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SEGUNDO PARCIAL SISTEMAS DE INFORMACION

PRESENTADO POR

SANTIAGO ARÉVALO GÓMEZ

PROFESOR

German Arcesio Ortiz Basto

Fundamentos de Sistemas de Información

Ingeniería informática

Universidad de La Sabana

Chía

2020
ANALISIS DEL PROYECTO

Contexto: Empresa que tiene como deseo mejorar sus problemas comerciales para así reforzar la
comunicación con sus clientes y dar mejor servicio al cliente

La empresa cuenta con varias áreas incluyendo la comercial, logística, financiera. Estás se ven afectadas
por un mal levantamiento de la información que conlleva a malas practicas dentro de los procesos
internos y que afectan el nombre de la empresa y su relación con clientes

Definición del problema encontrado:

Se identifica que ciertas áreas y procesos tienen actividades que no deberían hacer parte de ellos y se
tienen procesos duplicados.

El problema se define en los procesos que usan los vendedores para registrar información de los clientes
y sus pedidos. Puesto que esta información es escrita a papel y depende de cada vendedor entregarla a
su superior, esto genera que la información no sea verídica y sea utilizada para el propio bien de los
vendedores. Esta falta de veracidad de la información y su falta de seguimiento hace que no se puedan
hacer estudios de mercado de los clientes y se crean estimaciones, lo que conlleva a una mala
estimación de los recursos que se necesitan para producir los productos (exceso y falta de materia
prima). Además como no se tiene una información 100% verídica de lo que el cliente quiere, no se
entienden sus necesidades entonces se produce de más para suplir una necesidad inexistente o se
producen incorrectamente los pedidos. Esto conlleva a que se genere una alta cantidad de quejas con
respecto a la calidad del producto y que el producto no es el correcto, generando así cambios
inesperados en la producción y pérdida de dinero, generando que la empresa pierda el afecto que
tienen sus clientes y busquen nuevas alternativas que amenazan directamente a la productividad de la
empresa.

La mala recolección de datos de clientes, entrega inoportuna de documentos para empezar los pedidos
y falta de veracidad en la información que los vendedores entregan están generando errores y demoras
en el proceso productivo y de entrega; además no se producen estimaciones correctas referentes a
materia prima y producción de productos debido a la falta de trazabilidad de la información recolectada,
por ende se incurre en desperdicios y escases de insumos o productos, generando gastos extras para la
empresa.

¿Cómo podemos obtener datos fiables a los que se les pueda hacer seguimiento y un adecuado estudio
de mercado para así suplir las necesidades reales de nuestros clientes evitando desperdicio e
inconformidad?

Objetivos:
Objetivo General: Erradicar la información errónea derivada de la mala recolección de esta por
parte de los vendedores teniendo la posibilidad de tener trazabilidad y veracidad en esta mediante el
uso de herramientas tecnológicas que permitan una alta disponibilidad de la información para un
apropiado estudio y asignación de pedidos, logrando reducir los desperdicios de bienes y aumentando el
nivel de satisfacción del cliente.

Objetivos Específicos:

• Mejorar el sistema de recolección de datos y pedidos de clientes usando herramientas


tecnológicas para tener trazabilidad y registro de estos. Esto generaría un ingreso mas
oportuno de pedidos, generando así un mayor número de pedidos/día.
• Tener un estudio de necesidades correcto y acertado mediante el uso de información
recolectada correctamente para evitar los desperdicios en inventarios. Este estudio
genera una correcta compra de insumos y producción necesaria, así se disminuye los
desperdicios en producción y en inventarios, además reduce gastos de mantener
inventarios por mantenerlos guardados.
• Entregas oportunas de ordenes de pedidos en base al ingreso de este al sistema de
información para evitar demoras en la entrega de pedidos. Permite un mayor flujo en
producción y en entrega puesto que los pedidos entran al instante, aumenta la cantidad
de pedidos enviados y pedidos en producción
• Disminuir las quejas que se presentan en atención al cliente entregando
adecuadamente los pedidos y en el tiempo correcto para aumentar la satisfacción. Esto
bajaría las mas de 100 quejas diarias puesto que con el uso de la información
correctamente bajaría la tasa de error

Procesos:

Proceso compra entrega


PROCESO INVENTARIOS

PROCESO ATENCION CLIENTE/DEVOLUCION

CAUSAS DEL PROBLEMA

Recolección datos erróneos: Se recogen datos erróneos de los clientes en torno a sus pedidos,
haciendo que generen mala calidad de datos.
Inventarios: Se generan excesos y escasez de inventarios
Demora en entrega: Hay demoras en la entrega

Pérdida de dinero: Debido a las quejas y problemas, se pierde dinero

PROCESOS MEJORADOS
INVENTARIO

QUEJAS

PROPUESTAS DE MEJORA
1. Emplear un formato para la solicitud de pedidos, para que la recolección de datos sea
estandarizada
2. Adoptar la regla de que cada día hay que entregar los formatos de dicho día
3. Usar un sistema de información que permita analizar los datos recolectados
4. Pasar datos de los formularios a un sistema para almacenarlos
5. Usar un dispositivo portátil que permita el registro inmediato de los datos
6. El director de ventas certifique los pedidos con los clientes
7. Uso de la información obtenida para hacer un estudio de mercado y comprar materia prima
correcta
8. No manejar inventario de producto, apenas llega el pedido se produce
9. Comprar más productos de todo

SOLUCIÓN:

La solución que se propone es pasar de un modelo manual a un modelo automatizado en la recolección


de datos, este modelo incluye que los datos de clientes y pedidos que se obtengan, sean registrados en
un sistema de información que permita tener la información siempre vigente y disponible. Esta
recolección de datos se hará por medio de los vendedores con acceso al sistema de información, así
cuando se suban los datos y pedidos estos queden registrados y el área de producción pueda empezar a
producir, o en su defecto enviar el producto ya terminado. Esto ofrece una gran ventaja para poder
hacer uso de estos datos mediante un estudio de mercado, pudiendo así saber exactamente que
materia prima comprar debido a la demanda y saber que productos tener en inventario. Esto ayudaría a
que se reduzcan los imperfectos y genere menos quejas. Además este sistema también se usaría para
que los clientes tengan información en tiempo real de sus pedidos y atender más fácilmente sus quejas.

Para esta solución se propone el uso de Cloud por las siguientes razones:

• Hay mayor seguridad puesto que la información está en la nube con todas las medidas posibles
• Disponibilidad de la información, esto nos permite tener la información en todos los dispositivos
de los vendedores, clientes, directivos, áreas funcionales en cualquier momento
• No se necesita un departamento de TI muy grande para dar mantenimiento y soporte a estos
datos
• No se necesita una instalación puesto que los servidores ya están en la nube, por ende el precio
a pagar sería solo el de uso
• Se puede trabajar en cualquier sitio esta información
• Uso rápido y veraz de la información
• Más barato
• No dependencia de técnicos de proveedor

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