Bienes Muebles de la Municipalidad
Distrital de Ocongate al 31 de diciembre de 2018.
- Actualizació n de la informació n contenida en la Base de datos al Sistema de Control de Activos Fijos de la
Municipalidad Distrital de Ocongate.

9 PAUTAS A SEGUIR EN EL DESARROLLO DEL SERVICIO

A continuació n se describen algunas pautas a seguir en cada una de las etapas del proceso de toma de inventario
físico de los bienes muebles de la Municipalidad Distrital de Ocongate. La propuesta del postor deberá abundar en
los aspectos que crea necesarios para brindar el servicio:

Primera etapa

a. Antes de iniciar el inventario, la Municipalidad Distrital de Ocongate realizará lo siguiente:

- Emitirá un comunicado dirigido a todo su personal, informá ndoles acerca del servicio a desarrollarse.
- Comunicará al contratista la conformació n del Comité Especial designado por la Municipalidad Distrital de
Ocongate para la Toma del Inventario Físico al 31 de diciembre de 2018, en adelante Comité de Toma de
Inventario.

b. Previo a la toma del inventario físico, la Municipalidad Distrital de Ocongate coordinará con el contratista todas las
acciones dirigidas a:

- Identificar los bienes muebles propios de la Municipalidad Distrital de Ocongate.

- Identificar los bienes muebles en proceso de transferencia.
- Revisar la informació n contenida en los registros patrimoniales, para identificar los ambientes, oficinas y
depó sitos, donde se concentra el mayor nú mero de bienes muebles.
- Definir el procedimiento para la suscripció n de las Actas de asignació n de bienes muebles entregados a los
Usuarios.
- Definir los formatos a utilizarse durante el servicio del inventario, los cuales contendrá n la informació n pertinente
a ser recogida y procesada.

c. El contratista deberá tener en cuenta las siguientes definiciones para la presentació n de la propuesta Técnica,
- Activos Fijos.- Son los bienes patrimoniales con vida ú til mayor a un añ o, su valor al momento de la compra sea
mayor a 1/8 UIT y esté sujeto a depreciació n.
 - Bienes Muebles.- Son los bienes identificados en el Catá logo Nacional de bienes Muebles del Estado emitido por
la SBN.
- Cuentas de Orden.- Es la cuenta contable donde se registran los bienes muebles no depreciables.
- Etiquetado.- Es la correcta colocació n de la etiqueta final en el bien mueble previamente identificado y conciliado
física y contablemente.
- Conciliación.- Procedimiento que consiste en identificar y explicar las diferencias que existen entre distintas
posiciones.
- Validación de Datos.- Es la correcta ubicació n e identificació n de los bienes teniendo en cuenta sus
características como
Son: marca, modelo, serie, color, medida, factura, fecha de compra, asignació n del bien al usuario.
- Estado de Conservación.- Se refiere a la condició n física de los bienes: nuevo (de reciente adquisició n), bueno
(condició n operativa y física en buen estado), regular (en condició n operativa a pesar de la antigü edad) y malo
(inoperativo, malogrado, fuera de uso por obsolescencia).
- Condiciones de Utilidad.- Está siendo utilizado o guardado en depó sito.
- Condiciones de seguridad.- Si las condiciones del lugar o del local cumplen con las condiciones de estar seguros
(bajo vigilancia, con llave, puertas seguras, acceso restringido).
Otras definiciones contenidas en el glosario de términos utilizados en la Administració n de los Bienes Muebles del
Estado.

d. Respecto a la identificació n de activos fijos de propiedad de terceros, existen bienes de propiedad de personal de
la Municipalidad Distrital de Ocongate los cuales será n identificados como propiedad de los usuarios.

e. El á rea de Patrimonial informará a la Comisió n de supervisió n de Toma de Inventario y al contratista acerca de las
adquisiciones, movimientos y retiros de los bienes muebles durante el periodo en el que se lleva a cabo el
inventario físico. En lo posible se deberá paralizar los movimientos y retiros durante dicho periodo.

f. La ejecució n del inventario se efectuará AL BARRER; es decir, todos los bienes muebles encontrados, de la
Siguiente manera:

- Se entregará las Fichas de la Toma de Inventario Físico para verificar los datos de los bienes muebles
Inventariados.
- Los bienes muebles deben ser contados y medidos por el personal operativo encargado del inventario designado.
- La verificació n física de los bienes muebles deberá incidir principalmente en los siguientes aspectos:

 Comprobació n de la presencia física del bien y su ubicació n.

 Consistencia de la codificació n existente del bien mueble, de acuerdo con el Catá logo Nacional de Bienes Muebles
del Estado, emitido por la SBN, contrastando la informació n con los datos de la etiqueta SBN.
 Estado de conservació n.
 Condiciones de utilizació n.
 Condiciones de seguridad.
 Usuario responsable del bien mueble.
 Bienes muebles faltantes y sobrantes.

- En caso de constatar la existencia de bienes muebles en proceso de reparació n o mantenimiento, se deberá

solicitar la Documentació n que sustente su salida, los mismos que será n considerados dentro del ambiente del
usuario.

g. Se efectuará el etiquetado del total del Patrimonio Mobiliario a inventariar; de existir alguna incongruencia entre
el Có digo asignado y la descripció n del bien, se deberá informar de inmediato a la Comisió n de supervisió n de
Toma de Inventario.

El contratista deberá proponer a la Municipalidad Distrital de Ocongate la etiqueta a utilizar, cuya calidad se
evaluará en Funció n a las siguientes condiciones:

- Resistentes al paso del tiempo

- Buena adherencia sobre la superficie de los diferentes tipos de bienes muebles.
- Conservació n de los datos a pesar del constante uso
- La calidad, diseñ o y tamañ o de las etiquetas deberá n ser previamente aprobados por Comisió n de supervisió n
toma de Inventario.
- Las etiquetas deberá n ser confeccionadas teniendo en consideració n el á rea de ubicació n, la descripció n del bien,
el có digo patrimonial-SBN y el có digo de barras correspondiente.
h. La Municipalidad Distrital de Ocongate realizará el control de calidad en forma permanente, para lo cual se
coordinará con el contratista.
i. La Comisió n de supervisió n de Toma de Inventario y el Coordinador General de la Municipalidad Distrital de
Ocongate y el contratista, deberá n atender y solucionar las consultas del personal operativo encargado del
inventario sobre cualquier dificultad que se presente en el transcurso del servicio.

Segunda Etapa

a. El contratista, antes de la presentació n de los entregables deberá efectuar una revisió n integral de los mismos,
teniendo en consideració n aspectos de calidad y cantidad. Luego entregará a la Comisió n de Toma de Inventario
un juego completo de dichos entregables en calidad y en su totalidad como parte de los 30 días de dicho servicios.
b. El proceso de validació n de datos se realizará por la totalidad de los bienes muebles inventariados.

10 RESPONSABILIDAD

a. El trabajo a desarrollar es a todo costo; es decir, corren a cargo del contratista los costos de personal, pasajes,
viá ticos, equipos de có mputo y otros.
b. Toda la documentació n recibida, recopilada o generada durante el servicio a brindar por el contratista, deberá
considerarse como RESERVADA y no podrá n ser puestas en conocimiento de personas ajenas al servicio, salvo
consentimiento escrito de la Municipalidad Distrital de Ocongate.
c. Toda la documentació n generada durante el servicio se considerará como de propiedad de la Municipalidad
Distrital de Ocongate.
d. En caso que por motivos de fuerza mayor se deban efectuar reemplazos del personal propuesto, éstos deberá n
tener similares calificaciones que el personal a quien reemplazan.

11 OTRAS CONDICIONES ADICIONALES.

CONDICION DEL SERVICIO

El servicio requerido implica una relació n de naturaleza civil entre la Municipalidad de Ocongate y el proveedor, no
existiendo ningú n vínculo de dependencia laboral, estabilidad laboral, ni compromiso por el tiempo de ejecució n del
servicio entre la ENTIDAD y los trabajadores del proveedor. En este sentido, el personal que ejecutara el servicio, realizara
sus actividades por cuenta, riesgo y responsabilidad de su representada. El servicio se realizará a todo costo.