CÓDIGO: ES-SIG-MA-05

MANUAL HSE PARA

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MANUAL HSE PARA

CONTRATISTAS Y
PROVEEDORES

AGOSTO DE 2017

ELABORADOR POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

MONICA LILINA MONICA LILINA
ANDERSON AVAREZ G.
BARBOSA MARTINEZ BARBOSA MARTINEZ
CONTRATISTA
COORDINADORA DE SST COORDINADORA DE SST
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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN................................................................................................................ 3

1. OBJETIVO GENERAL.................................................................................................4

2. ALCANCE................................................................................................................... 4

3. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS.......................................................................4

4. RESPONSABILIDADES..............................................................................................5
4.1. SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO..........................................................5
4.2. SUPERVISORES DE CONTRATO.......................................................................5
4.3. PROVEEDORES Y CONTRATISTAS..................................................................5

5. DESARROLLO............................................................................................................ 6
5.1. REQUISITOS GENERALES EN HSE...................................................................6
5.1.1. Contratistas y Subcontratista.....................................................................6
5.2. REQUISITOS HSE PARA LOS PROVEEDORES..............................................12
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INTRODUCCIÓN

La Seguridad, la protección de las personas y el cuidado del medio ambiente son unas de
las principales prioridades para la Gobernación de Santander; es por ello que se hace
necesario que sus proveedores y contratistas conozcan las políticas, procedimientos,
normas y estándares de seguridad que deben ser tenidos en cuenta para la prestación de
servicios y/o suministro de bienes a la entidad, con el fin de prevenir incidentes o
accidentes de trabajo y así mismo garantizar la protección del medio ambiente, mediante
la reducción de los impactos negativos.

1. OBJETIVO GENERAL
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Definir los lineamientos requeridos en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo y

Ambiental que deben ser cumplidos por los proveedores y contratistas, para la
contratación de bienes y servicios, o en el desarrollo de una actividad.

2. ALCANCE

Este manual aplica para toda persona natural o jurídica en los procesos de prestación de
servicios y adquisición de bienes en las diferentes dependencias de la Gobernación del
Departamento de Santander.

3. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

HSEQ: Seguridad, Salud en el Trabajo, Medio Ambiente y Calidad.

HSE: Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente.

EPP: Elementos de Protección Personal

SIG: Sistemas Integrados de Gestión

CONTRATISTA: Persona natural o jurídica, legalmente constituida que suministra

productos, materias primas, insumos, bienes y/o servicios, con quien la Gobernación de
Santander contrata una labor, bien o servicio.

SUB-CONTRATISTA: Es toda persona que presta sus servicios a una empresa

Contratista/ sub-Contratista de la Gobernación de Santander.

CONTRATANTE: Funcionario de la empresa, el cual ha sido autorizado por la gerencia

para contratar.

MEDIO AMBIENTE: Entorno en el cual una organización opera, incluidos el aire, el agua,
el suelo, los recursos naturales, la flora, la fauna, los recursos humanos y sus
interrelaciones

4. RESPONSABILIDADES
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4.1. SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

a) Intervenir inmediatamente al contratista que este incumpliendo con algún requisito

o norma de seguridad.
b) Realizar inducción orientada a la actividad del personal contratista, antes de
hacer su ingreso a ejecutar sus labores.
c) Verificar el cumplimiento de los lineamientos definidos en el presente documento.
d) Comunicar al área de recursos físicos y a las diferentes secretarías, las políticas
de HSEQ para hacerlas extensivas a los Proveedores y Contratistas.
e) Comunicar los incumplimientos legales de Proveedores y Contratistas al
supervisor del contrato.
f) Autorizar y emitir el permiso de trabajo para la ejecución de trabajos de alto
riesgo. (trabajo en alturas, espacios confinados y trabajos con energías peligrosas)
en el lugar de ejecución de la labor.
g) Recibir los reportes de accidentes de trabajo por parte de los supervisores de
contrato, con el fin de hacer seguimiento a los mismos.
h) Realizar y socializar las guías de trabajo seguro.

4.2. SUPERVISOR DE CONTRATO

a) Informar a Proveedores y Contratistas los requisitos en materia de Seguridad y

Salud en el Trabajo y Ambiental descritos en este manual.
b) Solicitar anticipadamente los documentos requeridos en materia de HSE a los
Proveedores y Contratistas. (ver anexo 1)
c) Verificar el cumplimiento de los requisitos en HSE por parte de los Proveedores y
Contratistas.
d) Notificar al Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo sobre cualquier incidente o
accidente de trabajo que se presente a un Proveedor y/o Contratista a cargo del
desarrollo de labores en la entidad.

4.3. PROVEEDORES Y CONTRATISTAS

a) Conocer y aplicar todos los lineamientos establecidos en este manual.

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b) Entregar toda la documentación y requisitos en HSE exigidos, al supervisor de

contrato previo a la ejecución de actividades y/o a la Oficina de Seguridad y Salud
en el Trabajo.
c) Participar de las reuniones o convocatorias en HSE adelantadas por la
Gobernación de Santander.
d) Mantener en sus sitios de trabajo un ambiente ordenado, limpio, seguro y
saludable.
e) No fumar en el interior de las instalaciones ni estar bajo los efectos del alcohol
o sustancias psicoactivas.
f) Informar y entregar copia de los reportes e investigaciones de los accidentes de
trabajo al supervisor de contrato o a la Oficina de Seguridad y Salud en el Trabajo.
g) Realizar una adecuada gestión y disposición final de los escombros y/o residuos
generados por la actividad ejecutada.

5. DESARROLLO

5.1. REQUISITOS GENERALES EN HSE

5.1.1. Contratistas y Subcontratistas

a) Los Contratistas por prestación de servicios deben recibir una inducción, en la cual
se le dan a conocer los requerimientos en Sistema de Seguridad y Salud en el
Trabajo y Medio Ambiente.
b) El Contratista está obligado a cumplir con los compromisos legales referentes a
afiliación y pago de aportes, sin mora, a las entidades de Seguridad Social (ARL,
EPS, AFP) y parafiscales en caso de Persona Jurídica.
c) El contratista debe asumir la responsabilidad y riesgos de la seguridad de su
personal, y de sus equipos, al igual que el control estricto del cumplimiento de las
normas establecidas en este manual; previamente se comunicará a los
contratistas los requisitos que estos deberán cumplir para el ingreso y ejecución de
sus labores según lo establecido por la Gobernación de Santander.
d) Los contratistas deberán cumplir con la normatividad, políticas, guías y
lineamientos establecidos por la Gobernación de Santander en materia de
Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente.
e) Los Contratistas, deberán cumplir con la legislación vigente en el momento de la
firma de contrato, así como toda nueva norma aplicable que pudiera ser aprobada
o revisada durante la vigencia del mismo y garantizar que los trabajadores a cargo
la conozcan y la cumplan.
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Permisos de trabajo

a) Si el personal contratista o subcontratista debe realizar trabajos de alto riesgo

como trabajo en altura, espacios confinados y riesgo eléctrico, deberán solicitar
autorización de trabajo al Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo de la
Gobernación de Santander, mediante el diligenciamiento de un permiso de trabajo
y su respectivo ATS, la cual contara con original para el emisor y copia para el
ejecutor con el fin que esté disponible y visible en lugar de la tarea.
b) En las tareas no clasificadas de alto riesgo se aplicara un Análisis de Trabajo
Seguro (ATS) como medida preventiva.
NOTA: Para las demás tareas como visitas, recorridos, mantenimiento de equipos
menores, solo se aplicara una autorización verbal por seguridad y salud en el
trabajo.

Documentación

Toda persona Jurídica y Contratista de la Gobernación de Santander deberá contar con la

documentación relacionada a continuación como soporte necesario antes de iniciar las
actividades o durante el desarrollo de la misma.

a) Planilla de pago de la seguridad social y parafiscal: Todo contratista debe

presentar el respectivo soporte del pago a seguridad social (salud, pensión y ARL)
del personal que realizara actividades para la entidad.
b) Certificado afiliación a riesgos laborales de cada trabajador.
c) Certificado Médico Ocupacional de cada trabajador para el desarrollo de
actividades, emitido por Médico Especialista en Salud Ocupacional. Dicho examen
deberá ser acorde al riesgo expuesto al que se encuentra el trabajador.
d) Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo documentado de
acuerdo a la normatividad legal vigente con sus respectivos soportes de
implementación, el cual podrá ser solicitado y auditado en cualquier momento. Se
deberán incluir actividades de Medicina Preventiva y del Trabajo, higiene y
seguridad industrial tendientes a prevenir la presencia de accidentes de trabajo,
Enfermedades de origen común y/o laboral.
e) Matriz de identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de
controles.
f) Matriz de identificación, valoración y control de Aspectos e Impactos
Ambientales.
g) Procedimiento para Reporte e Investigación de Incidentes y Accidentes de
Trabajo.
h) Hojas de seguridad de los productos químicos. (si aplica)
i) Indicadores de Accidentes y Enfermedades labores del año en vigencia.
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j) Plan de contingencias. De acuerdo a la actividad a ejecutar que incluya

procedimientos de atención de heridos, control de incendios y rescate en alturas o
espacios confinados (si aplica).
Nota: El contratista de la Gobernación de Santander por prestación de servicios deberá
realizar una inducción y presentar mensualmente el pago de Seguridad Social (EPS, AFP,
ARL) y dar cumplimiento a las políticas y lineamientos de Seguridad y Salud en el Trabajo
de la entidad.

Elementos De Protección Personal

a) Los Contratistas deben garantizar el suministro de dotación de trabajo conforme a

lo establecido en los artículos 170 y siguientes del Capítulo I del Título IV de la
Resolución 2400 de 1979, la cual debe ser adecuada para las actividades y deben
garantizar que sus trabajadores la usarán.
b) Los Elementos de Protección Personal deben ser entregados de acuerdo a los
riesgos asociados a las tareas a realizar, además de los requeridos por la
Gobernación de Santander.
c) Los EPP que deben utilizar los Contratistas para actividades operativas son:

 Protectores Auditivos: Si hay exposición a ruido.

 Botas de Seguridad: Para personal operativo que laboren con
herramientas, maquinas, equipos, materiales y/o escombros, entre otros.
 Gafas de Seguridad: Cuando existe el riesgo de proyección de partículas,
polvos, salpicadura de químicos en los ojos, etc.
 Casco de Seguridad: Cuando existe el riesgo de golpes en la cabeza por
caída de objetos o herramientas.
 Guantes de vaqueta o carnaza: Cuando se deban manipular
herramientas, máquinas y material metálico que pueda ocasionar heridas,
machucones o cortaduras.
 Careta para soldar, mangas de carnaza, polainas, petos en carnaza,
guantes para soldar, botas de seguridad punta de acero: Para tareas
de Soldadura:.
 Respiradores de Gases y Vapores: Para actividades de Pintura y
fumigación.
 Respiradores de Material Particulado: Para actividades de arreglos
locativos e infraestructura
 Equipo de trabajo en alturas: Para realizar actividades de trabajo en
alturas.
 Los demás elementos de protección personal necesarios de acuerdo
a los riesgos.
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Nota: Todo contratista por prestación de servicios, será responsable de adquirir y

mantener los Elementos de Protección Personal que requiera en el desarrollo de sus
actividades cuando aplique.

Reporte e Investigación de Incidentes Y Accidentes de trabajo

a) Todo accidente de trabajo debe ser reportado por el Contratista a su respectiva

ARL dentro del tiempo establecido, con copia al supervisor del contrato de la
Gobernación de Santander o al área de Seguridad y Salud en el Trabajo de la
entidad.
b) La empresa Contratista debe realizar la investigación del incidente o el accidente
dentro del plazo establecido en el Procedimiento.
c) La empresa Contratista deberá contar con los respectivos formatos en el lugar de
trabajo, para el debido reporte de incidentes y accidentes de trabajo, una lista de
las clínicas adscritas a la ARL correspondiente, con las direcciones a donde se
puede enviar al lesionado, y una lista donde se relacionen los contactos a los
cuales se pueden llamar en caso de una emergencia.
d) La empresa contratista una vez realice la investigación del incidente o accidente
de trabajo, deberá presentar al supervisor del contrato el informe de la
investigación.
e) El supervisor del contrato con la asesoría de la Oficina de Seguridad y Salud en el
Trabajo realizará Seguimiento al Plan de Acción derivado de la investigación de
Accidente de Trabajo.

Maquinarias y Equipos

a) El Contratista es responsable de realizar los respectivos mantenimientos

preventivos y correctivos a la maquinaria y equipo y deberá conservar los
respectivos registros o soportes que evidencien el mantenimiento.
b) El Contratista deberá realizar inspecciones pre-operacionales a la maquinaria y
equipo con el fin de verificar el estado y funcionamiento de la misma. Debe
conservar los respectivos soportes.
Plan De Emergencias

a) En caso de ser necesario, para aquellas actividades de alto riesgo, la empresa

contratista deberá contar con una persona capacitada en primeros auxilios y un
botiquín, en el lugar donde se desarrolla el trabajo.

Formación, Toma de Conciencia, Inducción y Capacitación

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a) La Gobernación de Santander deberá realizar una Inducción y/o Reinducción a los

contratistas donde se les mencionaran los siguientes temas en Sistemas
Integrados de Gestión:

 Generalidades de la entidad (Misión, Visión, Estructura Organizacional,

Políticas).
 Generalidades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
 Política Integrada con los respectivos objetivos.
 Política del No Consumo de Tabaco, Alcohol y Drogas.
 Política de Seguridad Vial.
 Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial.
 Funcionamiento del COPASST y el Comité de Convivencia Laboral.
 Uso, cuidado y almacenamiento de los Elementos de Protección Personal.
 Reporte de incidentes y accidentes de trabajo.
 Derechos y deberes de los trabajadores frente a la Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo.
 Planes y Brigadas de Emergencia.
 Programas de Gestión.
 Programas de Gestión Ambiental

Gestión Ambiental

a) El Contratista debe alinearse con la Política Integrada de Gestión y los objetivos,

establecidos por la Gobernación de Santander.
b) El Contratista deberá contar con documentos o registros que evidencien el manejo
y control de sus actividades y de aquellas que intervengan en el uso de los
recursos naturales.
c) El Contratista debe garantizar en el desarrollo de las actividades objeto del
servicio, el uso adecuado de los recursos naturales y la conservación del medio
ambiente, evidenciando su formación o experiencia en el control de los aspectos e
impactos ambientales significativos identificados por la Gobernación de Santander
durante el desarrollo de sus actividades.
5.2. REQUISITOS HSE PARA LOS PROVEEDORES

a) Para la adquisición de sustancias químicas se debe solicitar la hoja de seguridad

de cada uno de los productos.
b) Para la prestación de un servicio especializado como recolección de residuos, la
Gobernación de Santander le exigirá a la empresa las licencias y permisos
ambientales para manejo y disposición de residuos, así mismo debe anexar el
certificado de disposición de los residuos entregados por la Gobernación.
c) Los equipos utilizados para las mediciones ambientales deben tener el respectivo
certificado de calibración.
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d) Para la compra de Elementos de Protección Personal se debe solicitar las fichas

técnicas de los mismos.
e) Para la realización de exámenes médicos se debe solicitar la Resolución de la
Licencia en Salud Ocupacional de la IPS, y de los profesionales de la salud. Así
mismo deberá contar con la habilitación emitida por la Secretaria de Salud para la
prestación de los servicios de seguridad y salud en el trabajo de conformidad con
la normatividad legal vigente.

Nota: Los requisitos mencionados en este manual por ningún motivo representan el total
de las normas de trabajo seguro; por lo cual la empresa Contratista está obligada a
cumplir con las disposiciones legales que el Gobierno Nacional emita.

Anexos:
1. Lista de Verificación de Requerimientos en HSE para Contratistas
2. Formato de ATS
3. Formato de Permiso de Trabajo en Alturas
4. Formato de Permiso de Trabajo para Riesgo Eléctrico
5. Formato de Permiso de Trabajo en Espacios Confinados
6. Guía de Trabajo Seguro en Alturas
7. Guía de Trabajo Seguro en Riesgo Eléctrico
8. Guía de Trabajo Seguro en Lavado de Tanques de Agua
9. Guía de Trabajo Seguro con Escaleras Manuales

TIEMPOS CONTROL DE CAMBIOS

DESCRIPCIÓN DEL
VERSIÓN FECHA REVISÓ APROBÓ
CAMBIO
17 de
Coordinadora Coordinadora
0 Agosto Emisión Inicial
de SST de SST
2017