SEGUNDO PARCIAL DEL CURSO FUNDAMENTOS DE SIST EMAS DE INFORMACIÓN

Una compañía de manufactura desea mejorar sus procesos comerciales (mercadeo, ventas
y servicios) con el fin de mejorar la comunicación y el servicio a sus clientes.
Parte de las funciones del área comercial son el análisis, planeación, control de las
actividades de mercadeo (análisis, promoción, diseño de campañas, desarrollo de
productos), ventas (obtener pedidos, facturar, soporte a clientes) y servicio (manejo de
contratos, quejas y reclamos, garantías).
Un cliente manifiesta su interés en los productos de esta empresa a través de un pedido
después de obtener de ella las especificaciones, costos y condiciones del producto; estas
actividades pueden involucrar a diferentes departamentos dentro de la compañía como
pueden ser Inventarios (de MP que garantiza las materias primas y de PT que garantiza la
existencia de producto terminado según la potencial demanda), Producción (a cargo de la
manufactura de los productos), Finanzas (que en este caso garantiza la ejecución financiera
de las operaciones de venta). Suponemos que esta compañía vende sus productos de
contado.
El presidente se da cuenta de que, a pesar de la posición de liderazgo actual de su
compañía, hay varios problemas que debe resolver, pero no sabe por dónde empezar,
aunque presiente que la división comercial es la mejor por la cercanía con los clientes. Lo
ha llamado a usted para que le ayude a identificar el problema y obtener una propuesta de
mejora de su organización.
Durante el levantamiento de información, usted logró obtener la siguiente información sobre
la función de ventas:
También existen una gerencia de producción encargada de la manufactura de los productos
con base en una demanda prevista y además de la calidad de los productos; una gerencia
de finanzas encargada de las finanzas de la comercialización y manufactura de productos,
de los costos y de la tesorería; una gerencia de logística encargada de la función de
compras, inventarios y despachos.
En las entrevistas con los funcionarios de esta compañía, usted se enteró de:
- Los productos de la compañía gozan de un buen reconocimiento por parte de los
clientes;
- La compañía produce con base en los estimados de venta entregados por la división
comercial;
- Los vendedores registran en forma manual sus actividades con clientes, no existe
una forma de hacer seguimiento a las actividades comerciales de los vendedores
(los vendedores deben visitar clientes, entender las necesidades de los clientes,
tomar pedidos, reportar dificultades con los clientes y entregar información relevante
sobre las actividades de la competencia con los clientes). Los vendedores reportan
lo que quieren al director de ventas, pero no hay forma de validar esta información.
Algunos vendedores superan fácilmente las cuotas asignadas mientras que otros
no alcanzan ni la mitad de la cuota. El director de ventas desconoce la razón;
- Los pedidos son atendidos de acuerdo al orden de entrega por parte de los
vendedores;
- El director de servicios atiende a diario más de 100 quejas de clientes por demora
en las entregas de producto y por devoluciones por envío del producto equivocado;
- Existen inventarios altos de algunos productos mientras que otros muestran escases
permanentes;
- En cuanto al inventario de materias primas igualmente escasean algunas mientras
que otras ya no hay lugar donde ponerlas;
- Mercadeo reporta el ingreso de un nuevo competidor de alto prestigio en otros
mercados;
- Producción se queja de muchas paradas de producción para elaborar productos que
no estaban planificados lo cual aumenta el desperdicio;
- Atención al cliente reporta quejas de clientes con amenaza de no volver a comprar;
- Finanzas reporta muchas devoluciones de dinero por entregas equivocadas y
además con daño en los productos lo cual termina en productos defectuosos y
pérdidas de dinero;
- Despachos gasta mucho dinero en las entregas debido al mal registro de la dirección
de entrega de los productos.
Con el fin de atender los requerimientos del presidente de esta compañía, usted debería
entregarle la siguiente información:
1. Una definición clara del problema encontrado.
2. Un plan de mejora que incluya:
a. El(los) objetivo(s) que se propondría alcanzar el proyecto con sus métricas
correspondientes:
b. Diagrama(s) que permita(n) reconocer los procesos actuales con el fin de
atomizar las funciones y reconocer oportunidades (mapa de procesos –
sistema actual)
 c. Diagrama(s) que ayude(n) a identificar los problemas con sus causas
d. Diagrama(s) que permita(n) seleccionar a partir de unas propuestas las
mejoras más prácticas
e. Diagrama(s) que muestre(n) las funciones acomodadas después de las
mejoras propuestas (mapa de procesos de la propuesta)
3. Suponiendo que la solución final propone la automatización de los procesos
analizados, por favor, lea el capítulo 5 del libro de Laudon y proponga una solución
on premise o cloud según usted crea más conveniente para esta organización.
Justifique con cantidades su decisión.
El trabajo debe ser entregado según las limitaciones de tiempo expuestas en la plataforma
Teams.
Atención de dudas para el grupo 1 el día martes 14 de abril de 3-5pm y el grupo 2 el viernes
17 de abril de 9-11am
Gracias.