FACULTAD DE INGENIERÍA Y

CIENCIAS BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO
GRUPO # 12
ESTUDIO DE LA ENCUADERNADORA S.A

EYMMY DAYAN CORTES JORDAN CÓDIGO 1711022587

KAREN DAYANA RODRIGUEZ RODRIGUEZ CÓDIGO 1821020492
JERSSON DAVID ROJAS CÓDIGO 1811023879
CRISTIAN DAVID NOVOA BRAVO CÓDIGO 1811020162
JONATHAN DAVID HERNANDEZ ARIAS CÓDIGO 1311070173

POLITECNICO GRAN COLOMBIANO

2020
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CONTENIDO

INTRODUCCIÓN 3
OBJETIVO GENERAL 4
JUSTIFICACIÓN 5
METODOLOGÍA 6
DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN 8

ALTERNATIVAS CONSTRUIDAS Y CRITERIOS DE EVALUACIÓN 10

ALTERNATIVAS CONSTRUIDAS 10
2.2 CRITERIOS DE EVALUACION PARA SELECCIONAR LA MEJOR
ALTERNATIVA 10
BIBLIOGRAFÍA 11
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1. INTRODUCCIÓN

En el siguiente trabajo se desarrollará una muy específica descripción de la problemática de la

empresa ENCUADERNADORA S.A., multinacional fabricante de cuadernos escolares y
universitarios, cierto material de oficina y demás; a raíz del desabastecimiento de su principal
proveedor Papelitos S.A, después de la convocatoria a paro nacional que realiza el gremio de
trabajadores de la caña de azúcar.
Se está en la total ocupación de la planta debido a el pico de ventas que se da en el calendario A
(enero y febrero) para los que la planta permanece en su total capacidad desde agosto. Se
revisaron los panoramas de cualquier posible solución, primero con el ejecutivo encargado de la
cuenta Tomás Crusantos, quien no da un parte positivo, pues no existe la seguridad de que la
convocatoria a Paro Nacional del gremio de los cañeros de azúcar cese rápidamente y el
inventario actual junto con la producción de uno de los molinos, no cubriría la demanda de la
empresa de acuerdo con su ocupación actual.
En un comité de emergencia en el que participan los directivos de la empresa se plantean ciertas
soluciones para el remedio de esta situación, tanto en la consecución de materia prima fuera de
Colombia (medida que afectaría la rentabilidad que impacta en un 80% en su catálogo de
productos) o comprando producto terminado en Perú (lo que implicaría bajar los estándares de
calidad y tener posibles repercusiones en el mercado). El principal temor radica en perder la
participación del mercado que se ha adquirido durante años y se busca de manera urgente una
solución.
Una vez realizada la descripción de la problemática, con cada uno de sus ángulos críticos, se
propondrán una serie de soluciones que mantengan a flote la estabilidad de la empresa en el
mercado, y que se cumplan los objetivos comerciales, se sostenga la ocupación y la nómina de
cerca de 700 empleados contratados para cubrir la demanda, y se resuelva la contingencia con el
menor impacto posible.
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1.1. OBJETIVO GENERAL

Solucionar todos los inconvenientes generados para la compra y abastecimiento de materias

primas en la Encuadernadora S.A. procurando no generar retrasos en los pedidos solicitados de
insumos.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
● Analizar según el módulo de compras y aprovisionamiento estudiado el entorno en el que
se maneja el departamento de compras y suministros de la compañia la encuadernadora
S.A.
● Identificar las variables que afectan la compra de insumos para la elaboración de materias
primas de la empresa.
● Plantear distintas opciones a la empresa que conlleven a solucionar su problema de
abastecimiento, cambio de proveedores que satisfagan sus necesidades y así cumplir con
los pedidos de los clientes.

1.2. JUSTIFICACIÓN
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Hoy en la cadena de abastecimiento de las compañías está diseñada de una manera que el
departamento de compras y/o suministros cobró una vital importancia en el proceso, puesto que
una correcta aplicación de los procesos y de una eficiencia en los estándares de calidad de un
óptimo departamento de compras, lograrán que las compañías puedan soportar imprevistos, sin
desabastecer sus procesos industriales, desmejorar sus relaciones con clientes y proveedores ni
desacelerar la productividad de la compañía, bajando la rentabilidad de esta.
En el desarrollo del trabajo analizaremos las diferentes contingencias que se están presentando
en el momento para la encuadernadora y aplicando los conocimientos adquiridos a través del
módulo presentar una metodología aplicable a la empresa que reduzca al mínimo las pérdidas,
diseñando un modelo estratégico a seguir por el departamento de compras que logre mitigar los
efectos negativos de la situación problemática y trace el modelo a seguir para enfrentar futuras
contingencias.

1.3. METODOLOGÍA

Buscamos conocer planes de contingencia de acuerdo con la situación presentada por la posible
falta de materia prima, dada por el paro nacional de cañeros de azúcar, donde contamos con un
único proveedor para nuestra compañía ENCUADERNADORA S.A, debemos analizar las
diferentes propuestas eficientes para la empresa y que brinden una solución óptima y acertada.
Para ello se llevó a cabo diferentes reuniones donde tomamos diferentes decisiones:
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1. Se revisarán los inconvenientes o dificultades de cada una de las empresas para poder
cumplir con los requerimientos de los clientes y temporada.
2. Se planearán posibles alternativas de importación de papel, aun sin importar la afectación
del margen de la compañía.
3. Se revisarán los respectivos costos en la compañía que pueda generar para suplir la
necesidad actual de la compañía.

Posteriormente se identificará la forma más adecuada y clara, las causas que están generando el
problema, para poder alternativas de solución a cada una de ellas y las respectivas
recomendaciones.

Nos basaremos en cinco etapas que nos garantizarán la solución correcta:

● Identificación del problema

● Planteamiento de alternativas de solución
● Elección de una alternativa
● Desarrollo de la solución
● Evaluación de la solución

Identificación del problema: La identificación del problema es la fase más importante en la

metodología, pues de ella depende el desarrollo en busca de una solución. Un problema bien
delimitado facilitará el avance del proceso, un problema mal definido desviará los conceptos y
será difícil de remediar posteriormente.

Para la ENCUADERNADORA S.A el problema que se logra identificar es el paro Nacional de

corteros de caña en el Valle del Cauca, Risaralda y Cauca, los principales ingenios del país,
participarán afectando la producción de papel del proveedor PAPELITOS S.A, el proveedor más
importante de la compañía, donde el bagazo de caña es la principal materia prima y esta
situación podría afectar significativamente a la ENCUADERNADORA S.A y sus actividades.

Planteamiento de alternativas de solución: Después de la identificación y análisis del

problema, continuamos con el análisis de las alternativas de solución. Por lo general, la solución
de un problema puede alcanzarse por vías distintas. Las adquisiciones presentan los principales
aspectos en la función de compras, su origen y evolución, debido a que los costos, la calidad y la
velocidad de respuesta a clientes quedan fuertemente condicionados por los costos, calidad y
tiempos de entrega, es necesario establecer una estrategia para realizar aprovisionamientos de
manera eficaz y eficiente, esto es muy importante para las soluciones planteadas en el problema
presentado que son:

● Compra de importación de Papel.

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● Compra de producto terminado de Perú.

Elección de una Alternativa: Después de tener la matriz de alternativas es necesario pasar a la

elección de la mejor posibilidad. Una vez definidos los objetivos podemos agrupar en cuatro
categorías para sí revisar detalladamente para el estricto cumplimiento de metas que dependerá
en gran medida el éxito del proceso, las categorías son:

● Reducción de costos
● Nivel de Servicio
● Manejo Financiero
● Control de negociaciones y proveedores

Reducción de Costos: La reducción de costos, el cual busca generalmente la obtención de

utilidades para la organización, implica el propósito de obtener los materiales apropiados, al
precio adecuado, en la cantidad apropiada, del proveedor conveniente y en el momento preciso.

Nivel de servicio: El objetivo de proporcionar un adecuado nivel de servicio a la organización

por parte del departamento de compras es una necesidad bien reconocida. Para permitir que la
operación de toda la organización se haga de manera eficiente en el largo plazo, es posible que la
función de compras opere por debajo de su eficiencia máxima en corto plazo, obviamente aquí se
considera que esto sólo sucede en ciertos intervalos cortos de tiempo.

Manejo Financiero: Aunque en este aspecto hay muchos factores a considerar, se pretende aquí
enfatizar la importancia que debe tener el departamento de compras en la búsqueda y aceptación
de compromisos financieros, ya sea con entidades de financiamiento, con los proveedores o con
los clientes finales. La administración de compras debe conocer exactamente y en todo momento
qué compromisos se han contraído y debe mantener un control centralizado en la aceptación de
estos porque de lo contrario la estabilidad financiera de la compañía puede ser puesta en peligro
fácilmente.

Control de negociaciones y proveedores: Es una función principal y directa del departamento de

compras mantener un control cuidadoso en las negociaciones y en las relaciones con los
proveedores. Aunque parezca evidente, dichas relaciones deben estar justificadas formalmente.

Desarrollo de la solución: Después de decidir cuál es la mejor alternativa de todas, se llega a la

etapa de la solución. En esta fase, a partir de los datos relacionados con la alternativa
seleccionada, se aplican las operaciones necesarias para solucionar el problema. La selección de
los procesos también debe ser determinada en función de la optimizad, es decir, las operaciones
deben llegar a la solución por el camino más corto para garantizar la mayor eficiencia en el
funcionamiento. Si la alternativa es la óptima, llevará a la solución deseada que fue prevista en la
identificación del problema.
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Evaluación del problema: Luego de haber desarrollado la solución queda aún una etapa, que es
la evaluación. En los procesos industriales a este procedimiento se le llama control de la calidad
y consiste en determinar que la solución obtenida es lo que se esperaba conseguir comprobando
que el resultado sea correcto. En esta fase se deben "pulir" los procesos ya realizados y tratar de
llevarlos a un grado mayor de optimalidad, pues el algoritmo más eficiente en la solución de un
problema es el que llega a su objetivo final con la mayor economía de procedimientos que sea
posible. A continuación, puedes observar un ejemplo de la aplicación de la metodología a la
solución de un problema simple. Es importante saber que los problemas complejos también se
resuelven con esta estructura.

1.4. DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN

La compañía “La encuadernadora S.A” es una empresa dedicada al diseño, producción y

distribución de productos de papelería escolar, es una compañía con muchos años en el mercado,
está presente en doce países y cuenta con fábricas de producción en otros tres.
La Encuadernadora cuenta con sus proveedores, pero su principal proveedor es “Papelitos S.A”,
que es el encargado de la elaboración y la comercialización de papeles y cartulinas, es importante
resaltar que Papelitos es el principal proveedor de la materia prima anteriormente mencionada en
todo el país.
Como primera parte consideramos que es necesario entender cómo es el proceso que se lleva a
cabo para que el producto pueda llegar al destino final que es la encuadernadora y que es uno de
los elementos principales para entender la problemática que se presenta:
1. En la producción del papel se utiliza como principal materia prima el bagazo de la caña
de azúcar el cual es suministrado por los ingenios de la región. en este punto es de vital
importancia aclarar que el bagazo de caña es el resultado que se obtiene de machacar el
tallo de la caña de azúcar, es decir, el residuo de las fibras que quedan después de que se
le ha exprimido el jugo. Este proceso generalmente que ejecuta en los llamados ingenios
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que son haciendas con instalaciones para procesar la caña de azúcar, de allí el que el
primer proporcionador de la materia prima para la elaboración de papel sea el ingenio.
2. Después de la recolecta del bagazo por parte del ingenio, se procede a transportar la
materia prima a la planta papelera, en este caso “Papelitos S.A.” donde se encargan de
hacer todo el proceso productivo de acuerdo con el tipo de papel que se desea obtener,
finalizando con el corte que se desea de acuerdo con los pedidos obtenidos, y realizando
el embale para la distribución.
3. Aquí el producto en este caso el papel, llega a la Encuadernadora para ellos empezar con
los procesos de producción, para obtener los diseños que se han propuesto con
anterioridad para la tenencia del público.
La problemática se presenta en la Encuadernadora, cuando de un momento a otro los corteros de
caña inician un paro Nacional. Dado que la caña de azúcar es la materia prima principal para la
elaboración del papel, prácticamente ni los ingenios, ni Papelitos y mucho menos la
Encuadernadora tienen opción de seguir produciendo papel.
Cuando el paro se registró como noticia nacional, los líderes de la encuadernadora deciden
reunirse para poder mirar las posibles soluciones ante tal acontecimiento, ya que para ellos no es
una opción quedarse de brazos cruzados. Un elemento fundamental que se presentó es que lo
primero que hicieron fue mirar las existencias que tenían como posible solución temporal a la
problemática, pero como era de costumbre la proyección siempre era para cumplir con lo
requerido en dos meses, esto siempre les había funcionado pero el problema que se les presentó
era muy diferente, por lo tanto, el aprovisionamiento que tenían no era de gran ayuda y la
preocupación no disminuyó.
La jefe de compras es un elemento clave y principal ya que no esperó indicaciones, sino que
consideró que era necesario reunirse con el representante de Papelitos y solicitó lo más pronto
posible una reunión para mirar alternativas y saber con qué cantidad de producto cuentan para
que les abastezca mientras el paro llega a su fin. El representante de Papelitos Tomas Crusantos
les trata de dar tranquilidad explicando que la planta aún no ha parado su producción, ya que
tiene bagazo para 15 días más, contando con que el paro llegue a su fin pronto, viendo la
preocupación les comenta que la empresa aún no les ha comunicado nada oficialmente, pero que
uno de los ingenios que los proveen no se unió al paro y ellos consideran que con un solo molino
pueden cubrir la demanda de la Encuadernadora. Realmente ninguno salió muy satisfecho de la
reunión dado que no desean confiar en solo un molino para la elaboración de la materia prima
que necesitan y más en la temporada que ellos entraban en su temporada de más demanda.
Después de la reunión no muy fructuosa con Papelitos, deciden reunir a la alta gerencia de la
Encuadernadora, es otro elemento principal que encontramos ya que los mismos miembros de la
compañía pueden tener más claras las ideas para decidir las medidas a tomar. Primero Adolfo
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Restrepo, Gerente SCM le solicita a Angela Mejía, jefe del área de compras, dar el resumen de la
reunión efectuada con Papelitos, diciendo que Papelitos trabajara con el molino que no entró a
paro y que aún tienen bagazo para 15 días de producción. Álvaro Salazar, presidente de la
compañía, les pregunta si con el molino se pueden suplir las necesidades de la Encuadernadora,
respuesta que no es muy alentadora ya que las necesidades frente a la producción de un molino
son muy altas y no cubren en su totalidad semanal lo solicitado.
Como otra medida deciden mirar los inventarios existentes y que tanto pueden suplir la
necesidad de la demanda, Roberto Pérez el jefe de planeación les da detalles de lo solicitado y el
análisis final es que para la semana cuarenta van a tener un gran déficit de papel.
La situación es grave, no es nada alentadora, y proponen generar una lluvia de ideas para buscar
una pronta solución al problema. Desde comprar papel en el exterior donde el mercado es
visiblemente más costoso y perjudicial para la empresa, comprar producto terminado en Perú el
cual efectivamente es más económico pero la calidad del producto es muy baja en comparación a
lo solicitado por la Encuadernadora. Ninguna de las posibles opciones presentadas eran lo que
ellos deseaban ya que, o se pasaban del margen de costo o no cumplían con los estándares de
calidad establecidos por la compañía. Punto importante que también surgió fue el del personal de
la fábrica que frente a toda la situación se estaban viviendo momentos tensos dentro de la
producción ya que no sabían que pasaría con más de mil trabajadores que tenían a disposición.

2. ALTERNATIVAS CONSTRUIDAS Y CRITERIOS DE EVALUACIÓN

2.1 ALTERNATIVAS CONSTRUIDAS

Primera Alternativa: APORTE CRISTIAN N

Abastecerse de los productos en otros países, estableciendo comunicación con fábricas que tengan
buenas ofertas y que estén acordes al presupuesto que necesita la empresa.
Con esto se garantiza tener un stock suficiente del producto, para suplir la necesidad durante el tiempo
que dure el paro y la temporada en la que se encuentra la empresa, con esto se podrá analizar y valorar
los gastos y costos que se puedan generar durante esta problemática, así nos ayudará a evaluar el mejor
proveedor en temas especificación de calidad ya pactadas en la negociación, cumplimiento y
puntualidad en las entregas.

Segunda Alternativa: KAREN

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Analizando las proyecciones que se presentaron por parte del departamento de planeación dentro de la
Encuadernadora y los déficit que se presentarán en las semanas estipuladas, consideramos que una de
las alternativas que se puede implementar sería la búsqueda de un nuevo proveedor de papel dentro
del territorio Colombiano, que nos permita suplir los déficit presentados. Es decir de la semana en que
se presentó el paro aún se tiene con que cumplir con la demanda, no se va a esperar a que se acabe el
inventario para buscar posibles soluciones, en el mismo instante se debe iniciar comunicaciones con los
posibles proveedores que puedan cumplir con nuestra demanda.

Tercera Alternativa: EYMMY

Trabajar con fibra reciclada, según un estudio de la ANDI el 63% de la producción de papel en Colombia
proviene de ésta fibra secundaria, tan sólo en 2016 se reciclaron 776.000 toneladas de papel, que es una
cantidad equivalente a 65.800 buses*
De hecho si se analiza contra el papel proveniente del bagazo de caña, se identifica que tiene mayor
porcentaje de utilización, y es de hecho un gremio independiente del que según la problemática se
encuentra en paro.
La gráfica a continuación muestra la viabilidad de la propuesta.
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2.2 CRITERIOS DE EVALUACIÓN PARA SELECCIONAR LA MEJOR

ALTERNATIVA

Mencione los factores que tendría en cuenta para evaluar cada alternativa y elegir la mejor. No olvide
incluir entre dichos factores aspectos económicos (costos, beneficios esperados).
Primera Alternativa: APORTE CRISTIAN N
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Con la búsqueda de proveedores en otros países para poder garantizar nuestra producción durante este
tiempo tan difícil que está atravesando la empresa y con la responsabilidad de cubrir la demanda de los
productos, se evaluaron diferentes criterios que se deberán tener en cuenta y son los siguientes:
● Confiabilidad y calidad en los productos que estas empresas utilicen.
● Tiempos de entregas favorables.
● El costo-beneficio de las compras adquiridas a las empresas exteriores.
● Analizar el presupuesto para poder lograr con el objetivo planteado por la empresa.

Segunda Alternativa: KAREN

Factores para evaluar la alternativa:
● Calidad en el producto que se recibirá, no podemos elegir un proveedor que cumpla con las
cantidades esperadas pero que afecte la calidad del servicio con el cual se ha destacado la
Encuadernadora.
● Es entendible que el costo no será el mismo que el ofrecido por Papelitos, consideramos que
este factor va de la mano con la calidad del producto, se deben evaluar los costos presentados
por los diferentes proveedores y definir qué costo es el que se adapta a nuestra necesidad.
● Al ser un factor que se pacte desde el principio del paro con el cual se presentó el imprevisto,
dentro de los acuerdos es de vital importancia estipular los tiempos de entrega, ya que siendo
un problema de nivel nacional no se sabe que percances se puedan presentar en el lead time.
Tercera Alternativa: EYMMY
Factores para evaluar la alternativa:
● Se tendría disposición inmediata. En Colombia hay al menos 5 empresas importantes, entre las
que se encuentran Corrugados de Colombia o papeles nacionales, la primera declara que su
producción es 100% de origen reciclado.
● Beneficios tributarios para empresas que practican la sostenibilidad. De acuerdo al decreto 2532
de 2001 y la resolución 486 de 2002, se establecen como condición para los sistemas de control
que disminuyan la demanda de recursos naturales.
● Teniendo en cuenta que el paro nacional del gremio de los Cañeros afectará por demanda el
precio del papel proveniente de la caña de azúcar, el trabajar con papel reciclado será en
consecuencia más económico.
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BIBLIOGRAFÍA

- Politecnico Gran Colombiano (18 de diciembre de 2018) La encuadernadora S.A.

Recuperado de: https://poli.instructure.com/courses/13190/files/7296007?
module_item_id=627145
- Politecnico Gran Colombiano (08 de abril de 2013) Abastecimiento. Recuperado de:
https://poli.instructure.com/courses/13190/files/7296048?module_item_id=627143

- El Espectador, (2017) El lado verde de la Industria papelera [imagen] Recuperado de

https://www.elespectador.com/noticias/medio-ambiente/el-lado-verde-de-la-industria-
papelera-articulo-682470?
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