1

El almacenamiento de _______________ consiste en ___________________ los

documentos, debidamente ________________ y organizados

Documentos, recopilar, clasificados

Unidades, organizar, foliados

Documentos, garantizar, foliados

Unidades, garantizar, clasificados

La norma ________________ tiene como objeto brindar ____________________ para la

gestión de ____________________

Internacional, pautas, informes

GTC 187, información, documentos

GTC 185, herramientas, documentos

GTC 187, herramientas, documentos

 La ________________ es la ejecución de los _________________ la motivación, la

comunicación,  es decir la etapa en que se _____________al personal

Organización, programas, orienta

Administración, archivos, organiza

Dirección, planes, orienta

Planeación, archivos, direcciona

El reparto consiste en la distribución de las comunicaciones, hacia las oficinas que deban
realizar el proceso de atención y trámite correspondiente

Verdadero
 Falso

Las _____________________ se dividen en dos grupos __________________ y

______________________,  se deben separar en el momento en que se reciben, según el
tipo de comunicaciones 

Comunicaciones, activas, inactivas

Circulares, internas, externas

Actas, internas, externas

Comunicaciones, oficiales, personales

Un memorando es un documento escrito que contiene lo sucedido, tratado o acordado en una

reunión específica

Verdadero

Falso

Las comunicaciones oficiales son todas aquellas comunicaciones recibidas o despachadas

por una empresa en desarrollo de sus funciones

Verdadero

Falso

Comunicaciones privadas son todas aquellas comunicaciones que llegan con el nombre del
funcionario los cuales se deben radicar para llevar un control pese a ser de carácter personal

Verdadero

Falso
9

Dentro del proceso de comunicaciones hablamos de la apertura que consiste en la hora en

que se debe atender al usuario interno y externo para la recepción de las comunicaciones
oficiales

Verdadero

Falso

10

Uno de los pasos de la Administración es el Control, el cual hace referencia a:

Al control que de sebe tener con las comunicaciones que ingresan a las instituciones

A los lineamientos para el control, y los procedimientos para su administración

Al control y seguimiento de las unidades de correspondencia

A la vigilancia de lo que se planeó, organizo y direccionó llegue al objetivo propuesto

11

Dentro del proceso de administración qué papel desempeña la organización

 

La organización es la entidad es decir la razón social

Es la forma en que cumple las funciones la entidad respetando el orden en los procesos

Es la distribución de responsabilidades entre los integrantes de la empresa

Es la distribución de secciones y subsecciones dentro de un fondo o empresa

12

La radicación consiste en el número consecutivo que se asigna a las comunicaciones

producidas o recibidas
 Verdadero

Falso

13

La _________________ consiste, en recibir las comunicaciones, _________________ de

diferentes entidades, y ______________ o soportes

Información,  almacenadas, materiales

Recepción, provenientes, medios

Documentación, escritas, materiales

Información, proveniente, materiales

14

La administración de documentos e define como: 

El control de la producción de documentos dentro de una entidad pública o privada

El control de las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel

Control y seguimiento de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas en formato digital

Administración del horario de atención al público visible y de fácil acceso a los ciudadanos

15

El concepto de Planeación hace referencia a:  

Los pasos o mecanismos a seguir para alcanzar objetivos propuestos

Plasmar información para el cumplimiento de metas

Seguir procesos para la obtención de los recursos

Planificar mediante formatos los pasos a seguir para el crecimiento de la empresa

16

Una comunicación _______________ de interés _____________ con el mismo contenido

dirigida a un grupo específico es la ______________
 Escrita, común, circular

Escrita, común, carta

Formal, laboral, circular

Laboral, público, circular

17

Se denomina silencio documental cuando:

Dentro de un documento hay hojas en blanco

nformación completa pero no con deterioro físico

Proceso de exploración de bases de datos y palabras claves

Falta de información o hallazgos mínimos respecto a lo que se requiere

18

Las comunicaciones oficiales recibidas son aquellas que ingresan a la empresa, las cuales
deberán ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de
origen del ciudadano o entidad que las remite

Verdadero

Falso

19

Se refiere a comunicación escrita de interés común con mismo contenido

Memorando

Informe

Acta

Circular

20

Se conoce por mantenimiento en la función de la administración documental

 Regular la gestión de los archivos

Comprobación soporte e ilustración de los documentos

Cuidado y actualización del documento en físico o electrónico

Resguardo y limpieza general de archivos

21

Comunicaciones recibidas, son:

 

Documentos que ingresan a la empresa

Documentos que son transferidos de un archivo a otro

Comunicaciones que ingresan a la oficina de correspondencia para ser despachadas fuera de la empresa

Comunicaciones oficiales que ingresan y son de carácter privado de la entidad

22

Se conoce como ruido documental en cuando se encuentra: 

Un gran número de datos o de información genérica que no es relevante a lo que se esperaba encontrar

Documentos que pierden su valor documental por el paso del tiempo

Descarte de documentos soportado en actas

Falta de información

23

Las comunicaciones ________________ son aquellas que son enviadas en soporte

________________ y contiene original y máximo dos ___________

Internas, físico, originales

 Oficiales, electrónico, copias

Enviadas, físico, copias

Internas, físico, anexos

24

Las comunicaciones oficiales se caracterizan por ser:

Documentos emitidos por entidades oficiales o del estado

Documentación emitida por entidades militares

Comunicación de entidades oficiales o privadas

A y B son correctas

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Corresponde a una comunicación escrita para tratar asuntos internos

Circular

Memorando

Informe

Acta