ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN

A continuación se desarrollan las alternativas de solución propuestas para abordar las

problemáticas que  se evidencian en la empresa FORTIPASTA.

LA METODOLOGÍA PHVA:
Luego de realizar la metodología propuesta, logramos establecer y proponer las
siguientes propuestas de solución para subsanar las dificultades que la empresa
FORTIPASTA ha presentado con la implementación de la WMS.

 Para conseguir una implementación adecuada de este sistema se debe  optar por
designar una persona que se enfocará únicamente en las instrucciones del nuevo
proyecto y como es necesario contratar una persona que se encargue de las
responsabilidades que el elegido tenía a su mando, para que no haya descontrol
en el funcionamiento interno de la empresa.

 Debido al problema con los materiales faltantes y las personas despedidas, se

deberá contratar más personal antes de completar la implementación del
programa para que puedan ser capacitados de acuerdo al programa.

 En cuanto al inventario es necesario después de tener el sistema WMS en

funcionamiento realizar un inventario cada mes de la empresa para garantizar el
buen funcionamiento del programa y la total absorción de conocimiento de la
estrategia  por parte de los empleados.

CRITERIOS DE EVALUACIÓN

Para poder contar con indicadores que nos permitan evaluar las alternativas de
soluciones propuestas anteriormente, proponemos 6 criterios básicos de los cuales nos
podemos orientar.
¿Es un factor que nos lleva al problema?
¿Es Factor?
Esto, ¿ocasiona directamente el problema?
¿Causa Directa?
Si esto es eliminado, ¿se corregirá el problema?
¿Solución Directa?
¿Se puede plantear una solución factible?
¿Solución Factible?
¿Se puede medir si la solución funcionó?
¿Es Medible?
¿La solución es de bajo costo?
¿Bajo Costo?

Donde establecemos una escala de calificación/peso para los criterios.

Se calificará con Valores de 1 a 3.

1.    Poco Probable. -   2. Probable - 3. Muy Probable

 Después de verificar y analizar los resultados se desarrollara un conjunto de soluciones
que se enfocarán en la total integración del sistema WMS.

Para el desarrollo del caso de estudio utilizaremos una estrategia de mejora enfocada en
la calidad en los resultados de los posesos de implementaciones por etapas, a
continuación, detallamos los pasos:

ANALISIS: Evaluar los requerimientos del sistema, documentando los flujos de trabajo, es
importante conocer cómo funciona el proceso actual.

PLANIFICAR: Definir los recursos el tiempo estimado para el desarrollo del proyecto.

DISEÑO: Diseñar la interfaces y requerimientos del sistema acordes a las necesidades

del cliente, considerando los análisis previos y adecuado los procesos actuales.

IMPLEMENTACIÓN: realizar la instalación del sistema y efectuar la configuración de las

interfaces, así como; realizar entrenamientos en ambientes de prueba con información
real.

INICIO EN VIVO (GO – LIVE): Importar la información a los ambientes de producción,

realizar inventario real y efectuar los ajustes de los eventos que puedan presentarse en a
la estabilización del sistema.

SEGUIMIENTO: Evaluar y ajustar incidentes que se presenten.

En el marco de desarrollo del proyecto Positrones implementado por la compañía

FORTIPASTA, se realiza bajo la metodología de análisis PHVA (Planificar, Hacer,
Verificar, Actuar), este método permite reducir costos y mejorar la productividad.

Figura No. 1: “Ciclo PHVA”. Recuperado de: PLANIFICAR

1. Establecer objetivos:

Diagnosticar la problemática actual de la Compañía FORTIPASTA considerando las

inconsistencias previamente detectadas.

Seleccionar los recursos que llevarán a cabo la implementación del sistema logístico,
teniendo en cuenta las diversas metodologías de análisis e implementación de proyectos,
teniendo en cuenta los métodos de análisis y los aportes de un experto en la herramienta
WMS para la capacitación de los usuarios.

2. Recursos:

Establecer cronogramas de trajo para cada una de las etapas de implantación.

Documentar en una matriz DOFA: los riesgos y oportunidades identificadas en la

implementación del sistema WMS.

MATRIZ DOFA

Fortalezas Debilidades

1. Experiencia de más de 50 años 1. Operaciones de cargue ineficientes, asumiendo

en Colombia. un riesgo en el nivel de servicio.
2. Cuentan con equipos de última 2. Sobre carga laborar en algunos funcionarios.
tecnología. 3. Inconsistencia en despachos facturados.
3. Experiencia en el desarrollo de
sus productos

Oportunidades Amenazas

1. Ubicación Geográfica. 1. Robo de mercancía.

2. Inventario en tránsito Global
3.

HACER:

En la implementación del proyecto Positrones se evidenciaron aspectos a mejorar.

Establecer un sistema de calidad bajo un mapa de procesos que permita planear, ejecutar
y controlar las actividades desarrolladas bajo indicadores de gestión.

Realizar pruebas de conocimiento a los recursos que implementaran el sistema

Efectuar reuniones periódicas de seguimiento de cada una de las etapas de

implementación.

VERIFICAR

Una vez realizadas las actividades anteriormente descritas, se realiza la verificación de

las actividades realizadas, certificando que se hayan ejecutado dentro del plan
establecido y se realiza la medición de los resultados.

Se establecen nuevos indicadores de desempeño para medir el logro de los objetivos

estratégicos de la compañía.  
ACTUAR

En esta etapa se toman decisiones con el fin de mejorar el desempeño el proceso, la

Compañía debe determinar las oportunidades de mejora y efectuar los ajustes a que haya
lugar, Dentro de esta etapa se tomarán las siguientes medidas de control:

Se realiza auditoría del inventario contra la facturación y despacho a los clientes. Se

realizan capacitaciones permanentes al personal asignado al uso de la nueva plataforma.
Se solicita acompañamiento de soporte permanente durante el primer trimestre al
proveedor del producto WMS para dar solución inmediata a cualquier duda o
inconveniente que se tenga en el desarrollo de la aplicación.

LA METODOLOGÍA ESPINA DE PESCADO

Para poder evaluar el caso Fortipasta, el método que vamos a usar para identificar la raíz
de los problemas es el Diagrama de Ishikawa o causa-efecto ya que nos dará las
herramientas necesarias para identificar y corregir el problema cualitativo del proceso que
afectó la implementación del WMS (Warehouse Management System). Usaremos este
método ya que se basa en un análisis, diagnóstico y soluciones de causas desde todos
los ámbitos de la empresa como por ejemplo: la materia prima, las herramientas, el
personal implicado, el método de trabajo, el lugar donde se realiza el trabajo, etc., por ello
planteamos esta herramienta adecuada para realizar un correcto plan de acción e
implementación de control de calidad y solución de errores. Es una herramienta cualitativa
que nos permiten encontrar de una manera sencilla y eficaz las causas de un problema
determinado las mejores soluciones.
Posteriormente y luego de haber encontrado las causas del problema, analizaremos los
factores que hicieron que la adecuación e implementación del WMS no se hicieran de la
mejor manera,  atacando estas causas con acciones correctivas y cumplir con las fechas
establecidas en el cronograma de actividades. A continuación Con este diagrama vamos
a encontrar las diferentes causas que ocasionaron la mala implementación del sistema
WMS en Fortipasta.
ANÁLISIS DE LA CAUSA RAÍZ AL PROBLEMA DE FORTIPASTA

PROBLEMA CENTRAL

Bajo Nivel De Servicio Por Falta De Manejo De La Herramienta WMS

Causas principales encontradas:

MÉTODO: ¿Por qué es el Método el generador del Problema?

 El nuevo líder no tiene las bases sobre la implementación del WMS
 Por falta de tiempo no se hace una adecuada capacitación al personal
 Se destina al personal a cargo a hacer otras actividades
 No se realizó una implementación previa a fin de detectar posibles fallas y efectuar
los ajustes a tiempo

MATERIALES: ¿Por qué son los Materiales los generadores del problema?
 Hay faltantes de productos
 Se encontraron productos en buen estado en la zona de obsoletos
 Se despachó mercancía en mal estado

MEDICIÓN Y CONTROL: ¿Por qué es la Medición la causante del problema?

 No se realizan controles de inventario
 No se elaboran informes de gestión
 No se elabora un inventario total después de la implementación
 Sobrecarga laboral en los encargados de la implementación

MAQUINARÍA: ¿Por qué es la Maquinaria la que genera el problema?

 Inconsistencias en los inventarios que indicaba el sistema
  El sistema no dejaba despachar, a pesar que sí habían productos
 Por medio de GPS se detectó el desvío de carros a otros destinos
 Hay varias personas usando el mismo usuario del sistema

MANO DE OBRA: ¿Por qué es la Mano de Obra la generadora del problema?

 Se cambió al líder del proceso
 El nuevo líder no elabora informes de gestión
 Los operarios no saben usar el WMS
 Falta de apoderamiento por parte de los responsables del procesos
 Hubo personal que aprovechó la situación para robar mercancía

MEDIO AMBIENTE: ¿Por qué es el Medio Ambiente el generador del problema?

 En los Palets no estaban los productos que indicaba el sistema
 Ocupación del espacio de bodega al 95%

ALTERNATIVAS DE SOLUCION

 Escoger a un de las personas que fue a Nueva York a Capacitación como nuevo
líder.
 Diseñar un plan de capacitación, en el que no se alteren los procesos productivos
de la organización.
 Implementar evaluaciones de la eficacia al plan anual de capacitación.
 Dentro de fichas técnicas de cada uno documentar funciones específicas del
cargo.
 Verificar en cada proceso el cumplimiento de funciones.
 Evaluar si se requiere recursos humanos para optimizar actividades.
 Establecer procedimiento el que se describa como se realiza la clasificación de
productos, su marcación, si es el caso de antiguo que pueda identificarse con
facilidad, además de los espacios dados en la Empresa para que estos estén
apartados de los que estén en buen estado.
 El personal que realice estos controles debe contar con la capacitación y debe ser
competente para el desarrollo de estas actividades.
 Estandarizar un procedimiento para el desarrollo de inventarios en el que se
establezcan periodos de verificación, utilizando PHVA dentro de las actividades a
desarrollar.
 Realizar informes de Gestión mensual, el cual incluya: indicadores de Gestión para
cada proceso, cambios, Mejoras, Seguimiento a acciones correctivas y
preventivas, Controles pendientes para Plan Control Metrológicos, Planificación de
Capacitaciones y demás pendientes de área.
 Socializar el informe de gestión con jefes de áreas para respectiva consolidación y
apoyo entre procesos.
 Diseñar e implementar un procedimiento de realización de inventarios, en el que
se establezcan perioricidades de actividades, sus controles y seguimiento, además
de los responsables de cada actividad, a fin de tener datos confiables.
  Estar al pendiente de los despachos y solicitar el formato de entrega que firma el
cliente.
 Hacer Inducción y capacitación al nuevo responsable del proceso, para que
conozca el método de trabajo, sus responsabilidades y funciones.
 Crear usuarios claves para el manejo de sistema, de acuerdo a las actividades
críticas a realizar según el procedimiento.
 La Alta dirección debe establecer la entrega de informes de Gestión, su periodo y
su responsable dentro de cada área o una persona que consolide uno para todas
las gestiones, además debe hacer seguimiento y control al mismo como
cumplimiento de las actividades de todo el personal
 Diseñar Plan de Capacitación según las necesidades que presente el personal,
una vez se implemente con sus evaluaciones de eficacia deberá hacerse
acompañamiento con el fin de garantizar la mejora en temas dados.
 Hacer un plan de mejora de ambiente laboral donde se fortalezca la comunicación
por parte de todos los responsables y subordinados.
 Llamar a descargos a las personas involucradas en hurtos; estos descargos deben
tener evidencias y versiones de todos los involucrados, el responsable de esta
actividad es Gestión Humana, quienes definirán el tipo de sanción o terminación
de contrato.
 Diseñar e implementar un plan teniendo en cuenta la técnica "5 s" en toda la
Organización para mejora en la productividad.

BIBLIOGRAFIA:

http://www.isotools.com.co/la-norma-iso-9001-2015-se-basa-ciclo-phva/